Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
www.esab.edu.br Consultoria Organizacional CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Consultoria Organizacional Vila Velha (ES) 2016 Escola Superior Aberta do Brasil Diretor Geral Nildo Ferreira Diretora Acadêmica Ignêz Martins Pimenta Coordenadora do Núcleo de Educação a Distância Ignêz Martins Pimenta Coordenadora do Curso de Administração EAD Giuliana Bronzoni Liberato Coordenador do Curso de Pedagogia EAD Custodio Jovencio Coordenador do Curso de Sistemas de Informação EAD David Gomes Barboza Produção do Material Didático-Pedagógico Escola Superior Aberta do Brasil Design Educacional Bruno Franco Design Gráfico Bruno Franco Diagramação Bruno Franco Equipe Acadêmica da ESAB Coordenadores dos Cursos Docentes dos Cursos Copyright © Todos os direitos desta obra são da Escola Superior Aberta do Brasil. www.esab.edu.br Av. Santa Leopoldina, nº 840 Coqueiral de Itaparica - Vila Velha, ES CEP 29102-040 Apresentação Caro estudante, Seja bem-vindo à disciplina Consultoria Organizacional! Com essa disciplina, você terá uma introdução aos principais aspectos da Consulto- ria. É importante ressaltar que esta apostila resume fundamentos sobre o assunto, mas não substitui as informações mais aprofundadas disponíveis nos livros texto e artigos científicos sobre o assunto. Nesse sentido, a apostila será a coadjuvante no seu processo de aprendizado. Sendo assim, não deixe de recorrer aos demais recursos disponíveis a respeito dos assuntos tratados para o aprofundamento de seu conhecimento e aprendizado. Bons estudos! Equipe Acadêmica da ESAB Objetivo Desenvolver conhecimentos e habilidades em consultoria, suas tendência no mundo contemporâneo, propiciando o entendimento do papel do consultor na organização. Habilidades e competências • Entender os fundamentos da atividade de Consultoria Organizacional; • Reconhecer as características e aspectos de Consultoria Organizacional; • Compreender a importância do processo de Consultoria para as Organizações. Ementa A atividade de consultoria organizacional: conceitos, tendências, tipos de consultoria, ética em consultoria e consultoria interna. Cultura organizacional e as atividades de consultoria. A resistência às mudanças e a atividades de consultoria. O consultor: estilo, carreiras e habilidades. Contratação de serviços de consultoria. Projeto de consultoria: plano de ação, metodologia, relatório de atividades e encerramento do projeto. Sumário 1. A ATIVIDADE DE CONSULTORIA .............................................................................................7 2. POR QUE CONTRATAR UMA CONSULTORIA? .........................................................................11 3. A ATIVIDADE DE CONSULTORIA ORGANIZACIONAL: A ÉTICA EM CONSULTORIA .....................15 4. A ATIVIDADE DE CONSULTORIA ORGANIZACIONAL: CONSULTORIA INTERNA .........................20 5. A CULTURA ORGANIZACIONAL E AS ATIVIDADES DE CONSULTORIA ......................................24 6. A RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS E AS ATIVIDADES DE CONSULTORIA .....................................29 7. AS COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS A UM CONSULTOR ...........................................................33 8. A CARREIRA DE CONSULTOR E O MARKETING PESSOAL........................................................37 9. O PROJETO DE CONSULTORIA: FASE 1 – CONTATO INICIAL COM O CLIENTE ...........................41 10. O PROJETO DE CONSULTORIA: FASE 2 – PROPOSTA DE CONSULTORIA E ELABORAÇÃO DO CONTRATO ..........................................................................................................................45 11. O PROJETO DE CONSULTORIA: FASE 3 – O DIAGNÓSTICO ......................................................50 12. PROJETO DE CONSULTORIA: FASE 4 – METODOLOGIA E INTERVENÇÃO .................................55 13. PROJETO DE CONSULTORIA: FASE 5 – ADMINISTRAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS DE CONSULTORIA .....................................................................................................................58 14. MANUTENÇÃO E APRIMORAMENTO DOS SERVIÇOS DE CONSULTORIA..................................63 15. PROJETO DE CONSULTORIA: ENCERRAMENTO DO PROJETO E RELATÓRIO FINAL ....................66 Glossário ...................................................................................................................................71 Referências ...............................................................................................................................74 www.esab.edu.br 7 1 A Atividade de Consultoria Objetivo Conhecer o conceito da atividade de consultoria. Conceitos: O Instituto de Consultores de Empresas do Reino Unido define Consultoria de Empresas como: “SERVIÇO PRESTADO POR UMA PESSOA OU PESSOAS INDEPENDENTES E QUALIFICADAS NA IDENTIFICAÇÃO E INVESTIGAÇÃO DE PROBLEMAS RELACIONADOS COM POLÍTICAS, ORGANIZAÇÃO, PROCEDIMENTOS E MÉTODOS; RECOMENDAÇÃO DE MEDIDAS APROPRIADAS E PRESTAÇÃO DE ASSISTÊNCIA NA APLICAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES” (Londres, Institute of Management Consultants, 1974) As definições adotadas por outras associações profissionais, como a Associação de Engenheiros Consultores de Empresas dos Estados Unidos, são muito parecidas, o que significa que a Consultoria de Empresas é um serviço ao qual os executivos podem recorrer se sentirem a necessidade de ajuda para a solução de seus problemas. O trabalho da Consultoria começa ao surgir alguma situação julgada insatisfatória e suscetível de melhoria, e termina, geralmente, numa situação em que haja ocorrido uma mudança que se constitui numa melhoria. Oliveira (2015) conceitua assim Consultoria Empresarial: “É um processo interativo de um agente de mudanças externo à Empresa, o qual assume a responsabilidade de auxiliar os executivos e profissionais da referida Empresa nas tomadas de decisões, não tendo, entretanto, o controle direto da situação”. Kenny Destacar Kenny Destacar www.esab.edu.br 8 Para melhor compreender este conceito, é interessante fracioná-lo e buscar explicar cada uma de suas palavras-chave: 1. PROCESSO INTERATIVO - é o conjunto estruturado de atividades sequenciais que desenvolvem ação recíproca, lógica e evolutiva, visando atender e, preferencialmente, suplantar as expectativas e necessidades dos clientes. * Processo - é o conjunto estruturado de atividades sequenciais que apresentam uma relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as expectativas e necessidades dos clientes internos e externos da Empresa; * Interação - é a ação recíproca que é exercida entre duas ou mais pessoas ou áreas ou atividades da Empresa; 2. AGENTE DE MUDANÇAS - é o profissional capaz de desenvolver comportamento, atitudes e processos que possibilitem à Empresa transacionar proativa e interativamente com os diversos fatores do ambiente empresarial e no sistema no qual está trabalhando. Pode ser interno ou externo à empresa. * Interno - é aquele que, embora esteja fora do ambiente considerado, faz parte do quadro de funcionários da Empresa; * Externo - é aquele que não só está fora do sistema considerado, mas também da empresa como um todo. Ele é contratado por um período pré-determinado, para consolidar um projeto ou auxiliar a Empresa na resolução de um problema ou na mudança de uma situação. 3. RESPONSABILIDADE DE AUXILIAR AS PESSOAS - O auxílio das Consultorias às Empresas deverá estar direcionado a proporcionar metodologias, técnicas e processos que determinem a sustentação para os executivos tomarem suas decisões com qualidade. Conhecer o negócio da Empresa é uma atribuição de seus executivos e colaboradores, portanto, não se pode esperar que uma Consultoria empresarial se proponha a conhecer a fundo o negócio da empresa-cliente. www.esab.edu.br 9 Quando nos referimos à Administração de Empresas (metodologias, técnicas e processos) principalmente, a missão das Consultorias e auxílio técnico, instrumentos que, colocados a serviço das empresas, independentementedo tipo de negócio em que atuam, poderão ser-lhes úteis na tomada de decisão. A CONSULTORIA EMPRESARIAL é, portanto: Um SERVIÇO INDEPENDENTE – caracteriza-se pela imparcialidade do Consultor, que é um traço fundamental do seu papel. Porém, esta independência significa ao mesmo tempo uma relação muito complexa com as Organizações clientes e com as pessoas que trabalham nelas. Embora independente, ela deve assegurar-se de que o resultado final seja obtido pelo esforço de ambos. Um SERVIÇO CONSULTIVO – não se contratam consultorias para dirigir Organizações ou para tomar decisões em nome dos diretores em dificuldade. Seu papel é de assessoria, com responsabilidade pela qualidade e integridade de seus conselhos, enquanto os clientes assumem as responsabilidades que resultem da aceitação desses conselhos. Um PACTO DE CREDIBILIDADE – não se prometem soluções milagrosas. Seria um erro supor que, uma vez que se haja contratado uma Consultoria, as dificuldades desaparecessem para a Empresa, mas o contrato Cliente X Consultor tem que inspirar credibilidade para ambas as partes. Por parte da Consultoria, ela precisa acreditar nas boas intenções e humildade do cliente para ouvir seus conselhos e aceitar suas recomendações, além de que este cumpra as suas obrigações contratuais. Por parte do Cliente, acreditar na capacidade técnica da Consultoria, observar seu portfólio, certificar-se de que essa parceria não virá sobre a forma de “pacote” e sim modelada sob medida para a Empresa, respeitadas as suas características, e cumpridas também todas as etapas contratuais. www.esab.edu.br 10 Para entender melhor o que significa consultoria empresarial, vamos indicar o que ela não é, Evidentemente, não é a venda de conhecimentos técnicos, como os de um especialista em mecânica de solo; também não é a assistência técnica que acompanha um produto, como a que oferecem as empresas de computadores; tampouco inclui outros serviços profissionais diferenciados, como a auditoria, a formação profissional ou o headhunter, profissão muito valorizada em tempos de crise. Os campos de atuação da atividade de consultoria podem ser muito variados, mas o que distingue essa consultoria de outros serviços de assessoramento é o seu objetivo final: melhorar a qualidade do trabalho dos resultados da organização e colaborar com os gestores na definição de novas estratégias. Os temas típicos das empresas de consultoria organizacional abarcam, assim, o planejamento, a produção, o marketing, os sistemas de direção, a estrutura, as finanças, a estratégia, o crescimento, etc. Fórum Caro estudante, dirija-se ao Ambiente Virtual de Aprendizagem da instituição e participe do nosso Fórum de discussão. Lá você poderá interagir com seus colegas e com seu tutor de forma a ampliar, por meio da interação, a construção do seu conhecimento. Vamos lá? Kenny Destacar www.esab.edu.br 11 2 Por que contratar uma consultoria? Objetivo Entender por que as empresas contratam serviços de consultoria. Muitos se perguntam: afinal, quem precisa de consultores? A resposta poderá ser outra pergunta, como: quem não precisa de consultores? O setor de consultoria cresceu mundialmente, em taxas significativas, criando empresas e empregos, originando associações setoriais, estruturando-se enfim. Esse crescimento não foi obra do acaso. Resultados de levantamentos e pesquisas apontaram para uma gama de motivos que levaram as organizações – empresas, associações, órgãos governamentais, institutos e fundações – a contratar consultores. No mundo atual, cada vez mais o trabalho do consultor de empresas é solicitado. Não existe mais o paradigma de que apenas as grandes organizações recorrem à consultoria. As empresas estão sempre precisando de uma reação imediata aos novos desafios encontrados no mercado, por existir uma competitividade cada vez maior. Para que isso aconteça, a forma mais rápida e eficiente de aperfeiçoar um negócio é contratar uma Consultoria, com o intuito de receber um diagnóstico e uma orientação para que ocorra uma melhoria que agregue valor ao produto em sua eficiência e em sua eficácia. As análises e estudos produzidos em uma Consultoria organizacional oferecem amplos benefícios para seus clientes, trazendo assertividade nas decisões e maior rentabilidade para a empresa. Tudo isso, realizado em parceria e com o foco voltado para os resultados, pode se traduzir em inúmeros benefícios às empresas. Segundo Crocco e Guttmann (2010), existem motivos genéricos para uma empresa contratar uma consultoria. São eles: Kenny Destacar www.esab.edu.br 12 a. a empresa nem sabe o que precisa; b. a empresa não tem o conhecimento do que precisa; c. a empresa tem o conhecimento, mas não tem competência para usá-lo; e d. a empresa não administra a gestão do conhecimento. Para Oliveira (2015), a consultoria empresarial é um dos segmentos de prestação de serviços que mais têm crescido no mundo. Muitos jovens recém- saídos da universidade têm preferência por trabalhar no mercado de consultoria, em especial, por duas razões: a possibilidade de maior rapidez na evolução de conhecimentos adquiridos, bem como a percepção de um crescimento do negócio consultoria em relação a outros negócios, principalmente quando comparados aos segmentos da indústria e do comércio. Alguns aspectos têm contribuído significativamente para o aumento do volume de serviços em consultoria empresarial. Entre eles, pode-se citar: a. Aumento da demanda de consultoria provocado pela busca de novos conhecimentos e de inovações para enfrentar a globalização da economia. b. Aumento da demanda da consultoria para as empresas consolidarem suas vantagens competitivas. c. Aumento da demanda de consultoria como consequência dos processos de terceirização. d. Aumento do número de professores e universidades que realizam serviços de consultoria. e. Aumento da demanda de consultoria pela necessidade de melhoria contínua. Existem algumas vantagens que uma empresa pode obter ao contratar um serviço de consultoria. Entre elas, pode-se citar: • Agregar conhecimento ao negócio. • Aportar experiência adquirida em anos de atuação empresarial anterior, permitindo à empresa ganho em agilidade com maiores resultados. • Trazer um olhar de fora que permita realizar questionamentos a partir de uma análise crítica e isenta de vínculos emocionais com o negócio. • Conectar soluções aos desafios existentes. • Obter mais resultados e com maior rapidez. Kenny Destacar www.esab.edu.br 13 Uma consultoria pode ser contratada para ampliar a participação de uma empresa no mercado, para avaliar desempenho de funcionários, para propor um plano de marketing, ou elaborar o planejamento estratégico da empresa, etc. O fato é que é um serviço que visa atender a diversas necessidades de uma empresa, considerando suas peculiaridades, o ambiente onde está inserida, etc. Para que o trabalho de consultoria seja realizado com eficiência e efetividade, é imprescindível que haja entre o consultor e a empresa- cliente uma relação de credibilidade e confiança. O consultor é um orientador que poderá oferecer ferramentas adequadas para a busca e a eliminação das causas dos problemas encontrados na empresa-cliente. Entretanto, não se deve imaginar a Consultoria como a solução para tudo, pois se o cliente não estiver disposto a promover mudanças, fica bem mais difícil vislumbrar bons resultados. O que se observa é que quando há uma relação de abertura entre empresa e Consultoria, frequentemente se consegue superar obstáculos de ordem conceitual, comercial e de pessoas, por exemplo. Sugere-se que antes de contratar um serviço de consultoria, a empresa tenha alguns cuidados, entre eles: • Há quanto tempo está estabelecida a empresa de consultoria ou o consultor? • Quem são os profissionais que atuam na empresa de consultoria? • Quais os principais clientes atendidos e que serviços foram realizados? • Quantos certificados deconformidade já foram obtidos com os serviços de consultoria e assessoria e treinamento da empresa de consultoria em questão? • Os projetos já desenvolvidos agregaram valor para o cliente? • Os clientes voltaram a contratar a empresa de consultoria? • Que preço deve ser pago pelos serviços de consultoria? • A empresa de consultoria é especializada em um único referencial ou ferramenta gestão ou tem um portfólio de produtos e serviços abrangentes, visando atender às exigências dos seus clientes? Kenny Destacar www.esab.edu.br 14 Se ainda assim houver dúvida quanto à contratação da empresa de consultoria, cabe ponderar a seguinte questão: Quando um cliente vai comprar um carro, e está em dúvida, ele faz um “test drive” entre os modelos escolhidos para selecionar o melhor. Para opinar sobre um determinado vinho, o melhor a fazer é uma degustação. Com a consultoria é o mesmo. O cliente deve ter total confiança na empresa de consultoria contratada e deve haver empatia entre os consultores e os colaboradores da empresa. Que tal fazer um “test drive” com a consultoria? Faça um pequeno trabalho, um curso, um evento, etc, que possibilite sentir ou não a afinidade com a empresa de consultoria. Se não sentir, é melhor não contratá-la. www.esab.edu.br 15 3 A atividade de consultoria organizacional: a ética em consultoria Objetivo Reconhecer a importância da ética na consultoria. Na era da pós-qualidade, a ética surge como pressuposto para a sobrevivência no mundo dos negócios, juntando-se ao Planejamento estratégico para a perenização da organização. A exigência atual não é mais somente por produtos ou serviços de qualidade, mas também de natureza ética. Para Crocco e Guttmann (2010), pode-se definir ética como o juízo entre o bem e o mal, de modo absoluto (em especial, internamente ao indivíduo) ou relativo dado a um grupo social, já que se pode afirmar que ela sofrerá algum tipo de adaptação ou mudança. A ética se traduz por condutas visíveis a todos os envolvidos em qualquer tipo de interação ou relacionamento humano. O consultor – indivíduo ou empresa de consultoria – se relaciona e interage com o cliente da mesma maneira, ou seja, individualmente ou por meio dos seus grupos sociais. Em todos esses casos, as interações serão permeadas pelos valores e princípios de cada indivíduo e aqueles do grupo social. Para cada caso, as condutas aparentes mostram que princípios e valores são os fundamentais ou os secundários. O fator de decisão mais comumente ignorado talvez seja a ética do consultor. A grande variedade de possíveis conflitos de interesse, a confidencialidade e muitos outros temas éticos são bastante importantes na profissão do consultor. E, infelizmente, a maior parte dos clientes não conhecem sequer os padrões profissionais, e não se dão ao trabalho de comprovar se o seu consultor os cumpre. Se os clientes conhecessem estes www.esab.edu.br 16 padrões e procurassem comprovar seu cumprimento, muitas das histórias de fracassos que se mencionam teriam sido evitadas. A EMPRESA ÉTICA ou o CONSULTOR ÉTICO: a. Conquistam respeito e confiança de seus colaboradores, clientes, fornecedores, investidores e outros parceiros; b. Estabelecem equilíbrio entre seus interesses econômicos e de todas as partes afetadas, quando tomam decisões ou empreendem ações. Para que possamos saber até que ponto somos éticos nas nossas atividades, algumas questões deverão ser respondidas: É legal? É imparcial? Está de acordo com meus valores? Vou me sentir bem comigo mesmo? A ética é uma questão que deveria ser colocada na mesa de negociação do projeto de consultoria, assim como acontece com a análise do perfil e curriculum do consultor, a remuneração e o prazo do projeto. Como isso não acontece, o consultor deve ter a preocupação de colocar, no ato da negociação, a questão da ética, pois ela vai representar um diferencial a seu favor e dar-lhe-á conhecimento da cultura da empresa cliente. As grandes empresas de consultoria têm seu código de ética profissional, que todos os consultores devem assinar ao ingressar na equipe. Com poucas diferenças, todas elas têm padrões muito elevados para proteger o cliente de qualquer tipo de abuso. A Association of Consulting Management Engineers, nos Estados Unidos, exige que seus membros subscrevam um código de ética que inclui, entre outros, os seguintes pontos: www.esab.edu.br 17 a. Confidencialidade de informação; b. O consultor não pode beneficiar-se pessoalmente dos conhecimentos que venha a adquirir no exercício de sua atividade (comprando ações, quando sabe que vão subir, por exemplo); c. Não se pode aceitar um cliente concorrente de outro, sem a licença explícita do primeiro cliente; d. Não é aceitável garantir resultados concretos, tais como um lucro, economia ou determinada receita, já que isso depende de fatores alheios ao consultor; e. Não se devem aceitar projetos com uma visão tão curta, que não sejam úteis; f. Todos os métodos, técnicas e ideias utilizados devem ser explicados ao cliente, para que possa utilizá-los no futuro, sem depender do consultor; g. Não é aceitável pagar comissões a nenhum intermediário, nem incluir na equipe consultores independentes cuja contribuição não seja necessária para realizar o trabalho. Para Oliveira (2015), o consultor tem responsabilidade social, portanto, é necessário que cada consultor e cada empresa de consultoria tenham seu código de ética. O autor sugere alguns pontos que devem ser observados no que se refere à ética no trabalho em consultoria. São eles: a. Capacitação do consultor – o consultor deve propor serviços para os quais tenha plena capacidade e conhecimento, não aceitando serviços para os quais não tenha experiência ou não esteja tecnicamente atualizado. b. Essência do serviço de consultoria – o consultor deve desenvolver serviços que contribuam para a introdução de inovações que propiciem à empresa-cliente consolidar alavancagem de desempenho e de resultados. c. Interação com a empresa-cliente, referentes aos serviços propostos – o consultor deve estabelecer de forma clara e antecipada as finalidades do serviço de consultoria, os resultados esperados, os recursos necessários (equipe técnica, espaços, equipamentos, etc), as prováveis limitações e dificuldades para realizar o serviço, o prazo previsto para a realização dos serviços e os investimentos e as despesas que a empresa-cliente terá com a realização da consultoria. www.esab.edu.br 18 d. Assuntos sigilosos – o consultor deve facilitar e consolidar todos os esforços e providências necessárias para a preservação do sigilo com relação às atividades e informações da empresa-cliente. e. Realidade da empresa cliente – o consultor deve ter conhecimento da cultura da empresa-cliente, procurando respeitar e interagir com essa realidade. f. Funcionários da empresa-cliente – o consultor não deve contratar para si ou para outra empresa qualquer funcionário da empresa- cliente, exceto se for previamente autorizado para tal. g. Vontades próprias do consultor – o consultor deve evitar impor suas ideias e convicções à empresa cliente, mas sim procurar contribuir para a melhoria dos resultados da empresa. h. Transferência de conhecimentos – o consultor deve incentivar e facilitar a transferência e assimilação de todos os conhecimentos que propiciem a efetividade e aprimoramento dos serviços de consultoria realizados. Não deve manter reserva de mercado sobre conhecimentos correlacionados aos serviços de consultoria realizados, facilitando ao cliente tornar-se independendo do consultor. i. Interação com empresas-clientes concorrentes – no caso do consultor receber convite para atuar em uma empresa concorrente da empresa- cliente, essa situação deve ser comunicada e discutida com o cliente atual e com o potencial cliente. j. Interação com outras consultorias - o consultor pode indicar outras empresasde consultoria para a empresa-cliente, mas fica corresponsável pela qualidade dos seus serviços. k. Honorários – o estabelecimento dos honorários do consultor deve levar em consideração, prioritariamente, as características dos serviços a serem realizados e sua experiência no assunto. www.esab.edu.br 19 Fórum Caro estudante, dirija-se ao Ambiente Virtual de Aprendizagem da instituição e participe do nosso Fórum de discussão. Lá você poderá interagir com seus colegas e com seu tutor de forma a ampliar, por meio da interação, a construção do seu conhecimento. Vamos lá? www.esab.edu.br 20 4 A atividade de consultoria organizacional: consultoria interna Objetivo Conhecer o papel e a importância do consultor interno nas organizações. O consultor interno não faz parte do problema a ser analisado e resolvido, mas pertence a uma unidade que presta serviços dentro da organização. Assim sendo, ele está subordinado a algum tipo de hierarquia e precisa responder a seu superior, além de cumprir e observar as metas, os procedimentos e as diretrizes da unidade ou empresa. Outra característica é que nem sempre ele trata com o nível hierárquico mais alto da unidade-cliente, ou seja, com a pessoa que realmente detém o poder de decisão final, o que quer dizer que o seu contrato naquela unidade, além de se relacionar com o consultor interno, também precisa se entender com seu próprio chefe. Para um melhor entendimento, é necessário detalhar cada um dos participantes dessa relação, consultor interno e cliente, e ter um superior hierárquico a quem se dava algum tipo de satisfação. Um diretor tem um presidente como chefe, um presidente tem um conselho e um analista tem um coordenador ou gerente. A própria hierarquia se transforma em obstáculo ao trabalho do consultor interno, pois tende a limitar o acesso a determinadas pessoas que tenham um nível hierárquico superior, que deveriam ser contratadas em tempo hábil, velocidade e diretamente. Para que o consultor interno possa adquirir e manter a confiança e respeito necessários ao seu trabalho, ele deve ter o cuidado de buscar estabelecer um contrato fundamentalmente informal, somente verbal, do tipo triangular, quadrangular ou em pentágono. www.esab.edu.br 21 O contrato triangular é aquele em que existe o envolvimento e interação entre três partes: o consultor interno, seu superior hierárquico e o cliente. O motivo para a existência desse contrato é que o consultor deve atender e preencher as necessidades de seu cliente e também satisfazer os princípios e limites que seu superior estabeleceu para que a relação com o cliente exista. Esses princípios forçam o superior a participar do contrato e mostra que todo consultor interno tem, sempre, um contrato triangular em seu trabalho. O contrato quadrangular ou em retângulo incorpora também o superior do cliente, pois os dois chefes têm uma relação cotidiana e constante em seus trabalhos rotineiros. Pode haver um acordo inicial naquele nível, ampliando ou restringindo o conteúdo do trabalho e a forma de atuação do consultor interno e de seu cliente. Exemplo: Um analista de mercado tem como chefe um gerente de marketing. O gerente financeiro solicita a ele um estudo de participação de mercado que, por sua vez, responde diretamente ao diretor de controladoria e finanças da empresa. De alguma forma, existe também um relacionamento de rotina de negócios entre o gerente de marketing e o diretor financeiro da empresa. Cabe ressaltar que os níveis hierárquicos existentes na organização são fatores limitadores nos contratos retângulo, já que normalmente existe relação mais constante entre os mesmos níveis, gerente se relaciona com gerente e diretor com diretor e assim por diante. Uma adição ao contrato quadrangular é a entrada do chefe dos dois superiores hierárquicos: o do consultor interno e o do cliente. Não é raro existir uma decisão ampla na empresa, tomada no nível diretivo, de caráter essencialmente estratégico, que praticamente obriga o dirigente a se envolver em diversos detalhes, fazendo que seja parte integrante do contrato quadrangular anteriormente estabelecido. Dentre as vantagens que o trabalho como consultor interno apresenta, as principais são: www.esab.edu.br 22 a. um alto grau de conhecimento dos aspectos e fatores informais existentes na empresa, que são alavancadoras ou retardantes das ações e resultados previstos e reais; b. participação efetiva no processo inteiro, pois sendo parte integrante da organização, participa e acompanha o planejamento, a implementação, podendo corrigir eventuais desvios ou avaliar o desempenho (como as coisas acontecem?) e os resultados (o que acontece?); c. maior acesso a pessoas e grupos da empresa, pelo mesmo motivo de ser colaborador contratado; e d. presença constante e diária nos projetos e trabalhos em andamento. Por outro lado, as principais desvantagens do consultor interno são: a. possibilidade de menor aceitação nos escalões hierárquicos superiores ao dele, quando estes acreditam e demonstram que hierarquia é fator fundamental na tomada de decisão, preterindo quaisquer outros; b. uma experiência, porém dirigida e quase sempre mais limitada, muitas vezes em função do tempo de trabalho na empresa; e c. menor liberdade de ação em razão da pressão, existência de metas e objetivos e dos procedimentos, valores, cultura e clima organizacional; d. normalmente, o consultor interno tem menor imparcialidade de atuação, pois tem maior relacionamento pessoal com os colegas de trabalho. Entre as atribuições do consultor interno, podemos destacar: a. manter-se próximo do poder de decisão, de quem formula as estratégias do negócio; b. responsável pelo entendimento das necessidades do negócio e por repassá-las para a equipe de especialistas, com o objetivo de desenvolver soluções específicas; c. auxiliar na identificação de desenvolvimento das equipes, na modelagem das estruturas organizacionais e no planejamento de pessoal; d. implementar políticas e programas de forma customizada; e. influenciar as áreas de especialistas para que desenvolvam alternativas e soluções com foco no cliente. www.esab.edu.br 23 Cabe ressaltar que a consultoria interna é bastante comum no mundo corporativo contemporâneo, e que existem outras formas de relacionamento na consultoria como o consultor associado, o consultor autônomo e o consultor virtual, entre outras. A forma como o consultor se relaciona com o seu cliente e com os seus pares é de vital importância para a definição do tipo de consultoria. Estudo complementar Destacamos aqui as características e papéis do consultor interno, mas há também o consultor externo e os diversos tipos e formas de consultorias. Para saber mais sobre esse assunto, leia o Capítulo 3, na página 33, do livro Consultoria Organizacional de Jeferson Luis Lima Cunha. A obra está disponível da biblioteca online da Instituição. www.esab.edu.br 24 5 A cultura organizacional e as atividades de consultoria Objetivo Conhecer a influência da cultura organizacional na atividade de consultoria. Todo processo de intervenção numa organização pode provocar instabilidades e gerar incertezas. Com a consultoria não é diferente, visto que é um processo que alcança com frequência todos os níveis hierárquicos de uma organização. A consultoria muitas vezes atinge diretamente a cultura organizacional, que é um conjunto de fenômenos decorrentes da atuação do homem na organização. É um fenômeno grupal, resultante e característico de uma coletividade, e engloba fatos materiais e abstratos resultantes do convívio humano institucional. Para Schein, a cultura é “um padrão de assuntos básicos compartilhados que um grupo aprendeu como maneira de resolver seus problemas de adaptação externa e integração interna, e que funciona bem a ponto de ser considerado válido e desejável para ser transmitido aos novos membros como a maneira correta de perceber, pensar e sentirem relação àqueles problemas”. Em outras palavras, a cultura organizacional representa as normas informais e não escritas que orientam o comportamento dos membros de uma organização no dia a dia e que direciona suas ações para o alcance dos objetivos organizacionais. No fundo, é a cultura que define a missão e provoca o nascimento e o estabelecimento dos objetivos da organização. A cultura precisa ser alinhada juntamente com outros aspectos das decisões e ações da organização, como planejamento, organização, direção e controle para que se possa melhor conhecer a organização. Muitos aspectos da cultura organizacional são percebidos mais facilmente, enquanto outros são menos visíveis e de difícil percepção. É como se estivéssemos observando um iceberg. A sua parte superior é perfeitamente visível, pois se encontra na superfície acima das águas. www.esab.edu.br 25 Contudo, a sua parte inferior fica oculta sob as águas e totalmente fora da visão das pessoas. Da mesma maneira, a cultura organizacional mostra aspectos formais e facilmente perceptíveis, como as políticas e diretrizes, os métodos e procedimentos, os objetivos, a estrutura organizacional e a tecnologia adotada. Contudo, oculta alguns aspectos informais como percepções, sentimentos, atitudes, valores, interações informais, normas grupais, etc. Os aspectos ocultos da cultura organizacional são os mais difíceis não somente de compreender e de interpretar, como também de mudar ou sofrer transformações. Na verdade, a cultura é a maneira pela qual cada organização aprendeu a lidar com o seu ambiente. É uma complexa mistura de pressuposições, crenças, comportamentos, histórias, mitos, metáforas e outras ideias que normalmente representam a maneira particular de uma organização funcionar e trabalhar. São três os elementos da cultura organizacional: a. Preceitos - conjunto de normas, valores, regulamentos, política administrativa, tradições, estilos gerenciais que governam e controlam o funcionamento organizacional. É a função reguladora de autoridade dentro da organização. b. Tecnologia - conjunto de instrumentos, processos know-how, modo de fazer as coisas, divisão de trabalho. É a função técnica, metodológica, científica, racional e operativa da organização. c. Caráter - conjunto de expressões ativas e afetivas dos indivíduos na organização, manifestações subjetivas características dos comportamentos grupais. Engloba as percepções, sentimentos e as reações positivas ou negativas dos sujeitos organizacionais. Para serem melhor compreendidos, esses elementos podem ser assim desmembrados: a. Valores: definições a respeito do que é importante para se atingir o sucesso. Observa-se, que, em geral, as empresas definem alguns poucos valores que resistem ao teste do tempo, os quais são constantemente enfatizados. Ainda que elas tendam a personalizar www.esab.edu.br 26 os seus valores, podemos verificar que eles guardam algumas características comuns: importância do consumidor, padrão de desempenho excelente, qualidade e inovação, importância da motivação intrínseca, etc. b. Crenças e pressupostos: geralmente usados como sinônimos para expressar aquilo que é tido como verdade na organização. Quando um grupo organização resolve seus problemas coletivos, esse processo inclui alguma visão de mundo, algum mapa cognitivo, algumas hipóteses sobre a realidade e a natureza humana. Se o sucesso ocorre, aquela visão de mundo passa a ser considerada válida. Os pressupostos tendem a tornar-se inconscientes e inquestionáveis. c. Ritos, rituais e cerimônias: são exemplos de atividades planejadas que têm consequências práticas e expressivas, tornando a cultura mais tangível e coesa. Exemplos dessas atividades constituem grande parte do que é desenvolvido pelos Departamentos de Recursos Humanos, como nos casos de admissão, promoção, integração, de missão, etc. d. Estórias e mitos: enquanto as estórias são narrativas de eventos ocorridos que informam sobre a organização, os mitos referem-se a estórias consistentes com os valores organizacionais, porém sem sustentação nos fatos. Ambos os elementos preenchem funções específicas, tais como: mapas, símbolos, scripts, etc. e. Tabus: demarcam as áreas de proibições, orientando o comportamento com ênfase no não permitido. A literatura consultada não dá maior atenção ao assunto, preferindo deter-se em casos de tragédias organizacionais e sugerindo formas de se lidar com elas. f. Heróis: personagens que incorporam os valores e condensam a força da Organização. Fala-se dos heróis natos e dos criados. É comum as organizações, chamadas culturas fortes, exibirem os heróis natos, como Tom Watson, da IBM; John Rockefeller, da Standard Oil; Henry Ford, da Ford, entre outros. g. Normas: as regras que definem o comportamento que esperado, aceito e sancionado pelo grupo, podendo estar escritas ou não. www.esab.edu.br 27 h. Processo de comunicação: inclui uma rede de relações de papéis informais que comportam padres, fofoqueiros, conspiradores, contadores de estórias, etc. Ele desenvolve funções importantes como a de transformar o corriqueiro em algo brilhante, podendo ser usado na administração da cultura. A mudança cultural é a parte mais difícil de uma transformação organizacional e esse fato é, em geral, subestimado não só em relação ao tempo, mas também em relação aos custos envolvidos. Pelo menos em seis situações a mudança deve ser considerada pela alta gestão de uma empresa: 1. Quando estão ocorrendo mudanças fundamentais no ambiente; 2. Quando a empresa é altamente competitiva e o ambiente é estável; 3. Quando a empresa é medíocre e vem apresentando resultados cada vez piores; 4. Quando a empresa está em vias de tornar-se uma grande corporação; 5. Quando a empresa está crescendo rapidamente, e uma massa enorme de trabalhadores está sendo absorvida; 6. Quando ocorre o processo de privatização com a chegada de novas culturas. Dica Para saber mais sobre o assunto cultura organizacional, leia o Capitulo 7, na página 373, do livro Comportamento organizacional de Stephen P. Robbins. A obra está disponível na biblioteca on-line da Instituição. Boa leitura! www.esab.edu.br 28 Resumo Na unidade 1, vimos os conceitos de consultoria, seu processo, o consultor como agente de mudanças e a própria consultoria como processo. Já na unidade 2, entendemos por que as empresas contratam consultores e quais os principais motivos para contratar uma consultoria. Também abordamos o crescimento do segmento de consultoria no mundo e as vantagens em contratar um serviço de consultoria. Falamos também sobre os cuidados na contratação de uma consultoria e a relação de confiança entre o consultor e a empresa-cliente. Na unidade 3, vimos a ética nos serviços de consultoria e a interação entre o consultor e a empresa-cliente. Para isso, estudamos as características de um consultor ético, a confidencialidade das informações e o comportamento esperado de um consultor ético. Na unidade 4, trabalhamos as características do consultor interno, os tipos de contratação de um consultor interno e as vantagens e desvantagens em contratar consultores internos. E, por fim, na unidade 5, entendemos a influência da cultura organizacional no processo de consultoria, trabalhando o conceito de cultura organizacional e seus elementos. www.esab.edu.br 29 6 A resistência às mudanças e as atividades de consultoria Objetivo Entender como lidar com as resistências às mudanças no processo de consultoria. “Toda mudança provoca resistência, e esta é um fenômeno natural.” “As pessoas sentem medo do novo.” “A mudança desestabiliza o equilíbrio emocional das pessoas.” Uma das principais dificuldades encontradas pelos profissionais de consultoria no exercício de suas atividades é a resistência a mudanças que as pessoas e as organizações oferecem, sempre que se sentem ameaçadas nas suas rotinas, convicções e postos de trabalho. Como o consultoré um típico agente de mudanças, não há como ignorar essa resistência, e sim enfrentá-la com sabedoria. Para os consultores que prestam serviços de orientação técnica (engenheiros, contadores, estrategistas, economistas, analistas de sistemas, etc.), a resistência pode ser algo difícil de identificar, por sua própria formação de caráter mais lógico, o que os impede, às vezes, de perceber as relações interpessoais, os conflitos e os processos emocionais. Embora por vezes os consultores e clientes possam agir como adversários, seus sentimentos e preocupações são frequentemente complementares. Há alguns medos comuns do cliente que correspondem a medos similares dos consultores. Impotência, alienação, confusão são todas preocupações que podem causar a resistência do cliente, se expressas indiretamente. Essa dificuldade de expressão cria também um desconforto similar no consultor. A maneira de sair disso é estimular o cliente a verbalizar suas preocupações. www.esab.edu.br 30 Entre os medos mais comuns dos clientes, pode-se citar: • Impotência: “Não tenho poder para mudar a situação. Sou uma vítima”. • Alienação: “Ninguém se importa comigo e eu também não me importo com os outros. Não faço parte disso aqui...”. • Confusão: “Tenho muitas informações. Não consigo classificá-las ou percebê-las claramente”. Para o consultor, outros são os medos: • “Posso não exercer nenhum impacto. Posso não receber nenhuma recompensa pelo meu esforço”. • “O cliente e eu somos estranhos um em relação ao outro. Nunca vamos nos aproximar...”. • “Disponho de poucas informações. Eles não podem ou não querem me dizer o que realmente está acontecendo com a empresa”. Por outro lado, existem potencialidades no cliente e no consultor que, se bem exploradas, podem resultar num bom trabalho de consultoria. No que se refere ao cliente, suas principais potencialidades são: tem escolhas e poder para agir sobre a situação, engaja-se na situação/problema, sente-se parte dela e caminha em direção à solução dos problemas e suas escolhas podem ser claras. Do lado do consultor, pode-se considerar como potencialidades: um trabalho de alto impacto, com retribuição pelo esforço despendido, autenticidade no desempenho do seu papel, e enxerga as situações com clareza e imparcialidade. Atingir essas potencialidades de ambas as partes é um objetivo fundamental no processo de consultoria. O cliente e o consultor assumem responsabilidade por si mesmos e pela situação em que se encontrarem. O processo de lidar com a resistência ajuda o cliente a sair de uma posição de impotência, alienação e confusão, para uma posição de escolha, engajamento e clareza. O consultor pode contribuir nesse processo, assumindo uma postura de impacto, autenticidade e clareza de propósitos e ações. www.esab.edu.br 31 Ainda no que se refere à resistência às mudanças, esta pode ser percebida através de manifestações relativamente comuns, quais sejam: • Ocultação de informações; • Informações erradas/incompletas; • Dificuldades de aceitação/aprendizado da nova situação; • Críticas destrutivas, ironias; • Falta de colaboração; • Tráfico de influências; • Sabotagens; • Reuniões improdutivas em que fica claro o jogo de poder na empresa. Essas manifestações podem ter causas diversas, entre elas: • Perda do “status” pessoal; • Medo: desarticulação do grupo; • Inadaptação, tendência à acomodação; • Ver na mudança críticas à situação anterior; • Âmbito e velocidade das mudanças; • Personalidade da empresa (tradicional/progressista, etc); • Diferenças pessoais (sexo, idade, raça, etc.). Finalmente, há que se considerar que é possível lidar com a resistência às mudanças durante o processo de consultoria através da adoção de alguns comportamentos, tais como: • Buscar bom relacionamento interpessoal; • Fornecer o máximo de informações; • Ouvir e acatar sugestões; • Dar ênfase ao lado profissional da mudança; • Buscar consenso e não adesão total; • Introduzir gradativamente as mudanças. www.esab.edu.br 32 Dica Você pode saber mais sobre mudança organizacional, lendo a seção 3.1 O processo de mudança nas organizações, na página 64, do livro Consultoria Organizacional de Jeferson Luis Lima Cunha. A obra está disponível na biblioteca online da Instituição. www.esab.edu.br 33 7 As competências necessárias a um consultor Objetivo Conhecer as competências importantes na atividade de consultoria. A atuação de um consultor é o resultado de suas competências, entendidas aqui como o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que vão favorecer o bom desempenho do seu papel profissional. Para Oliveira (2015), o consultor é um agente de mudanças externo à empresa-cliente que assume a responsabilidade de auxiliar seus executivos e demais profissionais no processo decisório, não tendo, entretanto, o controle da situação. Crocco e Guttmann (2010) afirmam que os atributos de um consultor são a soma das características de cada organização em que ele atua. Para os autores, existem alguns atributos básicos para o bom desempenho do consultor em suas funções. Os autores agruparam esses atributos em três blocos, a saber: • Comportamento - O comportamento de um consultor empresarial pode ser definido como a exteriorização dos valores, emoções e aplicação do conhecimento. É a resposta à pergunta: “Qual deve ser o posicionamento do consultor perante situações sensíveis para ambas as partes, consultor e cliente?” a. interatividade – é a capacidade de interagir produtivamente com os interlocutores, proporcionando um ambiente favorável à continuidade de comunicação e à criação de confiança. b. proatividade – é a busca pela antecipação do futuro, fazendo que os interlocutores consigam acompanhar os passos, vislumbrando os resultados e/ou as mudanças que deverão ser alcançadas. c. racionalidade – é a capacidade de usar fatos e dados nas análises, garantindo que o cliente tenha base tangível de acompanhamento. www.esab.edu.br 34 d. valores consolidados – é um conjunto de crenças e convicções que proporcionam consistência nas atitudes, demonstrando integridade e coerência nas ações. e. comprometimento – é o real interesse em alcançar os objetivos, usando a razão e a emoção nos trabalhos, buscando os resultados considerados como parte integrante da empresa e do indivíduo que os trouxe. • Habilidade – As habilidades são consideradas como a capacidade de produzir bons resultados a partir do conhecimento adquirido. Referem-se à atuação do consultor, ao “saber fazer”, ao jogo de cintura que o consultor deve ter diante das situações apresentadas. São habilidades importantes no trabalho de consultoria, entre outras: a. comunicação – é o compartilhamento de informações e ideias por meio das diversas formas de comunicação. Uma habilidade fundamental é a capacidade de ouvir, pois através dela o consultor pode descobrir quais são as necessidades e desejos do seu cliente, se ele está satisfeito com o andamento do trabalho e se os resultados alcançados são os esperados pela empresa. b. relacionamento humano – é a busca por criar um clima favorável, inspirar confiança, trabalhar em equipe, conseguir a cooperação e a lealdade, fatores importantes no trato com as pessoas. c. administração – gestão de recursos de tempo, físicos e financeiros, agendamentos e outras atividades que fazem o trabalho ter continuidade e os resultados alcançados. O cumprimento de prazos, a qualidade do trabalho e os esforços investidos estão reacionados a esta habilidade. d. motivação – ser elemento agregador, promover nas pessoas vontade de alcançar resultados ou mudanças, ter iniciativa e gerar satisfação são funções dessa habilidade. e. inovação – ter senso de oportunidade, adotar novas metodologias e técnicas. Contribuir para que o processo inovativo identifique, aprenda, adapte e aplique novas metodologias. f. pensamento estratégico – pensar estrategicamente, ter raciocínio do geral para o particular e vice-versa.O consultor deve considerar o todo em suas várias interações, e depois focar o particular, catalisando todo o resto, que corresponde ao ambiente do assunto particular considerado. www.esab.edu.br 35 g. intuição – o consultor deve ter intuição para saber captar oportunidades e estar à frente do processo decisório. A intuição é uma característica básica para o consultor se antecipar aos acontecimentos. • Conhecimento – Entre os aspectos relativos ao conhecimento do consultor, pode-se destacar: • Sustentação conceitual e prática – conhecer as técnicas, métodos e ferramentas para aplicação prática. • Raciocínio lógico – focar no que é básico, conseguir relacionar os diversos elementos de uma equação ou problema, distinguir argumentos incorretos e corretos para evitar armadilhas práticas no decorrer dos trabalhos. • Inteligência empresarial – conjunto de processos analíticos que transformam dados e informações em conhecimento estratégico relevante, preciso e útil na compreensão do ambiente competitivo de uma empresa. • Tratamento da informação – saber onde e como buscar a informação, tecnologias e como disseminar as mudanças na organização-cliente. • Administração do tempo – relacionar as atividades pretendidas, sem exceder a a capacidade de absorção de novas atividades pelas pessoas envolvidas com as funções. Crocco e Guttmann (2010) explicam que os consultores têm competência ou qualificações para atuar em três blocos: experiência, educação e diferenciais. Experiência A experiência é um dos melhores mestres na realidade da consultoria empresarial, refere-se ao inventário de trabalhos realizados, de forma remunerada, ou não, e que levaram o consultor a consolidar tipos e magnitudes de conhecimento. Essa experiência servirá de base para a determinação dos diferenciais do consultor. www.esab.edu.br 36 Educação A educação está relacionada com a formação educacional adquirida pelo consultor. Essa formação engloba a educação formal e de extensão, idiomas e outras formas de conhecimento. Um exemplo seria a comparação de currículos de dois consultores que fizerem o mesmo curso de especialização em uma mesma instituição de educação superior. A base educacional seria diferente, pois não viviam no mesmo local e não fizeram os mesmos cursos de extensão. Diferenciais Com base na experiência e base educacional, é possível determinar os diferenciais ou competências de cada consultor. Sugere-se que o consultor faça um inventário de suas experiências, base educacional e competências, indicando os cargos e posições que já ocupou, trabalhos realizados, voluntários ou não, resultados alcançados, cursos realizados, etc. www.esab.edu.br 37 8 A carreira de consultor e o marketing pessoal Objetivo Conhecer a importância do marketing pessoal na atividade de consultoria. Segundo Oliveira (2015), para que um profissional se transforme num consultor, é importante que baseie sua carreira num tripé: sustentação conceitual, experiência com foco de atuação e publicações com apresentações. A sustentação conceitual deve-se basear com um bom curso de graduação, cursos de especialização, e, se possível, cursos na área de consultoria, com o objetivo de desenvolver habilidades importantes para a carreira. O segundo item desse tripé – experiência com foco de atuação – diz respeito à sua maneira de atuar, que deverá ser baseada em seus conhecimentos, habilidades e comportamentos. É importante que essa experiência seja baseada em um foco de atuação, tendo inclusive um produto específico oferecido ao mercado, como por exemplo: plano de marketing, plano de cargos e salários, reestruturação organizacional, fusão de empresas, etc. Essa “expertise” certamente será um diferencial no momento da contratação de consultores por parte das empresas-clientes. O terceiro item do tripé que norteia a carreira de um consultor é representado por suas publicações, evidenciadas em artigos, pareceres, livros, apresentações em congressos, seminários, palestras, etc. Seria recomendável que o profissional de consultoria viesse de uma carreira empresarial sólida, com histórico profissional de grande experiência, e já detentor de uma maturidade que o habilitasse a transitar por todas as variáveis e ambientes organizacionais, sem perda do controle www.esab.edu.br 38 técnico e emocional. Isso seria possível se as organizações recorressem apenas a profissionais “seniors”, que tenham desenvolvido suas carreiras em ambientes múltiplos, em empresas de todos os portes e segmentos, sob as mais complexas adversidades, porém na prática não é o que acontece. Atualmente, encontram-se profissionais recém-formados, egressos de universidades, atuando como consultores, profissionais que ficaram desempregados, atuando temporariamente com consultoria, consultores internos, fazendo serviços de consultoria, etc. Alguns autores propõem uma estrutura de carreira para o consultor, de acordo com sua formação acadêmica, idade e experiência, a saber: a) Consultor trainee – é normalmente um profissional que está em formação, trabalha na coleta e análise de dados, apoio ao projeto de consultoria, etc. Normalmente é recém-formado, jovem, tem habilidades em TI e não possui experiências anteriores. b) Consultor assistente – é um profissional formado, com experiência de até cinco anos em consultoria, e costuma executar tarefas consultivas dentro da sua área de especialização, porém ainda sob a supervisão de um consultor mais experiente. c) Consultor sênior – profissional com mais de cinco anos de experiência como consultor assistente, tem sólida formação acadêmica (especialização, mestrado e/ou doutorado), tem liderança, reconhecimento do mercado e portfólio dos produtos/serviços prestados. Elabora propostas, negocia contratos de consultoria, supervisiona equipes de trabalho, elabora diagnósticos, coordena projetos, treina novos consultores e tem competência para desenvolver todas as etapas de um projeto de consultoria. Os serviços de consultoria exigem um trabalho especial de marketing, porque apresentam características básicas que os tornam um produto especial. Se bem entendidas essas características, é possível montar um plano de marketing para divulgar os serviços de consultoria. Alguns fatores devem ser considerados nos serviços de consultoria, entre eles: www.esab.edu.br 39 • a intangibilidade dos serviços exige comprovação, o cliente precisa ver imediatamente os resultados produzidos pelos serviços; • a produção e o consumo dos serviços se dão de forma simultânea; • serviços não são estocáveis, portanto, são perecíveis. É fundamental que o consultor procure entender o mercado onde vai atuar, a variedade do público, suas necessidades, para que seja possível segmentar esse mercado e agir de maneira mais eficaz. Após segmentar o mercado em que vai atuar, o consultor pode estabelecer sua estratégia de atuação, a partir dos seguintes contextos: • Estratégia de marketing indiferenciado: o consultor trata todos os segmentos como se fossem um só mercado, com um serviço padrão, igual para todos, embora reconheça que existam diferentes segmentos com diferentes necessidades. Essa estratégia permite uma redução nos custos de serviços de consultoria, porém por não satisfazer completamente as necessidades das empresas clientes, o consultor terá sempre a ameaça latente da entrada de um competidor que o faça, e pode com isso perder o mercado. • Estratégia de marketing diferenciado: o consultor se direciona para dois ou mais segmentos de mercado e define um programa de ação especial para atingir as necessidades de cada segmento escolhido. • Estratégia de marketing concentrado: o consultor foca sua atuação no segmento mais promissor. A vantagem é que o consultor torna- se especialista num segmento e por isso pode ter o serviço mais adequado para as empresas clientes. Cabe ressaltar que um consultor competente não oferece seus serviços. Ele aprende a desenvolverestratégias de colocação dos seus serviços no mercado. Para isso, pode se valer de algumas técnicas mercadológicas, entre elas: • folders; • palestras, conferências e aulas em universidades e instituições de ensino; • apresentação/indicação por antigos clientes (o consultor vive do seu patrimônio cultural e da aplicação dos seus conhecimentos. Sua marca está suportada por sua inteligência, talento e motivação). www.esab.edu.br 40 Dica Para saber mais sobre marketing pessoal, acesse o link http://mariopersona.com.br/entrevista- marketing-pessoal-revistaes.html. No site, há uma breve entrevista sobre o que é o marketing pessoal. Boa Leitura! http://mariopersona.com.br/entrevista-marketing-pessoal-revistaes.html http://mariopersona.com.br/entrevista-marketing-pessoal-revistaes.html www.esab.edu.br 41 9 O Projeto de consultoria: Fase 1 – Contato inicial com o cliente Objetivo Conhecer as fases de um projeto de consultoria. Normalmente, o primeiro contato entre o consultor e o cliente se dá por telefone ou por e-mail. O consultor se apresenta ou o cliente o convida a se apresentar. O primeiro contato pessoal é o momento em que fica a primeira impressão de ambas as partes, e a tendência de cada parte é explorar o conteúdo e as expectativas da outra, sem que necessariamente haja o fechamento do negócio. Qualquer que seja esse contato, cabe ressaltar que é um momento em que o consultor não conhece as necessidades da empresa, portanto, ter uma escuta ativa é fundamental para que seja possível interpretar essas necessidades e futuramente elaborar uma proposta de trabalho. É importante que o consultor visite a empresa-cliente, pois nessa ocasião será possível investigar melhor o momento da empresa, sua história, pontos fortes e fracos, as ansiedades que os executivos da empresa têm para tocar seu empreendimento e alavancar seus negócios e, principalmente, é o momento de apresentar os produtos que o consultor dispõe. Esse momento é crucial para saber se houve empatia entre as partes, e se há uma possibilidade concreta para a contratação dos serviços de consultoria. Em determinados casos, um consultor pode realizar essa prospecção inicial por via remota – telefônica ou eletrônica. Esses casos são característicos para os consultores que têm produtos muito específicos, como desenvolvimento de softwares, planilhas, desenvolvimento de sites, websites, e outros produtos mais tangíveis que a consultoria. www.esab.edu.br 42 Cabe lembrar que o consultor é contratado em duas situações: quando algo precisa ser melhorado (um produto, serviço, processo, etc) ou quando existe uma insatisfação com esse produto, serviço ou processo, provocando resultados insatisfatórios. Em ambos os casos, a empresa considera a necessidade de ajuda. As empresas refletem o conjunto de percepções valores e princípios das pessoas, e estes podem ser semelhantes, diferentes, complementares ou não. Portanto, podem ser encontradas contradições e o consultor deve buscar os pontos positivos e negativos dessas situações para poder, então, elaborar sua proposta de trabalho ou apresentar seu produto. Segundo Crocco e Guttmann (2010), a primeira visita, também chamada de visita prospectiva, é composta de algumas etapas, a saber: Abertura - é o contato inicial, onde é possível perceber se houve empatia (se for positiva temos a simpatia, se negativa, temos a antipatia). Além das palavras, os gestos, a postura corporal, a comunicação não-verbal são componentes importantes que vão contribuir para a impressão que fica entre as partes. A melhor maneira de realizar uma boa abertura é cumprimentar o cliente com gestos aceitos socialmente como aperto de mão, de forma que o consultor comece a gerar um clima de confiança que o permita fazer perguntas para entender as necessidades da empresa- cliente. Questionamento - para que os participantes saibam mais a respeito um do outro, é necessário fazerem perguntas entre si. Mesmo com qualquer manifestação de uma das partes, dizendo ou mostrando alguns tipos de materiais, como gráficos, tabelas, folhetos ou outros, as perguntas são feitas com algum propósito, que pode ser o de esclarecer, de aprofundar determinado tema, para obter concordância e assim por diante. As perguntas sinalizam para as necessidades existentes, de maneira mais difusa inicialmente, tornando-se mais explícitas no decorrer do questionamento. Demonstração – é o momento em que cada parte vai mostrar a outra os detalhes, os atributos, e as razões para justificar o tema em discussão. O foco principal é conseguir manejar com naturalidade as objeções que surgem nessa etapa. É preciso classificar com bastante propriedade www.esab.edu.br 43 o que é uma rejeição e o que é uma objeção. Rejeição é uma negativa, sem possibilidade de qualquer motivo, justificativa ou explicação. É um “não categórico” por parte de um dos participantes. Existe uma única razão em uma rejeição: “porque não existe interesse”, sem qualquer tipo de abertura que possibilite maiores ou outras explicações. Uma objeção também é uma negativa, mas com algum tipo de explicação, motivo ou justificativa, ou seja, para mostrar uma provável causa da objeção. Se na rejeição não existe abertura para encontrar-se a causa, na objeção essa possibilidade de trabalhar a causa é uma atitude natural. Compromisso – é o resultado da visita, com a obtenção de alguma ação subsequente de ambas as partes. Essa ação pode ser a marcação de uma visita com o superior hierárquico do contato, envio de material adicional ou outra ação qualquer que concretamente mostre a existência de compromisso mútuo. Em algumas ocasiões, só acontecerá a visita prospectiva, sem gerar sequência no relacionamento profissional. Alguns comportamentos do cliente devem ser bem observados durante a visita, para que as posições convergentes e divergentes possam ser expressas e para que haja um clima de harmonia entre as partes. O consultor deve ser cauteloso, quando o cliente se mostrar confuso ou esquivo quanto à possibilidade de contratar seus serviços. Achar que já sabe tudo sobre o problema e como resolvê-lo, achar que o consultor é perito em determinado assunto que não é a área de competência do consultor, ter uma concepção formada e completamente errada sobre como um consultor organizacional atua, esperar que o consultor apenas confirme uma solução que ele considera correta e, finalmente, quando o consultor sente que não conseguirá estabelecer um bom relacionamento com o cliente, são situações que exigem atenção. Na visita prospectiva, o consultor deve procurar conhecer as resistências e convergências, sem necessariamente lidar com elas nesse momento. Deve manter uma postura exploratória para, mais tarde, durante o desenvolvimento do trabalho (se contratado), lidar com as resistências de maneira adequada. www.esab.edu.br 44 Cabe lembrar que é na primeira visita que o consultor busca levantar dados para elaborar uma proposta de trabalho, por isso é interessante que tenha uma postura aberta, de ouvinte, investigativa e exercite a empatia todo o tempo. É fundamental fazer perguntas que tenham o intuito de revelar as necessidades e desejos do cliente. Ao fazer pergunta e procurar entender o conteúdo das respostas, o consultor pode separar os objetivos do trabalho em categorias/etapas com riqueza de detalhes existentes em cada necessidade encontrada. Estudo complementar Você pode aprimorar seus conhecimentos sobre a fase inicial do processo de consultoria, lendo o Capítulo 7, na página 86, do livro Consultoria Organizacional de Jeferson Luis Lima Cunha. A obra está disponível na biblioteca online da Instituição. www.esab.edu.br 45 10 O Projeto de consultoria: Fase 2 – Proposta de consultoria e elaboração do contrato Objetivo Conhecer as fases de um projeto de consultoria A proposta de consultoria deve ser elaborada e entregue ao cliente por escrito, e poderá se transformar num contrato. É importanteque o consultor tenha colhido as informações necessárias na visita prospectiva para apresentar uma proposta que vise atender às necessidades do cliente. A proposta de consultoria é uma oferta de prestação de serviços ou de assistência ao cliente. A proposta reflete a competência do consultor para pensar e organizar soluções para o problema ou necessidade do cliente. Por outro lado, os clientes normalmente levam em consideração suas experiências e contatos anteriores com o consultor para decidir sobre a contratação. A proposta é o elemento tangível de tudo o que foi dito, levantado, discutido e analisado anteriormente entre o consultor e o cliente. Uma boa proposta deve ter foco no cliente e demonstrar uma perspectiva orientada para ele, boa compreensão dos problemas e necessidades apresentados, um plano de ação e/ou intervenção para sanar o problema da empresa, credibilidade e reputação para fornecer os tipos de produtos e serviços descritos e custos compatíveis com os benefícios que a proposta oferece. Se a proposta for aprovada pelo cliente, esta dará origem ao contrato de prestação de serviços de consultoria, que deverá conter: • contexto ou histórico; • termo de confiabilidade; • os objetivos que se pretende alcançar com o trabalho; • as ações, etapas da consultoria; www.esab.edu.br 46 • os recursos necessários (humanos, materiais, etc.); • a metodologia e os produtos gerados; • a duração e a previsão de datas/entregas para cada etapa, cronogramas (por programa ou projeto, por horas ou por um determinado número de dias durante um mês); • o preço dos serviços e a forma de pagamento; • outras condições (responsabilidades de cada parte). • cópia adicional para concordância do cliente; e • experiência prévia do consultor e currículo. A negociação do contrato entre o consultor e a empresa-cliente pode ocorrer mais de uma vez. Tão importante quanto saber negociar o contrato, é reconhecer o momento certo de renegociar. Ele ocorre quando o consultor passa a ser tratado de maneira diferente, ou tão logo se perceba que algo mudou na relação consultor-cliente. Quando um contrato começa a apresentar sinais de mudança, ou quando o cliente muda alguma regra básica, sua influência sobre a situação atinge o nível máximo imediatamente no momento da mudança. Quanto mais se esperar para levantar o assunto, mais difícil será renegociar o contrato, seja em relação a prazos, valores, etc. Não importa qual seja o intervalo de tempo, a discussão de um novo contrato e/ou uma renegociação precisa ocorrer em algum momento. Os processos de negociação acontecem continuamente ao longo de todo o projeto. Os diversos estágios de um trabalho de consultoria devem ser constantemente revisados, e a negociação é um processo contínuo. Depois de negociado o contrato e estabelecidos os valores a serem cobrados pelos serviços de consultoria, é importante estabelecer as formas e condições de pagamento. Podem existir diversas formas do consultor receber por seus trabalhos, produtos e serviços. Abaixo estão descritas as formas mais usuais: • Valores fixos: o valor do projeto, módulo, etc, em parcelas ou em pagamento único. Geralmente os valores fixos são recebidos em parcelas, vinculando os pagamentos a momentos de entregas de relatórios de atividades. www.esab.edu.br 47 • Valores variáveis: por períodos trabalhados, se a forma de contratação foi estabelecida com um preço fixo por período. Por exemplo, o consultor foi contratado por vários trabalhos, com remuneração por hora trabalhada. Num mês ele trabalhou um número diferente de horas, e noutro mês outro número, fazendo que cada período tenha um valor diferente. • Por risco: uma parte do valor do contrato pode ficar atrelada a resultados pré-estabelecidos entre as partes. • Permuta: o consultor recebe produto ou serviço do cliente em troca do seu trabalho. Cabe às partes negociar esse tipo de recebimento, pois tem que existir interesse recíproco. • Disponibilidade: valor pago por contratação de período disponível para o cliente, ocorrendo ou não o trabalho efetivo. • Reconhecimento: nesse caso não existe recebimento financeiro, mas algum tipo de reconhecimento por serviços prestados. Isso ocorre quando existe trabalho voluntário, de interesse de divulgação ou de responsabilidade pública por parte do consultor. Os pagamentos são feitos normalmente através de apresentação de Nota fiscal, quando o consultor é pessoa jurídica. Se o consultor prestar serviços como pessoa física, deverá emitir um RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo. Em ambos os casos, os documentos (Nota Fiscal ou RPA) devem ser entregues com antecedência de no mínimo cinco dias da data de vencimento, para que haja provisionamento de recursos por parte da empresa-cliente. Quando se tratar de empresa de consultoria, será recomendável que a estrutura administrativa do escritório se encarregue de faturar e acompanhar o pagamento, para que não se confunda a figura do “técnico-consultor” com a figura do “cobrador”. No entanto, se o consultor for a sua própria empresa, nada impede que ele mesmo conduza o processo de faturamento, que vai desde a entrega da nota fiscal, até o efetivo pagamento por parte da empresa-cliente. www.esab.edu.br 48 Os serviços de consultoria não são baratos, e os consultores que agem com ética e profissionalismo jamais pensam em aumentar seus rendimentos, prolongando suas atividades na empresa-cliente além do tempo necessário. Por exemplo, não sugerem que fiquem responsáveis pela aplicação de suas propostas se puderem treinar o pessoal envolvido do cliente, sem dependência de ajuda externa. A transmissão de toda informação sobre os métodos empregados e a formação/treinamento do pessoal da empresa-cliente, de modo que a empresa seja capaz de repetir as mesmas operações sem ajuda, são elementos fundamentais do prestígio profissional do consultor. Isso não significa que quanto melhor o consultor tenha ensinado o cliente, menos trabalho ele tenha no futuro. Surgirão outros tipos de problemas, e este mesmo consultor, ético e competente, será solicitado novamente para prestar seus serviços. www.esab.edu.br 49 Resumo Na unidade 6, aprendemos sobre as dificuldades encontradas pelos consultores nos processos de mudança, os medos mais comuns dos clientes de serviços de consultoria, as potencialidades do cliente e do consultor e como perceber e lidar com a resistência às mudanças. Na unidade 7, trabalhamos as competências necessárias ao consultor, que são: conhecimento, habilidades e atitudes e também vimos sobre experiência do consultor como vantagem competitiva. Já na unidade 8, percebemos a importância do marketing pessoal para a carreira de um consultor. Trabalhamos a estrutura da carreira de um consultor, os fatores que devem ser considerados nos serviços de consultoria e as técnicas mercadológicas que podem ser usadas na carreira de consultor. Na unidade 9, entendemos a importância do contato inicial com a empresa-cliente, como fazer a prospecção do trabalho de consultoria e entendemos em que momento o consultor é contratado. Também trabalhamos os estágios da visita prospectiva, que são: abertura, questionamento, demonstração e compromisso, levantamento de dados e elaboração da proposta de trabalho. Na unidade 10, estudamos a elaboração e entrega da proposta de consultoria à empresa-cliente, os aspectos que devem estar contidos na proposta de consultoria e a negociação do contrato de consultoria. www.esab.edu.br 50 11 O Projeto de consultoria: Fase 3 – O Diagnóstico Objetivo Conhecer as fases de um projeto de consultoria Numa organização, em que os gestores adotem um estilo pouco participativo, os níveis hierárquicos superiores imprimem os traços culturais e estabelecem critérios para o seu funcionamento. O consultor, neste caso, deve estabelecer o plano de ação de suas atividades em contato com esse nível de decisão, pois observa-se que, quanto mais próximo estiver o consultordo topo da organização, maiores poderão ser os resultados das mudanças promovidas. No mundo ocidental, pressupõe-se que a mudança seja introduzida na cultura organizacional através da alta gestão da empresa, por isso, na abertura do projeto, é conveniente a participação dos gestores do primeiro escalão, de forma que se obtenha deles o comprometimento necessário. A coleta de informações sobre a empresa e a avaliação dos dados coletados são fatores condicionantes de uma perfeita identificação do problema, e formulação do respectivo diagnóstico. Diagnóstico é, em síntese, um processo de coleta, sistematização e compilação de dados que permitem obter “uma fotografia” de um momento da vida da organização, ou de um de seus órgãos de estrutura. É provável que o sistema-cliente se defronte com problemas de naturezas diversas (técnicas e humanas) cuja complexidade dificulta a coleta de informações. O consultor será responsável pelo correto enfoque e pela sensibilidade ao ajudar o cliente a interpretar as causas dos problemas emergentes no diagnóstico, como veremos adiante. O diagnóstico mais eficaz é sempre aquele que é realizado com a participação ativa do cliente. www.esab.edu.br 51 Para obter resultados consistentes na consultoria, é necessário começar a tratar do lado organizacional do problema. Cada diagnóstico que se faça tem que incluir uma parte dedicada a como o problema está sendo gerenciado. O medo de confrontar o cliente com o modo como ele está gerenciando o problema é sempre um medo do consultor. Os gerentes de linha normalmente querem um feedback sobre como estão se saindo e têm muitas dificuldades para obtê-lo. Seus próprios subordinados relutam em lhes dar feedback. O consultor, no entanto, está numa posição especial para fazê-lo. A única precaução é fazê-lo de uma forma construtiva e não punitiva. Quando da formulação de um diagnóstico, o consultor deve adotar os seguintes procedimentos: • fazer perguntas sobre o papel pessoal do próprio cliente para causar ou manter o problema apresentado • fazer perguntas sobre de que forma outras pessoas na organização estão contribuindo para causar ou manter o problema apresentado; • planejar a coleta de dados juntamente com o cliente; • envolver o cliente na interpretação dos dados coletados; • reconhecer a semelhança entre a forma pela qual o gerente gerencia o consultor, e a forma pela qual ele gerencia sua própria organização; • condensar os dados em um número limitado de aspectos; • usar uma linguagem que seja compreensível para as pessoas que estão fora de sua área de especialização • fazer uma distinção entre o problema apresentado e o problema subjacente; • levantar e descrever tanto o problema técnico, quanto à forma como ele está sendo gerenciado. www.esab.edu.br 52 Durante a obtenção dos dados, o consultor se vê diante de algumas escolhas numa sequência lógica de passos: • identificar o problema apresentado - normalmente o problema apresentado pelos gerentes de linha é apenas uma sintonia do problema real e o objetivo da conversa inicial é ampliar esta colocação; • decidir prosseguir - a motivação para prosseguir é baseada no desejo de fazer melhorias na organização e não apenas no desejo de pesquisar causas e efeitos do problema; • selecionar as dimensões - é preciso selecionar um número limitado de questões dentro do domínio técnico do consultor. Obter muitos dados de diagnóstico pode ser perturbador; • decidir quem será envolvido - que níveis da organização serão envolvidos? quantas pessoas em cada nível? • escolher o método de coleta de dados - o método selecionado deve ser adequado ao tempo disponível para o estudo, à motivação da gerência e à complexidade dos problemas; • coletar e interpretar dados – entrevistas, questionários, análise de documentos, observação direta, a própria experiência do consultor; • feedback - reportar à organização a análise dos dados; • recomendações - devem estar dentro do âmbito técnico de poder do grupo que requisitou o estudo; • decisão - o processo só se completa com uma decisão do cliente sobre as prioridades das ações; • implementação - o retorno do investimento. Depois de feito o diagnóstico, poderão surgir novas e melhores ideias, por isso o consultor deve acompanhar a implementação. O objetivo do diagnóstico é revelar virtudes e problemas e suas causas, bem como mobilizar as pessoas para uma ação. Em resumo, ao fazer um diagnóstico, devemos considerar basicamente as seguintes orientações: www.esab.edu.br 53 • focar fundamentalmente os dados e fatos obtidos sem considerar um julgamento antecipado do valor, evitando-se, assim, qualquer tipo de resistência, visto que os colaboradores do próprio cliente mostram neste momento as forças e fraquezas existentes; • usar linguagem simples do dia a dia das pessoas envolvidas, para que exista fácil entendimento; • considerar o modo como a organização está funcionando, como o problema está sendo gerenciado, prestando esclarecimentos sobre o relacionamento, como o cliente está lidando com seu processo decisório e com as resistências internas e os conflitos, à medida que eles se manifestam. O diagnóstico deve conter: Introdução, situação atual, situação proposta, recursos envolvidos, planejamento e anexos na introdução, conforme descrito a seguir. I - Introdução: • breve histórico dos motivos que levaram a organização a desenvolver o projeto e que serviram de base para elaboração do diagnóstico; • resultados que se pretende alcançar com o estudo; • explicação da metodologia adotada no diagnóstico • informações adicionais pertinentes ao tópico. II - Situação atual: • relato da situação encontrada pelo consultor no âmbito da área abrangida pela consultoria. Por exemplo, pode ser aberto em sub itens como aspectos estruturais, financeiros, ambientais, tecnológicos, de recursos humanos, mercadológicos, etc. www.esab.edu.br 54 III - Situação proposta: • visão crítica da situação encontrada com propostas de racionalização, otimização, organização e outras medidas que visam incremento da produtividade e eficácia dos processos; • pode ser seguido o mesmo roteiro dos sub itens apresentados na análise da situação atual; IV - Recursos envolvidos: • estimativa dos recursos humanos materiais e financeiros necessários ao desenvolvimento do projeto; • análise do custo benefício V – Planejamento: • previsão de prazo para o cumprimento das etapas e estabelecimento dos objetivos, após aprovado o anteprojeto e definidas as prioridades • previsão de aporte de recursos ao longo do projeto VI – Anexos: • gráficos, fluxogramas, organogramas, estatísticas, relatórios e outros documentos citados no diagnóstico, que devem ser lidos em separado para não tornar longo e cansativo o texto principal; • apesar da existência de regras gerais, os consultores experientes seguem suas próprias regras, quando elaboram um diagnóstico. Muitos começam por examinar os principais dados financeiros, outros preferem a produção, isto é acreditam que uma volta pela empresa é mais reveladora sobre a competência da direção. Outros preferem analisar a situação e as funções da empresa à luz do ambiente externo (mercado, política e planos econômicos do governo, etc) antes de passar as avaliações financeiras e outras investigações. O fato é que um estudo sistemático tem que contemplar todas as esferas necessárias para formular um diagnóstico global da organização. www.esab.edu.br 55 12 Projeto de consultoria: Fase 4 – Metodologia e Intervenção Objetivo Conhecer as fases de um projeto de consultoria O processo de trabalho do consultor só poderá ser implementado com sucesso, caso tenha sido adequadamente planejado e organizado. Por vezes as equipes envolvidas na intervenção vêm de áreas diferentes, têm formações e culturas diferentes. Chegam a pertencer a órgãos com um passado de conflitos. Quando os projetos envolvem muitas pessoas, é comum que ocorram problemas
Compartilhar