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PROCESSOS GERENCIAIS Jeanine Barreto Mauricio Saraiva Rodrigo Petry Metodologia e técnica de modelagem de processos Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: � Explicar o mapeamento e a análise de processos. � Definir o conceito, as etapas e os elementos do redesenho de processos. � Identificar como acontecem as etapas de implementação, implantação e normatização do novo processo. Introdução Analisar e rever processos são atividades fundamentais para o gerencia- mento das organizações. Nesse contexto, as empresas reavaliam as suas atividades tendo em vista a melhoria contínua, seja pela adequação de processos existentes ou pela implantação de novos processos, com o propósito de entregar melhores produtos ou serviços aos seus clientes. Neste capítulo, você vai ler a respeito do mapeamento e da análise de processos, do conceito, das etapas e dos elementos do redesenho de processos, bem como vai identificar como acontecem as etapas de implementação, implantação e normatização do novo processo. Mapeamento e análise de processos Mapear ou levantar processos são atividades essenciais para o bom gerenciamento de uma organização, pois permitem criar representações completas e precisas acerca do funcionamento das suas atividades. Além disso, proporcionam o aumento da compreensão do negócio, facilitando a comunicação e a integração interna em busca da identificação de oportunidades de melhoria (GUERRINI et al., 2014). O gerenciamento de processos de negócio (BPM) possui a responsabili- dade de integrar as estratégias e os objetivos organizacionais com as necessi- Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar dades dos clientes, incentivando a análise e a revisão de atividades em busca da melhoria contínua de processos. Pavani Junior e Scucuglia (2011) explicam que os processos nem sempre são plenamente visíveis nas organizações e que o mapeamento atua como um ins- trumento que possibilita a análise crítica do negócio, por meio da investigação de informações. Com isso, o mapeamento descreve as atividades que envolvem os processos e facilita a compreensão por todos os envolvidos, permitindo elaborar pontos de melhoria que podem ser implantados posteriormente. Muitas vezes os processos não são documentados nas organizações, ficando, assim, o conhecimento na mente de algumas das pessoas que realizam as atividades. Com isso, quando esses colaboradores deixam a empresa, o conhecimento vai com eles, gerando um grande problema para a instituição. Nesse caso, o mape- amento e a análise de processos auxiliam a gestão, porque deixam os processos documentados, fixando o conhecimento com a organização, não apenas com determinados funcionários. Com relação ao mapeamento de processos, podemos citar dois estados possíveis. O primeiro, caracterizado pela situação atual, chamado de AS- -IS, e o segundo, que representa um estado futuro, definido por TO-BE (CAMPOS, 2014): AS–IS — essa expressão pode ser traduzida por como está, fazendo referência à situação presente do processo. Proporciona o entendimento de como ele é executado atualmente na organização, isto é, visa descrever a operação atual. TO–BE — a melhor tradução para essa expressão é como deverá ser, pois projeta as mudanças realizadas no processo, visando otimizar atividades em busca de melhor qualidade e produtividade, isto é, visa arquitetar e elaborar mudanças nos processos. Assim que o mapeamento de um processo é realizado, entra em cena a modelagem desse processo. Nessa modelagem, ocorre a consolidação do que foi levantado com o objetivo de registrar, de forma completa e precisa, todas as regras a respeito das atividades desse processo, buscando a compreensão do negócio e a identificação de oportunidades e pontos de melhoria. Metodologia e técnica de modelagem de processos2 Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar A modelagem também contempla a definição de novos processos, isto é, processos ainda não implantados, mas que precisam ser estudados e analisados, tendo em vista a correta integração com os processos existentes. A modelagem de processos de negócio é a representação abstrata de como um processo existe no mundo real, a partir da ilustração das características desse processo. Essa represen- tação é realizada por modelos, diagramas ou mapas que apresentam detalhes gráficos de entradas, recursos, controles, atividades, papéis, responsabilidades e saídas dos processos. A modelagem de processos compreende três fases principais, conforme segue (XAVIER et al., 2017): Desenhar modelos — nessa fase, são construídos os modelos que representam as atividades executadas no estado atual, bem como o detalhamento dos atores que interagem, os eventos disparados, as mensagens trocadas e os artefatos produzidos na realização do processo. Validar os modelos — assim que os modelos são desenhados, é necessário realizar sua validação junto aos clientes e interessados. Essa validação visa verificar se o modelo está aderente ao processo mapeado, com o objetivo de identificar os ajustes necessários para que os modelos atendam às regras e aos controles da operação. Apresentar os modelos — por fim, assim que os modelos são validados, realizam-se as apresentações formais desses modelos aos principais interes- sados e gestores da organização. Para mais informações sobre modelagem de processos, acesse o link a seguir ou o código ao lado: https://goo.gl/F6teoV 3Metodologia e técnica de modelagem de processos Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar A análise de processos permite levantar, com maior facilidade, as fraquezas e deficiências das organizações, uma vez que ajuda a identificar gargalos, falhas, redundâncias, retrabalhos e desperdícios na operação. Além disso, identifica os detalhes e relacionamentos das atividades, que envolvem atores, eventos e resultados. Entre as principais vantagens da análise de processos, destacam-se (ABPMP, 2013): � compreensão de metas e objetivos da organização; � entendimento do contexto do processo; � visualização de entradas, recursos e saídas produzidas; � definição das responsabilidades de colaboradores e setores; � compreensão das regras de negócio. Para realizar o mapeamento e a análise de processos, analistas e gestores utilizam diversas técnicas, como reuniões, entrevistas, workshops, questio- nários, observação da operação, coleta de documentos e evidências, além de análise de sistemas legados. Tudo isso para que os processos sejam entendidos e analisados corretamente, representando a total fidedignidade da documentação elaborada com as atividades realizadas na organização. Como resultado do mapeamento e da análise de processos, espera-se que as organizações revejam e atualizem os seus planos estratégicos em busca de novas oportunidades, visando suprimir pontos fracos e implantar melhorias, por meio da revisão e do redesenho dos seus processos. Redesenho de processos Pode acontecer de a gestão de processos atingir o nível máximo da sua ca- pacidade de maximizar a eficiência e a produtividade em uma organização — quando isso acontece, é necessário realizar transformações estruturais nos processos, chamadas de redesenho de processos. Alguns dos motivos que levam a uma necessidade de redesenho dos pro- cessos organizacionais, na visão de Davenport (1994), são: � condições estruturais; � surgimento de novos objetivos ou estratégias organizacionais; � transformações tecnológicas; � mudanças nas expectativas dos clientes; Metodologia e técnica de modelagem de processos4 Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar � alterações na legislação; � equipamentos; � sistemas ultrapassados. É preciso analisar profundamentea situação antes de decidir redesenhar processos organizacionais, ter certeza dos benefícios e estabelecer claramente as expectativas para os processos redesenhados. Por outro lado, devido a muitos processos organizacionais estarem integrados e envolverem diferentes áreas da organização, é praticamente impossível redesenhar um processo de maneira que a mudança atinja a todos os envolvidos ao mesmo tempo (DAVENPORT, 1994). Para ser mais fácil tomar a decisão de redesenhar os processos organiza- cionais, podemos nos questionar sobre o seguinte: � o redesenho vai melhorar a comunicação entre as áreas envolvidas? � o redesenho vai automatizar todas as atividades possíveis e assim apro- veitar o máximo da equipe de tecnologia de informação? � o redesenho vai eliminar todas as perdas atuais do processo, como retrabalho, atividades desnecessárias ou que não agreguem valor e gargalos de trabalho? Redesenhar um processo não é o mesmo que melhorar um processo, pois, no redesenho de processo, temos uma visão global dele, visando reformulá-lo do início ao fim, e não simplesmente identificar falhas e implementar mudanças pontuais. Mesmo assim, ainda que o redesenho de um processo resulte em mudanças significativas, o processo redesenhado se fundamenta no processo existente (ABPMP, 2013). O redesenho de processos envolve uma análise do início ao fim do processo para verificar o que ele vem realizando atualmente. Ele resulta em uma visão global de todo o processo, possibilitando que as atividades executadas sejam compreendidas individualmente. Para definir os processos que devem ser redesenhados, é preciso ter uma visão estratégica de todos os processos existentes na organização, identificar fatores que colaborem para o sucesso das estratégias da empresa e definir os processos que mais impactam esses fatores (DAVENPORT, 1994). 5Metodologia e técnica de modelagem de processos Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar O desempenho atual de um processo também é um critério determinante para que ele seja ou não redesenhado, segundo Rotondaro (2006). Quando um processo tem desempenho abaixo do esperado, mas a sua importância estratégica é alta, certamente é um processo a ser redesenhado. A importância estratégica de um processo define se ele é ou não prioritário para ser redesenhado. Etapas do redesenho Via de regra, conforme Davenport (1994), o redesenho de um processo orga- nizacional envolve seis etapas: 1. Elaborar o projeto do processo — esse documento orienta a equipe envolvida quanto ao escopo do processo, ao método, a responsabilidades e papéis, ao produto e a um cronograma. Informa também a expectativa de desempenho do processo depois de redesenhado. 2. Mapear o processo (AS–IS ou como é hoje) — envolve o levantamento de informações sobre o funcionamento do processo para permitir que sejam analisadas e criticadas. Devem ser identificados o objetivo do processo, os seus limites, forne- cedores, entradas e saídas, eventos de disparo, atividades, responsáveis, dificuldades, fragilidades e a sua conclusão. Ao final, deve ser desenhado um modelo que represente a execução do processo, no qual seja possível visualizar os seus subprocessos, as suas atividades, entrada e saída, papéis e áreas envolvidas. Metodologia e técnica de modelagem de processos6 Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Para fazer o levantamento dessas informações, muitas técnicas podem ser utilizadas, mas as mais conhecidas são: � a observação, na qual quem observa fica próximo de quem executa a atividade para coletar informações; � a entrevista, em que o entrevistador coleta informações de várias pessoas para conhecer opiniões diferentes; � o questionário, no qual o participante recebe uma lista de perguntas que devem ser respondidas por escrito a fim de criar um fundamento para o desenho do processo; � reunião de levantamento, em que os envolvidos no processo se reúnem para elaborar sua documentação. 3. Analisar criticamente o processo — diz respeito à identificação dos motivos de mau funcionamento do processo, como entradas e saídas não adequadas, problema de padronização das informações, atividades que não agregam valor, hipóteses de retrabalho, recursos pessoais ou materiais faltantes, sobrecarga ou ociosidade de trabalhadores envol- vidos, entre outros. 4. Identificar as partes interessadas (stakeholders) — visa identificar quem está envolvido de alguma forma com o processo e qual é seu tipo e o seu nível de envolvimento. 5. Identificar e selecionar as possibilidades de melhoria no processo — envolve questionamentos a respeito de atividades que podem ser adicionadas ao processo, atividades que podem desaparecer, atividades que podem se unir, atividades que podem ser executadas ao mesmo tempo no lugar de uma depois da outra, mudanças em fornecedores e clientes, alterações na forma de comunicação, mudança de sistema de informação, entre outros. 6. Projetar o novo processo (processo redesenhado — TO–BE ou como será) — o projeto deve conter a especificação e o detalha- mento do novo processo, incluindo os objetivos e indicadores de desempenho, as entradas e saídas, as atividades, o f luxograma re- desenhado e o plano de implantação. Esse projeto vai fundamentar 7Metodologia e técnica de modelagem de processos Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar o desenvolvimento de algum sistema específico, a capacitação e o treinamento da equipe envolvida, bem como fornece informações para os gestores de processo. A Figura 1 apresenta um esquema de redesenho. Figura 1. Esquema de redesenho. Elementos necessários para a efetivação do redesenho Davenport (1994) elenca alguns aspectos importantes que devem ser consi- derados para que o processo de redesenho tenha êxito: � as equipes internas envolvidas devem estar com tempo disponível; � as informações sobre o desempenho atual do processo devem ser fa- cilmente obtidas; � o processo redesenhado será aquele de maior impacto estratégico; � os gestores devem participar de forma efetiva; � deve haver apoio dos altos níveis da organização; � deve haver comunicação intensa durante o projeto de redesenho; � deve haver transparência na condução do trabalho pela equipe envolvida. Metodologia e técnica de modelagem de processos8 Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar O ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) é uma metodologia de gestão que proporciona a melhoria contínua dos processos por meio de planejamento e medição de re- sultados. Foi criado para tratar qualquer tipo de problema na administração ou na produção. Essa metodologia parte do princípio de que não existe equipe ou organização perfeita e que é preciso aprender com os erros, pois eles afetam diretamente o negócio. Para saber mais sobre o ciclo PDCA, acesse o link a seguir ou o código ao lado: https://goo.gl/J7Ae9z Implementação, implantação e normatização do novo processo A implementação e a implantação de processos são expressões que, apesar de parecidas, não se confundem. A implementação é a atividade de colocar o processo novo em funcionamento e em utilização. A implantação é apenas uma das partes da implementação, pois consiste em apresentar a nova rotina de trabalho para o usuário e marcar uma data para o início da utilização do novo processo. A implantação se refere ao início de algo novo, enquanto a implementação dá ideia de continuidade, isto é, de prosseguimento. Para que um processo organizacional tenha sucesso durante a sua imple- mentação, não basta somente implementá-lo, pois deve ser criada toda uma cultura de utilização para o novo processo. Pode ser que essa tarefa exija treinamento da equipe, leitura de manuais e reuniões, mas, como a utilização do novo processo é de interesse da organização,nada disso será em vão. A implementação do novo processo consiste na sua colocação em operação de forma definitiva. Mattos (2013) lembra que, para que a implementação ocorra com sucesso, todos os recursos necessários precisam estar disponibilizados e ter sido previamente testados para que, na data estipulada pela equipe envolvida, tudo ocorra conforme o planejado. Xavier e colaboradores (2017) explicam que a implementação de um novo processo organizacional envolve a elaboração de um plano, que servirá de base para as atividades. Esse plano precisa descrever a transição do processo antigo para o novo, de forma a garantir uma transição eficaz da situação atual da empresa, para a situação nova desejada. 9Metodologia e técnica de modelagem de processos Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Para que esse plano seja consistente, é necessário o seguinte: As metas devem ser estabelecidas ou revistas — devem ser definidas metas para o processo, para o pessoal e para as ferramentas envolvidas. Elas servem para trazer entendimento e motivação para os envolvidos nas atividades, pois representam uma visão do futuro da organização, depois da implementação do processo novo. Os riscos devem ser identificados — é preciso reconhecer os riscos associados à atividade de implementação do processo novo, pois podem gerar impacto de maneira geral. Riscos técnicos, excesso de informações a serem absorvidas em pouco tempo, falta de clareza nas atribuições e em alguma funcionalidade do processo novo são riscos a serem identificados. O treinamento da equipe deve ser planejado — é preciso avaliar a necessi- dade de treinamento da equipe envolvida, analisando as competências atuais dos integrantes da equipe e os papéis desempenhados na implementação do processo novo. É importante lembrar que cada processo é específico, o que significa que uma equipe treinada para a implementação de um processo pode necessitar de novos treinamentos quando forem feitas implementações de outros processos novos. A atuação dos gestores e da alta cúpula da empresa deve ser planejada — a atuação dos gestores e da alta cúpula da organização, no sentido de apoiar a implementação do processo, é de extrema importância. É de suma importância que a equipe gerencial especifique as atividades e os procedimentos necessários para que o processo mapeado pela equipe seja implementado efetivamente e executado de forma contínua. Segundo Mattos (2013), normalmente a implementação de um novo processo envolve alguns aspectos: � definição da forma utilizada para implantar a alternativa escolhida; � definição do processo de comunicação utilizado para preparar a orga- nização para as mudanças; � qualificação dos colaboradores envolvidos por meio de treinamentos; � elaboração de manuais de procedimentos, normas e demais diretrizes que forneçam suporte para as alterações definidas; � aquisição dos recursos e produtos de hardware e software necessários para o desempenho satisfatório do processo otimizado; Metodologia e técnica de modelagem de processos10 Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar � adequação, se preciso for, de instalações, máquinas e equipamentos para permitir a execução do processo; � teste do novo processo, medição e ajustes necessários, se houver; � implantação definitiva do novo processo, o que inclui escolher uma data definitiva para a desativação do processo em andamento e para a implantação do novo processo. A maneira como a equipe de operação desenvolve o trabalho e o resultado obtido devem ser monitorados e avaliados o tempo todo. Assim, possíveis ajustes podem ser feitos se forem identificados problemas durante a imple- mentação, visando garantir que o plano de implementação do processo seja efetivamente cumprido e que as metas traçadas sejam atingidas. Uma das partes do processo de implementação do novo processo organi- zacional é a implantação, cujo conceito faz referência à sua disponibilização para quem vai utilizá-lo. Visto que a implantação de um processo é a sua disponibilização para o seu usuário final, desativando totalmente o processo utilizado, temos que ela pode se dar de três maneiras (XAVIER et al., 2017): Substitutiva — é quando se desativa imediatamente o processo antigo, fazendo a substituição completa pelo processo novo. Apesar de ser muito prática, deve haver cuidado na sua aplicação, pois o processo novo precisa estar perfeita- mente elaborado e devem ser disponibilizados manuais e treinamento para a equipe envolvida. Paralela parcial — é quando se coloca em execução uma parte do processo novo em paralelo com a execução total do processo antigo. Paralela total — é quando são executados os dois processos, o antigo e o novo, em paralelo e com todas as suas funcionalidades. Como visto, a normatização é uma das etapas da implementação do novo processo, isto é, envolve a elaboração e a divulgação de regras e controles, que envolvem manuais, métodos e procedimentos, entre outros, para definir a forma como o novo processo será executado. O objetivo da normatização é padronizar as atividades, prevenir problemas e eliminar erros, garantindo as saídas esperadas do processo, como produtos, serviços ou informações desejadas e/ou aceitáveis. Portanto, a normatização estabelece padrões de uniformidade para assegurar qualidade, confiabilidade, segurança e eficiência na execução das atividades (PAIM et al., 2009). 11Metodologia e técnica de modelagem de processos Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar A normatização define padrões de métodos e procedimentos, elaborados pela própria organização, que regulam e controlam a execução das atividades dos seus processos em busca de qualidade. Diferentemente disso, a normalização define a aderência às normas estabelecidas por organizações externas, como a International Organization for Standardization (ISO), a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e o Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro). A normatização atua na definição dos métodos de controle do novo processo. Isso significa o estabelecimento de regras e procedimentos que irão definir a forma de execução das atividades no processo, como a ordem das atividades, as responsabilidades, os materiais, a quantidade consumida, entre outros. A documentação elaborada pela normatização deve ser clara e padronizada, de modo que os procedimentos sejam entendidos com facilidade e clareza, evitando confusão, interpretação incorreta, insatisfação da equipe e retrabalho. Para isso, apresentamos a seguir uma relação de boas práticas que servem de orientação para definir a documentação normativa de um novo processo: Padronizar os documentos — isso traz o foco para o conteúdo do documento, que deve estar escrito e apresentado em um formato padrão da organização. Identificar corretamente os documentos — títulos adequados aos processos facilitam a busca e identificação de procedimentos descritos. Escrever de forma clara e objetiva — informações simples e objetivas são mais fáceis de entender e ajudam na identificação correta das atividades do processo. Destacar informações relevantes — chama a atenção para itens importantes que devem receber mais atenção na execução das atividades. Metodologia e técnica de modelagem de processos12 Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Descrever todos os passos da atividade — permite o entendimento completo do assunto tratado no documento. Realizar controle de versão — manter um histórico de revisãoé importante para identificar quem realizou alguma alteração, quando realizou e os motivos que motivaram essa modificação. Deve-se sempre cuidar para disponibilizar a versão mais atualizada aos interessados. Por fim, depois de implantado o novo processo, é importante avaliar o esforço utilizado nessas atividades. Essa avaliação servirá como fundamento para novas implantações de processo, pois é por meio dela que a organização terá uma visão sobre as metas traçadas e efetivamente atingidas, bem como as áreas que precisarão de uma atenção maior dos gestores. ABPMP. BPM CBOK Guia para o gerenciamento de processos de negócio corpo comum de conhecimento. V3.0. [São Paulo]: ABPMP, 2013. CAMPOS, A. Modelagem de Processos com BPMN. 2. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2014. DAVENPORT, T. H. Reengenharia de processos: como inovar na empresa através da tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994. GUERRINI, F. et al. Modelagem da organização: uma visão integrada. Porto Alegre: Bookman, 2014. MATTOS, M. E. Processos organizacionais. São Paulo: Sol, 2013. PAVANI JUNIOR, O.; SCUCUGLIA, R. Mapeamento e gestão por processos — BPM: business process management. São Paulo: Makron Books, 2011. ROTONDARO, R. Identificação, análise e melhoria de processos críticos. In: LAURINDO, F.; ROTONDARO, R. Gestão integrada de processos e da tecnologia da informação. São Paulo: Atlas, 2006. XAVIER, C. M. S. et al. Gerenciamento de projetos de mapeamento e redesenho de processos: uma adaptação da metodologia basic methodware. Rio de Janeiro: Brasport, 2017. 13Metodologia e técnica de modelagem de processos Cliente Destacar Cliente Destacar Cliente Destacar Conteúdo: