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Disciplina: Estrutura e 
Processos Organizacionais
Unidade 2: Projeto de Mudança Organizacional
Para início de conversa
Promover uma mudança em uma organização não é algo tão 
simples como possa parecer. Para mudar, é preciso constituir um minucioso 
planejamento, que irá nortear todo o processo de transformação. Ademais, 
diversos fatores precisam ser levados em consideração, dentre eles a criação de 
uma cultura organizacional favorável a essa ação de mudança.
Dorival Carreira, em sua obra “Organização, sistemas e métodos: 
ferramentas para racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional 
da empresa”, de 2009, ressalta que é por intermédio de um Projeto de Mudança 
Organizacional (PMO) que os processos são racionalizados, os cargos são 
criados, os perfis profissional e psicológico são desenhados, as bases de dados 
são formuladas e relacionadas, o layout administrativo é planejado, a estrutura 
organizacional é construída e os manuais de procedimentos são escritos.
Bons estudos!
Objetivos
1. Desenvolver um projeto de mudança na organização.
2. Identificar os pontos fortes e fracos e deficiências de um sistema.
3. Tornar os processos organizacionais mais ágeis e flexíveis.
Tópico 1. Mudança Organizacional
A mudança é consequência natural da evolução, porém, causa temor 
em razão dos impactos ocasionados e da resistência gerada. As forças que 
surgem em consequência dessa resistência, se não neutralizadas, provocam 
oposições à mudança do status quo.
A Mudança Organizacional envolve os seguintes fatores: processos; 
estratégia; melhorias; motivação; redução de custos e trabalho em equipe.
Considerando o enredamento do mercado, no que diz respeito à 
competitividade, as organizações devem buscar continuamente a excelência 
dos seus processos por meio da eficiência e eficácia, objetivando a manutenção 
da sua competitividade. No entanto, nem sempre é tão simples alcançar esse 
objetivo. Por isso é preciso, inicialmente, corrigir as disfunções organizacionais 
para que a empresa possa ser organizada ou reorganizada. 
Vamos a algumas vantagens da Mudança Organizacional:
Intenso uso de automatização: Objetiva o aumento da produtividade, 
redução de custos e aumento da eficiência; as empresas buscam racionalizar 
seus processos por meio do uso de tecnologia de ponta.
Redução do quadro de pessoal: Promove a mudança na cultura e 
clima, por conta da desmotivação.
Terceirização ou outsourcing: A terceirização é uma possível 
alternativa para muitos empresários, objetivando a redução de custos e de 
processos burocráticos. Uma atividade-fim não pode ser terceirizada, porém, 
ao terceirizar atividades-meio, acabam substituindo colaboradores internos.
Fusões e alianças estratégicas: Essa mudança irá alterar toda a estrutura 
organizacional, já que duas ou mais empresas juntam seus patrimônios, 
formando uma nova sociedade.
Downsizing: Pretende alcançar a eliminação de processos desnecessários na 
empresa, envolvendo demissões, redução de custos, reestruturação organizacional 
e achatamento da estrutura por meio da redução dos níveis hierárquicos.
Tópico 2. Proposta de Projeto de Mudança Organizacional
Segundo o autor Dorival Carreira, para realizar um projeto de 
mudança organizacional, é necessário alocar recursos humanos para 
constituir a equipe de trabalho; recursos orçamentários para cobrir despesas; 
recursos materiais; recursos tecnológicos e espaço físico.
Para que esses recursos sejam obtidos, o administrador deverá 
preparar uma proposta de PMO e apresentá-la à diretoria, e somente após 
a aprovação poderá dar início ao projeto.
Os itens que devem compor uma proposta de projeto de mudança 
organizacional são:
Objetivo: informar, de forma clara, onde o projeto pretende chegar.
Antecedentes: histórico da situação, apresentando os fatos que 
levaram à necessidade do projeto.
Metodologia: tipo de abordagem adotada e quais serão as 
ferramentas utilizadas.
Equipe de trabalho: como coordenador do projeto, o administrador 
deverá montar uma equipe de trabalho interna, externa ou mista.
Cronograma: calcular, em dias úteis, o tempo necessário para a 
realização do PMO.
Prazo de entrega: calcular em dias úteis e assegurar uma margem 
de 20% para esse prazo. O prazo deve fazer parte do contrato e está sujeito 
à multa no caso de descumprimento.
Custo: despesas com equipe, despesas administrativas (transporte, 
alimentação, diárias, material, mobiliário, máquinas etc.), encargos sociais.
Condições de pagamento: variam de acordo com o tempo de 
execução e despesas. Normalmente são efetuadas em parcelas.
Produto do trabalho: informar qual o produto final do projeto. 
Detalhar a informação para que possam surgir menos dúvidas quanto à 
sua composição.
Tópico 3. Apresentação da Proposta
A apresentação da proposta deverá ser feita em um evento devidamente 
organizado e planejado, levando em consideração os seguintes aspectos:
Local: escolher a sala de reunião da empresa ou um espaço externo 
destinado às convenções.
Escolha da data e horário do evento: usualmente, escolhe-se terças, 
quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento da 
semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados.
Café da manhã: deverá ser preparado antes do início do evento. É um 
momento de descontração e integração dos convidados.
Seleção dos participantes: o presidente decidirá quem participará do 
evento, fazendo convites nominais.
Tradução simultânea: caso haja algum participante estrangeiro, o 
serviço de tradução deverá ser contratado.
Tempo de apresentação: não deve ser superior a 45 minutos.
Metodologia da apresentação: o presidente deverá abrir o evento, 
passando a palavra ao coordenador do projeto.
Recursos utilizados: pôsteres, data show, iluminação. 
Perguntas e respostas: abrir espaço para perguntas e respostas ao final 
do evento.
Registrar o evento: coletar informações sobre as expectativas dos 
participantes com relação ao projeto.
Agradecimento e avaliação: o presidente poderá agradecer aos 
participantes via e-mail.
Tópico 4. Projeto de Mudança Organizacional
O PMO é um projeto de mudança responsável pelas atividades 
gerenciais necessárias para que os projetos sejam realizados com sucesso, no 
qual todas as atividades são planejadas, organizadas, conduzidas e controladas.
O PMO somente será iniciado após a aprovação da proposta de projeto. 
Em seguida, algumas providências precisam ser tomadas para que o trabalho 
seja iniciado. São elas:
Preparação da sala de trabalho: O coordenador deverá requerer 
a preparação da sala de trabalho, solicitando mesa de reunião, estação 
de trabalho, softwares especializados, impressora, arquivos, quadro de 
avisos e telefone.
Definição das abordagens: De posse dos dados e informações 
necessários, deve-se definir as abordagens de gestão e ação, utilizando os 
dados coletados quando da elaboração da proposta.
Preparação da equipe: Deverá ser composta por profissionais de 
diversas formações, padronizando os conceitos e oferecendo treinamento para 
uso das ferramentas e softwares.
Softwares: O coordenador do projeto deverá definir quais os softwares 
e versões a serem utilizados na coleta de dados.
Criação de grupos de trabalho: É preciso agrupar os membros 
da equipe, que deverá contar com um especialista e um par de auxiliares 
de pesquisa.
Detalhamento do cronograma: Detalhar o cronograma apresentado 
na proposta, especificando as atividades a serem realizadas em cada fase, a 
relação dos entrevistados etc.
Distribuição do trabalho: Cabe ao coordenador do projeto, 
respeitando o conhecimento técnico dos grupos de trabalho.
Instrumentos de mensuração: Informar os instrumentos que 
irão controlar os grupos de trabalho, a fim de assegurar que o projeto 
cumpra o prazo.
Formação da equipe de apoio: O coordenador deverá formar uma 
equipe de apoio para dar assistência operacional e técnica aos grupos de 
trabalho (TI e Operacional). 
Tópico 5. Fases do Projeto de Mudança OrganizacionalApós a preparação do pessoal, da infraestrutura e dos conceitos, é 
chegado o momento de dar o primeiro passo no projeto, adotando as fases 
delineadas a seguir:
Subtópico 5.1 Workshop: Início do Projeto
Workshop é uma reunião de trabalho planejada que tem como 
objetivo atrair todas as pessoas que participarão do projeto. Podem ser 
utilizados meios de comunicação, como: e-mail, quadro de avisos, intranet 
ou home page. Deve ser trabalhada a apresentação da equipe, da proposta de 
trabalho e da sala de trabalho.
Subtópico 5.2 Preparação dos Instrumentos de Coleta de Dados
Nesta fase, devem ser preparados os roteiros de entrevistas, 
questionário, observação pessoal e pesquisa de documentos. Vamos 
detalhar cada um:
Entrevistas: utilizadas quando se pretende obter informações 
“arquivadas” na memória dos entrevistados. É o meio mais indicado para 
obter informações qualitativas de todos os integrantes da organização, 
como: quais são suas qualificações, o que fazem, até que ponto estão 
identificados com a política da organização etc., evitando termos técnicos e 
sendo formal e objetivo. As entrevistas podem ser padronizadas – quando 
há um roteiro preestabelecido – ou despadronizadas – quando não há um 
direcionamento prévio –, além da manifestação espontânea do depoente.
Questionários: têm grande utilidade, apesar de sua elaboração 
ser complexa. Sua utilização é adequada quando não há tempo suficiente 
para entrevistar todas as pessoas ou quando o número de pessoas é 
muito grande. As informações coletadas podem ser utilizadas para fins 
estatísticos, e as questões podem ser fechadas, abertas ou mistas. Nas 
fechadas, o indivíduo apenas seleciona a opção (entre as apresentadas) 
que mais se adéqua à sua opinião. Nas abertas, é permitido construir a 
resposta com as suas próprias palavras, possuindo liberdade de expressão. 
Já nas mistas, o respondente pode desenvolver (completar, relacionar) 
sua opinião.
Observação direta/pessoal: meio de comparar as informações das 
entrevistas e questionários com a realidade, pois permite o registro do 
fato no momento em que ele ocorre, evidenciando dados não constantes 
do roteiro de entrevistas ou de questionários.
Revisão da literatura: compreende a identificação, coleta e análise 
dos instrumentos escritos (internos ou externos) referentes ao tema 
que está sendo desenvolvido. Salienta-se a legislação e os instrumentos 
executivos da empresa, como: normas, instruções, rotinas, estatutos 
sociais, organogramas, regulamentos, relatórios e outros documentos 
análogos, assim como bibliografia especializada.
INÍCIO DO ÍCONE IMPORTANTE
As técnicas de levantamento de dados servem como base para o 
Diagnóstico Organizacional, que pretende identificar os pontos fortes, 
pontos fracos e pontos a melhorar existentes em uma organização.
FIM DO ÍCONE IMPORTANTE
Subtópico 5.3 Seleção de Conceitos
A seleção de conceitos pode comprometer a coleta de dados, em função 
da quantidade nomeada. É preciso haver um equilíbrio para que não haja 
poucos conceitos ou conceitos em excesso que refletirão na fase de diagnóstico. 
Essa seleção será responsável por avaliar a atual situação da empresa. 
Subtópico 5.4 Coleta de Dados
É a fase mais importante do PMO. Os fatos reais não podem ser 
modificados. Cada membro deverá coletar o que realmente está vendo, e não 
o que gostaria de ver.
Subtópico 5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados
Nesta fase, reúnem-se todos que participaram da coleta de dados. O 
convite deve ser feito pelo presidente da empresa, eliminando a hierarquia 
existente entre os que participaram. Somente após a validação dos dados 
pode-se passar para a fase de diagnóstico.
Subtópico 5.6 Diagnóstico
É composto por duas etapas. A primeira etapa é a análise entre o 
conceito e o dado coletado e, a segunda, a verificação das desvantagens. É 
preciso avaliar o resultado do uso dos dados de acordo com os conceitos 
apresentados e demonstrar quais desvantagens a organização pode apresentar 
se utilizá-los de maneira errada. Segundo Dorival Carreira, um diagnóstico 
detalhado cria condições favoráveis para a fase de proposta de mudanças.
Subtópico 5.7 Propostas de Mudanças
O coordenador do projeto é responsável pela elaboração das propostas 
que irão permitir a solução de cada uma das disfunções identificadas na 
fase de diagnóstico. As propostas devem ser sustentadas por vantagens na 
implantação e objetivar o alcance dos objetivos organizacionais.
Subtópico 5.8 Plano de Ação (PA)
As propostas devem ser classificadas em curto, médio e longo prazo. 
Essa definição cabe ao coordenador do projeto, porém, ele pode solicitar 
a participação dos demais membros da equipe, considerando que todos 
fazem parte do quadro funcional da organização e, consequentemente, todos 
conhecem sua cultura, clima e normas internas, possuindo sensibilidade para 
opinar sobre as propostas.
Subtópico 5.9 Retorno do Investimento
Um PMO não deve ser considerado uma despesa, mas, sim, um 
investimento, portanto, é preciso demonstrar os benefícios que cada uma das 
mudanças irá proporcionar à empresa, tanto financeiros quanto em relação à 
melhoria da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Subtópico 5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprovadas
Etapa em que todas as transformações devem ser minuciosamente 
detalhadas, no que diz respeito às variáveis que sofrerão mutações dentro da 
organização. Nesse momento, podem ser criados novos modelos de estrutura 
operacional e organizacional.
Subtópico 5.11 Implantação das Propostas de Mudança
É a fase de acompanhamento e avaliação dos resultados da implantação 
das mudanças, com o objetivo de corrigir as distorções entre o real e o proposto. 
Podem ser desenvolvidos novos cronogramas para avaliar os resultados do 
projeto, bem como instrumentos de mensuração. Os resultados alcançados 
devem ser apresentados à presidência.
Subtópico 5.12 Acompanhamento dos Resultados
Semelhante ao primeiro, objetiva informar os resultados alcançados 
após a implantação das mudanças.
INÍCIO DO ÍCONE SAIBA MAIS
A sigla PMO também pode significar Project Management Office, 
traduzida para português como Escritório de Projetos ou Escritório de 
Gerenciamento de Projetos, e representa uma área da empresa responsável 
pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam 
realizados com sucesso.
FIM DO ÍCONE SAIBA MAIS
Síntese
A mudança é algo muito complexo de ser entendido. Verificamos que, 
por meio dele, podemos identificar o caminho para a solução de diversos 
problemas que afligem as organizações constantemente.
Compreendemos como preparar uma proposta de mudança de 
maneira que contenha todas as informações necessárias à sua aprovação, tais 
como objetivos, antecedentes e produto do trabalho, além da importância da 
apresentação da proposta e aprovação pela diretoria da empresa para que se 
conduza o PMO.
Segundo Dorival Carreira, o PMO colabora com a cultura de mudanças 
na organização, uma vez que, expostos os benefícios da mudança, quebra o 
paradigma de que mudança gera desemprego e, por isso, é tão temida por 
todos na organização, provocando resistência.
Dentre as fases a serem percorridas na elaboração do PMO, a que 
mais se destaca é a de coleta de dados, na qual, por meio da utilização das 
ferramentas disponíveis (entrevistas, questionários, revisão da literatura 
e observação pessoal), são salientados os pontos fortes, fracos e pontos a 
melhorar na empresa. Sua relevância se dá por estar livre de “achismos” e 
registrar apenas aquilo que é verdadeiro e concreto na organização.
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