Secretariado Executivo 01

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Secretariado Executivo
Cathia L. Petroni
Aula 01
O Profissional de 
Secretariado Executivo
Evolução Histórica
Escriba
Secretária
Gestora
A Lei de regulamentação da profissão
A profissão mais antiga do mundo, evoluiu, 
cresceu e no Brasil foi reconhecida pela Lei 
7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96.
Perfil Profissional
Conhecer a 
profissão
Identificar-se com 
ela
Vontade de 
atualização 
constante
Formação 
técnica ou 
superior na área
Conhecer 
sempre a cultura 
organizacional
Habilidades e competências
Resiliente
Domínio da 
língua 
portuguesa
Ética
Gestora de 
tempo
Falar outros 
idiomas
Paciente
Inteligência 
emocional
Conhecer 
etiqueta 
profissional
Discreta
Com o perfil ajustado e competências/habilidades 
desenvolvidas, como profissional de secretariado eu serei 
um (a) gestor (a) (gerente) de processos, de informações, 
de tecnologia e de pessoas dentro da minha área.
O profissional de secretariado executivo na 
gestão e assessoria aos executivos
Como assessor (a), isso é, como profissional 
de suporte e com os meus conhecimentos 
diversificados poderei contribuir auxiliando na 
tomada de decisões de meus executivos.
O profissional de secretariado executivo na 
gestão e assessoria aos executivos
Aula 02
As relações humanas na atuação e no sucesso 
profissional 
Conceito
• Conceito: Oposição de interesses, sentimentos, ideias, 
luta, disputa, desentendimento. 
• Nas organizações existem pessoas de diferentes 
realidades, formação, cultura, experiências etc. 
Portanto, passível de conflitos diariamente.
“ Ninguém é igual a ninguém”...
• Conflitos Pessoais:
Este é o tipo de conflito que diz respeito 
unicamente a uma pessoa. Pode ser o nosso 
chefe, um colega ou outro membro da 
empresa. Neste caso, é melhor não se envolver, 
cada um com os seus problemas.
Tipologia mais comuns nas empresas
• Conflitos Interpessoais:
Este é o tipo de conflito que envolve várias 
pessoas de dentro da empresa. É o tipo de mais 
banal nas organizações e acontece 
frequentemente.
Tipologia mais comuns nas empresas
• Conflitos com outros trabalhos:
Este tipo de conflito surge quando existem outros 
trabalhos ou tarefas dentro ou fora da organização, 
que não possibilitam que seu trabalho seja realizado 
devidamente e dentro do prazo. 
Tipologia mais comuns nas empresas
Tipologia mais comuns nas empresas
• Conflitos entre necessidades e valores:
Este conflito surge quando aquilo que necessita para 
cumprir o objetivo do seu trabalho entra em conflito 
com a sua personalidade e os valores que mais preza. É 
bastante desagradável mas acontece ocasionalmente.
Inteligência Emocional a favor da atuação 
de qualidade
Para se adquirir a Inteligência emocional é preciso:
Exercitar a paciência;
Entender de gente;
Usar as dificuldades a seu favor e não contra você;
Aprender a cada novo problema;
Solucionar as situações estressantes com rapidez;
Não levar nada para o lado pessoal.
Inteligência Emocional a favor da atuação de 
qualidade
Esqueça a síndrome de Gabriela:
“Eu nasci assim; eu cresci assim e sou 
mesmo assim....Gabriela!!!!!”
As empresas precisam de profissionais 
centrados, equilibrados, com foco e 
profissionalismo....sem amadorismo!
“Resiliência é um termo emprestado da física 
que tem como definição: A propriedade que 
alguns corpos apresentam de retornar a forma 
original após terem sido submetidos a uma 
deformação elástica.”
Carolina Pechir 02.11.15
A resiliência e o profissional 
de secretariado
A resiliência significa a disposição em passar por 
situações de pressão, de críticas e cobranças, 
conseguindo manter-se equilibrado, sem que a 
situação influencie sua atuação.
A resiliência e o profissional de 
secretariado
Aula 03
Introdução as ferramentas e técnicas
secretariais – Parte 1
Etiqueta e comportamento profissional
A diferença no sucesso ou fracasso dos profissionais, 
muitas vezes reside no conhecimento (ou na falta 
dele) da etiqueta corporativa que reflete na atuação 
do profissional nas organizações. 
Comportamento adequado, conhecer as 
regras de cumprimentos, não utilizar as redes 
sociais no horário de trabalho são alguns 
aspectos importantes na atuação.
Etiqueta e comportamento profissional
Atenção com etiqueta corporativa:
Sucesso ou 
fracasso
A Empresa não é 
sua casa!
Faça cursos e 
leia bastante.
Modos!
• Recepção: atenção, conhecimento, 
andamento e solução;
• Atendimento ao cliente: cortesia, atenção, 
solução e manutenção;
Recepção, atendimento ao cliente, 
agenda e administração de tempo
Recepção, atendimento ao cliente, agenda 
e administração do tempo
As diferentes modalidades de agenda:
▪ fazem com que os profissionais de secretariado consigam
administrar bem seu tempo e de seu executivo.
Recepção, atendimento ao cliente, agenda 
e administração do tempo
▪Diferentes programas gratuitos ajudam:
▪além do outlook, a organizar as tarefas, reuniões,
eventos, projetos etc...afim de se manter o devido
controle para que nada se perca ou se tenha prejuízos.
▪ É Indispensável para o bom andamento da 
empresa, uma reunião entre vários aspectos tem o 
objetivo de:
▪ coletar informações de processos operacionais, 
comunicação de mudanças, 
▪ implantação de novos projetos, 
Reuniões
▪ obtenção de feedbacks, 
▪ acompanhamento, 
▪ avaliação e obter informações gerais sobre a 
empresa ou funcionários.
Reuniões
Reuniões: objetivo e tipologia
Geral, de informações ou tomadas de 
decisões;
Criativas, para definir diretrizes e de 
treinamentos; 
Periódicas de preparação de tarefas ou 
esforço grupal.
Aula 04
Introdução as ferramentas e 
técnicas secretariais – Parte 2
Estratégias para a organização de reuniões
Para que você realize reuniões mais assertivas, 
rápidas e produtivas, algumas sugestões servem para 
otimizar seu tempo e dos participantes. Veja:
Objetivo da 
reunião, 
informar aos 
participantes 
e convocá-
los.
Reservar o espaço, 
dia e horário, bem 
como encaminhar a 
pauta a todos os 
envolvidos.
Definir assuntos, 
providências, 
prazos e 
próxima 
reunião, bem 
como a 
elaboração da 
ata.
Estratégias para a organização de reuniões – Ata 
e suas partes
Ata é um documento em que se registram, de forma 
pormenorizada e dentro de uma sistemática própria 
desse documento:
▪ as ocorrências, resoluções e decisões das reuniões, 
assembleias ou sessões realizadas por comissões,
Estratégias para a organização de reuniões – Ata 
e suas partes
▪ Conselhos, congregações, corporações ou outras 
entidades semelhantes afim de registrar toda a 
discussão, providências, decisões etc. fazem parte de 
uma ata: 
• Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso).
• Local da reunião.
• Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, 
professores, delegados, etc.).
• Presidente e secretário dos trabalhos.
• Ordem do dia (discussões, votações, deliberações, etc.).
• Fecho
Estratégias para a organização de reuniões – Ata 
e suas partes
Eventos: conceito e tipologia na atuação do 
profissional de secretariado
“O evento é uma reunião de um, ou mais público(s) 
em atividades de interesse comum, podendo ser 
definido como um fato ou acontecimento espontâneo 
ou organizado, capaz de provocar interesse e que pode 
ser explorado para fins mercadológicos”.
(Costa e Talarico, 1996).
Eventos: conceito e tipologia na atuação do 
profissional de secretariado
Alguns tipos de eventos que podem ser realizados pelo 
profissional de secretariado:
• Artísticos: relacionados a qualquer manifestação de arte 
ligada à música, pintura, poesia, literatura e outras,
Eventos: conceito e tipologia na atuação do 
profissional de secretariado
Científico: trata-se de assuntos referentes às 
ciências naturais e biológicas, como, por exemplo: 
medicina, botânica e outros,
• Promocional: promove um produto, pessoa, 
entidade ou governo, quer seja promoção de 
imagem ou apoio ao marketing;
• Cultural: ressalta os aspectosde determinada 
cultura, para conhecimento geral ou promocional.
Eventos: conceito e tipologia na atuação do 
profissional de secretariado
Estratégias para a organização de pequenos 
eventos
Defina sua estratégia
• Briefing: resumo 
de todas as 
informações 
para a 
organização do 
evento
Planeje com 
antecedência
• Para o 
profissional de 
secretariado 
planejamento é 
tudo. O evento 
também se 
inclui nesse 
planejar.
Valorize seu tempo
• Valorize seu tempo 
e terceirize tarefas 
operacionais que 
poderão desviar 
sua atenção da 
gestão do evento.
Estratégias para a organização de 
pequenos eventos
Solicite Feedback
• Para evitar cometer erros em futuros eventos, 
ouça os seus convidados e identifique seus 
principais pontos positivos e negativos. 
Aula 05
Etiqueta Empresarial
Uma pesquisa de Harvard indicou que 2/3 das demissões 
são causadas por mau relacionamento entre os colegas de 
trabalho dentro das empresas.
Isso mostra como uma boa qualificação técnica e teórica 
não basta para uma carreira de sucesso. 
Conceito de etiqueta empresarial e sua 
importância
Os relacionamentos interpessoais ainda são 
extremamente importantes e um comportamento 
excelente se torna um ponto diferencial para a sua 
carreira. 
Conceito de etiqueta empresarial e sua 
importância
Por esta razão, atualmente, leva-se em consideração não só 
a capacitação, formação acadêmica, mas também as 
características pessoais, o temperamento, as atitudes dos 
profissionais. 
Conceito de etiqueta empresarial e sua 
importância
Espera-se que ele seja carismático, diplomata, que 
tenha bom humor, autocontrole, espírito de liderança e 
que, principalmente, se comporte de maneira 
adequada, o que significa seguir as regras básicas da boa 
educação e da ética profissional, e que, também, se vista 
adequadamente para o trabalho.
Conceito de etiqueta empresarial e sua 
importância
Regras básicas de etiqueta empresarial
▪ Sorriso, bom humor, educação, 
▪ Atenção, disponibilidade, 
respeitar o direito do outro.
As regras da etiqueta corporativa 
são importantes desde:
▪ A apresentação, cumprimentos,
▪ O atendimento até a forma de 
tratar a todos na organização.
Regras básicas de etiqueta empresarial
➢Vestuário (feminino e masculino);
➢Casual day;
➢Jantar ou almoço profissional;
➢Postura.
Utilizando a etiqueta empresarial no dia a dia 
secretarial
Dicas de etiqueta empresarial:
• Pontualidade é ponto de honra
• Roupas discretas, sem modismos
• Nunca se esqueça de que a primeira impressão é 
a que fica;
Utilizando a etiqueta empresarial no dia a dia 
secretarial
• Postura: não cruze os braços, não se sente de 
qualquer jeito jogando o corpo na cadeira 
(mesmo se estiver cansado);
• Tenha sempre cartões profissionais disponíveis. 
Utilizando a etiqueta empresarial no dia a dia 
secretarial
• Porta aberta não significa "entre“. Pare à porta, 
sorria, peça licença;
• Ao conversar olhe nos olhos. Aprenda a ouvir. 
Não se distraia durante a conversa;
Utilizando a etiqueta empresarial no dia a dia 
secretarial
• como também não se sente na beirada da 
cadeira. Ao sentar-se esteja bem acomodado, 
porém ereto e de forma adequada. 
Se você quer ter sucesso, respeite para ser 
respeitado (a).
Aula 06
Cerimonial e Protocolo
• Cerimonial: É a rigorosa observância de certas 
formalidades em eventos empresariais, públicos ou 
privados, entre autoridades nacionais ou estrangeiras;
• Protocolo: É a ordem hierárquica que determina as 
regras de conduta aos empresários, governos e seus 
representantes em ocasiões oficiais ou particulares.
Conceito de cerimonial e protocolo
Ordem de precedência nas empresas privadas:
•Anfitrião: pessoa mais importante da empresa.
•Executivos ligados ao centro de decisões (VP, diretores);
•Assessorias, gerências e chefias de filiais.
Conceito de cerimonial e protocolo
• Deve fazer-se a apresentação dizendo primeiro 
o nome da pessoa de menor categoria e depois 
o mais importante.
Cumprimentos e apresentações
• Quando se trata de uma alta individualidade, 
sobejamente conhecida através dos meios de 
informação, omitir-se-á o nome, pois mencioná-
lo poderia tirar-lhe importância. 
Cumprimentos e apresentações
• No caso de pessoas que ocupam algum cargo,
diz-se primeiro o cargo e depois o nome.
• Os homens são apresentados às senhoras.
• Entre duas pessoas do mesmo sexo, o mais
novo é apresentado ao mais velho.
Cumprimentos e apresentações
O objetivo da Etiqueta é orientar as formas
mais práticas de tratamento a todos os seus
participantes com a devida importância e o
respeito dentro das prerrogativas de seu
cargo.
Utilização da etiqueta no cerimonial e 
protocolo
As regras da etiqueta dentro do cerimonial e 
do protocolo de um evento devem ser 
observadas:
Desde uma reunião a um evento de 
lançamento de um novo produto, para que 
gafes não sejam cometidas.
Utilização da etiqueta no cerimonial e 
protocolo
Aula 07
Marketing Pessoal
Conceito de marketing pessoal
• Marketing pessoal é uma ferramenta usada 
para promoção pessoal de modo a alcançar o 
sucesso. 
• É uma estratégia usada para "vender" a 
imagem, e influencia a forma como as outras 
pessoas olham para quem a utiliza.
Conceito de marketing pessoal
• Na maior parte das ocasiões, esta expressão é usada 
para designar um modo de se expressar, que contribui 
para o alcance de um determinado objetivo, como um 
emprego, por exemplo.
Conceito de marketing pessoal
• O marketing pessoal é muito procurado por pessoas que 
procuram entrar no mercado de trabalho, e é uma 
forma de diferenciação de todos os outros e de se 
manter empregável também.
• Capacidade de comunicação: não significa falar muito, mas 
falar o suficiente para que os outros entendam o que você 
está dizendo. Em muitas ocasiões, o processo de 
comunicação tem dois sentidos, e por isso também é muito 
importante saber ouvir;
Como desenvolver seu marketing na área de 
secretariado
• Postura profissional adequada: saber ser sério quando a 
situação exige seriedade. É importante saber se comportar 
em um contexto profissional, agindo de acordo com a sua 
função e dentro da expectativa dos seus superiores;
Como desenvolver seu marketing na área de 
secretariado
Cuidados com a aparência:
• adaptar a forma de se vestir de acordo com o 
contexto em que está inserido. 
• Ter o cuidado de saber se vestir, não adotando um 
estilo formal em contextos informais (passando a 
imagem que não se importa e não segue regras).
Como desenvolver seu marketing na área de 
secretariado
• Criatividade e inovação: mostrar disponibilidade e sugerir 
ideias que contribuem para resolução de problemas. Isto 
pode acontecer no contexto do trabalho ou pessoal, sabendo 
como ajudar amigos quando eles precisam.
Como desenvolver seu marketing na área de 
secretariado
• Humildade: não se considerar melhor que os outros e não 
tentar promover a sua imagem de uma forma agressiva e 
forçada perante outros. Quem faz isso, passa a imagem de 
arrogância e acaba prejudicando o seu marketing pessoal.
Como desenvolver seu marketing na área de 
secretariado
O marketing profissional e a empregabilidade 
secretarial
O profissional de secretariado deve zelar sempre para 
o tratamento educado, de paciência e equilíbrio, com 
atenção e os mesmos modos de tratar a todos: da 
portaria ao executivo. 
O marketing profissional e a empregabilidade 
secretarial
O profissional de secretariado 
poderá se manter empregável, 
sempre que transmitir um 
comportamento centrado, 
equilibrado e educado.
Aula 08
Gestão secretarial
• Fenômenos econômicos e sociais de alcance mundial 
estão estruturando o ambiente empresarial e a 
globalização da economia, alavancada pela 
tecnologia de informação e da comunicação. 
Conceito de Gestão secretarial
• Ao secretário executivo, neste novo contexto cabe então o 
papel de gestor nas organizações em que atua, estando, 
assim apto a perceber, refletir, decidire agir de maneira 
assertiva, pois a dinamicidade do mercado de trabalho não 
permite erros nem mesmo demora no processo de decisão.
Conceito de Gestão secretarial
• Compete então ao profissional secretário executivo gestor, 
conhecer entre outros aspectos, o que CHIAVENATO (2004), 
denomina de perspectiva do comportamento 
organizacional.
http://www2.unifap.br/executivo/files/2013/06/10-Gest%C3%A3o-secretarial-e-o-
papel-do-secretario-executivo.pdf
Conceito de Gestão secretarial
http://www2.unifap.br/executivo/files/2013/06/10-Gest%C3%A3o-secretarial-e-o-papel-do-secretario-executivo.pdf
• Gestão de projetos: Nada mais é do que 
participar dos objetivos traçados a serem 
alcançados pela empresa em seus negócios. O 
profissional de secretariado deve ter boa 
vontade, conhecimentos e dinamismo para 
ajudar nos projetos organizacionais.
Gestão de projetos, de processos e 
pessoas
• Gestão de Processos: dar os devidos 
andamentos em tudo que passa pela sua 
responsabilidade e de seu executivo. Ser 
proativa nas soluções e acompanhar as 
providências, prazos e finalização dos 
processos. Tudo é processo na rotina 
secretarial.
Gestão de projetos, de processos e 
pessoas
• Gestão de Pessoas: as relações interpessoais 
devem ser tratadas com muito equilíbrio e 
calma. Tratar com diferentes pessoas exige do 
profissional de secretariado uma dose a mais 
de inteligência emocional.
Gestão de projetos, de processos e 
pessoas
O papel de assessor na gestão secretarial
o profissional de secretariado é assessor quando, 
com seus conhecimentos diversificados e não só 
técnicos, consegue contribuir com a tomada de 
decisões, 
auxiliando seu executivo 
nos processos e projetos 
organizacionais.
O papel de assessor na gestão secretarial
Para assessorar o profissional de secretariado 
deve conhecer muito bem 
▪a cultura organizacional, o perfil de seu 
executivo e aliar seus conhecimentos a tudo isso 
para apresentar resultados positivos
Aula 09
Gestão Documental – Parte 1
• Gestão Documental 
• é uma operação arquivística; "o processo de reduzir” 
seletivamente a proporções manipuláveis a massa de 
documentos, 
• é característica da civilização moderna, de forma a 
conservar permanentemente os que têm um valor 
cultural futuro.
Conceito de Gestão Documental
• Gestão Documental aplicada nas organizações:
Dentro deste processo existem diversas fases de 
funcionamento dentro de uma companhia. Em algumas 
empresas, um documento é recebido e passa pela fase 
de digitação passando do formato de papel para o 
formato eletrônico. 
Conceito de Gestão Documental
➢Depois disso, todos os documentos, já 
desmaterializados e em formato eletrônico, passam 
por um processo de classificação. 
➢Na terceira fase são definidos os diversos estágio do 
ciclo de vida dos documentos (publicação, aprovação, 
encaminhamento, reencaminhamento e destruição. 
Conceito de Gestão Documental
➢Por fim, o usuário tem a possibilidade de 
localizar o arquivo por meio de um sistema de 
busca, isto serve para eventuais edições, 
atualizações ou pesquisas.
Conceito de Gestão Documental
“Arquivo é o conjunto de 
documentos que, 
independentemente da natureza 
ou do suporte, são reunidos por 
acumulação ao longo das 
atividades de pessoas físicas ou 
jurídicas, públicas ou privadas”. 
Conceito de arquivo
Funções básicas de um 
arquivo:
➢Organizar
➢Preservar
➢Classificar
➢Facilitar a consulta
Conceito de arquivo
Conceito de informação, dados e 
conhecimento
• Informação: é um conjunto organizado de 
dados, que constitui uma mensagem sobre 
um determinado fenômeno ou evento. 
Conceito de informação, dados e 
conhecimento
• Dado: Um dado é um documento, uma informação 
que permite chegar ao conhecimento de algo ou 
deduzir as consequências de um fato, e que serve de 
apoio. 
Conceito de informação, dados e 
conhecimento
• Conhecimento: Conhecimento é o ato ou efeito de 
conhecer, é ter ideia ou a noção de alguma coisa. É 
o saber, a instrução e a informação.
Aula 10 
Gestão Documental – Parte 2
• 1. Arquivo ativo ou corrente: documentação de 
uso frequente;
• 2. Arquivo Intermediário: documentação 
procedente de arquivo de uso frequente e que 
aguarda sua destinação;
• 3. Arquivo permanente ou inativo: conjunto de 
documentos preservados de acordo com a sua 
temporalidade e informação;
Tipos de Arquivos
• 4. Arquivo privado: conjunto de documentos 
pessoais ou familiares referentes a indivíduos com 
importância histórica para um país ou empresa; 
• 5. Arquivo Público: documentos produzidos e 
recebidos por instituições governamentais, federais, 
estaduais e municipais em decorrência de suas 
atividades.
Tipos de Arquivos
• Alfabético: No método alfabético, o principal 
elemento a ser considerado para a organização dos 
documentos e a sua posterior localização é o nome. 
• Exemplo: Nesse método arquiva-se sobrenome e 
nome na sequência
Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Métodos de arquivamento mais utilizados 
pelos profissionais de secretariado
• MÉTODO GEOGRÁFICO : O método geográfico é utilizando 
quando os documentos são organizados pela procedência ou 
local.
• Exemplos: Bahia
Salvador
- Ilhéus
- Itabuna
- Porto Seguro
Métodos de arquivamento mais utilizados 
pelos profissionais de secretariado
• MÉTODO NUMÉRICO : O método numérico, como o 
próprio nome diz, é aquele em que os documentos são 
ordenados por número. 
• É um método muito utilizado na organização de 
prontuários médicos, pastas de funcionários, processos 
e filmes.
Métodos de arquivamento mais utilizados 
pelos profissionais de secretariado
• Gestão Eletrônica de Documentos:
▪ É um conjunto de procedimentos e operações 
técnicas característicos do sistema de gestão de 
documentos arquivísticos processado 
eletronicamente; 
GED
• Gestão Eletrônica de Documentos:
▪ É aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em 
ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e 
convencionais ao mesmo tempo.
GED
Ele implementa 
categorização de 
documentos, tabelas de 
temporalidade, ações de 
disposição e controla níveis 
de segurança.
GED
Benefícios do GED:
• Reduzir desperdícios, 
custos de armazenamento
e custos correlatos (de 30 
a 40%);
• Reduzir custo de 
homem/hora na busca da 
informação/documento. 
GED
Aula 11
Projetos Sustentáveis em secretariado:
Uma análise básica
Sustentabilidade:
• É um termo usado para definir ações e atividades 
humanas que visam suprir as necessidades atuais dos 
seres humanos, sem comprometer o futuro das 
próximas gerações;
O que é sustentabilidade?
Sustentabilidade:
• A sustentabilidade está diretamente relacionada ao 
desenvolvimento econômico e material sem agredir o 
meio ambiente, usando os recursos naturais de forma 
inteligente para que eles se mantenham no futuro.
O que é sustentabilidade?
“O profissional de secretariado pode ser o 
agente facilitador e viabilizador ideal para a 
transição das empresas para uma gestão 
empresarial eco responsável”;
➢Ele pode atuar desenvolvendo esses projetos 
junto a sua organização e ao seu executivo;
Atuação do profissional de secretariado no 
desenvolvimento de projetos sustentáveis
É um agente de mudança sistêmica em 
comportamento e visão de liderança, desconstrói 
preconceitos, traz mudanças permanentes, 
considerando cada atividade de trabalho como 
possibilidade, aprendizagem, crescimento e é 
direcionado por objetivos projetados”.
Fonte: Maria do Carmo Todorov,2013
Atuação do profissional de secretariado no 
desenvolvimento de projetos sustentáveis
O profissional de secretariado e os projetos de 
responsabilidade social
▪Os problemas sociais advindos da globalização 
motivaram importantes mudanças no comportamento 
da sociedade. 
▪ Responsabilidade Social no Brasil é vista como 
obrigação moral na gestão empresarial.
▪ Resultado da pressão da sociedade.
O profissional de secretariado saiu da passividade, 
enfrentou conflitos organizacionais,uniu seus 
conhecimentos profissionais e com muita iniciativa se 
transformou num articulador responsável, levando os 
gestores a repensar essa questão na condução das 
empresas.
O profissional de secretariado e os projetos de 
responsabilidade social
O profissional de secretariado e os projetos de 
responsabilidade social
Mostrou com iniciativa, persistência que como agente 
facilitador sabe:
▪ Pensar, pesquisar, apresentar projetos e envolver a 
comunidade organizacional nessas ações. 
O profissional de secretariado e os projetos de 
responsabilidade social
▪Trata-se de profissional com facilidade de se 
adequar as novas realidades;
▪Aprende com facilidade, ajudando a divulgar 
seus resultados de forma positiva para a organização.
Aula 12
Gestão de qualidade e o 
secretário executivo
Conceito de qualidade
Na conceituação moderna, qualidade significa 
adequação ao uso, quer dizer: qualidade é o 
grau com que o produto atende 
satisfatoriamente as necessidades do 
usuário.
Conceito de qualidade
Na área de secretariado, torna-se mais fácil 
ser um agente de qualidade diante dos 
serviços prestados, por ser:
▪ Um cargo que não admite erros ou defeitos;
Conceito de qualidade
▪ Que seja nitidamente confiável e seguro;
▪ Que atenda as responsabilidades no tempo 
certo, com pontualidade e satisfação.
A metodologia 5S tem sido desenvolvida de 
forma eficaz e participativa nas empresas 
através de fundamentos de fácil compreensão 
e capacidade de apresentar resultados 
expressivos. 
Conceito de 5S
Com vistas a diminuir os desperdícios no geral, 
as empresas optaram em trabalhar com esse 
conceito que se baseia em ideias simples e 
que podem trazer grandes benefícios para as 
empresas.
Conceito de 5S
Conceito de 5S
Em Japonês Conceito Objetivo
Seiri Utilização Eliminar o que não é útil no local 
de trabalho
Seiton Organização Organizar o local de trabalho de 
forma eficaz
Seiso Limpeza Melhorar o nível de limpeza da 
organização
Seiketsu Asseio Manter padrões de higiene e 
segurança
Shitsuke Disciplina Executar formas que garantam a 
disciplina
O que é isso para o secretariado? Bem, de 
posse do entendimento da ferramenta 5S, o 
profissional deverá utilizar o PDCA, pois ele vai 
atuar nos escritórios, indústrias, bancos, 
hospitais, bem como em diversas áreas da 
organização.
Ferramenta PDCA/Planejamento, 
desenvolvimento, verificação e ação corretiva
PDCA significa: 
• Planejamento (plan);
• Execução (do)
• Verificação (check)
• Ação Corretiva (action)
Ferramenta PDCA/Planejamento, 
desenvolvimento, verificação e ação corretiva
Trata-se então de manter seu ambiente de 
trabalho em ótimas condições, bem como criar 
um ciclo de tarefas de modo a cumpri-las com 
assertividade. 
Ferramenta PDCA e o profissional de secretariado 
É importante ter a consciência de que a alta 
administração das empresas necessitam de 
pessoas e ferramentas que trabalhem com 
qualidade e resultados.
Ferramenta PDCA e o profissional de secretariado 
Aula 13
A profissão no século XXI
O importante é sempre lembrar que precisamos atuar 
com:
✓Qualidade, inteligência, presteza, cortesia;
Colocar nossos conhecimentos e ferramentas 
secretariais para:
✓ Atingir objetivos, facilitar as rotinas, implantar 
projetos e saber lidar com as equipes;
A profissão no século XXI
Que precisamos vestir e suar a camisa pela empresa 
para:
✓ ter o reconhecimento profissional alcançado, conquistar 
autonomia, implantar projetos;
✓ Assessorar, atender, organizar e planejar as rotinas dos 
executivos com maestria gerenciando muito bem o 
tempo.
A profissão no século XXI
• Com essa visão do profissional do século XXI, 
precisamos fortalecer nossa atuação nas 
organizações refletindo sobre as reais 
necessidades atualmente para mantermos a 
nossa empregabilidade. 
Formação, essência e perfil
São elas: formação na área, essência e 
apresentar o perfil desejado pelas 
organizações.
Formação, essência e perfil
• Formação: A formação técnica profissional é 
essencial hoje por conta de uma atuação mais 
aprofundada e sendo mais generalista.
Formação, essência e perfil
• Essência: Assistir e assessorar o poder 
decisório será sempre sua maior atribuição;
• Perfil: Assessor, gestor e consultor.
Formação, essência e perfil
Talento Humano a disposição das organizações
▪A organização, a discrição, 
▪A ética, o sigilo, 
▪A administração do tempo, 
▪A habilidade de trabalhar sob pressão, com prazos 
apertados;
▪ O atendimento ao cliente interno e externo, 
▪ O gerenciamento da comunicação, a facilidade de 
transitar entre os colaboradores, 
▪ A gestão de equipes são consideradas competências 
que o secretário executivo deve possuir.
Talento Humano a disposição das organizações
Talento Humano a disposição das organizações
“A atuação do secretário executivo na organização também 
se tornou abrangente e diversificada, permitindo a esse 
profissional, desempenhar inúmeras funções não técnicas, 
e, que tenham a ver com fatores 
comportamentais.”
Invista em sua carreira!!!
Fonte: Ana Maria Netto, 2013