Técnicas de Triagem, Organização de Registro...

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Técnicas de Triagem, Organização de Registro e de Fluxo Documental.
TÉCNICAS ORGANIZACIONAIS
Recepção de documentos
A área de Recepção tem uma função muito importante na gestão de documentos, pois a forma como o documento é recebido no Centro de Documentação definirá o tratamento do mesmo. Compete a esta área: 
1. Receber o documento externo, gerando um pré-cadastro 
 2. Receber documentos internos (trâmite interno), avaliar todas as informações do documento, inclusive imagem; 
3. Atender as demandas dos usuários internos ou externos de forma ágil e com exatidão; 
4. Organizar o serviço de entrega de documentos externos (motoboy);
DOCUMENTO
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Registro 
É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e de processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.
Triagem
Ajuda nas agilidades dos processos / arquivos em massa.
TRIAGEM
A triagem é um processo de avaliação de documentos, por meio de requisitos, como análise e seleção, para que seja destinado para a pessoa e/ou local de arquivamento correto.
Ela ajuda na agilidade dos processos e na redução de arquivos em massa, é organizado em tipos de arquivos, de acordo com a necessidade do documento.
TRIAGEM
Guardar e utilizar a entrada e saída de documentos.
Documentos são separados de diversas formas, que a empresa quem decide, podendo ser por urgência, por data de emissão, por prazo de entrega etc.
Ágil, eficaz, tornando assim a vida do profissional melhor e com menos complicações.
ORGANIZAÇÃO
A organização se torna indispensável para o caminho do documento e classificação até segunda guarda.
Necessário realizar uma leitura que permita compreender seu conteúdo, função, importância, característica e destinatário.
Conteúdo: do que se trata o documento/informação.
Função: como a instituição poderá utilizar.
Importância: é algo relevante? Tem necessidade de ser encaminhado de forma urgente? Ou pode ser descartado?
Classificação: refere-se ao grau de sigilo
CLASSIFICAÇÃO
Falarmos da classificação de documentos e informações em instituições privadas não é um padrão normativo, pois cada organização privada pode produzir uma norma interna.
O que utilizamos como parâmetro é o que rege essa regra nas instituições públicas, de acordo com a Lei nº 12.527/2011 que regulamenta o direito constitucional de acesso às informações públicas.
As informações são classificadas em: ultrassecreta, secreta e reservada.
Por comparação, as empresas podem adequar-se, conforme as informações tramitadas e produzidas.
CLASSIFICAÇÃO
Secreto: Documento que requer medidas de segurança e de teor e características desconhecidas.
Urgente: Documento que requer uma execução ou locomoção mais rápida.
Ostensivo: Documento cujo acesso não é restrito.
Restrito: Documento com assunto desconhecido pelo público geral.
REGISTRO
De nada vai adiantar ter uma boa organização se o registro for feito de forma inadequada, errôneo e confuso.
Por isso, o registro (seja ele qual for o método adotado) é fundamental para a sua localização futura e trâmite.
Esse registro pode ser em arquivos eletrônicos ou físicos.
Muito comum as pessoas acharem que, por ter um gerenciamento eletrônico de documentos, não há necessidade mais de realizar um registro claro, objetivo e que facilite sua localização.
FLUXO DOCUMENTAL
O fluxo documental é como a triagem, organização e registro vão acontecer dentro da empresa.
FLUXO DOCUMENTAL
Trajetória de um documento eletrônico, desde sua fonte de origem até o destino final.
Observação do caminho de um papel (assim como qualquer outra informação de valor) na empresa, além de mostrar possíveis fatores que podem melhorar e mostrar falhas no processo.
É necessário um cuidado especial na elaboração e produção de documentos.
FLUXO DOCUMENTAL
Para um bom fluxo documental, é importante:
Ter cuidado especial na elaboração e produção dos documentos. Ou seja, qual documento (meio) é o melhor para envio da informação. Ainda, a preocupação com a escrita (produção), para que a comunicação seja entendível por qualquer um.
Criar padrão normativo para a produção documental. Estabelecer como serão criados cada documento.
Dinamizar o uso e utilização do documento. Ou seja, compreender sua necessidade.
Criar instrumentos de controle e monitoramento do uso documental. Ou seja, imprescindível que saiba o local dos documentos para que se possa recuperar sempre que precisar o mais rápido possível.
ASSIM...
É importante realizar uma boa triagem crítica, identificando as características do documento.
A organização é o ponto chave para um bom fluxo documental.
Os registros devem ser bem feitos, para que todos os outros quesitos funcionem.
O fluxo documental é a forma de circulação do documento na organização, fazê-lo de forma estratégica fará com que as informações sejam resgatadas sempre de forma eficaz.
TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade, conhecida como TTD, é um instrumento que vai determinar o prazo de permanência de um documento e um arquivo e sua destinação após esse prazo
Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos e é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ – conselho Nacional de Arquivos, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público
TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade (TTD) é um instrumento de gestão arquivística que determina:
Os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente;
Quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário; e por quanto tempo deve ali permanecer.
Além disso, a TTD estabelece critérios de migração de suporte (microforma, digitalização etc) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
EXEMPLO DE TABELA DE TEMPORALIDADE
Organização documental
Fundamental para termos o controle de tudo que vai ser feito no dia a dia, semana e até mesmo no mês. A gestão de documentos é uma atividade fundamental em todas as organizações, por meio da organização dos arquivos, da triagem e conservação dos documentos e da atuação efetiva do gestor documental, com o objetivo de agilizar o processo decisório e preservar a memória e a cultura organizacional. 
Gestão documental
Em algumas empresas antigas , ainda utiliza-se o livro de funcionários, onde fica todos os documentos do mesmo. Em empresas atuais , é obrigatório ter o arquivo eletronico, onde tudo sobre os funcionários é enviado para o Ministério do Trabalho.
É tão importante esses documentos arquivados, que existem uma fiscalização própria par isso, a fiscalização trabalhista.
Condições de arquivamento
O local onde os arquivos serão armazenados devem estar em boas condições.
Condições de arquivamento
Se hoje é possível conhecer fatos históricos é porque arquivos os preservaram, pois os arquivos não podem constituir acervos esquecidos, muito ao contrário, são constantemente utilizados e por essa razão é que são considerados fontes históricas valiosas. Entretanto, o patrimônio cultural normalmente encontrado nas organizações refere-se aos registros de natureza exclusivamente administrativa.
Condições de arquivamento
A gestão documental, por meio da organização dos arquivos, da triagem e preservação dos documentos e da atuação efetiva do gestor documental, tem se mostrado uma importante metodologia arquivística, cujo seu objetivo maior é fornecer apoio aos processos de trabalhos, principalmente, ao processo decisório.
IMPORTANTE
ARQUIVOS
Tão importante quanto arquivar é achar rapidamente as informações no momento desejado.
 
ARQUIVOSConceito
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento. 
ARQUIVOS
Dá-se o nome de arquivo não só o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos guardados. 
Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado. 
Os arquivos precisam de sistemas e métodos
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ARQUIVOS
O arquivo, quando bem organizado:
Transmite ordem;
Diminui a duplicidade de documentos;
 
ARQUIVOS
O arquivo, quando bem organizado:
Revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos;
Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões. 
 BOA ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS
• Segurança
• Precisão
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Acesso
ARQUIVOS 
 O arquivo de uma empresa reflete sua atividade
• Definir o que vai no arquivo principal
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Sistemas: direto e indireto
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Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método alfabético
É o sistema mais simples,
 fácil, lógico e prático,
 porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método numérico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc.
Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método específico ou por assunto
Indiscutivelmente o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método específico ou por assunto
Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção. 
TIPOS DE ARQUIVOS
Arquivos de prosseguimento
Estes arquivos são conhecidos também pelos nomes de "imediato", "andamento", "vigilância", ou ainda pela expressão inglesa "Follow-up" 
TIPOS DE ARQUIVOS
Arquivos de prosseguimento
Toda a empresa requer a organização de arquivos de prosseguimento, indispensáveis para que neles sejam arquivados cópias de documentos ou indicações que aguardam providências em datas determinadas, como, exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissórias que devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, seguros que devem ser renovados, etc... 
TIPOS DE ARQUIVO
Arquivo ativo: Mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas. 
FORMAS DE ARQUIVO
PASTA SUSPENSA
ESCANINHO 
PASTA AZ
FORMAS DE ARQUIVO
CAIXA ARQUIVO MORTO
PASTA SANFONADA
ATUALIZAÇÃO DE ARQUIVO
•Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.
•Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.
•Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos. 
CONSERVAÇÃO E PROTEÇÃO DE DOCUMENTOS
Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc.
Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados etc.
Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc. 
DOCUMENTOS VITAIS
Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais como: 
Utilização de cofres à prova de fogo. 
Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guardar. 
8 Mandamentos Do Arquivo Atualizado
ARQUIVO ORGANIZADO
1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa.
2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo.
3. Trabalharás com dois arquivos: a) O ativo para documentos frequentemente utilizados; b) O inativo para os raramente consultados.
4. Trabalharás para mais de um executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro. 
ARQUIVO ORGANIZADO
5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança.
6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos).
ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los.
8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.
DESTINAÇÃO
Fase CorrenteFase IntermediáriaFINAL
Relatórios de Atividades5 Anos9 AnosGuarda Permanente
Acordos, Ajustes, ContratosEnquanto
ConvêniosVigora
Até aprovação das 5 anos a contar da
contasdata da aprovação
das contas
ASSUNTOOBSERVAÇÕES
PRAZOS DE GUARDA
10 AnosGuarda Permanente
EliminaçãoCompra (documentação)