Preservação de Documentos de Arquivo

Prévia do material em texto

Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 77 
AULA 05 - 8.3.3 Arquivamento e ordenação de 
documentos de arquivo. 8.4 Acondicionamento e 
armazenamento de documentos de arquivo. 8.5 
Preservação e conservação de documentos de arquivo. 
 
 
SUMÁRIO PÁGINA 
 
Sumário 
8.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo e 8.5 
Preservação e conservação de documentos de arquivo. ........................................... 1 
8.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. ........................ 9 
(Off Topic) Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem ......... 30 
(Off Topic) Automação .................................................................................. 36 
Exercícios Comentados ................................................................................. 38 
Questões sem Comentários .......................................................................... 70 
 
8.4 Acondicionamento e armazenamento de 
documentos de arquivo e 8.5 Preservação e conservação 
de documentos de arquivo. 
Este tópico é um desdobramento das atividades típicas do Arquivo 
Permanente, visto na aula passada. E é perfeitamente natural, já que são os 
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente já sofreram ação 
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de 
existência), demandando maiores cuidados. 
As atividades de um arquivo não compreendem tão somente a guarda e 
acumulação de documentos. Muito embora a informação, enquanto bem intangível, 
não seja passível de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a 
informação não segue a mesma sorte :P. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 77 
E todas as coisas, enquanto dotadas de existência material, tendem a se 
deteriorar. O seu arquivo não será diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a 
informação “se perde”. 
Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservação e 
conservação dos documentos, estendendo a vida útil dos mesmos e procurando 
mantê-los o mais próximo possível de seu estado físico original (ou seja, tanto 
quanto possível, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados). 
Isto envolve a tomada de cuidados, alguns mais simples, outros bastante 
mais complexos. Comecemos pelos mais simples: o acondicionamento e o 
armazenamento. 
Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a 
fim de preservá-los. 
O armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a 
colocação do documento no arquivo. 
Veremos mais a frente que questões referentes a estes temas são bastante 
simples de serem resolvidas. 
Agora, porque é tão difícil conservar os documentos? 
Por conta da existência de agentes físicos, químicos e biológicos, que 
comprometem a integridade dos documentos. 
Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar: 
Agentes Físicos: 
- Luminosidade: A luminosidade é um dos fatores mais agrava o processo 
de degradação dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte 
em papel, pois é uma das principais responsáveis pelo envelhecimento deste 
material. Não me refiro tão somente à luz solar, mas também à luz da fotocopiadora 
(quando vamos reproduzir um documento, a máquina emite luz para captar a 
própria luz refletida pelo documento, o que permite a obtenção da cópia). 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 77 
- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas também 
contribuem para a degradação do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos 
físicos se expandem à medida que a temperatura aumenta, e se contraem à 
medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitável no papel. 
- Umidade: Umidade é a concentração de vapor d’água presente no ar 
atmosférico, por fatores diretamente relacionados à temperatura do ambiente. 
Devo lembra-lo que o papel é um material higroscópico (tenso hein? :P). Isto 
significa dizer que o papel absorve água e perde água de acordo com a 
concentração da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a 
mesma concentração de vapor d’agua que o ambiente externo apresente). 
E adivinha: isto provoca dilatação e contração das fibras, do mesmo jeito que 
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. Já viu o desastre né? 
Quanto aos agentes químicos, os mais estudados são os seguintes: 
- Poluição Atmosférica: Costuma-se referir aqui à fumaça dos grandes 
centros urbanos e à poeira igualmente inevitável por se morar na cidade grande. Os 
componentes da poluição podem reagir com o papel, gerando reações que 
aceleram a degradação do suporte. 
- Tintas: Este aqui é o ápice da ironia. A tinta impressa no papel colabora 
para a deterioração do mesmo (assim como o seu sangue é o principal agente 
causador do envelhecimento das células :P). Não que haja muita defesa, mas você 
precisa saber que a tinta também é um problema. Tintas a base de óxido de ferro, 
por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deterioração. 
- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba 
de banha de porco com molho rosê dentro do arquivo. Contudo, não é essa a 
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos 
documentos pelas suas mãozinhas, que são, naturalmente, oleosas. Documentos 
mais sensíveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o 
manuseio com luvas de algodão, para impedir o contato direto da pele. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 77 
- Objetos Metálicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou 
clipes de metal para marcar páginas e depois retomar os estudos. Todavia, os 
processos que vão ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto 
quanto possível, deve se evitar o contato do papel com objetos metálicos de 
qualquer natureza, optando-se por clipes de plástico. 
Não que você precise saber disso, mas os metais de aplicação comercial 
mais comuns (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma de íons 
positivos na natureza, tendendo a se unir a átomos de oxigênio para adquirir 
estabilidade molecular. Isto se chama oxidação (e se fosse ferro, falaríamos de 
ferrugem :P), que embora gere um composto estável, em nada colabora para 
manutenção do seu arquivo. 
E para terminar esta parte introdutória, faltou falar dos agentes biológicos, 
que são representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traças, fungos, 
ratos e insetos são bons exemplos, embora o sujeito lá em cima com o sanduíche 
de banha de porco com molho rosê também seja um fator biológico que merecia ser 
exterminado :P; Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes é incluído como fator 
biológico de degradação dos documentos, e as vezes é incluído em categoria 
separada, como “fator humano”.Já conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos 
cuidados são suficientes para mantê-lo a salvo (mencionarei uma série deles para 
cada tipo de suporte), mas o que seu examinador realmente deseja aqui é que você 
conheça as técnicas de conservação preventiva dos documentos (não é 
restauração!!!). Conservação preventiva diz respeito a ações diretas, com a 
finalidade de resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo assim 
em ações de prevenção contra possíveis danos ao referido objeto. Repare que o 
dano ainda não ocorreu, e assim, buscamos evitá-lo. Restauração, como veremos 
mais a frente, é procedimento com objetivo de reverter o dano já existente ou fazer 
cessar seu avanço. 
Vou mencionar as técnicas de conservação preventiva mais solicitadas em 
prova, e, logo na sequência explicar a você no que consiste cada uma: 
- Desinfestação 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 77 
- Limpeza (ou Higienização) 
- Alisamento 
A Desinfestação é um processo que busca atacar especialmente os 
insetos que degradam os documentos. 
O mais exigido em provas é a fumigação. Consiste em colocar os 
documentos em uma câmara própria, produzindo-se logo em seguida vácuo, com a 
retirada de todo o ar da câmara. 
Passa-se então à aplicação de produtos químicos (timol, DDT, fluoreto de 
sódio entre outros possíveis) e deixamos o documento sob a ação deste produto por 
aproximadamente 72 horas.. 
Após, devolvemos o ar à câmara e retiramos os documentos. Qualquer 
inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, não é capaz de suportar estas 
condições, sendo completamente destruídos. 
E se não tivermos câmaras de fumigação, podemos simplesmente calafetar o 
próprio local onde os documentos estão acondicionados e introduzir gás no 
ambiente através de mangueiras (usando máscaras para proteção). 
Limpeza: Tenha em mente que a limpeza é uma operação física. Significa 
que há necessidade de contato de objetos com o suporte do documento. Desta 
forma, é um procedimento que deve ser efetuado de maneira delicada. O uso de 
pano macio, escova ou aspirador de pó é recomendável. 
O termo limpeza também pode ser utilizado para designar a fase posterior à 
fumigação. 
Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço 
inoxidável, e submetê-los à ação do ar com grande percentual de umidade (algo 
entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em câmara própria. Depois, 
cada uma das folhas será passada a ferro, por meio de máquinas elétricas. 
Estas são as principais técnicas. Falemos um pouquinho sobre a 
preservação. Preservação são cuidados de natureza mais simples, que buscam 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 77 
evitar a degradação dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das 
recomendações do CONARQ quanto na doutrina (para você ter uma ideia): 
Objetos em papel 
Não dobrar canto da página. 
Não umedecer os dedos com saliva. 
Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso 
de materiais de plástico ao invés de metálicos. 
Evite a reprodução dos documentos. A fotocopiadora também é um emissor 
de luz, que acelera o envelhecimento do papel. 
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. 
Manuseie os documentos com as mãos limpas. 
Não use fitas adesivas ou cola. Além de haver a possibilidade de um pedaço 
do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel. 
Ao fazer observações no papel, prefira o uso de lápis 
Fotografias 
Manusear com luvas de algodão, para evitar a oleosidade das mãos 
Não forçar a separação de uma fotografia da outra 
Caso seja necessário fazer anotações, utilize um lápis 
Slides (diapositivos) 
Produzir duplicatas para projeções frequentes 
Utilizar materiais de acondicionamento próprios 
Microfilmes 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 77 
Armazená-los em cofres ou armários a prova de fogo (o material que 
chamamos de “filme” é altamente inflamável) 
Caso seja necessário efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo 
Caixas Arquivo 
Utilizar caixas de papelão ao invés de caixas de plástico. Em caso de 
elevação da temperatura, as caixas de papelão tendem a “transpirar” mais, 
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos. 
Passamos agora aos tópicos de Restauração de Documentos. Neste ponto, 
os documentos já sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente, 
encontrando-se deteriorados. 
Doutrinariamente falando, a restauração é o conjunto de métodos que 
objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos 
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a 
não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
Logo, o objetivo da restauração é reverter os danos ou evitar que avancem 
ainda mais, mas sem que com isso desnaturemos o documento. 
Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de 
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e 
flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o 
documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar 
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca 
definitivamente. 
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino, 
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e 
você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá 
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a 
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos 
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do 
documento. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 77 
Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico: 
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas 
a maldita pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento (de 
novo). A matéria prima utilizada é de alto custo também. 
Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo :P. O jeito fácil de 
entender a laminação é pensar no processo de plastificação de documento. Nos 
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda é plastificado), 
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plástico. Utilizamos uma 
máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas, 
“prendendo o documento” no meio do plástico. 
Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho: 
O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do 
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será 
colocado em uma prensahidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC. 
O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir 
ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento. 
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam 
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficará 
imune à ação de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu 
volume ficará reduzido. 
A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio 
processo é de rápida execução. Por todos estes motivos, a laminação é tida como o 
processo de restauração mais próximo do ideal. 
Laminação manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a 
utilização de calor ou pressão. Ao invés disso, utilizaremos acetona, que ao entrar 
em contato com o acetato de celulose, formarão uma camada semiplástica. Quando 
essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também 
conhecida como laminação com solvente. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 77 
Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas 
coisas :P. Desta vez, utilizaremos películas de poliéster e fita adesiva de duplo 
revestimento (dupla face). 
O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para 
fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento 
e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará 
solto dentro das duas lâminas. 
Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode 
parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferirem). 
Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche :P. 
Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a 
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço. 
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de 
maneira a recompor a estrutura da folha. 
8.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de 
arquivo. 
Como prometido na última aula, este tópico é uma exposição detalhada do 
tópico “Ordenação”, da fase de arquivamento dos documentos (em especial, na fase 
corrente e intermediária). 
Ele é tão específico e detalhado que, embora tivesse de ser tratado na Aula 
02, você simplesmente perderia a noção do todo se eu fizesse isso. Optei por 
separá-lo e coloca-lo em uma aula mais curta, para que você possa apreciar em 
todo seu esplendor este tema tão próprio :P. 
Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente 
consultados no futuro. Comecemos. 
Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois 
grandes sistemas: 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 77 
Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua 
guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de 
consulta; 
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos 
consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente. 
Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, 
e possibilitar expansões futuras. 
Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de 
arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes: 
Métodos Básicos: 
- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o 
nome; 
- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a 
procedência do documento (local); 
- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do 
documento ou então, da pasta onde está arquivado; 
- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento. 
Métodos Padronizados: 
- Variadex 
- Automático 
- Soundex 
- Mnemônico 
- Rôneo 
Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em nos 
itens próprios. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 77 
Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte, sua atenção será fundamental. 
Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados 
em prova atualmente. Destes, o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho, por 
conta da quantidade de regras. Não desanime, vai valer a pena. 
Método Alfabético 
Como você podia imaginar, este método utiliza um dos nomes existentes no 
documento para organizá-lo em ordem alfabética. 
É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar. 
Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos 
diante de um volume assustador de documentos, é razoavelmente simples 
identificar um erro no padrão de organização. 
Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P. 
Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem 
“comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas, instituições ou eventos), a 
ordem é bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do 
jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por 
diante. 
Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam 
nomes de pessoas, instituições ou eventos, você deverá seguir uma série de regras 
de alfabetação, que veremos abaixo. Para quem já fez alguma monografia na vida, 
verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e 
tortuosa jornada pela ABNT :P. 
Comecemos: 
1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e 
depois o prenome. 
Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida. 
Deverão ser arquivados como: 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 77 
Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de 
Moreira, Pedro 
Silva, Flávio 
Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final, 
será o prenome a definir a ordem: 
Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva 
Deverão ser arquivados como: 
Silva, João 
Silva, Paulo 
Silva, Pedro 
O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome 
herdado do pai. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas 
simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome, uma vez que 
indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e 
existem uma infinidade de "Felipes" por aí, mas pouquíssimos "Petrachinis" o que 
torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo. 
2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou 
ligados por hífen não se separam, quando passamos o sobrenome para o início:. 
Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos 
Deverão ser arquivados como: 
Castelo Branco, Camilo 
Torre Cinza, Ferdinando 
Villa-Lobos, Heitor 
Noções de Administração deRecursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 77 
3ª Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São 
seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o início, 
devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. 
Exemplo: Ricardo Santa Rita, João do Santo Cristo, José Carlos São Paulo 
Deverão ser arquivados como: 
São Paulo, José Carlos 
Santa Rita, Ricardo 
Santo Cristo, João do 
4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: símbolos antecedem 
as letras nas regras de alfabetação: 
Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim 
Arquivam-se: 
Petrachini, F. 
Petrachini, Felipe 
Zuquim, Fernando 
5ª Regra: Os artigos e preposições, como por exemplo "a", "o", "de", "d’", 
"da", "do", "e", "um", "uma", não são considerados. 
Exemplo: 
João da Silva, Rogério d’Anvasso, Leonardo de Caprio, José Ferreira Silva, 
José dos Santos Silva 
Deverão ser arquivados como: 
Anvasso, Rogério d' 
Caprio, Leonardo de 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 77 
Silva, José Ferreira 
Silva, José dos Santos 
Repare na arapuca: a partícula "dos" em José dos Santos Silva deve ser 
ignorada. Se fosse levada em consideração, este nome não seria o último da lista 
("d" vem antes de "F"), mas como não a levamos em consideração, o nome José 
Ferreira Silva vem antes de José dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S"). 
Essa regra também tem uma razão prática: de pouco nos valeria um arquivo 
que considerasse artigos na organização, pois a maioria dos itens acabaria 
entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletânea de filmes: Uma Linda Mulher, 
Uma Babá Quase Perfeita, Uma Família da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones, 
Os Jetsons, Os Trapalhões. Todos esses nomes vão entupir as prateleiras "U" e "O" 
quando podiam muito bem estar dispersos. Além do que, você, quando lembra do 
nome do filme, não fica pensando no artigo que o antecede, ou fica? 
6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior, 
Neto, Sobrinho e assemelhados) são considerados parte do último sobrenome, 
mas são desconsiderados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem 
ser levados ao início do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. 
Exemplo: 
Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho 
Deverão ser arquivados como: 
Amauri Sobrinho, Ferdinando 
Fonseca Neto, Olavo 
Fonseca Júnior, Pedro 
Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação, 
o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Júnior. 
MAS... é possível que estes nomes sejam considerados, quando servirem de 
elemento de distinção, como por exemplo: 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 77 
João da Silva Junior, João da Silva Neto, João da Silva Sobrinho 
Deverão ser arquivados como: 
Silva Junior, João da 
Silva Neto, João da 
Silva Sobrinho, João da 
7ª Regra. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados 
após o nome completo, entre parênteses. 
Exemplo: 
Ministro Joaquim Barbosa, Professor José Bedaque, Coronel Ricardo 
Nascimento, Doutor Ferdinando Silva 
Deverão ser arquivados como: 
Barbosa, Joaquim (Ministro) 
Bedaque, José (Professor) 
Nascimento, Ricardo (Coronel) 
Silva, Ferdinando (Doutor) 
Lembre-se: título, do que quer que seja, NÃO É NOME. 
8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, 
salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. É igualzinho o que já estudamos: 
Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler 
Deverão ser arquivados como: 
Bush, George Walker 
Chaplin, Charles 
Hitler, Adolf 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 16 de 77 
MAS... as partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas 
parte do nome. É usual que sejam consideras quando escritas em letra maíscula. 
Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac 
Adam 
Deverão ser arquivados como: 
Capri, Giulio di (partícula em letra minúscula) 
De Penedo, Esteban (partícula em letra maíuscula) 
Du Pont, Charles (partícula em letra maíuscula) 
Mac Adam, John (partícula em letra maíuscula) 
9ª Regra: Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados 
pelo penúltimo sobrenome, que, pela tradição do país, corresponde ao sobrenome 
de família do pai. 
Exemplo: 
Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes 
Hernandez. 
Deverão ser arquivados como: 
Gutierrez Salazar, Enrico 
Pereira de la Fuente, Maria 
Puentes Hernandez, Pablo 
10ª Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiáticos, como japoneses, 
chineses ou coreanos, como os vinculados a países do Oriente Médio, a exemplo 
dos árabes, são registrados tais como se apresentam. 
Exemplo: 
Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 77 
Deverão ser arquivados como: 
Kenshin Mikamoto 
Li Su Yang 
Osama Bin Laden 
Casca de banana clássica, então, atente-se à origem dos nomes que está 
tendo que organizar. 
11ª Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, não se deve 
considerar na ordenação tanto artigos como preposições que façam parte do nome. 
Repare que não é de todo uma regra nova. Artigos e preposições não devem 
ser considerados nos nomes pelas razões que já comentamos. 
E para ficar mais fácil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposições 
entre parênteses: 
Exemplo: 
El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Itaú S.A, Itaú Seguradora 
S.A, O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo 
Deverão ser arquivados como: 
Banco Itaú 
Eletropaulo 
Itaú Seguradora S.A. 
Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O) 
Pais (El) 
Washington Post (The) 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 77 
12ª Regra: Nomes de congressos, conferências, reuniões, assembléias e em 
qualquer outra coisa parecida devem apresentar os números no fim, entre 
parênteses, sejam eles arábicos, romanos ou escritos por extenso 
Exemplo: 
V Seminário de Práticas Tributárias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto 
Congresso de Ornitologia, 2º Curso do MPU de Arquivologia. 
Deverão ser arquivadoscomo: 
Congresso de Ornitologia (Quarto) 
Congresso de Ornitologia (Sexto) 
Curso da PCDF de Arquivologia (2º) 
Seminário de Práticas Tributárias (V) 
Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham 
ocorrido em série. Se utilizássemos a classificação alfabética tão somente, os 
"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho 
dos interessados no assunto, já que é muito provável que busque as informações 
em ambos os documentos. 
Você pode estar pensando: é muita regra, como é que vou memorizar isto. 
Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas :P. Todas estas regras tem 
uma razão de ser. Arquivologia é uma ciência teórica, mas voltada a uma 
necessidade prática. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivíduos 
interessados na informação, e não dificultá-la. 
Sugiro que faça um exercício de consciência, para entender de que maneira 
as regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu já fiz isto em alguns itens, dando 
pistas, mas para a informação fixar na sua cabeça, você também vai ter de fazer um 
esforço :P. Precisando, estamos aí. 
Método Geográfico 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 77 
Este método utiliza o local ou procedência do documento para permitir a 
recuperação da informação (busca no arquivo do documento a ser consultado). 
Pois bem, existem três formas de se proceder à ordenação dos documentos 
segundo este método: 
- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos serão organizados 
alfabeticamente pelo estado de procedência. Documentos da Bahia estarão juntos, 
assim como os de São Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante. 
Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os 
mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de 
procedência. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em 
contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabética. 
EXCETO... No método geográfico, as cidades que sejam capitais de estado 
devem figurar no começo da lista, independentemente da ordem alfabética. Veja o 
exemplo: 
Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo 
Bahia - Ilhéus - SILVA, Fausto 
São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe 
São Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo 
São Paulo - Nazaré Paulista - CARDOSO, Fernando 
São Paulo - Nazaré Paulista - DINAMARCO, José 
Repare para nunca mais esquecer: Salvador é a capital da Bahia. Desta 
forma, esta cidade tem precedência sobre as demais quando da organização. Por 
isso, Salvador veio antes de Ilhéus, sem nos atentarmos à ordem alfabética. 
Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municípios devem ser 
colocados em ordem alfabética. Não vá se esquecer que a ordem alfabética de 
nomes de pessoas é feita através do último sobrenome e não do prenome. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 20 de 77 
Se quer uma mãozinha para lembra deste método, lembre-se que a maior 
parte dos documentos de uma instituição tende a ser produzido na capital do estado 
onde ela se situa. A razão é simples: a maior parte dos acontecimentos de um 
estado ocorre na capital, o que implica um maior número de acontecimentos 
passíveis de registro e documentação. 
- Cidade - Estado - Correspondente 
Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua proveniência, 
seguimos rigorosamente a ordem alfabética, sem qualquer exceção. Isso quer dizer 
que as capitais TAMBÉM deverão ser arquivadas pela ordem alfabética, sem 
qualquer preferência no método. Isto ocorre pois, caso quiséssemos dar alguma 
relevância à estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaríamos o 
método anterior. Como optamos pelas cidades, não há qualquer razão para dar 
preferência para as capitais. 
Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade: 
Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo 
Ilhéus - Bahia - SILVA, Fausto 
Nazaré Paulista - São Paulo - CARDOSO, Fernando 
Nazaré Paulista - São Paulo - DINAMARCO, José 
Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo 
São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe 
- País - Cidade - Correspondente 
Mesma ideia do primeiro método, só que agora, o país é o nosso critério de 
organização. E, novamente, por darmos importância à nacionalidade do documento, 
as capitais dos respectivos países tem precedência sobre as demais cidades. Veja o 
exemplo: 
Brasil - Brasília - INACIO, Lula 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 21 de 77 
Brasil - Americana - SILVA, Nicole 
Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo 
Brasil - São Paulo - PETRACHINI, Felipe 
França - Paris - FRANÇOIS, Jacque 
França - Lorena - SILVA, Pierre 
Chamemos a atenção a dois detalhes: primeiro, as capitais dos países 
listados estão sempre em primeiro lugar na lista de cada país. Segundo, e mais 
importante: as capitais de estado não tem precedência neste método (País, 
Cidade, Correspondente). Assim, embora Brasília esteja no topo da lista das 
cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), São Paulo, que é a capital do 
estado de São Paulo segue a ordem alfabética normalmente. 
Método Numérico 
Este método, ao contrário dos anteriores, pertence ao sistema indireto de 
arquivamento. Será necessário, portanto, fazer uma consulta prévia a um índice 
alfabético remissivo, a fim de que busquemos a informação de onde está localizado 
o documento. Normalmente, este índice recebe o nome de índice onomástico (não 
entre em pânico :P). 
Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente 
ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde 
constará o seu número de matrícula. Com o número de matrícula em mãos 
(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as 
manterá organizadas segundo o padrão numérico. 
Este método é subdividido em: 
- Numérico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou 
produzido pela instituição receberá um número de pasta e um número sequencial 
(correspondente à ordem de entrada). E as pastas estarão dispostas segundo seu 
número: 1,2,3,4 e assim por diante. E não há qualquer problema na utilização de 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 77 
pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela 
mesma localização. 
- Numérico Cronológico: Excelente para arquivar processos (todas as 
repartições pelas quais passei utilizam este método de arquivamento com seus 
processos). 
Numeraremos não a pasta, mas o próprio documento arquivado. Assim 
sendo, cada documento receberá um número único de registro. Os documentos 
serão arquivados, primeiramente, por sua ordem cronológica de produção ou 
recebimento, e após, pela própria ordem numérica. Só poderemos reaproveitar 
números não utilizados SE o documento anterior e o novo apresentaremas mesmas 
datas. 
- Numérico Dígito-Terminal: O método de arquivamento digito-terminal 
utiliza um sistema interessante: os documentos são ordenados numericamente, mas 
a leitura deste número é feita de maneira especial: os números são divididos em 
grupos de dois dígitos. Um documento de número 123456 será dividido nos dígitos 
56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura é feita sempre da direita para a esquerda, 
sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primário, 34 o grupo secundário e o 12 
terciário. 
GP - 56 
GS - 34 
GT - 12 
Pois bem, todos os documentos de final 56 estarão arquivados juntos em 
uma única gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos na gaveta dos 
documentos final 56, e lá dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o 
documento 12 dentro desta pasta. 
Método Ideográfico 
Este método de arquivamento é baseado no assunto do documento. Mas se 
fosse tão simples assim, não precisaríamos estudá-lo :P 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 77 
Pois bem, o método ideográfico pode operar de duas maneiras: 
- Através do método alfabético, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em 
"dicionário" e "enciclopédico"; 
- Através do método numérico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em 
"duplex", "decimal" e "unitermo". 
Falemos de cada um deles: 
Método Ideográfico Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos em 
ordem alfabética, sem qualquer consideração de pertinência entre um assunto e 
outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtópico de outro, 
faremos como o dicionário: organizaremos palavra por palavra, individualmente: 
Arquivo Corrente 
Arquivo Intermediário 
Arquivo Permanente 
Documentos Consultado de Maneira Frequente 
Purgatório 
Valor Histórico 
Valor Informativo 
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Acredito que tenha 
reparado que os tópicos acima possuem relação entre si. O método enciclopédico 
procura tirar vantagem desta situação, relacionando estes assuntos. Entretanto, 
dentro de um mesmo tópico, os documentos seguem a ordem alfabética: 
- Arquivo Corrente 
 - Documentos Consultados de Maneira Frequente 
- Arquivo Intermediário 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 77 
 - Purgatório 
- Arquivo Permanente 
 - Valor Histórico 
 - Valor Informativo 
 
Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o mesmo método de 
construção do método Enciclopédico, com a diferença de que adicionaremos um 
número antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos 
capazes de abrir um número ilimitado de classes, o que torna este método bastante 
flexível. O único cuidado que devemos é o de utilizar classes muito bem definidas, 
sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em mais de 
um lugar. 
1. Arquivo Corrente 
 1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente 
2. Arquivo Intermediário 
 2.1 Purgatório 
3 Arquivo Permanente 
 3.1 Valor Histórico 
 3.2 Valor Informativo 
Método Ideográfico Numérico Decimal: Este método é uma variação do 
método decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O método original era 
aplicável na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente número 
de publicações e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas 
encarregadas de custodiar este conhecimento não seriam lá muito brilhantes. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 77 
Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organização, 
dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma décima 
classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construção, o método decimal 
permite expansão ilimitada de subdivisões de um mesmo assunto, além de ser fácil 
de memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem é que não há como 
expandir este método para além de dez assuntos. 
Nosso método é muito semelhante: existirão dez classes de assunto, sendo a 
classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral". 
A cada três algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os números. 
Acompanhe: 
Classes: 
0 - Geral 
1 - Departamento Pessoal 
2 - Finanças 
Agora veja como ficaria a classe 1 
100 - Departamento Pessoal 
 110 - Admissão 
 111 - Exame Médico 
 112 - Documentos de Interesse do Empregado 
 112.1 - Documentos Recebidos 
 112.2 - Documentos Não Recebidos 
 113 - Contratos 
 120 - Férias 
200 - Finanças ... 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 77 
Método Ideográfico Numérico Unitermo: Também chamado de método de 
indexação coordenada. É, de longe, o método menos solicitado em concurso, 
provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai 
explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer 
parecer simples :P. 
Como de praxe no método Ideográfico de arquivamento, o primeiro passo a 
se tomar é identificar o assunto do documento. Os documentos são numerados 
conforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Uma vez 
numerado, nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores) 
em uma ficha índice, palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa. Veja o 
exemplo: 
(fonte:http://www.rccg.vo6.net) 
 
O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento número 0012, 
intitulado "Assembléia Extraordinária". Faz um breve resumo do conteúdo do 
documento e registra as palavras-chave do documento. 
Mas não acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como 
descritores em todas as fichas índice, e faremos um outra ficha, dividida em 10 
colunas, numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada à palavra chave selecionada: 
 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 77 
Para cada documento novo, será atribuído um número (isso nós já vimos), e 
este número será inserido nas fichas de palavras chave sempre que possuírem 
algum dos descritores. O número do documento deve ser inserido na coluna 
correspondente a seu dígito final. O documento 0012, que ainda não foi 
acrescentado à lista, deverá figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave. 
Isto é a explicação teórica (nebulosa como é de praxe a todo assunto que 
não vimos ainda na prática :P). Vamos experimentar agora o método. 
Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre 
as greves de metalúrgicos de que a instituição tem notícia. Pois bem, eu, na 
verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e 
"Metalúrgicos" ao mesmo tempo.Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento 
0530 são aqueles que desejamos. Por que? Pois localizei o número de documento 
tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalúrgicos". 
Sim meu caro, isso aqui é a versão manual braçal do Google :P. Talvez seja 
por isso que gosto tanto dele (e a razão de ser tão pouco cobrado em prova :P). 
Métodos Padronizados: 
Método Variadex: É uma variação do método alfabético, com uma diferença: 
é um método que utiliza também cores para auxiliar na memorização. Costuma-se 
trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuída em função da SEGUNDA letra 
do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compõe a abreviatura. E por que 
justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar 
alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra é a mesma :P (é um 
engano comum, que você, até esta data, já deve ter cometido alguma vez na vida). 
Dessa forma, não precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas 
sim para a segunda 
O método também evita o arquivamento inadequado, já que, caso você tenha 
um documento de pasta azul e esteja tentando colocá-lo no meio dos documentos 
de pasta verde, provavelmente notará o equívoco que está cometendo. E mesmo 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 77 
que isso não seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente 
vai notar algo errado. 
O modelo utilizado por Remington Rand (autor do método), utiliza a seguinte 
chave de cores (não precisa memorizar pois até hoje a tabela sempre constou na 
prova quando este conhecimento foi exigido): 
A, B, C, D e abreviações com estas letras - Cor Ouro 
E, F,G, H e abreviações com estas letras - Cor Rosa 
I, J, K, L, M, N e abreviações com estas letras - Cor Verde 
O, P, Q e abreviações com estas letras - Cor Azul 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações com estas letras - Cor Palha 
Os demais métodos serão abordados brevemente. 
Método Automático: Utiliza combinações de letras, números e cores, com o 
fim específico de evitar a acumulação de pastas de sobrenomes iguais. 
Método Soundex: Os documentos são reunidos pelo critério fonético. Serão 
agrupados documentos cuja pronúncia da palavra utilizada para identificá-lo seja 
parecida. Desta forma, não se assuste se ver isto: 
SOUSA, Fernando 
SOUZA, Hélio 
Pelo critério alfabético, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a 
pronúncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras é semelhante, estes documentos 
serão agrupados próximos uns dos outros. 
Método Mnemônico: Este método apela bastante para a memória. As letras 
que compõem as palavras serão consideradas como símbolos, facilitando a 
recuperação da informação através da própria memória do arquivista. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 77 
Método Rôneo: Completamente obsoleto. Tanto que a única coisa que você 
vai precisar saber (até porque, é a única coisa mencionada nos livros) é que era um 
método que se servia de letras, números e cores para organizar os documentos. 
Acha que acabou? Quase :P. Existe mais um método de arquivamento, 
entretanto, ele não é classificado nem como básico, nem como padronizado. 
Método Alfanumérico: 
É inegável que o método alfabético é um método de fácil utilização. 
Entretanto, também é um método com grandes possibilidades de arquivamente 
errôneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na língua portuguesa possuem 
pronúncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das 
pessoas não se atentar muito às demais letras que compõem o nome do documento 
(acabam fixadas apenas na primeira letra). 
O método variadex buscava diminuir a ocorrência destes erros, como já 
vimos, através da utilização de cores. O método alfanumérico busca o mesmo 
objetivo, só que através de números. 
Por exemplo: 
Aa - Af = 1 
Ag- Al = 2 
Am - As = 3 
[...] 
Za - Zz = 90 
Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um 
documento específico, pois só teremos de consultar a pasta que compreende o 
intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria 
armazenado na pasta 1, pois: 
AFONSO, Paulo 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 77 
 E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1. 
(Off Topic) Tipologias documentais e suportes físicos: 
microfilmagem 
Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01: 
 
Documentos Definição 
Escritos ou textuais 
São documentos no qual a informação se manifesta na 
forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais 
comum atualmente, cujos exemplos compreendem os 
contratos, relatórios, certidões e o que mais você 
conseguir imaginar :P 
Iconográficos 
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra 
"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta 
forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja 
informação se manifeste através de uma imagem 
estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos. 
Sonoros 
Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão 
armazenadas na forma de áudio. São raros os 
exemplos ultimamente de documentos puramente 
sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora. 
Filmográficos 
Falamos de documentos na forma de "imagem em 
movimento", independentemente de apresentarem 
áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de 
documento. 
Digitais 
Gravados em meio digital, demandando, em função 
desta característica, equipamentos eletrônicos para 
sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento 
digital :P 
Cartográficos 
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas 
arquitetônicas são documentos cartográficos. Através 
do uso de escala, representam grandes áreas através 
de imagens reduzidas. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 77 
Micrográficos 
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. 
A microfilmagem é um processo que será visto 
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a 
microficha exemplos deste tipo. 
 
Como vimos na Aula 01, o suporte é o meio físico através do qual a 
informação se manifesta. Esta aula, por exemplo, compõe um conjunto de 
informações (que espero sejam informações úteis). Entretanto, como a informação 
em si é apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada. 
Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informação pode ser 
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de 
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos 
suportes nos quais a informação é fixada. O que significa que você já viu toda a 
introdução sobre o assunto já na Aula 01. Maravilhoso, não? 
Quase. Seu examinador está atrás de um tipo de suporte bastante específico 
neste tópico:o microfilme. 
Mas porque este suporte é tão especial? 
Comecemos pela definição de microfilme. E como vocês sabem, adoro 
recorrer à legislação para definir as coisas: 
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do 
processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios 
fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 
Este é o artigo 3º do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a 
utilização do processo de microfilmagem em todo o território nacional, para todos os 
poderes da República. 
E o próprio artigo 3º nos dá uma pista do primeiro objetivo da utilização 
damicrofilmagem: a redução dos espaços utilizados pelos documentos ("diferentes 
graus de redução"). 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 77 
Não sei se você já chegou a ver um microfilme na vida (são objetos que, até 
hoje, só encontro em repartições públicas), mas sou capaz de apostar que você, por 
mais novo que seja, já tenha visto um filme de câmera fotográfica 35 mm. Preste 
atenção no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme 
é até 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele. 
Mas de nada adiantaria o microfilme ser tão reduzido, se ainda nos víssemos 
forçados a armazenar o original da documentação (aquele calhamaço de papel 
ocupando espaço). Não estaríamos reduzindo volume de documentos ocupados no 
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do 
documento). 
Por conta desta indagação, chamo a atenção ao artigo 1º, parágrafo 1º da Lei 
5.433 de 1968: 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de 
documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e 
municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os 
traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os 
mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. 
Segundo ponto importantíssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo 
valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem é 
processo reprográfico autorizado por lei (lembro a vocês que a digitalização de 
documentos não possui a mesma autorização). Desta forma, as informações 
contidas na microfilmagem se reputam tão autênticas quanto aquelas constantes do 
original do documento. 
Assim o sendo, com a devida autorização da unidade interessada, uma vez 
microfilmados os documentos, os originais podem, em tese, ser destruídos. Neste 
caso, estamos diante da Microfilmagem de Substituição. A microfilmagem de 
substituição é utilizada em documentos sem valor permanente (secundário), por 
razões óbvias: economia de espaço. Preservamos as informações (que talvez 
possam ser úteis em um momento posterior), mas o documento em si não 
apresenta qualquer valor secundário que justifique a manutenção do próprio suporte 
(normalmente papel). 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 33 de 77 
Por outro lado, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentos 
que a unidade não pretende destruir. Usemos a imaginação por um minuto: pense 
em um documento de valor histórico inestimável, que já conte com 
aproximadamente 500 anos de existência. 
Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histórico 
do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na íntegra de 
suas informações, o manuseio do referido documento terminará por destruí-lo. Por 
outro lado, já dissemos que os documentos do arquivo permanente não sofrem a 
imposição de sigilo, já que a informação neles constante é de interesse geral. 
Como conciliar a difusão da informação com a preservação do documento? 
Microfilmagem nele. Este documento inestimável pode ser microfilmado, de maneira 
que suas informações seja preservadas, reproduzindo na íntegra o seu conteúdo. 
Pesquisadores interessados nas informações constantes no documento 
poderão acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos 
:P. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservação. O 
documento com valor permanente nunca será eliminado, servindo o microfilme 
respectivo como forma de consulta. 
Feitas estas considerações de caráter específico, iremos listar agora as 
vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem: 
- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que 
seu original); 
- Economia de espaço, com a consequente redução do volume documental; 
- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de 
aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um período indeterminado de 
existência, desde que respeitadas as regras de conservação e acondicionamento); 
- Facilidade no acesso à informação: as dimensões reduzidas do 
microfilme permitem seu manuseio, catalogação e indexação mais eficiente. 
Imagine-se organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de 
microfilmes e pense no que seria mais fácil :P; 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 77 
- Segurança na conservação do suporte: o tamanho reduzido do 
microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurança, à 
salvo de toda sorte de sinistros; 
- Segurança na preservação do sigilo do documento: é simplesmente 
impossível visualizar um microfilme sem o auxílio de equipamento próprio, dada a 
redução da própria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informação 
precisará retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e levá-lo até a 
máquina própria, o que dificulta bastante o acesso não autorizado às informações; 
Reforço que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada 
instituição é que deve decidir pela pertinência ou não de realizar o procedimento em 
seus documentos. Marilena é bastante enfática neste aspecto: a instituição não 
deve se basear somente na análise de custos decorrentes da implementação do 
sistema (por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem é sua desvantagem 
mais apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens que adoção dos 
microfilmes pode trazer à mesma. 
Se tais vantagens, no contexto da instituição, compensarem os custos de 
implementação, maravilha. Se não, paciência :P. 
Espero não estar cansando vocês com a estrutura da aula em degraus (cada 
parágrafo apresenta a premissa do parágrafo seguinte). Embora percamos um 
pouco de fluidez, ganhamos em questões :P. Sugestões são sempre bem vindas. 
Pois bem, você já sabe porque e para que serve a microfilmagem. Aqui vai 
uma breve abordagem do como :P. A microfilmagem compreende quatro etapas 
principais, a saber: 
- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, não os grampos que 
o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotações de 
trabalho. Só o documento. Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de 
grampos, clipes, desamassar o papel entre outras atividades mundanas, por assim 
dizer. Tambémserá nesta fase que definiremos o arranjo da documentação. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 77 
- Microfilmagem: é o processo de conversão do suporte em microfilme. As 
especificações técnicas do procedimento fogem à exigência do edital. Entretanto, 
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem deverá levar 
em consideração os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de 
conservação do mesmo. 
- Processamento: eu sou fotógrafo nos fins de semana (to falando sério :D). 
Quando iniciei minhas atividades, a máquina digital já era razoavelmente popular, 
mas os filmes ainda eram utilizados. A película do filme, embora sensível a luz, 
precisa de um tratamento químico (revelação) para que a imagem nela gravada se 
torna visível. Mesma ideia aqui. O processamento do microfilme permitirá que a 
imagem nele gravada se torne visível ao olho humano. 
- Duplicação: Faremos duas cópias de cada documento. A microforma 
original será acondicionada em local diferente, com finalidade de segurança. A 
cópia, por outro lado, poderá ser acessada por quem quer que tenha interesse (e 
autorização, nos casos de sigilo) nas informações ali constantes. 
E as tipologias documentais professor? Aqui confesso a vocês que temos um 
pequeno problema :P. Como já disse a vocês, utilizo livros de doutrina para fazer o 
curso. E cada um deles opta por abordar o tema "tipologia documental" de um 
desses dois jeitos: 
- "Tipologia Documental" diria respeito às diferentes classificações em que 
um documento pode ser enquadrado. Por exemplo: documento do gênero textual, 
documento de instituição pública, documento em suporte em papel. Todas estas 
classificações foram vistas na Aula 01 e dada a estrutura do edital, parece ser o 
desejado pelo seu estimado avaliador; 
- "Tipologia Documental" é utilizado como sinônimo de "tipo", e assim, 
estaríamos fazendo referência às diversas subclassificações das espécies de 
documentos, tais como certidões, contratos, atas, editais. Este assunto foi tratado 
quando falamos das correspondências na Aula 01. 
Ou seja, qualquer que seja a abordagem utilizada pela CESPE, VOCÊ JÁ 
SABE O QUE FAZER :P. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 77 
(Off Topic) Automação 
Informática meu caro, informática em todo lugar... Este tópico é bastante 
curto. Não por não ser importante, mas por não haver muito o que falar sobre ele. 
A finalidade da Automação é otimizar os trabalhos da gestão documental. E 
até onde se conhece, isto é feito através de hardwares (máquinas) e softwares 
(programas de computador) direcionados especialmente aos arquivos, atendendo a 
alguma de suas dificuldades. 
E o maior orgulho da Arquivologia, em termos de automação, é o GED 
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas, no que consiste? 
O GED é, antes de tudo, um processo de digitalização de documentos. Assim 
o sendo, sua primeira etapa é justamente a conversão dos documentos em papel ou 
microfilme para um formato eletrônico, através de um aparelho com o qual acredito 
todos estejam familiarizados: o scanner. 
Mas se fosse só isso, não teria graça. A palavra “gerenciamento” está ali por 
um motivo. E aí é que está a maravilha do negócio. Acabada a digitalização do 
documento, podemos nomeá-lo e indexá-lo com suas próprias informações. Data de 
criação, nome do arquivo, usuário criador, basicamente de tudo (e qualquer 
semelhança com as pastas do Windows, NÃO É mera coincidência). 
A partir do momento que estes metadados são incluídos no arquivo 
digitalizado, torna-se muito mais fácil localizá-lo dentro do arquivo digital. De novo, 
remeto você ao Windows: quando lembram o nome de um arquivo, mas não sabem 
onde o guardaram, acredito que utilizem a ferramenta de pesquisa disponibilizada 
gentilmente pelo tio Gates. Alias, pensar no Windows e nas tarefas que você realiza 
através dele será muito útil quando tiver de responder questões sobre GED. 
Os documentos digitalizados não passam de meras imagens dos papéis que 
serviram para sua formação. Dessa forma, não é possível pesquisar palavras dentro 
do próprio documento (a princípio). 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 77 
 Entretanto, ainda é possível utilizar um OCR (programa dedicado ao 
reconhecimento de caracteres em uma imagem) para tornar o próprio conteúdo do 
documento pesquisável. Simplesmente incrível. 
Mas, para que tudo isto seja possível, existem ainda outras tecnologias 
associadas ao GED: 
- Gerenciamento de Documentos (Document Management): trouxe grandes 
avanços para o setor de protocolo. Esta tecnologia permite o gerenciamento da 
produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos, tal como o 
setor de protocolo o faria quando recebesse os documentos em papel (por favor, a 
eliminação aqui corresponderia ao não recebimento do documento pelo setor, e não 
pela destruição física do mesmo). 
- Gerencimaneto da Imagem do Documento (DocumentImaging): é a 
nossa digitalização, já explicada. Ou quase :P. Existem duas definições de 
digitalização, ambas passíveis de cobrança em prova. Embora não sejam 
excludentes, elas mostram enfoques diferentes do termo: 
“Reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta 
densidade permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão 
em papel.” Essa definição já foi cobrada em prova, como veremos na parte de 
exercícios. 
“Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de 
dispositivo apropriado, como um escâner.” Essa é a definição do Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística, do qual saem a maior parte das questões 
sobre terminologias arquivísticas. 
- Record and Information Management – Esta tecnologia está associada ao 
gerenciamento do ciclo vital do documento. 
- Gestão do Fluxo de Trabalho (Workflow): Tecnologia diretamente ligada 
ao controle e gerenciamento de processos (esta palavra processo significa 
atividade, e não documento) garantindo que as tarefas sejam executadas dentro do 
prazo previsto, e corretamente. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 38 de 77 
E para finalizar o tópico, vejamos as vantagens e desvantagens dos 
documentos digitais: 
Vantagens: 
- Economia de espaço físico 
- Ganho de produtividade (uma máquina é capaz de realizar as tarefas 
muito mais rápido do que o homem) 
- Facilidade de acesso aos documentos (eles estão todos à disposição do 
usuário, em frente ao seu nariz, por mais numerosos que sejam). 
Desvantagens: 
- O documento eletrônico ainda é muito sensível à manipulação de suas 
informações e está sujeito à obsolescência. 
- Esta forma de conversão de suporte (digitalização) ainda não é regulada 
por lei, o que significa que, em caso de repartições públicas, os originais aindaprecisam ser preservados (por enquanto). 
E ficamos por aqui. Até a última aula. 
Exercícios Comentados 
CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em relação à 
microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, julgue o 
item subsequente. 
1. Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados 
ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do 
órgão. 
Comentário: Questão traiçoeira. Ainda bem que você está aqui comigo :P. 
Pois bem, a microfilmagem de documentos possui validade legal, tendo sido 
regulamentada através do Decreto 1.799/1996, que inclusive teve a bondade de 
definir o termo: 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 39 de 77 
"Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de 
documentos dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes 
graus de redução". 
Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destruído, já que seu 
correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original. 
O problema está nos documentos digitalizados. Estes ainda não possuem o 
reconhecimento merecido pelas leis de nosso país, havendo a necessidade de 
manter os originais em papel até o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou 
ainda pior, caso possuam valor secundário quando esgotado seu valor primário 
(administrativo), devem ser armazenados para sempre, mesmo que digitalizados. 
Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos destruir 
documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale :P). 
Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservação, 
justamente para os casos de documentos permanentes. O documento será 
microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histórico 
(principalmente) do documento, seu original não pode ser eliminado. 
Item Errado 
CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo Os documentos 
chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns 
são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum 
tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por 
meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho 
organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de 
orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses 
documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo 
morto. 
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca 
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do 
setor público. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 40 de 77 
2. As mensagens e documentos resultantes de transmissão por meio de 
aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de processo. 
Comentário: Questão anulada. Vejamos a justificativa da banca: 
ITEM 65 (Alfa)/66 (Beta)/67 (Gama) – anulado. Diante da situação hipotética 
apresentada, a redação do item permite mais de uma interpretação. 
E não vai mais longe que isso :P. Vamos desenvolver a ideia. Para constituir 
uma peça de um processo, o documento precisa ser original (autêntico). Quando o 
Sr. servidor público permite que nós apresentemos cópias para ser juntadas a um 
processo, isso só é possível porque o nobre servidor (ou então o cartório, dotado de 
fé pública) atesta que aquele documento confere com o original. 
 
Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticável (que seja 
possível verificar que corresponde a outro documento original, ou que possamos 
nos assegurar de sua origem), não há problema algum em que constitua uma peça 
em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou à anulação da questão. 
Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situação hipotética quem gerou a 
dupla interpretação. Documentos de fax podem sim, constituir peças de um 
processo, mas os documentos de fax DA SITUAÇÃO HIPOTÉTICA, por padecerem 
de um critério mínimo de organização (olha a zona que é aquele órgão público) 
provavelmente não poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente, 
ninguém se ocupou de autenticá-los. 
Questão Anulada 
3. CESPE - 2004 - ANATEL - Técnico Administrativo No que se refere à 
arquivologia, julgue o item seguinte. 
Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica 
em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do 
documento em terminal ou sua impressão em papel. 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 41 de 77 
Comentário: A questão está correta, mas a curiosidade fica em saber de 
onde a CESPE tirou este conceito (reforço que a banca não é criativa :P). Veja o 
que diz o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística sobre o verbete: 
"Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de 
dispositivo apropriado, como um escâner”. 
Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos públicos dos 
estados, a definição dada pelo enunciado aparece com mais frequência. 
Em todo caso, ambas as definições de digitalização estão corretas, razão 
pela qual eu sugeriria a você que conhecesse as duas. 
Item Certo. 
4. CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em 
relação à microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, 
julgue o item subsequente. 
Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das 
massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um 
documento oficial não é reconhecida legalmente. 
Comentário: Questão que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu 
Decreto regulamentador 1.799/1996. 
Pois bem, vamos desmascarar a questão, reproduzindo o artigo 1º, parágrafo 
1º da Lei 5.433/1968: 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de 
documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, 
estaduais e municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os 
traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos 
filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais 
em juízo ou fora dêle. (grifo nosso) 
 
 
Não precisa mais nada né? :P 
Item errado 
Noções de Administração de Recursos Materiais e 
Arquivologia para a PCDF 
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 05 
 
 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 42 de 77 
5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Julgue o seguinte item, que 
trata de políticas, planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos. 
A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro 
local é vedada por lei. 
Comentário: Mais uma questão que exige do aluno apenas o conhecimento 
da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto ao artigo 1º, parágrafo 3º: 
Art 1º É autorizada, em todo o território