INDOLFO, A C

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INDOLFO, A. C. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de
documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. RJ, n. 6, 2012, p. 13-37.
Disponível em:
<http://wpro.rio.rj.gov.br/revistaagcrj/wp-content/uploads/2016/11/e06_a15.pdf>. Acesso
em: 13 jul. 2021.
Indolfo em Avaliação de documentos de arquivo, inicia apontando que avaliar para a teoria e
a prática arquivísticas significa analisar o uso dos documentos de arquivo para poder
determinar os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária dos arquivos, ou seja,
definir os que serão preservados e eliminados, segundo o valor e potencial de uso para a
administração. Pontua que há pouca pesquisa quanto a essa temática e que questões como: “o
que”, “por que” e “para que” avaliar, têm sido recorrentes na área. Cita o aumento da
produção documental, do trabalho pioneiro desenvolvido pelos norte-americanos e das
diferentes práticas adotadas mundialmente - a tradição arquivística, a administrativa, além do
contexto histórico e institucional - como fatores determinantes para a elaboração e
desenvolvimento da gestão documental e que não há um conceito universal sobre o tema.
Para a autora, quando as motivações eram de ordem econômico-administrativa, implantava-se
o modelo americano, sendo as razões de ordem histórico-arquivística, seguia-se o modelo
europeu. Aponta a semelhança entre o conceito de Gestão de Documentos do DIBRATE e o
apresentado pela Lei de Arquivos. Apresenta como exemplo de gestão documental o trabalho
de Rhoads desenvolvido por meio do RAMP onde são descritas as fases e os elementos
componentes de um programa de gestão de documentos e quais os níveis de aplicação do
modelo proposto. Dentre as metodologias aplicadas na gestão de documentos, podem-se
destacar sua classificação, descrição e avaliação. De acordo com Indolfo, a avaliação deve ser
realizada no momento da produção dos documentos, ou seja, na fase corrente
simultaneamente à classificação, com o objetivo de evitar o acúmulo desordenado. Na
sequência, a autora apresenta como a classificação é essencial na gestão de documentos,
afirmando que não há como fazer avaliação e posteriormente descrição se os documentos não
forem classificados corretamente. Que só a classificação permite a compreensão do conteúdo
dos documentos de arquivo dentro do processo integral de produção, uso e acesso à
informação arquivística, mantendo os vínculos orgânicos específicos que possui com a
entidade geradora. E a avaliação é essencial para o desenvolvimento dos arquivos porque dela
“depende o futuro”. Para a autora o acesso e a disponibilidade da informação são garantidos
através do controle dos fluxos informacionais proporcionado pela classificação e avaliação.
Segundo Ana Celeste, é desafiador lidar com os avanços tecnológicos com relação à gestão,
preservação e acesso aos documentos e à informação a longo prazo. Argumenta que “a teoria
da avaliação não mudou”, que sua finalidade continua presente. Entretanto, tais mudanças
metodológicas são bastante radicais exigindo que os arquivistas trabalhem em conjunto, e de
maneira continuada, com os produtores de documentos. Finaliza, recordando como os
instrumentos técnicos de gestão de documentos (plano de classificação e tabelas de
temporalidade de documentos de arquivo), - elementos facilitadores e “indutores” do controle
do ciclo de vida documental -, são normalmente elaborados e aplicados desprovidos de um
profundo embasamento teórico-metodológico, provocando uma falta de aplicação clara da
função da política do processo de avaliação.
Palavras-chave: Gestão de Documentos. Avaliação de Documentos. Arquivo. Classificação.
Tabelas de Temporalidade.Ciclo de Vida Documental. Teoria da Avaliação. Política do
Processo de Avaliação. Fluxos Informacionais. Avanços Tecnológicos. Lei de Arquivos.