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TÉCNICAS DE COMUNICAÇÃO AULA 5 Profª Margarete Terezinha de Andrade Costa 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula vamos desenvolver a nossa capacidade prática e teórica de utilização das técnicas de redação de textos formais. Para isso, vamos conhecer o gênero e entender como elaborar corretamente um relatório; compreender a estrutura, a confecção e a organização da carta comercial e do ofício; avaliar o gênero e elaborar corretamente um memorando; conhecer a estrutura, a função e a elaboração de uma procuração; entender a necessidade, a importância e a organização de uma ata. Tais gêneros textuais vão nos ajudar na elaboração de outros textos formais, melhorando com isso a comunicação via texto escrito. Quando pensamos em comunicação oficial, devemos buscar referências normativas como modelo, assim é indicado o Manual de redação da Presidência da República (Brasil, 2018), que traz indicações importantes para a construção de textos protocolares, que usaremos de base nesta aula. TEMA 1 – RELATÓRIO O relatório é um texto que tem como característica, como o próprio nome diz, relatar um fato, acontecimento, procedimento ou evento qualquer. Ele apresenta de forma organizada e particularizada os processos analisados dentro de um determinado período de tempo. Por ser um texto técnico, é necessário escrevê-lo com clareza e precisão; objetividade; concisão; coesão e coerência; impessoalidade; formalidade e padronização; e uso da norma padrão. Principalmente, o texto deve ser inteligível e transparente para que seja entendido por todos que o lerem. 1.1 Estrutura do relatório Como todo bom texto, o relatório exige uma organização formal; deve começar com a identificação de título, autor e finalidade. Em seguida, obedece a sequência: introdução, desenvolvimento e conclusão (é preferível o uso de “considerações finais”, visto que a maioria das pesquisas não se encerra em si mesma, e assim não possuem uma conclusão). A introdução deve deixar claro para o leitor qual o objetivo do texto, isto é, qual a intenção do relato, e de que modo foi realizado (metodologia); é interessante expressar local, período de observação e abrangência. No desenvolvimento, é apresentado o percurso do 3 relato de forma pormenorizada; assim, há variedades na sua elaboração – o importante é que o escritor organize e ordene a apresentação de ideias de forma que o leitor acompanhe com mais facilidade a exposição. É interessante lançar mão de uma organização cronológica, ou por grau de dificuldade/interesse, quantitativamente e/ou qualitativamente dos resultados ou setor. As considerações finais devem retomar os objetivos propostos na introdução e analisar se foram ou não foram atingidas, explicitando o porquê disso. Assim, fechamos a proposta do relatório. Se para a realização do relatório foram pesquisadas diversas fontes, elas deverão aparecer nas referências. Toda fonte pesquisada e citada no texto deve aparecer nas referências, lembrando que referências, referências bibliográficas e bibliografia são coisas diferentes. A primeira são as fontes pesquisadas, a segunda são as fontes em forma de livro, e a terceira são as fontes consultadas, mas não citadas no corpo do relato. 1.2 Tipos de relatórios Muitos são os tipos de relatórios existentes, que podem ser organizados em dois grupos básicos: acadêmicos e profissionais. Ambos são apresentações de pesquisas realizadas ou na área de ensino, ou laboral; independentemente da função, devem obedecer às normas de ética, integridade das partes e principalmente veracidade das informações. O relatório é a organização de pontos relevantes observados durante a pesquisa; assim, é importante esclarecer as dúvidas durante a observação, para não deixar lacunas. TEMA 2 – CARTA COMERCIAL E OFÍCIO A carta comercial e o ofício têm praticamente a mesma estrutura; muda apenas o remetente. Como o próprio nome diz, ofício é um documento oficial, isto é, emitido ou direcionado a um órgão oficial. Já a carta comercial é emitida por empresas privadas ou comerciais entre si. Ambas têm como objetivo a comunicação entre diferentes órgãos, instituições, empresas e afins, seno utilizadas para comunicação, solicitação, requerimento, pedido, patrocínio e fins jurídicos. A carta comercial e do ofício são rígidas, formais, claras e objetivas; em determinadas administrações, os textos apresentam modelos uniformes, que 4 devem ser seguidos. Lembramos que somente um assunto deve ser tratado por documento. 2.1 Organização da carta comercial e do ofício Habitualmente, tais documentos apresentam estrutura padronizada: introdução, comunicação ou desenvolvimento e conclusão. Antes da introdução, deve aparecer o local e a data do envio; nome, cargo e empresa do destinatário e assunto. Na introdução, é apresentado o objetivo da comunicação. Esta deve ser direta e clara: Informo, Solicito, Requeiro, Comunico, Confirmo. No desenvolvimento, o assunto é delineado, reforçando que cada assunto deve ser tratado em documento próprio, para que seja respondido ou resolvido individualmente; se houver desdobramento do assunto, deve estar em parágrafos distintos. Na conclusão, é assegurada a posição sobre o assunto, a reafirmação do pedido, e a notificação ou confirmação, deixando claro o objetivo do documento. No encerramento, aparece o nome e o cargo do remente e o nome da empresa. O ofício e a carta comercial devem ser concisos, isto é, devem comunicar o máximo de informações com o mínimo de termos, e ao mesmo tempo devem ser claros, isto é, devem ser compreendidos pelo leitor, sem levantar dúvidas. 2.2 Uso dos pronomes nas correspondências oficiais Ao utilizar os pronomes de tratamento em correspondências oficiais, devemos lembrar que, mesmo eles sendo em segunda pessoa (vosso, vossa), o verbo sempre será conjugado em terceira pessoa. Aqui, vale a pena ressaltar que o uso de “vossa” é para quando estou falando com a pessoa; “sua” é quando estamos falando dela. Por exemplo, você está pedindo autorização à autoridade: “Vossa Excelência permite uma colocação...”; quando você está dizendo que a autoridade permitiu: “Sua Excelência permitiu uma colocação...”. Lembre-se que “excelência” é utilizado para: o/a Presidente da República, senadores(as) da república, ministros(as) de Estado, governadores(as), deputados(as) federais e estaduais, prefeitos(as), embaixadores(as) e cônsules. As demais autoridades são tratadas por “Vossa Senhoria”. 5 Não se usa os adjetivos ilustríssimo, digníssimo (pois, supõe-se que a dignidade é uma postura ética necessária) e doutor (somente para quem tem o título acadêmico). De acordo com o Manual de redação da Presidência da República (Brasil, 2018, p. 21): É imperativa, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente do correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível, mais do que isso: a formalidade diz respeito à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. Assim, é necessário cuidar da formalidade em texto oficiais. TEMA 3 – MEMORANDO E CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL) Os avanços históricos e tecnológicos influenciam o uso da comunicação. Vejamos algumas mudanças: a segunda edição do Manual de Redação da Presidência da República, publicado em 2002, indicava três tipos de expedientes: o aviso que era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia; o ofício que era expedido para e pelas demais autoridades;e o memorando expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Já na terceira edição do Manual (Brasil, 2018), ficou abolida aquela distinção entre eles, e passamos a utilizar o termo ofício nas três hipóteses. No mesmo manual, aparece o item correio eletrônico, ou e-mail, como prática comum nas comunicações, com mesmo valor de ofício e memorando. Vamos a eles. 3.1 Memorando Como já visto, o memorando é um gênero textual que tem como objetivo informar o funcionário de um mesmo setor de forma rápida e direta. É comum nas comunicações internas oficiais de instituições, empresas e órgãos públicos. Sua característica é a objetividade, daí a preferência de seu uso em forma de comunicação eletrônica. Porém, em virtude de arquivamento e segurança, o uso da forma física também é importante e bastante utilizado. Vejamos a formatação desses documentos; o papel dever ser A4; a margem esquerda deve ter 3 cm, a direita 1,5 cm, a superior e a inferior 2 cm. Na primeira página, a distância do texto com a borda superior deve ser de 5 cm. 6 O texto pode ser escrito nas duas faces do papel; ainda por uma questão de economia, também se aceita papel reciclado. O texto deve ser apresentado em cor preta, aceitando-se cores em imagens. Aceita-se também, mas sem excessos, o negrito para destacar ideias – nunca em itálico, sublinhando maiúsculas ou outros recursos. Os termos estrangeiros devem aparecer em itálico 3.2 Correio eletrônico (e-mail) É evidente que você já recebeu e enviou e-mail; ele é muito utilizado para comunicação pessoal e laboral. Ele é considerado um documento oficial e tem o mesmo valor de um ofício ou memorando. As empresas e as agências governamentais costumam disponibilizar um e-mail corporativo para seus funcionários; estes têm extensão própria (ex.: gov.br; com.br) e são facilmente reconhecidos. Quando da utilização, é necessário tomar alguns cuidados, visto que são documentos que representam uma organização; eles devem ter a linguagem ajustada ao seu uso. Lembre-se que o assunto deve resumir o objetivo do e-mail indicando a sua leitura. Ele deve começar com uma saudação, como em documentos oficiais: Prezado Senhor ou Senhora, Prezado Coordenador, Diretor, Reitor, por exemplo (observe que são com iniciais maiúsculas). O texto deve ser claro, correto. Não é recomendado textos muito longos ou com informações desnecessárias. Não é recomendado fechamentos com Att., Abraços, Saudações; o texto deve seguir as indicações formais: “Respeitosamente”, para cargos superiores, e “Atenciosamente” para os demais. Os e-mails formais exigem uma assinatura formalizada pela empresa, que normalmente contém nome completo, cargo, unidade, telefone, endereço. Se houver necessidade de anexar algo ao e-mail, é interessante anunciar minimante no corpo do texto o seu conteúdo. Você pode utilizar o recurso de confirmação de leitura ou confirmação de recebimento, mas faça isso somente se for necessário, para evitar acúmulo de informação; também atente a o responder um e-mail que foi direcionado a um grupo – não há necessidade de responder a todos. É recomendado o uso da letra Calibri ou Carlito, tamanho 12 em preto; obviamente o texto deve ser sempre revisto antes do envio, não usamos abreviações ou imagens. 7 TEMA 4 – PROCURAÇÃO Em muitas situações diferentes, precisamos que alguém faça algo por nós; quando isso exigir formalidade, utilizamos procuração. É um documento legal e formal, que autoriza uma pessoa a agir por outra – posicionamento que a faz tomar a condição de representante legal, desfrutando de direitos nos termos do documento. Assim, por ele dar poderes às pessoas, precisa ser redigido corretamente. Ela pode ser um instrumento público, realizado em um cartório ou particular; somente o outorgante tem a assinatura reconhecida. Existe um movimento de desburocratização, que busca facilitar os trâmites de documentos, para que assim fique sempre atualizado em relação à necessidade ou não do reconhecimento de firma. 4.1 Conceito e uso Como já adiantamos, a procuração outorga poderes de uma pessoa a outra. Para isso, ela utiliza redação técnica por se tratar de um documento oficial, mesmo apresentando-se como um instrumento particular, escrito a próprio punho, enquanto a pública é lavrada em livro próprio pelo tabelião e arquivada no cartório. A pessoa que concede a procuração é designada de mandante, constituinte ou outorgante; aquele que recebe a função é o mandatário, procurador ou outorgado. Para que não haja dúvidas, é necessário que a procuração apresente de forma precisa a identificação e a qualificação, tanto do outorgante, quanto do outorgado, assim como os poderes, a finalidade e o prazo de validade da procuração. Também é importante registrar na procuração o local a data e a assinatura dos envolvidos. A procuração é utilizada para vários fins; o mais comum é a utilização de conta bancárias, a realização de contratos de compra e venda, a participação de assembleias, representação na busca ou entregas de documentos, entre outros. 4.2 Estrutura A procuração começa com um título, identificando-a; em seguida, aparecem a qualificação do outorgante e do outorgado, nome, nacionalidade, 8 estado civil, profissão, CPF e residência. Depois, são apresentados as finalidades e os poderes; são declarados os tipos de faculdades que são repassados; em seguida, vem a data e a assinatura do outorgante, reconhecida em cartório; e as testemunhas, se houver; elas costumam ficar à esquerda e abaixo da assinatura do outorgante. TEMA 5 – CONVOCAÇÃO E ATA Vamos analisar dois gêneros textuais muito utilizados em múltiplos setores da sociedade: a convocação e a ata. Eles estão relacionados diretamente com reuniões, assembleias e convenções; elas acontecem que houver a necessidade, de duas ou mais pessoas, de discutir algum tema ou de realizar alguma atividade que gere decisões, encaminhamentos, resoluções, entre outros. Assim, o uso desses gêneros é comum e precisa ser conhecido, pois há aspectos relevantes e necessários em sua construção. 5.1 Convocação A convocação nada mais é que um convite para participar de algum evento; no entanto, ela tem um atributo de participação obrigatória, e assim há alguns detalhes imprescindíveis para a garantia do sucesso da comunicação. O documento deve apresentar assunto, objetivo, data, horário de início e término, pauta, tempo previsto para cada assunto e indicações de quem vai presidir o processo. É interessante enviar a convocação com antecedência, a fim de que os participantes possam se preparar para ela. Também deve ser amplamente divulgada, preferencialmente com a confirmação de recebimento dos convocados. 5.2 Ata A ata é documento de registro de uma reunião, assembleia ou convocação. Ela é um relato pormenorizado dos assuntos relevantes tratados nesses encontros. Uma peculiaridade desse documento é que ele é assinado por todos os participantes. 9 Por se tratar de um documento que avaliza decisões tomadas por um grupo, ela deve ser lavrada de forma a evitar modificações no texto; para isso, é indicado um livro/ata ou a numeração e rubrica dos participantes em todas as páginas (se forem soltas); da mesma forma, o texto não pode apresentar rasuras (se houver erros, usa-se a partícula “digo”, “em tempo”), e nem espaços como parágrafos. Em relação à escrita, ela deve ser sucinta e direta; começa-se com dia, mês, ano e hora da reunião; os números são grafados por extenso; em seguida, o local e a relação, e a identificação das pessoaspresentes. Em seguida, a declaração de quem está presidindo e secretariando o evento, que normalmente lê os objetivos do evento, os encaminhamentos e o tempo previsto para as realizações. Depois, vem o fechamento da reunião e a assinatura dos participantes, que são feitas linearmente; isto é, uma ao lado da outra, evitando assim a inserção de alguma informação diferente. Uma observação interessante é que a assinatura da ata é realizada depois que ela aconteça, já que ao assinar, o participante está concordando com o que foi deliberado. NA PRÁTICA Muitos documentos oficiais apresentam modelos prontos que necessitam ser preenchidos minimamente com informações pessoais. Crie um arquivo com diferentes modelos de textos formais, e preencha-os com seus dados. Busque um modelo de relatório, carta comercial, ofício, memorando, ata e outros, e coloque os seus dados, preenchendo com o maior número de informações que você tenha. Se for o caso, crie alguns elementos; faça, por exemplo, uma ata de um encontro de amigos; determine objetivos das conversas, tempos, e registre isso de forma lúdica. Esses exercícios vão aproximar você das formas desses diferentes gêneros, e ao mesmo tempo facilitam na hora que você precisar confeccioná-los. FINALIZANDO Esta aula teve como foco textos formais; vimos alguns gêneros específicos, como o relatório, a carta comercial e o ofício, o memorando, a procuração, a ata, entre outros. Estudamos suas diferentes funções, estruturas, objetivos e necessidade. Tudo isso com a intenção de aperfeiçoar a 10 comunicação escrita em situações protocolares. Com esse caminho em vista, esperamos que você exercite a escrita de texto, e com isso apreenda formas de comunicação cada vez mais aprimoradas. 11 REFERÊNCIAS BRASIL. Presidência da República. Casa Civil. Subchefia de Assuntos Jurídicos. Manual de redação da Presidência da República. 3. ed. rev. atual. ampl. Brasília: Presidência da República, 2018.