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GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS W BA 07 63 _v 1. 0 22 Raquel Carnivalle Melillo Londrina Editora e Distribuidora Educacional S.A. 2019 Gestão ágil de projetos 1ª edição 33 3 2019 Editora e Distribuidora Educacional S.A. Avenida Paris, 675 – Parque Residencial João Piza CEP: 86041-100 — Londrina — PR e-mail: editora.educacional@kroton.com.br Homepage: http://www.kroton.com.br/ Presidente Rodrigo Galindo Vice-Presidente de Pós-Graduação e Educação Continuada Paulo de Tarso Pires de Moraes Conselho Acadêmico Carlos Roberto Pagani Junior Camila Braga de Oliveira Higa Carolina Yaly Giani Vendramel de Oliveira Juliana Caramigo Gennarini Nirse Ruscheinsky Breternitz Priscila Pereira Silva Tayra Carolina Nascimento Aleixo Coordenador Tayra Carolina Nascimento Aleixo Revisor Yane Ribeiro de Oliveira Lobo Editorial Alessandra Cristina Fahl Beatriz Meloni Montefusco Daniella Fernandes Haruze Manta Hâmila Samai Franco dos Santos Mariana de Campos Barroso Paola Andressa Machado Leal Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) Melillo, Raquel Carnivalle M522g Gestão ágil de projetos/ Raquel Carnivalle Melillo, – Londrina: Editora e Distribuidora Educacional S.A. 2019. 105 p. ISBN 978-85-522-1633-9 1. Administração de projetos. 2. Controle de processo. I. Melillo, Raquel Carnivalle. Título. CDD 300 Thamiris Mantovani CRB: 8/9491 © 2019 por Editora e Distribuidora Educacional S.A. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Editora e Distribuidora Educacional S.A. 44 SUMÁRIO Apresentação da disciplina 5 Fundamentos e contextualização de projetos nas organizações 6 Áreas do conhecimento PMBOK/PMI 23 Áreas de competência ICB/IPMA 47 Elaboração e visão integrada de gestão de projetos 64 Perfil do gerente de projetos. Avaliação e seleção de projetos tecnológicos 82 Introdução à filosofia Agile 101 Implementação da filosofia Agile 120 GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS 55 5 Apresentação da disciplina Projetos são caracterizados como esforços temporários para gerar resultados únicos, dessa forma, demandam sistemas de gerenciamento específicos e adequados às suas características, premissas e restrições. A recorrência de projetos nas diferentes organizações se torna cada vez mais constante em função das necessidades de adaptação e da busca por diferenciais competitivos. Neste ambiente, metodologias para o gerenciamento de projetos surgem e se desenvolvem visando atender às mais complexas e diferentes demandas. O Instituto de Gerenciamento de Projetos – PMI enfocou na criação de áreas de conhecimento para amparar as atividades a serem desenvolvidas pelas equipes de projetos; já a Associação de Gerenciamento de Projetos – IPMA direcionou seus esforços na análise das competências fundamentais aos gerentes de projetos, no intuito de fornecer uma estrutura coerente para ampará-los no exercício da função. Tais iniciativas decorrem do aumento da complexidade dos projetos no mundo pós-globalizado. Diferentes fatores interagem e a rapidez e alta troca de informações levam à necessidade de uma visão crítica e integrada dos projetos. As interações, sobreposições e constantes mudanças e impactos fazem com que os gerentes de projeto e suas equipes trabalhem de maneira alinhada à estratégia das empresas, em ambientes estruturados com sistemas e amparo de processos, além de ferramental adequado. As metodologias ágeis vêm, neste cenário, trazer novas formas de gerir os projetos, já com o viés da possibilidade das mudanças e do máximo engajamento dos interessados para gerar maiores possibilidades de sucesso. No entanto, optar pela metodologia pode ser dificultoso, deve- se analisar o ambiente em que o projeto se insere, as particularidades do projeto e implementar os modelos com grande atenção, em etapas bem definidas. Por isso, aproveite o conteúdo desta disciplina para ampliar o seu repertório profissional de maneira crítica e autônoma. 666 Fundamentos e contextualização de projetos nas organizações Autora: Raquel C. S. Melillo Objetivos • Explicar os principais conceitos acerca de projetos. • Contextualizar a necessidade crescente de projetos nas organizações. • Apresentar as características e os fundamentos de projetos e seu gerenciamento. 77 7 1. O que é um projeto? Projetos podem ser entendidos como empreendimentos, presentes no cotidiano das organizações, que irão resultar em produtos específicos, demandando esforços novos. Divergem das atividades rotineiras e funcionais da organização, como os processos de fabricação de produtos da linha, o atendimento de clientes, processamento de pedidos e serviços, contabilidade, entre outros (MAXIMIANO, 2014). Vale destacar logo no início que a palavra “projeto”, por conta do emprego da mesma palavra em algumas áreas do conhecimento, pode ser interpretada de diferentes maneiras. Muitas vezes, associa-se “projeto” ao desenho técnico ou trabalho inicial para que um produto, como um prédio ou aplicativo, seja desenvolvido. Essa definição não é a semântica aqui empregada. Projeto deve ser entendido como o esforço completo, desde o recebimento da demanda até a entrega do produto final (Figura 1). Figura 1 – Da ideia ao resultado Fonte: ilyast/iStock.com. akindo/iStock.com. VectorFun/iStock.com. Nesse sentido, há que se compreender que, para que se tenha um projeto, algumas características devem estar presentes (MAXIMIANO, 2002; MENEZES, 2007; KERZNER, 2009): 88 • Todo projeto deve possuir objetivos bem definidos, que justifiquem sua existência, o dispêndio de recursos e sirvam como norteadores para o que será desenvolvido. O foco são os resultados finais que se almejam. • São caracterizados pelo desenvolvimento de atividades ou esforços temporários, diferentes das comumente realizadas nas organizações e bem direcionadas ao atendimento das metas definidas. Há começo, meio e fim para que o cliente saia satisfeito com seu produto. • Projetos, por sua natureza, são comprometidos com a mudança, trazem resultados que tendem a inovadores e são duradouros. Esforços novos, inéditos, para o atendimento de necessidades específicas. • São realizados por equipes competentes e habilidosas que são formadas de maneira para que todas as atividades necessárias sejam bem realizadas atendendo a prazos e requisitos de qualidade. • Em geral, são desenvolvidos com limitação de recursos, o que demanda técnicas eficazes para seu gerenciamento e atenção à organização e estrutura que será empregada, de maneira a buscar a metodologia que melhor se aplica a cada caso. • Finalmente, muitas vezes são concomitantes ou complementares a outros projetos, podendo ser gerenciados em conjunto, principalmente para melhor aproveitamento de tempo e recursos. PARA SABER MAIS Para melhor compreender o conceito de “projeto”, é importante analisar empreendimentos únicos e comparar com as características aqui destacadas. Lembre-se de que se trata de um empreendimento com objetivo identificável, que depende da designação de recursos e atende a prazos e padrões de qualidade (KERZNER, 2016). 99 9 1.1 Origem dos projetos Há muitas origens para o desenvolvimento de projetos, desde uma imposição legal, uma solicitação do cliente, uma evolução tecnológica a demandas de mercado (Figura 2). Portanto, pode-se dizer que um projeto se origina invariavelmente de uma necessidade, que será o início da geração de ideias que serão colocadas em prática. Como salienta Dinsmore (2003), os projetos são os motores das mudanças. Figura 2 – Origens dos projetos Fonte: DrAfter123/iStock.com. No contexto atual, vivemos mudanças cada vez mais frequentes e maiores. O rápidodesenvolvimento de novas tecnologias e a evolução desencadeada neste ínterim, seja pela maior conexão entre pessoas gerando desejos ou pelo acirramento da competitividade do mercado que precisa criar e se destacar para se manter, acelera e intensifica a demanda por projetos. Muitas organizações investem cada vez mais em inovação e desenvolvimento de novidades. 1010 Os projetos sempre existiram, em maior ou menor escala, atendendo às necessidades das populações. Suas características principais, seus percalços, erros e acertos foram sendo estudados à exaustão para que especificidades gerais pudessem ser desvendadas e metodologias criadas. 1.2 Tipos e especificidades de projetos Como já discutido, o propósito de um projeto é oferecer um produto único, inovador e que atenda a uma necessidade, dessa forma, podem- se listar três tipos principais de projetos: • Tangível e qualificável: será criado um produto físico, um item ou componente específico, como um dispositivo novo, um aplicativo ou o motor de um veículo. • Intangível: decorrente da capacidade de realização de um serviço ou evento, como um trabalho acadêmico, a realização de um evento ou a implantação de um sistema de gestão. • Intangível: caracterizado pelo resultado final ou conceito inovador gerado, como uma fórmula, uma teoria ou um conhecimento novo. As definições acima permitem uma boa visão das possibilidades de projetos e do que se espera de um esforço que seja assim identificado. Para Maximiano (2002, p. 29): “Nenhum projeto pertence apenas a uma categoria. Todo projeto sempre combina elementos físicos, conceitos e serviços”. Tal constatação decorre da diversidade e complexidade dos projetos, que são desenvolvidos obedecendo a um ciclo de vida, que vai desde o começo à entrega final. O ciclo de vida permite a análise sistêmica do projeto, o que leva ao emprego de melhores práticas para seu gerenciamento (MAXIMIANO, 2014). 1111 11 Dependendo do tipo de projeto ou resultado final esperado, o ciclo de vida terá características diferentes, construções em cascata ou lineares, com maior ou menor envolvimento das partes interessadas, com o emprego constante ou concentrado de esforços e recursos, enfim, diversas variáveis podem divergir depois que iniciado, mas todos nascem de uma ideia e rendem um fruto único. ASSIMILE A ideia, geralmente, corresponde a 10% do projeto e pode ser definitiva ou sofrer alterações no decorrer dele, no entanto, é a parte mais difícil e depende de conhecimento, criatividade e talento (MAXIMIANO, 2002). 2. As organizações e os projetos Uma organização sempre precisará se manter atenta às mudanças do mercado para que não perca seu posicionamento e deixe de atender às demandas de seus clientes. Com a globalização, atualizar virou palavra de ordem e as áreas de pesquisa e desenvolvimento são as que mais crescem, especialistas são procurados e palavras como resiliência, adaptação e criatividade são buscadas nos currículos. Tendências surgem a todo o momento e com elas vêm demandas por otimização de processos, emprego de novas tecnologias, atualização de produtos e maior complexidade no que é oferecido (Figura 3). Dessa forma, mesmo que fora do “mercado oficial de empresas inovadoras”, todos passam a correr para não viver os impactos negativos da estagnação. 1212 Figura 3 – As demandas das organizações Fonte: Hilch/iStock.com. As organizações investem, assim, nos estudos e aprimoramento de seus profissionais na área de projetos. As práticas gerenciais, para que os resultados finais sejam efetivos e o desenvolvimento não sofra intervenientes indesejáveis ou se torne improdutivo, se tornam o grande foco. A gestão de projetos é mais que meramente delegar atribuições de trabalho a indivíduos e esperar que, de alguma forma, eles alcancem o resultado desejado. Na realidade, projetos que poderiam ter sido bem-sucedidos muitas vezes fracassam em função de abordagens que precipitadamente têm o bom resultado como certo. Os indivíduos necessitam de informações concretas e habilidades reais para trabalhar com êxito no ambiente de um projeto e para atingir seus objetivos. (CLEMENTS; GIDO, 2013) As inúmeras experiências vividas por diferentes organizações e pesquisadores compõem um arcabouço substancial que é visitado pelos experts das mais diferentes linhas de desenvolvimento de projetos. 1313 13 PARA SABER MAIS A gestão de projetos envolve processos que se diferenciam entre as metodologias tradicionais e as metodologias ágeis, vale pesquisar as principais diferenças de abordagem e a proposta de cada metodologia para verificar qual melhor se aplica à sua realidade. 2.1 Para que gerenciar projetos nas organizações? Gerenciar projetos é aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas no decorrer de seu desenvolvimento, visando efetividade das atividades e atingimento de expectativas, sejam de prazos, qualidade, recursos ou funcionalidades. “É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, para atender ou exceder as necessidades e expectativas das partes interessadas (stakeholders)” (PMI, 2017, s/p). Independente da experiência da organização no mercado e da expertise de seus especialistas, mesmo que o enfoque seja uma inovação que já foi testada ou já está disponível no mercado, trazer para sua realidade demanda adequações e muitas vezes gera grandes dificuldades. A expectativa do resultado final pode não ser atendida e o resultado alcançado pode não atender às demandas. Estabelecer um projeto com recursos próprios e um sistema de gerenciamento próprio, reconhecidamente, é um diferencial que não deve ser menosprezado. Todas as ações de planejamento, programação, controle, designação e integração de tarefas constituem a gestão de projetos e serão diferenciais para o êxito final (Figura 4) (ZERZNER, 2009). 1414 Figura 4 – As demandas das organizações Fonte: Irina_Strelnikova/iStock.com. Ressalta-se que a gestão de projetos, segundo Keeling (2006), apresenta as seguintes características principais: • Objetividade e simplicidade do propósito: deve se entender com facilidade as necessidades por detrás do projeto. • Clareza na descrição das especificidades: seja o propósito ou detalhes específicos que vão desde funcionalidades aos recursos disponíveis, padrões qualidade e demais limitações, todos devem estar claros a toda a equipe. • Independência de gestão: o projeto deve ser gerido à parte de questões e flutuações mercadológicas ou rotineiras da organização. • Métricas práticas e fáceis: deve haver facilidade no processo de checagem e verificação das tarefas desenvolvidas ou etapas concluídas. 1515 15 • Flexibilidade e cuidado com os recursos humanos: a destinação temporária de especialistas para o projeto não deve impactar os arranjos e estruturas organizacionais. • Motivação da equipe: a natureza inovadora e específica de projetos tende a motivar as pessoas, mas se houver acúmulo de trabalho, o resultado pode divergir dessa realidade. Importante empregar estratégias para garantir equipes motivadas e produtivas. • Estilo de liderança: mesmo que sejam equipes autossuficientes, é sempre necessário, ao menos, manter um profissional que cuide da manutenção das etapas metodológicas definidas e oriente os profissionais. • Desenvolvimento pessoal: a experiência em projetos e a interação com membros de equipe de grande conhecimento contribui para a capacitação pessoal. • Discrição e segurança: resultados finais únicos comumente devem ser mantidos em sigilo ou apresentam características que demandam práticas específicas de segurança. Geri-los adequadamente contribui para tais questões. • Mobilidade: com o advento da tecnologia e a globalização dos mercados, as metodologias universais permitem desenvolvimento e execução em locais remotos ou países estrangeiros, por exemplo. 2.2 Metodologias de gerenciamento de projetos As característicasda gestão de projetos, descritas no item anterior, denotam a imprescindibilidade de estudar os métodos e criar padrões de linguagem e estruturas que possam ser seguidas dentro das organizações. Uma metodologia de gerenciamento de projetos nada mais é do que o conjunto de práticas consolidadas e compiladas em um modelo, aceito por grupos ou entidades, que serve como ferramenta de orientação. 1616 Ao desenvolver um novo esforço, há muitas atividades interconectadas e interdependentes, como quando você decide montar um equipamento ou objetivo novo que adquiriu sem o manual, será muito difícil conseguir encontrar o local adequado de cada peça (Figura 5). Figura 5 – Seguir as instruções Fonte: TarikVision/iStock.com. Um conjunto de instruções geralmente aceitas para servir de guia para a gestão das atividades do projeto se faz necessário. Nesse sentido, há instituições mundiais que se destinam a estudar, certificar profissionais, criar metodologias, enfim, contribuir para melhorias no gerenciamento de projetos. As duas instituições mais antigas e mundialmente difundidas no mundo são o Project Management Institute (PMI), fundado em 1969, e a International Project Management Association (IPMA), fundada em 1965. Note que se for considerada a evolução das atividades comerciais e científicas, o estudo do gerenciamento de projetos é bastante recente. 1717 17 O PMI é, hoje, a maior instituição em quantidade de membros e seus objetivos envolvem desde a definição de padrões ao apoio profissional, com a condução de pesquisas e fornecimento de acesso a informações e recursos; ampara organizações e profissionais ao oferecer diferentes certificações (PMI, 2017). A IPMA, por sua vez, oferece apenas um tipo de certificação aos seus profissionais, mas em diferentes níveis, e é mais aceita e reconhecida, principalmente em países europeus, sendo que, no Brasil, é representada pela Associação Brasileira em Gerenciamento de Projetos (ABGP) (IPMA, 2006). Ambas as instituições têm contribuído muito para o reconhecimento e a qualificação dos profissionais da gestão de projetos, para demonstrar a qualificação dos colaboradores das organizações e para assegurar serviços e produtos de maior qualidade à sociedade ao serem elaborados com maior cuidado e empregando conhecimento. Então, em 2001, lançada pelo Manifesto for Agile Software Development, surge a Agile Project Management (APM), decorrente de movimento iniciado pela comunidade internacional de desenvolvimento de sistemas. A APM criou um novo modelo de gerenciamento de projetos que é baseado em quatro valores principais que irão ditar as diferenças metodológicas entre as instituições: atender às mudanças constantes, entregar constantemente resultados, enfatizar um ambiente colaborativo e priorizar os indivíduos e suas interações (BECK, 2001). O importante ao escolher a metodologia é estudar as opções, experiências e consultar especialistas. Em muitos casos, há possibilidade da adoção de metodologias conjugadas ou sobrepostas; em outros, há uma opção mais adequada e lógica. As organizações devem considerar seus recursos humanos, físicos, o timeline e as ferramentas a que têm acesso para gerir o projeto. 1818 ASSIMILE Não basta escolher a metodologia e sair gerenciando, a implementação demanda etapas complexas e conhecimento profundo, estude a fundo cada manual e comece aos poucos. Comece com uma comparação entre o PMBOK (guia do PMI) e o SBOK (guia do Scrum) em busca de semelhanças e diferenças. Concluindo, os projetos se tornam mais constantes e parte da realidade das organizações das mais diferentes naturezas. Identificar que determinada demanda só pode ser atendida por um projeto decorre de um bom entendimento de suas características e pode ser fundamental para atingir os objetivos. Então, o próximo passo é identificar o contexto em que o projeto se insere e selecionar a melhor opção para geri-lo. TEORIA EM PRÁTICA Em 1961, foi estabelecida, nos Estados Unidos, a meta de viajar com tripulação até a Lua. A viagem seria realizada pelo Programa Apollo, que deveria criar a Nave Apollo, que chegaria até a órbita da Lua, o Módulo Lunar, que levaria a tripulação da nave até a superfície da Lua, e o Saturno V, um veículo de lançamento. Em 1967, o Saturno V subiu pela primeira vez com sucesso, e em julho de 1969, dois americanos desceram na Lua e voltaram em segurança. Antes da viagem, outros astronautas já haviam ido à Lua sem pousar. A viagem à Lua serviu de propulsor para novos programas de descoberta do espaço e para aprender a pousar e voltar de lá. Sem a tecnologia gerada, não haveria 1919 19 os satélites artificiais para a comunicação que nos permitem hoje ter celulares e televisão a cabo. Além do impacto gerado na economia e tecnologia norte-americana. Reflita sobre o texto e responda: Quais eram os objetivos da viagem à Lua? Consegue identificar características de projetos na viagem à Lua? Qual o tipo de projeto desenvolvido? Pense ainda no que foi necessário para gerir tal feito, lembre e relacione com as características de gestão de projetos. VERIFICAÇÃO DE LEITURA 1. Não são todas as atividades que podem ser entendidas como projetos. Há características que os identificam. Acerca de tais características, identifique a alternativa correta: a. Traduzem-se no desenvolvimento de atividades rotineiras com novo enfoque, mais moderno. b. São empreendimentos que demandam desenhos técnicos e/ou mapas para serem produzidos. c. São caracterizados pelo desenvolvimento de atividades ou esforços temporários. d. São sempre realizados pelos colaboradores das organizações, administrados juntamente ao processo habitual. e. Têm recursos ilimitados que serão definidos ao longo das etapas de desenvolvimento. 2020 2. Gerenciar projetos é aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas no decorrer de seu desenvolvimento. Identifique a alternativa correta a respeito de tais práticas: a. Variadas, dependendo do cenário em que a empresa se insere, dos recursos disponíveis e da demanda a ser atendida. b. Desnecessárias para organizações bem estabelecidas e com profundo conhecimento do mercado. c. São complementares, mas não fundamentais, afinal, basta que os requisitos do projeto estejam bem definidos. d. Podem e devem ser realizadas em conjunto com as atividades de rotina da organização para não gerar mais gastos. e. Acabam deixando mais complexa a relação entre a organização e as partes interessadas. 3. A gestão de projetos apresenta algumas características principais, dentre elas: a. Flexibilidade nos objetivos; motivação de equipe; lideranças estratégicas. b. Complexidade; métricas práticas; independência dos especialistas. c. Clareza nas especificidades; métricas fáceis; motivação de equipe. d. Mobilidade; motivação de equipe; transparência total. e. Complexidade; lideranças estratégicas; desenvolvimento pessoal. 2121 21 Referências bibliográficas BECK, K. et al. Manifesto for Agile Software Development. Fevereiro, 2001. Disponível em: http://agilemanifesto.org. Acesso em: 28 jan. 2020. CLEMENTS, J. P.; GIDO, J. Gestão de projetos. 2. ed. Trad. 5. ed. norte-americana. Estados Unidos: CENGAGE – CTP Nacional, 2013. DINSMORE, P. C. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro-base de preparação para certificação PMP – Project Management Professional. Rio de Janeiro: Editora Qualitymark, 2003. IPMA. Individual Competence Baseline: Version 3.0. Genebra (Alemanha): International Project Management Association, 2006. KEELING, R. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2006. KERZNER, H. Gestão de projetos: as melhores práticas. 3. ed. São Paulo: Bookman, 2016. KERZNER, H. Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 10. ed. New Jersey: John Wiley & Sons, 2009. MAXIMIANO, A. Administração de projetos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2014. MAXIMIANO, A.Administração de projetos: como transformar ideias em resultados. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002. MENEZES, L. C. M. Gestão de projetos. São Paulo: Editora Atlas S.A, 2007. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 6. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017. 538 p. Gabarito Questão 1 – Resposta C Os projetos são caracterizados pelo desenvolvimento de atividades ou esforços temporários, diferentes das comumente realizadas nas organizações, contam com recursos limitados e devem ser administrados em separado dos processos habituais. Há começo, meio e fim para que o cliente saia satisfeito com seu produto. Questão 2 – Resposta A As práticas para gestão de projetos podem ser diversas, dependendo das variáveis de que a empresa dispõe. O importante http://agilemanifesto.org 2222 é que sejam bem empregadas, independentemente da gestão geral, para garantir que os objetivos sejam atingidos e que as partes interessadas se sintam satisfeitas. Questão 3 – Resposta C A clareza é fundamental para compreensão do que se deve ser realizado, assim como a simplicidade na definição de objetivos, o que contribui para equipes motivadas e controle fácil, sempre atentando para a necessidade de discrição e segurança. 2323 23 Áreas do conhecimento PMBOK/PMI Autora: Raquel C. S. Melillo Objetivos • Explicar os principais conceitos acerca de projetos PMI. • Apresentar as áreas do conhecimento PMI. • Descrever as características e os fundamentos de cada área. 2424 1. Gerenciamento de projetos PMI O modelo de gerenciamento de projetos proposto pelo PMI sofreu influência dos princípios de Deming, importante referência na área de qualidade, tendo instituído uma sistemática inspirada no ciclo PDCA (planejar, fazer, checar e agir; do inglês, plan, do, check, act) (PMBOK, 2008). Tal influência pode ser notada na descrição e organização dos processos a serem desenvolvidos durante o gerenciamento de projetos no modelo PMI, há uma estrutura em formato sistêmico, com entrada (da demanda), o processo em si e saída (dos resultados). Note na Figura 1 que, durante o desenvolvimento, há um processo que se assemelha ao PDCA, uma vez que há constante monitoramento e checagem das tarefas. Essa abordagem visa garantir e melhorar a qualidade de maneira contínua ao longo do projeto. Figura 1 – Processos do gerenciamento de projetos PMI Fonte: adaptada de PMI (2008, p. 40). Há cinco grupos de processos, como pode ser observado acima, que se subdividem em 47 processos ou atividades que devem ser desenvolvidas, conforme seja identificado que são adequadas ao projeto que será implantado, e de acordo com suas características (PMI, 2017). A seguir, uma breve descrição dos cinco grupos: 2525 25 • Iniciação: é o processo que envolve a definição e autorização do projeto ou de uma fase dele. Há nomeação do gerente de projetos, envolvimento das partes interessadas e registro no termo de abertura do projeto. • Planejamento: momento de definição ou refinamento dos objetivos do projeto. É montado o plano de ação para alcançar os objetivos, grupo de processos mais complexo e com envolvimento de todas as áreas de conhecimento. • Execução: desenvolvimento das atividades para cumprimento dos objetivos. Grupo de processos que consomem mais recursos e tempo e demandam integração e envolvimento de pessoas. • Monitoramento e controle: o grupo de processos de controle acompanha e identifica variações no projeto regularmente, de maneira a propiciar a tomada de ações corretivas para atender aos objetivos do projeto. • Encerramento: conduz e formaliza a finalização do projeto ou de uma fase do projeto, com o momento de aceitação e entrega do resultado ou produto/serviço final. PARA SABER MAIS Vale destacar que “os processos de gerenciamento de projetos são apresentados como elementos distintos com interfaces bem definidas. Porém, na prática, eles se sobrepõem e interagem (...)” (PMI, 2017, p. 40), principalmente quando se trata dos processos de monitoramento. 2626 2. Áreas do conhecimento PMI Os processos são organizados ao longo do tempo de execução do projeto, respeitando um ciclo de vida, com começo, meio e fim (MAXIMIANO, 2014). No entanto, mesmo face a uma estrutura bem definida, há a possibilidade do surgimento de intervenientes que podem gerar problemas, como mudanças de requisitos, atrasos, erros e superfaturamento. Nesse sentido, há conhecimentos e práticas essenciais que devem ser empregados na direção de minimizar tais intervenientes e reduzir falhas (KERZNER, 2009). O PMI selecionou e estruturou esses conhecimentos e práticas em dez áreas: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. A seguir, cada uma das áreas do conhecimento será melhor apresentada. 2.1 Integração O gerenciamento de integração é a área que abrange as atividades fundamentais para “(...) identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento” PMI, 2017, p. 67). A grande característica dessa área é a consolidação e articulação das atividades desenvolvidas em relação às expectativas das partes interessadas, buscando o sucesso do projeto. Há muitas atividades, muitas áreas do conhecimento e dependências que podem gerar conflitos ao longo do processo, a integração atua neste ponto, realizando concessões, definindo alternativas mais viáveis e a alocação de recursos de maneira a propiciar melhor harmonia e fluidez aos processos do projeto. Há sete processos fundamentais envolvidos no gerenciamento de integração, a saber: 2727 27 4.1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto — O processo de desenvolver um documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto. 4.2. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto — O processo de definir, preparar e coordenar todos os componentes do plano e consolidá- los em um plano integrado de gerenciamento do projeto. 4.3. Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto — O processo de liderar e realizar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e a implementação das mudanças aprovadas para atingir os objetivos do projeto. 4.4. Gerenciar o Conhecimento do Projeto — O processo de utilizar conhecimentos existentes e criar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e contribuir para a aprendizagem organizacional. 4.5. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto — O processo de acompanhamento, análise e relato do progresso geral para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto. 4.6. Realizar o Controle Integrado de Mudanças — O processo de revisar todas as solicitações de mudança, aprovar as mudanças e gerenciar as mudanças nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto, além de comunicar a decisão sobre os mesmos. 4.7. Encerrar o projeto ou fase — O processo de finalização de todas as atividades para o projeto, fase ou contrato. (PMI, 2017, p. 70). Os sete processos acima descritos deixam evidente a natureza dessa área do conhecimento, note que a integração atua desde a fase inicial ou composição do termo de abertura do projeto, as documentações para que haja maior acompanhamento e coordenação das atividades, a orientação durante o desenvolvimento das atividades, a monitoria e o controle das atividades e mudanças, até o processo de encerramento formal. 2828 Como já mencionado, há sobreposições e interdependências no gerenciamento de projetos, se houver uma mudança em um recurso, por exemplo, isso pode acarretar necessidade de adequação que irá impactar no tempo do projeto, pode haver remanejo de equipe, impactando recursos humanos e gerarriscos adicionais. Problemas e oportunidades devem ser considerados e gerenciados de maneira que haja coerência e as melhores práticas sejam adotadas para lidar com tais situações, esse é o campo da integração. 2.2 Escopo Quando se trata do escopo, o enfoque são as atividades e os processos necessários para a efetivação do projeto. O escopo envolve o que está incluso para realização de todo o trabalho, apenas o necessário, com transparência e designação do que não está incluso no projeto para garantir que seja possível um bom controle do que será colocado em prática. Considerando que um projeto é um esforço único, que geralmente resulta em uma mudança ou inovação (DINSMORE, 2003), a correta definição do escopo, para o PMI, irá garantir que o objetivo possa ser atingido. Caso não haja o detalhamento do que está ou não incluso, pode haver dificuldade para delimitação do que será realizado, acarretando riscos graves para cumprimento dos prazos, mobilização de recursos e atingimento de metas. Para melhor entendimento do que o escopo envolve, a seguir, são apresentadas as atividades dessa área: 5.1. Planejar o gerenciamento do escopo — O processo de criar um plano de gerenciamento do escopo que documenta como os escopos do projeto e do produto serão definidos, validados e controlados. 5.2. Coletar os requisitos — O processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto. 2929 29 5.3. Definir o escopo — O processo de desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto. 5.4. Criar a EAP — O processo de subdividir as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. 5.5. Validar o escopo — O processo de formalizar a aceitação das entregas concluídas do projeto. 5.6. Controlar o escopo — O processo de monitorar o status do escopo do projeto e do produto e gerenciar as mudanças feitas na linha de base do escopo. (PMI, 2017, p. 166) Novamente, há processos aqui descritos que interagem entre si e com outras áreas de conhecimento e, dependendo das características e necessidades do projeto, podem ser realizados por uma única pessoa ou uma equipe. Gerenciar o escopo envolve desde criar o planejamento e a documentação inicial do projeto, coletar os requisitos necessários com as partes interessadas, desenvolver uma descrição detalhada do produto final, pensar nas entregas e atividades necessárias e subdividi- las para que sejam melhor gerenciadas, formalizar a aceitação das entregas e gerenciar o desenvolvimento das etapas para cumprimento dos requisitos. Importante destacar que a terminologia “escopo” pode ser empregada para descrever as características que descrevem o resultado do projeto, seja um produto ou serviço, o escopo do produto; ou para retratar as características ou funções específicas do trabalho a ser realizado para entrega do resultado, o escopo do projeto. Muitas vezes, utiliza-se escopo do projeto para incluir ambas as definições. 3030 ASSIMILE A criação da EAP, ou estrutura analítica do projeto, é uma etapa fundamental que irá fornecer uma boa visão estruturada do que deve ser entregue quando da execução do projeto, auxiliando a tomada de decisão e o planejamento (MAXIMIANO, 2002). 2.3 Tempo ou cronograma Gerenciar o cronograma do projeto inclui todos os processos necessários para que os prazos sejam cumpridos adequadamente. Há seis processos envolvidos nessa área de conhecimento, são descritas de maneira segregada e bem definida, no entanto acontecem em concomitância. 6.1. Planejar o Gerenciamento do Cronograma — O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto. 6.2. Definir as Atividades — O processo de identificação e documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. 6.3. Sequenciar as Atividades — O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. 6.4. Estimar as Durações das Atividades — O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades individuais com os recursos estimados. 6.5. Desenvolver o Cronograma — O processo de análise de sequências de atividades, durações, requisitos de recursos e restrições de cronograma para criar o modelo de cronograma do projeto para execução, monitoramento e controle do mesmo. 3131 31 6.6. Controlar o Cronograma — O processo de monitorar o status do projeto para atualizar o cronograma do projeto e gerenciar mudanças na linha de base do mesmo. (PMI, 2017, p. 112) Ao definir o cronograma do projeto, tem-se um plano detalhado que irá servir de ferramenta para comunicação, gerenciamento, emissão de relatórios e base para o trabalho e gerenciamento das outras áreas. Se bem organizado e com o máximo de detalhamento possível, será mais factível vislumbrar as etapas e programar as entregas do projeto. Ademais, o cronograma trará informações fundamentais para mapeamento das demais áreas do conhecimento e designação do que será realizado, já que, para sua confecção, é fundamental a estimativa de esforços de cada etapa. Figura 2 – Desenvolvimento do cronograma Fonte: raywoo/iStock.com. 3232 Muitas são as metodologias que podem ser empregadas para estruturar e gerenciar o cronograma, assim como ferramentas e softwares (Figura 2). Cada projeto ou organização deve empregar sua maneira de estruturação, contanto que questões específicas, como atividades, prazos de duração, previsões de datas, recursos a serem empregados, bem como dependências entre atividades, sequenciamento e restrições, sejam incluídas e explicitadas. 2.4 Custos Processos que se relacionam a planejamento, orçamentos, estimativas de gastos, financiamento, além do efetivo gerenciamento e controle de custos, entram dentro da área de conhecimento de custos. A importância da área é que seja possível administrar os custos para manter o projeto no orçamento que foi aprovado. Há quatro processos envolvidos: 7.1. Planejar o Gerenciamento dos Custos — O processo de definir como os custos do projeto serão estimados, orçados, gerenciados, monitorados e controlados. 7.2. Estimar os Custos — O processo de desenvolver uma aproximação dos recursos monetários necessários para terminar o trabalho do projeto. 7.3. Determinar o Orçamento — Processo que agrega os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada. 7.4. Controlar os Custos — O processo de monitoramento do status do projeto para atualizar custos e gerenciar mudanças da linha de base dos custos. (PMI, 2017, p. 231) A etapa de planejamento é fundamental para que se tenha o orçamento máximo do projeto, de maneira a viabilizar seu desenvolvimento. Vale lembrar, no entanto, que muitos projetos já vêm com o valor máximo 3333 33 designado de orçamento e as estimativas e o orçamento de custos se tornam um processo único. A distinção acima é sempre proposta pela diferença no emprego de práticas e ferramentas. O controle de custos é fundamental, especialmente em função da possibilidade de mudanças ou necessidade do gerenciamento de intercorrências. Muitas vezes, alterações ou problemas em outras áreas acarretam custos como atrasos, absenteísmo ou até erros ou impasses com recursos, dentre outros. Neste sentido, o PMI (2017) indica que haja a constituição de uma reserva gerencial e que seja traçada uma linha de base (Figura 3) abaixo do orçamento máximo, que deve ser seguida para orientação dos gastos na direção do atingimento das metas. Figura 3 – Resultado da determinação do orçamento Fonte: adaptada de PMI (2017, p. 254). 3434 A linha de base, que deve ser fixa, com possibilidade de alteração apenas em casos específicos e com prévia aprovação,decorrente de procedimentos formais. Sua composição provém da soma dos orçamentos aprovados para as atividades que foram estabelecidas no cronograma. A sigla “ONT” da imagem se refere ao orçamento no término do projeto. 2.5 Qualidade A qualidade para o PMI, como já mencionado, segue um modelo de melhoria contínua. Requisitos, padrões e análises de qualidade, comumente empregados em sistemas de certificação, são incorporados à metodologia de gerenciamento de projetos. Deve ser criada uma política de qualidade, ou incorporada a política da organização nos processos que serão desenvolvidos. Todas as etapas subsequentes serão desenvolvidas na direção adotada, desde o planejamento, o gerenciamento até as práticas para controle da qualidade. Abaixo, tais processos: 8.1. Planejar o Gerenciamento da Qualidade — O processo de identificar os requisitos e/ou padrões da qualidade do projeto e suas entregas, e documentar como o projeto demonstrará a conformidade com os requisitos e/ou padrões de qualidade. 8.2. Gerenciar a Qualidade — O processo de transformar o plano de gerenciamento da qualidade em atividades da qualidade executáveis que incorporam no projeto as políticas de qualidade da organização. 8.3. Controlar a Qualidade — O processo de monitorar e registrar resultados da execução de atividades de gerenciamento da qualidade para avaliar o desempenho e garantir que as saídas do projeto sejam completas, corretas e atendam às expectativas do cliente. (PMI, 2017, p. 271). 3535 35 Vale destacar que, como há incorporação da política de qualidade da organização, métricas e práticas já empregadas podem ser incorporadas no gerenciamento da qualidade do projeto. Dessa maneira, essa área pode ser bastante particular e ser desenvolvida de maneiras diferentes dependendo do setor de atividade ou inserção de mercado, além do mais, há processos que se sobrepõem e interagem ao longo do desenvolvimento. Deve-se atentar à qualidade, pode ser o diferencial do projeto e muitas vezes leva a escolhas complicadas. É importante que as etapas sejam bem desenvolvidas e os requisitos cumpridos de modo a não acarretar riscos ou redução de lucros, se houver qualquer desacordo aos padrões de qualidade, pode haver necessidade de realizar novamente alguma etapa, causando atrasos, gastos inesperados ou até problemas maiores. Pressionar as inspeções de qualidade para cumprir o cronograma ou sobrecarregar a equipe para cumprir novos requisitos são situações críticas que podem inviabilizar o projeto (PMI, 2017). Alguns termos são de fundamental entendimento: Prevenção (manter os erros fora do processo) e inspeção (manter os erros fora do alcance do cliente); Amostragem de atributos (o resultado está em conformidade ou não está em conformidade) e amostragem de variáveis (o resultado é classificado em uma escala contínua que mede o grau de conformidade); e Tolerâncias (uma faixa especificada de resultados aceitáveis) e limites de controle (que identificam os limites de variação comum em um processo estatisticamente estável ou desempenho do processo). (PMI, 2017, p. 274). 2.6 Recursos Para que a conclusão do projeto seja bem-sucedida, o gerenciamento de recursos, de maneira que eles estejam disponíveis no momento em que forem necessários, é de suma importância. A seguir, os processos envolvidos, lembrando que estão aqui descritos compartimentalizados para fins didáticos, mas há sobreposições e atividades casadas. 3636 9.1. Planejar o Gerenciamento dos Recursos — O processo de definir como estimar, adquirir, gerenciar e utilizar recursos físicos e de equipe. 9.2. Estimar os Recursos das Atividades — O processo de estimar recursos da equipe, o tipo e as quantidades de materiais, equipamentos e suprimentos necessários para realizar o trabalho do projeto. 9.3. Adquirir Recursos — O processo de obter membros da equipe, instalações, equipamentos, materiais, suprimentos e outros recursos necessários para concluir o trabalho do projeto. 9.4. Desenvolver a Equipe — O processo de melhoria de competências, da interação da equipe e do ambiente geral da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. 9.5. Gerenciar a Equipe — O processo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto. 9.6. Controlar os Recursos — O processo de garantir que os recursos físicos atribuídos e alocados ao projeto estejam disponíveis conforme planejado, bem como monitorar o uso planejado versus o uso real de recursos, e executar ações corretivas, conforme necessário. (PMI, 2017, p. 307) Nos modelos pregressos do próprio PMI (PMI, 2008), esta sessão tratava apenas dos recursos humanos e metodologias de composição e gerenciamento das equipes. No entanto, para a melhor gestão do que será mobilizado, passou-se a adotar a área de gerenciamento de recursos, envolvendo humanos e físicos (PMI, 2017). A união advém da necessidade de designar recursos físicos que permitam aos recursos humanos desenvolver suas atividades, como equipamentos, materiais, instalações e infraestruturas. Dependendo das equipes, suas habilidades e competências e necessidades, os recursos físicos são impactados e a recíproca é verdadeira. 3737 37 PARA SABER MAIS Diversas práticas e metodologias emergentes foram integradas ao modelo PMI e são propostas como alternativas. O PMBOK apresenta, no capítulo sobre recursos, um arsenal de opções para a escolha da mais adequada (PMI, 2017). 2.7 Comunicações A área de gerenciamento de comunicações visa propiciar a troca adequada de informações durante o desenvolvimento e a implementação das atividades do projeto. Os processos abaixo são apresentados de maneira separada, mas há grande sobreposição das atividades. Na verdade, no modelo anterior (PMI, 2008), havia cinco processos, mas foi compreendido que tal enumeração era desnecessária e permaneceram três subdivisões: 10.1. Planejar o Gerenciamento das Comunicações — O processo de desenvolver uma abordagem e um plano adequado para atividades de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação de cada parte interessada ou grupo, nos ativos organizacionais disponíveis e nas necessidades do projeto. 10.2. Gerenciar as Comunicações — O processo de assegurar a coleta, criação, distribuição, armazenamento, recuperação, gerenciamento, monitoramento e disposição final das informações do projeto, de forma oportuna e adequada. 10.3. Monitorar as comunicações — O processo de garantir que as necessidades de informação do projeto e de suas partes interessadas sejam atendidas. (PMI, 2017, p. 359) 3838 Diferentes mecanismos podem ser empregados na troca de informações, sejam internas ou externas, formais ou não, documentadas ou não, o importante é que quaisquer questões sejam informadas e noticiadas para que a equipe permaneça unida e atualizada em relação às questões que podem afetar o projeto, promovendo o bom relacionamento e a efetividade das atividades. 2.8 Riscos O PMI direciona todo um esforço, com certificações específicas a profissionais e metodologias bem direcionadas, à área de gerenciamento de riscos. Foi desenvolvida uma ciência para a gestão de requisitos, que envolve as análises qualitativa e quantitativa, de maneira a propiciar o melhor e mais integrado mapeamento. 11.1. Planejar o Gerenciamento dos Riscos — O processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. 11.2. Identificar os Riscos — É o processo de identificação dos riscos individuais do projeto, bem como fontes de risco geral do projeto, e de documentar suas características. 11.3. Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos — O processo de priorização de riscos individuais do projeto para análise ou ação posterior, através da avaliação de sua probabilidade de ocorrência e impacto, assim como outras características. 11.4. Realizar a análise quantitativados riscos — O processo de analisar numericamente o efeito combinado dos riscos individuais identificados no projeto e outras fontes de incerteza nos objetivos gerais do projeto. 11.5. Planejar as Respostas aos Riscos — O processo de desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para lidar com a exposição geral de riscos, e também tratar os riscos individuais do projeto. 11.6. Implementar Respostas a Riscos — O processo de implementar planos acordados de resposta aos riscos. 3939 39 11.7. Monitorar os Riscos — O processo de monitorar a implementação de planos acordados de resposta aos riscos, acompanhar riscos identificados, identificar e analisar novos riscos, e avaliar a eficácia do processo de risco ao longo do projeto. (PMI, 2017, p. 395) A área de riscos aborda desde os processos de identificação, análise, planejamento de ações-resposta, implementação das ações necessárias, até o monitoramento dos riscos do projeto. Os riscos podem ser técnicos, comerciais, de gerenciamento ou externos (PMI, 2017) e devem ser adequadamente acompanhados para garantir a resiliência do projeto. Vale lembrar que os riscos podem ser positivos ou negativos; riscos positivos devem ser maximizados e identificados para que sejam viabilizados, já os negativos devem ser minimizados. Há riscos eventuais ou individuais do projeto, decorrentes de condições incertas, e os riscos gerais, que envolvem todas as fontes de riscos do projeto como um todo, impactando seus resultados e nas partes interessadas. 2.9 Aquisições Em aquisições entram os resultados externos à equipe de projetos, que envolvem as compras e metodologias para adquirir produtos ou contratar serviços. Todos os processos envolvidos na administração de acordos, contratos, pedidos de compra, memorandos de entendimento e acordos de nível de serviço internos (PMI, 2017), além de termos e condições, dentre outros, são aqui concentrados: 12.1. Planejar o Gerenciamento das Aquisições — O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando vendedores em potencial. 12.2. Conduzir as Aquisições — O processo de obtenção de respostas de vendedores, seleção de um vendedor e adjudicação de um contrato. 4040 12.3. Controlar as Aquisições — O processo de gerenciar relacionamentos de aquisições, monitorar o desempenho do contrato, fazer alterações e correções conforme apropriado e encerrar contratos. (PMI, 2017, p. 459) Para gerenciamento e efetiva aquisição de bens ou serviços, deve haver designação das pessoas autorizadas. Em geral, são designados os gerentes de projeto ou o departamento de compras da organização, mas há situações em que os próprios membros do projeto que irão empregar os bens podem ser responsabilizados. 2.10 Partes interessadas As partes interessadas passam a figurar em uma área de conhecimento a ser gerenciada, uma vez que envolvem pessoas ou grupos de pessoas que podem impactar ou serem impactadas pelo projeto, causando variados níveis de alterações. A identificação de tais pessoas, com análise de suas expectativas e interesses em relação ao projeto, é estratégia inicial e fundamental, que deve ser seguida pelo gerenciamento apropriado e engajamento eficaz nas tomadas de decisão e na execução do projeto (PMI, 2017). A seguir, os processos: 13.1. Identificar as Partes Interessadas — O processo de identificar regularmente as partes interessadas do projeto e analisar e documentar informações relevantes sobre seus interesses, envolvimento, interdependências, influência e impacto potencial no sucesso do projeto. 13.2. Planejar o Engajamento das Partes Interessadas — O processo de desenvolvimento de abordagens para envolver as partes interessadas do projeto, com base em suas necessidades, expectativas, interesses e potencial impacto no mesmo. 4141 41 13.3. Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas — O processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, lidar com questões e promover o engajamento das partes interessadas adequadas. 13.4. Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas — O processo de monitorar as relações das partes interessadas do projeto e adaptação de estratégias para engajar as partes interessadas através da modificação de planos e estratégias de engajamento. (PMI, 2017, p. 503). O trabalho em equipe contribuirá para o desenvolvimento do projeto, sendo que, uma vez compreendido o grau de afetação das partes interessadas no projeto, elas podem ser estrategicamente incorporadas e engajadas para auxílio na tomada de decisão desde o planejamento ao encerramento das atividades. ASSIMILE Quando se fala em partes interessadas, o termo é bastante genérico, mas há uma grande diversidade de perfis e naturezas de origem, além da complexidade de relacionamentos e necessidade de diferentes tecnologias de comunicações (PMI, 2017). Concluindo, há dez áreas fundamentais para o desenvolvimento de projetos, com processos específicos, que se sobrepõem e interagem de maneira a propiciar os avanços do projeto. O importante é que se atente para todas as áreas e os processos principais que devem ser desenvolvidos ao longo do ciclo de vida do projeto. 4242 TEORIA EM PRÁTICA Implementar adequadamente os preceitos da área de integração é fundamental para o sucesso dos projetos. Por esse motivo, há necessidade de trabalhar com cautela a integração do projeto, considerando alguns documentos fundamentais para garantir o bom planejamento às demais áreas: • Termo de abertura do projeto: pode ser constituído como um quadro ou uma tabela, é o documento que inicia formalmente o projeto e deve ser preenchido com a presença das partes interessadas. Inclui informações de alto nível que norteiam as demais atividades, como: objetivos, premissas, restrições, critérios de sucesso relacionados, marcos do cronograma, responsabilidades gerenciais, autoridades envolvidas e até os riscos de alto nível. • Estudo de viabilidade: também designado plano de negócios, irá levantar custos, despesas, taxas e analisar a viabilidade econômico-financeira do projeto. • Estrutura analítica do projeto (EAP): uma ferramenta que detalha o escopo ao definir as tarefas e atividades necessárias para as entregas, contribuindo para a posterior confecção da matriz de responsabilidades. • Sistema de controle de mudanças: atualmente, um organograma da lógica de acompanhamento de mudanças é uma nova ferramenta essencial para gerenciar projetos. Imagine uma situação em que você foi designado para criar um projeto de confecção de uma nova cadeira para salas de aula. Pense em um diferencial para ela e preencha o Termo 4343 43 de Abertura; pense nas tarefas necessárias para cumprir o projeto e monte a EAP; finalmente, em um diagrama ou organograma, aponte as possíveis mudanças que podem ocorrer ao longo das tarefas necessárias para fazer seu produto. O exercício o auxiliará a compreender melhor a relevância das ferramentas. VERIFICAÇÃO DE LEITURA 1. O método de gerenciamento de projetos do PMI segue uma lógica bastante difundida quando se estudam sistemas de gestão. Acerca de tal lógica, identifique a alternativa correta: a. Traduz-se em um modelo que considera os movimentos e habilidades dos membros das equipes para maior eficiência. b. Segue o modelo de linha de produção, com processos contínuos e fases bem definidas. c. Sofre influência da área de qualidade ao adotar sistemática inspirada no ciclo PDCA. d. Organiza-se em ciclos constantes como designado no Manifesto Ágil. e. Molda-se em uma estrutura burocrática bem organizada e segmentada para evitar sobreposições. 2. Há conhecimentos e práticas essenciais que devem ser empregados na direção de minimizar intervenientes e reduzir falhas. Identifique a alternativa correta a respeito de tais conhecimentos: 4444 a. Os recursos envolvem duas frentes:os membros das equipes e demais participantes ativos do projeto. b. Há nove áreas essenciais que envolvem desde o escopo até a integração dentro do projeto. c. A comunicação entra como uma fase de desenvolvimento no reconhecimento dos recursos humanos. d. Quando se fala em aquisições, trata-se de uma atividade da área de recursos que lida com a parte documental. e. Uma área do conhecimento que foi inserida se refere às partes interessadas e como elas devem ser engajadas. 3. As áreas do conhecimento PMI apresentam algumas características principais, dentre elas: a. Processos fundamentais; sobreposição de processos; monitoramento e controle. b. Complexidade; métricas práticas; monitoramento e controle. c. Processos fundamentais; métricas fáceis; transparência total. d. Mobilidade; sobreposição de processos; transparência total. e. Complexidade; lideranças estratégicas; desenvolvimento pessoal. 4545 45 Referências bibliográficas DINSMORE, P. C. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro-base de preparação para certificação PMP – Project Management Professional. Rio de Janeiro: Editora Qualitymark, 2003. KERZNER, H. Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 10. ed. New Jersey: John Wiley & Sons, 2009. MAXIMIANO, A. Administração de projetos: como transformar ideias em resultados. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002. MAXIMIANO, A. Administração de projetos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2014. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 4. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2008. 337 p. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 6. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017. 538 p. Gabarito Questão 1 – Resposta C O sistema proposto pelo PMI se molda em grupos de processos que imitam o ciclo PDCA, com sobreposições de etapas e momentos de ciclo para melhoria contínua. A necessidade de finalização documental não chega a torná-lo meramente burocrático e os processos, por mais que envolvam melhoria e revisão, não são necessariamente cíclicos como nas metodologias ágeis. Questão 2 – Resposta E Há dez áreas do conhecimento na gestão de projetos PMI, as duas inovações foram a designação de recursos como área que trabalha recursos físicos e humanos e a inserção das partes interessadas para monitoramento de seu engajamento. As demais são: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, risco, comunicação e aquisições. 4646 Questão 3 – Resposta A Para cada área do conhecimento, são definidos processos, separados para fins didáticos; pode haver sobreposições e sempre há um processo destinado ao monitoramento e controle da área. Transparência, métricas e clareza irão depender das práticas e ferramentas adotadas, questões importantes, mas que podem ser impactadas por aspectos culturais da organização. 4747 47 Áreas de competência ICB/IPMA Autora: Raquel C. S. Melillo Objetivos • Explicar os principais conceitos acerca do gerenciamento de projetos nos moldes da IPMA. • Contextualizar o conceito de competências e seus elementos. • Apresentar as características e os fundamentos dos níveis de competência. 4848 1. Competência A International Project Management Association (IPMA) atua desde 1965 na área de gerenciamento de projetos, de maneira a contribuir para o desenvolvimento de melhores práticas de gestão e para a capacitação de gestores eficientes e eficazes (IPMA, 2006). O gerenciamento de projetos tem sido objeto de estudos e pesquisas frequentes, que visam incrementar as práticas e melhorar os padrões e metodologias empregadas. A importância da área remete a questões estratégicas das empresas, de inserção e perenidade no mercado (MAXIMIANO, 2014). Nesse ponto, a IPMA se destacou ao criar um sistema voltado aos gestores de projetos, que estabelece 46 competências divididas em três áreas: técnica, comportamental e contextual. As competências são descritas no Individual competence baseline (terceira versão) como um conjunto de elementos que apontam conhecimentos e experiências requeridos à atuação eficiente dos gestores de projetos (IPMA, 2006). A designação de competências se mostrou uma sistemática adequada e bem direcionada que ampara o aprimoramento dos gerentes de projeto. A terminologia é empregada em seu significado literal, pelo dicionário, dentre as definições, destaca-se: “faculdade para apreciar e resolver qualquer assunto” (MICHAELIS, 2019). A gestão por competências, assim, direciona a organização dos recursos humanos que atuam na solução de quaisquer questões relacionadas ao gerenciamento de projetos. As áreas se compõem como dimensões ou grupos, mais ou menos independentes, que foram categorizadas em elementos para melhor compreensão, possibilitando aos interessados que desenvolvam, meçam suas competências e sejam avaliados (IPMA, 2006). 4949 49 PARA SABER MAIS No intuito de atender a novas demandas do mercado, em 2015, a IPMA lança o Individual competence baseline (ICB) na quarta versão, estabelece 29 elementos, organizados em três áreas – pessoas, prática e perspectiva – para a gestão de programas e portfólios (IPMA, 2015). 2. Elemento de competência Conforme descrito, há três dimensões principais de competências, sendo que as competências técnicas agrupam os 20 elementos sólidos fundamentais à gestão de projetos; as competências comportamentais, por sua vez, envolvem 15 elementos que ditam as habilidades e os comportamentos do gestor de projetos; e, finalmente, as competências contextuais, abordam os 11 elementos que se relacionam ao contexto dos projetos, ao relacionamento do gestor de projetos com demais gestores e sua inserção em organizações orientadas ao desenvolvimento de projetos (IPMA, 2012). Os elementos são representados no olho da competência (Figura 1), que representa a visão do gerente em relação ao projeto, visto de maneira integrada, clara e que reúne os diferentes elementos durante a avaliação e tomada de decisão em função de situações específicas. 5050 Figura 1 – Olho da competência Fonte: IPMA (2011, p. 1). A visão integrada ainda demonstra que há sobreposições entre as competências. O manual apresenta uma descrição geral, aponta práticas para aplicação dos elementos e, então, indica como tais elementos se relacionam e até se sobrepõem dependendo das situações em que o projeto se insere. Vale destacar que, dependendo do elemento, há mais pesquisas e informações que o embasam, no entanto, todos têm o mesmo peso no modelo-base, com destaque de elementos que se apresentam como cruciais em determinados projetos. Dessa forma, a descrição serve como um guia e não um livro de receitas que deve ser seguido à risca, cabe ao profissional realizar as adequações necessárias. Note que a ênfase é dada ao conceito de projetos complexos, o que resulta em uma tratativa bastante ampla e integrada com diferentes vieses que são, ao mesmo tempo, independentes e interdependentes. A Figura 2, a seguir, apresenta o mapa com o apontamento dos elementos em cada uma das três dimensões de competências. 5151 51 Figura 2 – Mapa das competências Fonte: IPMA (2011, p. 2)1. 3. Referencial de competência A visão da complexidade no processo de gestão de projetos envolve desde questões relacionadas ao exercício do profissional em si até fatores mais específicos de sua realidade, como os aspectos culturais. Sendo assim, há margem para que elementos possam ser inseridos, possibilitando as adequações às necessidades de cada nação participante (IPMA, 2012). Ao mesmo tempo em que há precedente para diferenciação, por outro lado, o processo de certificação compulsório2 estabelecido leva à homogeneização, que favorece que os profissionais atuem em diferentes setores, organizações e países (IPMA, 2006; IPMA, 2012). 1 Implementação de PPP: implementação de projetos,programas e portfólios. 2 O ICB é considerado compulsório, ou obrigatório, aos membros e seguidores do formato de gerenciamento de projetos do IPMA. 5252 O referencial de competências, ao certificar, é entendido como a melhor forma de verificar e assegurar a implementação e o aproveitamento das dimensões do conhecimento tácito e explícito dos gerentes de projeto. Lidar com as complexidades e diferentes realidades é fundamental para a boa gestão, principalmente na atual conjuntura de constantes mudanças e necessidades de adaptação, em que se inserem os projetos (MAXIMIANO, 2002). A certificação envolve análise curricular, prova com itens eliminatórios e uma entrevista presencial perante banca de avaliadores, sendo que uma vez cumpridas as exigências e atendidos os parâmetros necessários, o gestor terá chances de estruturar sua carreira na gestão de projetos em um modelo com etapas definidas em diferentes níveis de certificação (IPMA, 2015). 4. Nível de competência A IPMA define quatro níveis de competência: IPMA Level A: o candidato deve demonstrar o uso bem-sucedido dos elementos de competência na coordenação de programas e/ou portfólios; orientação no desenvolvimento de gestores de programa e/ou projeto e na utilização dos elementos de competência; envolvimento na implementação dos elementos de competência ou no desenvolvimento de metodologia, técnicas e ferramentas em projetos ou programas; contribuição para o desenvolvimento da profissão de gerenciamento de projetos com a publicação ou apresentação de artigos sobre a sua experiência ou novos conceitos. IPMA Level B: o candidato deve demonstrar a utilização bem-sucedida dos elementos de competência em situações de projeto complexas e se orientou gestores de (sub) projetos na utilização e implementação da competência. IPMA Level C: o candidato deve demonstrar a utilização bem-sucedida dos elementos de competência em situações de projeto com complexidade limitada e se necessita de orientação no desenvolvimento futuro do elemento de competência. 5353 53 IPMA Level D: só é validado o conhecimento dos elementos de competência (por meio de um exame escrito). (IPMA, 2012, p. 41-42) ASSIMILE A certificação é um processo que visa uniformizar e possibilitar a identificação de profissionais que têm conhecimento e experiência na gestão de projetos relacionada a determinado modelo, um sistema de securidade para as organizações que possibilita a geração de uma carreira ao indivíduo (KERZNER, 2009). Os níveis de competência oscilam em função do conhecimento de gestão de projetos, que vai desde gerentes sêniores, gestores de portfólios, gerentes de programas, gerentes de projetos, subgerentes até membros da equipe de projetos (IPMA, 215). A certificação varia de D para A, de acordo com os anos de experiência, o que busca garantir boa exposição dos gestores a diferentes situações, mas acaba gerando algumas controvérsias, visto que tal questão não reflete, na maioria das vezes, seu nível de competência. Dessa forma, a avaliação leva em consideração, além de pontuações em relação ao nível de competência, o tempo e conhecimento empírico do profissional, considerando de extrema importância sua exposição e atuação efetiva em diferentes projetos. A abordagem corrobora com o modelo de entendimento da complexidade dos projetos que visa preparar o profissional a agir e decidir por conta em situações de diferentes naturezas, e não a seguir metodologias específicas que o deixem engessado e sem possibilidades de tomar medidas adaptativas. 5454 Em direção a possibilitar a avaliação dos elementos de competência, foram estabelecidos critérios com pontuações atribuídas para nortear a avaliação dos níveis. Esses critérios da taxonomia de competências são graduados em uma escala que vai de 0 a 10, sendo que 0 caracteriza a falta de experiência ou conhecimento e 10 o nível mais elevado, com conhecimento ou experiência considerado excepcional (IPMA, 2006). 4.1 Nível A Este é o nível mais elevado de certificação, em que é dada ênfase à gestão de realidades de alta complexidade, quando do gerenciamento de projetos concomitantes e múltiplos, em portfólios ou programas, além do gerenciamento do escritório de projetos. Demanda profundos conhecimentos e competências além de extensos anos de experiência. Quadro 1 – Requisitos para o nível A Fonte: adaptado de IPMA (2012, p. 53). 5555 55 A complexidade dos projetos serve de parâmetro para designar o nível do IPMA, um projeto complexo atende aos seguintes critérios: apresenta um número considerável de subsistemas ou subprojetos com elementos inter-relacionados; várias organizações ou unidades de uma mesma organização podem se beneficiar de um projeto ou prover recursos a este; há interdisciplinaridade; diferentes fases; e mais de 60% dos elementos de competência são aplicados (IPMA, 2012). 4.2 Nível B A complexidade do projeto não depende, necessariamente, da magnitude em termos de escopo, custos ou recursos, todos os critérios estão relacionados no gerenciamento de projetos de modo que o conteúdo em si pode torná-lo complexo e desafiador. Nesse sentido, muitas vezes, projetos complexos são gerenciados como projetos comuns, o que impede que a mera identificação da magnitude ou complexidade em relatórios seja suficiente para indicar o nível ou a natureza deles. O nível B designa o gerenciamento de projetos complexos e deve ser classificado mediante alguns critérios específicos. Dentre os requisitos para designação de um nível B de competência estão: o gerenciamento de grande número de interfaces ou subprojetos, muitas vezes geridos por subgerentes; relacionamento com subgerentes e grande número de envolvidos da mesma ou de diferentes organizações; há interdisciplinaridade; fases se sobrepõem ou subprojetos podem estar em fases distintas; a maioria dos elementos de competência é útil para aplicação nesse tipo de projeto (IPMA, 2012). 5656 Quadro 2 – Requisitos para o nível B Fonte: adaptado de IPMA (2012, p. 55). Note que a caracterização do nível depende da análise de evidências de conhecimento ou experiência no gerenciamento de projetos complexos. Atuação de gerentes seniores que interagem com profissionais de áreas ou unidades diferentes em situações ou magnitudes variadas. 4.3 Nível C No caso do nível C, o critério fundamental é o gerenciamento de projetos de complexidade limitada, o que pode ser entendido quando do gerenciamento de subprojetos decorrentes de projetos de maior complexidade (IPMA, 2012). Nesse caso, há necessidade do emprego de muitos elementos de competências dos três grupos para que seja possível realizar a gestão bem-sucedida do projeto. 5757 57 Quadro 3 – Requisitos para o nível C Fonte: adaptado de IPMA (212, p. 56). Nesse ponto, já há queda não apenas dos elementos de competências necessários ou do conhecimento em relação a eles, como também do tempo necessário de experiência na condução dos projetos. Vale ressaltar, no entanto, que independente da complexidade do projeto, todas as ações, os métodos e práticas ligadas ao gerenciamento devem ser reconhecidos e dominados pelo gerente. 4.4 Nível D Finalmente, o último nível da avaliação de competências é o nível D, que também pode ser considerado o primeiro se for analisado pela ordem de evolução no processo de conquista da certificação de excelência no gerenciamento de projetos. 5858 Quadro 4 – Requisitos para o nível D Fonte: adaptado de IPMA (212, p. 57). Neste nível, note que a experiência no gerenciamento de projetos pode ser um diferencial, mas não é obrigatória. A real avaliação pesa sobre o conhecimento referente aos elementos das competências do gerenciamento de projetos. Uma vez conquistado o nível C, significa que o profissional já está familiarizado com a metodologia e as práticas do IPMA, conhece os elementos e competências e tem muito a contribuir no gerenciamento de projetos. Conforme acresce anosde experiência, poderá buscar avanço no processo de certificação e nova certificação nos níveis mais elevados. ASSIMILE O processo de certificação do IPMA não é totalmente rígido, há etapas mandatórias, como provas e análises de currículo, e outras opcionais, como entrevistas e workshops de apresentação, especialmente para os níveis C e D (IPMA, 2006). 5959 59 Os diferentes níveis são avaliados segundo critérios anteriormente explicitados, mas há algumas atribuições ou etapas que divergem ou se fazem obrigatórias, dependendo da necessidade de comprovação dos atributos que irão caracterizar cada nível. Vide o Quadro 5, abaixo, em que estão representadas as etapas analisadas para a certificação. Quadro 5 – Atributos para certificação dos quatro níveis Fonte: adaptado de IPMA (212, p. 58). Concluindo, as competências designadas pelo IPMA para o gerenciamento de projetos devem ser reconhecidas em todos os níveis, assim como seus elementos. Ao definir, no entanto, sua experiência e aplicação como critérios de certificação, o IPMA assegura que o profissional comprove sua implementação em situações diversas. Nesse sentido, a certificação que o IPMA oferece se caracteriza como um modelo viável e bem estruturado, amplamente reconhecido como designação da carreira do gerente de projetos. 6060 TEORIA EM PRÁTICA A nova realidade de alta competição em que se inserem as empresas demanda que haja um direcionamento estratégico bem definido e adequado às condições do ambiente de negócios em que atuam. Para tanto, os projetos devem atingir seus objetivos e, neste ponto, a atuação de sua equipe é fundamental e deve ser coerente com o direcionamento que se pretende. Nesse sentido, há alguns critérios que devem ser observados e trabalhados visando o sucesso das equipes, dentre os quais estão: possibilidades de solução de problemas e conflitos; qualificação e experiência dos membros; manutenção da motivação; opções de liderança; sistemas de comunicação e trabalho em equipe. Um caso clássico de seleção de equipes ocorreu na empresa Google; estudos indicam que criar equipes com melhor relacionamento e que naturalmente se uniriam para trabalhar como parceiros de projeto pode ser um bom método para gerar maior produtividade e um ambiente mais criativo. No entanto, o processo não é simples, há que se verificar a sobreposição de competências, considerar os critérios acima descritos e gerar grupos homogêneos. A empresa, após amplo esforço, conseguiu mensurar evoluções nas equipes que demonstraram melhoras na segurança psicológica, maior confiabilidade, estrutura e clareza, senso de propósito e maior percepção da importância de seu trabalho. Imagine você como responsável por compor a equipe que irá desenvolver um novo projeto para melhoria da inserção de sua empresa no mercado. Pense nos critérios descritos e analise como procederia para buscar um ambiente com as melhorias apontadas pela Google. 6161 61 VERIFICAÇÃO DE LEITURA 1. A abordagem da IPMA, no que concerne ao gerenciamento de projetos, consistiu em definir grupos de competências e certificar seus profissionais. Acerca das competências, identifique a alternativa correta: a. As competências foram desenvolvidas para verificar o conhecimento tácito e explícito dos gerentes de projeto. b. O processo de certificação ocorre nas organizações mediante análise dos resultados dos projetos. c. As competências são elementos que compõem os conhecimentos do indivíduo acerca de projetos. d. São modelos com etapas bem definidas que devem ser testados ao longo dos projetos. e. Dependem de uma predisposição do profissional e não podem ser adquiridas. 2. Há diversas habilidades e comportamentos necessários ao gestor de projetos. Identifique a alternativa correta a respeito de tais habilidades e comportamentos: a. Todas as habilidades são bem detalhadas e independentes, não havendo relações entre elas. b. Cada elemento, composto pelas habilidades e competências, terá um peso na avaliação. c. O IPMA entende que os projetos demandam as mesmas questões e por isso são analisados da mesma maneira. 6262 d. Há mais elementos burocráticos, sendo que, tecnicamente, o enfoque é totalmente administrativo. e. Dependendo do elemento, há mais pesquisas e informações que o embasam, no entanto, todos têm o mesmo peso no modelo-base. 3. Há três grupos de competências, que podem ser denominadas: a. Gerenciais; administrativas; técnicas. b. Contextual; comportamental; técnicas. c. Gerencial; organizacional, econômica. d. Conceituais; técnicas; administrativas. e. Conceituais; administrativas; financeiras. Referências bibliográficas IPMA. Individual competence baseline: version 3.0. Genebra (Alemanha): International Project Management Association, 2006. IPMA. Individual competence baseline for project, program and portfolio management. 4. ed. Newtown Square: International Project Management Association, 2015. IPMA. National competence baseline: referencial brasileiro de competências. Versão 3.0. Newtown Square: International Project Management Association. Associação IPMA Brasil de Gerenciamento de Projetos, 2011. IPMA. Referencial de competências. International Project Management Association. 1. ed. Tradução Raphael de Oliveira Albergarias Lopes. Rio de Janeiro: Eduardo Linhares Qualharini, 2012. KERZNER, H. Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 10. ed. New Jersey: John Wiley& Sons, 2009. MAXIMIANO, A. Administração de projetos: como transformar ideias em resultados. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 6363 63 MAXIMIANO, A. Administração de projetos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2014. MICHAELIS. Dicionário online. Disponível em: https://michaelis.uol.com.br/ moderno-portugues/busca/portugues-brasileiro/compet%C3%AAncia/. Acesso em: 21 ago. 2019. Gabarito Questão 1 – Resposta A Entende-se que o referencial de competências, ao certificar, é a melhor forma de verificar e assegurar a implementação e o aproveitamento das dimensões do conhecimento tácito e explícito dos gerentes de projeto. Há uma evolução na certificação que depende do aprendizado e é analisada segundo uma série de parâmetros. Questão 2 – Resposta E Dependendo do elemento, há mais pesquisas e informações que o embasam, no entanto, todos têm o mesmo peso no modelo-base. Além do mais, a ênfase é dada ao conceito de projetos complexos, que significa uma visão ampla com elementos interdisciplinares e ao mesmo tempo independentes e interdependentes. Questão 3 – Resposta B Há três dimensões principais de competências, sendo que as competências técnicas são fundamentais à gestão de projetos; as competências comportamentais, por sua vez, ditam as habilidades e os comportamentos do gestor de projetos; e, finalmente, as competências contextuais se relacionam ao contexto dos projetos, ao relacionamento do gestor de projetos com demais gestores e sua inserção em organizações orientadas ao desenvolvimento de projetos. https://michaelis.uol.com.br/moderno-portugues/busca/portugues-brasileiro/compet%C3%AAncia/ https://michaelis.uol.com.br/moderno-portugues/busca/portugues-brasileiro/compet%C3%AAncia/ 646464 Elaboração e visão integrada de gestão de projetos Autora: Raquel C. S. Melillo Objetivos • Explicar o atual contexto da gestão de projetos. • Apresentar e descrever as principais variáveis que demandam a visão integrada da gestão de projetos. • Discorrer sobre como as variáveis afetam os projetos. 6565 65 1. O ambiente e contexto O processo de globalização, o advento de novas tecnologias e demais avanços constantes a que a sociedade atual está exposta elevam a complexidade do mercado e do mundo dos negócios (MAXIMIANO, 2002). Nesse cenário, surge um sistema de mercado de alta competitividade e constante necessidade da aplicação de novas metodologias, investimentos em aprimoramento de tecnologias, produtos e serviços, além de adaptação a mudanças.
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