Módulo III - Ferramentas para Gestão do Tempo

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Minicurso Administração do 
Tempo
Módulo III
Ferramentas para gestão do 
tempo
Apresentar conhecimentos que auxiliem no
desenvolvimento de hábitos e rotinas eficientes
com foco em resultados e aumento de
produtividade, com uso de ferramentas ágeis,
para o planejamento de atividades,
cumprimento de prazos e estabelecimento de
prioridades.
OBJETIVO:
O QUE VEREMOS:
- Mecanismos para aplicação de ferramentas
ágeis para aumento da produtividade;
- Vantagens para uso de ferramentas para
gestão do tempo;
- Aplicativos de gestão ágil;
Não existe fórmula mágica para aumentar sua produtividade e de sua equipe, mas é possível
aplicar métodos que garantem uma entrega rápida e de alta qualidade.
Sem a produtividade não conseguimos finalizar nossa lista de tarefas, atrasos são gerados, clientes
ficam frustrados e a rotina de trabalho é constantemente apagar incêndios. O assunto é de
tamanha relevância que existem 15 milhões de resultados na busca do Google sobre "como
aumentar a produtividade".
Ferramentas para gestão do tempo auxiliará no gerenciamento da lista de tarefas e dos sprints,
definindo as prioridades e as exigências do produto final, realizado testes para verificar
constantemente se os critérios de qualidade estão sendo atingidos e, assim, garantindo que a
solução adequada será desenvolvida e entregue.
Mecanismos para aplicação de ferramentas ágeis para aumento
da produtividade;
Gerir o seu tempo de forma correta com certeza irá resultar em muitos benefícios para a sua vida
profissional. Quando você organiza suas atividades, estabelece metas e prioridades, tudo tende a
funcionar de maneira mais simples.
Você conseguirá:
• Fazer as entregas no prazo certo;
• aumentar sua produtividade;
• finalizar projetos que normalmente ficam incompletos;
• organizar o setor e as suas atividades;
• otimizar o seu tempo.
Vantagens para uso de ferramentas para gestão do tempo;
você também gera benefícios para a sua vida pessoal, evitando problemas como:
• estresse;
• irritabilidade;
• frustração por não terminar demandas;
• problemas de saúde.
Vantagens para uso de ferramentas para gestão do tempo;
Precisamos pensar na organização como um organismo interconectado e que as áreas
necessitam de dados para apoiar as demais áreas. Soma-se a isso a necessidade que temos de
trabalhar de forma remota, numa economia cada vez mais globalizada.
Isso acaba por dificultar um dos princípios mais importantes da agilidade que é a presença física.
Mas como minimizar essa perda, principalmente neste momento de alto isolamento social?
Com certeza, você ou sua equipe já fizeram essa pergunta e já buscaram no mercado ferramentas
que apoiem as práticas e valores de agilidade.
Agora, vamos conhecer algumas ferramentas que favorecem a agilidade e produtividade, tendo o
tempo como nosso principal aliado.
Vantagens para uso de ferramentas para gestão do tempo;
Matriz GUT
Essa ferramenta ajuda na priorização da resolução de problemas seguindo a lógica da
gravidade, urgência de resposta e a tendência de evolução da situação. A partir dessas vertentes
você conseguirá reduzir o tempo gasto com as atividades menos relevantes.
•Gravidade: observa-se a intensidade ou impacto que determinado problema pode causar se não
for solucionado;
•Urgência: é analisado o prazo limite para a resolução de um problema;
•Tendência: potencial de crescimento de um problema na ausência de ações efetivas para
solucioná-lo.
Ferramentas para gestão do tempo;
Para montar uma matriz GUT, você deverá seguir 4 passos simples:
•Listar todos os problemas enfrentados no ambiente profissional;
•Classificá-los de acordo com as variáveis GUT em uma escala de 1 a 5;
•Eleger os principais e analisar os pontos fracos;
•Elaborar um plano de ação para solucioná-los ou amenizá-los.
Ferramentas para gestão do tempo;
5W2H
Essa ferramenta é uma espécie de checklist de atividades específicas que devem ser
desenvolvidas em determinado período de tempo. A execução precisa ser clara e eficiente por
parte de todos os envolvidos no projeto.
A técnica é composta por diversas perguntas que compõem a sigla 5W2H, em inglês. São elas:
•What: o que será feito?
•Why: por que será feito?
•Where: onde será feito?
•When:q uando será feito?
•Who: quem executará?
•How: como será feito?
•How much: quanto custará?
Essa técnica elimina todas as dúvidas em relação aos processos de trabalho e dá lugar à
produtividade e motivação. Com ela, a sua gestão do tempo se tornará eficaz.
Ferramentas para gestão do tempo;
4–70-20-10
Essa técnica é indicada para pequenas e médias organizações e o seu objetivo é otimizar os
processos de uma empresa continuamente, envolvendo todos os colaboradores. Ela incentiva a
divisão do tempo de trabalho em períodos específicos:
•70% para a execução e entrega de atividades-chave;
•20% para refletir sobre meios de melhoria das tarefas desenvolvidas;
•10% para refletir sobre métodos que a empresa poderia usar para ser mais eficiente e
competitiva.
Desse modo, será possível realizar uma administração de tempo mais eficiente. Além disso, os
seus processos serão continuamente aprimorados e a sua equipe, motivada.
Ferramentas para gestão do tempo;
Técnica de Kanban
O Kanban é outra Metodologia Ágil utilizada para a gestão de processos e atividades.
Composta não só por um quadro (segmentado em ciclos de atividade), como também, por um
conjunto de cartões que representam as atividades/necessidades que devem ser
realizadas/atendidas.
Ou seja, na medida em que as atividades vão evoluindo, os status dos cartões vão mudando, até
que a atividade seja devidamente concluída. E uma vez que surja um novo trabalho ou atividade a
ser realizada, um novo cartão é criado.
Ferramentas para gestão do tempo;
Devido a sua gestão à vista, o Kanban possibilita que sua equipe
acompanhe e identifique rapidamente o status das atividades.
SCRUM
O SCRUM foi desenvolvido por Jeff Sutherland, e é amplamente utilizado na indústria de
desenvolvimento de softwares. Trata-se de uma Metodologia Ágil desenvolvida para gestão de
projetos complexos.
Os princípios básicos do Scrum são:
•Realização de reuniões diárias de até 10 min., que devem ser rápidas e objetivas;
•Promover uma gestão à vista das atividades, através de quadros e ferramentas de visualização;
•Trabalhar com pequenas equipes, de até 10 pessoas;
•Desenvolver um ambiente de grupo, baseado na horizontalidade;
•E Priorização das atividades.
Ferramentas para gestão do tempo;
EVERNOT
Esse aplicativo funciona como um bloco de notas digital. Serve para você fazer
listas, organizar tarefas, anotar ideias, colecionar artigos para ler mais tarde e
compartilhar informações. O mais legal é que ele funciona em diferentes
plataformas – tablet, computador e smartphone.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
ANY.DO
Também funciona como um organizador de tarefas, só que mais focado nas
ações que você precisa fazer. Com ele, você consegue reunir todas as suas
tarefas, sabendo o que precisa fazer hoje, amanhã e o que está por vir. Você
pode também compartilhar atividades com sua equipe, para que todos fiquem
alinhados.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
GOOGLE DRIVE
Que o Google é uma mão na roda na vida de todo mundo, você já sabe. Mas
sabia que ele pode ser muito útil também na sua gestão? Com o Google Drive,
você pode criar documentos de texto, planilhas, apresentações, pesquisas de
opinião, salvá-los online, acessá-los de qualquer lugar, compartilhar com sua
equipe por e-mail e também editar as informações em tempo real.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
DROPBOX
Essa ferramenta funciona como um armazenador de documentos virtualmente.
Isso garante que as informações estejam seguras e bem guardadas, mesmo que
aconteça alguma falha no seu computador e ele pare de funcionar.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
Como tudo ficaon-line, você consegue acessar
os documentos de qualquer dispositivo
conectado à internet. Além disso, é uma forma
de não ocupar toda a memória do seu aparelho.
Legal, né?
ZENDESK
Essa ferramenta vai ajudar na comunicação de sua loja com seus clientes por
meio de diferentes canais, como e-mail, telefone e redes sociais. Com ele, você
oferece informações direcionadas ao consumidor e pode centralizar todas as
conversas que teve com um cliente em diferentes canais. Além disso, o aplicativo
oferece chat em tempo real.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
LEMBRETE DE CONTAS
Com tantas tarefas sob sua responsabilidade, uma das coisas que você não pode
se dar ao luxo de esquecer é o pagamento de suas contas. Se você sofre com
isso, o Lembrete de Contas pode ser bastante útil. Como o seu próprio nome diz,
ele serve para lembrá-lo dos vencimentos que estão próximos. Basta digitar o
valor do pagamento e data de vencimento e a ferramenta irá notificá-lo com
antecedência. Uma ajuda e tanto!
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
HOOTSUITE
Se sua loja está presente em diferentes redes sociais, esse aplicativo irá ajudá-lo
a gerenciar todas essas contas. Com ele, você pode agendar mensagens a serem
publicadas e enviar informações para mais de uma rede ao mesmo tempo. Além
também de monitorar a interação do público.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente
CANVA
Se você precisar fazer alguma imagem para uma apresentação, para as redes
sociais ou para um e-mail, sem ter um designer para essa tarefa, esse trabalho
pode lhe tomar algum tempo. Para ajudá-lo nessas situações, o Canva é ideal,
pois já traz diversos modelos prontos de imagens que vocêpode adaptar para a
sua mensagem. Bem útil, não é mesmo.
Aplicativos que deixarão sua gestão mais ágil e eficiente