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\u2714 consequentemente, a mutualidade deve seleccionar os indicadores, a fim de apenas acompanhar os mais pertinentes e representativos, quanto às suas actividades, à sua organização, ao seu funcionamento e ao seu estado de desenvolvimento; \u2714 quando a mutualidade cobre vários prestadores de cuidados, os quadros de acom- panhamento das taxas de utilização dos custos dos serviços devem ser estabeleci- dos para cada prestador e, depois, globalmente; \u2714 do mesmo modo, quando a mutualidade cobre várias aldeias ou grupos, os qua- dros de acompanhamento das taxas de penetração e de reembolso das quotiza- ções são feitos para cada grupo e, depois, globalmente; \u2714 o \u201cpainel de bordo\u201d é habitualmente preenchido mensalmente, uma vez que todos os documentos de gestão da mutualidade tenham sido actualizados; \u2714 a apresentação do \u201cpainel de bordo\u201d deve permitir comparar, o mais simplesmente possível, os diferentes indicadores, mês a mês, durante um exercício. Isso implica que: 226 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP \u2013 as bases de cálculo dos indicadores ficam as mesmas, a fim de serem compará- veis; \u2013 cada indicador seja objecto de um quadro de síntese (ou de um gráfico) para o qual são transportados os seus valores mensais assim como o seu valor anual. Não existe forma universal de \u201cpainel de bordo\u201d. O exemplo, abaixo, dá uma apresenta- ção dos indicadores mais frequentemente reunidos, actualmente, nos \u201cpaneis de bordo\u201d das mutualidades dos países em via de desenvolvimento (os indicadores financeiros são apresentados no quadro seguinte). O recurso às ferramentas informáticas facilita, aqui, muito a tarefa (carga de trabalho, redução dos erros, visualização gráfica). Exemplo Uma mutualidade cobre os internamentos (compreendendo os actos de cirurgia) num hospital regional, assim como, os pequenos internamentos e os partos num centro de saúde. A adesão é de período aberto (possibilidade de aderir em qualquer momento do ano), com um período de observação de 4 meses para todos os serviços de saúde cobertos. Durante o exercício de 2002, os membros da CE mantêm actualizados vários quadros de acompa- nhamento, a partir dos quais, são mensalmente produzidos indicadores do \u201cpainel de bordo\u201d. Os indi- cadores incluídos no \u201cpainel de bordo\u201d são: \ufffd o número de aderentes em relação aos objectivos; \ufffd o número de beneficiários em relação aos objectivos; \ufffd a taxa de cobrança das quotizações; \ufffd as taxas de utilização por tipo de prestação e prestador; \ufffd os custos médios por tipo de prestação e prestador; \ufffd o montante dos depósito e dos levantamentos da caixa. A CE escolheu visualizar estes indicadores através dos gráficos seguintes. Esta visualização gráfica não é obrigatória. Contudo, ela facilita a análise. Os gráficos são, em princípio, construídos mês a mês, o que permite um acompanhamento preciso e rápidas tomadas de decisão. Parte VII \u2022 O controlo, o acompanhamento e a avaliação 227 228 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP "Painel de bordo" da mutualidade Acompanhamento do número de aderentes Dados Acompanhamento do número de beneficiários Dados Ajuda gráfica Parte VII \u2022 O controlo, o acompanhamento e a avaliação 229 Ajuda gráfica Ajuda gráfica Acompanhamento da cobrança das quotizações Dados 230 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP Ajuda gráfica Acompanhamento das taxas de utilização/internamento \u2013 Hospital regional Dados Acompanhamento dos custos médios/internamentos \u2013 Hospital regional Dados Parte VII \u2022 O controlo, o acompanhamento e a avaliação 231 Ajuda gráfica Ajuda gráfica Acompanhamento das taxas de utilização/internamentos \u2013 Centro de saúde Dados 232 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP Ajuda gráfica Acompanhamento dos custos médios/internamentos \u2013 Centro de saúde Dados Acompanhamento dos depósitos e levantamentos de caixa Dados 2.2 A resolução dos problemas identificados O "painel de bordo" não tem outra utilidade senão permitir à mutualidade reagir rápida e eficazmente às situações e aos problemas identificados. Para fazer isso, um método simples, baseado em várias etapas, é aqui proposto20. Estas etapas são realizadas pelo CA e a CE, no âmbito da gestão corrente da mutualidade. Contudo, a escolha de uma solução a implementar necessita, por vezes, da organização de uma AG extraordinária. Trata-se de situações, ainda que raras, que não surgem, senão quando as escolhas que se impõem ultrapassam as competências dos outros órgãos. Nos outros casos, os problemas e outros acontecimentos, assim como, as soluções adopta- das, são descritos no relatório apresentado à AG anual. 1. A identificação de um problema Os problemas são, geralmente, identificados a partir do "painel de bordo" da mutuali- dade e das actividades de controlo e de acompanhamento. É necessário identificar nesta fase, o mais precisamente possível, a natureza do problema. Por exemplo, uma situação de tesouraria negativa pode ser interpretada como a consequência de dema- siadas grandes despesas, ainda que ela possa resultar, entre outras, de uma muito baixa taxa de cobrança das quotizações; estas duas causas não requererão, necessa- riamente, as mesmas soluções. Parte VII \u2022 O controlo, o acompanhamento e a avaliação 233 Ajuda gráfica NB: O financiamento dos saldos negativos foi assegurado pela cooperativa na origem da mutuali- dade 20 Estas etapas são inspiradas em: Institut Nord-Sud.1989: A gestão das pequenas e médias organizações africanas, Gestion Nord-Sud, Montreal, pp.82-83 2. A colecta e a análise dos dados Estando o problema claramente identificado, os responsáveis da mutualidade dispõem dos dados retirados dos documentos de gestão para tentar precisar-lhe as causas. É muitas vezes necessário comparar as informações dos diferentes centros de gestão, a fim de juntar todas as ligações de causas e efeitos. É também, muitas vezes, necessário ir procurar as informações, junto dos aderentes ou dos prestadores. Exemplo Os responsáveis de uma mutualidade constatam, a partir do \u201cpainel de bordo\u201d, um brusco aumento das taxas de utilização para os pequenos internamentos num centro de saúde. Na base do registo das prestações constatam que este aumento é devido a uma maciça utilização deste serviço pelos benefi- ciários de uma única aldeia. É feito um primeiro inquérito na aldeia, a fim de verificar não se tratar de fraudes nas identidades. Rapidamente, conclui-se que todos os internados são, efectivamente, beneficiários, o que exclui as fraudes nas identidades. Em contrapartida, os responsáveis da mutualidade constatam que todos os doentes se queixam do mesmo mal. O médico do centro de saúde é, então, consultado e confirma que todos os habitantes dessa aldeia apresentam os mesmos sintomas que resultam de intoxicações. Um novo inquérito é conduzido, em colaboração com o médico na aldeia, a fim de encontrar a fonte dessa intoxicação. Descobre-se que os plantadores de algodão da aldeia tomaram o hábito de limpar os seus aparelhos de pulverização de insecticidas num rio, a montante do ponto onde é tirada a água para as necessidades domésticas. Para resolver este problema, o CA da mutualidade e o médico decidem conduzir uma campanha de sensibilização junto dos plantadores e ajudá-los a encontrar outras soluções para a limpeza dos seus aparelhos. 3. A enumeração das soluções Para cada problema existem, muitas vezes, várias soluções a considerar, que se procu- rará enumerar, qualquer que seja o seu nível de exequibilidade. 4. A verificação das soluções possíveis As vantagens e inconvenientes de cada solução identificada são estudadas e comparadas tendo em conta, nomeadamente, as suas consequências financeiras, o seu impacto sobre os riscos ligados ao seguro, a sua concordância com os objectivos da mutualidade, etc. 5. A escolha da melhor solução A melhor solução é muitas vezes a combinação de várias soluções possíveis. Con- soante a importância da solução e as responsabilidades definidas pelos