Gestão de Documentos e Arquivo Corrente

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Aula 03
DETRAN-DF (Técnico em Atividades de
Trânsito) Arquivologia - 2022 (Pós-Edital)
Autor:
Ricardo Campanario
18 de Setembro de 2022
Ricardo Campanario
Aula 03
Índice
..............................................................................................................................................................................................1) Gestão de Documentos e Arquivo Corrente - AULA SIMPLIFICADA 3
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GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO CORRENTE 
 
Gestão de Documentos 
Introdução 
O conceito de gestão de documentos surge após a Segunda Grande Guerra, quando ocorre o 
fenômeno da explosão documental como já vimos em aulas passadas. Isso imediatamente torna necessária 
a criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar o crescimento das massas documentais 
que passaram a ser acumuladas pelas organizações públicas e privadas. 
O avanço científico e tecnológico da época ocasionou significativo crescimento na produção de 
documentos, comprometendo a capacidade de controle e organização da documentação por parte das 
instituições, que passaram a buscar novas soluções para gerir a massa documental criada. 
As primeiras soluções nesse sentido começaram a surgir em países como os Estados Unidos e o 
Canadá. A palavra-chave das administrações daqueles países, principalmente dos EUA, passou a ser 
eficiência. 
Neste contexto, esses países passam a aplicar os princípios da administração científica à gestão de 
documentos, tendo em vista a urgente necessidade de racionalizar e modernizar as administrações, 
atrelando as atividades de gestão de documentos à busca de economia e eficácia na produção, tramitação, 
uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos. 
Tudo isso ocorre nas idades corrente e intermediária dos documentos e cobre todo o ciclo de 
existência dos documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para o arquivo 
permanente. 
Além da economia e da eficácia, a implantação de um programa de gestão de documentos garante 
aos seus usuários o controle sobre as informações que produzem ou recebem e a agilidade na recuperação 
das informações, no momento em que elas são requisitadas. 
Para isso, um programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos 
referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante o 
seu ciclo de vida, com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final. 
Esses requisitos valem, inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de 
informações. 
Importante lembrar também que, quando se fala e, sobretudo, se pratica, a gestão de documentos, 
não se tem preocupação só com os resultados de curto prazo, mas também com a indispensável preservação 
de documentos de valor secundário, que devem ser recolhidos e custodiados de forma definitiva nos 
arquivos permanentes. 
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A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação (atividades espalhadas por todo a 
cadeia de gestão de documentos), permitem ainda a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de 
Temporalidade de Documentos de Arquivo. 
São os instrumentos mais importantes em gestão de documentos e falaremos deles mais adiante, ao 
longo da aula. São fundamentais para a prática de uma eficiente gestão de documentos, garantindo a 
simplificação, a racionalização e conferindo maior agilidade a todo o processo. 
Note que ao longo dessa introdução falamos algumas vezes sobre racionalização do processo. Não é 
por acaso. A racionalização (seja na produção ou no processo de eliminação) e a agilidade na busca e 
disponibilização das informações são certamente os dois maiores alvos da atividade de gestão de 
documentos. Falaremos bastante sobre isso ao longo da aula, mas grave sempre as palavras racionalização, 
eficiência, eficácia e agilidade. Estão todas diretamente ligadas à gestão de documentos. 
 
(QUADRIX/CFO/Técnico Arquivo/2020) O conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação 
permite a eficiência e a eficácia na produção, na tramitação, no uso, na avaliação, no arquivamento e na 
destinação de documentos é o sistema de gestão de documentos. 
a) CERTO 
b) ERRADO 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Note que o enunciado traz exatamente os conceitos de eficiência e eficácia na produção, tramitação, uso, 
avaliação, arquivamento e destinação dos documentos, ou seja, a busca da melhor performance no trato 
documental ao longo de sua vida nos arquivos corrente e intermediário. 
(IADES/CAU-RO/Assistente Administrativo/2018) Assinale a alternativa que descreve a gestão de 
documentos na perspectiva da arquivologia. 
a) Sequência de operações que visam a distribuir os documentos de um arquivo. 
b) Conjunto de medidas visando à racionalização e à eficiência na criação, na tramitação, na classificação, no 
uso primário e na avaliação de arquivos. 
c) Sequência de diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora que visam a distribuir os 
documentos de um arquivo. 
d) Conjunto de medidas visando a distribuir os documentos de um arquivo. 
e) Coleção de documentos, naturalmente, no curso das ações, de maneira contínua e progressiva. 
Comentário: 
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A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Só pela introdução que foi dada ao tema já podemos 
concluir que a atividade de gestão de documentos é um processo que visa a racionalização e a eficiência em 
toda a cadeia pela qual trafegam os documentos, a partir de sua criação. 
Note ainda o uso das palavras-chave "racionalização" e "eficiência", como havíamos salientado. As questões 
em relação a esse tema geralmente trazem termos como esses. 
Na alternativa A o examinador fala sobre a distribuição de documentos. Veremos mais adiante que gestão 
de documentos é um processo muito mais abrangente que "só" a distribuição de documentos. 
Na letra C fala-se novamente em distribuição e não se destacam os objetivos de eficiência, eficácia, 
racionalização, agilidade, etc., que vimos na primeira alternativa. 
A alternativa D reforça essa tentativa do examinador de atrelar gestão de documentos à distribuição. Não é 
isso. 
Por fim, na letra E fala do curso de ações de uma coleção de documentos. Definitivamente, também não é 
isso que vimos até aqui. 
Conceitos 
Para começarmos a entender os conceitos usados em prova para gestão de documentos, vamos ao 
DBTA. 
Diz o DBTA que gestão de documentos é: 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua 
eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos. 
Veja que o Dicionário fala em procedimentos e operações técnicas, diversas etapas do ciclo de vida 
do documento como sua produção, uso, até o arquivamento e restringe seu escopo as fases corrente e 
intermediária. 
Vamos ver agora o que diz a Lei 8.159/91, a Lei Nacional dos Arquivos, sobre gestão de documentos, 
em seu artigo 3o: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Note que a definição á praticamente idêntica à que vimos no DBTA, desta forma não temos muito o 
que nos preocupar com a fonte quando do surgimento de perguntas sobre o conceito de gestão de 
documentos, visto que não há conflito entre diferentes autores ou referências. 
Caso a cobrançaseja por uma definição literal, muito provavelmente deverá citar os procedimentos 
técnicos, as diversas etapas da cadeia documental, sua relação com as fases corrente e intermediária e o 
objetivo final do processo, ou seja, a definição da destinação final do documento. 
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Objetivos 
Já vimos que a gestão documental, em linhas gerais, procura racionalizar todas as atividades dos 
documentos ao longo do seu ciclo de vida e imprimir agilidade a todo o processo de busca e disponibilização 
das informações buscadas. 
Dessa forma podemos definir os principais objetivos da atividade de gestão de documentos: 
• Realizar todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção, 
tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) de forma eficiente e prezando pela 
economicidade. 
• Disponibilizar as informações no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas. 
• Eliminar de forma segura os documentos destituídos de valor, realizando a avaliação e a seleção dos 
conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser 
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais. 
• Utilizar de forma adequada os equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos 
de gestão documental. 
• Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas. 
 
 
(IBFC/TRE-PA/Técnico Administrativo/2020) Acerca da importância da implementação dos programas de 
gestão de documentos, assinale a alternativa incorreta. 
a) Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos para 
um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica. 
b) Servem como instrumentos de organização embora não consigam articular as ações para enfrentar os 
problemas/questões. 
c) Facilitam a identificação dos problemas/ questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de 
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os objetivos. 
d) Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s) produto(s). 
Comentário: 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Os programas de gestão de documentos conseguem 
sim articular ações para enfrentar os problemas e questões identificados ao longo do processo, aliás é 
justamente esse um dos objetivos da implantação de um processo de gestão documental. 
As demais alternativas listam também ações e processos trazidos pela gestão de documentos com o objetivo 
de otimizar o processo na contínua busca por eficiência e eficácia. 
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(DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como um 
macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a 
obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. 
Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto: 
a) Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos. 
b) Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for 
solicitada. 
c) Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas 
avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação. 
d) Disponibilizar os documentos a quem deles necessitar, por meio de processo automatizado de dados ou 
outro. 
e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus 
valores histórico e científico. 
Comentário: 
A alternativa D é a correta e é o gabarito da questão. Na verdade, na alternativa D temos a única afirmativa 
que não pode ser considerada um dos objetivos de gestão de documento pois os documentos nem sempre 
podem ser disponibilizados "a quem deles necessitar". 
Lembre-se sempre da questão do sigilo. Muitos documentos não são ostensivos, ou seja, não têm livre acesso 
a qualquer interessado. Justamente por isso que um dos objetivos de gestão de documentos é disponibilizar 
as informações no lugar certo, na hora certa, para as "pessoas certas", ou seja, de fato quem tem o direito 
de receber o livre acesso as informações do respectivo documento. Cuidado, pois, é uma casca de banana 
da banca! 
A alternativa A fala na eficiência do processo. Já vimos que está correto. 
Na B o examinador fala em garantir a disponibilização no tempo e no local corretos. Veja que ele não cita a 
pessoa correta justamente para criar a armadilha na letra D. 
A alternativa C fala no uso correto dos instrumentos adequados e descreve alguns deles. Correto. 
Por último, na letra E a banca fala em garantias de acesso e preservação de documentos de valor secundário, 
o que também já vimos que está correto. 
 
 
Fases 
A gestão de documentos pode ser dividida em três fases básicas: a produção, a utilização e a 
destinação. Atenção porque isso cai demais!! 
PRODUÇÃO 
A fase de produção de documentos refere-se à criação de documentos sempre de acordo com as 
atividades naturais de um órgão ou setor da instituição. Lembra-se dos princípios da organicidade e da 
naturalidade? Pois é. É deles que estamos falando agora. Se não se lembra, volte lá nas primeiras aulas pois 
isso é importante! 
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É nessa fase que o profissional responsável deve evitar a criação de documentos desnecessários à 
instituição, assim como coibir a produção de duplicações, cópias ou vias que não sejam essenciais as 
atividades desempenhadas. 
Essa etapa já está diretamente relacionada a racionalização do processo, ou seja, só deve ser 
produzido o que é indispensável ao funcionamento da instituição. 
Atividades típicas da fase de Produção: gestão de modelos e formulários, otimização no uso dos 
recursos reprográficos e informáticos, difusão de normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho 
institucional e escolha de equipamentos e do pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas. 
UTILIZAÇÃO 
A fase de utilização refere-se a todo o fluxo percorrido pelo documento enquanto está cumprindo a 
sua função administrativa, assim como inclui também a sua guarda após o encerramento da sua tramitação. 
Ou seja, estamos falando do controle, do uso e do armazenamento desses documentos. 
Inclui as atividades de protocolo (que veremos em detalhes na próxima aula), de expedição, de 
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. 
Engloba também as atividades de elaboração de normas de acesso à documentação (especialmente 
empréstimos e consultas) e a recuperação de informações e suas técnicas específicas: classificação, 
organização e elaboração de instrumentos de recuperação. 
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO 
É a mais complexa das três fases. 
Consiste na análise e avaliação dos documentos com o objetivo de estabelecer os seus prazos de 
guarda e a sua destinação final, ou seja, se deverão ser eliminados ou ser custodiados de forma definitiva 
em arquivos permanentes. 
As atividades típicas dessa fase consistem na análise e avaliação das séries documentais acumuladas 
nos arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, na eliminação periódica dos documentos sem valor 
de guarda permanente e nas transferências e recolhimentos dos documentos para os arquivos 
intermediários ou permanentes, respectivamente. 
Vejamos abaixo quais são as três fases da gestão de documentos, de forma resumida: 
 
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(QUADRIX/CFO/Técnico Arquivo/2020) Uma das fases básicas da gestão de documentos é a de destinação, 
em que se decide quais documentos serão eliminados e quais serão mantidos permanentemente. 
a) CERTO 
b) ERRADO 
A afirmativa está CORRETA. Na fase de destinação é que se define qual a destinação final do documento: a 
eliminação ou a guarda permanente. 
 
(FAEPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) A gestão de documentos compreende três fases, 
denominadas de: 
Assinale a alternativa correta. 
a) Produção, Utilização, Avaliação e destinação. 
b) Produção, Avaliação e destinação, Armazenamento. 
c) Avaliação e destinação, Utilização, Arquivamento. 
d) Utilização, Organização, Avaliação e destinação. 
e) Produção, Classificação, Arquivamento. 
Comentário: 
Antes de avaliar as alternativas, vale a pena relembrarmos a teoria. Quais são as três fases da gestão de 
documentos? Acabamos de ver: produção, utilização e avaliação e destinação. Não dá para errar questão 
como essa e eu sei que aluno do Estratégia não erra! 
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
PRODUÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
UTILIZAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
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A alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. As demais não citam as três fases de maneira correta. 
Atividades 
As principais atividades de gestão de documentos são: classificação, avaliação, seleção e destinação. 
Vamos conhecer cada uma delas: 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
A classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que 
determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais. 
Para o DBTA, a definição de classificação que nos interessa a esta altura é: 
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a 
qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
A utilização da classificação tem o objetivo principal de agrupar os documentos sob um mesmo 
assunto com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas subsequentes relativas à avalição, 
seleção, eliminação, transferência / recolhimento e acesso a esses documentos. 
A classificação deve ocorrer no protocolo, no momento do registro do documento, o que também 
facilita as tarefas arquivísticas que vêm em seguida. 
Podemos dividir a atividade de classificação em duas operações: 
• Estudo: leitura de cada documento para a identificação do assunto ao qual se refere e sob o 
qual deverá ser classificado. 
• Codificação: aplicação do código correspondente ao assunto de que trata o documento, 
identificado na operação de estudo (acima). 
Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de classificação 
de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser considerados nesse 
processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos se 
referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos (por 
assuntos) . 
 
 
 
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O processo de classificação funcional representa a lógica das funções, das subfunções e atividades 
do organismo produtor. É a mais apropriada para órgãos públicos pelas constantes alterações estruturais 
em função de mudanças políticas. Dessa forma, mesmo com a mudança estrutural é possível que as funções 
permaneçam estáveis, preservando a classificação utilizada. 
As maiores vantagens da classificação funcional são: 
• as funções e atividades permanecem inalteradas; 
• identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; 
• as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão 
uma única vez no Plano de Classificação. 
Vejamos alguns exemplos de classificação funcional, listados por Ieda Pimenta Bernardes e Hilda 
Delatorre em sua publicação "Gestão Documental Aplicada". Note que são relacionadas as funções, 
subfunções e atividades da instituição. Em seguida surgem os documentos relacionados àquela atividade. 
 
 
 
 
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
SCHELLENBERG
FUNCIONAL 
(ações do 
documento)
ORGANIZACIONAL 
(estrutura do órgão)
ASSUNTO 
(assunto do 
documento) 
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Veja que, neste caso, a classificação atribuída a folha de ponto é reflexo de cada um dos níveis 
considerados: função, subfunção, atividade e documento: 
 
Já o método de classificação organizacional (ou estrutural) representa os vários níveis de 
segmentação interna do organismo produtor: diretorias, coordenadorias, supervisões, departamentos e, 
sempre, com as suas respectivas divisões internas. 
Veja que neste caso (mais abaixo), ao invés da classificação refletir as funções da empresa (que 
geralmente continuam sendo exercidas mesmo após uma mudança estrutural), ela concentra-se no desenho 
da estrutura da empresa, ficando mais vulnerável a alterações de fluxo ou de organograma, o que não é raro 
especialmente em órgãos do poder Executivo. 
Nestes casos os documentos devem ser reclassificados para acompanhar o novo modelo pós 
reestruturação, o que acaba sendo um grande retrabalho. 
As maiores desvantagens da classificação estrutural são: 
• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização; 
• a estrutura está sujeita a constantes alterações; 
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos distintos, bastando para isso estar 
relacionado a uma mesma função, porém em departamentos diferentes. 
Vamos a um exemplo prático, tratando da mesma folha de ponto que tratamos no exemplo anterior. 
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 Veja que agora a segmentação do código não se dá por função, mas sim pela área da organização, 
passando por Diretoria, Gerência e Departamento. Depois disso chegamos finalmente à atividade que 
queremos classificar: controlar a frequência de funcionários. 
 
Note que agora, ao contrário do que vimos na classificação funcional, o código do assunto deriva da 
estrutura hierárquica da empresa. 
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Voltando às desvantagens relatadas, caso uma outra diretoria (ex: Diretoria de Marketing) tenha 
também suas folhas de ponto, elas terão um outro código, ou seja, teríamos a mesma função (e até um 
mesmo documento) representados por dois códigos diferentes. 
Por último, temos o processo de classificação por assunto. 
É um método mais raro pois geralmente os documentos públicos são classificados de acordo com a 
sua função ou a estrutura da instituição. Costuma ser aplicado a documentos específicos como os que não 
derivam da ação governamental e não estão vinculados à atividade da organização. 
A classificação por assunto na verdade deve ser evitada pois pode causar dificuldades ao processo 
de avaliação, que deve considerar conjuntos documentais e não assuntos ou unidades isoladas. 
Além disso, um mesmo tipo/série documental poderáser associado a “assuntos” distintos, o que 
ocasionará dificuldades no momento da classificação. O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do 
documento e deverá ser identificado no momento da descrição, que é uma outra atividade da gestão 
documental. 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
A avaliação de documentos é o processo que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de 
cada um dos documentos, definindo se e quando os documentos devem ser eliminados ou mesmo 
custodiados de forma permanente. Tudo isso baseia-se no valor atribuído ao documento. 
Note que para o DBTA a definição é coincidente com a introdução acima: 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
Vamos relembrar quais são esses valores? 
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Valor Primário (também chamado de administrativo ou imediato) - valor atribuído a um documento em 
função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, e seu valor legal e fiscal. Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o 
cumprimento de cada um desses seus fins. 
Valor Secundário (conhecido também por histórico ou mediato) - valor atribuído a um documento em função 
do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para 
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. É um valor permanente que pode ser: 
Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição. 
Informativo: contém informações críticas sobre temas com os quais a organização trabalha, seja para fins de 
estudo, pesquisa ou gestão do conhecimento. 
Um documento é guardado por uma instituição enquanto possui valor para ela. A identificação dos 
valores do documento, conforme vimos acima, é a principal variável considerada no estabelecimento dos 
prazos de guarda e da destinação final do documento, que pode variar entre seu arquivamento permanente 
ou sua eliminação. 
Documentos de valor primário podem ou não adquirir valor secundário ao longo de sua vida. Vale 
lembrar que os documentos de valor primário são geridos em arquivos correntes ou intermediários. 
Ao fim de sua função administrativa, caso não tenham adquirido valor secundário, devem ser 
eliminados ou (caso tenham adquirido o valor secundário acima descrito), deverão ser recolhidos para a 
guarda definitiva em arquivos permanentes. 
Mais adiante, ainda nessa aula, falaremos dos instrumentos da gestão de documentos, 
especialmente a tabela de temporalidade e o plano de classificação. 
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que estamos 
estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento. 
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar 
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais 
(falaremos disso com mais detalhes em aula específica). É a informação que diz exatamente quando aquele 
determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente. 
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta 
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor histórico) 
ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor histórico). 
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A complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função avaliação 
(como o estabelecimento do valor dos documentos) requer a participação de especialistas e exímios 
conhecedores das funções da organização de que fazem parte. 
Dessa forma são constituídas equipes mistas de avaliação conhecidas por Comissões Permanentes 
de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da 
instituição. 
Veja o que diz o Decreto 10.148/2019 sobre o tema: 
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito 
dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o 
objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos 
produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, 
nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências: 
I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e 
destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às 
atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; 
II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de 
temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública 
federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional; 
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e 
selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública 
federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos documentos destituídos de valor; 
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a 
desclassificação quanto ao grau de sigilo; e 
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de 
documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade. 
Parágrafo único. As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão instituídas 
por ato dos titulares dos órgãos ou das entidades. 
 
 
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(COPEVE/UFMG/Técnico Arquivo/2018) Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, será 
constituída comissão permanente de avaliação de documentos, com a responsabilidade de 
a) orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados 
no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos destituídos de valor. 
b) proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante 
atualização. 
c) garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. 
d) promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. 
Comentário: 
Acabamos de falar desse tema, não é mesmo? 
Considerando a complexidade e a profundidade de conhecimento exigido para a execução da função 
avaliação (como o estabelecimento do valor dos documentos), o que requer a participação de especialistas 
e exímios conhecedores das funções da organização de que fazem parte, são constituídas equipes de 
avaliação conhecidas por Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, integradas por arquivistas 
e representantes das áreas de negócio da instituição. 
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
As demais alternativas não trazem o real papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos. 
 
(QUADRIX/CRF-BA/Analista de Documentação/2019) A comissão permanente de avaliação é responsável 
pela elaboração dos instrumentos de pesquisa. 
a) CERTO 
b) ERRADO 
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA! 
A Comissão Permanente de avaliação de documentos é responsável por desenvolver instrumentos de gestão 
de documentos como a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação, mas não instrumentos de 
pesquisa! 
SELEÇÃO E DESTINAÇÃODE DOCUMENTOS 
A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, apontada pela tabela 
de temporalidade. 
Veja que mesmo para o DBTA as duas atividades estão bastante interligadas: 
SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de 
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de 
temporalidade. 
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DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de 
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 
O documento pode ter 3 tipos de destinação: 
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de valor 
secundário. 
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de 
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos 
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares). 
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu seus 
prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O Recolhimento, 
por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite 
de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério). 
 
 
 
Instrumentos 
Os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos são o plano de classificação e a 
tabela de temporalidade de documentos e isso cai bastante em prova! 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Segundo o DBTA, Plano de Classificação é: 
TIPOS DE DESTINAÇÃO
Eliminação Transferência
Permanente
Periódica
Recolhimento
Sistemático
Regular
Selvagem
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Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de 
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma 
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em 
arquivos correntes. 
Esta ferramenta serve para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um 
órgão no exercício de suas funções ou atividades. 
Veja abaixo exemplos de planos de classificação, primeiro um estrutural e depois, outro, funcional. 
Importante conhecer a imagem pois algumas vezes ela é cobrada em provas, misturada a imagem da tabela 
de temporalidade, que tem elementos parecidos e pode confundir o candidato. 
 
Plano de Classificação Estrutural 
 
 
 
Plano de Classificação Funcional 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
Segundo o DBTA, Tabela de Temporalidade de Documentos é: 
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos 
e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou 
eliminação de documentos. 
Veja também um exemplo de Tabela: 
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Não se preocupe com os detalhes da tabela. Preocupe-se apenas com seu formato e aparência e note 
que, no cabeçalho, traz os indicativos das informações disponibilizadas: atividades, documentos (com seus 
respectivos códigos), prazos de guarda, destinação e observações. 
 
 
 
 
(CEBRASPE/POLÍCIA FEDERAL/Escrivão/2021) Nos arquivos correntes e intermediários dos documentos de 
arquivo indicados na tabela de temporalidade, os prazos de guarda são estabelecidos em anos ou, quando 
não é possível definir com exatidão o tempo, por uma ação (por exemplo “até a prestação de contas”). 
a) CERTO 
b) ERRADO 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
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Enquanto na unidade com atribuição de arquivo (arquivo intermediário) o prazo de guarda é geralmente 
indicado em anos, na unidade produtora (arquivo corrente), o prazo de guarda pode ser indicado em anos 
ou pode ser vinculado a condições como a vigência do documento ou o acontecimento de um fato como 
"aprovação ou prestação de contas". 
 
(FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais instrumentos utilizados visando a 
apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos eletrônicos ou 
convencionais encontram-se: 
a) plano de classificação e tabela de temporalidade. 
b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal. 
c) vocabulário controlado e estrutura da organização. 
d) sistema informatizado de gestão e tesauro. 
e) normas de descrição arquivística e glossário. 
Comentário: 
Outro tema que acabamos de estudar. Esta é uma questão simples, que não pode ser desperdiçada. Vimos 
acima que o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade são os dois principais instrumentos utilizados 
na gestão de documentos. 
Sendo assim a alternativa A é a correta e é o gabarito da questão. 
As demais alternativas não trazem instrumentos tão importantes à gestão de documentos como o Plano de 
Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos. 
 
 
Contribuição de Gestão de Documentos para a Arquivística 
Segundo José Maria Jardim, um dos maiores autores e estudiosos da arquivologia, a gestão de 
documentos trouxe várias contribuições para as funções arquivísticas. As principais são: 
 
• Documentar adequadamente as políticas e atividades dos governos. 
• Reunir o menor número possível de documentos inúteis e transitórios àqueles de valor permanente. 
• Organizar de maneira efetiva os documentos que chegam a fase permanente. 
• Inibir a eliminação de documentos de valor permanente. 
• Definir de forma criteriosa a parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de 
um país. 
 
Vamos agora a uma questão para relembrar boa parte do que estudamos: 
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(DIRPS/UFU-MG/Auxiliar Administração/2017) Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é 
INCORRETO afirmar que 
a) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu 
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos. 
b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a 
utilização e a destinação. 
c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de 
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos. 
d) identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental é 
procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos. 
Comentário: 
Boa questão para reforçar os conceitos estudados. 
Note que o examinador quer justamente a única afirmativa incorreta. Vamos avaliar uma a uma. 
A - A gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é dividida em fases arquivísticas, que, em seu 
conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos - Já vimos que está correto! A gestão de documentos de 
fato se divide em 3 fases: Produção, Utilização e Destinação. Disso não podemos esquecer! E todas elas, 
juntas, representam o ciclo vital do documento, de seu nascimento (produção) até a sua destinação final, 
seja a eliminação ou a guarda permanente. 
B - As fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a 
utilização e a destinação - Está correto. Acabamos de passar por isso na afirmativa acima. 
C - Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de 
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos - Estaestá errada. 
Os métodos de controle empregados pelo protocolo não ocorrem na primeira fase da gestão de documentos 
que é a produção, o nascimento do documento. Ocorrem sim na segunda, durante a utilização do 
documento. 
 
 
Não esqueça das 3 fases: Produção, Utilização e Destinação e não se confunda com primeira fase e primeira 
idade. É essa confusão que o examinador quer estabelecer na cabeça do candidato. Protocolo = primeira 
idade documental (arquivo corrente) e segunda fase de gestão de documentos (utilização). 
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D - Por último: Identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental 
é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos - Está perfeito. É justamente na 
terceira fase (Destinação) que ocorre a avaliação documental para que seja identificado o valor do 
documento e se ele já cumpriu ou não seu prazo de guarda, tomando-se a decisão sobre sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Mais uma vez, não se confunda com terceira idade e terceira fase. Preste bastante atenção nisso pois é 
motivo de erro clássico em prova. 
Sendo assim a afirmativa C é a única incorreta e, portanto, alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Programas e Sistemas de Gestão de Documentos 
Introdução 
No Brasil, por meio do Decreto 4.915/2003, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos 
órgãos e entidades da administração pública federal estão organizadas sob a forma de sistema com a 
denominação de SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos. 
Atenção pois o Decreto 10.148/2019 revogou os artigos 6o, 7o e 8o do Decreto 4.915/2003 e 
promoveu diversas alterações em outros pontos do Decreto. Caso queira se aprofundar no tema, preste 
atenção para estudar a legislação correta! 
Os programas de gestão de documentos têm grande importância para todos os órgãos e entidades 
integrantes do SIGA, pois: 
• Estabelecem objetivos gerais e específicos focados nas ações e atividades de gestão de documentos 
para um público/setor, conjunto institucional ou área geográfica; 
• Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de 
intervenção, devendo seu desempenho ser passível de aferição com indicadores coerentes com os 
objetivos; 
• São instrumentos de organização que articulam as ações para enfrentar os problemas/questões; 
• Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal, a(s) meta(s) e o(s) 
produto(s). 
SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo 
Nos anos 90 é concebido o Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo – SIFAR, como a primeira 
tentativa de articulação sistêmica das atividades de gestão de documentos, que entre os anos de 2000 e 
2001 foi aperfeiçoado, passando a ser denominado Sistema de Gestão de Documentos e Informações – SGDI, 
do Poder Executivo Federal. 
Após esse momento, estudos e proposições são elaboradas visando à concretização do Sistema de 
Gestão de Documentos, o que resulta na edição do Decreto 4.915/2003, que cria o Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, organizando, sob a forma de sistema, as 
atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública 
Federal. 
Este mesmo Decreto reforça em seu parágrafo primeiro a definição que temos usado para gestão de 
documentos (oriunda da Lei 8.159/1991), ou seja, "o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e 
intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente”. 
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Reforço esse ponto pois se o examinador perguntar se o Decreto 4.915/03 traz essa definição de 
gestão de documentos, está correto! A definição não é exclusiva da Lei 8.159/1991. 
Mas vamos entender um pouco mais sobre o SIGA 
De acordo com o artigo 2º do Decreto 4.915/03 (alterado pelo Decreto 10.148/2019), vejamos quais 
são as principais finalidades do SIGA: 
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso 
aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os 
aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 
2019) 
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas 
pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; (Redação dada pelo Decreto nº 
10.148, de 2019) 
III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e 
arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; 
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação 
arquivística pública; 
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; 
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da 
informação pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração 
pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades. (Incluído 
pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
Veja que entre as finalidades do SIGA estão justamente aquelas que caracterizam a gestão de 
documentos, especialmente, a racionalização de todo o processo, redução de custos e o acesso ágil as 
informações. 
Além disso, cabe ao SIGA integrar e articular os órgãos e sistemas arquivísticos, divulgar normas e 
preservar o patrimônio documental. 
Vamos agora entender qual é a composição do SIGA: 
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 Art. 3o Integram o SIGA: 
 I - como órgão central, o Arquivo Nacional; 
 II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades 
de gestão de documentos e arquivos nos órgãos e nas entidades da administração pública 
federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
 III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades 
de gestão de documentos e arquivos nas entidades vinculadas aos órgãos da administração 
pública federal. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
Importante saber - e isso cai bastante em prova! - que o órgão central do SIGA é o Arquivo Nacional. 
Para que não se esqueça, relembre os órgãos centrais e/ou "vinculação" de cada um dos organismos 
arquivísticos, abaixo: 
 
Conarq-> vinculado (ou "instituído no âmbito") ao Arquivo Nacional. 
SINAR -> Conarq é órgão central. 
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central. 
Vamos agora entender o que compete ao órgão central do SIGA, o Arquivo Nacional: 
I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a 
Comissão de Coordenação do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de 
documentos e arquivos a serem implementadas nos órgãos e nas entidades da 
administração pública federal, com apoio da Comissão de Coordenação do 
Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
III - editar normas para regulamentara padronização dos procedimentos técnicos relativos 
às atividades de gestão de documentos, independentemente do suporte da informação ou 
da natureza dos documentos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de 
trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; (Redação dada 
pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
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V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos 
setoriais e seccionais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e 
internacionais; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam 
na gestão de documentos e arquivos. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
Veja que cabe ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, a elaboração e disseminação de 
normas, além da gestão sobre as rotinas de trabalho (que derivam das normas) e a capacitação e 
aperfeiçoamento dos servidores dos sistemas envolvidos no processo. 
Apenas para que você leia e não vá para a prova sem sequer ter olhado esse conteúdo, veja abaixo 
agora as competências dos órgãos setoriais do SIGA, que são as unidades responsáveis pela coordenação 
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes: 
I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu 
âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 
10.148, de 2019) 
II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do 
Siga, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de 
documentos arquivísticos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) 
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base 
nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua 
aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; 
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e 
destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a 
administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; 
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de 
que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do 
Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo 
relativos às atividades-fim; 
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas 
afins, nacionais e internacionais; 
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo 
a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante 
atualização. 
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Veja que cabe aos órgãos setoriais do SIGA a elaboração e aplicação dos planos de classificação e da 
tabela de temporalidade. Estes são os mais importantes instrumentos de gestão documental que acabamos 
de estudar. 
Por último, nesse processo de conhecimento mais profundo do SIGA, vale saber que o Decreto 
10.148/2019 cria uma comissão de coordenação do SIGA composta por: 
• Diretor Geral do Arquivo Nacional (que a preside) 
• Representantes do Arquivo Nacional, do órgão central do Sistema de Serviços Gerais e do 
órgão central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação 
• Presidentes das Subcomissões de Coordenação do Siga dos órgãos da administração pública 
federal. 
Esta comissão tem as seguintes competências de acordo com o Decreto 10.148/2019: 
I - propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos, 
no âmbito da administração pública federal; 
II - orientar os órgãos integrantes do Siga quanto às modificações necessárias ao 
aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos; 
III - monitorar a aplicação das normas e seus resultados, com vistas à modernização e ao 
aprimoramento do Siga; 
IV - fornecer informações sobre os órgãos setoriais e seccionais ao órgão central do Siga; e 
V - assessorar o órgão central do Siga na execução de suas competências. 
 
 
(NC-UFPR/UFPR/Arquivista/2017) O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, organiza sob a forma 
de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), as atividades de 
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal. Em relação 
aos seus integrantes, a função de órgão central é exercida: 
a) pelo Ministério da Justiça. 
b) pelo Conselho Nacional de Arquivos. 
c) pelo Arquivo Nacional. 
d) pela Casa Civil da Presidência da República. 
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e) pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. 
Comentário: 
 
Acabamos de estudar em relação ao SIGA que seu órgão central é o Arquivo Nacional. Veja o que diz o inciso 
I do artigo 3o do Decreto 4.915/2003: 
Art. 3o - Integram o SIGA: 
I - como órgão central, o Arquivo Nacional. 
Dessa forma, a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
Não confunda! 
Conarq-> vinculado ao Arquivo Nacional. 
SINAR -> Conarq é órgão central. 
SIGA -> Arquivo Nacional é o órgão central. 
 
Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos 
 
Em relação aos níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, a título de prova, 
necessário saber que temos 4 níveis: 
NÍVEL MÍNIMO 
Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de 
documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente. 
NÍVEL MÍNIMO AMPLIADO 
Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. 
 
NIVEL INTERMEDIÁRIO 
 
O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a 
adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de formulários, 
elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc. 
NÍVEL MÁXIMO 
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O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), 
complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de 
máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc. 
 
(FCPC/UNILAB/Arquivista/2019) Segundo a UNESCO – Organização das Nações Unidas para a Educação, a 
Ciência e a Cultura, a aplicação de um programa de gestão documental pode se dar em quatro níveis. 
Assinale a opção que especifica as exigências de cada um desses quatro níveis: 
a) nível mínimo (espaço físico adequado à guarda de documentos); nível mínimo ampliado (comissão 
permanente de avaliação de documentos); nível intermediário (tabela de temporalidade e destinação de 
documentos); nível máxima (implantação de política arquivística de documentos). 
b) nível mínimo (identificação da massa documental acumulada); nível mínimo ampliado (eliminação 
criteriosa de documentos); nível intermediário (um ou mais arquivos intermediários); nível máximo 
(implantação de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos). 
c) nível mínimo (diagnóstico preliminarda produção documental); nível mínimo ampliado (plano de 
classificação de documentos por assunto); nível intermediário (tabela de temporalidade e destinação de 
documentos); nível máximo (descrição em conformidade com a ISAD(G)). 
d) nível mínimo (sistema informatizado de protocolo); nível mínimo ampliado (sistema de gerenciamento 
eletrônico de documentos); nível intermediário (sistema informatizado de gestão arquivística de 
documentos); nível máximo (repositório arquivístico digital confiável). 
e) nível mínimo (programa de retenção e eliminação de documentos); nível mínimo ampliado (um ou mais 
centros de arquivamento intermediário); nível intermediário (implantação de sistemas de arquivo); nível 
máximo (uso de recursos de automação). 
Comentário: 
A alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Veja que ela traz exatamente todos os elementos que 
estudamos em cada um dos níveis de aplicação da gestão de documentos. 
Nas demais alternativas a banca faz inúmeras trocas além de inserir elementos estranhos ao que é previsto 
pela doutrina no que tange aos níveis de aplicação da gestão de documentos. 
(IDECAN/SEP-PR/Agente Administrativo/2014) De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16), a aplicação 
de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo, 
mínimo ampliado, intermediário e máximo. Diante do exposto, é correto afirmar que um órgão que 
pretende aplicar um programa de gestão de documentos no nível mínimo deve 
a) implantar sistemas de arquivos. 
b) ter um ou mais centros de arquivamento intermediário. 
c) adotar programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência. 
d) possuir gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação. 
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e) contar com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para 
recolher à instituição arquivística públicas aqueles de valor permanente. 
Comentário: 
Antes de analisar as alternativas, vamos voltar à teoria. 
Vimos acima que o nível mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos consiste em contar, 
ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao 
Arquivo Nacional daqueles de valor permanente. 
Assim, a alternativa E é a correta e é o gabarito da questão. Note que traz a definição literal de nível mínimo 
de aplicação de um programa de gestão de documentos. 
Na letra A o examinador fala na implantação de sistemas de arquivos, que não alcança sequer o nível mínimo 
da implantação dos programas de gestão de documentos. 
A alternativa B por sua vez traz a definição de nível mínimo ampliado, com a existência de arquivos 
intermediários. 
Na letra C o examinador lista características do nível intermediário, como programas básicos de elaboração 
e gestão de formulários e correspondência. 
Na alternativa D a definição já atinge o nível máximo da aplicação de programas de gestão de documentos, 
com a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Terminologia Arquivística Aplicada 
Como nas demais aulas, vamos agora mais uma vez ao Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística estudar mais alguns termos e suas definições literais. 
Lembro sempre que essa é uma tarefa imprescindível do estudante de Arquivologia. As bancas 
cobram com frequência o conhecimento literal de certas definições e, o único jeito de matar essas questões, 
é estudando o dicionário. 
Toda aula estudamos parte dele, sempre relacionada ao que acabamos de ver em aula. 
Vamos a mais alguns termos! 
 
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Para este termo o DBTA não traz definição específica, apenas refere-se à gestão de documentos, 
ou seja, os consideram sinônimos. Importante saber isso para a prova! 
ARQUIVO CORRENTE 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas 
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 
Junto com o arquivo intermediário é o local onde ocorre todo o processo de gestão de 
documentos. Nunca se esqueça que é um local de consultas frequentes e que acumula de forma 
natural e orgânica documentos revestidos de valor primário, ou seja, importante para as 
atividades da organização sob o ponto de vista administrativo. 
AVALIAÇÃO 
 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, 
de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
É uma das atividades da gestão de documentos, ao lado da classificação, seleção e destinação. O 
mais importante aqui é lembrar que na avaliação define-se o prazo de guarda e a destinação do 
documento: eliminação ou guarda permanente. É isso que cai em prova! 
 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
 
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda 
permanente ou eliminação. 
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O Ciclo Vital abrange as três idades documentais e os arquivos corrente, intermediário e 
permanente. Fundamental lembrar e não confundir: a gestão de documentos ocorre nos arquivos 
corrente e intermediário! 
CLASSIFICAÇÃO 
 
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam 
recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
A Classificação tem várias definições no DBTA. Essa é a que particularmente nos interessa nesse 
momento. É mais uma das atividades da gestão de documentos ao lado da avaliação, seleção e 
destinação. 
Neste momento do curso, classificação é, na prática, a identificação do documento com base no 
seu assunto principal e a atribuição a ele de um código, que permitirá que seja feita a avaliação, 
seleção e destinação, que são as próximas atividades da gestão de documentos. 
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 
 
Código derivado de um plano de classificação. 
É o código que é atribuído ao documento, após identificado o seu assunto e sua correspondência 
no plano de classificação adotado. 
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO 
 
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela 
elaboração de tabela de temporalidade. 
 
 
Vimos no Decreto 4.915/2003, que normatiza o SIGA, uma referência concreta a Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos, comissão mista, responsável, entre outras coisas, por 
elaborar e aplicar a tabela de temporalidade e destinação de documentos. 
Veja o inciso V do artigo 5o do Decreto que diz que "Compete aos órgãos setoriais" do SIGA: 
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata 
o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo 
Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às 
atividades-fim. 
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O Decreto 4.073/2002 em seu artigo 18, por sua vez, define as Comissões Permanentes de 
Avaliação de Documentos. Vejamos: 
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão 
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o 
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito 
de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos destituídos de valor. 
DESCARTE 
 
Exclusão dedocumentos de um arquivo após avaliação. 
Importante conhecer o termo pois, pelo próprio DBTA é equiparável à eliminação. Portanto, se o 
examinador se referir a descarte, entenda que está falando do que chamamos de eliminação até 
aqui. 
DESTINAÇÃO 
 
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda 
permanente, descarte ou eliminação. 
Outra atividade do processo de gestão de documentos ao lado da classificação, avaliação e 
seleção. Note que a destinação ocorre com base na avaliação e completa-se com a seleção que 
propriamente separa os documentos elimináveis dos de valor secundário e que, portanto, devem 
ser preservados. 
ELIMINAÇÃO 
 
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também 
chamada expurgo de documentos. 
Vimos acima que o termo eliminação é equiparável a descarte e aqui vemos que é também 
equiparável a expurgo. Dessa forma, não se confunda: Eliminação = Descarte = Expurgo. 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou 
recolhimento. Também chamado administração de documentos. 
Bem, essa é a definição que mais tratamos em aula. Note que é basicamente a mesma prevista 
na Lei 8.159/1991 e cita o "conjunto de procedimentos e operações", as fases "corrente e 
intermediária" e a sua "eliminação ou recolhimento". 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
 
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Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento 
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do 
arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. 
O Plano de Classificação é, ao lado da Tabela de Temporalidade, um dos mais importantes 
documentos do processo de gestão de documentos. Deve classificar todo e qualquer documento 
produzido ou recebido por um órgão no exercício das suas atividades. 
PLANO DE DESTINAÇÃO 
 
Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos. 
É o plano gerado a partir da avaliação e decisão da destinação final do documento. 
PRAZO DE ELIMINAÇÃO 
 
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor 
permanente deverão ser eliminados. 
Estudaremos esse tema mais a fundo, mas, por enquanto, fundamental saber que o prazo de 
eliminação vem indicado na tabela de temporalidade, deixando claro após que período o 
documento sem valor permanente deve ser eliminado. 
PRAZO DE GUARDA 
 
Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos 
deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é 
efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção. 
Também entraremos mais a fundo nesse tema adiante, mas importante saber que o prazo de 
guarda indica após que momento a decisão sobre a destinação é, de fato, implementada, levando 
o documento à eliminação ou ao recolhimento para custódia permanente. Baseia-se na legislação 
vigente e nas necessidades administrativas da instituição. 
PROCESSAMENTO TÉCNICO 
 
Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e 
conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou 
tratamento técnico. 
Termo que designa grupo de atividades que abrange boa parte do processo de gestão de 
documentos. 
PROTOCOLO 
 
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e 
expedição de documentos. Ver também arquivo corrente e unidade protocolizadora. 
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O Protocolo será o principal tema de nossa próxima aula. Agrupa uma lista de atividades que 
fazem parte do arquivo corrente e do processo de gestão de documentos. Nunca se esqueça: o 
Protocolo faz parte do Arquivo Corrente (primeira idade), porém faz parte da segunda fase do 
processo de gestão de documentos, a Utilização! 
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
 
Identificação ou localização da informação desejada. 
Lembre-se que esse é sempre um dos maiores, senão o maior objetivo, do processo de gestão de 
documentos: garantir o acesso e a localização, de maneira simples e rápida, da informação certa, 
para a pessoa certa na hora certa. 
SELEÇÃO 
 
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante 
critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. 
A seleção é a última das atividades de gestão de documentos. É a separação dos documentos que 
devem ser eliminados daqueles que serão custodiados de forma definitiva em função de seu valor 
secundário. 
Note que, como ocorre por último, depende de uma classificação correta, que propiciará a 
avaliação adequada do documento e a realização da seleção com base na sua destinação final. 
SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na 
produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos. 
Veja que nesta definição o DBTA traz alguns dos principais objetivos da gestão de documentos, 
ou seja, a eficiência (redução de custos, racionalização, agilidade) e a eficácia (acesso e liberação 
da informação quando requisitada). 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
 
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições 
de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. 
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Ao lado do Plano de Classificação é um dos dois instrumentos mais importantes do processo de 
gestão de documentos. Falaremos ainda mais a fundo sobre a Tabela de Temporalidade em aulas 
mais adiante. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS 
 
1. (IADES/ALE-GO/Analista Legislativo Arquivista/2019) Assinale a alternativa que apresenta um dos 
elementos que formam o sistema de arquivo. 
a) Programa de gestão de documentos. 
b) Diagnóstico da situação arquivística. 
c) Políticas de patrimônio. 
d) Políticas de aquisição de mobiliário. 
e) Gestão de riscos. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O programa de gestão de documentos faz parte de 
um sistema de arquivos. 
Veja que a resolução nº 27/2008 do CONARQ prevê em seu art. 5º que “Pela lei específica de arquivos, 
referida no caput do art. 1º, a ser editada pelo Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e 
dos municípios, deverá ser criado um sistema de arquivos que contemple programa de gestão de 
documentos de arquivo (...)” 
A alternativa B está incorreta. O diagnóstico da situação arquivística é uma ferramenta prévia na elaboração 
de políticas públicas de arquivo ou mesmo de planos de melhorias, como já vimos anteriormente. Não pode 
ser considerado um elemento formador do sistema de arquivos. 
A alternativa C está incorreta. Política de patrimônio também não é considerada um elemento formador de 
um sistema de arquivos. 
A alternativa D está incorreta. Também não são formadoras de um sistema de arquivos. 
A alternativa E está incorreta. Por último, gestão de riscos tampouco pode ser considerada um elemento 
formador de um sistema de arquivos. 
2. (VUNESP/Pref.Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) A gestão de documentos de 
arquivo: 
a) refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou guarda permanente. 
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b) compõe-se de quatro fases básicas e obrigatórias que incluem a produção, utilização, indexação e 
destinação que devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas em comum. 
c) restringe-se à avaliação e destinação desenvolvidas mediante a análise da utilização e identificação dos 
prazos previstos por lei para guarda permanente, eliminação segura ou digitalização. 
d) assume em relação à produção de documentos, papel regulador visando garantir a criação, duplicação e 
emissão de diversas vias para todos os departamentos produtores e receptores. 
e) inclui as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição, 
organização e arquivamento em fase permanente. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a banca traz exatamente a definição de 
gestão de documentos prevista na Lei 8.159/1991. Vejamos o artigo 3o da Lei: Art. 3º - Considera-se gestão 
de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, 
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
A alternativa B está incorreta. Como já vimos, a gestão de documentos é composta de 3 fases (produção, 
utilização e destinação) e não 4, conforme relata a alternativa. 
A alternativa C está incorreta. A alternativa fala apenas da última fase de gestão de documentos, a 
destinação / avaliação. Ignora as fases de produção e utilização. 
A alternativa D está incorreta. Aqui o examinador subverte o significado da fase de produção, que deixa de 
ser um elemento que racionaliza e controla a produção e passa a ser um polo de produção e duplicação de 
documentos aparentemente desnecessários. É o inverso. 
A alternativa E está incorreta. Aqui a banca lista diversas atividades de Protocolo. Veremos isso na próxima 
aula, mas, de qualquer forma, o protocolo é parte da fase de utilização. Além disso a banca aqui mais uma 
vez ignora as fases de produção e destinação do processo de gestão de documentos. 
3. (DÉDALUS/CORE-RJ/Assistente Administrativo/2019) A gestão de documentos deve ser vista como 
um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a 
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de 
arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto: 
a) Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos. 
b) Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for 
solicitada. 
c) Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas 
avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação. 
d) Disponibilizar os documentos a quem deles necessitar, por meio de processo automatizado de dados ou 
outro. 
e) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus 
valores histórico e científico. 
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Comentários: 
A alternativa A está incorreta. A afirmativa é correta. Garantir a eficiência na produção, na administração e 
na destinação de documentos é mesmo um dos maiores objetivos da gestão de documentos. 
A alternativa B está incorreta. A garantia da disponibilidade da informação correta, no tempo certo, para a 
pessoa certa é outra função da gestão de documentos. 
A alternativa C está incorreta. O uso adequado e racional da reprografia, do processamento automatizado 
de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação são partes 
integrantes do processo de racionalização da gestão de documentos. 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A disponibilização dos documentos, embora deva ser 
feita de forma ágil e no momento em que é solicitada, não pode ser feita de maneira indiscriminada "a quem 
deles necessitar". É necessário observar as regras de sigilo e de adequação na liberação das informações para 
o solicitante. Dessa forma a afirmativa é incorreta e a alternativa, correta. 
A alternativa E está incorreta. Sim. Acesso e a preservação correta dos documentos são duas das principais 
funções da gestão de documentos. 
4. (VUNESP/IPREMM/Auxiliar de Escrita/2019) Gestão Documental é um conjunto de normas, 
procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e 
arquivamento de documentos oficiais. Uma de suas principais funções é: 
a) o aumento substancial de informações. 
b) a disseminação de informações. 
c) a propagação de dados. 
d) o controle de informações. 
e) a especificação de dados. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. A gestão de documentos não tem o objetivo de aumentar substancialmente 
o volume de informações disponibilizadas. Ao contrário, seu perfil vai na direção de racionalizar a produção 
de documentos, restringindo a criação apenas ao necessário de acordo com as atividades da organização. 
A alternativa B está incorreta. A disseminação não é uma das fases da gestão de documentos, acontecendo, 
especialmente, na terceira idade documental. 
A alternativa C está incorreta. A propagação de dados também não é uma das fases da gestão de 
documentos. 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O controle de informações faz parte da gestão de 
documentos. Seja no caráter racional de sua produção ou mesmo na imposição de um processo de eficiência 
e transparência que permite à organização implantar processo eficiente de governança e controle de sua 
gestão documental. 
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A alternativa E está incorreta. A especificação de dados também não pode ser considerada uma das fases ou 
atividades do processo de gestão de documentos. 
5. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) O nome dado ao conjunto de procedimentos e 
operações técnicas cuja interação possibilita a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, 
avaliação, arquivamento e destinação de documentos, é sistema de: 
a) arquivamento eletrônico de documentos. 
b) arquivos. 
c) classificação e arranjo de documentos. 
d) gestão de documentos. 
e) recuperação da informação. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O arquivamento eletrônico de documentos não corresponde a definição 
trazida pela banca, que se aplica a gestão de documentos. Segundo o DBTA, armazenamento de dados deve 
ser definido como a "guarda de documentos e informações em meio eletrônico". 
A alternativa B está incorreta. Esta também não é a definição de arquivos, como já estudamos intensamente 
nas primeiras aulas do curso. Relembre a definição do DBTA: "conjunto de documentos produzidos e 
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas 
atividades, independentemente da natureza do suporte". 
A alternativa C está incorreta. Vamos novamente ao DBTA. Arranjo: "sequência de operações intelectuais e 
físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou 
quadro previamente estabelecido". Classificação: "organização dos documentos de um arquivo ou coleção, 
de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo". 
A alternativa