NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA:
Conceitos fundamentais de arquivologia
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
ARQUIVO
De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.
Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.
Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição
Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos
Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras.
 
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas preestabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:
Esta matéria foi retirada do site Desempregado não, concurseiro!
1. O gerenciamento da informação e a Gestão de documentos: 
2. O  gerenciamento da informação  e  a  gestão de documentos  englobam um conjunto  de métodos  e  técnicas  arquivísticas, durante  o ciclo  vital dos  documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização,  controle, tramitação, avaliação,  conservação,  coordenação  de recursos  humanos,  materiais  e  operacionais. Assim,  o  gerenciamento  da informação e a gestão de documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a  sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento).
3. A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos, define em seu art. 3º que:
4. Art.  3º  Considera-se  gestão  de documentos  o  conjunto  de procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em fase corrente  e  intermediária, visando a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
5. Dessa forma, com a reunião de todos os aspectos  supracitados, a gestão de documentos  busca  a  eficiência da atividade arquivística para  atingir seus  objetivos  de  organização, conservação e acesso à informação, cumprindo,  assim,  o  disposto  no §2º  do art.  216 da  Constituição da  República Federativa do Brasil (CRFB), que  expressa:  “Cabem à  administração pública, na  forma  da lei,  a  gestão  da documentação  governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
6. Este texto foi retirado da apostila abaixo que foi desenvolvida por Wagner Leandro Rabello Junior é graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal  do Estado do Rio  de Janeiro  (UNIRIO) e pósgraduando em Administração  Pública  pela  Fundação  Getúlio  Vargas  (FGV)
7. Gestão de documentos
8. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Este post aborda os principais aspectos, teóricos e práticos, que devem ser levados em consideração na implantação da gestão de documentos e os desafios que as instituições brasileiras, públicas ou privadas, ainda precisam enfrentar para gerenciar e preservar seus acervos documentais.
9. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural.Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório.É importanteressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra oParaguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas ou legais.
10.  
11. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
12. A não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, a ampla burocratização e o uso massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescente interesse na preservação da memória, levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam três fases da vida do documento:
13. o primeiro ciclo, denominado corrente,corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo, denominado intermediário, corresponde ao valor probatório e/ou legal do documento e o último ciclo, denominado permanente, quando o valor histórico e científico se sobrepõe ao demais valores.
14. Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto documental será eliminado.
15. A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único método válido para arquivar documentos.Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades.
16. O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento,quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao método e efetivamente implantá-lo pois a organização dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionários.Cabe ainda salientar que o método de classificação de documentos adotado, ou a combinação de um ou mais métodos, deve ser registrado detalhadamente pelo arquivista ouresponsável pela gestão de documentos para que no caso de mudanças no quadro de pessoal, por exemplo, possa se dar continuidade ao trabalho ou, se for o caso de transformações institucionais, possa se fazer as alterações necessárias.Essas definições e conceitos construídos pela Arquivologia aparentemente são simples e claros e nos ajudam a definir o que é documento de arquivo, como avaliar o seu valor e, portanto, sua temporalidade. Mas na prática surgem questões como: por quê é tão difícil,principalmente nos arquivos das empresas públicas, encontrar as informações que se necessita a qualquer tempo e rapidamente? O quê fazer com o grande volume de massa documental que tende a se acumular de forma desorganizada dificultando o acesso às informações ali existentes?
Gestão de documentos: Diagnósticos
o diagnóstico arquivístico engloba estas quatro fases citadas.
o diagnóstico é também o levantamento dos dados acerca do acervo arquivístico. Isto ocorre na implantação de projetos de arquivos para a elaboração de programas referentes ao programa de gestão de documentos. Depois do levantamento, os dados são analisados para que medidas sejam tomadas. Não visa apenas detectar falhas de administração, mas também propõe soluções técnicas para racionalizar o fluxo documental da área pesquisada.
O enfoque do diagnóstico pode ser maximalista (quando visa levantar dados de todas os órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.
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Arquivos correntes e intermediários
O ciclo de vida de um documento abrange três idades/ fases.
A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência e ficam próximo de que utiliza.
A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.
A terceira fase/ idade é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.
Arquivo Corrente:
Consta também no artigo 8º § 1º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
QUESTÃO DE CONCURSOS
Ano: 2009 Banca: CESPE Órgão: TRE-MA
Os arquivos correntes são
A formados por documentos com valor secundário.
B armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.
C transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.
D formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.
E alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
RESPOSTA LETRA E
Arquivo Intermediário:
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.
Consta também no artigo 8º § 2º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 
QUESTÃO DE CONCURSO
Ano: 2015 Banca: FUNCAB Órgão: MPOG
Os arquivos intermediários distinguem-se dos arquivos das demaisfases por:
A serem essenciais ao funcionamento cotidiano da organização que o produziu.
B serem constituídos de documentos em melhor estado de conservação.
C sua pesquisa ser direcionada exclusivamente ao público externo.
D terem documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.
E ser vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte de papel.
RESPOSTA LETRA D
Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos
O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Esta definição caiu no concurso da Câmara de Nova Odessa-SP em 2018 elaborada pela VUNESP.
Avaliação de documentos
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.
“A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.” (Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)
Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)
Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística
a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição de um patrimônio documental;
b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental necessário para a pesquisa histórica;
c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo arquivista. Este processo deve ser formal, sistemático e claramente definido;
d) como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos documentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâneo à época ou ao período de sua criação. Neste sentido, Booms (1987, p. 104) acrescenta: “ Construindo uma tabela conceitual histórica, que servirá de modelo à herança documental, os arquivistas não devem seguir os conceitos de valor de acordo com a sua própria época, mas antes, de acordo com o valor que governa a época na qual o material foi criado.”;
e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do contexto social. Este princípio, entretanto, supõe também que os documentos, como tais, não tenham valor intrínseco. Este valor é atribuído após a avaliação feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse profissional deve ter uma visão global sobre o desenvolvimento social e as diferentes mudanças ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a missão de identificação do valor dos documentos de arquivos que o arquivista é chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade social e dos valores contemporâneos ao documento. (Fonte: http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646)
Matéria retirada do site Tecnolegis
Se quiser aprofundar mais sugiro ler esta apostila: como-avaliar-documentos
Arquivos Permanentes
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
As principais atividades dos arquivos permanentes são:
Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Preservação: Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Acesso: Possibilidade de consulta a documentos e informações
QUESTÃO DE CONCURSO
Ano: 2016 Banca: COMVEST UFAM Órgão: UFAM
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos, para cumprir com suas finalidades, as principais atividades dos arquivos permanentes são:
A transferência, restauração, recolhimento e acesso
B arranjo, descrição, preservação e acesso
C avaliação, preservação, organização e recolhimento
D descrição, implementação, arranjo e recolhimento
E gestão, arranjo, preservação e avaliação
RESPOSTA LETRA B
Tipologias documentais e suportes físicos: Microfilmagem e Automação
TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO
–– Anteriormente: tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados.
–– Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos
–– Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.
Microfilmagem
–– Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica,
utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica.
–– Economia com espaços físicos
–– Instrumento de consulta
–– preservar os originais do manuseio
–– Segurança
–– Racionalização da informação
–– Formas: filme, jaqueta, microficha
–– Possui validade legal
LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996
– Possuem imagem de abertura e de encerramento
– Sempre é feito filme cópia
Automação
– Arquivos como usuário
– computador identifica séries documentais, registra documentos e controla o acervo.
– Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações
– computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados.
– Recuperação rápida e eficaz
– descentralização da informação.
– Racionalização da gestão documental.
Este material foi retirado de uma apostila disponibilizada online pelo Prof. Antonio Victor Botão
Preservação, conservação e restauração de documentos de arquivo
Em arquivologia existe uma preocupação com a integridade dos documentos ao longo das épocas, com o objetivo de se assegurar o acesso futuro a todos os arquivos. Por este motivo existem os conceitos sobre a preservação, a conservação e a restauração de documentos.