Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
FECHAMENTO DE PROJETO APRESENTAÇÃO Olá! A busca pela perfeição ou, ainda, pelas melhores prá�cas faz da gestão de projetos uma abordagem por meio da qual as organizações tentam melhorar suas a�vidades de gestão de produtos e serviços que estão no mercado ou para atender um cliente específico. Assim, a empresa se compromete com uma série de a�vidades, processos, polí�cas e metodologias a fim de assegurar que o trabalho realizado tenha critérios definidos que indiquem o melhor caminho a ser seguido. Nesta Unidade de Aprendizagem, você vai saber mais sobre a importância do fechamento de projetos, seus �pos, as a�vidades que fazem parte de tal ação, as avaliações que poderão ser realizadas e como u�lizar as lições que o projeto proporciona. Bons estudos. Ao �nal desta Unidade de Aprendizagem, você deve apresentar os seguintes aprendizados: Iden�ficar os �pos de encerramento de projetos. Descrever as a�vidades de encerramento de um projeto. Caracterizar as modalidades de avaliação realizadas ao final de um projeto e o levantamento e uso de lições aprendidas. DESAFIO Há empresas que têm enorme dificuldade no momento do fechamento de projetos, pois, conforme vão terminando as a�vidades, a equipe vai se desmobilizando e esquece que essa é uma parte fundamental do processo de gestão. Essa desmobilização ocasiona a perda de informações importantes para ações futuras. A empresa BlackFire, localizada em Porto Alegre (RS), que atua no ramo de tecnologia para empresas alimen�cias, tem enfrentado esse problema. Na busca de melhorar essa fase dos projetos, os sócios contrataram você como consultor para auxiliar no processo de fechamento e para que indique possíveis melhorias. Sendo assim, responda: a) Qual metodologia você u�lizaria para que as informações não acabem se perdendo? b) Que possíveis medidas você sugeriria para que o processo de fechamento de projeto agregue valor à empresa? INFOGRÁFICO Quando um projeto se inicia, sempre surgem expecta�vas de todos os envolvidos (clientes, gerente e equipe), pois se espera que o trabalho possa cumprir o obje�vo a que se propôs. Em contrapar�da, no momento de fechamento, nem sempre os envolvidos lá no início estão com a mo�vação 100%, ocasionando certa dificuldade nessa etapa. No Infográfico você vai conhecer as principais a�vidades do encerramento do projeto e quais ques�onamentos e respostas cada um dos itens deverá suprir para que a entrega seja bem encaminhada. http://lrq.sagah.com.br/uasdinamicas/uploads/layouts/918016454_15543063332169955e300a00dce35aa4de9eb66424c0bec9f5.png CONTEÚDO DO LIVRO Quando se inicia um projeto, o principal obje�vo é entregar ao cliente aquilo que ele deseja, ou seja, fazer com que o produto ou serviço contratado traga ao cliente valor para a sua necessidade. Ao longo do tempo, alterações podem ser feitas, pois as necessidades podem ser alteradas ou podem surgir novas no caminho. Para que tudo seja tratado de maneira asser�va, as empresas se u�lizam de �pos diferentes de gerenciamento, buscando adotar a metodologia mais adequada. No capítulo Fechamento de projeto, da obra Gestão de projetos, que é base teórica desta Unidade de Aprendizagem, você vai estudar os �pos de fechamento de projetos e lições que os projetos podem proporcionar para empresa no desenvolvimento de trabalhos futuros ou em melhorias em projetos em desenvolvimento. http://lrq.sagah.com.br/uasdinamicas/uploads/layouts/918016454_15543063332169955e300a00dce35aa4de9eb66424c0bec9f5.png DICA DO PROFESSOR Pode-se dizer que as pessoas são as principais ferramentas de uma empresa, sendo seu bem mais precioso, pois é por meio delas que as organizações existem. Prédios vazios nada produzem, eles precisam do pensamento, da cria�vidade, da emoção e do comprome�mento das pessoas que lá atuam para que possa prosperar. Mas, para que a empresa prospere, as pessoas precisam estar mo�vadas em todos os níveis hierárquicos, demonstrando, dessa forma, que a organização tem interesse em suas necessidades. Na Dica do Professor você vai ver como manter uma equipe mo�vada até o fechamento do projeto, propiciando a valorização das pessoas e a prosperidade da empresa. Conteúdo disponível na plataforma virtual de ensino. Con�ra! EXERCÍCIOS 1) A gestão de projetos visa implementar as melhores prá�cas de processos e controles para o desenvolvimento de um produto ou serviço para o qual se propõe, possuindo ainda um ciclo de vida determinado. Mais que aplicação de metodologias e técnicas, a gestão de projeto visa a escolher a melhor maneira de desenvolver o trabalho proposto, ao mesmo tempo que deverá entregar um produto ou serviço que agregue valor ao seu cliente. Quando um projeto é entregue com o que foi proposto pelo escopo, mesmo que tenham ocorrido pequenas alterações em tempo e orçamento, poderá ser considerado um fechamento do �po: a) normal. b) prematuro. c) perpétuo. d) fracassado. e) mudança de prioridade. 2) Quando se inicia um projeto, espera-se que este entregue o que foi solicitado, seja um produto ou serviço, pois isso é o que o cliente deseja quando contrata o trabalho. Ao mesmo tempo, a equipe que irá desenvolver o trabalho tem seu foco em apresentar o que foi contratado. Mas muitas vezes, quando se chega ao final de um projeto, o resultado não é o esperado. Nesse sen�do, tendo em vista os diferentes �pos de fechamento de um projeto, o que leva ao encerramento de um projeto por mudança de prioridade? a) Entrega do que foi proposto mesmo com alguma alteração em tempo e custo. b) Eliminação de alguma parte do projeto que precisa ser entregue no mercado o mais rápido possível. c) Mo�vos tecnológicos, metodológicos ou mercadológicos. d) O fato de se arrastarem demais e parecerem nunca ter um final. e) O fato de a entrega não ter ocorrido conforme o que o cliente esperava ou o produto final não ficar conforme o preconizado. 3) O término de um projeto é um dos pontos crí�cos entre os vários existentes, pois é o momento em que a equipe está se desfazendo, os recursos já acabaram e o interesse é se livrar do projeto o quanto antes. Para que esse fechamento seja feito de maneira correta, algumas a�vidades são necessárias. Nesse sen�do, quais são as principais a�vidades que não podem faltar nesse processo de fechamento? a) Aceite do cliente, liberação de recursos, redistribuição dos membros da equipe, fechamento de contas, entrega do projeto ao cliente e geração de relatório final. b) Liberação de recursos, redistribuição dos membros da equipe, fechamento de contas, entrega do projeto ao cliente, geração de relatório final e recebimento dos lucros. c) Aceite do cliente, liberação de recursos, redistribuição dos membros da equipe, fechamento de contas, entrega do projeto ao cliente e marke�ng de entrega do projeto. d) Aceite do cliente, liberação de recursos, redistribuição dos membros da equipe, pagamento dos bônus para a equipe, entrega do projeto ao cliente e geração de relatório final. e) Aceite do cliente, desligamento dos membros da equipe, fechamento de contas, entrega do projeto ao cliente e geração de relatório final. 4) Larson e Gray (2016) relatam que o alerta claro e efe�vo do encerramento defini�vo do projeto se dá por meio do relatório final. Esse documento deve ser apresentado a todos os par�cipantes, pois nele está sinte�zado o seu desempenho, dando informações úteis para futuras melhorias. Assinale a alterna�va que indica corretamente as partes que compõem o relatório final: a) O relatório final é composto de cinco partes: resumo execu�vo, avaliação e análise, recomendações, lições aprendidas e apêndice. b) O relatório final é composto de duas partes: resumo execu�vo e lições aprendidas. c) O relatório final é composto de quatro partes: resumo execu�vo, avaliação e análise, recomendações e apêndice. d) O relatório final é composto de apenas um item, que é o resumo execu�vo. e) O relatório final é composto por três partes: avaliação, lições aprendidase apêndice. 5) Aprender com os erros é uma premissa muitas vezes deixada de lado, ocasionado o mesmo erro em outras situações que muito se parecem com o já acontecido. Para tentar não insis�r no erro, muitas empresas elencam as lições aprendidas ao final dos projetos por meio de uma retrospec�va.Embora a organização tente elucidar os erros e acertos, muitas vezes enfrentam algumas barreiras. Entre elas, a mais frequente é: a) o fato de se tornarem sessões de acusações entre os membros da equipe. b) a falta de divulgação das lições aprendidas. c) a falta de tempo. d) o fato de serem elencadas após o final do projeto. e) o fato de a cultura da empresa não reconhecer o verdadeiro potencial. NA PRÁTICA Fazer com que um projeto chegue até o final com qualidade é uma tarefa muitas vezes di�cil para as empresas. Frequentemente as equipes, com o pensamento de que o projeto “já vai ser entregue mesmo”, acabam negligenciando seu fechamento correto. No entanto, isso pode ocasionar problemas futuros. Para evitar esse �po de problema, algumas organizações têm facilitadores independentes. Esses profissionais acompanham as equipes ao longo do processo e buscam sanar problemas para realizar um fechamento adequado. Confira Na Prá�ca um exemplo da atuação do facilitador na área da construção civil. http://lrq.sagah.com.br/uasdinamicas/uploads/layouts/1248033164_15543063336e972186a898f1b9a776e60c0af3c451ae0ee70e.png SAIBA + Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto, veja abaixo as sugestões do professor: Lições aprendidas em projetos Neste vídeo você vai ver como coletar informações e u�lizá-las de maneira adequada, gerando valor para os próximos projetos e melhorando as a�vidades desenvolvidas na empresa no processo de gerenciamento de projetos. Conteúdo disponível na plataforma virtual de ensino. Con�ra! Registro de lições aprendidas Neste vídeo você vai ver quais foram as atualizações realizadas na 6.ª edição do PMBOK no que tange ao registro das lições aprendidas. http://lrq.sagah.com.br/uasdinamicas/uploads/layouts/1248033164_15543063336e972186a898f1b9a776e60c0af3c451ae0ee70e.png Conteúdo disponível na plataforma virtual de ensino. Con�ra! Dicas PMP e CAPM: Guia PMBOK – Encerramento ou abandono de projetos? Neste vídeo você vai ver algumas dicas de como efetuar um fechamento de projeto adequado, buscando assim prevenir possíveis problemas após seu encerramento. Conteúdo disponível na plataforma virtual de ensino. Con�ra! Explorando o uso do modelo target: a gestão de lições aprendidas na área de projetos em uma ins�tuição governamental de segurança pública Neste ar�go você vai aprender como a teoria se aplica na prá�ca à medida que se confirma que inves�r na adoção de técnicas e ferramentas em projetos é fundamental e que as lições aprendidas poderão auxiliar e muito no desenvolvimento de melhorias para os projetos futuros de sua empresa. Conteúdo disponível na plataforma virtual de ensino. Con�ra!
Compartilhar