Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Tecnologia da Informação Daniela Glaete Soares Lins Curso Técnico em Administração Educação a Distância 2021 Tecnologia da Informação Daniela Glaete Soares Lins Curso Técnico em Administração Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa Educação a Distância Recife 2.ed. | Jun. 2021 Catalogação e Normalização Hugo Cavalcanti (Crb-4 2129) Diagramação Jailson Miranda Coordenação Executiva George Bento Catunda Renata Marques de Otero Manoel Vanderley dos Santos Neto Coordenação Geral Maria de Araújo Medeiros Souza Maria de Lourdes Cordeiro Marques Secretaria Executiva de Educação Integral e Profissional Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa Gerência de Educação a distância Professor(es) Autor(es) Daniela Glaete Soares Lins Revisão Daniela Glaete Soares Lins Coordenação de Curso Letícia Alves Melo Coordenação Design Educacional Deisiane Gomes Bazante Design Educacional Ana Cristina do Amaral e Silva Jaeger Helisangela Maria Andrade Ferreira Izabela Pereira Cavalcanti Jailson Miranda Roberto de Freitas Morais Sobrinho Descrição de imagens Sunnye Rose Carlos Gomes Sumário Introdução .............................................................................................................................................. 4 1.Competência 01 | Conhecer a importância e os recursos da Tecnologia da Informação para uma organização ............................................................................................................................................ 6 1.1 Evolução da tecnologia da informação. ..................................................................................................... 7 1.2 Organização e TI ........................................................................................................................................ 15 1.3 Gestão da tecnologia da informação: o desempenho estratégico da informação e sistemas. ............... 17 1.4 Função da Gestão da Tecnologia da Informação e Sistemas ................................................................... 20 1.6 Modelo do Alinhamento Estratégico na Gestão de TI .............................................................................. 22 1.6. Resumo .................................................................................................................................................... 27 2.Competência 02 | Conhecer Sistemas de Informação Gerencial Corporativo ................................. 28 2.1. Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais ............................................................................... 31 2.2. Conhecendo o Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) .................................................................. 34 2.3 Vantagens e Desvantagens do ERP ........................................................................................................... 35 2.4 Implantação do sistema de ERP ................................................................................................................ 36 2.5. Módulos de um ERP ................................................................................................................................. 38 2.6 Resumo da Competência .......................................................................................................................... 39 3.Competência 03 | Conhecer Sistemas de Informações voltados para atividades específicas ......... 41 3.1 Customer Relationship Management (CRM) ............................................................................................ 41 3.2. Tipos de CRM (Customer Relationship Management) ............................................................................ 43 3.3 SCM – Supply Chain Management (Gestão da cadeia de Suprimentos) .................................................. 44 3.4 Conhecendo alguns sistemas específicos da área de logística ................................................................. 47 3.4.1 Electronic Data Interchange (EDI) – Intercâmbio Eletrônico de Dados................................................. 47 3.4.2 Warehouse Management System (WMS)– Sistema de Gerenciamento de Armazéns ........................ 48 3.4.3. MRP (Material Requeriment Planning (MRP) ....................................................................................... 49 3.5. Aplicativos ou APP ................................................................................................................................... 51 3.5.1 - Entendo como sãos os principais Apps............................................................................................... 53 Conclusão ............................................................................................................................................. 55 Referências ........................................................................................................................................... 56 Minicurrículo do Professor ................................................................................................................... 57 4 Introdução Seja bem-vindo (a), ao e-book da disciplina de Tecnologia da Informação. Este e-book apresentará conteúdos voltados à tecnologia da informação no contexto empresarial, sobretudo na área de gestão de negócio, apresentando conceitos e definições das ferramentas gerenciais utilizadas no dia a dia da organização, que hoje são indispensáveis. O seu objetivo é a ampliação do conhecimento, auxiliando no ensino-aprendizagem, contribuindo para formação do Técnico em Administração. O e-book está dividido em três competências, cada competência possui tema próprio, que se complementam ao discorrer da disciplina. A competência 01 - Conhecer a importância e os recursos da Tecnologia da Informação para uma organização traz uma breve explanação sobre o início da TI, sua evolução, as organizações e tecnologia de informação, ressaltando a importância da gestão de tecnologia da informação e o desenvolvimento estratégico. A competência 02 - Conhecer Sistemas de Informação Gerencial Corporativo apresentará conceitos e definições das principais ferramentas de sistema de informação gerencial utilizada no ambiente corporativo, demonstrando sua importância na eficiência e eficácia dos processos organizacionais. E por último, a competência 03 - Conhecer Sistemas de Informações voltados para atividades específicas, nela serão apresentados os principais modelos de sistemas operacionais de gestão, utilizados nas áreas específicas de cada organização. As competências estudadas, no e-book, proporcionarão ao estudante desenvolvimento das seguintes habilidades de aprendizagem: H1- identificar os principais tipos de recurso de ferramentas de gestão utilizado na organização; H2- Diferenciar os principais equipamentos de processo de dados (hardware e software); H3- Manusear ferramentas tecnológicas / aplicativos. Para prosseguirmos é importante que você conheça a definição sobre Tecnologia e Informação. A palavra tecnologia tem origem no grego "tekhne" que significa "técnica, arte, ofício" juntamente com o sufixo "logia" que significa "estudo". 5 Desde a década de 90, alguns autores como Fleury e Mattos, já conceituavam a tecnologia como um conjunto ou pacote de ideias que hoje pode ser processada por qualquer indivíduo a qualquer momento. Já, segundo VILHA (2009), ”a tecnologia é essencial nas estratégias de diferenciação, competitividadee crescimento do negócio”. Já a palavra informação provém do Latim “informare” in = “modelar” e formare = “formar”, ou seja, processar a informação, dar forma. Hoje podemos perceber que com o avanço de procedimento e recurso tecnológico a informação é processada de várias maneiras, mais rápida, em tempo real. Para acompanhar tais mudanças as empresas necessitam do uso de TI’s (Tecnologia da Informação), fazendo uso das ferramentas de gestão gerencial para se manterem atualizadas no mercado. Portanto, a proposta da nossa disciplina é justamente essa, mostrar a importância da tecnologia da informação, apresentando as principais ferramentas de gestão que são trabalhadas no ambiente empresarial. Vamos aprender! Dicas para maior aproveitamento da disciplina • Leia atentamente cada competência; • Assista ao videoaula; • Procure realizar todas as atividades; • Fique atento aos prazos; • Se houver dúvidas, fale com professor formador. Competência 01 6 1.Competência 01 | Conhecer a importância e os recursos da Tecnologia da Informação para uma organização Seja bem-vindo(a) a competência 01 da disciplina Tecnologia da Informação São objetivos desta competência: • Apresentar os conceitos e definições da Tecnologia da Informação (TI); • Demonstrar as principais etapas do processo evolutivo da Tecnologia da Informação; • Definir Dados, sistema, informação e Gestão estratégica da TI. Vivemos em um mundo totalmente conectado, onde as informações são processadas em tempo real e em segundos. Sendo assim, o uso dessas tecnologias, seja no ambiente familiar ou no ambiente empresarial, tornou-se indispensável. Mas nem sempre foi dessa maneira, os recursos eram limitados e as formas de comunicação não eram realizadas de maneira tão rápida como é hoje. As máquinas de datilografia foram substituídas por computadores domésticos, as cartas dos correios viraram e-mails e o telefone convencional praticamente substituído por celulares (telefonia Móvel), consequência do avanço e do progresso na área da ciência e tecnologia. Para entendermos tais cenários atuais se faz necessário um salto no passado, na história da TI. Segundo, Laudon (2010), “Tecnologia da Informação é o conjunto de atividades e soluções que atrelados a procedimentos computacionais permite a obtenção, o armazenamento, a proteção, o processamento de dados que são utilizados para o gerenciamento da informação no ambiente empresarial”. Logo, podemos concluir, que: TI = HARDWARE (parte física do computador) + SOFTWARE (sistema de processamento de dados) De acordo com Laudon (2010), podemos dizer que a Tecnologia da informação ou TIC’S são conjuntos de soluções compostos, essencialmente, por uma combinação de equipamentos conhecidos (hardware e software): Competência 01 7 Hardware (PCs, notebooks, servidores, tablets, smartphones, equipamentos de redes (como roteadores e switches), impressoras, leitores de códigos de barra, entre outros;) Software (sistemas operacionais, aplicativos (programas), protocolos de comunicação, antivírus, soluções de ERP, certificados digitais, entre outras). Agora que conhecemos o conceito da Tecnologia da Informação, vamos partir da origem, porque é conhecendo a sua evolução histórica que podemos compreender o quanto essa ferramenta é necessária atualmente nas empresas, e perceber como os sistemas atuais são modificados, desenvolvidos e aplicados. 1.1 Evolução da tecnologia da informação. A evolução da tecnologia da informação pode ser compreendida através de quatro eras ou períodos. Segundo Keen (1996 pág. 25): • Era do processamento de dados; • Era dos sistemas de informação; • Era da inovação e vantagem competitiva; • Era da integração e reestruturação. Essas eras foram evoluindo ao longo dos anos, contribuindo para o cenário empresarial atual. A Primeira era conhecida como Processo de Dados, surgiu por volta de 1960 e se estendeu por 1970, nela, os computadores começaram a ganhar espaço e se tornarem indispensáveis para grandes e médias empresas. Porém, eram limitados quanto às suas aplicações e processamentos. Ou seja, os avanços da informática eram puxados pelo hardware como melhorias no custo, velocidade dos equipamentos e as aplicações, no qual este último era construído “do zero”, pois não existiam empresas dedicadas ao desenvolvimento de pacotes (sistemas/software). Por volta de 1970, as linhas telefônicas de voz passaram a permitir o acesso a terminais remotos de computadores e as telecomunicações se tornam uma base tecnológica, levando as empresas à automatização das atividades burocráticas. https://www.infowester.com/hubswitchrouter.php https://www.infowester.com/erp.php https://www.infowester.com/assincertdigital.php https://pt.wikipedia.org/wiki/Empresa https://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema Competência 01 8 Em algumas empresas, já havia a disponibilidade de um setor responsável por processar as informações para os demais setores. Conhecidas com CPD’S. (Centro de Processamento de Dados) responsáveis pelo tratamento das informações, onde o acesso a esse volume de dados era realizado por relatórios gerados pelo sistema ou terminais ligados ao computador central. Porém, havia resistência por parte de usuários ao novo sistema e centralização das operações. Para entendermos um pouco mais sobre essa “era”, é importante você saber o que é processador, dados e informação. Segundo MATTOS (2005), “Processador é o dispositivo responsável pela transformação de dados de entrada (input) em dados de saída (output)”. Por exemplo, ao realizamos qualquer atividade no computador, seja uma simples conta de somar numa planilha, ou texto, esses vão para um processador (CPU- Central de processing unit) que é a memória do computador, onde ficarão armazenados os dados. O nosso cérebro também tem essa função de armazenar toda e qualquer informação e processá-la através da informação, dados e conhecimento. Agora que conhecemos o conceito de processador, vamos aprender sobre dados e informação. De acordo com Turban, McLean e Wetherbe (2004), “Dados são coleções de fatos, valores e estatísticas”. Desta forma, pode ser mensurado. Já Rebouças (2010, p. 24) afirma que “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz à compreensão de determinado fato ou situação”. Para Rezende (2015), “Dados são registros soltos, aleatórios, sem qualquer análise”. Entretanto, comparado às definições de outros autores, podemos perceber que um dado constitui a matéria-prima da informação, ou seja, a informação ainda não foi embasada ou confirmada para apresentar relevância. “Eles representam um ou mais significados de um sistema que isoladamente não pode transmitir uma mensagem ou representar algum conhecimento” (Silva, 2007). Ou seja, toda informação parte de um dado que será processado e posteriormente transformado em conhecimento. Vejamos um exemplo simples comum no seu dia a dia: Quando você se inscreveu neste curso, precisou repassar algumas informações sobre você (Id, Cpf, endereço) isso são dados que foram coletados e, através deles, é que serão processadas as informações sobre você. Competência 01 9 Exemplo de dados utilizados no nosso dia a dia: um questionário no Google forms, uma planilha no Excel etc..) Como podemos observar, existe uma relação entre dados, informação e conhecimento bastante conhecida, como pode ser vista na figura 01- (Processamento de dados) a seguir. Figura 01 – Processamento de dados. Fonte: o autor (2020) Descrição: pirâmide de cor azul dividida em três níveis que representam a forma como o processamento de dados ocorre na base da pirâmide, no ponto mais baixo estão os dados, cuja explicação estáao lado direito, com a informação seguinte: registros soltos, aleatórios, sem quaisquer análises. No mais baixo, no meio, está a informação que significa estruturação ou organização de dados e informa que certos dados já foram tratados e, por fim, no nível acima, encontra-se o conhecimento que representa o conjunto de informações interligadas e logicamente relacionadas, que são utilizadas para responder questões da empresa. Como vimos na era anterior, a ênfase, no avanço tecnológico, se deu a partir dos processadores de dados, criação de CPU, áreas de CPD´S (Centro de Processamento de Dados) e introdução da telefonia. Vamos adentrar na era do sistema de informação. No final da década de 70, as transformações tecnológicas contribuíram para uma nova forma de transformar dados em informações, melhorando e adaptando de acordo com a necessidade da empresa. Com o passar do tempo, houve a necessidade de resolver problemas operacionais com maior eficiência e eficácia, as organizações perceberam que, além de um processador de dado, era CONHECIMENTO INFORMAÇÃO DADOS Conjunto de informações Interligadas e logicamente Relacionadas. Estruturação Ou organização de dados. Registros soltos, aleatórios, sem qualquer análise. Competência 01 10 necessário investir em inteligência computacional, ou seja, não bastavam aplicação e desenvolvimento de hardwares e softwares básicos, precisava de um sistema mais completo e ágil. Faz-se necessária a criação de um terminal mais flexível permitindo o computador processar tarefas simultâneas com vários usuários. Desta forma, começaram a ser introduzidos nas empresas os pacotes de software que combinado ao terminal (CPU) flexível desencadeou uma série de inovação que passou a ser conhecida como “sistema de apoio a decisão”, que mais a frente passa a ser conhecida como sistemas gerenciadores de banco de dados (SGBDs), onde as informações passam a ser organizadas de uma maneira mais eficaz, evitando duplicidade e facilitando a informação. Com isso, os CPDs (Centro de Processamento de Dados) se transformam em bibliotecas de informação. A utilização do sistema de informação eficaz proporcionará para empresa: 1. Expansão para outros lugares; 2. Oferta de novos produtos e serviços; 3. Reorganização do fluxo de tarefas e trabalho; 4. Transformação do modo de conduzir um negócio. Para que possamos entender melhor o funcionamento de um sistema de informação, observe a figura 02 – (funções de um sistema de informação), a seguir: “A maior evolução técnica dessa época foi a passagem do processamento de transações para o gerenciamento de banco de dados." (KEEN, 1996). Competência 01 11 Figura 02 – Função de Sistema de Informação Fonte: adaptado LAUDON (2010, P 8) Descrição: A figura representa a função do sistema de informação, apresentada através de dois quadrados maiores, um dentro do outro, nas cores cinza e rosa. O quadrado cinza representa o ambiente externo contendo as variáveis (clientes, concorrentes, agência reguladoras, fornecedores e acionistas). Todos com setas indicadoras apontadas para o ambiente interno, demonstrado pelo quadrado menor na cor rosa, que corresponde ao sistema de informação. Iremos encontrar um quadrado menor na cor azul com o nome entrada ( input ), ligado ao quadrado na cor verde, que representa a função do sistema ( planejar, classificar, organizar e calcular), que por sua vez encontra-se ligado a uma seta, ao último quadrado na cor azul que representa a saída (output ). Abaixo desse quadrado azul de saída tem uma seta que retorna ao quadro da entrada, representando o feedback de um processo de informação. Como podemos observar, na figura 2, um sistema de informação é composto por entrada (input) e saída (output), toda informação é processada e redistribuída para os setores, facilitando no processo de tomada de decisão da empresa. Para MATTOS (2010, P.1), um sistema é constituído de dois elementos: uma coleção de objetos, por um lado, e uma relação lógica entre eles, por outro. Esses elementos físicos e lógicos fazem com que o sistema se comporte como organismo. AMBIENTE CLIENTES FORNECEDORES ORGANIZAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO PROCESSAR CLASSIFICAR ORGANIZAR CALCULAR ENTRADA INPUT SAÍDA OUTPUT FEEDBACK AGÊNCIAS REGULADORAS ACIONISTAS CONCORRENTES Competência 01 12 Tomemos como exemplo, um sistema bancário ou até mesmo um sistema solar, ambos são constituídos de (objeto) e (relação lógica). No caso do sistema bancário o objeto seria o próprio banco e a relação lógica seriam as regras e lei específica do setor. Já no Sistema Solar, teríamos o sol e os planetas como objetos, e as leis gravitacionais de Newton como relação lógica. Assim, como os sistemas bancário e solar são constituídos de (objeto) e (relação lógica), o sistema de informação empresarial é constituído por uma série de emissores e receptores conectados por canais de comunicação (objeto) por onde passa a informação (dados) relacionada com o funcionamento da empresa (relação lógica). Segundo Laudon (2010), um sistema de informação (SI) pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação, desta forma facilitando no planejamento, controle e análise do processo decisório da empresa. O sistema de informação transforma a informação utilizável, auxiliando no fluxo de trabalho da empresa e contribuindo na tomada de decisão da mesma com o apoio da gestão e da coordenação nas resoluções de problemas os quais são mediados por meio de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída. • Entrada (ou input) envolve a captação ou coletas de dados/ fontes dentro do ambiente interno ou externo, tais como: registros, codificação, classificação e edição. Ou seja, tudo que você armazena dentro do seu software é considerado entrada (input). • Processamento envolve a conversão da entrada de forma mais útil e apropriada. Ou seja, durante o processamento os dados são analisados, manipulados através de cálculos, são feitas comparações, resumos e classificações, fazendo com que a informação seja processada da melhor maneira possível, proporcionando maior eficiência e eficácia na saída. • Saída (output) envolve a transferência da informação processada às pessoas ou atividade que irão usar. Competência 01 13 Observação: a saída do sistema de informação assume várias formas seja através de um relatório impresso, apresentação gráfica, vídeos ou planilhas. Portanto, os sistemas de informação são essenciais no ambiente de trabalho. Pois, ajudam as pessoas a se organizarem e a otimizarem os problemas da empresa, buscando visualizar as ocorrências, criar novos produtos e tomar decisões, para que estas ações contribuam na coordenação e controle da situação. Com os avanços da tecnologia na criação e desenvolvimento de mecanismo físico (hardware) e processadores mais rápidos (software) em 1980, impulsionado pela evolução do mercado, surge a terceira “era”, que ficou conhecida como “A era da inovação e vantagem competitiva”. Um período marcado por inovações e mudanças na área de tecnologia, voltadas para escritórios e microprocessadores. Assim, as atenções se voltavam para o mercado em busca de novas estratégicas com base nas tecnologias de TI. Em 1981, começa a era da difusão do computador com a Apple e com a IBM, que cria o Computador Pessoal (PC) que se tornou o nome genérico dos microcomputadores, cuja clonagem foi praticada em escala maciça, em especial na Ásia. Embora, os primeiros computadores digitais tenham sido destinados às pesquisas militaresque logo notaram que seriam de grande utilidade nas empresas, sendo a IBM uma das pioneiras no desenvolvimento de máquinas específicas para o uso nas empresas. Mesmo com todos os avanços da época e com as redes locais, os computadores ainda eram incompatíveis entre si, dificultando assim a integração dos sistemas e a maior flexibilidade. A busca pela descentralização se torna mais forte, a necessidade de construir um sistema que fosse mais rápido e interagisse com os diferentes fatores organizacionais, foram os que contribuíram para a quarta era da tecnologia da informação “A era da integração e reestruturação do negócio”. Iniciada na década 1990, com a utilização de sistemas abertos e a integração dos setores através de Interface, a tecnologia flexibilizou e facilitou a troca e o acesso às informações otimizando Você sabia? Os principais computadores lançados foram da linha /360, na década de 1960, O modelo G6 da linha /360 lançado 2003 e a Apple -1. Competência 01 14 o funcionamento da empresa. Esse recurso de interface de sistema utilizado ficou conhecido com EDI (electronic data interchange ou troca eletrônica de dados), comumente utilizado na área de logística e vendas. Mais você sabe o que é uma Interface? Segundo (LEAL, Ferreira 2008 p.2) “Interface é o diálogo entre o usuário e o programa estabelecendo uma comunicação”. Ou seja, é o modo como ocorre a comunicação entre duas partes diferentes e que não estão diretamente conectadas (partes mecânicas ou humanas). As interfaces atuais têm como objetivo proporcionar a interação possivelmente “amigável” entre a pessoa e o computador. Devem ser fáceis de usar, fornecendo sequências simples e consistentes de interação, que mostre de modo claro as alternativas disponíveis a cada passo, sem confundir o usuário nem o deixar inseguro; devem permitir que o usuário fique fixado no problema que ele deseja resolver. Entre os elementos das interfaces, utilizam-se mais comumente as janelas (Windows), barra de título e os chamados widgets (campos de textos, caixa de alertas, ícones e alguns controles.). No contexto geral, podemos perceber que cada era relacionada com a tecnologia da informação está diretamente condicionada ao cenário de mercado da época, onde o fator predominante de cada era resulta na necessidade organizacional. Observe a Tabela 01- (Evolução da tecnologia da informação) DÉCADA ÊNFASE TI’S E METODOLOGIA DESENVOLVIDAS 1970-1980 Produtividade Planilha Excel , automação no trabalho 1980-1990 Qualidade Sistemas de EDI, controles logísticos , Automação nos processos e EDI 1990- 2000 Serviço Criação do ERP, Ferramentas de gestão de vendas CRM, SCM com foco na integração do negócio 2000-2010 Inovação Criação de e-commerce, utilização de marketing digital e mídias digitais Competência 01 15 2010- 2020 Design Focos de soluções para clientes, criação de aplicativos , Uber, ifood etc. Tabela 01 - Evolução da tecnologia da informação Fonte: o autor Descrição: O desenho acima constitui uma tabela que representa a escala evolutiva dos anos da evolução da tecnologia no contexto mundial. O primeiro quadrado, na cor rosa, refere-se ao ano de 1970 que se estende a 1980, a ênfase organizacional está na produtividade, com a Tecnologia da informação voltada para planilhas de Excel e a automação no trabalho; o segundo quadrado, na cor laranja, representa o ano de 1980 que vai até 1990, época em que a ênfase organizacional estava direcionada especificamente na qualidade dos processos, no desenvolvimento de automação e programas EDI; o terceiro quadrado, na cor cinza, representa o ano de 1990 estendendo-se ao ano 2000, neles a ênfase organizacional está relacionada aos serviços , a criação de ERP e CRM ( ferramentas de gestão) com foco no cliente; o quinto quadrado, na cor azul, representa os anos 2000-2010, em que a ênfase organizacional está na inovação e no desenvolvimento de plataforma de vendas ( e-commerce), e utilização de mídias digitais, de data Driven; e o último quadrado da tabela, na cor lilás , representa o ano de 2010 que segue até 2020, estes a ênfase organizacional refere-se ao design, desenvolvendo soluções para os clientes através de aplicativos com Uber e Ifood. 1.2 Organização e TI Como podemos observar no tópico anterior, as organizações moldam os sistemas de informação de várias formas, para se adaptarem a realidade do mercado. Não devemos esquecer que as empresas são organizações formais constituídas em unidades especializadas, com uma divisão nítida de mão de obra (especializada e treinada) para exercer diferentes funções, dentro da organização, tais como vendas, recursos humanos, produção, logística, marketing e finanças, que juntas fazem parte de um sistema (sistema empresarial). Da mesma forma que organizações são hierárquicas e estruturadas, os colaboradores de uma empresa são dispostos em níveis crescentes de autoridade, respondendo por alguém acima dele e executando tarefa referente à sua responsabilidade. O sistema de informação é incorporado, alimentado e distribuído, conforme a interface do seu setor. O exemplo disso, podemos citar o simples preenchimento de um pedido de compras ou a correção de uma fatura. Vale ressaltar que, cada organização tem sua cultura específica, valores e formas de realizar as tarefas, aceitas pela maioria dos membros da empresa. Por outro lado, diferentes níveis e diferentes especialidades, de uma organização criam interesses e pontos de vistas, que podem gerar conflitos entre si. Desses conflitos, políticas e eventuais compromissos surgem à necessidade do sistema de informação, que veio para resolver problemas criados pelos fatores internos e externos. Podemos verificar os componentes da organização do sistema na Figura 03- organização do sistema. Competência 01 16 Figura 03 – Organização de Sistema de Informação Fonte: adaptado LAUDON (2010, P 5) Descrição: A figura acima representa a organização do sistema composta por retângulo, na cor rosa, representando o ambiente externo e dois círculos. O círculo menor (central), na cor cinza, representa o sistema de informação (TI) e o círculo maior dividido em partes, na cor verde, (tecnologia), na cor azul, (Pessoas), e na cor rosa, (organizações). Ambos são interligados. Como observado na Figura 03- Os componentes essenciais na organização do sistema de informação. São compostos por: • Pessoas: que são peças chaves no andamento dos processos organizacionais, fazendo uso do sistema de informação para produzir suas atividades, através da interação da interface- usuário (o meio pelo qual o usuário se comunica com o sistema para realizar tarefa), com as quais serão capazes de interagir, utilizando como ferramenta relatórios, terminais de vídeos, demonstrativos de planilhas e entre outros. Proporcionando maior eficiência na produtividade dos processos. • Tecnologia: é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para o uso das pessoas (LAUDON, 2004). Associado ao sistema computacional gera o sistema de informação com tecnologia de computação conhecida e utilizada por nós, até hoje. Ela é formada por Hardware do computador, software do computador, tecnologia de armazenamento e Internet. Os efeitos da globalização e o crescimento de novas tecnologias transformam os interesses da sociedade no ramo empresarial direcionado a atenção de mapeamento e controle de Organizações Tecnologia Pessoas TI AMBIENTE EXTERNO Competência 01 17 dados de informação. Faz-se necessária a utilização de mecanismos tecnológicos encarregados de gerir a informação com maior eficiência, auxiliando no processo de tomada de decisão. Desta maneira, nunca foi tão importante a utilização da gestão da tecnologia da informação no desempenhoorganizacional da informação do sistema, conforme veremos no tópico a seguir: 1.3 Gestão da tecnologia da informação: o desempenho estratégico da informação e sistemas. A tecnologia tornou-se cada vez mais indispensável para a organização, uma vez que a mesma tem sido a mola propulsora motivadora das principais transformações e consolidações das atividades empresariais no mercado competitivo. Por esse motivo, integrar aspectos tecnológicos a gestão de negócio “Tornou-se sinônimo de sobrevivência com foco nas atividades para a projeção ao longo prazo”. (MORAES, Filho, 2004). O acesso à informação de qualidade é essencial para a eficácia de uma organização. As organizações modernas não funcionam sem informações; necessitam de sistemas capazes de tratar suas informações de maneira sistemática e automatizada. Hoje, o mercado de tecnologia de informação constitui um dos motores da economia mundial. Soma-se a esse fato o desenvolvimento da internet. Esse cenário estimulou a criação e o desenvolvimento da Gestão da Tecnologia de Informação, que representa o avanço das organizações em respostas a essas transformações no cenário do mercado. Para entendermos a complexidade que envolve a questão da Gestão TI no ambiente organizacional, faz-se necessária à compreensão do conceito de Gestão e Tecnologia da informação. O detalhamento desses conceitos permitirá maior entendimento a respeito dos impactos da TI no ambiente organizacional, trazendo mais transparência a dimensão das tecnologias e sua importância nos negócios. Mais você sabe o que Gestão? De acordo com o dicionário Houaiss da língua portuguesa (Houaiss; Villar, 2010), “Gestão é o ato ou efeito de agir, exercer gerência sobre alguma coisa, administrar, dirigir, cuidar, executar e/ ou praticar”. Competência 01 18 Para Rodrigues (2010), “é a forma que os relacionamentos entre pessoas e organização acontecem, na busca de um objetivo comum”. Como podemos perceber na visão dos autores, a gestão nada mais é do que o ato de administrar ou gerenciar processos, procedimentos e pessoas dentro de uma organização, podendo fazer uso de ferramentas para tal. Já a Tecnologia da Informação, conforme conceituado e explicado em tópicos anteriores, é o conjunto de recursos tecnológicos que faz parte do processo de disseminação da informação através de recursos de hardware, softwares, bancos de dados, entre outros. Agora que você já sabe o conceito de Gestão e TI será capaz de responder a essa pergunta: Segundo LAUDON (2010, p.14) “é a gestão de um conjunto de componentes inter- relacionados, desenvolvidos para coletar, processar, armazenar, distribuir informação, que facilite a coordenação, o controle, a análise, a visualização e o processo decisório”. Trata-se da administração de recursos tecnológicos utilizados no processo de tratamento da informação de uma instituição ou organização. Composta por: • Coleta • Armazenamento • Processamento • Seleção • Comparação • Distribuição • Avaliação Estes são utilizados com o objetivo de distribuir e avaliar os dados, convertendo em informações úteis para o processo de tomada de decisão, tornando a Gestão TI uma estratégia de negócio. O que é Gestão de tecnologia da informação? Competência 01 19 A Gestão de tecnologia da Informação usa uma série de métodos, modelos, processos, técnicas e ferramentas que irão auxiliar a organização no alcance dos seus objetivos estratégicos, indo além da técnica, envolvendo pessoas, processos e tecnologia. Como demonstrado na figura 04.- Relação da Gestão TI. Figura 04 – Relação da gestão TI Fonte: o autor Descrição: A figura apresentada envolve três círculos com cores distintas que representam a relação dos elementos utilizados na gestão estratégica da TI. O círculo na cor verde, com a figura de um computador, representa a tecnologia; o círculo na cor rosa, com a figura de dois bonecos em uma engrenagem, representa os processos. E por último, o círculo na cor laranja, representado pela figura de pessoas em volta a uma mesa de reunião, refere-se a pessoas. A gestão de tecnologia da informação engloba várias áreas da organização, e seu uso dependerá do modelo gestão na qual a organização encontra-se submetido. Sendo possível, será aplicado na Gestão de Recurso TI, Gestão de Serviços TI, Gestão de Demanda TI, Gestão de Projetos TI e Gestão de Riscos TI. Pessoas Processos Tecnologia Competência 01 20 1.4 Função da Gestão da Tecnologia da Informação e Sistemas O processo de Gestão da TI desempenha uma série de funções que são necessárias para o andamento e funcionamento da organização. Nenhum sistema sozinho rege todas as atividades de uma empresa inteira. As empresas têm diferentes tipos de sistemas de informação que são necessários para enfocar diferentes níveis de problemas e funções da organização. Esses sistemas atuam em diferentes níveis da organização, dando apoio e suporte com funções específicas de responsabilidade de cada sistema, podendo também servir de diferentes níveis, como sistemas em nível estratégico que ajudam no plano da gerência; sistemas para gerências intermediárias que ajudam no controle das atividades diárias das organizações; sistemas de conhecimento que auxiliam os engenheiros e funcionários do escritório; e por último, sistemas operacionais que são usados em produção e expedição. Sendo assim, os sistemas podem ser classificados de acordo com o tipo de problema organizacional. Isso corresponde ao nível que o sistema serve na organização, portanto, eles são classificados em: • Sistemas de nível estratégico Segundo Laudon (2010, p 27) “é o sistema responsável por resolver problemas a nível global”. Sendo assim, responsável de tratar questões tais como: objetivos organizacionais, escolha de produtos, tipos de serviços, entre outros. Faz parte da função da Gestão. • Sistemas de nível tático Segundo Laudon (2010, p 27) “é o sistema apropriado em resolver problemas específicos e serve como suporte para nível tático”. Esse sistema é usado na maioria das vezes em aplicações, tais como acompanhamento de vendas para ver se as metas anuais ou mensais foram atingidas. • Sistemas operacionais Segundo Laudon (2010, p 27) “são aqueles sistemas utilizados para resolver problemas relacionados à operação, serviços e produção”. Exemplo: SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor) Competência 01 21 Cada gestão desempenhada de um sistema tem determinada função: 1. Manter o desenvolvimento do serviço; 2. Promover a transformação digital da empresa; 3. Manter a satisfação dos usuários e clientes; 4. Desenvolver Gestão de equipe de TI 5. Dar suporte aos processos organizacionais; 6. Alinhar o uso da TI aos objetivos estratégicos da empresa. No contexto geral as funções da Gestão de TI desenvolvem papéis significativos que auxiliam na eficiência e eficácia do processo organizacional, contribuindo para o alcance dos objetivos da empresa, caminhado para inovação de acordo com a evolução do mercado. A Gestão de TI traz alguns benefícios que são importantes para os processos organizacionais representados na Figura 04.- os benefícios da Gestão TI Figura 04.- Os benefícios da Gestão TI Fonte: o autor Descrição: a figura representa os benefícios da gestão de TI representada por três retângulos, um abaixo do outro na vertical. O primeiro retângulo, na cor rosa, representa o primeiro objetivo “aumento da produtividade”; o segundo retângulo, na cor cinza, representa o objetivo “informações assertivas”; o terceiro retângulo, na cor marrom, representa os objetivos “vantagens competitivas”. Cada gestão de TI possui objetivos distintos, como: Aumento da Produtividade tem o objetivo de auxiliarno gerenciamento da tecnologia de informação de uma empresa, fazendo com que ela seja mais produtiva, eliminando desvios nos processos e excluindo tarefas repetitivas; Informações Assertivas objetiva fazer a integração do sistema, possibilitando o maior controle das Aumento da Produtividade Informações Assertivas Vantagens Competitivas Competência 01 22 informações e facilitando no processo de centralização ao acesso das informações, na tomada de decisão da empresa; e, a Vantagem Competitiva desenvolve, assume o papel estratégico, atuando como fonte de vantagens, pois é capaz de transformar o negócio através das soluções de tecnologia. 1.6 Modelo do Alinhamento Estratégico na Gestão de TI Antes de iniciarmos falando sobre os modelos de alinhamento estratégico, devemos conceituar o que é uma estratégia de negócio, porque ela é bastante importante para os objetivos organizacionais. Tomemos como exemplo um aparelho celular, se voltarmos 10 anos, iremos perceber o quanto esse produto evoluiu em relação ao design, as funções, a operacionalização, entre outros detalhes. Concorda comigo? Pois bem, essas mudanças valem-se das estratégias adotadas pelas empresas, com o objetivo de conquistar os clientes e se manter no mercado. Com relação a essa explanação o que você entendeu sobre estratégia? Segundo Kotler (2016, p. 48) “é a lógica pela qual a unidade de negócios espera atingir seus objetivos”. Ou seja, é a forma como as empresas pretendem cumprir seus objetivos de acordo com planejamento, implementação e controle. Cada organização irá fazer uso da Tecnologia da Informação como estratégias de diferencial competitivo, para alcance dos objetivos. Na década de 90, autores como HENDERSON & VENKATRAMAN, desenvolveram um estudo baseado no modelo que destaca e analisa a importância da estratégia no papel desempenhado pela TI dentro das organizações. Esse modelo ficou conhecido como “modelo de alinhamento estratégico”, cujo estudo baseia-se nos fatores internos e externos de uma organização, que pode direcionar as estratégias de TI de acordo com as tendências de mercado e avanço tecnológico. Portanto, de acordo com esse modelo para planejar a TI de uma organização, é necessário considerar os fatores externos (tecnologia e ciência, mudanças internacionais, política, economia) e fatores internos (clientes, fornecedores, concorrência), onde os fatores externos correspondem a aspectos direcionados a estratégia da organização, tais como gestão de negócio, estratégia de TI e fatores internos que correspondem à infraestrutura organizacional e processos. Competência 01 23 Desta forma, esse modelo de alinhamento estratégico traz uma administração eficaz da TI através do balanceamento entre as decisões voltadas aos fatores citados acima, destacando dois tipos de integração entre os domínios do negócio e de TI, seja no nível estratégico ou operacional. A estratégia de TI pode mudar a estratégia de negócios da empresa, já que usualmente esta última é considerada como ponto de partida para o planejamento de TI. Este planejamento deve ser um processo contínuo, pois os fatores externos apresentam-se em constante mudança. Se a empresa não estiver acompanhando estas mudanças, pode ser seriamente prejudicada na acirrada competição pelo mercado. É certo que quando uma nova tecnologia passa a ser adotada por quase todas as empresas de um ramo de atividades, de tal maneira que ela deixa de ser fator de vantagem competitiva para quem a detém, e passa a ser fator de desvantagem para quem não a utiliza. Turban, McLean e Wetherbe (2004) propuseram quatro principais perspectivas de alinhamento estratégico, tendo como ponto de partida a estratégia de negócio ou a estratégia de TI como impulsionadora deste processo. São elas: • Execução de estratégia; • Transformação tecnológica; • Potencial competitivo; • Nível de Serviço. Conforme podemos observar, o alinhamento estratégico de TI é um processo contínuo de ajustes que as organizações utilizam para obter a interação entre os objetivos e estratégia de negócio (nível estratégico) com os objetivos e estratégicos da área de TI (nível operacional), com o intuito de alcançar vantagens competitivas para organização. O alinhamento estratégico tanto dos negócios quanto da TI é muito importante para a sobrevivência das organizações, principalmente por ele ser utilizado como ferramenta de planejamento, gestão e controle. Dentre os tipos de alinhamentos estratégicos desenvolvidos através do planejamento, podemos destacar os mais utilizados: o Planejamento Estratégico Empresarial (PEE) e o Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação (PETI). De acordo com Chiavenato (2009), “o planejamento estratégico é um processo de formulação e execução de estratégias organizacionais. Ele busca direcionar a organização no ambiente em que atua pautado pelos valores de sua missão”. Competência 01 24 Para Oliveira (2010), “o planejamento estratégico é um processo administrativo que possibilita à empresa uma sustentação metodológica para que consiga estabelecer a melhor direção, visando um grau de interação com o ambiente externo de forma competitiva, suprindo as demandas de outras empresas”. Ou seja, o Planejamento Estratégico Empresarial (PEE) é um processo dinâmico e interativo para determinação de objetivos, políticas e estratégias (atuais e futuras), das funções empresariais e dos procedimentos de uma organização, e é elaborado por meio de uma técnica administrativa de análise do ambiente (interno e externo). Já o Planejamento Estratégico da TI (PETI) é um processo dinâmico e interativo para estruturar estratégia, tática e operacionalizar as informações organizacionais, a TI e seus recursos (hardware, software, sistemas de telecomunicações, gestão de dados e informações), os sistemas de informações (estratégicos, gerenciais e operacionais), as pessoas envolvidas e a infraestrutura necessária para o atendimento de todas as decisões, ações e respectivos processos da organização. REZENDE (2003). Portanto, podemos concluir que o alinhamento entre o PETI e o PEE se constitui a partir da relação vertical, horizontal, transversal, dinâmica e sinergética das funções empresariais que promovem o ajuste ou a adequação estratégica das tecnologias disponíveis de toda a organização, como uma ferramenta de gestão empresarial, envolvendo diversos processos funcionais de uma organização. Conforme demonstrado na figura 05 - Modelo de Alinhamento estratégico. Competência 01 25 Figura 05 - Modelo de Alinhamento estratégico. Fonte: https://jkolb.com.br/wp-content/uploads/2020/06/DMBOK2.png Descrição: a figura representa o modelo de alinhamento estratégico composta por cinco hexágonos e duas setas duplas. Posicionados na seguinte forma: dois hexágonos do lado direito, na cor azul um abaixo do outro, representando estratégia de TI e sistema de Informação; um hexágono laranja, no centro, representando a informação e os dados; dois hexágonos, no lado esquerdo, representando a estratégia de negócios, as organizações e processos; uma seta dupla, na cor verde acima dos hexágonos, representando negócios e TI; e outra seta dupla, na cor verde ao lado esquerdo dos hexágonos, representando estratégia e operações. Com base na figura, podemos constatar que cada um dos hexágonos, do canto, tem suas próprias dimensões subjacentes. Por exemplo, tanto na estratégia de negócios quanto na de TI é necessário considerar o escopo, as competências e a governança. As operações devem levar em conta a infraestrutura, os processos e as habilidades. Os relacionamentos entre as peças ajudam a organização a entender o ajuste estratégico dos diferentes componentes e a integração funcional das peças. Desta maneira, a representação dealto nível do modelo é útil para entender os fatores organizacionais que influenciam as decisões sobre dados e gerenciamento de dados. Estamos caminhando para o final desta competência, prosseguindo para a próxima, onde abordaremos os sistemas de informação geral e sua aplicabilidade. Espero que você tenha conseguido assimilar os conteúdos dessa competência, pois se faz necessário para o entendimento dos próximos. Mais antes, algumas curiosidades sobre a TI, no quadro “Você Sabia?”. https://jkolb.com.br/wp-content/uploads/2020/06/DMBOK2.png Competência 01 26 VOCÊ SABIA? 1946- nasce o primeiro computador para uso geral, o ENIAC , na universidade da Pensilvânia, com o patrocínio do exército norte-americano, por Mauchly e Eckert. 1951- surge o primeiro computador comercial, o UNIVAC-1, que alcançou sucesso no processamento dos dados do Censo dos EUA 1969- a Agência de Projetos do Departamento de Defesa dos EUA instalou uma nova e revolucionária rede eletrônica de comunicação, que se desenvolveu nos anos 1970 e veio a se tornar a Internet. A internet foi criada em 1969, nos Estados Unidos. Chamada de Arpanet, tinha como função interligar laboratórios de pesquisa. 1971- o engenheiro da Intel, Ted Hoff, no Vale do Silício, inventou o microprocessador, que é o computador em um único chip. A microeletrônica mudou tudo, causando “uma revolução dentro da revolução”. 1976- por Bill Gates e Paul Allen fundaram a Microsoft, primeiro em Albuquerque e depois em Seattle, que se tornou o gigante em programação. 1981- começa a era da difusão do computador com a Apple e com a IBM, que cria o Computador Pessoal (PC), que se tornou o nome genérico dos microcomputadores, cuja clonagem foi praticada em escala maciça, em especial na Ásia. A partir de 1982, o uso da Arpanet tornou-se maior no âmbito acadêmico. Inicialmente, o uso era restrito aos EUA, mas se expandiu para outros países, como Holanda, Dinamarca e Suécia. Desde então, começou a ser utilizado o nome internet. 1990- é caracterizada pela versatilidade extraordinária de transformar o processamento e armazenamento de dados centralizados em um sistema compartilhado e interativo de computadores em rede. 1992- começaram a surgir diversas empresas provedoras de acesso à internet naquele país. No mesmo ano, o Laboratório Europeu de Física de Partículas (Cern) inventou a World Wide Web, que começou a ser utilizada para colocar informações ao alcance de qualquer usuário da internet. No Brasil, a exploração comercial foi liberada em 1995. Universidades como as federais do Rio Grande do Sul e do Rio de Janeiro estavam conectadas à rede desde 1989. A Fapesp (Fundação de Amparo à Pesquisa de São Paulo) conectou-se um ano depois. Fonte: link https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/estetica/a-evolucao- do-ti-ate-os-dias-atuais/56111 https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/estetica/a-evolucao-do-ti-ate-os-dias-atuais/56111 https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/estetica/a-evolucao-do-ti-ate-os-dias-atuais/56111 Competência 01 27 1.6. Resumo Na competência 01 do e-book de Tecnologia da Informação, você aprendeu sobre as principais definições relacionadas à TI e percebeu que esses esclarecimentos vão além de conceitos técnicos quando comparado pelas eras da tecnologia abordadas por Keen (1996), as quais estão divididas em quatro eras ou fases: Era do Processamento de Dados, Era dos Sistemas de Informação, Era da Inovação e Vantagem Competitiva, Era da Integração e Reestruturação. Além disso, você também estudou sobre a organização, sistemas e seus componentes da organização. Como também, foi abordado o processo de TI, informação, dados, conhecimentos, ressaltando o modelo estratégico da TI e destacando a importância do alinhamento estratégico da Tecnologia da Informação para organização. 28 Competência 02 2.Competência 02 | Conhecer Sistemas de Informação Gerencial Corporativo Seja bem-vindo (a) à competência 02 da disciplina Tecnologia da Informação. São objetivos desta competência: • Definir sistemas de informação gerencial, • Apresentar os principais tipos de ERP utilizados na empresa, • Apontar vantagens e desvantagens da ERP. Como vimos na competência 01 do nosso e-book, o sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados, trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações. (LAUDON, 2010). Com o objetivo de facilitar o planejamento, o controle e a coordenação dos processos organizacionais. Para entendermos melhor como esse sistema atua dentro de uma organização é preciso compreender primeiro o seu funcionamento. Vamos fazer uma analogia entre o cérebro humano e o cérebro eletrônico (o computador). O cérebro humano É a parte do corpo utilizada para processar dados, isso quer dizer, armazenar e organizar informações na memória, tomar decisões em função dessas informações e fazer cálculos. Vamos imaginar uma situação do nosso cotidiano: você andando pela rua encontra um amigo e cumprimenta-o dizendo “bom dia”. Agora vamos analisar quais os passos seguidos para resultar no cumprimento: • Fase 1: ao avistar o amigo, você recebeu a imagem enviada através dos olhos; • Fase 2: procurou em sua memória uma imagem parecida com aquela; • Fase 3: ao encontrar a imagem, capturou todas as informações referente aquela pessoa; • Fase 4: diante das informações, tomou a decisão de cumprimentá-la; • Fase 5: mandou uma ordem para a boca dizer: “bom dia”. 29 Competência 02 Como vimos, um simples processo envolve várias fases. Diante disto, encontramos conceitos do processamento de dados aprendidos lá, no início da competência 01, que estão relacionados à entrada, ao processamento e à saída. Neste exemplo, a entrada é o envio de informação; o processamento, a análise da tomada de decisão diante da informação; e a saída, a resposta do cérebro à informação recebida. Isto está representado pela Figura 06 - fluxo da informação e processamento. Figura 06 – fluxo da informação e processamento. Fonte: o autor, adaptado Günter Wilhelm ( 2002) Descrição da imagem: o fluxo do processamento da informação, representada por duas setas apontadas para direção direita na cor preta, em que a primeira seta possui três retângulos nas cores laranja representando entrada, verde representando processamento e azul representando saída. Abaixo desta, um retângulo na cor amarela com o seguinte texto: substituídas pelas partes do corpo envolvidas no processo citado temos. Desce uma seta na cor vermelha apontando para a outra figura abaixo: seta preta com os retângulos dentro na cor laranja representando olhos, na cor verde representando cérebro e na cor azul representando boca. Podemos dizer que o nosso cérebro é uma Unidade central de processamento, e os órgão internos e externos chamamos de periféricos, isto é, os olhos funcionam como periférico de entrada e a boca como periférico de saída. Analisando ainda o exemplo, percebemos que executar uma atividade, não importa de que tipo ou nível de complexidade é seguir uma série ordenada de passos para atingir um objetivo. Portanto, o cérebro, desde que nascemos, vem sendo programado para executar uma sequência lógica de passos, e acionamos um determinado programa (guardado no nosso banco de dados), no momento apropriado. Entrada Processamento Saída Olhos Cérebro Boca Substituídas pelas partes do corpo envolvidas no processo citado, temos: 30 Competência 02 E o cérebro eletrônico (computador)? Como é composto e como age? O computador também é composto de uma unidade de processamento e de periféricos. A unidade central é o processador, conhecida como CPU(central de processamento) ou Unit (unidade central de processamento), e os periféricos mais utilizados são: monitor de vídeo, teclado, impressoras, disco rígido, winchester. Ou seja, todo computador funciona por meio dos componentes de hardware e software que levarão a informação ao seu destino. Diante desses dois exemplos podemos perceber que em um ambiente organizacional, especificamente dentro da empresa, estaremos o tempo todo pensando e executando (utilizando o computador e a pessoas). Por isso, é tão importante compreender os sistemas de informação e como eles funcionam nas empresas. De acordo com Mattos (2010, p. 5), “um sistema de informação é um sistema especializado no processamento e na comunicação de dados (máquinas) ou de informações (pessoas)”. Ou seja, é um conjunto de módulos (objetos) de comunicação, de controle, de memória e de processadores, interligados entre si por meio de uma rede. Cujos componentes fundamentais são: - Hardware e seus dispositivos e periféricos; - Software e seus recursos; - Sistemas de telecomunicações; - Gestão de dados e informações. Deste modo, a interação entre esses componentes é fundamental para uma implantação de sucesso e a utilização eficiente de uma ferramenta de tecnologia da informação. Essa utilização efetiva só se dá, contudo, com outro recurso essencial: a participação das pessoas. Dentre os tipos de programas desenvolvidos e executados por um software, os mais importantes são: • Sistema operacional (prepara o computador para receber e executar programas. Exemplos: Windows , Linux); • Linguagem de programação (utilizada para escrever programas, tem aplicação profissional. Exemplos: SAP, ERP); • Aplicativos: (executam tarefas comuns como escrever, fazer cálculos, desenhar ou armazenar informações. Podem ser utilizados por qualquer pessoa, pois são fáceis de manusear. Exemplos: WhatsApp, Instagram, Facebook). Todo aprimoramento e utilização desses sistemas vai de acordo com o modelo de gestão da organização e suas necessidades. De fato, o que podemos constatar, é que hoje, se faz necessário 31 Competência 02 e indispensável os recursos tecnológicos na busca competitiva para liderar o mercado. Desta forma, cabe à organização responder aos seguintes questionamentos: • Como os sistemas integrados ajudam as empresas a conquistar a excelência operacional? • Quais os desafios impostos pelas aplicações integradas? • Como as aplicações integradas estão tirando proveito das novas tecnologias? 2.1. Introdução aos Sistemas de Informação Gerenciais Como percebemos no decorrer da nossa disciplina sobre tecnologia da informação, a busca por qualidade, eficiência e conquista do mercado fizeram com que as organizações, de modo geral, fossem em busca de soluções, cada vez mais rápidas e práticas para resolver seus problemas operacionais, atrair clientes e vencer a concorrência. É pensando nisso que a criação e a introdução de sistemas tecnológicos estão sendo cada vez mais utilizados e reinventados. Mas, o que é sistema e por que integrá-los? Vamos analisar a organização, tomando como exemplo um sistema bem conhecido por todos nós: “o corpo humano”. Aqui, há uma reunião de partes, logicamente dispostas (cabeça, tronco e membros; aparelho digestivo, aparelho produtor, etc). Essas partes têm uma estreita dependência umas das outras, ou seja, a ausência de uma irá afetar no bom funcionamento da outra. Assim, também é a empresa, uma grande organização, com seus departamentos, colaboradores, processos e procedimentos, que precisam estar bem alinhados para maior eficiência e eficácia organizacional. E para isso se faz necessário uma boa ferramenta de gestão, ou melhor, ser introduzido um sistema de informação gerencial corporativo, capaz de promover a integração entre esses departamentos, pessoas e máquinas. Mediante essa necessidade surge o que conhecemos hoje como SIG (Sistema de Informação Gerencial). De acordo com LAUDON, (2010), é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporcionam a sustentação administrativa para aperfeiçoar os resultados esperados. 32 Competência 02 Para OLIVEIRA (2011), “Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para aperfeiçoar os resultados esperados.” O Sistema de Informação Gerencial tem como um dos seus objetivos promover a integração dos demais sistemas. Mas por que devemos integrá-los? A tecnologia do século 21 é orientada para a funcionalidade, cuja característica fundamental é a independência dos sistemas. E integrar sistemas gera benefícios, que de acordo com LAUDON (2010) podem ser: • Tangíveis: redução de estoques, redução de pessoal, aumento da produtividade, melhoria na gestão de pedidos, melhoria no ciclo financeiro, melhoria na gestão de caixa, redução do custo de logística de transporte, etc. • Intangíveis: visibilidade da informação, processos novos ou aperfeiçoados, receptividade dos clientes, padronização, flexibilidade, globalização e desempenho do negócio. Com o propósito de ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo aos seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar organizar e planejar com maior eficiência. Os sistemas de informação são introduzidos na empresa de acordo com a necessidade. Segundo, Mattos (2010), apresenta-se em dois tipos: • Sistema de Apoio às Decisões (SAD); • Sistema de Informação Gerencial (SIG). As principais diferenças, entre esses sistemas, estão associadas à sua aplicabilidade, como por exemplo: O SIG: Converte os dados de uma transação do SPT (Sistema de Processamento de Transações, que coleta e armazena dados sobre transações e às vezes controla decisões que são executadas como parte de uma transação). Enquanto o SAD ajuda as pessoas a tomar decisões e a promover informações, padrões, ou ferramentas para análise de informações. Na Tabela 02. Classificação de Sistemas demonstra as principais funções e aplicabilidade desses sistemas. 33 Competência 02 SISTEMA USUÁRIO TIPO DE PROBLEMA APOIO Sistemas de Apoio às Decisões ( SAD) Fornece apoio aos indivíduos, grupos e a empresa como todos. Proporcionando maior controle sobre o SAD Estrutura que não podem ser programadas com facilidade Assume o papel de responsáveis pelas decisões Sistemas de Informação Gerencial (SIG) Apoia essencialmente a gestão da empresa. O usuário tem pouco ou nenhum controle sobre o SIG são utilizados normalmente para problemas mais bem estruturados O sistema não assume , no entanto, o papel de responsável pelas decisões, é necessário que uma pessoa tome a decisão final Tabela 02 – Classificação dos Sistemas de Informação Fonte: Adaptado de Laudon (2012) De acordo com Rezende e Abreu (2013, p. 34), “os autores elencam uma série de ações e cuidados que devem ser realizados antes mesmo de qualquer ação de implantação de um sistema de informação, principalmente se esse sistema for SIG”, são eles: • Elaboração de modelos de estruturação organizacional; • O executivo necessita muito de informações mais relevantes; • Mais comunicação significa desempenho melhor; • Ajustes nos layouts de processos e procedimentos; • Elaboração de metodologias de trabalho, normas e políticas; • Atividades complementares de construção, manutenção e implantação de sistemas de informação; • Levantamento de dados para tratamento e geração de informações; • Pesquisas com concorrentes e/ou empresa com serviços semelhantes; • Confecção de desenhos ou layouts de telas e/ou relatórios de Sistemas de Informação; 34Competência 02 2.2. Conhecendo o Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) Como já vimos, nos tópicos anteriores, os sistemas de informação são muito importantes para a organização por diversos motivos, um deles é a integração com os outros sistemas. E o ERP (Enterprise Resource Planning) executa bem esse papel. O ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, planejamento dos recursos empresariais, é uma ferramenta com o objetivo principal de “integrar todos os departamentos e funções da empresa, em um sistema unificado de informática, com capacidade para atender toda a necessidade da organização”(TURBAN, 2004). Sendo assim, o uso dessa ferramenta auxilia bastante na eficiência dos negócios, proporcionando maior resultado no processo. Ele age como um banco de dados central; permitindo que os dados sejam compartilhados pelos diferentes processos de negócios e áreas funcionais de toda a empresa. Conforme demonstrado na Figura 07- Estrutura típica de um funcionamento de ERP. Figura 07- Estrutura típica de funcionamento de ERP Fonte: http://sistemaerpgestao.blogspot.com/2008/03/como-funciona.html Descrição de imagem: a figura representa a estrutura típica de uma ERP, demonstrada através de um desenho estruturado, onde temos três retângulos, um embaixo do outro, no lado direito representando os setores da empresa: finanças, administrativo e materiais, no lado esquerdo também temos os retângulos um embaixo do outro que representam os demais setores (vendas, apoio e serviços). Um retângulo centralizado acima representando a diretoria da empresa, um retângulo abaixo representando os colaboradores. Todos os retângulos interligados por setas Para maior explanação do seu conhecimento, que tal assistir a esse vídeo sobre: Sistemas de Apoio a Decisão, Informação Gerencial & Business Intelligence https://www.youtube.com/watch?v=7_RoBh_6z8U https://www.youtube.com/watch?v=7_RoBh_6z8U 35 Competência 02 direcionadas para um círculo, posicionado no centro da figura que representa o banco de dados. Segundo, Laudon (2010), ERP é um sistema que integra todos os dados e processos da empresa, em um único sistema, facilitando o compartilhamento das informações entre os setores da empresa. O objetivo da ERP é centralizar as informações e gerir o seu fluxo durante todo processo de desenvolvimento da atividade empresarial, integrando os setores da organização e possibilitando aos gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando suporte à tomada de decisões em todos os níveis do negócio. Um modelo de ERP que podemos destacar é o SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung,) ou Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados é modelo de ERP, criada na Alemanha, bastante utilizada aqui no Brasil, por empresas como: Coca-Cola, Bombril, Unilever. É um tipo de ERP que integra perfeitamente todas as áreas funcionais ou todos os departamentos da empresa de uma maneira geral, integrando desde o setor de Compras até a emissão de nota fiscal de um produto vendido. Esse sistema disponibiliza soluções que podem ser eventualmente customizadas para qualquer organização dependendo do porte, volume de compra e necessidade. 2.3 Vantagens e Desvantagens do ERP Os Sistemas integrados são uma necessidade para toda empresa, pois elevam sua competitividade no mercado. Porém, sabemos que nem tudo é excelência no ramo empresarial, desta forma essa ferramenta também apresenta suas vantagens e desvantagens. De acordo com Mattos (2010, p. 50), as vantagens e desvantagens que esse sistema de ERP pode apresentar são, conforme Tabela 03. Vantagens do ERP Desvantagens do ERP Que tal, você aprender um pouco mais sobre O SAP! Acessado o link abaixo: https://www.youtube.com/watch?v=scZLZb53Hp8 https://www.youtube.com/watch?v=scZLZb53Hp8 36 Competência 02 1. Aumento da capacidade de tratamento das informações; 1. Custo alto; 2. Maior rapidez na obtenção das informações; 2. Tempo de implantação demorado; 3. Maior confiabilidade nos relatórios que conterão menor número de erros. 3. Engessamento; 4. Todos os setores existentes na empresa estão interligados; 4. Insegurança na implantação 5. Permitir que a gestão tenha maior controle das informações. 5. Diluição da responsabilidade Tabela 03 – vantagens e desvantagens que esse sistema de ERP Fonte: Adaptado de Mattos (2010, p. 50) No contexto geral, a implantação de um sistema integrado (ERP) traz muitos benefícios para a empresa, dentre eles, destacamos: Redução de erros; Eliminação de retrabalho; Melhor proximidade e conhecimento sobre os clientes (CRM); Informação precisa e segura, sincronizada em tempo real com as operações da empresa; Maior segurança contra fraude e furtos. Logicamente, o modelo, a implantação e o custo dependerão do tipo de sistema adotado (SAP, CRM, PIRÂMIDE, etc) e da necessidade da empresa. 2.4 Implantação do sistema de ERP Segundo Mattos, (2010, p.54), “a implantação do sistema de ERP é um processo complexo e dependem de um planejamento, treinamento e monitoramento constante da empresa”. Por ser um sistema muito caro e de alta complexidade, faz-se necessário um monitoramento por parte principalmente da empresa que fez a implantação. Hoje, no mercado, existem empresas que Você sabia? A primeira empresa a se especializar em integração foi naturalmente a IBM, com seus MIS (Management Information System), isto é, Sistema Gerencial de informação, de 1970. Hoje, a IBM comercializa o DB2. 37 Competência 02 trabalham com implantação desses sistemas, fornecendo treinamento , monitoramento e controle que são necessários para um bom funcionamento do sistema. Atuando como empresa de consultoria especializada em sistemas SAP, aqui no Brasil, podemos destacar: Artsof e Megawork ( empresas especializadas em consultoria e vendas de Gestão Tecnológica sistema SAP). Os principais objetivos da implantação de um sistema ERP são: • Automatização de tarefas manuais; • Otimização de processos; • Controle sobre as operações da empresa; • Disponibilidade imediata de informações seguras; • Redução de custos; • Redução dos riscos da atividade empresarial. Além disso, o principal objetivo para a implantação de um sistema de ERP é a centralização das informações e o gerenciamento do seu fluxo durante todo processo de desenvolvimento da atividade empresarial, integrando os setores da organização e possibilitando aos gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando suporte à tomada de decisões em todos os níveis do negócio. Dicas para implantação de ERP eficiente • As empresas precisam adaptar seus processos para que o pacote ERP possa contemplar os processos existentes, de forma que esses mesmos processos sejam aprimorados e tornados mais eficientes pelo uso do Sistema Integrado. • Não negligenciar o mapeamento dos processos atuais antes de iniciar a implantação do sistema. Essa é uma das principais razões para o fracasso de projetos ERP. • Analisar o negócio antes de escolher um fornecedor de ERP e antes do início da implantação do sistema. 38 Competência 02 • Alinhar o sistema de ERP de acordo com a realidade da empresa, ou seja, escolher o módulo de ERP que se adeque ao setor. Agora que você já sabe como funciona o processo de implantação de sistemas de Informação e sobre tudo da ERP (Enterprise Resource Planning), vamos aprender sobre módulo de um ERP no próximo tópico. 2.5. Módulos de um ERP Conforme já apresentando, o ERP é um sistema que integra todo o departamento da empresa. Compartilhando informações através de dados, processando de um setor para outro. Entretanto, nem sempre é possível que o ERP atingir todas as áreas. Às vezes, por questõesde falta de orçamento, implanta-se o ERP em duas ou três áreas da empresa e depois se continua o processo em outros setores. Isso quer dizer que o ERP também é dividido em partes, chamado aqui de módulos, desenvolvidos para resolver diferentes tipos de problemas em diferentes níveis da empresa ou como suporte nas áreas funcionais específica da empresa tais como: compras, vendas, finanças, jurídicas etc. A figura 08 Principais Componentes de Aplicação do Sistema Integrado de Gestão (ERP) representa um exemplo de implantação de um sistema ou módulo de ERP. Figura 08 - Principais Componentes de Aplicação do Sistema Integrado de Gestão (ERP) Fonte: Adaptado de Marakas e O’Brien (2013, p. 270). Descrição da Imagem: A imagem apresenta os principais componentes de aplicação do sistema integrado de gestão, o ERP, representado a abordagem interfuncional do sistema com a utilização de um diagrama. No centro encontra-se o 39 Competência 02 Cliente e os Funcionários que se interligam com as áreas: planejamento de produção, logística integrada, contabilidade e finanças, recursos humanos e vendas, distribuição e gerenciamento de pedidos. Segundo LAUDON (2010), Existem diferentes tipos de módulos ERP que são desenvolvidos para atender determinados setores da empresa. São eles: • Os Módulos de fabricação e produção: resolvem problemas relacionados com tecnologia de produção, planejamento da produção, desenvolvimento de produtos e operações e controle do fluxo de produção; • Os Módulos de vendas e marketing: auxiliam as empresas na promoção, captação de clientes, distribuição dos produtos e acompanhar vendas; • Os Módulos de finanças e contabilidade: controlam os ativos financeiros da firma e os fluxos de caixa. • Os Módulos de recursos humanos: desenvolvem requisitos relativos à seleção de pessoal, identificam empregados em potencial, acompanham treinamento e auxiliam o gerente a construir planos apropriados para a empresa. Cada módulo a ser implantado dependerá do orçamento da empresa, bem como da sua necessidade. • O módulo de logística integrada: auxilia a empresa no controle dos pedidos e no planejamento logístico, como por exemplo: a visualização das principais rotas dos melhores clientes e do controle de avarias e das inversões nas entregas. 2.6 Resumo da Competência Nessa competência você ampliou ainda mais seus conhecimentos a partir dos estudos sobre sistemas gerenciais integrados, pontuando definições, principal aplicabilidade e formas de implantação. Além de conhecer o sistema de ERP, fora apresentado suas vantagens, desvantagem e o objetivo principal. Assista ao vídeo abaixo e aprenda um pouco mais sobre sistemas ERP’s. https://www.youtube.com/watch?v=rYpsb6_6hlE https://www.youtube.com/watch?v=rYpsb6_6hlE 40 Competência 02 Você tomou conhecimento, também, dos tipos de sistemas e como eles atuam no mercado, lembrando que ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, planejamento dos recursos da empresa. Vale salientar que esses sistemas são os que irão atuar na empresa, interligando os departamentos e devem ser implantados de acordo com a necessidade da organização. Competência 03 41 3.Competência 03 | Conhecer Sistemas de Informações voltados para atividades específicas Seja bem-vindo (a) a competência 03 da disciplina Tecnologia da Informação. São objetivos desta competência: • Conceituar ferramentas específicas de gestão; • Mostrar ferramentas específicas para logística. • Demonstrar tipos de aplicativos. Nesta competência, iremos enfatizar as ferramentas específicas para área de gestão, a partir de conceitos, implantação e aplicabilidade. Já é de nosso saber que as empresas caminham cada vez mais para a tecnologia, fazendo uso de sistemas empresariais básicos que executam e registram as transações rotineiras necessárias para conduzir o negócio. Para isso, elas necessitam de ferramentas, aplicativo, sistemas operacionais e gerenciais que proporcionem maior agilidade e otimização nos seus processos. Como já estamos numa era onde o uso da tecnologia deixou de ser visto como diferencial para essencial. Uma empresa que não investe em sistema, torna-se obsoleta. Desta forma, é importante que a empresa adote um sistema empresarial de acordo com suas áreas funcionais. Para sabermos mais, sobre tais ferramentas e como podem ser utilizadas nas empresas, faz-se necessário conhecer essas ferramentas e como atuam. 3.1 Customer Relationship Management (CRM) Sabemos que diferente do SIG os sistemas empresariais básicos foram desenvolvidos para solucionar problemas nas áreas específicas da empresa, o CRM é um desses. O CRM (customer relationship management/ Gestão de relacionamento com cliente). Segundo Kotler, (2016, p. 142), “é uma estratégia que utiliza uma série de ferramentas para criar relações de longo prazo, mutuamente benéficas para os clientes e para a empresa, resultando em maior lealdade e melhorando as margens de lucros”. Consiste em sistemas que: • Procuram obter dados dos clientes (renda mensal, endereço, nível educacional, produtos que comprou etc.); Competência 03 42 • Usam os dados dos clientes no relacionamento com ele (atendimento aos consumidores, campanhas de marketing etc). Na prática, esses sistemas procuram: a) controlar o cliente, fazendo com que crie hábitos; b) reduzir sua infidelidade à empresa; c) tornar seu comportamento mais previsível (melhorando a projeção das vendas). Ou seja, O CRM acaba sendo a administração de cliente e de seu relacionamento com a empresa. “Do ponto de vista tecnológico, o CRM é utilizado para coletar os dados dos clientes, armazená-los e facilitar cruzamentos desses dados. Os dados compilados e analisados tornam-se informações a serem usadas para o planejamento de ações e interações, pelos vários pontos de contato com o cliente”. (SWIFT, Ronald, 2001) No qual o ponto de contato é um canal de interação com o cliente, como o telefone, e- mail, serviço de atendimento (SAC), correspondência convencional, Facebook, Twitter, site, etc. O CRM captura e integra dados do cliente provenientes de toda a organização, consolidam e analisam essas informações, e depois distribuem os resultados para vários sistemas e pontos de contato com o cliente espalhados por toda a empresa, visando uma oportunidade para a entrega de valor ao cliente. O CRM cria toda uma estrutura de bancos de dados preparados para fornecer o material necessário para a geração rápida de informações sobre os/as clientes, assim como fornecem capacidade de fornecimento de serviços aos clientes de maneira ágil, precisa e segura (MARAKAS, O’BRIEN, 2013, p. 264). O CRM é formado pelos componentes apresentados na figura 09- Componente de um CR: Competência 03 43 Figura 09 - Componente de um CRM Fonte: http://sitechufam.blogspot.com/2015/05/gestao-do-relacionamento-com-o- cliente.html Descrição de imagem: A figura representa os componentes de um CRM, formada por quatro quadrados nas cores verde (representando o setor administrativo e suporte da empresa: que gerencia atendimento, conduz treinamento, fornece serviço e desenvolve base de conhecimento.); laranja (representa os setores de compras/ pedidos: que entregar a demanda e fatura); azul (representa o setor de marketing: responsável por projetar, desenvolver e executar campanhas, definir público alvo e criar base de dados). Todos direcionando setas para um círculo no centro que representa o sistema de CRM. 3.2. Tipos de CRM (Customer Relationship Management) De acordo com Paulillo (2016), O CRM (Customer Relationship Management) ou gestão de relacionamento com cliente como é conhecido em português, é uma ferramenta de gestão utilizada pela área de vendas. Trata-se de uma tecnologia de sistema (software) que permite
Compartilhar