apostila auxiliar administrativo 2

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
MÓDULO 2
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INTRODUÇÃO ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Neste módulo, você obterá noções de administração, suas principais 
funções e conhecerá os sistemas que integram esta área.
Rotinas administrativas compreendem todas as atividades 
relacionadas à área administrativa, tudo que está ligado ao 
funcionamento de uma empresa, suas funções básicas, técnicas 
administrativas e ferramentas que poderão ser utilizadas não só pelo 
auxiliar administrativo, como também, em qualquer atividade.
Mas o que é administração? 
É o ato de gerenciar pessoas e recursos a fim de alcançar objetivos 
definidos. 
A administração é uma área das ciências humanas responsável por 
administrar os recursos humanos e materiais de uma empresa. 
Refere-se a um conjunto de princípios, normas e funções, cujo objetivo 
é chegar a um determinado resultado.
O QUE SÃO ROTINAS ADMINISTRATIVAS?
3
É a função ou as funções que um profissional realiza dentro de uma 
empresa ou escritório, que podem ser as seguintes:
 
 Realizar entrega de materiais diversos; 
 Manter documentos e material organizados; 
 Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob 
orientação dos superiores;
 Controlar a entrega e a saída de materiais; 
 Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando 
orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras 
solicitações dos superiores; 
 Operar equipamentos diversos, tais como: copiadora, projetor 
multimídia, entre outros;
 Realizar e atender chamadas telefônicas; 
 Emitir notas fiscais, emitir contracheques dos funcionários.
ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
A palavra organização tem um sentido de preparação, de 
planejamento de uma atividade de acordo com um método de 
trabalho. Mas, organização também significa a forma como os dados 
e documentos são arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito 
importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados 
rapidamente sempre que forem necessários. Como se pode constatar, 
organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as 
tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. E a relação 
entre organização e ferramenta é muito forte. A organização é 
necessária em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa 
como no trabalho.
Não é de se estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas 
origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as 
informações nos devidos lugares. 
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No início do século XX muitas empresas estavam passando por vários 
problemas estruturais com relação à falta de organização e métodos 
que pudessem auxiliar no desempenho organizacional. Frederick Wins-
low Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, estudou es-
tratégias definindo tarefas e atividades que foram distribuídas entre 
as pessoas, de modo que aquelas experiências pudessem ser repeti-
das depois, servindo de modelo para a realização de outras. 
É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organiza-
ção racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo 
com o mínimo de tempo e de atividade. Para realizar um trabalho de 
qualidade reduzindo o tempo de execução das tarefas, é preciso pla-
nejar as atividades a serem desenvolvidas, aperfeiçoando as diversas 
rotinas, obtendo assim um maior rendimento. 
ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS 
Cada empresa possui uma cultura organizacional própria, ou seja, 
cada uma possui valores, crenças, virtudes e normas pré-definidas, 
apresentando também uma forma de gestão diferenciada. Administrar 
é traçar estratégias a fim de se chegar aos objetivos propostos, é 
orientar, coordenar os recursos humanos e materiais da organização, 
é dirigir e controlar, motivando os colaboradores que fazem parte de 
todo esse processo.
Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar são as funções que um administrador 
utiliza para dar um bom funcionamento dentro das empresas.
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EMPRESAS
OBJETIVOS
As Empresas possuem como principais objetivos: 
 A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou servi-
ço; 
 O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço; 
 A remuneração do material humano (funcionários, empregados, 
colaboradores). 
Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma empresa 
devem buscar o alcance dos três objetivos acima, de maneira eficiente 
e eficaz atendendo às expectativas de todos os envolvidos. 
 - Eficiência: Fazer certo as coisas (trabalho correto, sem erros e de 
boa qualidade) .
 - Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho realizado com o objetivo de 
se chegar ao resultado esperado).
CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS
Vejamos a seguir como as empresas podem ser classificadas:
1) Classificação quanto ao faturamento
CLASSIFICAÇÃO
Microempresa
Pequena empresa
Média empresa
Grande empresa
RECEITA OPERACIONAL BRUTA ANUAL OU RENDA ANUAL
Menor ou igual a R$ 360 mil
Maior que R$ 360 mil e menor ou igual a R$ 4,8 milhões
Maior que R$ 4,8 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões
Maior que R$ 300 milhões
Fonte: Banco Nacional De Desenvolvimento Econômico E Social (BndEs). Disponível em: 
https://www.bndes.gov.br/wps/portal/site/home/financiamento/guia/quem-pode-ser-cliente/ <Acesso em 
21/05/2020>
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�DESCRIÇÃO
Pertencem a uma pessoa ou a um grupo e atuam no sentido de produzir 
riqueza e gerar lucro, que é distribuído entre os sócios para seu uso 
particular. Um supermercado, por exemplo, investe uma parte do lucro na 
manutenção de sua estrutura e a outra parte vai para os donos e os seus 
sócios.
Criadas pelo governo com a participação de capital privado, para a 
realização de empreendimentos ou ações de interesse social. Por esse 
motivo, o lucro obtido pela atividade de uma empresa de economia mista 
deverá ser investido em ações que beneficiam o setor. Um exemplo é a 
Petrobras, que é a maior empresa brasileira de economia mista. Criada 
Originalmente para explorar o petróleo no subsolo brasileiro acabou se 
transformando em uma empresa de energia, lidando também com gás 
natural, fontes de energia alternativa e etc. Uma parte dela é pública e a outra 
pertence a acionistas.
Foram criadas por lei específica e com capital exclusivamente público para 
prestar serviços à comunidade. Podem ser municipais, quando ligadas à 
prefeitura; estaduais, quando pertencem ao Governo do Estado; federais, que 
pertencem e trabalham para o governo do país. Embora não possam ser 
deficitárias, tais empresas não têm por objetivo o lucro, mas sim cumprir 
aquilo que é estabelecido pelo poder municipal, estadual ou federal. 
Exemplo: Caixa Econômica Federal e as companhias Estaduais de água e 
esgoto.
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CLASSIFICAÇÃO
Microempresa
Pequena empresa
Média empresa
Grande empresa
INDÚSTRIA
até 19 pessoas ocupadas
de 20 a 99 pessoas ocupadas
de 100 a 499 pessoas ocupadas
500 pessoas ocupadas ou mais
COMÉRCIO E SERVIÇOS
até 9 pessoas ocupadas
de 10 a 49 pessoas ocupadas
de 50 a 99 pessoas ocupadas
100 pessoas ocupadas ou mais
Fonte: SEBRAE, Anuário do Trabalho na micro e pequena empresa, 2016. Disponível em: 
https://m.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/Anu%C3%A1rio%20do%20Trabalho%20nos%20Pequenos%20Neg%C3%B3cios%202016%20VF.pdf <Acesso em 22/05/2020>
Outro importante aspecto da formação das empresas diz respeito a 
sua organização jurídica, ou seja, os tipos de empresas, conforme 
mostra o quadro a seguir.
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TIPO DE ORGANIZAÇÃO 
JURÍDICA
Privada
Empresas de 
Economia Mista
Públicas
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Em alguns casos, as empresas públicas podem se organizar de forma muito 
especial. As autarquias, por exemplo, são entidades estatais autônomas, 
com patrimônio e receita próprios, criadas por lei para executar, de forma 
descentralizada, atividades típicas da administração pública. As autarquias 
são isentas de tributação. Exemplos: o INSS, as universidades federais e o 
Banco Central do Brasil.
Autarquias
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL (SENAC). Práticas administrativas em escritório. 
Rio de Janeiro: Senac Nacional, 2010. p. 45-6.
Para encerrar é possível destacar e exemplificar as seguintes 
classificações: 
 Por Setor: Comercial, Industrial, Rural, Prestação de Serviços; 
 Pela Forma Jurídica: Sociedade Limitada (Ltda.) Sociedade Anônima 
(S.A.)
 Pela Atividade Econômica: Setor Primário (recursos naturais); Setor 
Secundário (indústria); Setor Terciário (comércio); e prestação de 
serviços.
 Pela Titularidade de Capital: Pública; Privada; Mista.
FUNÇÕES BÁSICAS DAS EMPRESAS
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Segundo Fayol, as funções básicas da empresa são: 
 Administrativa: faz com que as operações da organização sejam 
integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, 
tendo uma influência sobre essas funções. 
 Técnica: Relacionadas com a produção de Bens, Produtos ou 
Serviços. 
 Comercial: relacionadas com as transações de compra, venda e 
permutação. 
 Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e gerência de 
capitais como o bom uso do capital. 
 Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de Bens e 
pessoas. 
 Contabilidade: Relacionadas com inventários, balanços, custos, 
registros e estatísticas. 
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS
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É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da 
empresa. As técnicas permitem criar uma padronização das rotinas 
executadas pela empresa facilitando e aprimorando as tarefas.
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MANUAIS DE INSTRUÇÕES X REGULAMENTOS
Os manuais de instruções servem para determinar procedimentos 
para a execução de um trabalho. São elaborados por setores 
específicos a que se referem e a sua leitura é obrigatória, para que se 
possa manter a padronização dos conceitos. Os regulamentos são 
importantes instrumentos para definir diretrizes na empresa, através 
do regulamento podemos conhecer as políticas da empresa e seu 
objetivo em geral. Os regulamentos são elaborados por líderes de 
departamento ou administração.
ORGANOGRAMA
É a representação hierárquica apresentada de forma gráfica dos 
setores e/ou departamento da empresa, no qual podemos visualizar a 
relação de mando e subordinação. No organograma, os setores ou 
departamentos da empresa são representados através da figura 
geométrica de um retângulo, as linhas cheias interligam as figuras, 
relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas 
representam órgãos de assessoria ou staff. 
Desenho representativo da estrutura organizacional de uma empresa ou de qualquer 
tipo de organização. Nele constam os cargos em seus respectivos níveis hierárquicos.
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Objetivos do Organograma
� Visualizar a estrutura funcional da empresa e sua hierarquia; 
 Delegar autoridades e responsabilidade; 
 Trajetória de comunicação. 
FLUXOGRAMA
O fluxograma apresenta o fluxo das rotinas do ambiente de trabalho. 
Permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem 
executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo 
passo a ser seguido. Os símbolos utilizados na elaboração do 
fluxograma são de caráter internacional, porém, isso não impede de 
ser alterado conforme a necessidade.
Objetivo do Fluxograma 
 Diminuir movimentos desnecessários; 
 Corrigir erros de processos; 
 Facilitar treinamento dos colaboradores; 
 Manter o controle de qualidade do trabalho. 
 
Símbolos Utilizados no Fluxograma
Fonte: NASCIMENTO, Amanda. Fluxograma De Processos Na Gestão Da Qualidade. Disponível em: 
https://hdrup.com/blog-gestao/fluxograma-de-processos-na-gestao-da-qualidade/ <Acesso em 30/06/2020>
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Exemplo de Fluxograma
O Fluxograma a seguir demonstra o funcionamento e a tomada de 
decisões de uma solicitação de vendas utilizando empréstimo 
financeiro.
CRONOGRAMA
O cronograma é uma ferramenta que planeja e controla atividades a 
serem executadas durante um período estimado e também seu prazo 
de execução. É muito utilizado para se levantar os custos de um 
empreendimento, possibilitando uma análise antes da aprovação final. 
Existem inúmeros modelos de cronograma. Ele organiza tarefas em 
um determinado tempo para chegar a um objetivo final. Para que essa 
ferramenta funcione perfeitamente é necessário saber elaborá-la e 
executá-la ao longo do processo.
O modelo a seguir está indicado no material complementar. Assista ao 
vídeo e aprenda a elaborar detalhadamente um organograma 
dinâmico.
https://www.youtube.com/watch?v=icX2zelz0jM
Fonte: Redação Indústria. Como Fazer um Fluxograma, 2014. Disponível em: 
https://industriahoje.com.br/como-fazer-um-fluxograma <Acesso em 30/06/2020>
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55 SOFTWARES DE GESTÃO
Existem muitos sistemas de gerenciamento que são capazes de 
integrar todos os departamentos da empresa, modelando e 
organizando os processos de forma a otimizar os resultados do 
empreendimento.
Nos dias atuais é impossível controlar manualmente os dados de uma 
organização e a tecnologia só favorece todo esse controle.
 A seguir, vejamos os principais softwares de gestão:
ERP — Enterprise Resource Planning5
O ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português, é um 
software de gestão que integra em um único sistema os dados de 
todos os setores da empresa. Ele serve para gerenciar todas as tarefas 
do negócio, desde a área administrativa até os processos 
operacionais. Com a integração dos setores, as tarefas podem ser 
automatizadas e a gestão facilitada. Para isso, o software é 
geralmente fornecido em formato de módulos, sendo cada um deles 
responsável por gerenciar um setor da empresa, tais como: comercial, 
financeiro, contábil, compras, fiscal, estoque, faturamento.
Existe um banco de dados único e os registros podem ser acessados 
e compartilhados de qualquer setor e o fluxo das tarefas pode transitar 
de um departamento para outro. Por exemplo, um produto vendido no 
comercial gera um processo que faz a separação do item no estoque.
O objetivo principal do ERP é organizar os dados da empresa sobre os 
clientes, funcionários, fornecedores, produtos e demais processos, e 
integrar essas informações. Essa integração permite a automação 
das tarefas e a geração de dados valiosos para a tomada de decisões.
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Sistema CRM — Customer Relationship Management5
CRM�é uma sigla em inglês para�Gestão do Relacionamento com o Cliente, e 
consiste em um conjunto de práticas e tecnologias que focam os 
esforços em aprimorar as interações com o público. Essa estratégia 
pode ser otimizada pelo�CRM�que é um software que armazena todas 
as informações sobre os clientes, como nome, endereço, contato, 
histórico de interações, produtos adquiridos e muito mais. Esse 
sistema faz com que a organização conheça melhor o perfil do cliente 
favorecendo assim um atendimento mais personalizado.
O�ERP�e o�CRM�são bem parecidos, porém o último é mais direcionado ao 
relacionamento com o público. Por exemplo, por meio de um�CRM	�você 
poderá:
 registrar e gerenciar as informações sobre clientes;
 compartilhar dados de usuários com sua equipe de vendas;
 conectar seus representantes;
 capturar as informações de contato de clientes;
 automatizar a interação com leads;
 obter dados gerenciais e insights para estratégias e tomada de 
decisões.
O�CRM�é um sistema que não sófacilita o relacionamento com o cliente, 
mas também ajuda a aprimorar essa interação, elevando o nível de 
satisfação dos consumidores em relação aos produtos e serviços 
fornecidos.
Gestão de Recursos Humanos5
Um�software de RH�auxilia na gestão de pessoas desde o processo de 
recrutamento de funcionários até a análise do desempenho dos 
colaboradores após contratados. Vejamos algumas funções desse 
sistema:
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� controle de frequência e pontualidade por meio do ponto eletrônico;
 acompanhamento de calendário;
 cálculo da folha de pagamento;
 e-Social;
 gestão da segurança do trabalho.
Dessa forma, as informações sobre os colaboradores são gerenciadas 
de modo mais eficiente, permitindo que a empresa implemente 
medidas de valorização e aperfeiçoamento da força de trabalho.
66 DESAFIOS NO AMBIENTE DE TRABALHO
As organizações enfrentam diversos desafios e cabe a gestão 
conseguir administrar todos os tipos de problemas.
Dentre os principais, citamos: 
 Falta de Comunicação; 
 Falta de Coordenação, entre os departamentos; 
 Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades; 
 Excesso de Burocracia; 
 Falta de Iniciativa e Criatividade; 
 Falta de Liderança.
Portanto, é necessário buscar no mercado técnicas que visem vencer 
tais problemas e melhorar a performance das equipes para superar 
alguns dos desafios da atualidade. 
Vejamos algumas dicas:
Padronize processos�- A padronização de processos também beneficia o 
trabalho em equipe, pois uma mesma atividade poderá ser realizada 
por vários colaboradores que saberão como devem executá-la — já 
que existirá uma forma padrão de realizá-la.
Defina projetos - A definição de projetos é importante para que se 
busque cumprir as rotinas traçadas, de modo que seja possível 
alcançar os resultados pretendidos dentro de um tempo programado.
Monitore o desempenho - Por meio do processo de monitoramento é 
possível ainda verificar ineficiências e problemas na execução de 
atividades, as quais podem ser alteradas, ampliadas ou divididas 
entre mais colegas de equipe.
Busque formas e ferramentas para melhorar seu trabalho - A adoção de 
ferramentas de trabalho, tais como: planilhas, agendas, notas, 
permite otimizar processos e procedimentos operacionais, 
melhorando o controle das atividades.
É necessário ressaltar que tais ferramentas não devem ser 
empregadas somente nos setores operacionais, mas também em 
toda a área de gestão. Isso porque grande parte dos problemas de 
desempenho decorre da dificuldade dos gestores em se organizar, 
o que acaba prejudicando funcionários cujas atividades dependem 
de suas aprovações.
 
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As organizações enfrentam diversos desafios e cabe a gestão 
conseguir administrar todos os tipos de problemas.
Dentre os principais, citamos: 
 Falta de Comunicação; 
 Falta de Coordenação, entre os departamentos; 
 Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades; 
 Excesso de Burocracia; 
 Falta de Iniciativa e Criatividade; 
 Falta de Liderança.
Portanto, é necessário buscar no mercado técnicas que visem vencer 
tais problemas e melhorar a performance das equipes para superar 
alguns dos desafios da atualidade. 
Vejamos algumas dicas:
Padronize processos�- A padronização de processos também beneficia o 
trabalho em equipe, pois uma mesma atividade poderá ser realizada 
por vários colaboradores que saberão como devem executá-la — já 
que existirá uma forma padrão de realizá-la.
Defina projetos - A definição de projetos é importante para que se 
busque cumprir as rotinas traçadas, de modo que seja possível 
alcançar os resultados pretendidos dentro de um tempo programado.
Monitore o desempenho - Por meio do processo de monitoramento é 
possível ainda verificar ineficiências e problemas na execução de 
atividades, as quais podem ser alteradas, ampliadas ou divididas 
entre mais colegas de equipe.
Busque formas e ferramentas para melhorar seu trabalho - A adoção de 
ferramentas de trabalho, tais como: planilhas, agendas, notas, 
permite otimizar processos e procedimentos operacionais, 
melhorando o controle das atividades.
É necessário ressaltar que tais ferramentas não devem ser 
empregadas somente nos setores operacionais, mas também em 
toda a área de gestão. Isso porque grande parte dos problemas de 
desempenho decorre da dificuldade dos gestores em se organizar, 
o que acaba prejudicando funcionários cujas atividades dependem 
de suas aprovações.
 
GLOSSÁRIO
A
Administrar - É dirigir uma organização utilizando técnicas de gestão 
para que ela alcance seus objetivos de forma eficiente, eficaz e com 
responsabilidade social e ambiental.
Administrativo - Que pertence à administração: decisão administrativa.
Auxiliar - Que auxilia, que presta ajuda; ajudante. Capaz de socorrer, 
acudir, prestar assistência.
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F
Faturamento – É a soma de todas as vendas, seja de produtos ou de 
serviços, que uma empresa realiza em um determinado período.
G
Gestão - Significa gerenciamento, administração, onde existe uma 
instituição, uma empresa, uma entidade social de pessoas, a ser 
gerida ou administrada.
H
Hierarquia - É o ordenamento dos poderes com um se reportando a 
outro de modo sucessivo. São estabelecidas as escalas ou 
gradações que definem, em ordem crescente ou decrescente, a 
distribuição dos elementos de acordo com os poderes ou 
conhecimentos obtidos e que permitem o indivíduo pertencer e/ou 
compartilhar com outros que estejam no mesmo patamar.
O 
Objetivo - É situação que se pretende alcançar, considerando um 
dado problema ou compromisso assumido.
P
Processos – 1. Ação continuada, realização contínua e prolongada de 
alguma atividade; seguimento, curso, decurso. 2. Sequência 
contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou 
que se reproduzem com certa regularidade; andamento, 
desenvolvimento, marcha.
S
Staff – 1. É o conjunto das pessoas que compõem o quadro de uma 
instituição, empresa etc.; pessoal. 2. Grupo de indivíduos que 
assessora um dirigente, um político etc..
Software - É uma sequência de instruções escritas para serem 
interpretadas por um computador com o objetivo de executar 
tarefas específicas. Também pode ser definido como os programas 
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que comandam o funcionamento de um computador.
V
Valores – são conjuntos de padrões éticos que norteiam a vida 
cotidiana da organização e a dos seus integrantes. Exemplos: 
integridade, honestidade, respeito e consideração pelos clientes, 
cooperação e apreço pelos colaboradores.
18
REFêRENCIAS
BASTOS et al.� Conceito e perspectivas de estudo das organizações. In: 
Psicologia, Organizações e Trabalho no Brasil.� Zanelli et ali (org.). Porto 
Alegre, Artmed, 2004.
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https://www.bndes.gov.br/wps/portal/site/home/financiamento/g
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BOFF, Leonardo.�Saber cuidar: ética do humano – compaixão pela terra.�18. ed. 
Petrópolis: Vozes, 2012.
HARRINGTON, H. J.�Aperfeiçoando processos organizacionais.�São Paulo: 
Makron Books, 1993.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru.� Introdução à administração.�8. ed. 
São Paulo: Atlas, 2011.
NADLER, David.� Arquitetura organizacional.�Rio de Janeiro: Campus, 
1994.
Procenge,� Softwares para Gestão de Processos.� Disponível em: 
https://blog.procenge.com.br/softwares-para-gestao-de-process
os/<Acesso em: 21 mai. 2020.> 
https://m.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/Anu%
C3%A1rio%20do%20Trabalho%20nos%20Pequenos%20Neg%C3%
B3cios%202016%20VF.pdf <Acesso em 22/05/2020>
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL (SENAC).�
Práticas administrativas em escritório.�Rio de Janeiro: Senac Nacional, 
2010.