Funcionamento das contas

✔ consequentemente, a mutualidade deve seleccionar os indicadores, a fim de apenas
acompanhar os mais pertinentes e representativos, quanto às suas actividades, à sua
organização, ao seu funcionamento e ao seu estado de desenvolvimento;
✔ quando a mutualidade cobre vários prestadores de cuidados, os quadros de acom-
panhamento das taxas de utilização dos custos dos serviços devem ser estabeleci-
dos para cada prestador e, depois, globalmente;
✔ do mesmo modo, quando a mutualidade cobre várias aldeias ou grupos, os qua-
dros de acompanhamento das taxas de penetração e de reembolso das quotiza-
ções são feitos para cada grupo e, depois, globalmente;
✔ o “painel de bordo” é habitualmente preenchido mensalmente, uma vez que todos
os documentos de gestão da mutualidade tenham sido actualizados;
✔ a apresentação do “painel de bordo” deve permitir comparar, o mais simplesmente
possível, os diferentes indicadores, mês a mês, durante um exercício. Isso implica que:
226 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
– as bases de cálculo dos indicadores ficam as mesmas, a fim de serem compará-
veis;
– cada indicador seja objecto de um quadro de síntese (ou de um gráfico) para o
qual são transportados os seus valores mensais assim como o seu valor anual.
Não existe forma universal de “painel de bordo”. O exemplo, abaixo, dá uma apresenta-
ção dos indicadores mais frequentemente reunidos, actualmente, nos “paneis de bordo”
das mutualidades dos países em via de desenvolvimento (os indicadores financeiros são
apresentados no quadro seguinte). O recurso às ferramentas informáticas facilita, aqui,
muito a tarefa (carga de trabalho, redução dos erros, visualização gráfica).
Exemplo
Uma mutualidade cobre os internamentos (compreendendo os actos de cirurgia) num hospital regional,
assim como, os pequenos internamentos e os partos num centro de saúde. A adesão é de período
aberto (possibilidade de aderir em qualquer momento do ano), com um período de observação de
4 meses para todos os serviços de saúde cobertos.
Durante o exercício de 2002, os membros da CE mantêm actualizados vários quadros de acompa-
nhamento, a partir dos quais, são mensalmente produzidos indicadores do “painel de bordo”. Os indi-
cadores incluídos no “painel de bordo” são:
� o número de aderentes em relação aos objectivos;
� o número de beneficiários em relação aos objectivos;
� a taxa de cobrança das quotizações;
� as taxas de utilização por tipo de prestação e prestador;
� os custos médios por tipo de prestação e prestador;
� o montante dos depósito e dos levantamentos da caixa.
A CE escolheu visualizar estes indicadores através dos gráficos seguintes. Esta visualização gráfica
não é obrigatória. Contudo, ela facilita a análise. Os gráficos são, em princípio, construídos mês a
mês, o que permite um acompanhamento preciso e rápidas tomadas de decisão.
Parte VII • O controlo, o acompanhamento e a avaliação 227
228 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
"Painel de bordo" da mutualidade
Acompanhamento do número de aderentes
Dados
Acompanhamento do número de beneficiários
Dados
Ajuda gráfica
Parte VII • O controlo, o acompanhamento e a avaliação 229
Ajuda gráfica
Ajuda gráfica
Acompanhamento da cobrança das quotizações
Dados
230 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
Ajuda gráfica
Acompanhamento das taxas de utilização/internamento – Hospital regional
Dados
Acompanhamento dos custos médios/internamentos – Hospital regional
Dados
Parte VII • O controlo, o acompanhamento e a avaliação 231
Ajuda gráfica
Ajuda gráfica
Acompanhamento das taxas de utilização/internamentos – Centro de saúde
Dados
232 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
Ajuda gráfica
Acompanhamento dos custos médios/internamentos – Centro de saúde
Dados
Acompanhamento dos depósitos e levantamentos de caixa
Dados
2.2 A resolução dos problemas identificados
O "painel de bordo" não tem outra utilidade senão permitir à mutualidade reagir rápida e
eficazmente às situações e aos problemas identificados.
Para fazer isso, um método simples, baseado em várias etapas, é aqui proposto20. Estas
etapas são realizadas pelo CA e a CE, no âmbito da gestão corrente da mutualidade.
Contudo, a escolha de uma solução a implementar necessita, por vezes, da organização
de uma AG extraordinária. Trata-se de situações, ainda que raras, que não surgem, senão
quando as escolhas que se impõem ultrapassam as competências dos outros órgãos.
Nos outros casos, os problemas e outros acontecimentos, assim como, as soluções adopta-
das, são descritos no relatório apresentado à AG anual.
1. A identificação de um problema
Os problemas são, geralmente, identificados a partir do "painel de bordo" da mutuali-
dade e das actividades de controlo e de acompanhamento. É necessário identificar
nesta fase, o mais precisamente possível, a natureza do problema. Por exemplo, uma
situação de tesouraria negativa pode ser interpretada como a consequência de dema-
siadas grandes despesas, ainda que ela possa resultar, entre outras, de uma muito
baixa taxa de cobrança das quotizações; estas duas causas não requererão, necessa-
riamente, as mesmas soluções.
Parte VII • O controlo, o acompanhamento e a avaliação 233
Ajuda gráfica
NB: O financiamento dos saldos negativos foi assegurado pela cooperativa na origem da mutuali-
dade
20 Estas etapas são inspiradas em: Institut Nord-Sud.1989: A gestão das pequenas e médias organizações
africanas, Gestion Nord-Sud, Montreal, pp.82-83
2. A colecta e a análise dos dados
Estando o problema claramente identificado, os responsáveis da mutualidade dispõem
dos dados retirados dos documentos de gestão para tentar precisar-lhe as causas.
É muitas vezes necessário comparar as informações dos diferentes centros de gestão, a
fim de juntar todas as ligações de causas e efeitos. É também, muitas vezes, necessário
ir procurar as informações, junto dos aderentes ou dos prestadores.
Exemplo
Os responsáveis de uma mutualidade constatam, a partir do “painel de bordo”, um brusco aumento
das taxas de utilização para os pequenos internamentos num centro de saúde. Na base do registo das
prestações constatam que este aumento é devido a uma maciça utilização deste serviço pelos benefi-
ciários de uma única aldeia.
É feito um primeiro inquérito na aldeia, a fim de verificar não se tratar de fraudes nas identidades.
Rapidamente, conclui-se que todos os internados são, efectivamente, beneficiários, o que exclui as
fraudes nas identidades. Em contrapartida, os responsáveis da mutualidade constatam que todos os
doentes se queixam do mesmo mal. O médico do centro de saúde é, então, consultado e confirma
que todos os habitantes dessa aldeia apresentam os mesmos sintomas que resultam de intoxicações.
Um novo inquérito é conduzido, em colaboração com o médico na aldeia, a fim de encontrar a fonte
dessa intoxicação. Descobre-se que os plantadores de algodão da aldeia tomaram o hábito de limpar
os seus aparelhos de pulverização de insecticidas num rio, a montante do ponto onde é tirada a água
para as necessidades domésticas.
Para resolver este problema, o CA da mutualidade e o médico decidem conduzir uma campanha de
sensibilização junto dos plantadores e ajudá-los a encontrar outras soluções para a limpeza dos seus
aparelhos.
3. A enumeração das soluções
Para cada problema existem, muitas vezes, várias soluções a considerar, que se procu-
rará enumerar, qualquer que seja o seu nível de exequibilidade.
4. A verificação das soluções possíveis
As vantagens e inconvenientes de cada solução identificada são estudadas e comparadas
tendo em conta, nomeadamente, as suas consequências financeiras, o seu impacto sobre
os riscos ligados ao seguro, a sua concordância com os objectivos da mutualidade, etc.
5. A escolha da melhor solução
A melhor solução é muitas vezes a combinação de várias soluções possíveis. Con-
soante a importância da solução e as responsabilidades definidas pelos