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MANUAL DO CURSO DE LICENCIATURA EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 3º Ano Disciplina: PROCURIMENT E GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMÓNIO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Código: Total Horas/1o Semestre: Créditos (SNATCA): Número de Temas: 6 INSTITUTO SUPER INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS E EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA - ISCED 1 1 Direitos de autor (copyright) Este manual é propriedade do Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED), e contém reservados todos os direitos. É proibida a duplicação ou reprodução parcial ou total deste manual, sob quaisquer formas ou por quaisquer meios (electrónicos, mecânico, gravação, fotocópia ou outros), sem permissão expressa de entidade editora (Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED). A não observância do acima estipulado o infractor é passível a aplicação de processos judiciais em vigor no País. Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED) Direcção Académica Rua Dr. Almeida Lacerda, No 212 Ponta - Gêa Beira - Moçambique Telefone: +258 23 323501 Cel: +258 82 3055839 Fax: 23323501 E-mail: isced@isced.ac.mz Website: www.isced.ac.mz http://www.isced.ac.mz/ http://www.isced.ac.mz/ http://www.isced.ac.mz/ 2 Agradecimentos O Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED) agradece a colaboração dos seguintes indivíduos e instituições na elaboração deste manual: Autor Dr. Cláudio Alexandre Nhapimbe Direcção Académica do ISCED Elaborado por: Dr. Cláudio Alexandre Nhapimbe – Bacharel e Licenciado em Administração Pública pelo Instituto Superior de Relações Internacionais – Maputo e Mestrado do Master in Business Administration (Human Resource Management & Marketing) pela Indhira Ghandi National Open University – New Dealhi, Índia. Visão geral Benvindo à Disciplina/Módulo de Procument e Gestão de Recursos Materiais e Património na Administração Pública Objectivos do Módulo A administração de bens públicos exige do Administrador público um cuidado especial, como ocorre com toda administração de coisa alheia. A Administração pública, não possui a titularidade dos bens e interesses públicos, a titularidade pertence ao Estado, competindo ao administrador o dever de administrá-los segundo a finalidade a que estão adstritos. Coordenação Design Financiamento e Logística Revisão Científica Revisão Ling u ística Ano de Publicação Local de Publicação Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância ( ISCED ) Instituto Africano de Promoção da Educação a Distancia ( IAPED ) XXXXX XXXXX ISCED – BEIRA XXXXX 3 Assim, o ensino e aprendizagem da disciplina de Procuriment Recursos Materiais e Património na Administração Pública visam proporcionar aos estudantes conhecimentos teóricos e práticos para o exercício de funções de investigação, análise, concepção e adequação de métodos e processos técnico-científicos atinentes ao Procuriment, Logística integrada e Gestão de Recursos Materiais e Património na Administração pública, mais precisamente do Estado aos níveis Central e Local, das Autarquias Locais, Empresas Públicas, Fundos Públicos, Institutos Públicos, empresas municipais na área de Administração Patrimonial; e visa ainda alavancar a cultura de cidadania visionária capaz de contribuir para a ética na gestão da coisa pública, boa governação e desenvolvimento económico e social local. Capacitar o estudante a utilizar as técnicas de administração de materiais e patrimoniais sob a óptica do moderno modelo de logística integrada. Objectivos Específicos Criar uma cultura de cidadania visionária capaz de contribuir para a ética na gestão da coisa pública Desenvolver habilidades específicas que qualifiquem os alunos ao exercício da profissão de administrador, especificamente, para a gestão de recursos materiais e patrimónios. Proporcionar conteúdos relacionados às ferramentas operacionais de logística, armazenagem e condições físicas ótimas de estoques em administração de materiais. Dominar o uso de técnicas de gestão de stocks em recursos materiais e património; Certificar necessidade de preservar o património da organização, zelando pela sua conservação e manutenção. Estabelecer sustentação para reflexões sobre a acção e o pensamento administrativos. 4 Quem deveria estudar este módulo Este Módulo foi concebido para estudantes do 3º ano do curso de licenciatura em Administração Pública. Poderá ocorrer, contudo, que haja leitores que queiram se actualizar e consolidar seus conhecimentos nessa disciplina, esses serão bem vindos, não sendo necessário para tal se inscrever. Mas poderá adquirir o manual. Como está estruturado este módulo Este módulo de Procuriment Recursos Materiais e Património na Administração Pública, para estudantes do 3º ano do curso de licenciatura em Administração Pública, à semelhança dos restantes do ISCED, está estruturado como se segue: Páginas introdutórias Um índice completo. Uma visão geral detalhada dos conteúdos do módulo, resumindo os aspectos- chave que você precisa conhecer para melhor estudar. Recomendamos vivamente que leia esta secção com atenção antes de começar o seu estudo, como componente de habilidades de estudos. Conteúdo desta Disciplina / módulo Este módulo está estruturado em Temas. Cada tema, por sua vez comporta certo número de unidades temáticas ou simplesmente unidades,. Cada unidade temática se caracteriza por conter uma introdução, objectivos, conteúdos. No final de cada unidade temática ou do próprio tema, são incorporados antes o sumário, exercícios de auto-avaliação, só depois é que aparecem os exercícios de avaliação. Os exercícios de avaliação têm as seguintes caracteristicas: Puros exercícios teóricos/Práticos, Problemas não resolvidos e actividades práticas algunas incluido estudo de caso. Outros recursos A equipa dos académicoa e pedagogos do ISCED, pensando em si, num cantinho, recóndito deste nosso vasto Moçambique e cheio de dúvidas e limitações no seu processo de aprendizagem, apresenta uma lista de recursos didácticos adicionais 5 ao seu módulo para você explorar. Para tal o ISCED disponibiliza na biblioteca do seu centro de recursos mais material de estudos relacionado com o seu curso como: Livros e/ou módulos, CD, CD-ROOM, DVD. Para elém deste material físico ou electrónico disponível na biblioteca, pode ter acesso a Plataforma digital moodle para alargar mais ainda as possibilidades dos seus estudos. Auto-avaliação e Tarefas de avaliação Tarefas de auto-avaliação para este módulo encontram-se no final de cada unidade temática e de cada tema. As tarefas dos exercícios de auto-avaliação apresntam duas caracteristicas: primeeiro apresentam exercícios resolvidos com detalhes. Segundo, exercícios que mostram apenas respostas. Tarefas de avaliação devem ser semelhantes às de auto-avaliação mas sem mostrar os passos e devem obedecer o grau crescente de dificuldades do processo de aprendizagem, umas a seguir a outras. Parte das terefas de avaliação será objecto dos trabalhos de campo a serem entregues aos tutores/doceentes para efeitos de correcção e subsequentemente nota. Também constará do exame do fim do módulo. Pelo que, caro estudante, fazer todos os exrcícios de avaliação é uma grande vantagem. Comentários e sugestões Use este espaço para dar sugestões valiosas, sobre determinados aspectos, quer de naturezacientífica, quer de natureza diadáctico-Pedagógica, etc, sobre como deveriam ser ou estar apresentadas. Pode ser que graças as suas observações que, em goso de confiança, classificamolas de úteis, o próximo módulo venha a ser melhorado. Ícones de actividade Ao longo deste manual irá encontrar uma série de ícones nas margens das folhas. Estes icones servem para identificar diferentes partes do processo de aprendizagem. Podem indicar uma parcela específica de texto, uma nova actividade ou tarefa, uma mudança de actividade, etc. 6 Habilidades de estudo O principal objectivo deste campo é o de ensinar aprender a aprender. Aprender aprende-se. Durante a formação e desenvolvimento de competências, para facilitar a aprendizagem e alcançar melhores resultados, implicará empenho, dedicação e disciplina no estudo. Isto é, os bons resultados apenas se conseguem com estratégias eficientes e eficazes. Por isso é importante saber como, onde e quando estudar. Apresentamos algumas sugestões com as quais esperamos que caro estudante possa rentabilizar o tempo dedicado aos estudos, procedendo como se segue: 1º Praticar a leitura. Aprender a Distância exige alto domínio de leitura. 2º Fazer leitura diagonal aos conteúdos (leitura corrida). 3º Voltar a fazer leitura, desta vez para a compreensão e assimilação crítica dos conteúdos (ESTUDAR). 4º Fazer seminário (debate em grupos), para comprovar se a sua aprendizagem confere ou não com a dos colegas e com o padrão. 5º Fazer TC (Trabalho de Campo), algumas actividades práticas ou as de estudo de caso se existirem. IMPORTANTE: Em observância ao triângulo modo-espaço-tempo, respectivamente como, onde e quando...estudar, como foi referido no início deste item, antes de organizar os seus momentos de estudo reflicta sobre o ambiente de estudo que seria ideal para si: Estudo melhor em casa/biblioteca/café/outro lugar? Estudo melhor à noite/de manhã/de tarde/fins de semana/ao longo da semana? Estudo melhor com música/num sítio sossegado/num sítio barulhento!? Preciso de intervalo em cada 30 minutos, em cada hora, etc. É impossível estudar numa noite tudo o que devia ter sido estudado durante um determinado período de tempo; Deve estudar cada ponto da matéria em profundidade e passar só ao seguinte quando achar que já domina bem o anterior. Privilegia-se saber bem (com profundidade) o pouco que puder ler e estudar, que saber tudo superficialmente! Mas a melhor opção é juntar o útil ao agradável: Saber com profundidade todos conteúdos de cada tema, no módulo. Dica importante: não recomendamos estudar seguidamente por tempo superior a uma hora. Estudar por tempo de uma hora intercalado por 10 (dez) a 15 (quinze) minutos de descanso (chama-se descanso à mudança de actividades). Ou seja que 7 durante o intervalo não se continuar a tratar dos mesmos assuntos das actividades obrigatórias. Uma longa exposição aos estudos ou ao trabalhjo intelectual obrigatório, pode conduzir ao efeito contrário: baixar o rendimento da aprendizagem. Por que o estudante acumula um elevado volume de trabalho, em termos de estudos, em pouco tempo, criando interferência entre os conhecimentos, perde sequência lógica, por fim ao perceber que estuda tanto mas não aprende, cai em insegurança, depressão e desespero, por se achar injustamente incapaz! Não estude na última da hora; quando se trate de fazer alguma avaliação. Aprenda a ser estudante de facto (aquele que estuda sistemáticamente), não estudar apenas para responder a questões de alguma avaliação, mas sim estude para a vida, sobre tudo, estude pensando na sua utilidade como futuro profissional, na área em que está a se formar. Organize na sua agenda um horário onde define a que horas e que matérias deve estudar durante a semana; Face ao tempo livre que resta, deve decidir como o utilizar produtivamente, decidindo quanto tempo será dedicado ao estudo e a outras actividades. É importante identificar as ideias principais de um texto, pois será uma necessidade para o estudo das diversas matérias que compõem o curso: A colocação de notas nas margens pode ajudar a estruturar a matéria de modo que seja mais fácil identificar as partes que está a estudar e Pode escrever conclusões, exemplos, vantagens, definições, datas, nomes, pode também utilizar a margem para colocar comentários seus relacionados com o que está a ler; a melhor altura para sublinhar é imediatamente a seguir à compreensão do texto e não depois de uma primeira leitura; Utilizar o dicionário sempre que surja um conceito cujo significado não conhece ou não lhe é familiar; Precisa de apoio? Caro estudante, temos a certeza que por uma ou por outra razão, o material de estudos impresso, lhe pode suscitar algumas dúvidas como falta de clareza, alguns erros de concordância, prováveis erros ortográficos, falta de clareza, fraca visibilidade, páginas trocadas ou invertidas, etc). Nestes casos, contacte os seriços de atendimento e apoio ao estudante do seu Centro de Recursos (CR), via telefone, sms, E-mail, se tiver tempo, escreva mesmo uma carta participando a preocupação. 8 Uma das atribuições dos Gestores dos CR e seus assistentes (Pedagógico e Administrativo), é a de monitorar e garantir a sua aprendizagem com qualidade e sucesso. Dai a relevância da comunicação no Ensino a Distância (EAD), onde o recurso as TIC se torna incontornável: entre estudantes, estudante – Tutor, estudante – CR, etc. As sessões presenciais são um momento em que você caro estudante, tem a oportunidade de interagir fisicamente com staff do seu CR, com tutores ou com parte da equipa central do ISCED indigetada para acompanhar as sua sessões presenciais. Neste período pode apresentar dúvidas, tratar assuntos de natureza pedagógica e/ou admibistrativa. O estudo em grupo, que está estimado para ocupar cerca de 30% do tempo de estudos a distância, é muita importância, na medida em que permite lhe situar, em termos do grau de aprendizagem com relação aos outros colegas. Desta maneira ficar’a a saber se precisa de apoio ou precisa de apoiar aos colegas. Desenvolver habito de debater assuntos relacionados com os conteúdos programáticos, constantes nos diferentes temas e unidade temática, no módulo. Tarefas (avaliação e auto-avaliação) O estudante deve realizar todas as tarefas (exercícios, actividades e auto avaliação), contudo nem todas deverão ser entregues, mas é importante que sejam realizadas. As tarefas devem ser entregues duas semanas antes das sessões presenciais seguintes. Para cada tarefa serão estabelecidos prazos de entrega, e o não cumprimento dos prazos de entrega, implica a não classificação do estudante. Tenha sempre presente que a nota dos trabalhos de campo conta e é decisiva para ser admitido ao exame final da disciplina/módulo. Os trabalhos devem ser entregues ao Centro de Recursos (CR) e os mesmos devem ser dirigidos ao tutor/docente. Podem ser utilizadas diferentes fontes e materiais de pesquisa, contudo os mesmos devem ser devidamente referenciados, respeitando os direitos do autor. O plágio1 é uma viloção do direito intelectual do(s) autor(es). Uma transcrição à letra de mais de 8 (oito) palavras do testo de um autor, sem o citar é considerado plágio. A 1 Plágio - copiar ou assinar parcial ou totalmente uma obra literária, propriedade intelectual de outras pessoas, sem prévia autorização. 9 honestidade, humildade científica e o respeito pelos direitos autoriais devem caracterizar a realização dos trabalhos e seu autor (estudante do ISCED). Avaliação Muitos perguntam: Com é possível avaliar estudantes à distância, estando eles fisicamente separados e muito distantes do docente/turor!? Nós dissemos: Sim é muito possível, talvez seja uma avaliação maisfiável e concistente. Você será avaliado durante os estudos à distância que contam com um mínimo de 90% do total de tempo que precisa de estudar os conteúdos do seu módulo. Quando o tempo de contacto presencial conta com um máximo de 10%) do total de tempo do módulo. A avaliação do estudante consta detalhada do regulamentado de avaliação. Os trabalhos de campo por si realizados, durante estudos e aprendizagem no campo, pesam 25% e servem para a nota de frequência para ir aos exames. Os exames são realizados no final da cadeira disciplina ou modulo e decorrem durante as sessões presenciais. Os exames pesam no mínimo 75%, o que adicionado aos 25% da média de frequência, determinam a nota final com a qual o estudante conclui a cadeira. A nota de 10 (dez) valores é a nota mínima de conclusão da cadeira. Nesta cadeira o estudante deverá realizar pelo menos 2 (dois) trabalhos e 1 (um) (exame). Algumas actividades praticas, relatórios e reflexões serão utilizados como ferramentas de avaliação formativa. Durante a realização das avaliações, os estudantes devem ter em consideração a apresentação, a coerência textual, o grau de cientificidade, a forma de conclusão dos assuntos, as recomendações, a identificação das referências bibliográficas utilizadas, o respeito pelos direitos do autor, entre outros. 10 TEMA I: ADMINISTRAÇÃO DA CADEIA DE ABASTECIMENTO DE MATERIAIS UNIDADE TEMÁTICA I: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1.1. Noção de Administração de Recursos Materiais 1.2. Objectivos da Administração de Materiais 1.3. Gestão de recursos Materiais 1.4. Noção de Recursos Materiais 1.4.1. Tipos de recursos Materiais 1.5. Classificação e Codificação dos recursos materiais 1.6. Ciclo de Gestão de recursos materiais Tema II: NOÇÃO DA LOGÍSTICA E PROCUREMENT UNIDADE TEMÁTICA II: NOÇÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL 2.1. Noção de Logística empresarial versus logística reversa 2.1.1. Objectivos da Logística 2.1.2. Funções da Logistica empresarial 2.2. Actividades da logística 2.2.1. As actividades primárias da logística 2.2.2. As actividades secundárias da logística TEMA III: NOÇÕES DE GESTÃO DE STOCKS EM RECURSOS MATERIAIS UNIDADE TEMÁTICA III: GESTÃO DE STOCKS EM RECURSOS MATERIAIS 3.1. Noção de Gestão de stocks 3.1.1. Objectivos da Gestão de Stocks 3.1.2. Requisitos para uma Eficiente Gestão Física de Stocks 3.1.3. Classificação dos Custos de gestão de Stocks 3.2. Técnicas de Previsão de Compras 3.2.1. Técnicas qualitativas de previsão de compras 3.2.2. Técnicas quantitativas de previsão de compras 3.3. Gestão de compras 3.3.1. Objectivos de Gestão de compras 3.3.2. A importância da área de compras para a organização 3.4. Gestão da Armazenagem 3.4.1. A função logística da armazenagem TEMA IV: ABORDAGENS TEÓRICAS DE GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS UNIDADE TEMÁTICA IV: MODELOS DE GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS 4.1. Outsourcing 11 4.2. Mass Customization ou Customização em Massa 4.3. Postponement 4.4. Just in Time 4.4.1. Objectivo do Just in time 4.4.2. Báses filosóficas do modelo Just in Time 4.5. Engenharia de Valor ou Value engeneering 4.5.1. Objectivo da Engenharia de Valor 4.5.2. Bases Filosóficas da Engenharia do Valor TEMA V: ADMINISTRAÇÃO DO PATRIMÓNIO PÚBLICO UNIDADE TEMÁTIVA V: ADMINISTRAÇÃO DO PATRIMÓNIO PÚBLICO 5.1. Noção da Administração do Património Público 5.1.1. Noção de património público 5.1.2. Gestão do Património do Estado 5.1.3. Funções dos órgãos de Gestão do Património do Estado 5.2. Ciclo de Vida do Património do Estado 5.2.1. Planificação do Património do Estado 5.2.2. Procuriment público do Património do Estado 5.2.3. Registo, inventariação, classificação do Património do Estado; 5.2.4. Aplicação e manutenção dos Bens do Estado 5.2.5. O abate do Património do Estado 5.3. Elementos Básicos do Património do Estado 5.3.1. Bens do Estado 5.3.2. Direitos do Estado 5.3.3. Obrigações do Estado TEMA VI: PROCEDIMENTOS DE PROCUREMENT PARA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS UNIDADE TEMÁTICA VI: PROCURIMENT PÚBLICO EM MOÇAMBIQUE 6.1. Noção do procuriment público 6.2. Regimes Jurídicos da Contratação pública (Procurement público) 6.3. Concurso Público 6.3.1. Fases do Concurso Público 6.3.2. Critérios de Avaliação e Decisão (Adjudicação) do Concurso Público 6.4. Regime Excepcional da Contratação pública (Procurement público) 6.4.1. Concurso com Prévia Qualificação 6.4.2. Concurso Limitado 6.4.3. Concurso em Duas Etapas 6.4.4. Concurso por Lances 6.4.5. Concurso de Pequena Dimensão 6.4.6. Ajuste Directo 6.4.7. Concurso por Cotações 12 TEMA I: ADMINISTRAÇÃO DA CADEIA DE ABASTECIMENTO DE MATERIAIS UNIDADE TEMÁTICA II: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1.1. Noção de Administração de Recursos Materiais 1.2. Objectivos da Administração de Materiais 1.3. Gestão de recursos Materiais 1.4. Noção de Recursos Materiais 1.4.1. Tipos de recursos Materiais 1.5. Classificação e Codificação dos recursos materiais 1.6. Ciclo de Gestão de recursos materiais Introdução A diferença entre os países ricos e pobres assenta na maneira como esses dois tipos de paises exploram e fazem o uso dos recursos postos a disposição, e mais precisamente, assenta na forma como concebem e executam as políticas dos recursos humanos, materiais e financeiros ao seu alcance. Nesta unidade exploramos as noções chave da administração, e mais precisamente, da administração de recursos materiais eos os processos de gestão de recursos materiais. O estudante nesta unidade passará a ter conhecimento do objecto de estudo da Administração de recursos materiais para posteriormente perceber a razão de existência desta ciência da administração de materaisi na organização e funcionamento do processo produtivo ou de prestação de serviços das organizações. Assim, ao completar esta unidade, você será capaz de: Explicar a noção de administração de recursos materiais; Descrever as funções da Administração de Recursos Materiais no processo produtivo ou de prestação de serviços; 13 Objectivos Específicos Descrever os objectivos da Administração de Recursos Materiais no processo produtivo ou de prestação de serviços; Explicar a noção de recursos materiais; Exlicar os processos de classificação e codificação de recursos materais e sua importância; Descrever as etapas do ciclo de vda dos recursos materiais; 1. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÓNIO O termo administrar tem as suas origens na expressão latina 2 , administer, que provém ad (direcção ou tendência para…) + minister (subordinação ou obediência) e significa realização de uma função abaixo do comando de outrem, i.é, prestação de serviço a alguém3. No entanto, a palavra administração sofreu uma radical transformação em seu significado original. A tarefa da administração passou a ser focada no pensamento estratégico (identificar as necessidades, definição da missão, da visão, dos valores, dos objectivos e metas, das políticas, dos programas, etc.) e na liderança da organização da organização como um todo visando a condução da organização para o desenvolvimento económico e social equilibrado e sustentável. Segundo Mary Follet, gerir não é mais do que produzir bens ou serviços utilizando pessoas. Gestão é o processo de se conseguir que as coisas sejam feitas por meio de pessoas com vista a obter resultados (bens ou serviços) pré-determinados. A Gestão tem como função interpretar os objectivos (ideias) propostos pela administração e transformá-los em acção organizacional por meio de planificação, organização, direcção e controle de todos os esforçosrealizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objectivos sejam alcançados de maneira eficiente e eficaz e garantir a competitividade no mundo de negócios altamente concorrencial e complexo. 2 Oswaldo Aranha Bandeira de Mello apresenta duas versões para a origem do vocábulo administração. A primeira é que esta vem de ad (preposição) mais ministro, as, are (verbo), que significa servir, executar; já a segunda indica que, vem de ad manus trahere, que envolve idéia de direção ou gestão. Nas duas hipóteses, há o sentido de relação de subordinação, de hierarquia. 3 CHIAVENATO, Teoria Geral da Administração, São Paulo, 2002, 6ª Edição. http://pt.wikipedia.org/wiki/Oswaldo_Aranha_Bandeira_de_Mello http://pt.wikipedia.org/wiki/Oswaldo_Aranha_Bandeira_de_Mello http://pt.wikipedia.org/wiki/Voc%C3%A1bulo http://pt.wikipedia.org/wiki/Voc%C3%A1bulo http://pt.wikipedia.org/wiki/Preposi%C3%A7%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Preposi%C3%A7%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Verbo http://pt.wikipedia.org/wiki/Verbo http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Subordina%C3%A7%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Hierarquia http://pt.wikipedia.org/wiki/Hierarquia 14 A gestão está focada nos recursos materiais, recursos tecnológicos, recursos financeiros, recursos humanos, recursos mercadológicos, e na operação que irá transformar os objectivos (ideias) em produtos para satisfazer as necessidades, procura manter os recursos sob sua alçada. O objecto de estudo da administração tem variado de acordo com a escola de pensamento e época, mas considerando sempre empresas os fenómenos e factos que afectam a eficiência e eficácia das eas variáveis como - tarefas, estrutura, pessoas, ambiente interno e externo, tecnologia e competitividade. Para Marcello Caetano, administração compreende o conjunto de decisões e operações por meio das quais, alguém procura satisfazer as necessidades humanas, obtendo e empregando racionalmente os recursos adequados. Administração envolve a colecção, combinação e utilização de recursos (financeiros, materiais, humanos) da melhor maneira possível para o alcance de certos resultados ou objectivos pré-determinados. Assim, administrar é agir ao serviço de certos fins com vista a sua realização. Segundo Jucélio Paiva (2011:12), "Administrar é o processo de dirigir acções de utilização racional de recursos para atingir objectivos previamente definidos. A aplicação racional de recursos e a satisfação das necessidades humanas são a principal razão para o estudo da administração. A forma como as organizações são administradas, as tornam mais ou menos capazes de os objectivos correctos". A administração é uma ciência social aplicada, fundamentada em um conjunto de normas e funções elaboradas para disciplinar os elementos de produção. A administração estuda os empreendimentos humanos com o objectivo de alcançar um resultado eficaz e retorno financeiro de forma sustentável e com responsabilidade social, ou seja, é impossível falar em Administração sem falar em objectivos, como lucro relevante na expansão do negócio, modernização da tecnologia, e nos dividendos dos stakeholders. 15 Em síntese, o administrador é a ponte entre os meios (recursos financeiros, recursos materiais, tecnológicos e humanos) e os fins (objectivos). Como elo entre os recursos e os objectivos de uma organização, cabe ao administrador combinar os recursos na proporção adequada e para isso é necessário tomar decisões constantemente num contexto de restrições, pois, nenhuma organização por melhor que seja dispõe de todos os recursos e também a capacidade de processamento de informações do ser humano é limitada. Administrar envolve a elaboração de planos, pareceres, relatórios, projectos, arbitragens e laudas, em que é exigida a aplicação de conhecimentos inerentes às técnicas de Administração. A Administração se divide, modernamente, em cinco áreas: finanças, marketing, vendas ou produção, recursos humanos e recursos materiais. 1.1. Noção de Administração de Recursos Materiais A escassez de recursos (materiais, patrimoniais, financeiros, humanos e tecnológicos) e a existência ilimitada das necessidades e desejos humanos aliados ao desejo da busca da eficiência e eficácia no processo produtivo ou no processo de prestação de serviços, é que está na base do estudo da Administração de materiais e património visando a optimização na utilização desses recursos. Mas que é administração de materiais e património como ciência? Administração de materiais e património é o ramo da administração que estuda a concepção dos métodos, estratégias, mecanismos, técnicas, políticas e procedimentos de optimização da utilização dos recursos, bens, direitos e obrigações em face das necessidades ilimitadas. A administração de materiais e património focaliza-se na formulação do pensamento político estratégico das empresas no que diz respeito às políticas de materiais e património, mormente: a política de aquisição de materiais e património (Procuriment de bens e serviços); a política de distribuição, transporte, armazenamento e registo de materiais e património (logística); a política de manutenção e utilização de materiais e património; http://pt.wikipedia.org/wiki/Ser_humano http://pt.wikipedia.org/wiki/Ser_humano http://pt.wikipedia.org/wiki/Ser_humano http://pt.wikipedia.org/wiki/Plano http://pt.wikipedia.org/wiki/Relat%C3%B3rio http://pt.wikipedia.org/wiki/Relat%C3%B3rio http://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto http://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto http://pt.wikipedia.org/wiki/Finan%C3%A7as http://pt.wikipedia.org/wiki/Finan%C3%A7as http://pt.wikipedia.org/wiki/Marketing http://pt.wikipedia.org/wiki/Marketing http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Vendas_ou_produ%C3%A7%C3%A3o&action=edit&redlink=1 http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Vendas_ou_produ%C3%A7%C3%A3o&action=edit&redlink=1 http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Vendas_ou_produ%C3%A7%C3%A3o&action=edit&redlink=1 http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Vendas_ou_produ%C3%A7%C3%A3o&action=edit&redlink=1 http://pt.wikipedia.org/wiki/Recursos_humanos http://pt.wikipedia.org/wiki/Recursos_humanos http://pt.wikipedia.org/wiki/Recursos_humanos 16 a política de amortizações, desintegrações e depreciações; e a política de abate ou de liquidação de materiais e património; A administração de materiais e património é a actividade responsável pela concepção do conjunto de políticas que orientam as actividades desenvolvidas dentro de uma empresa destinadas a suprir as diversas unidades, em recursos materiais e património necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições, funções e missões. A administração de materiais e património é um sistema integrado de órgãos e decisões que garantem: • o suprimento de materiais e património da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo - aquisição de materiais e património (compra de bens e serviços); • a distribuição, transporte, armazenamento e registo de materiais e património; • utilização e manutenção de materiais e património - amortizações, desintegrações e depreciações; • abate ou de liquidação de materiais e património; A administração de recursos materiais e patrimoniais engloba todo o pensamento político estratégico (métodos, estratégias, modelos, técnicas, procedimentos) da empresa, instituição pública ou privada que orienta a sequência de operações que 17 vão desde a identificação as necessidades em recursos materiais, a identificação do fornecedor, compra de bens ou serviços, o seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, registo e armazenamento, o uso no processo produtivo,a armazenagem como produto acabado, e a distribuição ao consumidor final. A gestão de recursos materiais e património envolvem o conjunto de decisões e operações ligadas às actividades do fluxo de materiais e património a partir do fornecedor até o consumidor final, tais actividades incluem planeamento, a compra, o transporte, o registo, o armazenamento, a utilização e manutenção, o controle da produção e a distribuição física. Arnold (1999:273). Dentro de um processo produtivo ou de prestação de serviços, a Administração de Materiais precisa controlar a quantidade (para que se evite a falta ou os excessos de materiais), o tempo (o momento em que os materiais estarão disponíveis) e a localização (não basta o material estar disponível, o material precisa estar disponível no local certo). “Administração de materiais e património é a actividade de concepção de políticas de (a) planeamento e aquisição de materiais e património, (b) de registo e de utilização de materiais e património e (c) controlo de materiais e património, e (d) liquidação de materiais e património nas condições mais eficientes”. 1.2. Objectivos da Administração de Materiais e Património A administração de materiais e património visa colocar os materiais e património necessários ao processo produtivo ou prestação de serviços na quantidade certa, no local certo e no tempo certo, e por essa via: Aumentar a produtividade através da busca pela eficiência e eliminação do desperdício; Aumentar a qualidade dos bens e serviços sem preocupação em prejudicar outras áreas da Organização; Manter óptimos níveis de stocks no processo produtivo ou de prestação de serviços; 18 Garantir a plena satisfação das necessidades dos clientes na quantidade certa, no momento certo; Atender a demanda antecipada dos clientes; Protecção contra atrasos nas entregas dos fornecedores; Tirar vantagens dos ciclos económicos; Manter independência das operações; Estabilizar o nível de produção; Proteger a empresa de possíveis aumentos de preços. Assegurar a disponibilidade do produto correcto, na quantidade correcta, na condição correcta, no lugar certo, na hora certa, para o consumidor correcto por um custo ideal; Assegurar que as quantidades físicas ou existentes no almoxarifado estejam de acordo com as listagens e os relatórios contábeis dos estoques e de património; A administração de materiais e património visa criar políticas que orientam as actividades que garantem a empresa abastecer, de modo contínuo, os sectores produtivos ou de prestação de serrviços da empresa com material e património de qualidade que seja necessário para as suas actividades de produção de bens ou de prestação de serviços, isto é, o abastecimento do material deve ser feito na quantidade necessária, no prazo de entrega acordado, ao preço justo e nas condições de pagamento aceitáveis. O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado) e deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e stock, evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso de stocks. O material deverá ser entregue no menor prazo de entrega possível, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material e o preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado, proporcionando à empresa um lucro maior, quanto às condições de pagamento, 19 deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. A Administração de recursos materiais e de património não pode ser tratada de maneira isolada, está profundamente integrada às seguintes áreas do conhecimento administrativo, designadamente: Aos planos de investimento ou planos estratégicos de desenvolvimento; Orçamento da instituição e projecto de desenvolvimento de novos produtos (bens e serviços); Planeamento das vendas e o consumo de bens e serviços – controle da produção; Logística de abastecimento e da manufactura; Gestão do activo fixo e circulante; 1.3. Gestão de recursos Materiais A preocupação de todos os gestores está ligada à actividade produtiva das empresas, o que requer a gestão dos diversos tipos de recursos colocados a sua disposição. Recurso é tudo aquilo (material ou imaterial) que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido económico, através da sua participação no processo de produção de bens ou no processo de prestação de serviços. Esses recursos são, nomeadamente, os recursos materiais, recursos patrimoniais, recursos financeiros (capital), recursos humanos e recursos tecnológicos. ● Recursos financeiros (capital) – em forma de numerário, são os recursos que apresentam maior liquidez, podendo ser utilizados, inclusive, na aquisição de outros recursos. ● TERRA – fornece insumos necessários à produção (matéria-prima) ● Recursos humanos (trabalho) – é conjunto dos empregados ou dos colaboradores de uma organização responsáveis pela mão-de-obra que transforma os insumos em produtos acabados ou serviços prestados que fornece o imput de produção. ● TRABALHO – fornece os recursos humanos. 20 ● Recursos materiais – São todos os recursos que fornecem condição para o processo produtivo, nomeadamente, insumos, ferramentas, materiais auxiliares, etc; ● Recursos patrimoniais – conjunto de bens, valores, direitos e obrigações que pode ser avaliado monetariamente e que tem relação directa com os objectivos organizacionais. (prédio, instalações, equipamentos). ● Recursos tecnológicos – garantem o diferencial, por meio do conjunto de conhecimentos da Organização, em relação à concorrência transformando o menor custo ou a inovação em uma vantagem económica (ferramenta de efectividade). A Gestão de materiais compreende o conjunto de decisões e operações (actividades) relativas àaquisição, registo, guarda, controle, movimentação, preservação, incorporação e inventário de bens materiais móveis e imóveis, provenientes de aquisição no mercado interno e externo, ou de doações, que integram o acervo patrimonial móvel de uma unidade gestora responsável pelo processo produtivo. Enquanto a administração de materiais focaliza-se na formulação do pensamento estratégico da empresa no que diz respeito à formulação de políticas de aquisição de materiais, políticas de condições de utilização dos materiais, às políticas de controlo de materiais e às políticas das condições de liquidação de materiais, a gestão de materiais focaliza-se no conjunto de decisões e operações ligadas à execução dessas políticas de aquisição, ligadas à execução dessas políticas das condições de utilização de materiais, ligadas à execução dessas políticas decontrolo de materiais e ligadas à execução dessas políticas das condições de liquidação de materiais. A gestão de recursos materiais engloba a sequência de decisões e operações que tem seu início na identificação das necessidades, identificação do fornecedor, na compra do bem, no recebimento e registo do bem, transporte interno e acondicionamento, utilização adequada no processo produtivo, em armazenamento 21 como produto acabado e, finalmente em sua distribuição ao consumidor final, em observância da política de património vigente da empresa. A gestão de materiais e património é a parte do processo da cadeia de suprimentos, que implementa e controla o fluxo de materiais, armazenamento, à jusante e reverso, eficientes e eficazes dos bens e serviços, bem como, as informações relacionadas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes. Dentro de um processoprodutivo de qualquer empresa haverá, em determinados momentos, materiais que serão empregados para a produção de mercadorias e serviços. Estes materiais terão que ser adquiridos, armazenados, trabalhados (modificados), transportados, dentre uma infinidade de outras tarefas, sendo que, em todos estes momentos, a administração de materiais deverá estar presente. As actividades da gestão de recursos materiais são: previsão de necessidades de materiais, compras, programação de entrega para fábrica, transportes, controle de estoque de matérias-primas, controle de estoque de componentes, armazenagem de matérias-primas, armazenagem de componentes, controle de estoque nos centros de distribuição, processamento de pedido de clientes, administração dos centros de distribuição, planeamento dos centros de distribuição, planeamento de atendimento a clientes. 1.4. Noção de Recursos Materiais A gestão de recursos materiais visa garantir de existência contínua de um stock organizado de modo a que nunca falte nenhum dos itens que compõem o processo produtivo de bens ou de prestação de serviços, sem tornar excessivo o investimento total. Assim, o grande objectivo da gestão de recursos materiais é eliminar o excesso de custos na produção através da compra de todos os itens que não tem rotatividade nos stocks, ou seja, eliminar a compra de itens que estão inertes nos stocks, sem muita demanda, transferindo, portanto o investimento que ficaria sem movimentação por um período mais longo, por recursos materiais com alta 22 rotatividade. Reduzir custos em recursos materiais sem rotatividade e sem demanda é uma atitude crucial para que as empresas consigam manter-se no mercado. Mas o que são recursos materiais? Os recursos materiais são recursos económicos de natureza tangível que colocados à disposição de uma determinada organização para desenvolver uma actividade (produção de bens ou de prestação de serviços) são capaz de gerar riqueza e promover o bem estar material e qualidade de vida. Os recursos materiais incluem as máquinas, equipamentos, utensílios utilizados pela organização no processo de geração de riqueza, através da produção de bens ou prestação de serviços a ser consumidos ou vendidos. Recursos materiais é designação genérica de bens consumíveis, equipamentos, componentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados nas actividades das organizações. Recursos materiais críticos são materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise de risco que a empresa corre, caso esses materiais não estejam disponíveis quando necessário. Recursos tecnológicos é o corpo de conhecimentos relevantes ao processo produtivo com o qual a empresa conta para produzir produtos ou serviços. Esse corpo de conhecimentos importante no processo produtivo é adquirido, é aprimorado, é transmitido, aplicado e preservado. 1.4.1. Tipos de recursos Materiais Matérias-primas são aqueles materiais que normalmente são obtidos dos chamados fornecedores, são aqueles materiais básicos e necessários para o processo produtivo, seu volume está directamente ligado à quantidade de produtos acabados. 23 Materiais em processamento são aqueles que já não são mais matérias-primas, mas que ainda não são um produto acabado, são materiais que ainda estão sendo utilizados na confecção de produtos, estão em uma fase intermediária, e desta forma, já não se encontram no almoxarifado. Materiais auxiliares e de manutenção - Como o próprio nome diz, estes materiais são aqueles auxiliares, que dão apoio à produção, são as também chamadas peças de manutenção ou de reposição. De nada adianta uma empresa dispor de matérias-primas se, por exemplo, as máquinas não podem funcionar por problemas de manutenção, “o mesmo risco incorrido com a falta de matéria-prima pode ocorrer com as peças de reposição”. Materiais semi-acabados são aqueles que estão em um estágio um pouco mais avançado do que os materiais em processamento, estão parcialmente acabados, faltam poucas etapas do processo produtivo para tornarem-se produtos acabados. Materiais acabados (ou componentes) são peças isoladas que serão componentes do produto final. Produtos acabados são aqueles que já passaram por todo processo produtivo, estão prontos e acabados. São os produtos que são oferecidos aos clientes. 1.5. Classificação e Codificação dos recursos materiais Os materiais, necessários à manutenção, aos serviços administrativos e à produção de bens e serviços, formam grupos ou classes que comummente constituem a classificação de materiais. Segundo Fernandes (1981:141)3, a classificação de materiais surge por necessidade de permitir uma armazenagem adequada, um controle eficiente dos stocks e uma operacionalização correcta do almoxarifado, uma vez que com o aumento da industrialização e da introdução da produção em série, foi necessário, para que não ocorressem falhas de produção devido à inexistência ou insuficiência de peças em stocks. A classificação de materiais é o processo de agrupamento de recursos 3 FERNANDES, José Carlos de F. - Administraçao de Material. Rio de Janeiro: Livros Ténicos e Científicos S.A., 1981. 24 materiais por características semelhantes, segundo a sua forma, dimensão, peso, tipo e modo de uso. A classificação dos recursos materiais consiste em ordenar e agrupar os mesmos segundo critérios adoptados, tais como as suas semelhanças, suas peculiaridades e funções visando facilitar a codificação (dar-lhes um código) que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datasde aquisição, propriedades e sequência de aquisição. A codificação é a representação por meio de um conjunto de símbolos alfabéticos e ou numéricos que traduzem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, formando assim linguagem universal de materiais na empresa. A codificação de recursos materiais consiste em ordenar os materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, dando a cada um deles determinado conjunto de caracteres. Vantagem da codificação dos recursos materiais Facilitar a comunicação interna na empresa no que se refere a materiais e compras; Evitar a duplicidade de itens no estoque; Permitir as atividades de gestão de estoques e compras; Facilitar a padronização de materiais; Facilitar o controle contábil dos estoques. Métodos de Codificação Sistema de Codificação de barras - é a tecnologia de identificação automática aplicável aos objectos, visando a identificação e localização de produtos em nível industrial e comercial. 25 Sistema de Codificação alfabética- representa os materiais por meio de letras. Foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey), com a implementação da imprensa no mundo. Após, agregou números a sua codificação (alfanumérico), conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos, autores e áreas especificas. Sistema de codificação alfanumérico - agrupa números e letras. As quantidades de letras e de números são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema, não havendo uma regra específica. É o sistema utilizado na codificação de placas de automóveis. Sistema de codificação sequencial - é, normalmente, um código composto por caracteres numéricos com a regra de sequencia “soma 1”. A cada novo item a ser identificado um novo código é dado, somando-se 1 ao último código dado. Para se definir um código sequencial basta determinar-se o primeiro código e a regra de sequencia. Sistema de codificação sequencialem grupos - quando o código é dividido em grupos e a cada grupo se associa um significado. Exemplo: os códigos 30-12-347 e 30-13-523, em que 30 = materiais elétricos; 30-12 = fios e cabos nus e 30-13 = fios e cabos isolados. Sistema de codificação sequencialem faixas - quando, numa codificação sequencial, certas faixas de códigos possuem um significado tal como o dos grupos do código em grupos. Exemplo: 101 a 299 = matérias primas; 301 a 599 = semiacabados; 601 a 999 = acabados. 26 Sistema de codificação mnemónica - quando possui caracteres que permitem associação fácil de ideia com o elemento a ser codificado. Exemplo: as siglas das províncias moçambicanas AFB – 665 - MC. A codificação do bem material, além das peculiaridades de tamanho, medida de peso, comprimento, altura e funções, permite ter um registo que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. 1.5.1. Atributos da Classificação dos recursos Materiais Para Viana (2000) são três os atributos de um bom sistema de classificação: a) Practicidadeconsiste no facto de a classificação de recursos materiais serem simples e directa, sem demandar do gestor de recursos materiaisprocedimentos complexos; b) Abrangênciaconsiste no facto de a classificação de recursos materiais abordarem uma série de características dos materiais de forma abrangente. Aspectos físicos, financeiros, contábeis, o foco é a apresentação de diversas facetas de um item de material; c) Flexibilidade consiste no facto de ter um sistema de gestão de recursos materiaisflexíveise que permite interfaces entre diversos tipos de classificação, de modo a obter uma visão ampla da gestão de stocks. A flexibilidade da classificação de recursos materiais refere-se a comunicação entre os tipos de classificação, isto é, o inter-relacionamento entre outras classificações, permitindo uma visão ampla da gestão de stocks bem como a possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificação sempre que desejável. 1.5.2. Etapas da Classificação dos Recursos Materiais A classificação dos itens é composta de diversas etapas, tais como a catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o stock da empresa. 27 1.5.2.1. Catalogação dos recursos materiais Catalogação dos recursos materiais é o arrolamento de todos os itens de material existentes em stocks ou no alomoxarifado da empresa de modo a que nenhum item seja omisso, permitindo uma ideia geral do conjunto. A catalogação consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da empresa. Vantagens da Catalogação de recursos materiais: A catalogação proporciona uma ideia geral da colecção; Facilita a consulta por parte dos usuários; Facilita a aquisição de materiais; Possibilita a conferência e evita duplicidade de compras; 1.5.2.2. Simplificação dos recursos materiais Simplificação dos recursos materiais consiste na redução da grande diversidade de itens utilizados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas; Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. A simplificação dos recursos materiais é uma etapa que antecede a padronização, e favorece a normalização. 1.5.2.3. Especificação dos recursos materiais A especificação dos recursos materiais consiste no acto ou efeito de descrever as características dos materiais, sendo relevante uma norma para fixar-se condições exigíveis para aceitação e/ou recebimento de matérias-primas, produtos semi- acabados ou produtos acabados tendo-se a finalidade de identificar e distinguir dos similares. Especificação dos recursos materiais é a descrição minuciosa do material possibilitando sua individualização em uma linguagem familiar ao mercado de modo 28 a possibilitar melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. Especificação consiste na descrição detalhada de um item, isto é, na indicação das suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada for a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, e por isso mais fácil será a sua compra e inspecção no recebimento. A especificação dos recursos materiais tem como objectivo propiciar facilidades às actividades de colecta de preços, negociação proposta pelo comprador para com o fornecedor, cautela no transporte, identificação, inspecção, armazenamento e preservação dos materiais, mostrando um conjunto de condições destinando-se fixar requisitos e características exigíveis no processo de fabricação e fornecimento de materiais. 1.5.2.4. Normalização de recursos materiais A normalização de recursos materiais consiste na prescrição precisa das normas a ser observadas na montagem e uso dos recursos materiais; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações; A normalização de recursos materiais é a classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e preciso de preceitos destinados a estabelecer regras para execução de cálculos, projectos, fabricação, obras, serviços ou instalações, prescrever condições mínimas de segurança na execução ou utilização de obras, máquinas ou instalações, recomendar regras para elaboração de outras normas e demais documentos normativos. Em suma, a normalização consiste no estabelecimento de normas técnicas para os itens de material em si, ou para seu emprego com segurança. Vantagens da normalização dos recursos materiais: Menor tempo utilizado no planeamento; Economia de tempo para o processo técnico de produção; 29 Adoção racional de símbolos e códigos; Maior segurança e menor possibilidade de diferenciações pelo uso de produtos normalizados; Simplificação nos entendimentos entre os projetistas, montadores e engenheiros de produção; é necessária para a consecução da padronização em sua completude. 1.5.2.5. Padronização A padronização consiste na fixação de padrões idênticos no que diz respeito ao peso, medidas e formatos para os recursos materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. A padronização consiste na classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e preciso de condições a serem satisfeitas, com o objectivo de uniformizar formatos, dimensões, pesos ou outras de elementos de construção, materiais, aparelhos, objetos, produtos industriais acabados, ou ainda, de desenhos e projectos. Vantagens da padronização dos recursos materiais Possibilita a simplificação de materiais; Facilita o processo de normalização de materiais; Aumenta poder de negociação; Reduz custos de aquisição e controle; Reduz possibilidade de erros na especificação; Facilita a manutenção e possibilita melhor programação de compras; Maior rapidez na aquisição; Evita diversificação de materiais para a mesma aplicação; Obtenção de maior qualidade e uniformidade Permite reutilização e permutabilidade 30 1.6. Ciclo de Gestão de recursos materiais A gestão integrada dos recursos materiais se destina a dotar a administração da empresa dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempooportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo. A gestão integrada dos recursos materiais é responsável pela efectividade produtiva (eficácia alcançar os objectivos e eficiência económica de recursos) da empresa. O mau planeamento pode acarretar excesso de produção, gerando assim, aumento de custo para produção e stockagem. Também pode gerar uma produção em quantidade não suficiente para suprir as necessidades da demanda, ocasionando o custo por falta (ausência do produto requerido pelo cliente), que ameaça a imagem da organização e pode gerar a busca do produto em outra organização. A gestão integrada dos recursos materiais é responsável pelo planeamento e fluxo de materiais na Empresa. A gestão integrada dos recursos materiais possui hoje uma visão estratégica, ou seja, busca para ser a melhor através da inovação e não baseado na melhor em coisas já existentes, característica da visão operacional. Uma nova abordagem da gestão integrada dos recursos materiais está na substituição da visão top-down, onde a alta directoria definia os objectivos a serem alcançados, pela visão participativa, onde tanto os gerentes e clientes participam do processo de tomada de decisões. Gestão de stocks ou Administração de stocks é uma área crucial à boa administração das empresas, pois o desempenho nesta área tem reflexos imediatos nos resultados comerciais e financeiros da empresa. 1.6.1. Atribuições da gestão de Materiais e Património: Abastecer, a empresa dos materiais necessários ao seu funcionamento; Avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; Supervisionar os almoxarifados da empresa; 31 Controlar os stocks; Aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando stocks Mínimos, Lotes Económicos e outros índices necessários à gestão dos stocks, segundo critérios aprovados pela direcção da empresa; Manter a interligação com as demais áreas da Empresa; Estabelecer sistema de estocagem/manutenção adequado; Coordenar os inventários rotativos. 1.6.2. Etapas do Ciclo de Recursos Materiais Na análise do ciclo de gestão de recursos materiais podemos considerar, cronologicamente, as seguintes operações no circuito material dos stocks: Pesquisa das necessidades de compras consiste na Identificação das necessidades de bens, recursos materiais ou equipamentos; Procuriment dos recursos materiais consiste na Identificação do fornecedor dos bens materiais e patrimoniais: consiste em encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e analisar cotações e seleccionar o fornecedor correcto (mínimo de três cotações); Compra dos bens materiais e patrimoniais consiste em determinar o preço correcto e emitir pedidos de compra e aprovar a factura para o pagamento do fornecedor; Seguimento de recursos materiais consiste num acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos e que as especificações da demanda estão a ser devidamente observadas; 32 Recebimento dos bens materiais e patrimoniais consiste em receber mercadoria, analisar as requisições de compras e verificar se o que foi entregue está de acordo com o pedido; Registo dos bens materiais e patrimoniais consiste no registo no cadastro e inventário da empresa conforme o sistema de classificação e codificação adoptado pela empresa; Armazenagem de recursos materiais consiste na guarda e acondicionamento de acordo com as especificações de cada produto no que respeita a temperatura ambiente; Aplicação de recursos materiais consiste na montagem e utilização, conservação, manutenção dos bens materiais e patrimoniais; Abate de recursos materiais consiste na retirada do armazém, do inventário e do cadastro da empresa por venda (alienação dos bens materiais e patrimoniais), doação ou desintegração; Avaliar a performance do fornecedor para decidir pela continuidade ou eliminação. Sumário Esta unidade lida com questões relacionadas com a Administração de Recursos Materiais, mais precisamente, a gestão da demanda dos recursos materiais necessários ao processo de prestação de serviços e ou ao processo de produção de bens nas empresas e demais organizações incluindo o Estado. Considerando o facto de que os recursos materiais são perecíveis com o tempo e apresentam um alto nível de flutuação da demanda passível de provocar grandes 33 problemas nos processos de prestação de serviços e ou de produção de bens nas empresas, apresentamos objectivos da Administração de Materiais. O processo de administração de recursos materiais distingue-se da gestão de recursos materiais, na medida em que a administração de recursos de materiais concentra-se nos processos ligados ao pensamento estratégico da empresa, e mais precisamente, na concepção de políticas de recursos materiais, nomeadamente, as políticas de procuriment, a aquisição, registo, armazenamento, transporte, distribuição, utilização, manuetenção de recursos materiais. A gestão de recursos materiais concentra os seus esforços nas decisões e operações que tem por finalidade a operacionalização das politicas de recursos materiais, nos diferentes estágios do ciclo de vida dos recursos materais. Finalmente, apresentamos a noção de recursos materiais como factor essencial ao processo produtivo ou de prestação, os tipos de recursos materiais, os processos de classificação de recursos materiais e métodos de codificação dos recursos materiais. Exercícios 1. Distinga a “administração de Materiais e patrimómio” da “gestão de recursos materais e património” 2. Explique os objectivos do estudo da administração de Materiais e patrimómio. 3. Explique as operações relativas ao ciclo de vida de recursos materiais. 4. Distinga a “codificação” da “classificação” dos recursos materiais. 5. Explique as etapas da classificação dos recursos materiais nas empresas. 6. Distinga a “especificação” da “normalização” dos recursos materiais. 7. Explique os atributos de uma boa classificação de recursos materais. 8. Distinga a “simplificação” da “padronização” dos recursos materiais. 9. Explique os métodos da codificação de recursos materiais. 34 Tema II: NOÇÃO DA LOGÍSTICA E PROCUREMENT UNIDADE TEMÁTICA II: NOÇÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL 2.1. Noção de Logística empresarial versus logística reversa 2.1.1. Objectivos da Logística 2.3. Funções da Logistica empresarial 2.4. Actividades da logística 2.4.1. As actividades primárias da logística 2.4.2. As actividades secundárias da logística 35 Introdução Ao longo da história do homem as guerras têm sido ganhas e perdidas através do poder e da capacidade da logística, ou a falta deles. Enquanto os generais dos tempos remotos compreenderam o papel crítico da logística, estranhamente, apenas num passado recente é que as organizações empresariais reconheceram o impacto vital que o gerenciamento logístico pode ter na obtenção da vantagem competitiva. Em parte, deve-se esta falta de reconhecimento ao baixo nível de compreensão dos benefícios da integração logística. A distribuição física das mercadorias é um problema distinto da criação de demanda, com grandes falhas das operações de distribuição devido à falta de coordenação, entre a criação da demanda e o fornecimento físico, sendo pois uma questão que deve ser enfrentada e respondida antes de começar o trabalho de distribuição. Entretanto, a logística não se refere apenas à distribuição física e sim, a gestão de estoques, armazenagem, distribuição, gestão de compras e transporte, além dasactividades de apoio. Ao longo do tempo, a logística vem evoluindo, passando de acções isoladas para acções sinérgicas, ou seja, à logística integrada e, actualmente, supply chain management (gerenciamento da cadeia de suprimentos), aspectos estes que serão aqui abordados. Ao completar esta unidade, você será capaz de: Explicar a noção de logística empresarial; Descrever as funções da logística empresarial no processo produtivo ou de prestação de serviços; Objectivos Específicos Descrever os objectivos da logística empresarial no processo produtivo ou de prestação de serviços; Descrever as actividades primárias e secundárias da logística empresarial; Descrever as etapas do ciclo de vda dos recursos materiais; 36 2. NOÇÃO DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A palavra “logística” provém do francês “Logistique, como a parte da arte da guerra que trata do planeamento e da realização de projecto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte, distribuição, reparação, manutenção e transferência de material para fins operativos ou administrativos”. Outros historiadores defendem que a palavra logística vem do antigo grego “LOGOS” , que significa razão, cálculo, pensar e analisar. O dicionário Oxford English define a Logística como “o ramo da ciência militar responsável por obter, dar manutenção e transportar material, pessoas e equipamentos.” Na Grécia, Roma e no Império Bizantino: os militares com o título de “Logistikas” eram os responsáveis por garantir recursos e suprimentos para a guerra. Carl Von Clausewitz dividia a Arte da Guerra em dois ramos: a táctica e a estratégia. Não falava especificamente da logística, porém reconheceu que, “...em nossos dias, existe na Guerra um grande número de atividades que a sustenta... mas devem ser consideradas como uma preparação para a mesma”. Antoine-Henri Jomini, ou Jomini,foi quem uso pela primeira vez, palavra "logística", definindo-a como: “a acção que conduz à preparação e sustentação das campanhas”, enquadrando-a como “a ciência dos detalhes dentro dos Estados-Maiores”. 2.1. Noção de Logística empresarial versus logística reversa A logística empresarial estuda como a administração da empresa pode prover os recursos materiais ou produtos com um melhor nível de rentabilidade empresarial no processo de atendimento às necessidades do Mercado e satisfação completa do cliente, com retorno garantido do capital investido ao empreendedor através do planeamento, organização e controlo efectivos para as actividades de armazenagem, programas de produção e entregas de produtos e serviços com fluxos facilitadores do sistema organizacional e mercadológico. A logística empresarial trata de todas actividades de movimentação e armazenagem de recursos materiais que garantem à empresa a produção de bens ou prestação de 37 serviços e o consequente o fluxo desses produtos (bens e serviços) desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, e bem assim os fluxos de informações que acompanham o movimento dos produtos, visando óptimos níveis de satisfação das necessidades dos clientes. A parte da gestão da cadeia de abastecimento que planifica, implementa e controla eficiente e eficazmente o fluxo de saída e de entrada, o armazenamento dos produtos, os serviços e informação entre o ponto de origem e o ponto de consumo, com a finalidade de satisfazer as necessidades dos clientes, designa-se por logística empresarial. A gestão da logística é uma função de integração que coordena e optimiza todas as actividades de logística e integra as actividades de logística com as outras funções, incluindo marketing, produção, finanças e tecnologias de informação. A gestão da cadeia de abastecimento inclui a planificação e gestão de todas as actividades envolvidas na procura e aquisições e todas as actividades de gestão da logística. De realçar que também inclui a coordenação e colaboração com provedores de serviços, que podem ser fornecedores, intermediários, provedores de serviços a terceiros e clientes. Na essência, a gestão da cadeia de abastecimento integra a gestão da oferta e procura no seio e entre as empresas. CHRISTOPHER (1997:34) entende a logística como o processo de gestão estratégica da aquisição, da movimentação e armazenagem de materiais, peças e produtos acabados e os fluxos de informações correlatas através da empresa e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo. A logística tem como função a optimização dos recursos de suprimento, stocks e distribuição4 de produtos e serviços vendidos no mercado. A visão da logística abarca 4 A distribuição é um sector de actividade económica que assegura uma função essencial de intermediação entre produtores e consumidores. 38 o fluxo tanto físico como de informação, considerando desde as matérias primas até à distribuição do produto final. Logística – Integra fluxos físicos e de informação Segundo Carvalho (2002:3)5, Logística é a parte da gestão da cadeia de abastecimento de recursos materiais que planea, organiza, coordenada e controla o fluxo e armazenamento eficiente, e económico de matérias-primas, materiais semi- acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes. Em suma, a Logística é o processo estratégico de planeamento, implementação e controlo dos fluxos de materiais/produtos, serviços e informação relacionada, desde o ponto de origem ao ponto de consumo. A evolução logística também pode ser estudada do ponto de vista de suas subdivisões, como apresentado na Figura . 5 CARVALHO, José Meixa Crespo de - Logística. 3ª ed. Lisboa: Edições Silabo, 2002; F á brica Dep ó sito Central Dep ó sitos Locais Grossistas Centros de Distribui ç ão Retalhistas Pontos de Venda Retalhistas Mat é rias - Primas e Componentes Processamento inicial Fluxo F í sico Fluxo de Informa ç ão Cliente Final 39 Chamamos de fluxo normal de materiais aquele que compreende o ponto inicial de aquisição de matéria prima até o ponto final do consumo do produto acabado. O fluxo reverso de materiais é aquele que por algum motivo (reaproveitamento) volta ao processo produtivo. A logística reversa é um ramo da logística que remete para a movimentação de um determinado produto, desde o ponto onde foi consumido até o ponto onde foi produzido. A recolha de alguns tipos de lixo reciclável (como garrafas de plástico) é um dos exemplos de logística reversa. Outro exemplo de logística reversa pode ser verificado no serviço dos Correios, mais concretamente na remessa de documentos e mercadorias em devolução. Materiais secund á ri os Retornar ao fornecedor Revender Recondicionar Reciclar Descarte Expedi Embal Colecta Processo log í stico reverso 40 A logística reversa (LR) tem como objectivo reaproveitar alguns resíduos sólidos, diminuindo a necessidade de utilizar matéria prima, reduzindo consequentemente o impacto ambiental. 2.1.1. Objectivos da Logística Segundo a SOLE (Society of Logistics Engineers), as finalidades da logística podem ser compreendidas nos “8Rs” a seguir6: right material (materiais justos), right quantity (na quantidade justa), right Quality (de justa qualidade), right place (no lugar justo), right Time (no tempo justo), right method (com o método justo), right cost (o custo Justo), e right impression (com uma boa impressão)Em suma, o objectivo primordial da logística empresarial, é criar valor para o cliente, criar valor para o accionista e criar valor para a empresa pela entrega de produtos justos (bens ou serviços) ao consumidor, no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade certa, ao custo certo, nas condições de transporte certas, no lugar certo e com uma boa impressãoe nas condições previamente acordadas. 2.1.2. Funções da Logistica empresarial Funções logísticas consistem nas actividades de concentração (disponibilização de variedade de produtos para venda em um dado local ou ponto de vendas), armazenamento (manutenção e preservação de estoques), organização (composição de stocks em termos de produtos e quantidades orientadas para o consumidor), distribuição física (movimentação física de bens da produção ao consumo) e a administração destes processos de forma integrada e eficiente; Bowerssox define a missão de logística de maneira sucinta como sendo o balanceamento das expectativas em relação ao serviço e dos custos, de tal maneira que os objectivos do negócio sejam alcançados. 6 BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. 41 Coyle (1992) citado por COELHO (2011:45) 7 definiu a missão da logística como: “garantir a disponibilidade do produto certo, na quantidade certa, nas condições certas, no local certo, no tempo certo, para o cliente certo, e a um custo certo”. Pode- se afirmar que, um dos objectivos da logística é aumentar o grau de satisfação do cliente e, para atingir essa meta, é necessário aplicá-la às áreas funcionais e em campos de actividades: Função de projecto e tecnologia consistem na unificação dos componentes; projecto orientado à facilidade de manutenção; sincronização da vida útil dos componentes de montagem; projecto de produtos facilmente transportáveis; modularização da embalagem; projecto orientado à segurança, com economia dos componentes de matérias-primas, recuperação e reutilização das mesmas; Função de abastecimento de materiais e componentes: abastecimento sincronizado com a produção; com um Lead Time (tempo de controle da produção) breve; abastecimento de materiais e componentes de qualidade elevada; abastecimento a custos limitados; respondendo com flexibilidade às variações da produção; Função de produção: permitir a manutenção de uma excelente qualidade; comprimir o stock e o que existe na produção; 7 Leandro C. Coelho, Ph.D., é Professor de Logística e Gestão da Cadeia de Suprimentos na Université Laval, Québec, Canadá Redução de custos, assegurando os objetivos de logística Processamento do pedido, recebimento, administração, envio. Armazenagem, gestão de estoque, distribuição. Gest ão de programação Just - in - time ( planeamento, qualidade, período, etc.) Gestão, seleção e contingenciamento de transporte. Funções da Logística 42 Função de distribuição física: breve Lead Time entre o recebimento dos pedidos e a expedição; distribuição física com expedições sem erros, respeitando os tempos de entrega desejados pelos clientes, custos reduzidos, em condições de responder aos picos da demanda; Função de marketing e de venda: reorganização dos canais distributivos até os clientes; modalidades dos empenhos de distribuição física entre os encarregados das vendas, modalidades relativas aos serviços de entregas, ideais do after service (após a oferta do serviço), exposições e amostra dos produtos nas lojas. 2.2. Actividades da logística As actividades de logística como uma componente operacional da gestão da cadeia de abastecimento, incluem a quantificação, aquisições, gestão de inventário, transporte, gestão de frota, recolha de dados e reporte. A gestão da cadeia de abastecimento inclui as actividades de logística e também a coordenação e colaboração dos trabalhadores, níveis e funções. A cadeia de abastecimento inclui fabricantes internacionais e a dinâmica de abastecimento e procura; a logística tende a focalizar mais em tarefas específicas de um determinado sistema de programa de saúde. Segundo a American Marketing Association citada por Strehlau e Telles (2006:58), a distribuição física ou logística é o deslocamento efectivo de bens e serviços envolvendo o transporte, armazenagem, gestão de stocks e processamentos de pedidos. A logística em termos mercadológicos, parte das demandas identificadas no mercado alvo, planifica o procuriment os bens e serviços, assegura a efectiva distribuição física, e coordena a cadeia de suprimento através do transporte e armazenagem (gestão de stocks). O produto deve estar no local certo, no tempo certo, na quantidade certa. A logística envolve o mapeamento das necessidades identificadas, o planeamento, a implementação (construção de relacionamentos que atendam às demandas) e controlo dos fluxos físicos dos recursos materiais e produtos finais entre os pontos 43 de origem e os pontos de uso ou consumo, com o objectivo de atender as necessidades do cliente e lucrar com esse atendimento. Logística é a parte da gestão da cadeia de abastecimento que planifica, implementa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e económico de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes, Carvalho (200:31). Assim, o processo da logística é dividido em dois tipos de actividades primárias da logística e actividades secundárias da logística ou de actividades de apoio logístico. 2.2.1. As actividades primárias da logística As actividades primárias da logística são aquelas que concorrem para obtenção dos objectivos logísticos de custo e nível de serviços que o mercado deseja e que são importantes para a coordenação e para o cumprimento da tarefa logística. As actividades primárias da logística compreendem: Planeamento de compra e comunicação consiste nas actividades relativas à previsão da procura, procuriment, gestão e processamento de ordens de encomenda, e controlo logístico; Constituição e gestão de stocks consistem nas actividades relativas à gestão de stocks (matérias primas, ferramentas, produtos, acabados)para se atingir um grau razoável de disponibilidade de produto, é necessário manter stocks, que agem como regulador entre a oferta e a demanda controla de inventários e compra; Movimentação de Materiais/Produtos consiste nas actividades relativas à gestão da movimentação de materiais ou produtos, embalagem, picking e transporte (escolha do modo de transporte, escolha de frota, etc) As actividades primárias são primordiais para atingir os objectivos logísticos de custo e nível de serviços, já que, ou elas contribuem com a maior parcela do custo total da logística, ou elas são essenciais para a coordenação e o cumprimento da tarefa logística. 44 2.2.2. As actividades secundárias da logística As actividades secundárias da logística são as actividades que dão o suporte indispensável às actividades primárias, para que seja atendido, na plenitude o objectivo da redução de distâncias entre a demanda e a produção, para a perfeita satisfação dos clientes. As actividades secundárias da logística estão relacionadas com a gestão das infra-estruturas de armazenagem dos produtos na empresa. A Gestão das infra-estruturas de armazenagem dos produtos na da empresa consiste nas actividades relativas à gestão do espaço (Layout) de armazéns, centros de distribuição, localização óptima de fábricas, depósitos, pontos de venda; opção externalização/exploração
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