Documento-de-arquivo

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ia O Documento de 
Arquivo
O Documento de Arquivo
“Arquivo é o conjunto de documentos 
oficialmente produzidos e recebidos por um 
governo, organização ou firma, no decorrer de 
suas atividades, arquivados e conservados por 
si e por seus sucessores para efeitos futuros.” 
- Sólon Buck. 
O Documento de Arquivo
Documento é o registro de uma informação, 
independente da natureza do suporte que a 
contém.
O Documento de Arquivo
Suporte refere-se ao material físico ou digital 
no qual a informação é registrada.
Dentre eles: fotografia, mapa, arquivo digital, 
etc.
O Documento de Arquivo
“O termo Arquivo pode ser usado para:
1- Conjunto de documentos;
2- Móvel para guardar;
3- Local do acervo e órgão/instituição onde 
será guardado e conservado.”
- Marilena Leite.
O Documento de Arquivo
Funções Básicas: 
1- Guarda;
2- Conservação;
3- Disponibilização – função principal.
O Documento de Arquivo
Finalidade do Arquivo: facilitar a consulta dos 
documentos por seus usuários.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Alerta! Assunto campeão em provas!
O Ciclo de Vida dos Documentos
Nomenclaturas diferentes: 3 idades, 3 ciclos, 3 
estágios.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Refere-se a uma classificação quanto à 
frequência de uso do documento:
1- Arquivo corrente ou primeira idade;
2- Arquivo intermediário ou segunda idade;
3- Arquivo permanente ou terceira idade.
O Ciclo de Vida dos Documentos
1- Arquivo corrente ou primeira idade: Refere-
se à guarda de documentos que são 
consultados com frequência. Possuem valor 
primário.
O Ciclo de Vida dos Documentos
2- Arquivo intermediário ou segunda idade: 
Refere-se à guarda de documentos que não são 
consultados mais com tanta frequência, e que 
estão aguardando destinação final em 
armazenamento temporário, que pode ser a 
eliminação ou a guarda permanente. Possuem 
valor primário. 
O Ciclo de Vida dos Documentos
- Possuem valor primário; 
- Precisam estar acessíveis, mesmo com 
menor utilização;
- Deve ser cumprido o PRAZO PRECAUCIONAL.
O Ciclo de Vida dos Documentos
3- Arquivo permanente ou terceira idade:
Podemos entender como os arquivos de fato.
- Refere-se à guarda de documentos que 
devem ser conservados definitivamente 
por valor histórico ou documental;
- Não possuem mais valor administrativo. 
O Ciclo de Vida dos Documentos
Dica importante:
As 3 idades são complementares na busca da 
conservação e organização adequada.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto à localização física:
- Correntes: junto aos órgãos produtores;
- Intermediários: afastados dos órgãos;
- Permanentes: em centros culturais ou 
instituições de ensino e pesquisa.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto ao acesso aos documentos:
- Correntes: restrito ao produtor-responsável;
- Intermediários: acesso pelo público quando 
autorizado pelo gerador;
- Permanente: liberado ao público.
O Ciclo de Vida dos Documentos
Quanto à transferência e ao recolhimento:
Corrente para intermediário → transferência
Intermediário para permanente → 
recolhimento 
O Ciclo de Vida dos Documentos
Dicas importantes:
Em caso de não existência de arquivo 
intermediário:
- Um documento permanente pode voltar a ser 
corrente?
- Documentos recolhidos – 3ª idade –
continuam tendo valor?
A avaliação de documentos é feita através de 
sua própria análise e seleção.
Tem como objetivo fixar prazos para sua 
guarda e eliminação.
Avaliação de Documentos
Após ser realizada a avaliação do documento, 
é feita através de sua própria análise e 
seleção.
- Destinação refere-se ao encaminhamento a 
guarda temporária ou permanente, 
eliminação ou microfilmagem.
Destinação
Conjunto de ações que darão destino ao 
documento.
Objetivos:
A - Reduzir ao essencial os arquivos;
B - Aumentar a recuperação das informações;
C - Conquistar espaço físico. 
Plano de Destinação
A avaliação ocorre na fase corrente.
Etapas
Forma-se uma equipe técnica para integrar a 
Comissão de Avaliação e Destinação 
Documental.
A equipe deve ser constituída por: arquivistas, 
profissionais da área, entre outros.
Competência
Existem dois instrumentos de destinação:
- Tabela de temporalidade;
- Lista de eliminação.
Dica Importante
Processo de investigação e sistematização de 
categorias arquivísticas que sustenta a 
estrutura de um fundo, sendo um dos seus 
objetivos principais assegurar através do seu 
resultado a avaliação das séries 
documentais. 
Identificação de Documentos
Identificação do Órgão Produtor:
- Coleta de dados sobre as informações 
essenciais a respeito da estrutura 
orgânica do órgão produtor.
- Objetiva conhecer profundamente o 
órgão.
Identificação de Documentos
Identificação de tipos documentais:
- Análise dos elementos que identificam os 
documentos, bem como a elaboração de 
instrumentos estáveis que normalizem os 
procedimentos.
Identificação de Documentos
Metodologias:
- Diplomática ou Arquivística. 
- Quando se parte da diplomática, o elemento 
inicial é a decodificação do próprio 
documento, sendo suas etapas: anatomia do 
texto ao discurso, do discurso à espécie, da 
espécie ao tipo, do tipo à atividade, da 
atividade ao produtor. 
Identificação de Documentos
Metodologias: 
- Quando se parte da arquivística, o elemento 
inicial necessariamente é a entidade produtora, 
cujo percurso é: da competência à estrutura, da 
estrutura ao funcionamento, do funcionamento 
à atividade refletida no documento, da 
atividade ao tipo, do tipo à espécie, da espécie 
ao documento.
Identificação de Documentos
Dica Importante:
Enquanto a espécie documental é o objeto 
da Diplomática, a Tipologia Documental, 
representando melhor uma extensão da 
Diplomática em direção à Arquivística, tem 
por objeto o tipo documental.
Identificação de Documentos
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