Apostila Secretariado Executivo

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PROFISS�O SECRETARIADO EXECUTIVO
A Profissão de Secretário Executivo, hoje 
com 21 anos de reconhecimento, através da lei 
7.377 de 30/09/1985, ganha importância a cada 
nova atribuição que é concedida a este profissional. 
O rápido avanço tecnológico das últimas décadas 
exige do Secretário uma constante atualização e 
busca de conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, 
conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. 
O Secretário deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e 
exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O 
convívio com o Executivo direto, na mesma sala ou em sala ao lado do poder, dentro de 
uma grande organização, faz com que o Secretário Executivo adquira um nível de 
informação maior que outros escalões da estrutura empresarial talvez não disponham de 
imediato ou nunca venham a obtê-lo. 
O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel do Secretário Executivo 
quando esse passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para 
apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho 
idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pelo profissional Secretário 
Executivo. 
Hoje, os Secretários Executivos que são requisitados pelo mercado de trabalho 
buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, fazem a intermediação entre 
o poder de decisão e o contexto interno e externo à instituição, aplicam funções 
gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes internos e externos, têm 
habilidade para a comunicação e para trabalhar em equipe, resolvem problemas 
inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem 
visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com 
pessoas, preocupam-se em desenvolver sua inteligência emocional, e tem capacidade de 
perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a 
evolução científica e tecnológica. 
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Tornou-se um profissional com postura aberta a mudan�as, atitude 
empreendedora, e que presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de
suas fun��es.
As atividades cotidianas dos Secret�rios Executivos requerem amplos 
conhecimentos t�cnicos, administrativos e emocionais, que s�o de extrema import�ncia 
no desempenho de suas fun��es, pois, s�o mais aplicados em solu��es de problemas, 
que � o grande desafio na atribui��o do Secret�rio do novo mil�nio.
Diante do exposto, � f�cil concluir que: neste universo mercadol�gico, 
sobrevivem e despontam aqueles que adquirem, desenvolvem e estimulam uma s�rie de 
compet�ncias. Pensando nisso, elaboramos 12 ferramentas que ir�o, com certeza, 
garantir uma maior perman�ncia do profissional de secretariado no mercado de trabalho, 
al�m de torn�-lo competitivo e cobi�ado pelas melhores empresas.
FERRAMENTAS PARA GARANTIR O SEU EMPREGO: POSTURA E 
APAR�NCIA
“A beleza vem de dentro e pode ser 
envolvida em um env�lucro agrad�vel: 
vestimenta correta, apresenta��o, postura 
profissional”. Stef i Maerker Consultora 
em recrutamento e sele��o de secret�rias,
autora do livro Secret�ria - uma parceira de 
sucesso, lan�ado pela Editora Gente. 
O Secret�rio Executivo � o cart�o de visitas da organiza��o. � a primeira pessoa 
com quem o cliente interno e externo se depara ao buscar um contato com um gerente, 
diretor, presidente, etc.
Por postura queremos dizer uma grande quantidade de itens, todos relativos ao 
modo como voc� se apresenta no seu ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, procure 
usar um traje social tradicional e s�brio. Procure estar bem vestido, sem exagerar na 
eleg�ncia. Saiba que vestir-se "na �ltima moda" pode ser contraproducente. Entretanto, 
n�o descuide de modo algum da apar�ncia.
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Tanto homens quanto mulheres devem, de preferência, usar aquele tipo de roupa 
que socialmente se usa nos escritórios das grandes empresas, independentemente de 
como costuma vestir-se as pessoas que trabalham na empresa. Mesmo que as pessoas 
trabalhem de jeans, isso não é motivo para que um Secretário Executivo trabalhe de 
jeans e camiseta.
Os homens devem dar preferência aos ternos escuros, camisa branca, gravata 
social e sapatos bem engraxados, em vez de uma jaqueta esportiva, uma calça clara, 
mocas sins, roupas coloridas. 
A mulher por sua vez, deve evitar roupas transparentes, saia curta demais, unhas 
pintadas cor cores escuras, excesso de maquiagem ou penteado ousado. A regra é 
preferir vestir-se com elegância discreta, evitando as jóias ostensivas ou as cores 
berrantes. 
Sua aparência deve ser impecável: roupa limpa e bem passada, cabelo bem 
penteado, unhas limpas, sapatos lustrados, perfume (se usar) sem exagero. Vestir-se 
bem é a melhor maneira para ultrapassar a primeira barreira, que é a aparência, e ter a 
chance de mostrar suas qualidades técnicas.
COMUNICA��O EFICAZ
A comunicação é indispensável à 
atividade humana. Dela depende o 
entendimento social, familiar e profissional. O 
êxito da empresa, da gerência, do secretário, 
depende essencialmente da habilidade dos 
indivíduos se comunicarem. 
A comunicação deve ser clara, objetiva 
e flexibilizada de acordo com a cultura de cada 
funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem 
enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.
O sucesso do Secretário Executivo, no exercício da profissão, dependerá do seu 
grau de comunicação com seu chefe. Para isso este profissional deve:
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 Saber ouvir. Está é a chave do segredo. Devemos escutar, anotar e depois 
repetir o que a pessoa está falando, deixando entendido o recado ou a 
mensagem, evitando conflitos e deixando a outra pessoa (Chefe) mais segura 
sobre o fato da mensagem ter sido compreendida;
 Expressar as mensagens e seus conteúdos, com objetividade e clareza;
 Evitar o excesso de jargões, sendo aconselhável falar numa tonalidade 
compreensível, sem gritarias ou tons baixos de voz, mas sim com uma 
tonalidade agradável, frisando o que é importante. Vale reforçar que se 
devem evitar palavras "chulas" ou aquelas complicadas;
 Ter sempre uma caneta e um bloquinho de papel à mão quando entrar na 
sala do chefe;
REGRAS DE BOA CONVIC�NCIA
Manter o bom relacionamento é outra ferramenta de sucesso. Uma organização 
de trabalho é um sistema integrado, que depende do desempenho de cada indivíduo que 
faz parte dela e do inter-relacionamento de todos eles. Ou seja, é importante cultivar a 
arte da boa convivência. Não há nada no mundo que se desgaste mais facilmente do que 
relacionamentos mal administrados. Crie o hábito de elogiar, agradecer, dar feedback, 
parabenizar por datas importantes e atender a todos, sem exceção, com um belo sorriso.
O Secretário Executivo que sabe se comunicar com respeito e compreensão, 
estabelece competências administrativas e ajuda outras pessoas a trabalharem com 
entusiasmo e confiança num clima altamente satisfatório.
ATENDER BEM E RECEPCIONAR
Na era da competitividade o atendimento é o diferencial, e atender bem às 
pessoas não é simplesmente recepcioná-lo dentro da organização, ser cordial ao telefone 
ou responder de imediato a um e-mail. Atender bem às pessoas é poder antecipar-se às 
suas necessidades.
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Como assessor e intermediador entre o poder de decis�o e o contexto interno e 
externo � organiza��o, o Secret�rio Executivo deve buscar captar a voz das pessoas que 
buscam seu aux�lio. Esta � a fase inicial de todo o processo de atendimento. Deve-se 
n�o s� recepcionar � necess�rio ir, al�m disso, e colocar-se no lugar das pessoas que ali 
est�o e tentar solucionar seus problemas.
Para que o atendimento aos superiores e pessoas que precisam do aux�lio do 
Secret�rio se torne efetivo, devem-se levar em considera��o alguns requisitos, 
informa��es e posturas muito importantes. Seguem algumas regras b�sicas:
 Respeito humano: � importante termos sempre em mente que o outro, assim 
como n�s, tem muitas qualidades e defeitos e que cada um de n�s possui 
sentimentos e que nos guiamos por escala de valores diferentes. Por isso: 
"Trate o outro como ele gostaria de ser tratado!";
 Interesse pelas pessoas: por mais diferentes que possamos ser, queremos que 
se interessem por n�s, e por nossos problemas. "Para os outros a nossa vida 
pode parecer uma com�dia, mas para n�s que a sentimos, � uma trag�dia";
 Ou�a com aten��o e interesse: as pessoas precisam de tempo para falar 
sobre si mesmas, seus interesses e problemas. Portanto precisamos ouvir 
com aten��o, interesse e respeito.
 A primeira impress�o � a que conta: portanto n�o seja agressivo, ofensivo, 
descort�s, lembre-se: "O cliente satisfeito sempre volta". Se o primeiro 
contato for alegre, cordial, cort�s, esta ser� a impress�o que deixaremos para 
o outro. Por�m se num outro contato formos grosseiros, mal-educados, sem 
d�vida toda aquela primeira impress�o ser� apagada e substitu�da por essa 
nova.
Para que seu atendimento se destaque dos demais fa�a algo extra, preocupe-se 
com o problema e se interesse em ajudar as pessoas! Fa�a sempre tudo que puder!
TER ATITUES POSITIVAS
“Reclamar da vida s� causa stress. Em vez de resmungar porque faz frio, vista 
um agasalho”. Hong Jin Pai, acunpunturista.
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O otimismo e a motivação conduzem o profissional para a realização das metas 
estabelecidas na vida. É a motivação que possibilita atingir os objetivos planejados, 
sejam eles quais forem. O otimismo é muito importante nesse momento, porque as 
situações nunca são completamente como se deseja, sempre há perdas e ganhos no 
caminho da realização profissional. Sempre existem obstáculos a serem vencidos. O 
otimismo deve entrar em cena, quando se encontra entraves no caminho. 
A maior diferença entre um pessimista e um otimista está no que eles dizem a si 
mesmos, nos momentos de contrariedade. As pessoas podem e devem perseguir o bom 
humor. A ciência já provou que os mal-humorados têm mais problemas de saúde, como 
quedas no sistema imunológico, hipertensão e propensão maior a desenvolver doenças.
O cortisol, hormônio liberado em momentos estressantes, é o responsável pelo 
estrago. Tanto é que o mal-humorado - seja portador de disritmia ou apenas um 
nervosinho controlável - está sempre reclamando de dores pelo corpo, como enxaqueca 
e problemas de estômago. Por trás das queixas estão o estresse e suas conseqüências.
O estado de espírito é contagiante. Após acompanhar a vida de 60 casais, 
pesquisadores da Universidade Northwestern, em Ilinois (EUA), concluíram que um 
temperamento único domina as duas pessoas em um relacionamento. Se um dos 
parceiros for do tipo irritadiço, esse modo de ser acaba virando um traço da 
personalidade do casal. "Não podemos explicar como esse contágio acontece, mas o 
fato é que o mau humor tem efeito cascata. É, em geral, contagioso. No ambiente de 
trabalho, ele parece dominar, basta uma pessoa se descontrolar", diz a psicóloga 
Mariângela Savoia, do HC. 
(fonte: ttp://www1.folha.uol.com.br/folha/equilibrio/noticias/ult263u3649.shtml)
"Você nunca enfrentará um problema que não esteja carregado de oportunidades. 
Então, não se intimide diante dos obstáculos, pois eles foram criados para fortalecer 
seus ideais." Neide Castro Marques.
ADMINISTRAR O TEMPO
A administração do tempo é nada mais, 
nada menos, que se planejar e organizar sua 
rotina diária, a fim de que o trabalho seja 
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desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional.
Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” � um 
desafio para todos os profissionais de Secretariado Executivo, pois uma de suas 
principais atividades � gerenciar o tempo e definir prioridades, favorecendo o exerc�cio 
profissional do executivo a quem assessora.
O ponto de partida � ter uma agenda muito bem organizada, n�o se esquecendo 
de consult�-la, como prioridade, no in�cio de cada expediente para que se estabele�am 
as tarefas daquele dia. Depois se listam todos os desperdi�adores de tempo, e encontra-
se uma maneira de administrar cada um deles, o que s� se consegue com uma forte 
disciplina e muita determina��o. 
Os principais desperdi�adores s�o: procrastina��o (deixar para depois), tarefas 
inacabadas, falta de planejamento, desorganiza��o pessoal, perfeccionismo, 
incapacidade de dizer n�o, desrespeito a hor�rios, falta de foco, desconsiderar a 
import�ncia do tempo como recurso.
“Administrar o tempo n�o � uma quest�o de ficar contando os minutos 
dedicados a cada atividade: � uma quest�o de saber definir prioridades. Provavelmente 
(numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o 
que precisamos e desejamos fazer. Saber administrar o tempo � ter clareza cristalina 
sobre o que, para n�s, � mais priorit�rio, dentre as v�rias coisas que precisamos e 
desejamos fazer - e tomar provid�ncias para que essas coisas mais priorit�rias sejam 
feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca v�o ser feitas (mas tudo bem: elas 
n�o s�o priorit�rias)”. Eduardo Chaves.
ORGANIZAR ARQUIVOS E REUNI�ES
Porque apresentamos estes dois itens juntos? 
Porque s�o atividades que o Secret�rio Executivo 
precisa executar de forma impec�vel.
O primeiro item, organiza��o de arquivos, 
reflete o conhecimento, a ordem, a responsabilidade 
e a criatividade do Secret�rio. Administra��o, Coordena��o e Gerenciamento da 
Informa��o, pressup�em a disponibiliza��o da informa��o por interm�dio de uma 
arquitetura adequada. 
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A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação 
que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para 
explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. 
Apesar da tecnologia da informação ter facilitado às tarefas de coleta, 
classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de 
secretariado que deve organizá-la e mantê-la disponível na melhor ordem possível.
A perda de um documento ou o arquivamento em lugar indevido (dificultando o 
seu resgate) pode resultar numa demissão para o Secretário.
A rotina da profissão é intensa e tudo tem que estar muito bem organizado e 
sempre a mão quando for necessário resgatar uma informação ou documento. Portanto, 
esteja sempre atento para a ordem dos seus arquivos físicos e eletrônicos.
O segundo item está presente na rotina diária de todo profissional de 
secretariado: organização de reuniões. Os elementos básicos sobre a organização de
reuniões são:
 O agendamento da data, local, horário e participantes: cabe ao Secretário ter 
a certeza de que tudo e todos estarão prontos na data agendada; 
 Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo 
Correio Eletrônico, por Circular, Memorando,etc. Quando for de extrema 
importância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as 
presenças por escrito;
 Papéis e lápis/canetas: Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou 
alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. 
Preste atenção à quantidade e qualidade, de acordo com o número de pessoas 
e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se 
forem necessários, flip chart, TV, DVD, data show, quadro branco, pincéis, 
etc;
 Interrupções: Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não 
das interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, 
chamados de serviço, etc. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É 
esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender 
emergências? Etc.;
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 Ata: Geralmente � de sua responsabilidade. Seja minucioso. Data, hora e 
local. Assunto. Ordem do Dia. Quem falou o que. Que temas ficaram 
pendentes. O essencial e as conclus�es. Sempre que poss�vel, fa�a os 
presentes lerem e assinarem.
SER CRIATIVO E TER INICIATIVA
“As pessoas que vencem neste mundo s�o 
as que procuram as circunst�ncias de que precisam 
e, quando n�o as encontram, as criam”. George 
Bernard Shaw.
Quem n�o valoriza um profissional de secretariado 
competente, habilidoso, que encontra solu��o para 
tudo? Um profissional com estes requisitos tem 
sempre uma vaga no mercado de trabalho. Ainda 
mais nos dias de hoje, em que novos desafios e 
situa��es apresentam-se a cada instante, a flexibilidade e a capacidade de inovar s�o 
essenciais.
Criatividade quer dizer recombinar objetos j� existentes em maneiras diferentes 
para novos prop�sitos. A criatividade � uma habilidade para gerar novidade e, com isso, 
id�ias e solu��es �teis para resolver os problemas e desafios do dia-a-dia.
O executivo, agenda dois compromissos no mesmo dia e o Secret�rio consegue 
reorganizar a agenda da semana inteira. Arrumar passagem, hospedagem e ingresso de 
�ltima hora para o congresso em outro Estado? Deixe com ele. Comprar um presente 
inesquec�vel para o anivers�rio da filha do Superintendente com apenas trinta reais? 
Deixe com o secret�rio que ele resolve.
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S� um secret�rio com criatividade bem desenvolvida � capaz de lidar com 
situa��es novas a cada instante, de tomar decis�es enquanto o chefe est� viajando ou 
trancado em reuni�es, de ter id�ias geniais para fazer muito com pouco. 
Por�m, para ser criativo, a primeira barreira a transpor � “saber correr riscos”. 
Criatividade serve muito para explorarmos o desconhecido, e para isso precisamos ter 
em mente que frequentemente vamos errar. Tentar e errar faz parte do processo criativo 
e um dos pontos b�sicos para ampliarmos nosso potencial criativo � justamente 
reconsiderar nosso "medo" de errar, talvez transformando a palavra em "testar".
Parece dif�cil, mas n�o �. Escrever com a m�o que voc� n�o est� acostumado, 
tentar um novo caminho para faculdade, mudar os m�veis de lugar... S�o atitudes que 
voc� faz com pequeno esfor�o, mas j� � um caminho para fazer com que voc� passe a
ser mais criativo. 
O desafio para o profissional de Secretariado � fazer o que j� existe de maneira 
diferente, mais eficiente, em menor espa�o de tempo. Para isso � preciso gostar do que 
faz e permitir-se pensar diferente, fora da mesmice. O pensar diferente � um grande 
aliado no desafio de solucionar problemas e adaptar-se a novas situa��es, pois permite a 
gera��o de muitas alternativas. Para desenvolver a capacidade de pensar diferente, � 
preciso expandir a sua criatividade, e adotar alguns comportamentos t�picos da pessoa 
criativa:
 Seja curioso: n�o se contente em ver as coisas prontas e resolvidas, mas 
procure saber como elas funcionam, suas raz�es e fundamentos;
 Seja um bom observador: esteja sempre atento ao que acontece � sua volta, 
no seu dia-a-dia, e isso poder� lhe trazer id�ias de como melhorar ou criar 
coisas;
 Seja questionador: questione por que as coisas s�o de um jeito e n�o de 
outro, pergunte-se o que aconteceria se elas fossem diferentes, de que 
maneira voc� poderia fazer isso melhor, como voc� poderia ser melhor;
 Investigue: Olhe para as situa��es do dia-a-dia sob novos �ngulos. Busque 
novos pontos de vista. Amplie sua capacidade de pensar. Tente imaginar 
possibilidades que voc� n�o tenderia a imaginar normalmente. 
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Busque sempre novas alternativas para as quest�es do dia-a-dia. Por�m, � muito 
importante que voc� n�o se contente com a primeira id�ia que lhe vier � mente. � 
preciso ter muitas op��es para chegar a uma excelente id�ia.
“� a criatividade que potencializa a intelig�ncia inaugurando novas maneiras de 
pensar o mesmo e �s vezes, velho problema. Ser criativo � estar mais � vontade no 
mundo, mais rico de recursos pessoais. � estar mais vivo e motivado. � resgatar a auto-
estima. � surpreender-se consigo pr�prio. � humanizar-se”.L�cia G. Monteiro.
“Acostume-se a usar sua criatividade. � como andar de bicicleta: uma vez que 
voc� aprende, jamais esquece. Por�m, � preciso treinar sempre. Conforme voc� usa sua 
criatividade, ver� que ela � �til n�o apenas para diferenci�-lo em seu trabalho, mas para 
solucionar seus problemas pessoais, melhorar sua qualidade de vida, aprimorar sua 
carreira.”
Antonio Carlos Teixeira da Silva(colunista do Empregos.com.br, conferencista, 
consultor sobre Criatividade e Inova��o e autor do livro INOV-A��O, lan�ado em 
2003pela Editora Qualitymark).
ATUALIZAR-SE COM NOVAS TECNOLOGIAS
H� apenas duas d�cadas muitos 
Secret�rios Executivos redigiam 
correspond�ncias e datilografavam cartas com 
carbono e arquivava m todas as c�pias em 
pastas suspensas ou de pl�stico. Hoje, estes 
profissionais digitam os documentos em 
editores de textos e salvam todos numa fra��o 
de segundos, utilizando o computador, n�o 
apenas como ferramenta de trabalho, mas como o principal meio de fornecer e receber 
informa��es.
O profissional que deseja tornar-se competitivo no mercado de trabalho n�o 
pode limitar-se apenas ao bom uso do computador. Precisa dominar todas as suas 
ferramentas e aprimorar-se no uso do Word, Excel, PowerPoint, Edi��o de imagens, 
Pesquisas avan�adas na internet, fazer recortes de jornais eletr�nicos, dentre outros. Se 
voc� ainda n�o domina um ou mais itens dessa lista CORRA, o avan�o tecnol�gico � 
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muito r�pido e � o grande respons�vel pela qualidade do seu trabalho e otimiza��o do 
seu tempo.
SER ASSERTIVO – TER SEGURAN�A EM SI MESMO
“Se voc� n�o consegue dizer o que pensa; 
costuma fazer trabalhos que s�o dos outros; diz sim 
quando gostaria de dizer n�o; quando confrontado tenta 
reagir, por�m, s� surge uma id�ia coesa duas horas 
depois... � prov�vel que falte um pequeno ajuste no seu 
comportamento.” Margot Cardoso.
Voc� � assertivo? "Nas rela��es interpessoais, 
assertividade se refere a uma amplitude positiva de 
respostas e de solu��es ganha-ganha, nas quais todos os envolvidos sentem-se 
confort�veis e comprometidos com os resultados a serem alcan�ados", diz Vera L�cia, 
especialista em treinamento e desenvolvimento de pessoas no ambiente organizacional.
Uma defini��o bem clara � a seguinte: Assertividade � a habilidade de expressar 
id�ias, opini�es, sentimentos, ao mesmo tempo em que h� uma afirma��o de direitos, 
sem violar os direitos dos demais. O comportamento assertivo � o que torna a pessoa 
capaz de agir em seu pr�prio interesse, a se afirmar sem ansiedade indevida, a expressar 
sentimentossinceros sem constrangimento, ou a exercitar seus pr�prios direitos sem 
negar os alheios.
Ser assertivo � ser capaz de concretizar seus desejos e o dos outros. Voc� � 
assertivo quando expressa seu pensamento com sinceridade sem machucar o pr�ximo. � 
dizer “n�o" quando quer dizer "n�o" e dizer "sim" quando quer dizer "sim", para uma 
situa��o ou pessoa.
Para exemplificar, observemos a atitude de Jo�o. Jo�o terminou o expediente 
super cansado e um colega do setor lhe convida para tomar um chopp. Sua vontade � 
dizer n�o, mas, talvez porque n�o queira magoar o colega, concorda com o convite. Jo�o 
disse sim ao colega e n�o para ele mesmo. Acabou de perder a chance de ser assertivo.
A assertividade � proporcional ao grau de autoconhecimento do indiv�duo. Voc� 
precisa estar atento �s suas atitudes e se questionar sempre: o que eu quero? Por que eu 
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quero? isso � realmente importante?. Respondendo a essas perguntas poder� saber se 
estar� fazendo a coisa certa. 
Para ser assertivo � preciso ser flex�vel, emp�tico, bom ouvinte, transparente, 
objetivo, de bem com a vida. Pessoas assertivas s�o capazes de expressar suas id�ias, 
opini�es e sentimentos, ao mesmo tempo em que h� uma afirma��o de direitos, sem, 
por�m, violar os direitos dos demais, s�o pessoas que conseguem se comunicar sem 
ansiedade e constrangimento.
Saiba expor o seu ponto de vista e administrar as suas emo��es. Quem tem a 
ganhar � voc� mesmo. Se voc� n�o � assertivo o bastante, basta confiar na sua 
capacidade de transforma��o e ser persistente. Busque sempre o autoconhecimento.
ASSUMIR O CONTROLE DA CARREIRA
O conhecimento � a palavra chave do mundo moderno. Precisamos avaliar quais 
s�o os nossos potenciais, pois se h� bem pouco tempo atr�s visualiz�vamos o Secret�rio 
Executivo como um “tomador de notas” 
ou “digitador de textos”, � importante 
espertarmos para a nova atribui��o que 
este profissional vem adquirindo, e que o 
mesmo vem ocupando cargos e galgando 
posi��es elevadas nas empresas, em ritmo 
acelerado, despontando dentre as 
profiss�es que mais crescem no “ranking” mundial.
Como Secret�rio Executivo voc� pode optar por assumir o controle da pr�pria 
carreira ou simplesmente deixar que a sorte bata � sua porta. Se desejar ter sucesso fixe 
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uma boa estrat�gia, administre bem seus passos, avalie resultados, n�o se distraia. 
Assim voc� vai mais longe com menos transpira��o.
Antes de qualquer coisa, para ter sucesso � fundamental trabalhar fazendo o que 
gosta e sabe fazer, � colocar foco nas compet�ncias e prefer�ncias pessoais. O 
importante � n�o gastar tempo e dinheiro tentando ser melhor naquilo em que n�o � 
bom, mas, investir para ficar melhor ainda naquilo que j� � naturalmente bom. Quem � 
bom melhora quem n�o � bom, fica melhor. 
Concentre-se no que voc� � bom, nas �reas onde voc� pode se destacar dos 
outros. Uma p�s-gradua��o, mestrado, qualquer um pode ter. Mas existem determinadas 
habilidades e, principalmente, a maneira como voc� transforma essas habilidades em 
a��o, que s�o �nicas. Descubra o hor�rio do dia no qual voc� rende mais, a sua maneira 
preferida de trabalhar.
Reciclar e estar aberto �s novidades s�o as palavras-chaves. N�o h� outra sa�da: 
� assumir o controle da sua carreira e investir pesado na sua evolu��o profissional. 
Quem estaciona morre em �guas turbulentas. Cres�a dia-a-dia, espelhe-se em 
profissionais bem-sucedidos e desafie-se.
Fique de olho em alguns detalhes fundamentais:
 Estude! Estude sempre.
 Projetar e avaliar onde se deseja estar nos pr�ximos cinco anos. A carreira 
acompanha a vida, e � preciso pensar que tipo de vida se almeja, pensando 
no pre�o que ser� pago por ela e o que ser� preciso deixar no caminho.
 Aprenda com as derrotas e comemore as suas vit�rias.
 Abra sua cabe�a! Valorize teatro, cinema, m�sica, literatura, a inspira��o 
vem de sua riqueza interior e de experi�ncias de vida.
 Todo mundo quer chegar l�. Mas voc� j� parou para analisar, friamente, 
onde � esse “l�”?. Saiba o que voc� quer, e o que � necess�rio para alcan�ar 
esse objetivo. � como ter um mapa e b�ssola. Sem eles, sua carreira fica � 
deriva.
 N�o se d� por satisfeito se voc� for promovido a uma nova posi��o, mesmo 
que ela seja de alto n�vel. Lembre-se que qualquer cargo est� sob profunda 
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amea�a, podendo se tornar obsoleto e, at� mesmo, desaparecer a todo 
instante.
 Seja feliz, realize os seus sonhos, d� aten��o � sua fam�lia, aos seus amigos, 
tenha atividades l�dicas e, principalmente, d� um tempo para voc�.
O sucesso � a soma de compet�ncia e talento com a��o. Voc� pode fracassar 
uma vez, pode cair duas, por�m, focando sempre seu objetivo e conquistas (mesmo que 
venham em gotas), conseguir� alcan�ar o p�dio. Invista na administra��o da sua carreira 
utilizando o maior n�mero de instrumentos que possam gerar a abertura de um caminho 
promissor e repleto de significativas conquistas pessoais e profissionais. E lembre-se 
sempre: Acima de tudo, n�o deixe de assumir um eterno comprometimento com voc�.
OLHAR SEMPRE PARA O FUTURO
O que fazer para sair do cargo de Secret�rio Executivo 
e ser supervisor ou gerente?
Assuma riscos, tome atitudes e se prepare para o 
futuro.
O futuro sempre � uma inc�gnita, por isso voc� n�o 
pode prev�-lo - mas poder� influenci�-lo pelas decis�es tomadas hoje. Incremente suas 
compet�ncias e habilidades para ter mais chances em atingir seus objetivos. Esteja mais 
bem preparado para trabalhar em grupo, em time. Amplie suas possibilidades at� 
enxergar algo que voc� n�o conseguia ver antes. Olhe as mesmas informa��es que voc� 
tinha antes sob um novo ponto de vista. Este novo e diferente �ngulo vai ajud�-lo a ter 
novas id�ias.
Voc� � o respons�vel pelo destino de seu futuro, de seu trabalho, de sua carreira. 
Dever� ser pr�-ativo com sua carreira a ponto de definir seu conjunto de habilidades, 
sabendo o que voc� � capaz de fazer e o que voc� n�o � capaz de fazer. 
Conseq�entemente, criar� sua independ�ncia.
Pense globalmente. Comunique-se com perfei��o, mantenha aprendizado 
constante e, l�gico, olhe sempre para o futuro. Fa�a com que todos saibam do que voc� 
� capaz. “PENSE GRANDE E SEJA GRANDE”.
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CONCLUS�O
Cada item acima descrito pode ser transformado num �nico artigo, portanto 
nosso objetivo foi resumir a ess�ncia de cada item descrito como uma ferramenta de 
sucesso. Muito mais informa��es poder�o ser obtidas atrav�s de pesquisas feitas em 
livros e na internet. Cabe ao Secret�rio que deseja ser um profissional cobi�ado pelo 
mercado de trabalho estar sempre em busca do conhecimento e da pr�pria atualiza��o.
O Secret�rio do futuro n�o trabalha mais para um determinado executivo e sim 
para a empresa. Conhecer o neg�cio da empresa, sua miss�o, seus produtos, suas 
finalidades e a administra��o, � fundamental. � necess�rio tamb�m dominar outro 
idioma e saber tomar decis�es. Para se atender a demanda, o Secret�rio Executivo tem 
que estar sempre atualizado e antenado ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre 
aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atua��o. Atualmente o 
Secret�rio est� mais envolvido nos neg�cios da empresa e o executivo est� delegando 
mais responsabilidades, exigindo cada dia mais do profissional de secretariado.
Todos os executivos concordam, sobretudo os Top Managers (pelo poder que 
t�m), que o secret�rio – em especial o de diretoria – constitui um elemento vital se o que 
se quer � desenvolver uma boa gest�o empresarial.Na verdade, da mesma forma que as empresas exigem de seus diretores 
capacidade de lideran�a, habilidade para se comunicar e vis�o em longo prazo, os 
secret�rios v�o assumindo novas responsabilidades e abandonando outras. Sobretudo, 
desde meados dos anos noventa, quando a tecnologia da informa��o e da comunica��o 
sacudiu at� os alicerces de uma s�rie de conceitos da gest�o empresarial. “Um secret�rio 
� um parceiro imediato de um centro de gest�o, com um conhecimento perfeito das 
atividades de seu chefe e do setor no qual atua, al�m de estarem capacitados a assumir 
certas �reas de trabalho desenvolvidas por seus chefes”.
Chefes ou diretores delegam quando encontram um profissional no qual podem 
confiar. “Execute seus projetos de vida um de cada vez, por ordem de prioridade. Em 
n�o conseguindo o sucesso esperado em algum deles, sinta-se um vencedor, com a 
certeza de que algo de proveitoso ficou, e servir� de experi�ncia para o pr�ximo 
empreendimento. Pior que errar, � fazer planos mil e nada executar. Erros e acertos, 
fracassos e sucessos s� fazem parte da vida dos que tentam, arriscam, se exp�em e 
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buscam a concretização de seus sonhos, de forma ordenada, racional e sem medo de ser 
feliz." José Sinval Teles.
UM BOM SECRETARIO PRECISA DE:
1)Dom�nio das t�cnicas de reda��o de correspond�ncia:
2)Conhecimento em �mbitos 
gerais.
3)Conhecimento da l�ngua 
portuguesa;
4)Facilidade em adapta��o a 
qualquer tipo de chefe; 
5)Analise criteriosa da correspond�ncia;
6)Criatividade;
7)Responsabilidade; 
8)Boa Mem�ria;
9)Organiza��o
10)Objetividade, Concis�o e corre��o. 
AGENDAMENTO DE TAREFAS
Certamente, a função mais corriqueira no dia- a-
dia de uma secretária de profissional liberal, o 
agendamento de clientes ou pacientes, é a mais 
importante e a que mais pode refletir no bom ou mau 
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andamento de um consultório ou escritório, dependendo do conhecimento que a 
secretária tem desta função e da habilidade em conduzir as situações, especialmente as 
que fogem da rotina.
Por este motivo, decidi dedicar a este assunto um artigo especial e nele 
procurarei abordar os pontos que entendo serem os mais importantes para seu 
desempenho, sempre procurando ver o lado prático e, se possível, com situações reais.
ESCREVER NA HORA
Qualquer que seja o cliente ou a situação, estando em sua mesa ou não, escreva a 
anotação de consulta imediatamente. Mesmo não 
estando c om o livro no momento, ou por estar em outra 
sala, deve igualmente ser escrita. Anote num papel 
pequeno e não ponha no bolso ou na bolsa. Dobre e 
ponha na aliança ou enrole e ponha na orelha. Se for um 
papel maior, segure-o na mão até chegar ao livro agenda ou computador.
Nunca caia na tentação de guardar um pedido de consulta ou entrevista na 
memória. Um único esquecimento pode significar paciente descontente e chefe 
bronqueado, ambos com razão. Ninguém gosta de ser esquecido, nem você. E quando 
acontece, ficamos uma fera. Para ajudar, lembre que o consultório ou escritório vive de 
clientes agendados.
Regra prática: se a ligação for para marcar consulta ou entrevista, interrompa o 
que estiver fazendo e vá até o livro de consultas ou monitor e a agende no ato, de forma 
completa. 
LIVRO OU COMPUTADOR
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Esta é uma decisão a ser tomada em conjunto com seu chefe. Nos tempos atuais, 
certamente o mais indicado é o compu
tador. Dá mais status perante o cliente, 
permite anotar mais dados e ter outros 
armazenados, sem necessidade de 
procurá-los (como telefones do cliente 
para lembrá-lo da consulta). 
Além disso, os computadores 
podem ser ligados em rede, possibilitando ao profissional todo o acompanhamento das 
consultas ou entrevistas, a qualquer tempo e agilizando a localização da ficha do cliente, 
que estará no próprio programa do computador, com todas as informações, pessoais e 
comerciais. 
Assim estes dados ficam sempre disponíveis para envio de carta ou mala direta, 
gerando, ao longo dos anos, uma economia de espaço considerável e uma economia de 
tempo ainda maior. Para a atendente eficiente, ele estará sempre ligado e aberto na tela 
de marcação de consultas ou entrevistas. 
Na eventualidade de se optar por livro-horário, este estará igualmente aberto na 
semana em curso, com lápis ou caneta sempre o marcando. Esta é outra decisão 
importante. Para secretárias com grande experiência e em clínicas ou escritórios de 
clientes estáveis, o agendamento poderá ser feito a caneta, já que poucas serão as 
alterações. 
Para secretárias mais novas e em clínicas ou escritórios muito dinâmicos, seja 
por conta do número de profissionais ou de clientes, o indicado é a utilização de lápis, 
permitindo alterações. Ao agendar, coloque sempre o primeiro e último nome do 
cliente, para diminuir a chance de confusão entre dois clientes com o mesmo nome. 
VERIFICAR ANTES
Nunca se arrisque a propor um horário ou dia sem antes consultar a agenda, 
certificando-se de estar disponível. Depois de consultá-la, dê sempre duas opções ao 
cliente, de forma que ele perceba que você nunca tem muitos horários disponíveis e que 
ele tem sempre uma opção de escolha.
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N�o d� op��es para o mesmo dia e de prefer�ncia passe uma alternativa para a 
semana corrente e outra para o come�o da seguinte. N�o diga “quinta � tarde” ou 
“segunda pela manh�”, e sim hor�rios definidos, como “quinta �s 14h30” ou “segunda 
�s 11h”, pois, desta forma, o cliente valorizar� o fato de haver poucos hor�rios 
dispon�veis.
Caso o cliente, por motivos justos, precise de um hor�rio antes, n�o lhe 
comunique o hor�rio de imediato. Diga que voc� vai ver se consegue trocar algum 
hor�rio com outro cliente e que ligar� novamente. Procure retornar a liga��o nos 30 
minutos seguintes, avisando que conseguiu a troca ou, se for consulta ou entrevista de 
emerg�ncia, que conseguiu um encaixe.
ALTERNAR PROCEDIMENTOS
Antes de confirmar o agendamento, verifique quais s�o os clientes antes e depois 
do que est� sendo agendado, para certificar-se de que os tipos de procedimento em 
seq��ncia s�o apropriados. Por exemplo, evite marcar em seq��ncia dois clientes com 
consultas ou entrevistas que podem se prolongar, n�o somente pela possibilidade de 
atraso, mas tamb�m pelo desgaste do profissional. 
Combine detalhadamente com ele quais os crit�rios que ele gostaria que voc� 
levasse em considera��o, e procure segui-los, dentro do poss�vel. Acompanhe ou 
pergunte ao profissional quanto tempo deve ser reservado para a pr�xima consulta ou 
entrevista e informe-se do que vai ser feito, evitando, por exemplo, marcar atendimentos 
muito longos para hor�rio pr�ximos ao meio dia, que podem atrasar a ambos. 
Consultas ou entrevistas para or�amento podem ser agendadas para o final do 
expediente, pois, al�m de n�o serem muito desgastantes, permitem que o profissional se 
demore mais, j� que n�o h� outros clientes � espera.
EVITAR “EX”
Comuns nos dias de hoje, ex-maridos, ex-esposas, sogros e outros parentes do 
casamento anterior devem tamb�m ser alvo de aten��o especial no agendamento, pois, 
muitas vezes, mesmo ap�s a separa��o, continuam clientes do mesmo 
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profissional. Cuide para que não se encontrem com os atuais cônjuges e aparentados, 
pois além de desagradáveis, alguns desses encontros são constrangedores.
Por segurança, marque-os em dias diferentes e, nesses casos, seja tão discreta 
quanto possível, evitandocomentários, não fazendo perguntas e sempre demonstrando 
imparcialidade. 
AVISANDO AO CLIENTE
Nos procedimentos de agendamento, duas outras 
coisas são importantes: anotar o telefone após o nome e 
ligar um dia antes, lembrando o cliente da consulta ou 
entrevista marcada. Ao fazer a confirmação, risque 
somente o telefone anotado, fazendo disso o seu código 
para confirmar quais os clientes que já foram avisados.
Esta iniciativa ajudará em muito a diminuir faltas, que são sempre prejudiciais 
ao bom funcionamento do consultório ou escritório. Pergunte ao profissional se ele 
gostaria que fosse adotada a rotina de ligar para os clientes que não compareceram para 
consulta ou entrevista após 10 minutos. Confirmada a falta, ele poderá aproveitar o 
tempo para outros afazeres. 
Estas iniciativas serão mais eficazes na medida em que for se completando o 
cadastro de pacientes com o número do telefone celular de cada um. Outra iniciativa 
para o futuro é ir perguntando e anotando o e-mail de cada cliente, de forma que, no 
futuro, seja possível lembrá-lo no dia anterior, via Internet. 
AGENDA PARTICULAR
A secretária pode colaborar, cumprindo certas 
funções de secretária particular, anotando e lembrando 
compromissos extra profissionais, tais como 
aniversários de familiares, renovação de seguros, 
revisão do carro, vencimento do cheque especial, 
outros contratos a serem renovados como aluguel, enfim todos os compromissos 
pessoais do profissional que, sendo esquecidos, podem gerar multas e outros prejuízos.
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Na medida em que você for se tornando mais envolvida também nestas áreas 
complementares, mais ele vai sentindo sua importância, o que estimula aumentos 
salariais e é garantia do seu emprego. Percebendo satisfação por esta sua iniciativa, 
habitue-o a informar-lhe todos os compromissos, percorrendo o mesmo caminho que 
você costuma fazer com os clientes: lembrete no dia anterior e confirmação no dia 
seguinte, para saber se o compromisso foi cumprido.
Outra agenda paralela, que pode ser desenvolvida junto desta, ambas 
comandadas e anotadas ao final da agenda de clientes, é a agenda social, pela qual você 
lembrará o profissional de outros compromissos, tais como dia de reunião no clube, 
aniversários de pacientes, festas a que ele deveria comparecer, inaugurações, 
exposições, posses ou outro tipo de acontecimento social que poderá se constituir em 
bom marketing para a clínica ou escritório. 
Comente para que leve cartões e lembre de entregá-los, perguntando no dia 
seguinte como foi a festa para o marketing do escritório ou consultório.
PREENCHENDO ESPA�OS
Quando algum cliente desmarcar uma entrevista ou consulta, procure fazer da 
solução deste problema uma cortesia para os melhores clientes, ligando-lhes e 
oferecendo o horário. Esta iniciativa melhorará sua imagem junto ao profissional, por 
você ter buscado preenchimento de um horário que iria ser perdido (depois de resolvido, 
dê-lhe sempre ciência do acontecido) e perante o cliente, por demonstrar seu interesse 
em atendê-lo sempre melhor. 
DIAS DE CURSO
Sempre que o profissional estiver fazendo um 
curso ou participando de um congresso, anote isto na 
agenda. Se for curso de longa duração, veja quais são 
os dias e os feche na agenda, anotando, CURSO ou 
CONGRESSO, para lembrar-se de, na hora de fazer 
marcações de horários perto desses dias, dizer aos 
clientes: na quinta-feira não posso marcar, pois o 
Doutor estará participando de um curso, ao invés de 
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dizer que na quinta ele não trabalha.
O mesmo vale para Doutores que são professores. Neste caso deve ser dito: tal 
dia não posso marcar, porque é o dia em que ele leciona na faculdade. Em ambos os 
casos você estará colaborando para melhorar a imagem do profissional perante seus 
pacientes, fazendo seu marketing. 
POSTURA
As Lesões por Esforço Repetitivo (LER) são 
problemas de saúde que ocorrem mais 
freqüentemente nos escritórios modernos. 
Estas lesões resultam de planos e estações de 
trabalhos projetados de forma inadequada.
Dois tipos comuns das LER são a distensão 
muscular no pescoço, ombros e costas, por 
permanecer sentado por tempo prolongado e, as 
lesões articulares e musculares devido à excessiva 
repetição de movimentos. As lesões resultantes de movimentos repetitivos são 
conhecidas como Lesões por Esforços Repetitivos (LER), Lesões por Movimentos 
Repetitivos (LMR), Lesões Músculo-esqueléticas (LME) e Distúrbios Ósteo-musculares 
Relacionados ao Trabalho (DORT). Neste Manual, nós usaremos LER . A tabela 
seguinte resume os riscos ergonômicos e de segurança mais comuns no trabalho em 
escritórios.
USAR um suporte de documentos ajustável. 
Colocá-lo ao lado da tela e na mesma altura. A cabeça terá que virar menos e os olhos 
se acomodarão mais facilmente.
ALTERNAR a posição do suporte de documentos nos dois lados do monitor, para 
variar a posição da cabeça. 
CONECTAR o teclado ao computador com um fio de pelo menos 70 cm de 
comprimento.
VERIFICAR ruído excessivo do computador ou da impressora. 
LIMPAR a tela regularmente conforme as instruções do fabricante. 
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RELATAR ao seu supervisor se tiver problemas com os controles, instabilidade na tela ou 
ruído excessivo.
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. 
TEMPO � VIDA
Embora o equipamento básico de que 
dispomos para viver seja a nossa mente (e, no 
caso da maioria das pessoas que estão lendo 
isto, não a força, ou a velocidade), o tempo é o 
recurso fundamental da nossa vida, a matéria 
prima básica de nossa atividade. 
Quando o nosso tempo termina, acaba 
a nossa vida. Não há maneiras de obter mais. 
Por isso, tempo é vida. Quem administra o 
tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo 
tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito 
controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, 
porém, que está ao alcance de todos. 
O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele 
acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no futuro. O 
tempo não é como riquezas, que podem ser acumuladas para uso posterior. Quem não 
administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia só pode ser vivido uma vez. 
Se o tempo de um dia não for usado sabiamente, não há como aproveitá-lo no dia 
seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e o hoje perdido terá sido perdido para 
sempre . Eu avisei que ia dizer o óbvio. Poucas coisas são tão óbvias como o que foi 
afirmado neste parágrafo - mas quão freqüentemente nos comportamos como se não o 
soubéssemos! 
Mas o tempo, embora não renovável e perecível, é um recurso democraticamente 
distribuído. A capacidade mental, a habilidade, a inteligência, as características físicas 
são muito desigualmente distribuídas entre as pessoas. O tempo, porém, enquanto 
estamos vivos, é distribuído igualmente para todos. O dia tem 24 horas tanto para o 
mais alto executivo como para o mais pobre desempregado. Todos recebemos 24 horas 
de tempo por dia. Na verdade, temos todo o tempo que existe: não existe tempo que 
alguém possa guardar para si, em detrimento dos outros. Alguém pode roubar meu 
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dinheiro, os objetos que possuo. Mas ninguém consegue roubar meu tempo: outra 
pessoa só conseguir determinar comoeu vou usar meu tempo se eu o consentir. 
Se é assim, devemos nos perguntar por que alguns produzem tanto com o tempo 
de que dispõem e outros não conseguem produzir nada - no mesmo tempo. Não é que os 
últimos não façam nada (não são daqueles que se levantam mais cedo apenas para ter 
mais tempo para não fazer nada): às vezes são ocupadíssimos, e, no entanto, pouco ou 
mesmo nada produzem. A explicação está no seguinte: o importante é o que fazemos 
com nosso tempo. 
TEMPO � DINHEIRO
É importante se compenetrar do 
fato de que nosso tempo é valioso. 
Há pessoas e instituições que estão 
dispostas a pagar dinheiro pelo nosso 
tempo. Por isso é que se diz que tempo é 
dinheiro. Quem administra o tempo, na 
verdade, ganha não apenas vida: pode 
também transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro. 
Para alcançar um determinado resultado ou produzir alguma coisa, com 
determinado nível de qualidade, precisamos investir fundamentalmente tempo e/ou 
dinheiro. 
Imaginemos exemplos corriqueiros. Seu carro está precisando de uma limpeza. 
Ou é preciso consertar a instalação elétrica de sua casa. Suponhamos que você saiba 
lavar um carro e fazer um conserto elétrico com um nível de qualidade aceitável, e que 
em ambos os casos o serviço vai levar cerca de uma hora de seu tempo. 
Independentemente de quanto valha a hora de seu tempo, se você não tem mais 
nada que realmente queira fazer (como dormir, assistir a um jogo de futebol na TV, 
etc.), provavelmente vai concluir que vale mais a pena você mesmo lavar o carro, ou 
consertar a instalação elétrica, do que pagar um lava-carro ou um eletricista para fazer o 
serviço. O uso de seu tempo economiza dinheiro, nesse caso. Se, porém, você pode 
empregar seu tempo ganhando mais dinheiro do que você vai economizar, ou, então, se 
há coisas que você queira fazer que são mais importantes, para você, do que o dinheiro 
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que irá gastar, provavelmente vai concluir que vale mais a pena pagar um lava-carro ou 
um eletricista para fazer o serviço. 
Por outro lado, mesmo que você tenha tempo, se você deseja um trabalho de 
melhor nível de qualidade do que aquele que é capaz de produzir, pode valer mais a 
pena pagar um bom profissional para fazer o serviço. 
A questão a manter em mente é que o tempo tem um valor monetário para quem 
tem objetivos: a decisão de empregá-lo ou não em determinada tarefa deve levar em 
consideração esse valor. Se lavar o carro leva uma hora e você economiza dez reais 
fazendo, você mesmo, a tarefa, então seu tempo, naquela situação, vale dez reais por 
hora. Por outro lado, se você não tem nada mais a fazer, além da tarefa que está 
contemplando realizar, então o fator tempo deixa de ser uma variável relevante. 
Outro exemplo pode ajudar. Suponhamos que você não possua nem bicicleta, 
nem carro, nem helicóptero e queira ir a São Paulo. Você pode ir a pé (e levar três dias), 
alugar uma bicicleta (e levar várias horas), ir de ônibus (e levar cerca de três horas, 
ponto a ponto), tomar um taxi (e levar um hora), ou fretar um helicóptero (e levar 
quinze minutos). Cada uma dessas opções envolve um certo uso de tempo e um 
determinado dispêndio de dinheiro. Se você tem pouco tempo e bastante dinheiro, pode 
decidir gastar mais dinheiro e fretar o helicóptero. Se você tem pouco dinheiro e 
bastante tempo, pode decidir ir a pé. Dependendo da "mistura", você pode escolher uma 
das opções intermediárias. 
A qualidade do resultado, porém, também precisa ser levada em consideração. 
Indo a pé, você vai chegar em São Paulo cansado, sujo, estropiado. Indo de helicóptero, 
você vai chegar como saiu. Isso pode eventualmente pesar na decisão . 
Digamos, portanto, que um investimento de tempo T e de dinheiro $ produz um 
resultado com um determinado nível de qualidade Q. 
Se continuarmos a investir a mesma quantidade de tempo e de dinheiro, é de 
esperar que a qualidade vai se manter a mesma. Se aumentarmos o investimento de 
tempo, podemos manter a qualidade diminuindo o investimento de dinheiro, ou vice 
versa. 
Se aumentarmos o investimento de tempo, mantendo o investimento de dinheiro 
estacionário, ou vice-versa, podemos melhorar a qualidade, que pode ser mais 
melhorada ainda se aumentarmos ambos os investimentos. 
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Se diminuirmos o investimento de tempo, mantendo o investimento de dinheiro 
estacion�rio, ou vice-versa, iremos piorar a qualidade, que pode ser pior ainda se 
reduzirmos ambos os investimentos. 
Por a� voc� v� que pode trocar seu tempo por dinheiro. Na verdade, o trabalho � 
uma permuta de tempo por dinheiro: algu�m me paga pelo meu tempo (isto �, pelo meu 
tempo produtivo). E isso nos traz � quest�o da produtividade. 
ADMINISTRA��O DO TEMPO E PRODUTIVIDADE
Quem administra o tempo, aumenta 
sua produtividade. Produtividade � o produto 
da efic�cia pela efici�ncia. 
Ser eficaz � fazer as coisas certas, isto 
�, fazer aquilo que consideramos importante e 
priorit�rio. 
Ser eficiente � fazer as coisas certas, 
isto �, com a menor quantidade de recursos 
poss�vel. 
Ser produtivo � fazer certo as coisas certas, isto �, fazer aquilo que consideramos 
importante e priorit�rio com a menor quantidade de recursos poss�vel. E tempo � um 
recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele � freq�entemente 
escasso e caro. 
� poss�vel ser eficaz, isto �, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficiente.
Todos conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer, mas levam tempo demasiado, 
ou gastam muito dinheiro, para faz�-lo. Essas pessoas s�o eficazes mas ineficientes. 
Por outro lado, todos conhecemos pessoas que fazem, de maneira extremamente 
eficiente, coisas que s�o inessenciais, que n�o t�m a menor import�ncia. 
Quem consegue colocar cem mil pedras de domin� em p�‚ sem derrubar 
nenhuma, possivelmente seja muito eficiente nessa tarefa - mas extremamente ineficaz. 
Vemos, talvez at� mais freq�entemente, pessoas que s�o ineficazes e 
ineficientes. Todos j� vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que tenta atender a 
mais de um fregu�s ou cliente ao mesmo tempo, que simultaneamente tenta responder 
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às perguntas de outro, conversar com colegas que vêm pedir informações ou jogar 
conversa fora, etc. 
Esse indivíduo parece ocupado - na verdade está ocupado - mas é improdutivo: 
no mais das vezes não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem fazer o que 
faz de maneira correta. 
Tornar mais eficiente quem é ineficaz (por exemplo, dando-lhe um computador) 
às vezes até piora a situação. Um exemplo exagerado pode ajudar. Um bêbado a pé é 
ineficaz e (felizmente) ineficiente. Se o colocarmos ao volante de um automóvel, poderá 
tornar-se muito mais eficiente em sua ineficácia (isto é, fazer muito mais rapidamente o 
que não deveria fazer, causando um dano muito maior). 
Ser produtivo, portanto, não é a mesma coisa que ser ocupado. Está errado o 
ditado americano que diz: "If you want something done, give it to a busy person". A 
pessoa pode ser ocupada e não produtiva, em cujo caso não fará a tarefa adicional que 
lhe está sendo pedida. 
ADMINISTRA��O DO TEMPO E REDU��O DE STRESS
Quem administra o tempo reduz o stress 
causado pelo mau uso do tempo. 
Aqui também a idéia de mau uso ou desperdício do 
tempo pressupõe a noção de objetivos. 
Se não tenho nenhum objetivo, seja 
profissional, seja pessoal, então provavelmente vou 
deixar o tempo fluir, despreocupadamente, como 
um rio que passa por debaixo de uma ponte. Não 
há como avaliar meu uso do tempo nesse caso. A 
única coisa que posso querer fazer é "matar o tempo". Numa situação como essa, 
provavelmentenão vou ter stress. 
O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem 
objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do que 
se pretende alcançar . O mau uso do tempo causa stress porque tempo mal usado é 
tempo usado para fazer aquilo que não consideramos importante e prioritário. 
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Usar o tempo de forma não planejada não equivale, necessariamente, a fazer 
mau uso do tempo (como já se indicou). Freqüentemente temos que alterar nosso 
planejamento, fazer coisas que não estavam na nossa agenda. Nosso tempo só terá sido 
desperdiçado se essas alterações nos levarem a fazer coisas que não consideramos 
importantes. 
Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, dedicar 
tempo a hobbies ou à família, se é isso que julgamos importante e queremos - e todos 
nós desejamos isso em determinados momentos. 
Se, entretanto, num dado momento, você realmente quer estar lendo um livro, ou 
trabalhando num relatório, e se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças, ou a 
entreter familiares, você se sente tenso, porque o tempo não estará sendo utilizado para 
aquilo que você considera importante e prioritário naquele momento - e, portanto, não 
estará sendo bem usado. 
É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa 
stress, o bom uso do tempo normalmente traz satisfação, sentido de realização e
felicidade. 
EMPECILHOS � ADMINISTRA��O DO TEMPO
Com exceção de alguns poucos que se 
pretendem defensores da liberdade irrestrita e 
assim se posicionam contrários a todo tipo de 
administração, inclusive do tempo, a maior 
parte das pessoas reconhece que não sabe 
administrar seu tempo, gostaria de fazê-lo, 
mas se vê diante de uma série de empecilhos 
que dificultam e parecem mesmo 
impossibilitar o bom uso do tempo. 
Esses empecilhos são de várias naturezas. Os principais são de ordem 
institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal. Vamos discutir primeiro os 
empecilhos de natureza institucional (excesso de tarefas, de papéis, de interrupções, de 
telefonemas, de reuniões). 
Geralmente concluímos (erradamente) que o problema está mais nos outros do
que em nós mesmos. Ao final discutiremos alguns empecilhos de natureza pessoal: a 
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tendência à procrastinação, a indecisão, a tentativa de esconder a verdade de nós 
mesmos. Estes são os empecilhos mais difíceis de vencer.
Mesmo que os obstáculos institucionais sejam removidos, nossas possibilidades 
de administrar o tempo serão poucas se os empecilhos pessoais não forem conquistados. 
1. Excesso de Tarefas
Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas, e 
certamente a maioria daqueles que estarão lendo este trabalho, têm coisas demais para 
fazer. O excesso de tarefas freqüentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde 
começar e acaba ficando imobilizada. 
2. Excesso de Pap�is
Junto do excesso de tarefas, e 
parcialmente gerado por elas, há o excesso de 
papéis. 
O excesso de papéis, porém, tem 
causas independentes do excesso de tarefas. 
Muitas pessoas e instituiçõe s nos mandam 
papéis não solicitados que nada têm que ver 
com nossas tarefas. As malas diretas geradas 
por computador agravaram sensivelmente o acúmulo de correspondência que nada 
significa mas que freqüentemente é olhada antes de ser jogada fora (ou, pior, antes de 
ser colocada de lado para uma eventual necessidade). 
Além disso, alguns colegas e muitos superiores nos mandam papéis que não lhes 
interessam e com os quais não sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas às custas 
da nossa. 
A conseqüência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de 
uma montanha de papéis. Quando precisamos de algo importante, não sabemos 
exatamente onde está, gastamos tempo a procurar, custamos a achar, encontramos 
outras coisas que nos interessam e que desviam e consomem nossa atenção, e assim por 
diante. Por causa do excesso de papéis, acabamos gastando minutos preciosos, às vezes 
horas. 
3. Excesso de Interrup��es
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A maior parte das pessoas não 
consegue trabalhar por um período razoável de 
tempo sem interrupções de colegas ou de 
estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, 
pela sua posição e estilo de trabalho, ou por 
terem uma secretária ciente de seus deveres, 
conseguem controlar o acesso à sua sala. 
Aqueles que trabalham em locais 
abertos ou em empresas que adotam o estilo da "porta aberta" freqüentemente se vêem 
forçados a dar do seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a 
cabeça para dentro da sala e dizer: "Você tem um minutinho?", "Posso fazer uma 
perguntinha?", "Dá para você me dar uma ajudazinha aqui?", etc. Sempre usam o 
diminutivo para dar a impressão de que serão breves. Nem sempre o são. Uma coisa 
leva à outra, e quando o interrompido se dá conta a "perguntinha", a "ajudazinha", o 
"minutinho" acabou levando meia hora (quando não mais). 
Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior 
parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema 
sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando até mais 
tarde, ou que levar trabalho para casa, ou não fazendo com a qualidade desejada o que 
tinham para fazer. 
4. Excesso de Telefonemas
Algo semelhante acontece com 
telefonemas - principalmente para quem 
tem que atender seu próprio telefone, sem 
o filtro de uma secretária eficiente. Na 
verdade, telefonemas são uma forma 
especial de interrupção. 
Muitas firmas não têm rotinas e 
procedimentos bem estabelecidos para responder a perguntas ou a pedidos de 
informação, de sorte que vários tipos de telefonemas acabam tendo que ser atendidos 
por pessoas cujo tempo seria muito mais bem empregado em outras tarefas. Um 
telefonema inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia. 
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5. Excesso de Reuni�es
O problema do excesso no n�mero e na dura��o das reuni�es no Brasil � dos 
mais s�rios. Temos muito mais reuni�es do que seria necess�rio, elas duram muito mais 
do que seria sensato esperar, e muito mais gente participa delas do que seria preciso. No 
Brasil h� essa no��o esquisita de que a import�ncia de uma pessoa de certa forma se 
mede pele n�mero de reuni�es para as quais ela � convocada. 
Al�m disso, as reuni�es s�o convocadas n�o raro sem a devida anteced�ncia, 
causando mis�ria nas agendas das pessoas, seus objetivos n�o s�o anunciados com 
clareza e anteced�ncia, nem a pauta com a lista de participantes � distribu�da 
previamente, as pessoas convocadas n�o sabem porque est�o sendo convocadas nem o 
que se espera delas, n�o podendo, portanto, se preparar. As reuni�es nunca come�am na 
hora, freq�entemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se fica 
sabendo)‚ indispens�vel para sua condu��o. Nunca se fixa um limite para a dura��o da 
reuni�o. 
Uma vez iniciada a reuni�o, todo mundo parece sentir que tem a obriga��o de 
dizer alguma coisa para justificar sua presen�a. A dura��o e o conte�do das 
interven��es n�o s�o controlados. Se gasta um tempo enorme discutindo quest�es 
paralelas. Depois das reuni�es nenhum dos participantes tem id�ia clara do que ficou 
resolvido, se � que alguma coisa foi resolvida, nem � informado do andamento das 
coisas que foram decididas. 
6. Tend�ncia � Procrastina��o
A tend�ncia � procrastina��o parece ser uma 
caracter�stica comum dos seres humanos. Poucas s�o as 
pessoas que tomamuma decis�o de imediato, assim que 
confrontadas com uma tarefa ou um problema. A 
incapacidade de tomar uma decis�o leva muitas pessoas 
a protelar, na esperan�a de que o problema se resolva 
por si s� e a decis�o se torne desnecess�ria. 
� preciso distinguir a tend�ncia � procrastina��o do bom senso que recomenda 
n�o tomar uma decis�o no calor de uma discuss�o, ou quando n�o h� informa��es 
suficientes, ou coisa equivalente. 
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A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser 
realizada é muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. Parece que temos esperança 
de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias, se as deixarmos sós. 
FERRAMENTAS DE ADMINISTRA��O DO TEMPO
Listar os problemas não é difícil. A maioria das pessoas conhece bem as suas 
dificuldades no tocante à administração do tempo. Mais difícil é encontrar soluções para 
essas dificuldades. As soluções, em regra, não passam de bom senso. Mas o mais difícil 
de tudo é seguir o bom senso. 
1. Para o Excesso de Tarefas
As coisas que temos a fazer são, freqüentemente, de natureza bastante diversa. 
Algumas delas são para ser feitas ao longo do tempo, e podem se desdobrar em várias 
tarefas, prolongando-se por meses e anos (como escrever um livro). Outras podem ser 
episódicas e rápidas, envolvendo uma só tarefa (como pagar a conta de luz). 
Algumas dizem respeito ao nosso serviço e são urgentes (terminar o relatório 
para a reunião do Conselho Diretor na próxima segunda feira). Outras têm que ver como 
nossa vida pessoal e não têm maior urgência (aprender a dançar, ou perder uns 
quilinhos). Algumas são desagradáveis (terminar um noivado ou um casamento de 
vários anos), outras prazerosas (sair de férias e passar duas semanas na praia). 
A primeira coisa a fazer é separar, entre aquelas coisas que desejamos ou 
precisamos fazer, aquelas que se constituem verdadeiros projetos, envolvendo várias 
tarefas, e aquelas coisas que, pela sua natureza, já são "agendáveis" enquanto tais. As 
primeiras vão para uma Lista Mestre ("Master List"); as segundas, para uma "Lista de 
Lembretes" ("To Do List"). 
A. A Lista Mestra
A Lista Mestre é aquela lista dos projetos que você quer ou precisa desenvolver 
a curto, médio e longo prazo. Deve incluir coisas como "Preparar Relatório Anual do 
Departamento", "Escrever Artigo sobre Tendências Atuais de Marketing", "Planejar 
Reforma da Casa", "Aprender Inglês", "Perder 10 kg", etc. Ela deve incluir também os 
seus projetos de vida, como "Estar financeiramente independente dentro de seis anos", 
"Ir morar na França daqui a dez anos", etc.
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Depois de elaborada e revista a lista, ela dever ser priorizada. A cada um dos 
projetos nela incluídos dever ser atribuída uma prioridade, que reflete o seu grau de 
importância em relação aos outros projetos. A forma mais fácil de fazer isso é comparar, 
dois a dois, projeto por projeto, decidindo qual deles é mais importante, até que a lista 
esteja ordenada segundo suas prioridades. Mas o problema de priorização será discutido 
em maior detalhe adiante. 
Alguns desses projetos são relativamente simples no tocante aos meios 
necessários para realizá-los. Para aprender inglês, por exemplo, basta procurar uma boa 
escola e se matricular. Outros projetos são bem mais complexos. Quais são os meios 
que nos levam à independência financeira em seis anos? O que devemos fazer para ter 
condições de morar na França daqui a dez anos? Para que você realize esses projetos 
dentro do prazo previsto, possivelmente é preciso que comece já a fazer aquelas coisas 
que são condições necessárias para o sucesso do projeto. 
Esclarecidas essas questões, você terá que quebrar seus projetos prioritários em 
tarefas, até que elas sejam suficientemente pequenas para poder ser incluídas em sua 
Lista de Lembretes para agendamento. 
B. A Lista de Lembretes
A Lista de Lembretes incluirá todas as coisas que você tem que fazer e que 
podem ser incluídas em sua agenda diária como um item. Nada nessa lista deve, 
portanto, em princípio, levar mais do que quatro, ou, talvez, do que duas horas por dia. 
Essa lista vai incluir coisas de todos os tipos, desde "Retirar talão de cheques no Banco" 
até "Fazer levantamento bibliográfico para artigo sobre Marketing". 
A primeira tarefa pode ser executada em 15 minutos (dependendo da 
proximidade do banco), a segunda pode não estar concluída ao cabo de quatro horas, 
tendo que permanecer na lista. 
É com base nessa lista que você vai compor sua agenda diária, que vai incluir 
outras coisas como reuniões de rotina, reuniões especialmente convocadas, atendimento 
de clientes, etc. 
C. Prioriza��o
Antes de discutir a elaboração da agenda (semanal e diária), é preciso analisar 
um pouco mais a questão da priorização. 
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Estudos de administração têm sido virtualmente unânimes em apontar o que é 
freqüentemente chamado de Princípio de Pareto . Não importa a área ou a atividade, 
oitenta por cento dos retornos que você obtém provêm de vinte por cento de seus 
investimentos: oitenta por cento dos lucros de uma empresa provêm das vendas de vinte 
por cento de seus produtos, oitenta por cento dos votos de um candidato provêm de 
vinte por cento de locais, e assim por diante. 
Esse princípio, também chamado de princípio dos 80/20, provavelmente se 
aplica a você. Oitenta por cento do sucesso que você obtém, ou virá a obter, depende, ou 
dependerá, de vinte por cento de suas atividades. Isso significa que se você se contentar 
com apenas oitenta por cento do sucesso que você aspira a alcançar, você poderá 
eliminar oitenta por cento das coisas que hoje faz! 
O problema, porém, é saber identificar quais são os vinte por cento que 
respondem (ou responderão) por oitenta por cento de seu sucesso. Só sabendo fazer essa 
identificação é que você será capaz de dar prioridade àquilo que realmente merece 
prioridade. 
A primeira coisa a manter constantemente em mente é a distinção entre o 
importante e o urgente. 
Conceitualmente, todos nós sabemos distinguir o importante do urgente. 
Para você poder identificar o que realmente é importante para você é preciso responder 
com clareza à seguinte pergunta: O que você realmente quer na vida ou da vida? 
Riqueza? Poder? Sabedoria e conhecimento? Tranqüilidade e paz de espírito com um 
mínimo de segurança financeira e profissional? O quê? Importantes serão aquelas coisas 
que contribuem para que você atinja seus objetivos maiores de vida. Urgentes serão 
aquelas coisas que precisam ser feitas, mesmo que você não veja como elas possam se 
encaixar em seus objetivos mais abrangentes. 
Se, em relação a uma tarefa específica, você tem dúvidas se ela é importante 
para você, tente investigar o que de pior poderá lhe acontecer se você simplesmente 
deixar de fazê-la. Se a tarefa diz respeito ao seu serviço, pergunte: Você receberá uma 
repreensão de seu superior? Você perderá a oportunidade de ser promovido? Você será 
despedido? Caso a resposta seja negativa a todas essas perguntas, procure descobrir se o 
tempo que você dedicaria a essa tarefa poderia ser mais bem aproveitado fazendo uma 
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outra tarefa que poderia lhe render maiores dividendos profissionais em termos de seus 
objetivos maiores. 
Não se esqueça de que, em relação às coisas que você contempla fazer, há 
sempre quatro possibilidades: 
 Elas são importantes e urgentes 
 Elas são importantes e não-urgentes 
 Elas são não-importantes e urgentes 
 Elas são não-importantese não-urgentes 
Começando com os extremos, se a tarefa que você contempla fazer é importante 
e urgente, dê-lhe prioridade e agende-a imediatamente; se não é nem importante nem 
urgente, esqueça-a e passe para a seguinte. 
A dificuldade maior está em lidar com coisas importantes mas não urgentes e 
urgentes mas não importantes. Minha sugestão é que você dedique tanto tempo quanto 
possível às tarefas importantes, para as quais você se sentirá naturalmente motivado (a 
despeito de sua não-urgência). Quanto às tarefas urgentes, mas que não são importantes 
em termos de seus objetivos maiores de vida, contemple as seguintes possibilidades: 
 Se você tem subordinados, investigue a possibilidade de delegá-las a algum 
deles. Cuidado, porém, para não delegar apenas "abacaxis". 
 Se você não tem subordinados, procure descobrir algum colega que goste de 
realizá-las e seja competente para fazê-las bem (geralmente existe alguém!), e 
sugira ao seu superior que aquela pessoa talvez seja mais bem indicada para 
essas tarefas (explicando porquê). 
Faça o exercício de investigar o que de pior poderá lhe acontecer se você 
simplesmente deixar de realizar a tarefa. Muitas coisas são tidas como urgentes mais por 
hábito ou tradição, não tendo nenhuma importância. Elimine-as, neste caso. 
Se eliminá-las não for possível, procure substituí-las: use sua criatividade examinando 
qual a finalidade da tarefa e procurando encontrar outra maneira de atingir os mesmos 
objetivos sem realizar a tarefa específica em questão, e realizando outras que você 
considere mais importantes, por lhe trazerem mais dividendos e/ou satisfação. 
Caso não haja como delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las, 
concentre-as todas em um só bloco de tempo e tente se livrar delas de uma vez. Procure 
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tratar delas como se bebe um remédio amargo: de uma só vez, e de preferência em 
horário "não-nobre" (veja a seguir). 
D. A Agenda (Semanal e Di�ria)
Uma vez que você tenha clareza sobre essas 
questões, não é difícil priorizar suas atividades com 
vistas ao seu agendamento. 
Ao planejar sua age nda, procure pensar nela em 
termos de pelo menos uma semana, composta de 
blocos de horários diários. Use um formulário de 
Agenda Semanal que mostra toda uma semana. 
Procure descobrir seu "horário nobre": aquele em que você funciona melhor, está 
mais bem disposto, mais alerta, aquele, enfim, em que você é mais produtivo. Digamos 
que seja o período entre 8:30 e 11:30 da manhã. Tente bloquear esse tempo em sua 
Agenda Semanal para trabalhar sem interrupções nas atividades mais importantes para 
você (nos vinte por cento que lhe trarão oitenta por cento dos retornos). 
Bloqueie em sua Agenda Semanal os horários de reuniões e compromissos 
rotineiros, procurando transferir para outro horário aqueles que regularmente vêm 
acontecendo dentro de seu horário nobre. 
Use algumas das sugestões que serão dadas a seguir para conseguir blocos de 
três horas sem interrupções. Feche a porta de sua sala, diga à sua secretária que não 
pode atender ninguém (exceto seu chefe, sua mulher, etc.), ponha na porta uma nota 
dizendo que não pode ser perturbado, fuja para a biblioteca ou outro lugar sossegado 
(caso haja). 
Não atenda telefonemas (exceto, novamente, de seu chefe, sua mulher, etc.), 
autorizando sua secretária a dizer que você não está, ou está ocupadíssimo, ou então 
instalando uma secretária eletrônica com uma mensagem cortês. Se não conseguir 
transferir as reuniões e os compromissos marcados para seu horário nobre, investigue a 
possibilidade de mandar alguém em seu lugar ou de simplesmente não comparecer. E 
assim por diante. 
Sua Agenda Semanal deve lhe permitir que planeje sua semana em grandes 
blocos de horário. Isso feito comece a elaborar sua Agenda Diária, com base em sua 
Lista de Lembretes e usando a estrutura fornecida por sua Agenda Semanal. 
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Agende em primeiro lugar aquelas tarefas importantes e que envolvem um 
pequeno dispêndio de tempo. Faça todas elas e você já sentirá um pouco da satisfação 
que a realização do que é importante traz. 
Quanto às tarefas importantes e que envolvem bastante tempo, procure quebrá-
las em sub-tarefas e agende-as em blocos de uma ou duas horas, dentro de seu horário 
nobre. A divisão em sub-tarefas lhe dará uma perspectiva melhor do tempo que ser
necessário para a tarefa inteira e a realização de algumas sub-tarefas lhe dará o incentivo 
para enfrentar as outras. 
Reserve um bloco de meia ou uma hora, fora de seu horário nobre, para lidar 
com a rotina: correspondência, telefonemas, recados, etc. Procure fazer isso no final dos 
períodos da manhã e da tarde, quando você está mais cansado e sua produtividade para 
tratar de coisas mais importantes não é tanta. Procure não se ocupar dessas coisas de 
rotina fora dos horários reservados para isso. 
Se você precisa sair de seu local de trabalho para fazer uma visita ou alguma 
outra tarefa, reúna todas as coisas que você tem que fazer fora do local de trabalho e 
procure realizá-las enquanto você estiver fora. Organize seu trajeto de modo a permitir a 
realização do maior número de tarefas em uma só saída. 
Seja realista, e agende seu dia com uma certa folga. Seja flexível, e não 
considere sua agenda como imutável. Ao final de cada dia, examine o dia seguinte, e 
faça os ajustes necessários. Não se esqueça de fazer isso no domingo, porque os 
compromissos de segunda-feira de manhã, muitas vezes vistos apenas na sexta-feira 
anterior, são freqüentemente esquecidos. 
7. Como o Computador Pode Ajudar
Há vários tipos de software que 
podem ser úteis ao objetivo maior de 
administrar o tempo. Entre eles os mais 
importantes são Gerenciadores de 
Informações Pessoais, Gerenciadores de 
Contatos e Recuperadores de Texto. É 
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bom que se diga que nenhum desses instrumentos trata dos empecilhos pessoais à 
administração do tempo. 
A. Gerenciadores de Informa��es Pessoais
Gerenciadores de Informações Pessoais, ou "Personal Information Managers" 
(PIMs), estão se tornando extremamente populares hoje em dia. Há vários deles no 
mercado, com recursos e características às vezes bem diferentes, mas um bom PIM deve 
ajudá-lo pelo menos nas seguintes tarefas: 
I. Agendamento
A maior parte dos PIMs permite que você registre todos os seus compromissos 
(com hora de início e término), inclua anotações relativamente longas acerca dos 
eventos (como, por exemplo, uma pauta, lembretes, registros para lembrança futura, 
etc.), anote eventos cíclicos (como aniversários, feriados, pagamentos fixos a serem 
feitos mensalmente, outros compromissos recorrentes, etc.). Os PIMs lhe oferecem uma 
mapa do tempo disponível, detectam conflitos caso você tente marcar mais de um 
compromisso no mesmo horário (mais deixam que você marque, depois de alertá-lo), 
começam a notificá-lo do evento com n dias de antecedência, caso você assim o 
determine, ou fazem tocar um alarme n minutos antes, caso você o deseje. 
A maior parte deles o avisará dos compromissos que você teve (ou deveria ter 
tido) desde que ligou o computador pela última vez - algo que permitirá que você pelo 
menos se justifique, no caso de ter se esquecido deles. Todos os PIMs permitem que 
você imprima a agenda de um dia, de uma semana, de um mês, em vários formatos. 
II. Base de Dados de Endere�os e Telefones
A maior parte dos PIMs também permite que você construa, de forma mais 
estruturada, uma base de dados de nomes, endereços e telefones, que poderá ser 
pesquisada a partir de qualquer campo ou sub-campo - na verdade, a partir de qualquer 
cadeia de caracteres.