AVALIAÇÃO POLÍTICAS-DE-ARQUIVO - FAVENI

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SUMÁRIO 
Sumário ............................................................................................................ 2 
1 POLÍTICAS DE ARQUIVO .......................................................................... 4 
1.1 Arquivamento de Documentos ............................................................. 4 
2 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FÍSICO X DIGITAL ....................... 6 
2.1 Autenticidade no arquivamento de documentos ................................... 6 
2.2 O ECM e o Arquivamento de documentos ........................................... 7 
3 BENEFÍCIOS DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 
CORRETO .................................................................................................................. 9 
3.1 5 Passos para fazer o Arquivamento Correto dos Documentos ......... 10 
4 GESTÃO DE DOCUMENTOS: POR QUE FAZER ARQUIVAMENTO 
DIGITAL E FÍSICO? .................................................................................................. 12 
4.1 Saiba a importância da organização de documentos ......................... 12 
4.2 Entenda a diferença de documentos físicos e digitais ........................ 13 
4.3 Dicas para o armazenamento digital de documentos ......................... 14 
4.4 Adote uma ferramenta que facilite seu trabalho ................................. 15 
5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO: ARMÁRIO, GAVETEIRO OU CREDENZA 
QUAL É A MELHOR? ............................................................................................... 16 
5.1 O arquivamento em armários ............................................................. 16 
5.2 O arquivamento em gaveteiros .......................................................... 17 
5.3 O arquivamento credenza .................................................................. 17 
5.4 Notas fiscais: por quanto tempo devo arquivar? ................................ 18 
6 COMO USAR A TECNOLOGIA PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS 
ESCOLARES ............................................................................................................ 20 
6.1 Os tipos de documentos sobre a vida escolar do aluno ..................... 21 
6.2 Documentos de guarda permanente .................................................. 21 
6.3 Documentos de guarda temporária .................................................... 21 
 
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6.4 Sobre o armazenamento dos documentos ......................................... 22 
6.5 Usando a tecnologia para arquivar documentos escolares ................ 22 
6.6 Como o sistema atua no armazenamento de documentos ................ 23 
7 BENEFÍCIOS DE ORGANIZAR OS DOCUMENTOS ONLINE ................. 23 
8 ARQUIVO JURÍDICO: SAIBA COMO UM SOFTWARE NA NUVEM 
FACILITA A ROTINA DO ADVOGADO ..................................................................... 24 
8.1 Cloud computing: a solução para o arquivamento jurídico ................. 25 
8.2 Segurança .......................................................................................... 26 
8.3 Software jurídico na nuvem ................................................................ 27 
9 ARQUIVAR DOCUMENTOS: 8 DICAS PARA SER MAIS EFICIENTE NO 
AMBIENTE EMPRESARIAL ...................................................................................... 27 
10 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA A DEFESA DOS DIREITOS 
HUMANOS 31 
10.1 Arquivos e direitos humanos ........................................................... 31 
11 POLÍTICAS DE MEMÓRIA E POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS ................ 33 
11.1 Arquivística transicional .................................................................. 35 
11.2 Arquivos Nacionais ......................................................................... 39 
11.3 Novos arquivos independentes ....................................................... 39 
12 CENTROS DE MEMÓRIA ..................................................................... 41 
13 O COMPROMISSO ÉTICO DOS ARQUIVISTAS .................................. 45 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................... 47 
 
 
 
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1 POLÍTICAS DE ARQUIVO 
1.1 Arquivamento de Documentos 
Toda empresa, não importa qual seja seu tamanho ou seu ramo, possui 
documentos. E eles são muitos! Todos nós já sofremos para achar aquele 
determinado documento, ou então não sabíamos como organizar e arquivar toda 
aquela papelada, não é verdade? 
Que dizer então do tempo que os documentos precisam ficar arquivados ou 
aquele medo básico de perder algum documento e precisar dele depois? É aí que vem 
a seguinte questão: Arquivamento de documentos: Ainda preciso me preocupar? 
Nesse mundo de negócios competitivo em que vivemos estar à frente é 
essencial. A cada dia que passa mais empresas estão surgindo, consequentemente 
mais concorrentes que estão afiados procurando crescer e nos derrubar. O que 
podemos fazer para que o arquivamento de documentos possa ser nosso aliado e não 
deixar que isso prejudique nosso negócio? 
Antes de tudo, precisamos entender que há dois tipos de arquivamento. O 
arquivamento de documentos físico e o digital. 
 Físico: Ainda é o meio mais comum de armazenar documentos. É separado um 
espaço físico para guardar todos os documentos, sejam em pastas, caixas, 
estantes, gavetas, entre outros. 
 Digital: Os documentos são armazenados em computadores ou servidores e 
podem ser divididos por pastas e subpastas de forma inteligente, gerenciando 
os dados e transformando os fluxos de trabalho manuais em soluções fáceis. 
Como fazer o arquivamento de documentos? 
Devemos nos lembrar de que a sobrecarga de documentos que qualquer 
empresa gera é uma coisa, mas a de informações é outra totalmente diferente. 
Sem sombra de dúvida, documentos indevidos são algo que quase todas as 
organizações querem eliminar. Já as informações, quanto mais, melhor. Isso serve 
para qualquer um que queira crescer profissionalmente e entrar no mercado com 
força. 
Porém, se essas informações contidas nos documentos estiverem em locais 
inapropriados, mal arquivadas ou desorganizadas de nada valem, visto que podem 
até mesmo desaparecer! 
 
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Fonte: arquivopublicors.files.wordpress.com 
Ninguém quer perder aquilo que levou dias, meses ou anos para produzir, por 
exemplo. Imagine então perder documentos extremamente importantes como 
contratos, informações confidenciais ou registros? 
Isso vale tanto para documentos físicos, quanto digitais. O mau arquivamento 
de documentos pode resultar em perda de tempo, retrabalho e até mesmo levar a um 
processo judicial. 
Portanto, devemos levar a isso a sério e reconhecer a importância deste 
trabalho. Se quiser mais informações de como arquivar seus documentos, sejam eles 
físicos ou digitais. 
 
Mas até quando devo fazer o arquivamento de documentos? 
 
Eis uma pergunta que não quer calar! Todos nós já tivemos o medo de jogar 
um documento fora e depois achar que vamos precisar dele. Por causa disso, 
acabamos deixando aquele documento guardado por anos, sejam em pastas físicas 
ou no computador. 
Isso acaba gerando um monte de “entulho” nas nossas salas ou acabando com 
a memória do nosso computador deixando ele lento. Sim, o tempo que devemos fazer 
o arquivamento de documentos já é definido. Cada documento tem uma vida útil pré-
estabelecida. 
 
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2 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FÍSICO X DIGITAL 
Depois de ter visto a diferença entre os dois, é hora de pensar qual deles mais 
se adequa a sua empresa. Alguns preferem continuar com o arquivamento de 
documentos físico, outros querem inovar e partem para o digital. Mas qual deles vale 
realmente a pena? 
Tanto os documentos físicos quanto os digitais, se organizados da maneira 
correta geram benefícios. Infelizmente com o tempo, a quantidade que uma empresa 
precisa armazenar seus documentos é absurda e acaba sendo necessário cada vez 
mais um espaço maior para guardar esses documentos e consequentemente custosindevidos. 
Com uma solução digital, isso não é necessário. Você não precisa gastar com 
espaço físico, pastas, móveis para guardar seus documentos. Tudo isso é feito no 
computador. Além desse tipo de arquivamento de documentos contribuir para a 
redução de gastos, você pode localizar seus documentos com mais facilidade e 
rapidez. 
2.1 Autenticidade no arquivamento de documentos 
Ao tratar de documentos digitais surge ainda outra pergunta que é palco de 
muitas dúvidas: A credibilidade dada a um documento físico é a mesma dada a um 
digital? Sim, mas existem alguns pontos a se tratar. Antes de tudo precisamos definir 
o que significa autenticidade. Autenticidade é quando um documento é merecedor de 
aceitação, ou seja, aquele documento é livre de qualquer tipo de corrupção ou 
alteração. Ele é autêntico. 
E o que é autenticação? É quando uma pessoa tanto física quanto jurídica que 
tem autoridade para fazer uma declaração, declara que a autenticidade de um 
documento. No caso de documentos físicos isso é mais fácil de fazer. Já no caso dos 
documentos digitais é preciso assinatura digital. 
A assinatura digital é um exemplo de autenticação, ela identifica quem emitiu o 
documento e mostra se ele é autêntico e livre de alterações. A autoria e a integridade 
podem apoiar a autenticidade de um documento digital. Se ficou com dúvidas e quer 
saber mais leia: “Perguntas frequentes sobre a certificação digital”. 
 
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Portanto, ao fazer o arquivamento de seus documentos tanto no âmbito físico, 
quanto no digital tenha certeza que eles são autênticos e tome as providências 
necessárias para que eles não tenham nenhum tipo de corrupção que pode resultar 
em processos legais. 
 
O que fazer agora? 
Depois de analisar sobre o arquivamento de documentos físico e digital pintou 
a dúvida do que fazer? Ou acha que o arquivamento de documentos físico já não se 
adequa a sua empresa? Não tem problema. Vale ressaltar que estamos em um 
mundo completamente competitivo, portanto ficar concentrado em procurar aquele 
documento ou perder documentos importantes não é uma opção. 
Agora, você deve estar se perguntando, mas como então posso fazer o 
arquivamento de documentos? Quem ou o que pode me auxiliar? 
Calma, não precisa ficar desesperado! Fazer o arquivamento de documentos 
não é um problema atual, é algo que há muito tempos as empresas têm de lidar. 
Porém, mais uma vez, a tecnologia entra para nos salvar e nos ajudar a superar os 
desafios. Como? 
2.2 O ECM e o Arquivamento de documentos 
O ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT) ou em português, “Gestão 
de Conteúdo Empresarial” pode ser de grande ajuda. Mas o que ele faz? O ECM é 
um conjunto de ferramentas e estratégias que nos auxiliam a gerenciar armazenar, 
preservar e distribuir todos os documentos ou o conteúdo existente em nossa 
empresa. 
Hoje em dia a gestão de documentos se tornou parte vital dos processos das 
organizações, visto que tudo gera documento. E eles não param… São faturas 
geradas pelos setores de contas a pagar e receber, registros de todo tipo, papéis 
assinados, contratos, recibos, currículos, documentos de clientes, funcionários. Ufa! 
Parece até que não acaba mais… Mas com o auxílio de um ECM podemos fazer o 
arquivamento de documentos de forma rápida, fácil, segura e sustentável. Chega 
daquele monte de papelada! 
Um sistema de ECM pode nos ajudar a fazer uma coleta de forma sistemática 
e sequencial de todo tipo informação. Como vimos o ECM não é apenas uma 
 
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ferramenta ou uma tecnologia, mas envolve todo um conjunto de estratégias e 
ferramentas que juntas dinamicamente conseguem fazer toda a gestão de 
documentos que precisamos. 
Em qualquer negócio ao fazer o arquivamento de documentos nos 
preocupamos com a forma que os documentos são organizados e por quem eles 
passam; tanto ao fazer o armazenamento deles quanto á quem terá acesso a eles 
depois. Nos métodos tradicionais esse processo é feito por colocar os documentos 
em uma pasta ou caixa, classificar, enumerar e guardar. 
Depois, normalmente esses documentos ficam guardados em uma sala física. 
É preciso se preocupar com um bom sistema de segurança neste caso, visto que se 
qualquer pessoa tiver acesso a eles, há o perigo de ter o vazamento de informações 
indevidas ou até mesmo a perda de documentos. 
Com um ECM isso é difícil de acontecer, as complicações baseadas em 
guardar e etiquetar todos os documentos são reduzidas ou eliminadas. À medida que 
for surgindo à necessidade de ter o arquivamento de documentos importantes, eles 
vão sendo armazenados de forma sistemática com uma fácil organização e podem 
ser facilmente pesquisados quando necessário. 
Além disso, é um processo muito mais seguro, visto que você pode monitorar 
todas as pessoas que tiveram acesso a um determinado arquivo. Pode também 
controlar qual nível de acesso os funcionários podem ter, fazendo com que eles 
possam acessar todo o documento ou somente partes dele, caso necessário. 
Até agora falamos sobre a classificação, a organização e a segurança com 
respeito ao arquivamento de documentos. Acha que acabou? Ainda tem mais… 
Quem nunca quando chegou o final do ano resolveu dar uma limpa” nos 
documentos que achava que não eram mais necessários? Ou convocou aquele 
mutirão para analisar o que pode ou não ser jogado fora? Dá um mega trabalho não 
é verdade? Isso sem contar na demora. Com a solução adequada do ECM esses dias 
passaram. Podemos gerenciar o arquivamento de documentos e definir seu ciclo de 
vida. 
Digitalização – o que fazer como meus documentos impressos já arquivados 
Talvez você tenha decidido agora fazer o uso do arquivamento de documentos 
digital, fazer isso com os novos documentos é fácil, mas o que fazer com aqueles 
documentos que eu já possuo? 
 
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Simples, use a digitalização. Você poderá com a digitalização reunir todos os 
documentos importantes que precisa e passa-los para o formato digital. Pode usar, 
por exemplo, a chamada captura inteligente. Esse tipo de tecnologia pode fazer com 
que o seu arquivamento de documentos fique muito mais fácil. 
É só colocar o documento que quer digitalizar e o equipamento faz todo o 
trabalho, enviando o documento de forma rápida e segura para um lugar previamente 
definido e passando assim pela solução completa do ECM. Ao fazer isso poderá 
gerenciar e armazenar documentos novos e antigos facilmente diretamente de sua 
rede ou de aplicações. 
Com o ECM você tem controle e pode gerenciar as informações durante seu 
ciclo de vida e melhorar a produtividade da sua organização. Todo o tempo em que 
um documento deve ser armazenado desde a entrada até a sua destruição é 
previamente definido. 
Como vimos, as soluções de ECM e o suporte dado a elas são muitos. Cabe a 
nós, analisarmos se essa é a opção certa para o nosso negócio. 
3 BENEFÍCIOS DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS CORRETO 
Para uma empresa que está apenas tentando ficar à frente dos concorrentes 
no mercado, a lentidão, a dificuldade de classificar e recuperar os arquivos, o 
retrabalho e as informações perdidas e duplicadas presente em todo o processo de 
arquivamento de documentos é imprescindível. 
Tudo isso reduz a produtividade, gasta tempo, dinheiro, sem contar no estresse 
que dá não é verdade? Mas com o uso da tecnologia podemos estar à frente. 
O uso do documento digital traz muitos benefícios. Ajuda na sustentabilidade, 
visto que reduz o uso do papel, economiza tempo que pode ser usado em ações mais 
importantes, evita o trabalho duplicado e é mais rápido, eficiente e seguro.1 
 
 
1 Extraído do link: blog.edocx.com.br 
 
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Fonte:www.taugor.com.br 
3.1 5 Passos para fazer o Arquivamento Correto dos Documentos 
Na rotina de qualquer empresa é impossível que não sejam armazenados uma 
quantidade considerável de papéis. Nesse sentido, é imprescindível que haja o 
arquivamento correto dosdocumentos. 
 Para realizar esse arquivamento é importante que seja feita uma separação do 
que é realmente necessário guardar e do que pode ser eliminado. Existem muitas 
maneiras de arquivar os documentos, como por exemplo, em caixas, gavetas ou 
armários. 
De todas as formas, o mais importante é que seja colocada sempre uma 
identificação no local onde será armazenada essa papelada para facilitar a 
manipulação desses documentos pelos os seus usuários. 
Se o seu escritório está sempre em constante bagunça e você nunca encontra 
o papel que precisa no momento certo, confira neste artigo como fazer o arquivamento 
correto dos documentos. 
 
Passo 1 – Tenha um local específico para arquivamento 
 
Para fazer o arquivamento correto dos documentos, ter um local especialmente 
separado para colocar os seus arquivos é essencial. Destine um espaço físico dentro 
 
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da sua empresa para colocar essa papelada. Isso evitará que documentos se percam 
e ampliará o espaço do local de trabalho quando forem removidos os volumes que 
ficam nesse local. 
Escolha um lugar seguro e de fácil acesso para as pessoas que precisarão 
eventualmente ter acesso a esses documentos. Caso sua empresa seja pequena e 
não haja um local sobrando para depositar esses documentos, procure por empresas 
especializadas em gestão de documentos que poderão fazer essa guarda para você. 
 
Passo 2 – Classifique os documentos 
 
Realizar a classificação dos documentos nada mais é do que separá-los por 
departamentos, assuntos e segmentos. Este é o ponto chave para fazer o 
arquivamento correto dos documentos e faz total diferença para quem precisa 
consultar alguma informação. Além disso, dentro da classificação é importante criar 
codificações para manter os papéis em ordem numérica e alfabética. 
 
Passo 3 – Crie uma tabela de temporalidade 
 
Para quem não sabe, muitas empresas utilizam uma tabela de temporalidade 
para determinar o prazo correto de guarda de cada tipo de documento. Essa prática 
evita que documentos essenciais sejam jogados fora junto com outros papéis que não 
são mais necessários. 
 
Passo 4 – Digitalize os documentos que puder 
 
É praticamente impossível conhecer alguém que nunca tenha perdido um 
documento importante. A perda de papéis importantes pode ser muito prejudicial para 
as empresas, visto que existem leis que condenam instituições que se negam a 
fornecer determinados documentos, como uma nota fiscal, por exemplo. 
Por essa razão é altamente recomendado que seja feita a digitalização dos 
documentos físicos para resguardar a empresa de possíveis danos. Hoje, estão 
disponíveis aos usuários diversas opções como armazenamento em nuvem, 
microfilmagem, entre outras que atendem essa demanda. 
 
 
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Passo 5 – Cuide dos documentos 
 
Depois de realizar o arquivamento correto dos documentos no local escolhido, 
não deixe que eles fiquem sem cuidado. De tempos em tempos, faça uma limpeza 
nas pastas e armários e sempre fique atento ao prazo de guarda de cada um. Assim 
você poderá eliminar os papéis que já não são necessários e importar novos no lugar 
destes.2 
4 GESTÃO DE DOCUMENTOS: POR QUE FAZER ARQUIVAMENTO DIGITAL E 
FÍSICO? 
Seja numa empresa privada ou no serviço público, realizar a gestão de 
documentos de maneira eficiente ainda é um desafio que está longe de ser feito de 
maneira realmente satisfatória. Tudo depende da estrutura do local, da capacidade 
dos envolvidos no processo e, principalmente, dos recursos tecnológicos disponíveis. 
As velhas salas de arquivo morto, empoeiradas e com caixas empilhadas para 
todos os lados não são bonitas, não oferecem nenhuma segurança e devem entrar 
em desuso o mais breve possível — pois o armazenamento ineficiente, além de 
dificultar a busca por informações, pode gerar um gasto altíssimo com multas e 
processos, principalmente quando se trata do setor público. 
Hoje você aprenderá mais sobre a importância de otimizar a gestão física e 
digital dos seus documentos, oferecendo transparência e facilitando seu 
armazenamento e acesso, quando necessário. 
4.1 Saiba a importância da organização de documentos 
Organizar documentos é uma demanda obrigatória para garantir a boa gestão 
de uma empresa ou serviço público. Eles são responsáveis por oferecer suporte para 
tomada de decisões e comprovam todas as ações realizadas pelos setores 
administrativos. 
Por isso, é preciso armazenar de maneira eficiente todo tipo de documento — 
como notas fiscais, contratos, contas pagas ou até mesmo projetos de engenharia. 
 
2 Extraído do link: www.riotron.com.br 
 
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Tudo deve estar no lugar certo e é preciso garantir que seu acesso será rápido e fácil 
quando for necessário. 
Em casos que o processo de arquivamento não é feito da maneira correta, 
perde-se muito tempo procurando esses documentos — e nós sabemos bem que o 
tempo é um ativo valioso, não é mesmo? 
Uma má gestão de seu acervo pode também resultar na perda de recursos 
financeiros importantes — um Convênio Federal, por exemplo — e até em um 
processo por improbidade administrativa, quando falamos do setor público. 
4.2 Entenda a diferença de documentos físicos e digitais 
A diferença entre os documentos físicos e digitais é bem simples. Os físicos 
são, geralmente, impressos em papel e são armazenados em caixas ou pastas com 
identificação, além de serem organizados em uma ordem determinada pelo gestor do 
departamento. 
Já os digitais são arquivos que ficam armazenados no disco rígido do 
computador, dentro de diretórios ou bancos de dados. 
Confira agora algumas dicas que vão lhe ajudar a repensar seus métodos de 
gerir seus documentos físicos e digitais: 
Dicas para a organização física de seus documentos 
O primeiro passo para uma boa gestão é organizar seus documentos físicos de 
uma maneira que facilite sua consulta. Para isso, é preciso deixar a preguiça de lado, 
abrir suas caixas e colocar a mão na massa. 
Primeiramente, defina um local específico para alocar todo material, de acordo 
com o volume de informações que precisa arquivar. Esse espaço precisa ser limpo 
constantemente, ser arejado, possuir iluminação e mobiliário específico para o 
armazenamento de documentos, com a possibilidade de organização lógica e que 
facilite a busca. 
Posteriormente, determine regras de armazenagem em seus armários e 
prateleiras de acordo com os tipos de documentos, como assuntos, tipos, períodos 
etc. Posicione nos locais mais acessíveis os que forem mais importantes e precisam 
ser manuseados constantemente. 
Com o local pronto para receber os volumes de arquivos, utilize uma tabela — 
de preferência, eletrônica — como índice para anotar informações como localização, 
 
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dados relativos ao conteúdo da caixa ou pasta, data do arquivamento e o responsável 
por arquivar os documentos. 
Nem todo documento precisa ser armazenado eternamente. A maioria deles 
tem um prazo de validade e pode ser descartado com o passar do tempo. Pesquise 
sobre o assunto e inclua a data de vencimento na tabela índice de seu arquivo físico 
— já que poderá liberar espaço para novas inclusões. 
Com tudo organizado, catalogado e registrado, é hora do segundo e mais 
importante passo: a digitalização dos documentos, afinal, um acidente é capaz de 
arruinar todo o histórico de empresa ou órgão público — e você não vai correr esse 
risco, vai? 
4.3 Dicas para o armazenamento digital de documentos 
Já falamos que armazenamento digital de documentos consiste em transformar 
sua cópia física em eletrônica, a fim de seja guardada em discos rígidos de 
computadores locais ou servidores na nuvem. Portanto, agora é hora de realmente 
realizar o processo. 
Existem empresas especializadas nesse processo, com softwares específicos 
para tornar a tarefa mais eficiente e confiável. Porém, se você ainda não dispõe de 
recursos financeiros para isso, um equipamentode digitalização simples será de 
grande ajuda. 
Repita o mesmo modo que organizou seu arquivo físico em seu computador — 
criando pastas e subpastas organizadas para receber os documentos eletrônicos. 
Seguindo a ordem de sua tabela índice, digitalize cada documento e defina uma 
nomenclatura de fácil entendimento para cada arquivo. 
É um processo complexo, mas no final todo esse esforço será válido. Além 
disso, se essa tarefa for realizada constantemente, o trabalho ficará bem mais simples 
de se realizar no futuro. 
Atualmente, já temos diversos documentos que são enviados de maneira 
virtual, como a Nota Fiscal Eletrônica, boletos bancários, contas de energia elétrica 
etc. — e armazená-los está bem mais fácil agora do que antigamente. 
 
 
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Fonte:www.pauta-assessoria.com 
4.4 Adote uma ferramenta que facilite seu trabalho 
As informações anteriores são úteis para começar a pensar sua organização 
de documentos, contudo, ainda está longe de ser a maneira ideal. Tendo em vista que 
as demandas internas têm se mostrado cada vez maiores, a adoção de uma 
ferramenta de gestão se torna a única alternativa realmente eficiente. 
Um software de gestão administrativa é capaz de organizar todos os 
documentos digitais de uma empresa ou departamento, armazenando dados e 
arquivos de maneira intuitiva e rápida. Ele oferece diversos recursos que auxiliam na 
tomada de decisões, como gráficos, relatórios e integração com outros setores. 
Tudo fica centralizado em uma base de dados robusta, sendo possível 
recuperar, rapidamente, qualquer tipo de informação com uma simples busca — e um 
documento que demoraria minutos ou até horas para ser encontrado, estará ao seu 
alcance com apenas um clique. 
No meio empresarial, o uso de recursos de armazenamento via software de 
gestão já é realidade há muito tempo. Já no serviço público há um aumento 
significativo de sua adoção nas esferas Municipais, Estaduais e Federais. 
Entender mais sobre a gestão de documentos lhe trará inúmeros benefícios em 
curto e longo prazo, principalmente se isso ocorrer com o auxílio de uma ferramenta 
 
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de gestão eficiente. Lembre-se de que esse processo é contínuo e deve ser realizado 
com muita atenção, independentemente de quais métodos sejam adotados.3 
5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO: ARMÁRIO, GAVETEIRO OU CREDENZA QUAL 
É A MELHOR? 
Profissionais de diferentes áreas precisam arquivar documentos e devem optar 
pelo tipo de arquivamento ideal. Existem diferentes métodos para arquivar 
documentos (horizontal vertical, suspenso). 
Em relação a esse assunto, devem-se considerar também os tipos de 
arquivamento. Ou seja, os tipos de mobiliário usados para guardar os documentos. 
Armários, gaveteiros ou credenza? Qual desses tipos é o melhor? Qual você usa em 
seu escritório? 
5.1 O arquivamento em armários 
Os armários são móveis com portas e prateleiras internas. Possuem diferentes 
tamanhos e alguns modelos podem não apresentar portas. 
Modernamente, entre os tipos de arquivamento, destaca-se o arquivamento 
deslizante. O arquivamento deslizante é aquele composto por um armário que desliza 
através de trilhos, necessitando somente de um corredor e facilitando a acessibilidade 
aos documentos. 
Em geral, adota-se, nos armários, a organização dos arquivos no modelo 
horizontal (arquivos deitados), ou seja, os documentos são colocados uns sobre os 
outros. 
Quanto ao material, podem ser de madeira ou metal, como o aço inox, que não 
enferruja, é durável e resistente. Também podem apresentar vidro em sua 
composição, permitindo a visualização do ambiente interno. 
 
3 Extraído do link: blog.tectrilha.com.br 
 
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5.2 O arquivamento em gaveteiros 
Os tipos de arquivamento incluem também os gaveteiros, ou seja, os móveis 
com grandes gavetas. Os gaveteiros também podem ser metálicos ou em madeira. 
Em geral, usa-se a metodologia vertical (arquivos em pé), ou seja, os documentos são 
dispostos uns atrás dos outros. 
O arquivamento vertical permite mais agilidade e eficiência na consulta dos 
documentos. Não há necessidade de manipular, nem de remover os arquivos. Essa é 
uma vantagem para otimizar as operações e contribuem para maior preservação do 
material. Os gaveteiros também podem apresentar diferentes dimensões. 
5.3 O arquivamento credenza 
Trata-se do mais moderno dos tipos de arquivamento, caracterizando-se por 
ser um balcão, geralmente longo, composto somente por portas ou gavetas ou por 
ambas. Como as gavetas do credenza costumam ser mais largas que as dos 
gaveteiros, adota-se, na maioria das vezes, a organização horizontal. 
A linha credenza foi desenhada para uso universal e apresenta compatibilidade 
com sistemas de painéis divisórios e com mobiliário autoportante, como em 
plataformas de trabalho constituídas por escrivaninhas, em áreas de reuniões e em 
gabinetes executivos. 
Em geral, o arquivamento credenza é confeccionado em madeira, podendo ou 
não apresentar vidro. 
Os tipos de arquivamento: qual escolher? 
A escolha entre os tipos de arquivamento vai depender de suas necessidades 
e também de suas preferências. Para espaços menores, o ideal é optar por armários 
que não sejam muito largos ou comprar gaveteiros. O arquivamento credenza também 
é prático, pois sendo um balcão pode ser integrado a outros móveis. 
Quando se fala que, “em regra” ou “geralmente”, um determinado tipo de 
arquivamento é usado de uma forma específica, não quer dizer que esse uso seja 
obrigatório, mas é o mais comum e o mais recomendado. 
Assim, apesar de nos armários os arquivos serem dispostos geralmente na 
forma horizontal, pode-se organizá-los na forma vertical (dentro de pastas 
 
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organizadoras, por exemplo). Ainda é possível usar a organização vertical no 
arquivamento credenza. 
Existem armários com gavetas plásticas internas ou gavetas na parte 
inferior/superior. 
O arquivamento suspenso pode ser aplicado tanto em armários quanto nos 
gaveteiros e no tipo credenza — os arquivos ficam suspensos por varetas que correm 
sobre trilhos metálicos. 
A tendência moderna é mesclar os tipos de arquivamento, de modo que o 
usuário possa ter mais de uma modalidade em um único móvel. 
Considere, portanto, o espaço disponível em seu escritório, a quantidade de 
arquivos que possui (papeis, mídias digitais e outros) e as necessidades que eles 
apresentam, o custo-benefício do produto (preço relacionado à praticidade oferecida, 
à durabilidade do material e a outros pontos).4 
5.4 Notas fiscais: por quanto tempo devo arquivar? 
Uma das grandes dúvidas dos empreendedores é: por quanto tempo preciso 
arquivar as Notas Fiscais e outros documentos contábeis? 
Quem já teve a curiosidade de visitar o arquivo do setor contábil de uma 
empresa, muito provavelmente se deparou com uma imensidão de caixas etiquetadas 
de A a Z, de 1 ao infinito. A verdade é que nestas pastas estão armazenados diversos 
tipos de documentos que comprovam e registram o histórico de atividades de uma 
empresa. 
Independente do porte do empreendimento, a empresa tem a obrigação de 
preservar e arquivar determinados documentos por um período definido pela 
legislação. Este período pode variar entre 3 a 30 anos, de acordo com o documento. 
 
Como armazenar as notas fiscais? 
 
A Nota Fiscal é um documento que comprova a origem da receita de uma 
empresa. Legalmente tanto as Notas quanto os Recibos devem ser arquivados por 5 
anos. 
 
4 Extraído do link: projetopromov.com.br 
 
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Fonte: www.xmlspc.com.br 
O arquivamento das notas fiscais e recibos físicos (impressos) pode ser feito 
em pastas e caixas, desde que devidamente etiquetadas por período de mês e ano. 
Mas, vale lembrar que, dependendo do tipo de impressão e papel, há o risco 
de o documento se tornar ilegível com o passar do tempo. Por isso, uma boa solução 
é a digitalização. 
Paraas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) deverá ser feito o armazenamento do 
arquivo XML – assinado digitalmente e com a autorização de uso. 
Seja para as notas digitalizadas ou para as NF-e, deve-se ter o mesmo critério 
de catalogação e o cuidado para definir em quais mídias serão salvas – CD, DVD, 
Disco Rígido, Fita Magnética ou, até mesmo, pen drive. 
Ainda vale lembrar que até mesmo esses tipos de mídias estão sujeitos a danos 
físicos. Dessa forma, é recomendável que, para cada unidade seja feita também uma 
cópia de segurança. 
Por isso, um dos métodos considerados mais seguros é o arquivamento em 
nuvem, que pode ser feito até mesmo numa conta de e-mail ou através de um serviço 
de hospedagem. 
 
 
20 
Para quê armazenar as notas fiscais? 
O armazenamento das Notas é feito como medida de segurança para as 
empresas e para a Receita Federal. Nesse período entidades tributárias e fiscais 
podem solicitar a conferência para comprovar alguma inconsistência de informação, 
algum erro ou reclamação. Assim, a empresa precisa ter o documento em mãos. 
Nesse prazo de 5 anos, a empresa também pode receber algum tipo de 
cobrança, como de imposto de renda por exemplo, e apenas a nota poderá comprovar 
que em determinado período fez a emissão do documento com o valor e que os 
impostos correspondentes foram retidos e pagos. 
 
Segurança para arquivamento digital das notas fiscais 
 
O arquivamento dos documentos em nuvem é considerado hoje como uma das 
formas mais seguras para as empresas. 
Esse tipo de arquivamento facilita a gestão dos documentos e permite que a 
empresa possa acessá-lo a qualquer momento que precisar. 
No entanto, o mais importante é que evita riscos de perdas, seja dos 
documentos físicos ou de mídias em que os documentos foram salvos. 
Isso porque, para oferecer esse tipo de serviço a contabilidade precisa contar 
com servidores e sistemas que garantam o backup dos arquivos para os clientes e 
que, principalmente, atendem aos mais rígidos padrões de segurança.5 
6 COMO USAR A TECNOLOGIA PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS 
ESCOLARES 
Os documentos sobre a vida escolar do aluno são fundamentais para que ele 
consiga dar continuidade aos estudos e ingressar em um curso superior. Afinal, cada 
um deles possui sua própria utilidade, e a importância não se restringe apenas aos 
estudantes, sendo os registros também relevantes para as escolas. Para gerenciar da 
melhor forma toda essa documentação, falaremos do uso da tecnologia para arquivar 
documentos escolares. 
 
5 Extraído do link: blog.sejakino.com.br 
 
21 
Alunos e ex-alunos recorrem frequentemente às instituições onde estudaram 
para solicitar o histórico escolar, por exemplo, que pode ser utilizado para consulta ou 
como apoio a um futuro planejamento. 
No total, há 13 documentos. Eles são classificados entre os de guarda 
permanente e temporária. Saiba quais são eles e a melhor maneira de armazená-los 
usando a tecnologia para arquivar documentos escolares! 
6.1 Os tipos de documentos sobre a vida escolar do aluno 
Não há uma legislação nacional que estabeleça o tempo exato pelo qual tais 
registros devem ficar guardados em posse da escola. Trata-se da responsabilidade 
da instituição gerenciar esses documentos. 
6.2 Documentos de guarda permanente 
Documentos de guarda permanente devem ser arquivados por, no mínimo, 50 
anos. Isso se deve ao fato de muitas pessoas iniciarem sua vida acadêmica já adultos, 
por volta dos 40 anos. Veja: 
 
 Matriz Curricular e exemplar de cada alteração; 
 Livro de visitas de Autoridades Educacionais; 
 Registro de Diplomas e Certificados; 
 Registro de Avaliações Finais; 
 Registro de Matrículas; 
 Autorização de funcionamento da escola; 
 Publicação em diário oficial dos atos da escola; 
 Atas em geral. 
6.3 Documentos de guarda temporária 
Esses documentos devem ser guardados por 5 anos, tempo de duração do 
contrato ou, ainda, pelos prazos estipulados nas regulamentações. Antes do descarte, 
 
22 
é importante que seja feita uma ata constando os dados principais desses 
documentos. São eles: 
 
 Regimento Interno; 
 Diário de Classe; 
 Plano Escolar; 
 Calendário Escolar; 
 Guias, atestados e declarações em geral. 
6.4 Sobre o armazenamento dos documentos 
No tópico anterior, vimos que não existe uma lei nacional que estabeleça o 
tempo de guarda de um documento. Contudo, a lei de número 8.159 de 1991 indica, 
no artigo 25: 
“Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da 
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e social. ” 
Ou seja, caso a pessoa faça a solicitação dos registros em seu nome e a escola 
não esteja com eles, poderá ser penalizada. 
Então, qual a melhor forma de armazenar os documentos sobre a vida escolar 
do aluno? Para que a papelada seja armazenada por tempo indeterminado e de 
maneira segura, apresentamos uma solução bem simples: a tecnologia! Sim, a 
tecnologia para arquivar documentos escolares. 
6.5 Usando a tecnologia para arquivar documentos escolares 
Uma instituição de ensino não é feita de apenas uma matrícula ou um bimestre. 
São centenas de matrículas todos os anos, centenas de alunos formados e toda a 
documentação burocrática referente a estes processos e à escola. 
É preciso espaço para tantos papéis e ainda se prevenir das ações do tempo 
ou de adversidades como incêndios, enchentes e até mesmo traças. 
Utilizar um sistema online de gestão escolar é a maneira mais eficiente de 
guardar documentos de forma segura e organizada. Fazer uso dessa ferramenta 
 
23 
otimiza todos os procedimentos realizados pela secretaria da escola, setor 
responsável pelo registro e atualização dos documentos que tornam as informações 
e processos escolares regularizados perante a lei. Por isso falamos do uso da 
tecnologia para arquivar documentos escolares. 
6.6 Como o sistema atua no armazenamento de documentos 
No início deste artigo, relacionamos os documentos sobre a vida escolar do 
aluno que devem ser guardados pela instituição. Veja agora como a solução online de 
gestão escolar pode atuar em relação a alguns desses registros: 
Registro de Matrículas: as matrículas são realizadas em um ambiente online, 
de acordo com o número de vagas ofertados. A rematrícula pode ser solicitada 
diretamente pelo responsável pelo aluno. 
 Histórico Escolar e Registro de Avaliações Finais: permite ser elaborado em 
ambiente simplificado online junto à ferramenta de boletim online. 
 Calendário Escolar: permite ser elaborado e gerenciado online. 
 Diário de Classe: o professor lança notas e faltas em sistema integrado da 
escola. 
Esses processos, aliados a outras funcionalidades, permitem gerar 
automaticamente o relatório de cada aluno, informando ficha individual, histórico, atas, 
declarações, notas, atestados de conclusão, comprovante de matrícula e presença, 
entre outros. 
A facilidade, com certeza, auxiliará a instituição de ensino a cumprir os prazos 
de entrega de documentos, além de manter a transparência acerca dos documentos 
sobre a vida escolar do aluno. 
7 BENEFÍCIOS DE ORGANIZAR OS DOCUMENTOS ONLINE 
Utilizar um sistema online de gestão escolar traz mais benefícios do que apenas 
gerar relatórios com facilidade e guardar documentos de forma segura. Uma 
instituição de ensino organizada torna-se referência em sua localidade, uma vez que 
os serviços são realizados com agilidade e eficiência. 
 
24 
Facilitando o trabalho da secretaria, professores e equipe pedagógica, a 
diretoria da escola garante meios para um alto nível de produtividade. 
Consequentemente, esses profissionais prestam um melhor serviço aos pais e 
estudantes, impactando de maneira positiva a imagem do colégio. 
Os relatórios gerados significam mais que um punhado de informações sobre 
o solicitante:são uma maneira segura da escola ter um controle geral sobre tudo o 
que ocorre, permitindo acompanhar o perfil dos seus alunos e o desempenho dos 
docentes. 
A economia de papel também não pode ser esquecida. Escolas que usam a 
tecnologia para arquivar documentos escolares e que automatizam seus arquivos 
garantem uma economia considerável de papel e impressão. Pode parecer que não, 
mas, se você controlar esse tipo de gasto, descobrirá que pode poupar muito dos seus 
recursos ao final do mês, fazendo melhores investimentos com esse dinheiro. . 
Além disso, quanto mais anos sua instituição de ensino tiver, mais papéis serão 
acumulados. E esse número é proporcional à quantidade de alunos. Some a isso 
todos os registros das mudanças e inovações no planejamento pedagógico da sua 
escola. 
Certamente, não existiria um espaço físico que abrigasse tantos documentos, 
o que torna a administração por meio online uma forma eficaz a curto, médio e longo 
prazos!6 
8 ARQUIVO JURÍDICO: SAIBA COMO UM SOFTWARE NA NUVEM FACILITA A 
ROTINA DO ADVOGADO 
Durante muito tempo, digitalizar documentos e armazená-los em softwares 
internos foi a solução encontrada pela maioria dos escritórios de advocacia para o 
arquivamento jurídico. Hoje em dia, ter acesso a peças processuais, andamentos e 
documentos de clientes em um ambiente digital significa agilidade. Por isso é que a 
digitalização como base para o arquivamento jurídico é cada vez mais adotada, 
sobretudo com no software jurídico na nuvem. 
 
 
6 Extraído do link: https://www.proesc.com/blog/tecnologia-para-arquivar-documentos-
escolares/ 
 
25 
Fonte:p3edge.com 
Por outro lado, assim como ocorre no ambiente físico, armazenar documentos 
digitais não significa necessariamente organizá-los. Você concorda? Além disso, 
softwares e hardwares também possuem limites no que se refere à capacidade de 
armazenamento. 
Mas já que os escritórios acumulam cada vez mais documentos digitais, como 
armazenar e gerenciar tanta informação? E, mais do que isso, como contar com um 
sistema de arquivamento jurídico que seja funcional, organizado e seguro para uma 
grande base de dados? Parece um grande desafio. Mas a resposta é simples: a 
computação na nuvem vem se mostrando uma ótima ferramenta. 
Para saber como funciona um software jurídico na nuvem e como essa solução 
tecnológica proporciona facilidades para o advogado, continue a leitura! 
8.1 Cloud computing: a solução para o arquivamento jurídico 
Para começar, vamos falar de cloud computing, ou computação na nuvem. 
Nada mais é que um sistema de armazenamento de dados independente de 
hardwares e softwares. Ou seja, todos os documentos podem ser guardados e 
organizados sem a necessidade de adquirir ou instalar programas. É na própria nuvem 
que o advogado pode armazenar todos os documentos do escritório e acessá-los sem 
complicações. 
 
26 
A grande vantagem desse sistema quando comparado aos tradicionais é que a 
nuvem possibilita o acesso remoto de dados. Isso significa que eles são acessíveis 
de qualquer lugar, tendo como única regra de acesso a existência de sinal de internet. 
Em relação ao custo-benefício, a computação na nuvem também sai na frente. 
Esta modalidade conta com uma capacidade de armazenamento bastante superior 
quando comparada às tradicionais. Além disso, de forma geral possuem um custo 
menor e a permitem a customização dos espaços. 
É por essas e outras razões – que iremos apresentar abaixo – que essa solução 
vem sendo cada vez mais adotada por advogados. 
8.2 Segurança 
Embora a computação na nuvem seja uma alternativa com ótimo custo-
benefício para o arquivamento jurídico, muitos advogados ainda possuem certa 
desconfiança. Constatamos que uma das principais dúvidas é em relação à segurança 
de seus dados, muitas vezes sigilosos. 
Porém, não há razão para preocupações. Primeiro, porque a segurança é de 
responsabilidade da empresa que gerencia os dados na nuvem. Isso faz com que o 
cuidado seja bastante grande, especialmente porque são empresas grandes, de 
renome, e que tomam conta de dados de terceiros. 
Além disso, existem diferentes tipos de nuvens que possibilitam diversos graus 
de segurança. Hoje, apenas para se ter uma ideia, existe a nuvem pública, a privada 
e a híbrida. 
Na nuvem pública, os dados são armazenados de forma única e a empresa que 
gerencia oferece serviços diferentes para o processamento de dados. Já na nuvem 
privada, é possível que somente o seu escritório armazene seus dados ali. Já o 
sistema híbrido é um misto dos dois sistemas. 
O sistema mais seguro costuma ser a nuvem privada. Porém, seu custo pode 
ser muito alto para alguns escritórios. Para solucionar essa questão, a melhor opção 
é o uso de um software jurídico na nuvem, oferecem planos para os mais diferentes 
tipos de escritórios e advogados autônomos. 
 
27 
8.3 Software jurídico na nuvem 
Se a nuvem permite o armazenamento de dados, por que não armazenar 
também um software jurídico? A união das duas tecnologias garante segurança dos 
dados e mobilidade, proporcionando uma solução ideal para arquivamento jurídico. É 
assim que um software jurídico na nuvem se torna capaz de aprimorar o seu sistema 
de gestão de forma completa. 
Os softwares jurídicos são ferramentas de organização que estabelecem 
processos internos. Dessa forma, ajudam o advogado a sistematizar seu dia a dia com 
muito mais agilidade e facilidade. Além disso, permite gerir de forma integrada seus 
prazos, custos e mais. 
Se você leu até aqui e acha que o escritório se encontra amontoado de papeis 
e mal sabe como iniciar seu dia, temos uma notícia… Você precisa urgentemente de 
um software jurídico. Nossa dica é que você faça um teste e confira os benefícios que 
esta funcionalidade aliada à tecnologia do armazenamento na nuvem pode te 
garantir.7 
9 ARQUIVAR DOCUMENTOS: 8 DICAS PARA SER MAIS EFICIENTE NO 
AMBIENTE EMPRESARIAL 
Os dados são considerados um dos bens mais valiosos de uma empresa. No 
entanto, um negócio só consegue aproveitar todo esse potencial quando sabe 
arquivar documentos de maneira eficiente e organizada. 
Diariamente, inúmeros documentos e informações são gerados em uma 
corporação. Independentemente do seu porte ou segmento de atuação, é preciso 
garantir que eles estejam seguros e, sempre que necessário, possam ser consultados 
com rapidez. 
Para ajudá-lo com essa tarefa, reunimos dicas sobre organização e segurança 
para que o processo de arquivamento de documentos em sua empresa seja sempre 
eficiente! 
 
1. Classifique os documentos 
 
7 Extraído do link: www.promad.adv.br 
 
28 
Uma dica muito importante para gestores que desejam ter um arquivo 
organizado e fácil de ser consultado é a classificação dos documentos. Eles devem 
ser separados por categorias, como contábeis, financeiros, contratos, clientes, 
fornecedores, vendas e compras, por exemplo. 
O ideal é que exista uma lógica para se fazer a separação dos documentos, 
seja em arquivo físico ou virtual. Via de regra, esse simples cuidado inicial trará mais 
organização, segurança e agilidade ao processo, simplificando o dia a dia dos 
gestores e demais funcionários. 
 
2. Defina o local para arquivar os documentos 
Algumas empresas não têm um local específico para armazenar documentos 
importantes e, na maioria dos casos, enfrentam sérios problemas por perda e extravio 
de informações importantes. Por essa razão, é preciso determinar com clareza onde 
os documentos devem ser guardados. 
É interessante destacar que os arquivos físicos já estão sendo substituídos 
pelos virtuais e que isso traz grandes benefícios ao negócio. Além de reduzir gastos 
com papelaria, arquivos e medidas de segurança, a utilização de um arquivo na 
nuvem, por exemplo, é uma maneira mais eficiente e sustentável de manter os dados 
sempre organizadose à disposição. 
 
3. Determine regras para acesso aos dados 
Após definir esse local, é essencial que sejam determinadas algumas regras 
para acesso aos dados. Isso porque existem documentos que são confidenciais e, 
obviamente, não podem ser disponibilizados a todo e qualquer funcionário. 
Nesse ponto, vale destacar que o uso de arquivos digitais acaba sendo mais 
seguro. A tecnologia permite que se estabeleçam restrições de acesso a certos 
documentos. Por meio de senhas, somente o pessoal autorizado pode acessar, 
modificar e compartilhar tais informações. 
 
4. Faça uso da assinatura digital 
Perder tempo assinando documentos manualmente não é uma estratégia 
inteligente. Com tantas responsabilidades e tarefas para executar, o gestor deve 
adotar métodos eficientes para assinar e compartilhar os documentos da empresa. 
 
29 
Uma ótima saída é a utilização da assinatura digital. Esse recurso, além de 
eliminar gastos com papel e impressões, também evita que a empresa gaste com 
motoboys e correios para o envio de documentos e contratos a fornecedores, 
colaboradores e clientes. 
 
5. Aposte no arquivamento eletrônico 
Adotar o arquivamento eletrônico é, atualmente, a solução mais viável e 
inteligente para a guarda de documentos empresariais. O gestor pode estabelecer 
uma regra para digitalizar os papéis e confirmar a sua autenticidade por meio da 
assinatura digital. 
Dessa maneira, além de não ficarem expostos à ação do tempo e de agentes 
externos, como água e poeira, os documentos podem ser duplicados e transportados 
com facilidade. Tudo isso, é claro, com a segurança e a certeza de veracidade 
proporcionada pela validação digital do documento. 
 
6. Identifique as datas para o descarte do documento 
Existem documentos que são extremamente estratégicos para a empresa ou 
determinado setor e, por isso, não podem ser descartados. No entanto, existem alguns 
que, após certo tempo, podem ser eliminados. 
Para assegurar um arquivo organizado, atual e seguro, é importante que você 
conheça e classifique os documentos por ordem de relevância e estabeleça datas 
para que sejam descartados. Isso evita o acúmulo desnecessário de dados e facilita 
o cotidiano dos funcionários, já que perderão menos tempo buscando pelos 
documentos de que realmente necessitam. 
 
7. Faça uso de um sistema de gestão de documentos 
Processos manuais são, na maioria das vezes, mais ineficientes e inseguros 
do que aqueles que são executados de maneira automatizada. Atualmente, é possível 
desfrutar do conforto e da segurança de contar com uma boa ferramenta para gestão 
de documentos — o que pode ser considerado um investimento inteligente. 
Faça uma análise de suas necessidades e, em seguida, pesquise as opções 
disponíveis no mercado. Avalie o custo de aquisição, o nível de suporte recebido, a 
credibilidade e confiança da empresa fornecedora e, claro, a qualidade do produto 
adquirido. 
 
30 
Procure por ferramentas modernas e completas, que trabalhem com tecnologia 
de ponta. O ideal é que o sistema facilite a assinatura dos documentos, assegure a 
sua validade jurídica e que permita a organização, o armazenamento e a consulta de 
maneira prática e em tempo real. Dessa maneira, a tarefa de armazenar documentos 
será mais rápida, segura e eficiente. 
 
8. Não cometa os maiores erros da gestão de documentos 
Por último, para que todo o processo seja eficiente e a sua empresa consiga 
armazenar seus documentos e dados de maneira segura e inteligente, é preciso 
conhecer os grandes erros da gestão de documentos. 
Adquirir esse tipo de informação é o primeiro passo para alcançar o sucesso 
na tarefa e assegurar que tudo o que é relevante para a empresa fique em segurança 
e possa ser consultado de maneira rápida e simples. Por isso, é essencial que você 
se prepare e evite cometer falhas, como: 
 
 não estabelecer uma política sólida para a gestão de documentos; 
 não separar os documentos por categorias e ordem de relevância; 
 não se preocupar com a segurança dos dados na nuvem; 
 não fazer uso dos documentos eletrônicos; 
 não sincronizar e atualizar informações; 
 não estabelecer restrições de acesso e se descuidar da segurança das 
informações. 
Após a leitura deste post, o que se pode concluir é que as empresas 
contemporâneas devem arquivar documentos de maneira estratégica. Os dados são 
elementos essenciais para que a empresa tome decisões acertadas e se desenvolva 
de maneira rápida e segura, mas é preciso garantir que eles estejam organizados e 
disponíveis quando necessário. 
Dessa forma, apostar na automatização dos processos de armazenamento, 
como o arquivamento eletrônico, é uma opção que trará grandes benefícios à empresa 
e poderá contribuir de maneira significativa para que os seus setores sejam mais 
organizados, produtivos e eficientes.8 
 
8 Extraído do link: blog.portaldeassinaturas.com.br 
 
31 
10 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA A DEFESA DOS DIREITOS HUMANOS 
10.1 Arquivos e direitos humanos 
Trudy Peterson, em sua contribuição como palestrante neste seminário, nos faz 
um excelente resumo sobre a implicação que os arquivos têm para o exercício real da 
maioria dos direitos enunciados na Declaração Universal de 1948. Discorre sobre o 
caso concreto do direito à propriedade, exemplificando na propriedade da terra a 
transcendência dos arquivos. Como sempre, nossa colega está apontando uma linha 
de pesquisa que é preciso abordar e não só porque seja um aspecto pouco estudado 
e do qual carecemos, quase por completo, de publicações, mas também porque é 
uma questão intimamente ligada à nossa profissão. Já no início das revoluções 
liberais, com a proclamação do direito à propriedade na Declaração dos Direitos do 
Homem e do Cidadão (1789), não só estava dando a pauta para a organização de 
registros de propriedade, mas também se estava apontando para a gestão da 
cidadania proclamada, sujeito desse direito de propriedade, o surgimento do que seria 
o Registro Civil. Sem dúvida, ambos, registro civil e registro de propriedade, são os 
pais dos arquivos públicos contemporâneos. 
Mas não é menos verdade que é nas transições políticas que os arquivos 
adquirem um protagonismo maior em relação à defesa dos direitos humanos, porque 
eles estão intimamente ligados às políticas de gestão de passado traumático com as 
quais os novos regimes democráticos hão de se defrontar. 
 
 
32 
Fonte:www.google.com 
Há um longo caminho percorrido por juristas e ativistas de Direitos Humanos 
em prol do reconhecimento do papel fundamental que os arquivos desempenham na 
defesa dos mesmos, caminho convergente com aquele seguido pelo mundo dos 
arquivos e por arquivistas em particular para se aproximarem da problemática da 
defesa dos Direitos Humanos. Ambos os caminhos convergentes estão marcados 
pelo trinômio que conformam Memória, Verdade e Justiça. 
Desde a eclosão do fenômeno, a reivindicação da memória na última década 
do século XX e os primeiros anos do século XXI, exigindo o direito de conhecer a 
verdade sobre as atrocidades vividas, chegava-se, a partir desse conhecimento, a 
exigir justiça para as vítimas e condenação aos responsáveis. O nexo que, finalmente, 
levou a unir os esforços conjuntos de arquivistas e juristas na defesa dos arquivos foi 
a luta contra a impunidade. 
Com efeito, os arquivos não tinham sido objeto da atenção particularizada de 
órgãos das Nações Unidas responsáveis pelos Direitos Humanos até que foram 
consagrados como elementos determinantes na luta contra a impunidade. Na sua 
resolução 1998/53, a Comissão de Direitos Humanos das Nações Unidas reconhecia 
que a expectativa de impunidade para as violações dos Direitos Humanos ou do 
Direito humanitário encorajava tais violações e era um dos principais obstáculos para 
o respeito aos Direitos. Não é por acaso que Louis Joinet, relator especial das NaçõesUnidas, propusera a definição do Direito de Saber - incluindo nele o Direito à Verdade 
individual e coletiva à par com o dever de recordar por parte dos estados, no marco 
 
33 
do seu estudo sobre as formas de combater a impunidade nas violações dos direitos 
humanos, estudo em que o papel transcendental dos arquivos é assumido de maneira 
explícita, pela primeira vez, no seio da Comissão de Direitos Humanos das Nações 
Unidas. 
Recentemente, no marco da 18ª sessão ordinária, o Conselho de Direitos 
Humanos adotou por consenso um projeto de resolução sobre "Verdade, Justiça, 
Reparação e Garantias de Não Repetição", apresentado conjuntamente pelo Peru, 
Argentina, Áustria, Costa do Marfim, França, Maldivas, Marrocos, Suíça e Uruguai. 
Este projeto de resolução cria um Relator Especial com atribuição de abordar e 
promover, de maneira integral e coerente, o direito à verdade, o direito à justiça, o 
direito à reparação e as garantias de não repetição, consagrados nos Princípios para 
a proteção e a promoção dos direitos humanos mediante a luta contra a impunidade, 
nos Princípios sobre o direito à reparação adotados pela Assembleia Geral da ONU 
em 2005 e na Convenção para a proteção de todas as pessoas contra os 
desaparecimentos forçados. 
De forma paralela às Nações Unidas, os organismos internacionais de 
arquivistas manifestaram sua preocupação pela questão dos arquivos dos antigos 
regimes repressivos no marco da queda dos regimes comunistas dos países da 
Europa e o fim das ditaduras africanas e latino-americanas. No entanto, o fizeram 
pensando mais na salvaguarda de um rico patrimônio documental que estava em 
perigo que no uso potencial que os documentos para a Defesa dos Direitos Humanos. 
No percurso de sua missão, no entanto, o grupo de trabalho criado para esse fim pela 
Assembleia Geral do Conselho Internacional de Arquivos na sua Conferência 
Internacional da Mesa Redonda de Arquivos (CITRA), celebrada no México em 1993, 
baseado na experiência de seus membros, dedicou a atenção principal de seus 
trabalhos não no valor patrimonial dos documentos, mas na importância de utilizar 
esses documentos para o exercício de direitos coletivos e individuais. 
11 POLÍTICAS DE MEMÓRIA E POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS 
Políticas de memória ou, para ser mais preciso, políticas de gestão do passado 
não são o mesmo que políticas arquivísticas, ainda que às vezes se confundam. As 
políticas públicas de memória são sempre conjunturais e de curto alcance, enquanto 
 
34 
que, em geral, as políticas arquivísticas se desenham em longo prazo e costumam ser 
muito estáveis, garantindo assim a confiança nos arquivos como entes testemunhais 
que baseiam sua credibilidade em sua permanência e neutralidade. Porém, como 
ilustraremos, as segundas são necessárias para que as primeiras sejam eficazes. 
Assim, podemos afirmar que as políticas arquivísticas são essenciais, e até 
determinantes das políticas de gestão do passado. Se excetuarmos o modelo 
amnésico da paradigmática transição espanhola, em quase todos os demais modelos 
de transição encontramos medidas concretas de Justiça Transicional. Entre elas, 
incluiríamos os julgamentos penais contra os responsáveis pelas atrocidades 
cometidas no regime superado, tanto em nível nacional como em tribunais 
internacionais; a criação de comissões da verdade; o estabelecimento de mecanismos 
de depuração das administrações; e o desenvolvimento de medidas de reabilitação 
das vítimas ou de reparação ou compensação por dano inflingido a estas. Os arquivos 
são necessários para se colocar em marcha, com garantia de êxito, tais medidas de 
justiça transicional. 
Por outro lado, existe uma forte conexão entre as políticas de arquivo e os 
modelos de transição política. A existência ou não dos documentos e arquivos; a 
permanência dos documentos que dão testemunhos do horror das violações dos 
direitos humanos e as políticas desenvolvidas para a gestão desses documentos e 
arquivos, têm uma influência decisiva no modelo concreto de transição finalmente 
resultante em todos os casos. Ao contrário, a vontade política de esquecer ou silenciar 
o passado tem consequências dramáticas para documentos e arquivos. Nos países 
que participam de processos de transição de sistemas totalitários para sistemas 
democráticos, a relação entre arquivos e os direitos humanos adquire uma dimensão 
especial. 
Frequentemente se menciona a importância que os documentos gerados pela 
repressão política possuem para perpetuar a memória dos povos, porque são um 
testemunho insubstituível da repressão que sofreram. Porém, o argumento mais 
importante para defender a conservação dos documentos repressivos na nova 
democracia radicana importância que possuem para as pessoas afetadas pela 
repressão como vítimas, já que serão essenciais na nova situação política para o 
exercício de certos direitos individuais: a reabilitação, a anistia, reparações, 
indenizações, pensões, a restituição entre outros. 
 
35 
A ausência de documentos limita a capacidade de escolha, pois dificulta o 
hipotético trabalho que deveriam realizar os órgãos de justiça de transição. Os 
documentos que testemunham a violação de direitos humanos devem ser 
conservados; ao menos as políticas imediatas em matéria de arquivos devem ser 
encaminhadas para se conseguir esse objetivo. 
11.1 Arquivística transicional 
Porém, quando essas fontes diretas sobre a violação de direitos humanos 
ligada à repressão política foram conservadas, deve-se dar o mesmo tratamento que 
aos documentos convencionais? É aconselhável que sigam o mesmo percurso no 
Sistema arquivístico ajustado ao seu ciclo vital e aos calendários de conservação 
tradicional? A resposta deve ser claramente “não”. Como se fez na maioria dos 
processos de transição, e como justificaremos, é preciso atuar de forma imediata e 
especial sobre esses conjuntos documentais que, a priori, hão de fornecer a 
informação necessária para desenvolver as políticas de gestão do passado que a 
sociedade escolher. 
Mediante a criação de novos centros ou mediante a utilização dos arquivos pré-
existentes, os citados documentos devem estar acessíveis. No primeiro caso, 
garantindo o seu ingresso nos arquivos públicos considerados adequados: Arquivo 
Nacional, Arquivo Estadual; no segundo caso, criando arquivos especiais para tratar 
tais documentos. De qualquer forma, é urgente regulamentar com normas específicas 
o uso dos documentos para fins determinados já que suas necessidades de uso se 
colocam em cenários extraordinários nas quais as práticas habituais e gerais não são 
válidas. No tema do acesso, por exemplo, o estudo de documentos que testemunham 
a violação dos direitos humanos não pode ficar limitado pela excepcionalidade em 
relação ao livre acesso que as leis como as de segredos oficiais, a de liberdade de 
informação, a de proteção de dados ou a da defesa da intimidade, próprias de uma 
democracia, costumam estabelecer. 
Dependendo dos objetivos que as políticas de gestão do passado e as 
instâncias de Justiça de Transição se estabeleçam, deverão ser desenhadas políticas 
arquivísticas especiais para a transição. Tomemos o caso de um grande arquivo 
policial ou de um serviço de inteligência que deverá integrar-se, ao finalizar a 
existência desse organismo, aos arquivos nacionais. Estariam estes preparados para 
 
36 
realizar a sua gestão? Teria sido capaz o Bundesarchiv de atender os fundos da Stasi 
para assumir as medidas derivadas de sua legislação sobre gestão do passado? 
Em todo processo de democratização de um país, ao final, serão necessários 
novos centros, novas leis e novos sistemas públicos de arquivo em todos os âmbitos 
administrativos, porque a reforma arquivística em geral, igualmente em relação à 
regulamentação da liberdade de informação e de acesso aos documentos públicos 
são pilares essenciais dos estados democráticos. Porém, por razõesde urgência, é 
necessário começar por criar os arquivos especializados e específicos mencionados 
(sempre com a perspectiva de que serão entidades transitórias e que os fundos 
documentais que administram devem acabar integrando-se ao Sistema Geral de 
Arquivos do país) ou determinar o ingresso nos arquivos públicos daqueles fundos 
documentais que testemunhem a violação de Direitos Humanos e fazer leis concretas 
que regulem o uso dos mesmos. 
O que não pode acontecer é que se reconheçam uns direitos, como tem 
ocorrido na Espanha com a possibilidade de reabilitação moral dos condenados 
ilegitimamente nos conselhos de guerra do franquismo, que reconhece a chamada Lei 
de Memória Histórica, e que os expedientes desses conselhos de guerra não estejam 
em um arquivo público à disposição das vítimas. 
Os documentos que testemunham a violação de direitos humanos devem estar 
disponíveis para o exercício dos direitos em democracia. Direitos coletivos como o 
Direito à Verdade, o Direito à Justiça, o Direito à Memória e o Direito de conhecer os 
responsáveis de crimes contra os direitos humanos ou o Direito de escolher livremente 
o modelo de transição política do país. De igual modo, direitos individuais, como o 
direito à exculpação e à reabilitação, o direito de conhecer o paradeiro de familiares 
desaparecidos no período repressivo, o direito ao conhecimento, por qualquer pessoa, 
dos dados existentes sobre ela em arquivos dos organismos repressivos, à 
investigação histórica e científica, o direito à compreensão e reparação de danos 
sofridos pelas vítimas da repressão, ou o direito à restituição de bens confiscados 
poderão ser exercidos plenamente só se, além de conservar-se, os arquivos dos 
organismos próprios do regime repressivo, incluído os dos partidos totalitários que os 
sustentaram, se submetam à legislação democrática e passem imediatamente ao 
controle de novas autoridades nas transições políticas. Porém, isso não quer dizer 
que não tenham de ser arquivos e que não devam ser os profissionais dos arquivos 
quem assumam essas políticas arquivísticas de transição. 
 
37 
A escassa credibilidade de que gozam as instituições pública em alguns países 
em transição, e, portanto, também seus arquivos nacionais ou gerais, não 
suficientemente renovados, profissionalizados e fortalecidos em recursos para a 
finalização dos regimes repressivos, tem levado à busca de organismos alternativos 
para gerenciar os documentos relativos à violação dos direitos. E, muitas vezes, esses 
novos entes têm se colocado em mãos de militantes da causa da democracia ou dos 
direitos humanos como a melhor forma de tornar patente o compromisso com as 
vítimas e com a justiça. Os documentos dos arquivos, produzidos como tais por 
pessoas físicas ou jurídicas no exercício de suas funções, competências ou atividades 
devem ser tratados profissionalmente, mantendo seu contexto e respeitando sua 
procedência e ordem original. E sua gestão não deve obedecer às mesmas técnicas 
dos centros de documentação onde primam a acumulação de dados em torno de uma 
mesma demanda de informação, independentemente das características do 
documento que sustentam os dados da autenticidade deste e da forma em que foi 
gerado ou chegou ao dossiê. 
A tendência a criar centros híbridos dirigidos e gerenciados por militantes dos 
direitos humanos ou das organizações de oposição, e não por arquivistas é uma má 
solução. São os profissionais dos arquivos, os arquivistas, os que sabem tratar 
convenientemente os documentos de arquivo; e os que são conscientes de que seu 
valor como testemunhos estão mediatizados pela forma em que se tratem. 
Descontextualizados, a maioria dos documentos que testemunham violações de 
direitos, repressão ou violência política perdem grande parte de seu valor. É 
importante lembrar que a opção de recorrer a instituições especializadas para tratar 
profissionalmente os grandes arquivos das desaparecidas polícias políticas (caso da 
Stasi alemã e a KGB) é altamente recomendável para potencializar o uso desses 
documentos em prol da justiça e das reparações de danos causados às vítimas da 
repressão sem fazer cair essa responsabilidade sobre os arquivos nacionais ou 
gerais, já habitualmente escassos de pessoa e meios para enfrentar seu trabalho 
cotidiano e claramente incapazes de incorporar em alguns casos milhares de metros 
lineares de novos fundos. Porém, essa atuação deve ter um caráter transitório e o fim 
dos fundos documentais das polícias políticas deve ser o dos arquivos nacionais ou 
gerais uma vez passado o período do seu máximo uso administrativo pelas 
instituições ou figuras da justiça transicional. 
 
 
38 
Fonte:www.tripadvisor.com.br 
Porém, em nenhum caso parece justificado criar arquivos particulares para 
fazer gestão de fundos documentais de pequeno volume, e menos ainda para, dado 
que há poucos documentos oficiais (sobretudo em países que ainda não puderam 
localizar os arquivos de seus organismos anteriores de segurança do estado) juntar 
esses arquivos de pequeno volume com livros, periódicos, coleções de folhetos, 
recortes de jornais, reproduções (ou originais, o que seria mais grave) de documentos 
de outros arquivos, fontes orais, peças de museu etc., em conjuntos temáticos que 
cheguem a torná-los irreconhecíveis. 
Nesses casos, parece mais lógico incorporar esses fundos documentais 
pequenos aos arquivos gerais e que as instituições geradas para gerir o passado 
dirijam mais seus esforços para a criação de centros de referência sobre as fontes da 
repressão, localizando-as no lugar natural mais adequado do sistema arquivístico e 
colocando-o ao serviço da justiça, as comissões da verdade, as vítimas ou usuários 
em geral, não só as referências à localização das fontes de interesse em cada caso, 
como também os meios para fornecer provas aos tribunais ou para iniciar os 
procedimentos de habeas data ou de fornecimento de certificações que as vítimas 
devam acompanhar para suas demandas de reparação. 
O exemplo do Centro de Referência sobre a Repressão (Memórias Reveladas) 
criado pelo Conselho Nacional de Arquivos do Brasil e vinculado ao Arquivo Nacional 
é, sem dúvida, o modelo mais adequado: rentabiliza recursos, unifica as fontes de 
 
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informação, e normaliza os processos de descrição tanto dos fundos dos organismos 
repressivos, fundamentalmente os das Delegacias de Ordem Política e Social (DOPS) 
existentes nos arquivos públicos dos estados, como dos documentos do Serviço 
Nacional de Informações, ingressados no próprio Arquivo Nacional por decisão do 
Presidente Lula. 
11.2 Arquivos Nacionais 
Além do citado caso do Brasil, os arquivos nacionais têm recebido em outros 
países, depois de um tempo, os fundos dos organismos repressivos; como em 
Portugal, onde os arquivos da PIDE e a Legião Portuguesa assim como o próprio 
Arquivo Pessoal do ditador Antonio de Oliveira Salazar, ingressaram nos Arquivos 
Nacionais, Torre do Tombo, após 25 anos da queda da ditadura salazarista. Também 
o Arquivo Geral da Nação na República Dominicana recebeu, porém, passados mais 
de quarenta anos desde a finalização da ditadura de Trujillo, a parte do fundo 
documental da Presidência da República correspondente a esse período, incluído o 
Arquivo Pessoal de Rafael Leónidas Trujillo, assim como os fundos do partido único 
do regime, o Partido Dominicano. 
Em outros países os velhos arquivos policiais, finalizado o regime repressivo, 
se vincularam, ao menos administrativamente, aos Arquivos Nacionais, ainda que 
mantendo-os em seu lugar de localização original; casos como o da Espanha, onde a 
Seção Guerra Civil do Arquivo Histórico Nacional, em 1979, converteu-se em Seção 
Independente do Arquivo Histórico Nacional, na mesma sede em que ocupavam os 
Serviços Documentais da Presidência do Governo no regime franquista; ou 
Guatemala, onde o Arquivo Histórico Nacional, colocadosob a responsabilidade do 
Procurador dos Direitos Humanos, depois de sua casual localização em 2005, passou, 
em 2010, a integrar o Arquivo Geral da América Central; isto é, sem mudar a 
localização física dos documentos, que permanecem nas antigas dependências 
policiais. 
11.3 Novos arquivos independentes 
Porém, o mais frequente é que, para a gestão e administração dos grandes 
fundos documentais criados pelos entes repressivos, assistamos à criação de outro 
 
40 
tipo de instituição, arquivística, em alguns casos, em outros não, porém, totalmente 
independentes dos arquivos nacionais. Entre elas destacam-se os “novos arquivos”, 
dos quais o exemplo principal nos oferece a Alemanha, com seu Comissariado 
Federal para a Administração dos Arquivos da Stasi (BStU). Este novo organismo, 
concebido como um ente claramente de transição, com data de caducidade, nascia 
em 1991 com uma lei especial para regular o uso dos arquivos do serviço de 
inteligência da RDA: Lei sobre os documentos do Serviço de Segurança do Estado da 
antiga República Democrática Alemã (Lei dos Documentos da Stasi – Stasi-
Unterlagen-Gesetz – STUG), de 20 de setembro de 1991. Colocar os documentos da 
Stasi sob a administração de um Comissionado Federal eleito pelo Parlamento 
alemão e converter, com a citada Lei, o arquivo da Stasi em peça essencial para 
desenvolver políticas de justiça transicional na Alemanha, supõe uma autêntica 
revolução nas políticas arquivísticas de transição. 
O exemplo alemão seria uma referência básica para as transições nos países 
ex-comunistas da Europa Central e do Leste que criaram, cada qual, instituições 
arquivísticas especiais para administrar os arquivos dos extintos serviços secretos. A 
partir da Lei de Arquivos da desaparecida Stasi, outros países da Europa Central 
trataram de criar estruturas similares às do Comissariado Federal para a 
Administração dos Arquivos da desaparecida Stasi (conhecida popularmente como 
Escritório Gauck devido ao nome do seu primeiro comissariado federal, o reverendo 
Joachim Gauck), assim como de produzir Leis que, inspiradas na alemã, permitiram 
investigação sobre a existência de antecedentes, como agentes ou colaboradores das 
polícias políticas, de políticos e responsáveis públicos nos novos regimes 
democráticos, conhecidas como leis de lustração. Assim, na República da Lituânia se 
criava em 1990 o Arquivo Especial da Lituânia, para administrar o arquivo da KGB da 
desaparecida República Socialista da Lituânia. A República Tcheca aprovou duas leis 
de depuração (Lustracão) a partir de 1991 com as quais, como na Alemanha no caso 
da Stasi, pretendia evitar a presença de antigos funcionários ou colaboradores da StB, 
o serviço secreto de segurança na era comunista, nos postos de direção dos 
organismos de Estado, o Exército, a Polícia e os serviços penitenciários. Foi criado o 
Escritório de Investigação e Documentação dos Crimes do Comunismo da República 
Tcheca em 1995, com plenos poderes para instruir, investigar e recolher 
documentação sobre os enunciados crimes. Vinculada à polícia, este escritório 
intervia como órgão legal nos processos judiciais abertos contra responsáveis de tais 
 
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violações de direitos humanos, devendo fornecer as provas pertinentes, junto com o 
auto de acusação, ao julgado. Herdaria as funções do Escritório, em 2007, o Instituto 
para o Estudo dos Regimes Totalitários, já dependente do Parlamento, não da polícia, 
o que garante uma maior equanimidade no trabalho. Os arquivos da polícia política e 
de outros órgãos de espionagem, antes disseminados pelos Ministérios do Interior, 
Defesa e Justiça se unificavam também sob a administração desse Instituto. Em 1996 
era aprovada na Hungria a Lei de Lustração, após uma primeira tentativa fracassada 
em 1994, e se fundava o Escritório Histórico que conservaria os documentos dos 
serviços de segurança do Estado; em 2003 o “escritório” se transformaria em Arquivos 
Históricos da Segurança do Estado, com a Lei 111/2003 de desclassificação das 
atividades dos Serviços Secretos do Regime Comunista e de estabelecimento dos 
Arquivos Históricos da Segurança do Estado Húngaro, que seguia a pauta definida no 
ano anterior pela Lei aprovada na Eslováquia de 19 de agosto, de desclassificação 
das atividades das autoridades de segurança do Estado no período de 1939-1989 e 
criação do Instituto Nacional da Memória (Lei da Memória Nacional). Romênia, por 
fim, aprovava, pela Lei de 7 de dezembro de 1999, a criação do Conselho Nacional 
para o Estudo dos Arquivos da Securitate. Na Polônia, em 1998 eram criados o 
Instituto Nacional da Memória e a Comissão de Perseguição dos Crimes contra a 
nação polonesa. 
12 CENTROS DE MEMÓRIA 
Se os novos arquivos da Europa Central e do Leste, nas respectivas transições 
políticas, faziam a gestão dos documentos das polícias políticas, na América Latina 
ou na África as necessidades imediatas se colocavam em primeiro lugar na 
localização dos documentos produzidos pelas entidades policiais e militares que 
protagonizaram a repressão, ou, na sua falta, salvaguardados documentos das 
entidades de oposição e os organismos de defesa dos direitos humanos e assim tentar 
chegar à verdade do ocorrido e à justiça a partir de fontes alternativas. Precisamente 
foram as dificuldades iniciais para aproximar-se da consulta dos documentos oficiais 
o que motivou as transições latino-americanos a buscarem a verdade por meio de 
Comissões de Investigação, aquelas que seriam conhecidas como comissões da 
verdade; a primeira foi a argentina CONADEP (Comissão Nacional sobre o 
 
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Desaparecimento de Pessoas Desaparecidas) criada em 1983, presidida por Ernesto 
Sábato no governo de Raúl Alfonsín; a segunda, a que já incorporaria o título logo 
tantas vezes repetido, foi a chilena Comissão para a Verdade e a Reconciliação, 
presidida por Raúl Rettig durante o Governo Aylwin. 
 No caso de documentos não resultantes de buscas intencionais ou sem 
intenção de usá-los em alguma linha de justiça transicional, as descobertas de 
documentos, como temos visto no Paraguai, Argentina ou Guatemala tiveram que ser 
assumidos a partir da improvisação de soluções. Assim, no Paraguai, localizado 
graças à intervenção judicial após uma denúncia cidadã, o Arquivo da Direção 
Nacional de Assuntos Técnicos, mais conhecida por “A Técnica” de Alfredo Stroessner 
seria adscrito, para sua gestão e administração, a um Centro de Documentação e 
Arquivo para a Defesa dos Direitos humanos criado ad hoc e vinculado à Corte 
Suprema em Assunção. Após a localização do arquivo da Divisão de Inteligência da 
Polícia de Buenos Aires, no ano 2000, seria criada pelo Governo da Província a 
Comissão Provincial pela Memória, na cidade de La Plata, pioneira das instituições de 
memória na Argentina, experiência que mais tarde se estenderia pelo resto das 
administrações do país com o Arquivo Nacional da Memória à frente, localizado 
atualmente naquela que foi sede da Escola de Mecânica da Armada, talvez o principal 
centro de detenção ilegal entre os utilizados pela Junta Argentina na ditadura de 1976 
a 1993. Na Guatemala, a localização dos arquivos da Polícia Nacional, de forma 
casual em 2005, pela Procuradoria de Direitos Humanos no curso de uma 
investigação totalmente alheia ao tema dos arquivos policiais, pôs em mãos do 
Procurador dos Direitos Humanos este importante fundo e com a autorização judicial 
pertinente começou a organizar e descrever o material. Passados cinco anos, essa 
situação inicial improvisada e que serviu para recuperar o arquivo policial teve de 
mudar para dar institucionalidade à existência e ao uso desses documentos pelo 
público em geral e pelas vítimas das violações de direitos em particular. Assim se 
incorporaria, legal e formalmente, como já ficou assinalado, ao Arquivo Geral da 
América Central do Ministério da Cultura, se bem que mantendo sua administração