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Guia para fazer 
Gestão Imobiliária
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Introdução ...................................................... 3
Gestão financeira ............................................. 5
Gestão de documentos ....................................14
Gestão patrimonial .......................................... 19
Gestão de clientes ...........................................25
Conclusão ..................................................... 30
Sobre a OLX ....................................................32
Sumário
Introdução
4
Introdução
Entre todos os empreendimentos disponíveis no mercado 
brasileiro, o setor imobiliário carrega um dos melhores 
históricos de rentabilidade. Afinal de contas, a demanda por 
compras, vendas e locações se mantém constante pelo país, 
equilibrando-se mesmo nos períodos de recessão econômica.
No entanto, esse é um segmento que exige uma disciplina 
impecável em sua administração, garantindo um controle 
rígido e transparente, que seja capaz de oferecer um serviço 
de qualidade para o consumidor final. Por conta disso, 
elaboramos este e-book especial sobre o tema, em que 
abordamos os principais aspectos da gestão imobiliária. 
Neste conteúdo, apresentamos dicas importantes 
sobre a administração de valores, documentos, 
imóveis e clientes, sendo uma leitura fundamental 
para qualquer profissional do segmento imobiliário. 
Portanto, não perca esta oportunidade e acompanhe!
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Gestão financeira
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Gestão financeira
Esse é o núcleo de qualquer operação imobiliária, pois como 
você bem sabe, esse é um setor que movimenta um grande 
volume de dinheiro por transação, considerando os valores dos 
imóveis e a recorrência dos aluguéis.
Por conta disso, esse setor tende a se beneficiar de um 
acompanhamento minucioso dos escritórios de contabilidade, 
que são capazes de tornar a operação mais enxuta e eficiente 
do ponto de vista operacional. Aqui, selecionamos 6 dicas 
importantes para aprimorar a gestão de valores na sua 
imobiliária. Dê uma olhada!
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Gestão financeira
Elabore estratégias para 
evitar a inadimplência
A locação é um serviço básico e tradicional para esse segmento. 
No entanto, o sucesso dessa operação depende da regularidade 
no pagamento dos inquilinos. Com isso em mente, o gestor 
deve pensar em uma série de abordagens que possam reduzir 
os atrasos e calotes, eliminando a oportunidade de uma 
interpretação errada por parte dos clientes.
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Gestão financeira
Veja algumas estratégias:
• sistema de notificação por SMS, e-mail e WhatsApp, 
enviando a numeração do código de barras do boleto 5 
dias antes do vencimento;
• site com ferramentas de gestão do pagamento, como 
um verificador que confirma se as contas já foram pagas, 
emissão de 2º via, reajuste automático do valor do aluguel 
e afins;
• incentivos para que os clientes cadastrem esses 
pagamentos em débito automático;
• envio de mensagens e e-mails notificando 
as consequências imediatas e prolongadas 
da inadimplência, pré-contabilizando o valor da multa e 
dos honorários advocatícios.
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Gestão financeira
Desenvolva planejamentos 
de curto, médio e longo prazo
Com a imobiliária em pleno funcionamento, você precisa 
desenvolver uma visão estratégica, pavimentando um caminho 
de crescimento para o ano corrente, os próximos 5 e a próxima 
década. Com essas 3 jornadas definidas, será possível estipular 
metas, em números de faturamento, captação de clientes 
e unidades, tornando o crescimento do negócio muito 
mais palpável.
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Gestão financeira
Acompanhe as estatísticas
Não adianta definir as metas e deixar a operação percorrer seu 
próprio caminho. Na realidade, a gestão deve acompanhar o 
negócio de perto, avaliando indicadores de desempenho para 
balizar os resultados até a conquista dos objetivos finais. Alguns 
exemplos comuns nesse setor são:
• ROI, o retorno sobre o investimento;
• ticket médio, o valor médio operado por cliente 
trabalhado;
• churn, uma taxa que avalia a perda de clientes em um 
determinado período;
• tempo de concretização, o período médio em que 
um colaborador fecha uma venda, locação ou compra.
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Gestão financeira
Defina uma separação clara entre 
gastos pessoais e corporativos
Misturar esses 2 universos é a receita para o desastre, 
ou melhor dizendo, para a falência de uma imobiliária. 
Custos particulares não podem onerar a folha de um 
empreendimento. A sua empresa deve absorver apenas 
os gastos operacionais e paralelos ao próprio funcionamento, 
evitando problemas na contabilidade e tributação desses valores.
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Gestão financeira
Automatize processos
Após certo tempo, você há de notar que muito no cotidiano 
da imobiliária tende a repetir um padrão, com procedimentos 
bem rotineiros. Sendo assim, o gestor deve aproveitar essa 
oportunidade para automatizar o maior número de tarefas com 
esse perfil, abrindo tempo útil para que os funcionários operem 
em tarefas mais importantes. A automatização pode ajudar a 
sua imobiliária das seguintes maneiras:
• emissão de DARF e boletos;
• gestão de valores, com o recebimento 
e repasse dos aluguéis aos proprietários;
• integração com o BACEN, atualizando 
diariamente os índices e taxas de reajuste;
• registro do livro caixa, lançando receitas 
e despesas automaticamente.
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Gestão financeira
Invista em tecnologia
Essa é uma dica completar da anterior, já que a tecnologia é o 
conceito-mãe da automatização. Recomendamos a contratação 
de softwares de gestão especializada para imobiliárias, que 
sejam capazes de centralizar cadastros, valores, recebimentos, 
pagamentos e tributações em um único banco de dados.
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Gestão de documentos
CAPÍTULO 2
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Gestão de documentos
Aproveitando o gancho da tecnologia, chegamos em um tópico 
indispensável à gestão das imobiliárias. Por serem operações 
bastante burocráticas, o número de documentos repassados 
nessas operações é gigantesco, e como se não bastasse, eles 
ainda guardam informações sensíveis sobre os consumidores.
Por conta disso, elaboramos esta seção especial para a 
gestão desses materiais, abordando o armazenamento, 
confidencialidade e uso dos documentos no cotidiano desse 
negócio. Veja as nossas dicas!
Conte com um termo 
de uso transparente
Antes de qualquer coisa, os clientes precisam reconhecer a 
competência da sua equipe no manuseio de informações tão 
pessoais. Sendo assim, a imobiliária deve ter uma política 
bem definida quanto a finalidade e uso desses documentos, 
estipulando quem, quando e por que pode ter acesso a esses 
materiais, reduzindo a possibilidade de perda ou prejuízo a 
esses papéis.
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16
Gestão de documentos
Armazene as versões físicas de 
maneira organizada e protegida
Apesar da confiabilidade das nuvens e das mídias físicas, 
é sempre bom contar com os arquivos impressos em papel. 
Mas nesse formato, os documentos devem contar com uma 
área especial para o seu armazenamento, sendo arquivados 
de uma maneira bastante lógica e acessível para quem precisar 
encontrar algo em certo momento.
O acervo pode ser categorizado por data de emissão 
do contrato ou nome do contratante — priorizando a maneira 
que favorecer os funcionários responsáveis pelo manuseio 
do arquivo. Além disso, pode ser interessante determinar 
regras que proíbam circular na sala dos gabinetes com garrafas 
da água, xícaras de café ou qualquer outro fluido que possa 
danificar os materiais.
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CAPÍTULO 2
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Gestão de documentos
Coloque a digitalização como uma 
prática indispensável da rotina
Nos tempos atuais, o tema da vez é apostar na prevenção. 
Por conta disso, você deve determinar como obrigatório 
a digitalização dos materiais em qualquer estágio dos 
procedimentos, seja ao cadastrar um novo inquilino ou registrar 
um novo interessado em algum imóvel.
Basicamente, a rotina de digitalização exige apenas 2 critérios, 
um padrão e as ferramentas. O padrão é o processo em que 
se ensina os colaboradores a escanearem os documentos, 
nomeando os arquivos de acordo com algum parâmetro básico 
que seja bom para a operação.
Já as ferramentas em si são aquelas utilizadas na facilitação 
dessa rotina, como uma copiadora de alta definição conectada 
às máquinas. O importante é que os funcionários saibam trabalhar 
rapidamente com esse equipamento, sem perder tempo útil. Além 
disso, pode ser interessante investir em porta-documentos, que 
são aparatos de mesa para acomodar as cópias do dia.
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CAPÍTULO 2
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Gestão de documentos
Realize o backup dos arquivos
Atualmente, já é possível contar com soluções de backup 
individualizados, que atualizam o arquivo de recuperação 
sempre que um novo documento é inserido na mídia ou servidor 
de referência. Com isso, você garante que a empresa esteja 
sempre em seu estágio operacional mais recente possível, 
recuperando-se com facilidade em caso da perda dos 
documentos físicos.
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Gestão patrimonial
CAPÍTULO 2
20
Gestão patrimonial
Para muitos gestores, essa é a área principal para o controle 
de uma imobiliária em crescimento. De certa forma, essa é 
uma conclusão coerente, pois a gestão patrimonial envolve 
uma série de tecnicalidades e burocracias, que reforçam a 
importância de equipes especializadas diante desses processos, 
tanto no ponto de vista jurídico como contábil.
No contexto das imobiliárias, a maior parte do controle 
patrimonial se foca nos bens tangíveis, compostos pelos imóveis, 
veículos, computadores, celulares e todo outro tipo de ferramenta 
ou patrimônio com valor claramente estipulado em mercado.
Mas pode ser que a sua imobiliária se envolveu em um projeto 
pioneiro, criando um conceito de condomínios que agora podem 
ser franqueados por todo os investidores nos litorais brasileiros. 
Nessa situação, quando o seu negócio tem a posse de uma 
marca, patente ou franquia, o controle patrimonial também 
passa a administrar bens intangíveis. Agora, veja as nossas 
melhores dicas no tema!
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CAPÍTULO 2
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Gestão patrimonial
Atribua funções internas
Uma das melhores formas de agilizar o funcionamento de uma 
imobiliária é diluindo a responsabilidade e as tarefas de acordo 
com a competência técnica e hierárquica dos funcionários. Com 
isso, é possível reduzir a demanda sobre os ombros do gestor, 
que ganha tempo útil para elaborar estratégias de crescimento.
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CAPÍTULO 2
22
Gestão patrimonial
A certo modo, existem 3 níveis de responsabilidade no cotidiano 
de uma empresa:
• uso, delegada aos funcionários que utilizam 
da propriedade da empresa, como os corretores e 
vistoriadores que usam algum carro da frota;
• salvaguarda, atribuída aos colaboradores que cuidam 
para que os itens e bens estejam em bom estado 
de conservação;
• controle, a função de gerência sobre a aquisição, registro 
e tributação desses bens, um grau comumente delegado 
para os contadores e analistas do departamento 
financeiro da imobiliária.
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CAPÍTULO 2
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Gestão patrimonial
Preste atenção às 
atualizações legislativas
Uma tarefa especial para a equipe jurídica e tributária da sua 
empresa. Além de acompanhar as novidades sobre a gestão 
patrimonial, esses profissionais também devem ficar atentos 
às Compliances, garantindo que a imobiliária opere dentro 
da legalidade Municipal, Estadual e Federal.
Atualize os inventários periodicamente
Não precisa ser uma prática diária, mas, pelo menos, semestral. 
Principalmente quando falamos de uma imobiliária com alta 
rotatividade, com a compra e venda de muitos imóveis em um 
mesmo mês. A atualização dos inventários pode ser delegada 
à equipe contábil ou terceirizada a um escritório especializado 
no tema. O importante é que essas informações sejam 
acessíveis ao momento da declaração anual para a Receita.
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CAPÍTULO 2
24
Gestão patrimonial
Invista em tecnologia
Novamente, muito dos procedimentos listados são simples 
inserções de dados. Apesar disso, aos poucos essas atividades 
se acumulam e consomem um tempo considerável dos seus 
funcionários. Nesse sentido, é muito importante ficar atento 
às novidades tecnológicas, avaliando a contratação de um 
software de gestão imobiliária, que seja capaz de automatizar 
e acelerar os processos nesse cotidiano.
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Gestão de clientes
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Gestão de clientes
Por último e não menos importante, o tópico em que 
abordamos o relacionamento com quem mais importa nessa 
cadeia econômica: o consumidor final. É papel da imobiliária 
encontrar compradores e inquilinos dos imóveis em seu 
portfólio, além de atrair proprietários, que desejam alugar 
seus imóveis. Sendo assim, elaboramos esta seção com 
as melhores dicas no tema. Veja!
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Gestão de clientes
Estude o seu público-alvo
Por lidar com públicos muito distintos, é comum que 
as imobiliárias tenham certa dificuldade em traçar um perfil 
padronizado do seu cliente tradicional, mas essa é uma análise 
que pode ser realizada tanto internamente como de maneira 
terceirizada. Na abordagem interna, basta estudar os relatórios 
de gestão nos cadastros dos seus clientes.
Com isso, você consegue aferir algumas características 
predominantes nos seus consumidores por categoria de consumo, 
identificando idade, nível de renda mensal, profissão, sexo e 
escolaridade. Pode parecer pouco, mas apenas com essas 5 
informações você já ganha uma grande vantagem competitiva 
ao tentar alcançar novos clientes, veiculando campanhas 
publicitárias bem ajustadas.
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Gestão de clientes
Alcance o seu público-alvo
Agora que você o conhece, é momento de ser visto. 
Nesse contexto, pode ser interessante investir em soluções 
de marketing e publicidade digital, além de publicar as suas 
unidades imobiliárias em alguma plataforma bem estabelecida 
no segmento nacional.
Com isso, você garante que o seu imóvel está sendo percebido 
pela maioria dos consumidores na sua região, aumentando a 
rede de oportunidades e facilitando a conversão de clientes 
em potencial inquilinos e/ou compradores definitivos.
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Gestão de clientes
Categorize os clientes
A filtragem dos leads, uma etapa na qual você separa 
os consumidores por potencial e por probabilidade 
de concretizar o negócio. Essa estratégia é fundamental para 
definir os recursos dentro da sua empresa, permitindo que 
os corretores empreguem mais tempo e assertividade nos 
clientes que estão prestes a fechar um negócio.
Invista em tecnologia
Como nos demais focos da gestão, a transformação digital 
também pode ajudar você a encurtar as distâncias com o seu 
cliente ideal. Isso pode ser realizado por meio de estratégias 
de comunicação, com Apps como o WhatsApp Business, 
além de soluções de exposição do seu portfólio, com o 
desenvolvimento de um site próprio, a assinatura de um Plano 
Profissional em uma plataforma de anúncios e muito mais.
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Conclusão
conclusão
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CONCLUSÃO
Por fim, ainda vale destacar a importância 
da gestão pessoal, a área na qual se prioriza o 
relacionamento interno entre os colaboradores 
de uma empresa. Trabalhando no ramo imobiliário, 
você reconhece a relevância do corretor para o 
sucesso de uma imobiliária. Com isso em mente, é 
interessante investir no desenvolvimento profissional 
da sua equipe de vendas e de atendimento.
Assim, você estimula a moral da equipe, valorizando 
cada um desses profissionais, que passam a 
empregar as técnicas aprendidas nas interações 
com os clientes. No fim das contas, a imobiliária 
aumenta o nível de satisfação do consumidor, eleva 
o faturamento e reduz os índices de cancelamento, 
sendo, por isso, um excelente investimento 
de retorno rápido sobre os resultados da empresa. 
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A OLX Imóveis é um espaço bastante democrático, que pode gerar 
muitos negócios em pouco tempo — são 6 milhões de usuários que 
acessam diariamente nossos anúncios. Vale lembrar que a OLX é 
uma empresa brasileira, em franca ascensão, que ajuda a promover o 
consumo consciente.
Para se ter ideia de todo o potencial envolvido, 35% dos usuários de outras 
categorias da OLX também mostram interesse em imóveis. No geral, é o 
maior número de visitas em comparação com os outros portais do mesmo 
segmento. Isso ajuda a entender porque a marca é mais lembrada entre 
as pessoas que desejam vender, comprar ou alugar imóveis.
Entre agosto de 2018 e agosto de 2019, por exemplo, houve 
um crescimento de 66% só no número de imóveis anunciados. Confira 
mais alguns motivos e entenda por que anunciar com a gente: 
• 1/3 dos potenciais compradores de imóveis do Brasil já estão na OLX;
• há ofertas em todas as faixas de preço;
• grande audiência entre todos os perfis e idades;
• 310 milhões de buscas mensais por imóveis;
• 8 entre 10 consumidores citam a OLX espontaneamente quando 
pensam em sites e/ou aplicativos de imóveis;
• 143 milhões de buscas mensais para locação e 172 milhões de buscas 
mensais para compra.
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	INTRODUÇÃO
	Gestão financeira
	Gestão de documentos
	Gestão patrimonial
	Gestão de clientes
	Conclusão
	sobre a olx