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Conquistando Excelência Operacional e Intimidade com Clientes Núcleo de Educação a Distância www.unigranrio.com.br Rua Prof. José de Souza Herdy, 1.160 25 de Agosto – Duque de Caxias - RJ Reitor Arody Cordeiro Herdy Pró-Reitoria de Programas de Pós-Graduação Nara Pires Pró-Reitoria de Programas de Graduação Lívia Maria Figueiredo Lacerda Produção: Gerência de Desenho Educacional - NEAD Desenvolvimento do material: Pedro Jorge Guimarães de Abreu 1ª Edição Copyright © 2019, Unigranrio Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Unigranrio. Pró-Reitoria Administrativa e Comunitária Carlos de Oliveira Varella Núcleo de Educação a Distância (NEAD) Márcia Loch Sumário Conquistando Excelência Operacional e Intimidade com Clientes Para início de conversa… .................................................................. 04 Objetivos .......................................................................................... 05 1. Sistemas Integrados e sua Relação com Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos ................................................... 06 2. Sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente ........ 11 3. Aplicações Integradas e sua Relação com o Comércio Eletrônico: Mercados Digitais e Mercadorias Digitais ................................... 15 Referências ....................................................................................... 19 4 Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… Imagine a complexidade de informações para administrar uma empresa com base em dados provenientes de dezenas, ou até mesmo centenas, de diferentes sistemas e bancos de dados, sem a capacidade de se comunicar uns com os outros. Pense que sua organização tem 20 linhas de produtos, cada uma delas produzida em uma fábrica em um país diferente, e que cada fábrica tenha equipes independentes e sistemas incompatíveis, que gerenciam a produção, o estoque e a distribuição. Em todo o mundo, as organizações estão se conectando cada vez mais, tanto com seus clientes internos quanto externos. Ao administrar uma empresa, você tem a obrigação de reagir imediatamente quando o seu cliente realiza um grande pedido, ou a remessa de um fornecedor não chega na data combinada. Você vai saber o impacto desses eventos em cada setor da organização e o desempenho da organização a cada processo, especialmente, se estiver gerindo uma grande organização. Os sistemas integrados vão oferecer a possibilidade de tornar essa tarefa possível. 5Sistemas de Informações Gerenciais Objetivos ▪ Entender a conexão dos sistemas de informações com as áreas afins. ▪ Conhecer quais contribuições os sistemas de informações podem trazer ao atendimento ao cliente. ▪ Saber quais possibilidades existem no comércio pela internet para gerar negócios. ▪ Entender a dinâmica da aplicação dos sistemas de informações em caso prático. 6 Sistemas de Informações Gerenciais 1. Sistemas Integrados e sua Relação com Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos A convergência dos sistemas de informações nos processos de negócios apresenta vantagens para toda a organização. A gestão integrada permite acelerar o processo de mudança e inovação na empresa que possui sistemas integrados de gestão. Esse processo representa, hoje, a quebra de paradigmas e a implantação de sistemas que, durante sua operação, já conversam com áreas diretamente relacionadas. Um exemplo clássico desse processo é quando um cliente liga para a operadora de telefonia para reclamar que seu telefone não está funcionando e, ao fim desse diálogo, a área técnica já está informada da ordem de serviço (OS) e aciona um técnico para esse atendimento. O setor de qualidade fica aguardando para dar a conformidade e baixa na OS e, ao mesmo tempo, o RH aguarda a resposta da pesquisa de satisfação para conferir se acertou na contratação do técnico e se o treinamento da atendente foi de excelência. Parece um sonho, mas isso representa uma amostra do que os sistemas integrados podem fazer. Os sistemas de informações integram processos de negócios, promovendo a interação de clientes, a tecnologia empregada e a empresa em conjunto com seus processos de negócios. A proposta de convergência de sistemas de informação com o uso do Customer Relationship Management (CRM) é justamente promover interação da dinâmica organizacional, permitindo maior velocidade na solução de problemas organizacionais. Figura 1: Sistemas integrados por meio do CRM. Fonte: Dreamstime. Vendas Suporte Serviços Marketing 7Sistemas de Informações Gerenciais Veja, na Figura 2, como se dá essa interação. Pessoas Empresa Sistemas de Informações Gerenciais Tecnologias Figura 2: Convergência dos sistemas de informações com o CRM. Fonte: Elaborado pelo autor. Com recursos limitados, hoje, as empresas visam uma maior eficiência em seus processos de negócios com ganhos de produtividade e encontram oportunidade em estratégias de TI, que podem integrar toda a sua cadeia de suprimentos. Por cadeia de suprimentos, podemos entender como todos os processos anteriores à obtenção do produto ou do serviço envolvendo fornecedores, processos internos e, finalmente, o produto ou serviço acabado. A integração desses processos representa um ideal para as empresas. Tal migração abarca em trabalhar a cultura organizacional, processos, contratação por competências, desenho de competências e habilidades e atitudes, norteando a eficiência e eficácia nos processos de negócio. A implantação de sistemas integrados prepara todos os stakeholders do processo, principalmente os informados no Quadro 1: Funcionários Contribuir com dados do processo de negócio para encontrar o modelo ótimo de operação. Investidores Com ganhos de produtividade e maior eficiência, o retorno do investimento fica evidente. Clientes Aqueles que percebem mais claramente a melhoria na qualidade do serviço entregue. 8 Sistemas de Informações Gerenciais Distribuidores Maior parceria advinda de grandes volumes negociados. Quadro 1: Integração dos sistemas com todos os stakeholders do processo. Fonte: Elaborado pelo autor. Para se obter ganhos operacionais reais no processo de operacionalização de sistemas integrados, é imprescindível a existência de uma retaguarda de trabalho, chamada de back office. No planejamento de execução da implantação de sistemas integrados, é importante estar atento aos seguintes aspectos: 1. Fluxo de processo reduzido. 2. Redução do custo total nos processos e decisões de negócio. 3. Elevação da produtividade e inserção de indicadores e metas de resultados. 4. Autonomia de decisão acompanhada da responsabilização por resultados. 5. Desenho e redesenho de processos. 6. Cultura voltada para a qualidade. A garantia das ações anteriormente apresentadas permite melhor adequação aos desafios de tornar a organização mais ágil, com seus setores em parceria e com a entrega de subsídios para a tomada de decisão, atuando de forma mais precisa e assertiva. A empresa que decide por essa solução está adquirindo um conjunto de programas que fazem convergência com um repositório de informações (banco de dados), em que tais dados são repassados para setores interessados, contendo informações reais da operação. O que antes seria um processo em que o gestor deveria coletar informações de diversas fontes, com a devida velocidade, atualmente, os sistemas de informações fazem. Observe a Figura 3 e entenda melhor a proposta de integração oferecida pela aplicação da solução de sistemas CRM. 9Sistemas de Informações Gerenciais Manufatura e Produção Vendas e Marketing Sistemas de Informações Gerenciais Recursos Humanos Finanças e Contabilidade Dinheiro em caixa Contas a receber Crédito ao cliente Receita Horas trabalhadas Custo dotrabalho Requisitos de cargo Folha de pagamento Pedidos Previsões de vendas Pedidos de devolução Alterações de preço Matérias-primas Programações Datas de expedição Capacidade Figura 3: Proposta de integração oferecida pela aplicação da solução de sistemas CRM. Fonte: Elaborado pelo autor. A Figura 3 nos permite entender que o movimento de compra de um produto, ao passar pela leitura ótica, inicia uma série de procedimentos no banco de dados do estoque, informando menos uma unidade. Para o marketing, informa-se o resultado de venda e a análise de resultados contratados para a semana ou mês; já o fluxo de caixa recebe seu movimento e, a partir da leitura de produtos vendidos, percebe o desempenho de vendedores, o que sinaliza para o RH a necessidade de mais funcionários, ou simplesmente, o retorno de suas contratações, considerando o desempenho de colaboradores de vendas. A cadeia de suprimentos, de forma bem simples, pode representar os processos anteriores à obtenção do produto ou do serviço envolvendo fornecedores, processos internos e, finalmente, o produto acabado ou a entrega do serviço. A cadeia de suprimentos representa todos os processos anteriores à transformação física do produto ou as etapas anteriores à entrega do serviço. A interação dos sistemas de informações com a cadeia de suprimentos garante que não haja falhas ou falta de matéria-prima para a confecção do produto ou da entrega do serviço, dependendo do segmento de atuação. Importante 10 Sistemas de Informações Gerenciais O perfeito sincronismo é a tônica da aplicação de sistemas de informações na cadeia de suprimentos em busca do just in time ideal. Por just in time, entende-se a excelente comunicação das etapas do processo de produção, de forma a não existir falta do produto nem excesso dele; o sonho de toda gestão bem afiada com o negócio. O ajustamento no sistema do estoque de segurança permite o alcance do objetivo de um sistema aplicado à cadeia de suprimentos, que é a informação precisa, atuando no planejamento da demanda. Um software integrado (ERP) é desenvolvido em torno de diversos processos de negócios definidos, que refletem as melhores práticas empresariais. MATRIZ FILI AL SUA EMRESA SISTEMA INTEGRADO ESTOQUE REPRESENTANTE COM TABLET/SMARTPHONE EQUIPE DE VENDA FILIAL Figura 4: Mapeamento dos processos de negócios. Fonte: Dreamstime. Ao implantar um software integrado, as organizações necessitam, antes de qualquer implementação, escolher as funções do sistema que desejam utilizar e, analisar e mapear os processos de negócios em conformidade com os processos já definidos do software. 11Sistemas de Informações Gerenciais 2. Sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente Relacionamentos acontecem e precisam passar por manutenção. A manutenção ocorre, por exemplo, quando ligamos para um amigo que há um tempo não encontramos; ainda que seja uma mensagem, já atualizamos essa relação. As organizações também lançam mão desse artifício e usam sistemas de informações para estabelecer contato com clientes e fazer negócios. CRM (Customer Relationship Management) Gestão da Relação com o Cliente Permite às empresas estabelecerem vantagem competitiva em seu atendimento e melhor relacionamento com o seu público. Sistemas que resgatam informações de vários bancos de dados por toda a empresa e apresentam essa informação para diversos outros setores, com a missão de melhorar processos e auxiliar na decisão. Figura 5: Estabelecendo as vantagens no relacionamento com o cliente. Fonte: Elaborado pelo autor. Investimentos em tecnologias e inteligência de gestão auxiliam o gestor em uma administração mais eficiente, o que resulta na perenidade do negócio. Segundo Laudon (2007), o ponto de contato é a forma de estabelecer interação com o cliente. Como ponto de contato, pode-se citar os seguintes exemplos: ▪ Telefone. ▪ E-mail. Importante 12 Sistemas de Informações Gerenciais ▪ Cartas. ▪ Mala direta. ▪ O próprio endereço físico e virtual da empresa. ▪ O cadastro se torna um elemento interessante para segmentar o cliente e, ao longo do tempo, acompanhar o investimento que ele faz na empresa. O sistema de gestão de relacionamento é subdividido em três módulos: Módulos do CRM PRM Voltado ao atendimento de fornecedores ERM O foco está no treinamento de funcionários CRM Direcionado a estabelecer relação com o cliente Quadro 2: Modularização do CRM. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). A integração dessas três funcionalidades permite melhor gestão dos recursos organizacionais, consolidando a vantagem competitiva empresarial. Quanto à funcionalidade, Laudon (2007) diz que há três grandes áreas no segmento de marketing. São elas: Cross selling Estabelece a complementação de venda com a sugestão de produtos. Um exemplo interessante pode ser de um cliente que abre uma conta-corrente, e lhe é oferecido um plano de previdência privada. Up selling Organização que, em sua base de clientes, encontra no seu banco de dados clientes com potencial para adquirir um produto de maior valor agregado e com mais vantagens. É o caso típico de empresas de cartão de crédito, que oferecem ampliação das vantagens, como aumento de limite, bônus, mas aumenta a anuidade. 13Sistemas de Informações Gerenciais Bundling Elaboração de pacote de produtos que, se um deles for vendido separadamente, sai a um preço muito maior. Esta parte do CRM busca essa associação para entender o comportamento de sua base de clientes e chegar a um preço interessante para a empresa e para seus clientes. Ex.: empresas de telefonia com os seus vários planos e Oferta Combo 1, 2, 3 entre outros nomes. No aspecto gerencial, o CRM é subdividido em dois momentos, conforme a hierarquia funcional, que presta auxílio na tomada de decisão para a gerência sênior e média. CRM AnalíticoCRM Operacional CRM (Customer Relationship Management) Figura 6: Aspecto gerencial do CRM. Fonte: Elaborado pelo autor. O CRM Analítico promove, no banco de dados, a análise de tendências e convergência de comportamentos dos clientes ao longo do tempo em que há relacionamento com a empresa. Um exemplo é quando o cadastro do cliente informa quantas vezes ele consumiu algum produto ou serviço, foi treinado em algum curso e outras informações inerentes ao negócio, que permita estabelecer padrões, segmentação e critérios para quem vem a ser cliente: A, B, C e D, cliente prime, ouro e outras classificações de acordo com a preferência da empresa. Já o CRM Operacional trabalha as campanhas que são definidas pelo Analítico. Exemplos: ▪ Divulgação de um produto. 14 Sistemas de Informações Gerenciais ▪ Comunicação interna. ▪ Treinamento e outras aplicações. ▪ Público-alvo. ▪ Qual a campanha a ser desenvolvida. ▪ Metas a serem alcançadas. O CRM Operacional é uma ferramenta para a execução de objetivos de média gerência. Para exemplificar, vamos ilustrar o cotidiano da área comercial, em que um funcionário é contratado como representante no segmento de laticínios e vai trabalhar na venda de um novo iogurte, onde já estão definidos público-alvo, metas e clientes a serem visitados. O CRM Operacional alimenta de informações essa gerência e o Módulo Analítico trabalha na análise de resultados. Um sistema é então cliente do outro nesse processo; a análise está voltada para o setor comercial, mas se aplica a outros segmentos. Aplicações do CRM Analítico x Operacional Analítico Operacional Elabora estratégias Atua em campanhas Segmenta clientes Promove o comércio digital Analisa resultados de contatos Faz contatos com clientes Analisa lucratividade Efetua vendas Elabora estratégias para públicos Atua na visita a clientes Encontra tendências de consumo Ferramenta de informação de call center Encontra padrões de conversão Faz conversão de clientes Quadro 3: Aplicações CRM. Fonte: Elaborado pelo autor. 15Sistemas de Informações Gerenciais 3. Aplicações Integradas esua Relação com o Comércio Eletrônico: Mercados Digitais e Mercadorias Digitais Ao longo deste estudo, constatamos que há grandes oportunidades com a implantação de soluções integradas em sistemas de informações. Entre os maiores resultados obtidos neste processo, temos a eficiência da organização mas, apesar de bons resultados – a integração de vários sistemas como CRM, em que cada um traz mudanças sem precedentes –, talvez a dificuldade esteja em harmonizar tais resultados. Apesar dos desafios de adaptação, tais implementações acompanham redução de investimentos em estoque, melhor aproveitamento do tempo e recursos, tendo como fator indispensável o planejamento da mudança, o novo desenho de tarefas e atividades, contribuindo para uma organização que aprende. Antes de a internet gerenciar toda a cadeia produtiva envolvida no processo de negócio, era mais oneroso e bastante difícil fazer isso, pois despendia maiores recursos da organização. Antes da Era da Informação, os entraves eram os seguintes: ▪ Dificuldade de gerenciamento das etapas do negócio. ▪ Informação desatualizada. ▪ Inexistência de compartilhamento de dados. Atualmente, a evolução dos sistemas integrados permite: ▪ A integração de processos de negócios. ▪ Melhoria da coordenação de atividades. ▪ Comunicação fluida, com menores obstáculos. ▪ Melhor planejamento de recursos da organização. 16 Sistemas de Informações Gerenciais As empresas WWW (World Wide Web), antes da globalização, e após a década de 1990, no Brasil, traziam grande temor para organizações que atuavam no segmento tradicional de negócio (estrutura física tradicional, endereço definido e com funcionários em seus quadros), pois acreditava-se que haveria uma migração para as empresas.com ou 2.0, como também eram chamadas. O resultado foi ter gerado mais oportunidades de negócio para as empresas que decidiram atuar nos dois modelos (tradicional e antigo). A internet dinamizou as relações humanas, as configurações empresariais e a precificação de produtos, reinventando os canais de distribuição e carreiras. Mas, o que vem a ser mercado digital? Produtos negociados e serviços gerados pela internet. Dentre as inovações que são resultantes dos mercados digitais, podemos destacar a ubiquidade, ou seja, a possibilidade de o produto estar disponível para o mundo inteiro, uma vez que está presente na página da empresa, no WWW (World Wide Web). No canal de distribuição, a desintermediação representa o maior argumento para comprarmos pela internet a preços menores, em que a eliminação de intermediários faz com que não tenha que remunerar atores como: ▪ Distribuidor. ▪ Atacadista. ▪ Representantes. Com a desintermediação, em muitos casos, o produto sai da fábrica diretamente para a casa do cliente. Outro resultado do mercado digital é o uso de e-mails, que horizontalizou a comunicação no meio corporativo, eliminando fronteiras, representando, também, uma forma de registrar informações, ação útil para revisões futuras. Veja mais algumas contribuições dos mercados digitais: Figura 7: Canais de distribuição. Fonte: Dreamstime. 17Sistemas de Informações Gerenciais Produtos Digitais Padrões universais O protocolo de comunicação da internet é único. Riqueza de informação O produto na internet possui informações técnicas. Interatividade De forma on-line, há troca de informações. Densidade de informação Quantidade total de informações disponíveis. Personalização Mensagens de marketing direcionadas a clientes. Assimetria de informação Permite mais dados sobre os produtos em relação à venda normal em lojas. Pagamento de contas móvel Uso do celular para efetuar o pagamento de contas. Publicidade sem fio Propagandas para o celular. Serviços de localização Serviço de GPS, localização de táxi por celular. Blog Site informal. Sites de relacionamento Sites que promovem encontros erelacionamentos. Intranets Ambiente virtual empresarial. Quadro 4: Produtos Digitais. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). A internet representa, então, um salto na forma de fazer negócios, de comunicar-se com as pessoas por meio dos produtos digitais, favorecendo o crescimento de novas tecnologias de marketing: o marketing digital. Categorias de negócio eletrônico, definidas pelo modelo de tecnologia, têm por base a informação. Vejamos o Quadro 5: Modelos de negócios baseados na internet B2B Comércio entre empresas, tendo a internet como link B2C A empresa no WWW é a página na internet C2C Pessoa comum vendendo para pessoa comum. Ex.: Mercado Livre. B2T Interatividade da TV digital 18 Sistemas de Informações Gerenciais B2G Pregão eletrônico B2M Celular efetuando pagamento de contas Quadro 5: Modelos de negócios baseados na internet. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). Neste capítulo, foi possível entendermos como a gestão da cadeia de suprimentos com o uso de sistemas integrados permite maior eficiência na gestão, resultando na redução de custos, melhoria de processos e abastecimento de produtos. Foi percebido que grandes empresas fazem uso de sistemas inteligentes para atrair e manter clientes e gerar produtos e serviços, por meio da gestão do banco de dados com a segmentação. As aplicações integradas e mercados digitais nos permite entender que, no cotidiano organizacional, a cada dia, novos serviços serão criados e outros serão eliminados. Por fim, foi possível compreender que o CRM pode mudar completamente a forma de existir de um negócio e, assim, dar maior perenidade às empresas. 19Sistemas de Informações Gerenciais Referências ABREU, A. F.; REZENDE, D. A. Tecnologia da informação — Aplicada a sistemas de informações empresariais. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2011. BATISTA, E. O. Sistemas de informação — O uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2005. BIO, S. R. Sistema de informação um enfoque gerencial. 2 ed. São Paulo: Atlas. 2008. CÔRTES, P. L. Administração de sistemas de informação. São Paulo: Saraiva, 2008. GOLEMAN, D. et al. Tecnologia e gestão da informação. São Paulo: Campus, 2009. LAUDON, K. C. Sistemas de informações gerenciais. 7 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. ________ Sistemas de informações gerenciais. 9 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011. ÓBRIEN, J. A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da internet. 3 ed. São Paulo: Saraiva, 2011. STAIR, R. M. Princípios de sistemas de informação: Uma abordagem gerencial. 9 ed. São Paulo: Cengage Learning, 2010. TURBAN, E. Introdução a sistemas de informação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. Título da Unidade Objetivos Introdução Conceitos Fundamentais dos Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… Objetivos 1. A Aplicação dos Sistemas de Informações no Ambiente de Negócios Contemporâneo 1.2 A Interação: Tecnologia, o Papel das Pessoas e das Organizações na Era da Informação 1.2.1 Os Sistemas de Informações e sua Influência na Carreira e nas Empresas 2. Tipologia dos Sistemas de Informação 2.1 Sistemas para Diferentes Níveis de Gestão na Empresa 3. Inter-relacionamentos entre Sistemas Referências Conquistando Vantagem Competitiva com os Sistemas de Informação Para início de conversa… Objetivos 1. Como Usar os Sistemas de Informação para Conquistar Vantagem Competitiva 2. Concorrência em Escala Global 3. Competindo em Qualidade e Design e a Relação da Concorrência em Processo de Negócio Referências Infraestrutura de TI - Hardware e Software Para início de conversa… Objetivos 1. Infraestrutura de TI: Hardware e Software 2. Administração dos Recursos de Hardware e Software e sua Relação com Redes no Mundo Empresarial 3. Desenvolvimento de Projeto de Infraestrutura Tecnológica para Empresas Referências Fundamentos da Inteligência de Negócios: Gestão da Informação e de Banco de Dados Para início de conversa… Objetivos 1. A Abordagem de Banco de Dados para Gerenciamento de Informações 2. Sistemas de Gerenciamentodo Banco de Dados 3. O Banco de Dados para Melhorar o Desempenho e a Tomada de Decisão na Empresa Referência Conquistando Excelência Operacional e Intimidade com Clientes Para início de conversa… Objetivos 1. Sistemas Integrados e sua Relação com Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos 2. Sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente 3. Aplicações Integradas e sua Relação com o Comércio Eletrônico: Mercados Digitais e Mercadorias Digitais Referências
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