Aula 2 O planejamento como etapa inicial do processo administrativo

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Aula 2 – O planejamento como etapa inicial do processo administrativo 
CONCEITOS INICIAIS 
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- O planejamento como uma função administrativa é cada vez mais necessário para 
situações de incerteza, de imprevisibilidade e de instabilidade. 
- O processo de planejamento envolve discussão das seguintes etapas na sua 
formulação, implantação e acompanhamento: reconhecimento inicial da organização e 
o meio em que a empresa atua, identificação da estrutura valorativa dos dirigentes, 
sensibilização, diagnóstico estratégico, entre outras que serão vistas na próxima aula. 
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OBJETIVOS DA AULA 
- Explicar que a fase do planejamento se constitui na primeira etapa do processo 
administrativo de qualquer organização, seja ela de que tamanho e de que segmento 
for. 
 
- Demonstrar que o planejamento está presente nos diversos níveis organizacionais e 
que sua importância é ainda maior em situações de incerteza, de imprevisibilidade e 
de instabilidade. Reconhecer a fase do Planejamento como uma estratégia para a 
obtenção dos resultados almejados e antecessora da alocação de todos os recursos 
das empresas em geral. Definir as etapas do planejamento, envolvendo a formulação, 
implantação e acompanhamento de todo o processo. 
 
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As empresas não agem na pura improvisação e nem querem depender da sorte ou do 
acaso. Tudo nelas é planejado para que possa ser feito da melhor maneira possível, 
da primeira vez e sem erro. 
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O PLANEJAMENTO 
- Representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que serve de 
base para as demais funções (organização, direção e controle). 
 
- Lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos 
necessários para atingi-los de forma e ciente e eficaz. 
 
-Define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em 
que sequência. 
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PLANO 
- Documento formal que consolida as informações e atividades desenvolvidas no 
planejamento. 
- É a formalização do planejamento, uma visão estática. 
- Estabelece meios para alcançá-los. 
- Descreve como recursos devem ser alocados e quais atividades devem ser 
realizadas. 
 
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Um planejamento tem dupla atribuição: 
 
DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS: resultados, propósitos, intenções ou estados futuros 
que as organizações pretendem alcançar. 
CONCEPÇÃO DOS PLANOS: guias que integram e coordenam as atividades da 
organização de forma a alcançar estes objetivos. 
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PLANOS - QUANTO AO HORIZONTE TEMPORAL 
 
PLANOS OPERACIONAIS Relacionam-se com objetivos de curto prazo e meios de 
atingi-los, afetando somente um setor da empresa (períodos curtos e variáveis). 
PLANOS TÁTICOS Relacionam-se com objetivos de médio prazo e meios de atingi-
los, afetando somente uma área funcional (geralmente um ano). 
PLANOS ESTRATÉGICOS Relacionam-se com objetivos de longo prazo e com ações 
para alcançá-los, afetando a empresa como um todo (três ou mais anos). 
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A dimensão temporal depende do grau de mudança ambiental. 
Em condições de alta variabilidade ambiental planos tendem a menor duração. 
 
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O planejamento é feito de modo diferente nos vários níveis organizacionais. Em razão 
disso, existe uma hierarquia de planos. 
 
Veja, a seguir, os três níveis distintos de planejamento: 
 
Planejamento Estratégico ou Institucional É o planejamento mais amplo. Envolve e 
abrange toda a organização como um sistema único e aberto. 
 
Planejamento Tático Abrange cada departamento no nível intermediário da 
organização. Cada unidade da empresa deve elaborar seu planejamento tático 
subordinado ao planejamento estratégico. 
 
Planejamento Operacional É o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade 
em particular. 
 
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O planejamento estratégico da empresa apresenta três características principais: 
 
- É projetado no longo prazo. 
- Está voltado para as relações entre a empresa e o seu ambiente de tarefa. 
- Envolve a empresa como uma totalidade. 
 
Portanto, é genérico, direcionado a longo prazo, e macro orientado exigindo a 
participação integrada dos demais níveis da empresa: do nível intermediário, por meio 
dos planos táticos, e do nível operacional, por meio dos planos operacionais. 
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O planejamento estratégico envolve seis etapas principais: 
 
- Determinação dos objetivos empresariais. 
- Análise do ambiente externo. 
- Análise interna da organização e de seus recursos. 
- Geração, avaliação e seleção de alternativas estratégicas. 
- Implementação da estratégia escolhida por meio de planos táticos e operacionais. 
- Acompanhamento e avaliação dos resultados alcançados. 
 
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Duas empresas que operam de forma idêntica em um mesmo mercado não podem 
coexistir, portanto a estratégia é que será o fator diferenciador de uma organização 
perante os seus concorrentes. 
 Para que possam concorrer, cada empresa precisa ser diferente e possuir 
características exclusivas que as diferencie das demais. Portanto, a estratégia se 
refere ao caminho que a empresa segue para conseguir sobreviver e crescer, em um 
mercado competitivo. 
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Estratégia Empresarial 
A estratégia empresarial é tarefa do nível institucional da empresa. No entanto, a 
formulação de estratégias é uma atividade complexa em face da diversidade de forças 
e fatores ambientais, como também da multiplicidade de fatores internos da empresa. 
A estratégia deve considerar a “vocação” da empresa. 
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A estratégia empresarial deve considerar três problemas específicos: 
 
1.Escolha do domínio produto/mercado. 
 
2. Criação de normas e procedimentos para coordenar as atividades, a organização e 
a integração das próprias atividades internas da empresa. 
 
3. Execução das operações por meio da tecnologia. 
A estratégia empresarial pode ser avaliada de acordo com um conjunto de critérios 
como, por exemplo, objetivos empresariais, ambiente da empresa, recursos 
empresariais, etc. 
 A administração da estratégia exige critérios de eficiência e de eficácia, e envolve 
todo um processo administrativo de planejar, organizar, dirigir e controlar a ação 
empresarial em todos os níveis da empresa, a saber: institucional, intermediário e 
operacional. 
Eficiência: é a capacidade de realização das atividades da organização, minimizando a 
utilização de seus recursos, ou seja, é a capacidade de desempenhar corretamente as 
tarefas. E ciência preocupa-se com os meios." (Fonte: Sobral e Peci, 2008) 
 Eficácia: é a capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar 
os objetivos estabelecidos. Eficácia preocupa-se com os fins." (Fonte: Sobral e Peci, 
2008) 
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A partir de agora, você conhecerá algumas ferramentas utilizadas para ajudar na 
gestão estratégica da empresa. 
 
- A Análise SWOT é uma ferramenta largamente utilizada para fazer análise decenário 
(ou análise de ambiente), sendo usada como base para gestão e planejamento 
estratégico de uma corporação ou empresa. Ela pode também, em razão de sua 
simplicidade, ser utilizada para qualquer tipo de análise decenários. 
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Antes de formular estratégia é preciso analisar as tendências do ambiente externo e 
conhecer o ambiente interno, ou seja, as competências e recursos que a organização 
dispõe. 
 
 
 
AMBIENTE EXTERNO 
A empresa deve olhar para fora de si, para o ambiente externo onde estão as 
oportunidades e ameaças. Esta verificação visa estudar melhores maneiras de evitar 
ou usufruir dessas situações. 
Oportunidades: São as variáveis externas e não controláveis pela entidade, que 
podem criar condições favoráveis, desde que a mesma tenha condições e/ou interesse 
de usufruí-las. Mudanças e tendências ambientais que têm impacto positivo na 
Organização. 
Ameaças: São as variáveis externas e não controláveis pela Entidade que podem criar 
condições desfavoráveis para a mesma. Mudanças e tendências ambientais que 
apresentam impacto negativo. 
 
EXEMPLO As variáveis incontroláveis são exemplos de fatores externos, como a 
queda ou o aumento na taxade juros e surgimento de nova tecnologia. 
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AMBIENTE INTERNO 
A empresa deve olhar seu ambiente interno, analisar os seus recursos e as 
capacidades da organização que determinam sua competitividade. 
Forças (Pontos fortes): São as variáveis internas e controláveis pela entidade, que 
propiciam condições favoráveis para empresa em relação ao seu ambiente. 
Fraquezas (Pontos fracos): São as variáveis internas e controláveis pela entidade, que 
propiciam condições desfavoráveis para empresa em relação ao seu ambiente. 
 
EXEMPLO As variáveis controláveis são exemplos de fatores internos, como a 
situação financeira de uma empresa, suas ótimas instalações e a qualidade de seus 
produtos. 
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Essa análise é um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica 
da empresa no ambiente em questão. A técnica é creditada a Albert Humphrey, que 
liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford nas décadas de 1960 e 
1970, usando dados da revista Fortune das 500 maiores corporações. 
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Dica: 
O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrônimo de Forças 
(Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças 
(Threats). 
 
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O balanced scorecard (BSC), desenvolvido por Robert Kaplan e David Norton (1997), 
é uma ferramenta de controle do desempenho organizacional que procura integrar 
várias dimensões de controle, equilibrando as tradicionais medidas de desempenho 
financeiro com parâmetros importantes para o sucesso de uma organização, como os 
clientes, os processos internos e a capacidade de inovação e de aprendizado. 
O balanced scorecard procura alinhar a estratégia e as atividades operacionais para 
garantir que os objetivos estratégicos sejam alcançados. 
 
Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre objetivos de curto e longo prazo, entre 
medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendências e ocorrências 
e, ainda, entre as perspectivas interna e externa de desempenho. Esse conjunto 
abrangente de medidas serve de base para o sistema de medição e gestão estratégica 
por meio do qual o desempenho organizacional é mensurado de maneira equilibrada 
sob as quatro perspectivas. 
 
 
O BSC contribui para que as empresas acompanhem o desempenho financeiro, 
monitorando, ao mesmo tempo, o progresso na construção de capacidades e na 
aquisição dos ativos intangíveis necessários para o crescimento futuro. 
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 A partir de uma visão balanceada e integrada de uma organização, o BSC permite 
descrever a estratégia de forma muito clara, por meio de quatro perspectivas: 
Perspectiva financeira: Foca impacto das atividades em seu desempenho financeiro. 
Como indicadores, por exemplo, a lucratividade, a rentabilidade, a liquidez, etc. 
 Perspectiva do cliente: Avalia como clientes percebem a organização. Como 
indicadores, os índices de satisfação, a participação no mercado, a imagem da 
organização, etc. 
Perspectiva dos processos internos: Avalia os processos críticos da organização. 
Indicadores: Eficiência processos de produção, qualidade dos produtos fabricados, 
etc. 
 Perspectiva do desenvolvimento das pessoas (de aprendizado e crescimento): Como 
os RH estão sendo direcionados para a empresa inovar e crescer. Indicadores: 
Satisfação dos funcionários, clima organizacional, índices de rotatividade, etc. 
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Além disso, todas estas perspectivas se interligam, formando uma relação de causa e 
efeito. 
Reflexão 
Desde que foi criado, o BSC vem sendo utilizado por centenas de organizações do 
setor privado, público e em ONGs no mundo inteiro. Essa ferramenta foi escolhida 
pela renomada revista Harvard Business Review como uma das práticas de gestão 
mais importantes e revolucionárias dos últimos 75 anos. 
Fonte:<//pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_Scorecard>.(//pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_
Scorecard) 
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SÍNTESE 
01 É fundamental um planejamento profissional cuidadoso, constante e fiel aos 
cenários presentes e futuros. O planejamento lida com o futuro. Começa com a 
determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma 
e ciente e eficaz. O planejamento de ne onde se pretende chegar, o que deve ser 
feito para tanto, quando, como e em que sequência. 
 
 
02 O planejamento não se restringe ao nível estratégico da organização, mas se 
desdobra por toda empresa passando pelo nível tático e chegando até o nível 
operacional. 
 
03 O BSC, como um instrumento que auxilia na definição do planejamento estratégico, 
organiza-se em torno de quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos 
internos e do aprendizado e crescimento. 
 
04 O nome Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo 
prazos, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendência e 
ocorrências, e entre perspectiva interna e externa do desempenho. 
 
05 A análise SWOT de cenário se divide em ambiente interno (forças e fraquezas) e 
ambiente externo (oportunidades e ameaças).