Checklist para Eventos 3 0

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Checklist
para eventos
3.0 
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Pré-evento Pós-evento
Evento
Instruções:
Este checklist abrange eventos online e presenciais.
Portanto, esteja atento/a às tarefas que correspondem 
ao formato do seu evento e marque check ao 
finalizá-las.
Ao longo do Checklist você encontrará materiais para te 
apoiar, eles estarão ao lado das tarefas e sublinhados em 
azul.
Um checklist permite à organização sistematizar e 
acompanhar o desenvolvimento de todas as etapas do 
evento. 
Ao utilizar esse checklist será possível monitorar 
pendências, mapear dificuldades e adotar soluções mais 
rapidamente.
Pré-evento Pós-evento
Evento
ELABORAR UMA JUSTIFICATIVA
DEFINIR OBJETIVOS
PÚBLICO DE INTERESSE
EIXO TEMÁTICO
TIPO DO EVENTO
TIPO DE TRANSMISSÃO ONLINE
É importante estabelecer os motivos para a realização do evento.
Pense uma justificativa e defina seus objetivos:
Por que é necessário e oportuno promover o evento?
Qual resultado se deseja alcançar?
Defina o público de interesse:
Este evento é relevante para qual público?
Qual o tipo do evento seria o ideal para eles?
Qual é o melhor formato: presencial ou online? 
Qual é a expectativa de público?
Defina o eixo temático:
Leve em consideração o público em potencial do seu evento;
Meu tema é relevante?
Escolha o tipo de transmissão online
Qual é o tipo de transmissão online ideal?
Em qual plataforma o seu evento online será transmitido?
Eventos
Online
Pré-evento
https://blog.even3.com.br/diferentes-tipos-de-eventos-academicos/
https://blog.even3.com.br/materiais-educativos/tipo-de-transmissao-ideal/?utm_source=Material%20Rico&utm_medium=materialrico&utm_campaign=checklist_evento
https://blog.even3.com.br/even3-streaming/
FORME UMA EQUIPE
DEFINA TAREFAS
SELECIONE AS DATAS
EXPECTATIVA DE PÚBLICO
LOCAL DO EVENTO
PLATAFORMA DO EVENTO
Eventos
Presencias
A eficiência da comissão define também o sucesso de um evento.
Selecione pessoas proativas e engajadas:
Esta pessoa está por dentro dos objetivos do meu evento?
Divida a equipe e suas responsabilidades. 
Ao definir a data, leve em consideração:
Eventos concorrentes e feriados.
Ao definir o local, considere:
A expectativa de público;
Disponibilidade;
Facilidade de acesso aos participantes;
Condições técnicas e operacionais.
EventosPresencias
Pré-evento
https://blog.even3.com.br/organizacao-de-equipes-em-eventos/
Pré-evento
CRONOGRAMA INICIAL
SONDAGEM DE PALESTRANTES
CARTA CONVITE
ESBOÇO DA PROGRAMAÇÃO
ATIVIDADES
Um cronograma e um esboço da programação te ajudarão na 
definição de datas importantes.
O que é o cronograma inicial?
Você deve definir datas importantes para o fluxo do evento. Por 
exemplo: Início das submissões e início da venda de ingressos.
Comece a sondar possíveis palestrantes;
É importante não esquecer das cartas-convite.
Programação:
Crie um esboço da sua programação. Isso te ajudará a visualizar 
melhor as atividades do seu evento.
Planeje atividades paralelas, como passeios,
visitas técnicas, rodada de negócios...
 
EventosPresencias
Pré-evento
CUSTOS DO EVENTO 
FORMAS DE INSCRIÇÃO
PREÇO DAS ENTRADAS
ESTRATÉGIAS DE VENDA
PATROCINADORES
Um financeiro equilibrado é fundamental.
Considere esses pontos ao começar a calcular os custos:
Gastos essenciais: Aluguel, locomoção, hospedagem
de palestrantes, alimentação, etc.
Como o participante irá se inscrever no seu evento?
Online ou ponto físico? Entenda por que usar uma plataforma de 
eventos na venda de inscrições.
Na precificação, leve em consideração:
Custos do evento;
Seu evento é para lucrar? Conheça 8 ideias para tornar o seu 
evento online mais lucrativo na Even3.
EventosPresencias
https://blog.even3.com.br/inscricoes-para-eventos/
https://blog.even3.com.br/venda-de-inscricoes/
https://blog.even3.com.br/materiais-educativos/ebook-lucratividade-para-eventos/?utm_source=Material%20Rico&utm_medium=materialrico&utm_campaign=checklist_evento
Pré-evento
IDENTIDADE VISUAL
LOGOTIPO
SITE
PLANO DE MARKETING
Destaque o seu evento! Para isto, tenha a sua própria identidade 
visual.
Identidade visual e Logotipo:
Faça com que as pessoas reconheçam o seu evento;
Use um logotipo que represente a temática.
Site:
Um site atrai mais pessoas e passa uma imagem mais 
profissional;
Tome cuidado com a capa do seu evento.
Plano de marketing:
Defina sua estratégia de divulgação.
https://www.youtube.com/watch?v=0sr_aZS13CM
https://blog.even3.com.br/plano-de-marketing/
https://blog.even3.com.br/capa-de-evento/
Pré-evento
REDES SOCIAIS
E-MAIL MARKETING
DIVULGAÇÃO OFFLINE
KITS PARA OS INSCRITOS
Seu evento precisa ser descoberto!
Redes sociais:
É preciso ter presença online para ser descoberto;
Use grupos exclusivos no Whatsapp ou Telegram, crie uma 
página no Facebook ou um perfil no Instagram para divulgar o 
seu evento;
Utilize o linkedin para engajar e encontrar possíveis 
participantes.
E-mail marketing:
Comunicação mais direta e personalizada com o seu público.
Divulgação offline:
Flyers, panfletos, banners etc.
https://blog.even3.com.br/email-marketing-para-eventos/
CONFIRME OS PALESTRANTES
NOVO BALANÇO FINANCEIRO
PLANEJAR CREDENCIAMENTO
CERTIFICADO E CARGA 
HORÁRIA
Pré-evento
Está chegando o grande dia, confirme algumas coisas:
Confirme os palestrantes, algum imprevisto pode acontecer.
Balanço financeiro:
Tudo está dentro do esperado?
Ao planejar o credenciamento, leve em consideração:
Tamanho do local;
Quantidade de participantes esperada;
Tipos de credenciamento online.
Certificados e horas:
Defina os modelos dos certificados e a carga horária de cada 
atividade.
Eventos
Online
https://blog.even3.com.br/como-emitir-certificados/
https://blog.even3.com.br/credenciamento-de-eventos-online/
https://blog.even3.com.br/materiais-educativos/modelos-de-certificados%e2%80%8b/?utm_source=Material%20Rico&utm_medium=materialrico&utm_campaign=checklist_evento
Pré-evento
INSPEÇÃO E SINALIZAÇÃO
REVISÃO DA PROGRAMAÇÃO
E DO CRONOGRAMA
CRACHÁS
Estamos quase lá! Últimos ajustes:
Inspeção e sinalização: 
Verifique novamente o local e o sinalize 
Verifique áudio, vídeo e Wi-fi
 
Revisão da programação e do cronograma:
Está chegando o dia do evento, por isso, a programação e o 
cronograma precisam estar alinhados .
Crachás: 
Controle o fluxo de participantes
Identifique e incentive o networking
EventosPresencias
EventosPresencias
Eventos
Online
https://blog.even3.com.br/materiais-educativos/modelos-de-crachas%e2%80%8b/?utm_source=Material%20Rico&utm_medium=materialrico&utm_campaign=checklist_evento
Evento
Pré-evento Pós-evento
REUNIÃO DAS EQUIPES
RECEBER INSCRITOS
CREDENCIAMENTO
DISTRIBUIÇÃO DOS KITS
Sua equipe deve chegar antes de todos, hoje é o seu evento
Reunião das equipes:
Repasse o plano para todos, certifique-se de cada um sabe sua 
função.
Receber os inscritos:
Tenha uma equipe disponível para direcionar os participantes no 
credenciamento, seja online ou presencial. 
Credenciamento e Kits: 
Tenha em mãos o aplicativo de credenciamento dos 
participantes;
Se possível separe o credenciamento da distribuição de kits;
Divida os participantes em filas diferentes para evitar 
aglomerações.
EventosPresencias
Evento
https://blog.even3.com.br/aplicativo-de-credenciamento-para-eventos/
Evento
EQUIPE DE AJUDA
DIRECIONAMENTO DOS 
INSCRITOS
CONFERÊNCIA DE ABERTURA
INÍCIO DAS ATIVIDADES
Equipe de ajuda:
Podem surgir dúvidas, então deixe uma equipe de prontidão para 
ajudar os participantes.
Direcionamento: 
Após o credenciamento, direcione os inscritos para as suas 
respectivas atividades .
Conferência de abertura e início das atividades:
O seu evento está oficialmente aberto;
Não atrase os inícios das atividades, isso pode gerar um 
transtorno em toda a programação e cronograma.
EventosPresencias
Evento
AVALIAÇÃODIÁRIA DO EVENTO
REAVALIAÇÃO DO 
CRONOGRAMA
ESTIMULE O NETWORKING
Avaliação diária:
Ao final do dia, reúna-se com a sua equipe e faça uma 
avaliação dos aspectos do evento.
Reavaliação do cronograma:
Pequenos ajustes podem ser necessários.
Estimule o networking, afinal:
Eventos servem também para promover encontros;
Estreitar laços profissionais;
Criar novos projetos.
Evento
CONFERÊNCIA DE 
ENCERRAMENTO
AGRADECIMENTOS
PARABENIZAÇÕES
Todo o trabalho foi recompensado!
Agora que seu evento chegou ao final, não esqueça de parabenizar e 
agradecer à sua equipe, além dos patrocinadores e apoiadores. 
Os palestrantes também merecem, eles também são peças 
fundamentais na realização do evento.
Pós-eventoPré-evento
Evento
Pós-evento
BALANÇO FINANCEIRO
RELATÓRIOS
ENTREGA DE CERTIFICADOS
FEEDBACKS
Hora de arrumar a casa.
Balanço financeiro:
Faça o balanço financeiro do seu evento. Se preciso, termine de 
pagar os fornecedores;
Revise notas fiscais, faturas e pagamentos;
Relatórios:
Emita e envie os relatórios necessários;
Entrega de certificados:
Dispare os e-mails com os certificados que ainda não foram 
entregues;
Feedbacks:
Passado o evento, chegou a hora de colher os feedbacks.
Envie a pesquisa de satisfação para todos os participantes.
https://blog.even3.com.br/materiais-educativos/modelo-de-pesquisa-de-satisfacao-de-eventos/?utm_source=Material%20Rico&utm_medium=materialrico&utm_campaign=checklist_evento
Pós-evento
PRÓS E CONTRAS
DIVULGAÇÃO PÓS-EVENTO
O que há para melhorar?
Prós e contras:
O que você aprendeu com esse evento? Há algo para melhorar 
na próxima edição?
Analise os feedbacks;
Se reúna com a sua equipe.
Divulgação pós-evento:
Chegou a hora de compartilhar tudo de bom que aconteceu no 
seu evento;
Divulgue fotos e vídeos;
Cative os inscritos para o próximo evento e crie uma 
comunidade a partir da experiência compartilhada.
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Experimente também! Em questão de minutos, seu evento estará pronto para uso:
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Sobre a Even3
Somos a plataforma referência no Brasil na democratização da 
conexão entre pessoas e conhecimentos. Milhões de pessoas já 
foram impactadas através das nossas soluções:
Even3 Eventos
Simplificamos a gestão dos seus eventos presenciais e online, 
automatizando e centralizando processos em um único lugar. Com a 
Even3, é possível gerar página exclusiva do evento, gerenciar vendas e 
inscrições, transmissões online, programação, apresentação de 
trabalhos, publicação de anais e mais. 
Even3 Empresas
Centralizamos todos os eventos da sua empresa ou instituição em um 
ambiente personalizável com as características da sua marca, 
integrado a diversas ferramentas e plataformas que a sua empresa já 
usa. 
Even3 Publicações
Cuidamos de todas as suas publicações. Geramos páginas exclusivas 
para anais de eventos, e-books, revistas e outras publicações, com 
identificadores reconhecidos internacionalmente, como o DOI, ISSN e 
ISBN.
Leandro Reinaux
CEO da Even3
Geramos muito conteúdo sobre 
organização de eventos e 
pesquisa acadêmica em
nosso blog, o que fez com que, 
recentemente, a Even3 fosse 
selecionada como uma das 
principais startups produtoras 
de conteúdo e mídia editorial 
no Brasil pelo site londrino 
Boove - The Online Book 
Magazine.
Conectar pessoas e conhecimentos sempre foi
nosso propósito. Espero que esse Checklist te ajude.
Conte com a gente nessa jornada!”
Conheça a Even3:
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