GESTÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA - WORD PARTE 1

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GESTÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA
CAPÍTULO 1 - QUAIS SÃO AS FUNÇÕES DO ORÇAMENTO NO CONTEXTO DA GESTÃO FINANCEIRA?
Introdução
Você já parou para pensar por que é preciso elaborar um orçamento? Quais são as etapas de um processo orçamentário e quais são os tipos de orçamentos existentes? Um tipo de orçamento pode ser melhor do que outro? E, ainda, quais os benefícios gerados a partir do processo orçamentário? Em um mundo cada vez mais complexo e competitivo, as pessoas são envolvidas em processos cada vez mais ágeis, cabendo ao indivíduo uma maior capacidade de tomada de decisão, seja ela de cunho particular ou corporativo. Assaf Neto e Lima (2014, p. 4) destacam que “como praticamente toda a ciência, as finanças corporativas incorporaram em seu escopo as grandes evoluções do mundo contemporâneo”.
Nesse sentido, você terá a oportunidade de refletir acerca da necessidade de um plano orçamentário, não só para os indivíduos em particular, mas também para as empresas. O indivíduo comum, sobretudo o administrador financeiro, deve constantemente estar atento às mudanças globais para responder prontamente às demandas, bem como utilizar-se de ferramentas empresariais que possam auxiliar suas decisões.
A compreensão das técnicas de gestão orçamentária é necessária, ainda, a fim de que as empresas possam minimizar erros de suas operações, gerando qualidade em seus processos, qualidade dos produtos e dos serviços prestados, bem como a minimização de riscos à sua sobrevivência no mercado.
Dessa forma, este capítulo ajudará você a compreender essas e outras questões ligadas ao processo orçamentário, como: funções do orçamento, etapas e princípios do planejamento e controle orçamentário, informações gerenciais por meio do processo orçamentário e outros. Os conceitos discutidos ajudarão você a compreender os processos formais da elaboração de um orçamento e os benefícios gerados a partir dessa ferramenta.
1.1 Visão geral do orçamento
O orçamento possui uma função extremamente importante na vida das pessoas. Em uma visão geral, contribui para controlar e avaliar o desempenho de colaboradores e, por sua vez, o desempenho empresarial. Informações úteis para decisões gerenciais são obtidas por meio da utilização de tipos de orçamentos que variam de um indivíduo para outro ou de empresa para empresa, conforme a necessidade gerencial. O orçamento direciona e coordena as atividades empresariais e pode ser utilizado até mesmo em âmbito pessoal, para as finanças domésticas.
Para as empresas em geral, serve para coordenar atividades em prol de se cumprirem os objetivos traçados pela alta administração. Desse modo, é comum que se diga que o orçamento tem funções de controle e de avaliação. Ressalta-se, portanto, a importância dessa ferramenta gerencial no ambiente corporativo, auxiliando as atividades empresariais de ordem operacional, administrativa e financeira.
E quanto a você, sabe quais são as funções de controle e de avaliação? O que é importante saber acerca desses conceitos? Ao estudar os próximos itens, você será capaz de responder a esses questionamentos. Vamos lá! 
1.1.1 Função de controle
Você sabe por que a função de controle é tão importante no âmbito do processo orçamentário? Considera-se que “controlar” seja o exercício de uma certa autoridade sobre algo ou sobre alguém. Entretanto, quando se fala em orçamentos, exige-se que seja tratado o contexto do controle financeiro. Por outro lado, um adequado controle financeiro necessita de um planejamento. Para tanto, planejar é antecipar os fatos, e isso requer de um gestor informações acuradas acerca das suas receitas e gastos ou os de uma determinada empresa.
Compreende-se dessa forma que o controle exercido sobre as ações de um colaborador e sua avaliação sobre isso devem passar pelo crivo do bom senso e da coerência gerencial. Ou seja, um profissional deve ser avaliado de forma justa em relação ao que ele de fato possa intervir para que não ocorra, por exemplo, um desvio orçamentário qualquer. Em certas situações, o colaborador não exerce efetivamente um controle sobre a situação e não deveria ser avaliado por isso.
Acrescenta-se ainda que a função de controle pode ser uma forma de manter os profissionais da empresa alertas, no sentido do alcance das metas. Por exemplo, podem-se implantar reuniões periódicas de apresentação do desempenho por setor, como forma de controle orçamentário. Nesse sentido, a função de controle gera importantes benefícios para o ambiente
corporativo, mas deve ser vista como forma de aprimoramento dos processos, dos produtos e serviços, bem como para o desenvolvimento profissional dos colaboradores, nunca como forma de punição aos envolvidos no orçamento.
1.1.2 Função de avaliação
Você sabe por que é fundamental avaliar o desempenho das ações pelas quais alguém seja responsável? A avaliação favorece ao avaliador a medição da performance de alguém ou de um setor, podendo até mesmo ser avaliada uma área, uma filial ou empresa. A importância também se dá no sentido de manter os envolvidos na execução orçamentária motivados ou interessados em atingir as metas planejadas. Assim como planejar sem controlar sucede ao engano, pode-se dizer que controlar sem avaliar também seja um erro, ou uma ação inútil.
Desse modo, no contexto empresarial, sobretudo no processo orçamentário, importa que haja planejamento, controle e avaliação. Portanto, a função da avaliação é garantir o engajamento de pessoas no atingimento dos resultados propostos, além da compreensão dos desvios e, consequentemente, da geração de meios para sanar irregularidades no cumprimento orçamentário.
De que outra forma a avaliação pode ser útil? Outro ponto é que ela pode ser utilizada por parte das empresas como forma de tomar decisões para a promoção de empregados, aumento de salários, mudanças de rumos, como desativação ou ampliação de setores, bem como aumento ou diminuição da produção. 
A função de avaliação é sobretudo uma forma de garantir a medição do desempenho setorial, da performance individual dos colaboradores, da eficiência de processos e da qualidade dos produtos e serviços. Aliada ao planejamento e controle, possibilita que as empresas em geral possam alcançar suas metas. 
1.2 Origens do orçamento
Como se origina o orçamento? Ele se origina da necessidade das empresas em proceder à comunicação da estratégia empresarial ao corpo gerencial, o qual, por sua vez, irá desenvolver o plano de ação para o atingimento das metas. Como visto, ele auxilia o direcionamento e a coordenação das atividades empresariais. Ressalta-se que, de acordo com Souza (2014, p. 237), a prática orçamentária teve seu início na administração pública, com a necessidade de o governo controlar os gastos públicos e a busca de receitas por meio da arrecadação. 
Você saberia destacar outro ponto importante da utilização do orçamento? Ele é uma forma de se atingir os objetivos de longo prazo das empresas, definidos pela alta administração. Além disso, “é considerado um dos pilares da gestão e uma das ferramentas fundamentais para que o accountability, a obrigação dos gestores de prestar contas de suas atividades, possa ser encontrado” (FREZATTI, 2017, p. 42). 
Nesse sentido, partindo-se da premissa de que a ferramenta orçamentária permitirá a coordenação das atividades empresariais com base nas estratégias anteriormente definidas pela alta administração, o orçamento tem sua origem em duas vertentes: o planejamento e o controle. 
1.2.1 Etapas do orçamento
Considerando que o processo orçamentário deverá se basear no Planejamento Estratégico da empresa, e que servirá de comunicação, direção e coordenação das atividades em prol dos objetivos traçados pela alta administração, deve-se atentar para as etapas do orçamento, ou etapas para elaboração do orçamento. 
Você pode perceber que, nas etapas anteriores à execução orçamentária, o foco é maior no planejamento, enquanto na etapa de execução orçamentária propriamente dita, o foco será o controle. A análise de cenários favorece a observação, a reflexãoe a percepção dos ambientes interno e externo do contexto empresarial, verificando ameaças e oportunidades ao negócio, bem como pontos fracos e fortes da empresa. É fundamental que a alta administração realize a análise de cenário, pois a partir desta é que será possível a definição dos objetivos de longo prazo. Tais análise e definição de objetivos favorecem o estabelecimento das premissas orçamentárias, que serão úteis para a etapa de elaboração do orçamento. Nessa fase, por sua vez, é que haverá a comunicação da estratégia empresarial definida pela alta administração, seguindo pela definição de metas e objetivos de curto ou médio prazos, com as devidas ações de engajamento dos líderes. O engajamento é crucial para o alcance das metas do orçamento, pois garante e mantém a liderança envolvida nesse processo. Na execução orçamentária, deve-se proceder ao acompanhamento das metas, analisando-se os desvios do orçamento e medindo-se o desempenho setorial, de áreas, unidades ou da empresa como um todo.
Você deve ter notado que o processo orçamentário atende às necessidades gerenciais das empresas e do indivíduo em si, já que favorece que objetivos anteriormente traçados possam se converter em metas e ações e, consequentemente, voltar os envolvidos para o alcance do planejado por meio do controle.
1.2.2 Princípios gerais do planejamento
Sabendo que dentre os motivos de se usar um orçamento destaca-se o fator financeiro e econômico, no caso o objetivo de se obter lucro, e que planejar e controlar são ações que auxiliam a empresa a medir o desempenho empresarial, faz-se necessária a adoção de alguns princípios para o processo orçamentário. Padoveze (2012) destaca como fundamentos para o sistema orçamentário os seguintes elementos principais.
Os elementos em destaque no quadro apresentado favorecem o alcance eficaz das proposições para o uso do orçamento como ferramenta gerencial. Envolver os gerentes, destacar os objetivos gerais da empresa aos envolvidos e desenvolver uma comunicação integral são elementos que ressaltam a origem do uso de orçamento pelas empresas. E o que esses elementos favorecem? A comunicação estratégica. Nesse sentido, elementos como metas factíveis, flexibilização e bom senso no sistema orçamentário, além de reconhecimento de esforços, promovem o sucesso no atingimento das metas.
Como base nisso, considerando que planejamento e controle fazem parte do processo orçamentário, pode-se destacar os Princípios Gerais do Planejamento.
Desse modo, em relação ao princípio da contribuição aos objetivos, o planejamento volta-se obrigatoriamente para os objetivos da empresa. O princípio da precedência do planejamento sugere uma maior importância às funções administrativas, como organização, direção e controle, relacionando-se com “o que fazer” e “como fazer”. Já o princípio maiores influência e abrangência, está relacionado com o fato de que o planejamento possivelmente modificará pessoas, tecnologia e sistemas. Por fim, o princípio maiores eficiência, eficácia e efetividade relaciona-se com a maximização dos resultados e a mitigação de deficiências operacionais e administrativas.
Com isso, você pode inferir que esses princípios permitem uma melhor reflexão e compreensão por parte dos elaboradores do orçamento, bem como de todos os envolvidos, facilitando a relação entre pessoas e processos e, ainda, mitigando as dificuldades na etapa de elaboração orçamentária.
Por fim, os princípios auxiliam a empresa a encurtar caminhos no processo de elaboração orçamentária, criam senso reflexivo e participativo de todos, corroborando os motivos de utilização do orçamento, ou seja, a obtenção de lucro.
1.3 Sistema de informações gerenciais
O sistema de informações gerenciais, ou SIG, é considerado um conjunto de informações reunidas para facilitar o planejamento, o controle, a análise e a tomada de decisão gerencial. Essas informações são interdependentes e precisam ser traduzidas tempestivamente e com qualidade para serem relevantes ao usuário. Diversos autores classificam os sistemas de informações. Padoveze (2010, p. 49) classifica-os da seguinte forma: a) Sistemas de Informação de Apoio às Operações – têm “como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais”; b) Sistemas de Informação de Apoio à Gestão – “preocupam-se basicamente com as informações necessárias para gestão econômico-financeira da empresa”. Você pode perceber que os SIGs são muito úteis para o processo de elaboração orçamentária, auxiliando os gestores na coleta, processamento e disponibilização de dados e informações.
1.3.1 Relatórios gerenciais
De que forma os relatórios gerenciais são úteis? Eles auxiliam na tomada de decisão, pois reúnem informações anteriormente definidas que favorecem o entendimento da performance de uma empresa, uma unidade/filial, um departamento ou mesmo uma área qualquer. Auxiliam também na tomada de decisão futura, permitindo ao gestor reflexão acerca de mudanças necessárias ou até mesmo a manutenção das estratégias que vêm sendo adotadas. Frezatti (2017, p. 50) destaca que “alguns conflitos importantes surgem quando se fala sobre relatórios gerenciais”.
Na seleção da informação, a relevância tem relação com a utilidade das informações para os usuários; a confiabilidade relaciona-se com a ausência de erros ou vieses; e a materialidade está relacionada com a omissão ou distorção das informações. Para a apresentação da informação, características como a comparabilidade e a compreensibilidade relacionam-se com o fato de o usuário poder entender perfeitamente as informações e poder compará-las ao longo do tempo. Já em relação à restrição para uma informação, tem-se que a informação deve estar disponível quando útil para a tomada de decisão, e o custo de obtenção da informação não pode ser superior ao benefício gerado por ela.
Finalmente, cabe dizer que é necessário que haja bom senso na geração de relatórios de informações gerenciais, haja vista um volume excessivo de relatórios ensejar em dispersão gerencial, ou seja, muita informação em quantidade, mas pouca resolutividade para a tomada de decisão.
1.3.2 Controle orçamentário
Como visto, o orçamento favorece o planejamento e o controle voltados para o alcance dos objetivos empresariais. Jiambalvo (2013) comenta que os orçamentos cumprem um papel de facilitadores do controle quando servem de padrão de avaliação. Desse modo, o controle orçamentário permite que haja análise do desempenho empresarial, a qual ocorre conforme apresentado na figura a seguir.
Como pode ser visto, o controle orçamentário é feito utilizando-se valores orçados e valores realizados. Para estes últimos, é muito importante a coleta correta das informações, que deverá ser feita tempestivamente à ocorrência dos fatos. O confronto entre os valores orçados e os realizados permite a apuração de diferenças, denominadas desvios orçamentários. Estes permitem que se avalie o desempenho gerencial. Desvios muito grandes precisam ser justificados por meio de reuniões, sendo importante que atitudes proativas sejam realizadas antes do fechamento do período, evitando que as diferenças ocorram.