RESUMO PROVA DE TI

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O que são dados
Para entender sistemas de informação, precisamos entender o que é um dado, uma informação e um conhecimento.
Primeiramente, um dado é um símbolo, apresentado de forma primária, que pode ser de diversas formas, como textos, números, sons, imagens, por exemplo: palavras, nomes, números, horas, fotos, figuras, sons.
“Dados são uma descrição elementar de coisas, eventos, atividades ou transações que são registradas, classificadas e armazenadas, mas não são organizadas para carregar qualquer significado específico”.
Partindo dos dados para chegar até a informação
Figura 1 - Partindo dos dados para chegar até a informação
Fonte: elaborado pelo autor
Quando os dados estão organizados, arranjados e relacionados de forma que representem uma modificação em um sistema e tenham significado e valor para quem os recebe, tornam-se uma informação.
O que é a informação
Figura 2 - Informação
Fonte: elaborado pelo autor
Informação é o conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor de cada fato.
A transformação de dados em informação (organizá-los, rearranjá-los ou relacioná-los) é um processo, ou seja, um conjunto de tarefas logicamente relacionadas, executadas para a obtenção de um resultado definido. A definição de diferentes relações resulta em diferentes informações.
O que é o conhecimento
Conhecimento é o corpo ou as regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular dados a fim detorná-los úteis para uma tarefa específica.
"Dados e/ou informação que foram organizados e processados para carregar conhecimento, experiência, aprendizado acumulado e especialidade conforme se aplicam a um problema ou atividade atual. Os dados são processados para extrair implicações críticas e refletir experiências e especialidades passadas."
Figura 3 - Conhecimento
Fonte: elaborado pelo autor
Quadro comparativo entre dados, informação e conhecimento
Conhecimento é o corpo ou as regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular dados a fim detorná-los úteis para uma tarefa específica.
Conhecimento:
· Informação valiosa da mente humana;
· Inclui reflexão, síntese, contexto;
· De difícil estruturação;
· Dificilmente capturado em máquinas;
· Frequentemente tácito;
· De difícil transferência.
Informação:
· Dados dotados de relevância e propósito;
· Requer unidade de análise;
· Exige consenso em relação ao significado;
· Exige mediação humana.
Dados:
· Simples observação;
· Facilmente estruturados;
· Podem ser obtidos por máquinas;
· Frequentemente quantificados;
· Facilmente transferíveis.
Como utilizar a informação
A informação pode ser usada como RECURSO, ATIVO e PRODUTO.
Figura 4 - Utilizar a informação
Fonte: vectorjuice/Freepik
A informação como RECURSO:
Assim como matérias-primas, pessoas, recursos financeiros, tempo ou equipamentos, a informação pode servir como um recurso, um insumo na produção de bens e serviços.
A informação como ATIVO:
Assemelha-se a instalações, equipamentos, goodwill*, e outros ativos da empresa, contribuindo para os resultados. Assim a informação é um investimento que pode ser utilizado estrategicamente para conferir à empresa vantagens sobre seus competidores.
*Goodwill: termo da contabilidade utilizado para designar a parte do valor de mercado (ou valor intrínseco) de uma empresa que não esteja diretamente refletida nos seus ativos e nos seus passivo
A informação como PRODUTO:
As empresas também podem comercializar a informação, como o resultado de seu processo produtivo ou como componente embutido em seus produtos.
Conceituação de Sistema
· Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam como uma estrutura organizada.
· >Reunião coordenada e lógica de princípios ou ideias relacionadas de modo que abranjam um campo do conhecimento.
· >“Conjunto ordenado de meios de ação ou de ideias que tendem a um resultado” (Dicionário Aurélio).
SISTEMA
Condições e exemplificação para Sistema
Repare que em todas as definições aparece a palavra “ordenado”, ou “coordenado”, a indicar que, para haver um sistema, precisa necessariamente existir ORDEM.
Figura 5 - Sistema solar
Fonte: WikiImages/Pixabay
O sistema solar pode ser considerado um sistema? Claro que sim, pois existe ordem. Da mesma forma, o sistema econômico, o Sistema único de Saúde (SUS), sistemas informatizados como PDV, Controle de Cheques e Folha de Pagamento.
Dentro dos sistemas existem também subsistemas.
Elementos básicos de um Sistema
Conheça agora quais são os elementos fundamentais para um sistema:
Controle: Envolve o monitoramento e avaliação do feedback para determinar se o sistema está se dirigindo para a realização de seu objetivo.
Input (entrada de insumos): Captação ou coleta de fontes de dados brutos de dentro da organização ou de seu ambiente externo (formulários, registros, edição).
Processo: Conversão da entrada bruta em forma mais útil e apropriada (dados classificados, analisados, manipulados através de cálculos, comparações, inferências etc.).
Output (saída): Transferência da informação, as pessoas ou atividades que a usarão (gráficos ou relatórios).
Autocrático: Retroalimentação (feedback) – é a saída que retorna aos membros adequados da organização (ou do próprio sistema, nos sistemas baseados em computador) para ajudá-los a refinar ou corrigir os dados de entrada ou o processamento.
O que é Sistema de Informação
Um sistema de informação é um sistema manual ou informatizado (também conhecido como sistema de informação baseado em computadores) que:
Figura 6 - Sistema da informação
Fonte: vectorjuice/Freepik
· Engloba pessoas, métodos e equipamentos;
· É utilizado na coleta, processamento, armazenamento, análise e disseminação de dados;
· É desenvolvido para uma finalidade específica.
Sistemas de Informação baseados em Computador
Conheça os principais elementos de um sistema de informação automatizado:
Hardware – É a parte física do computador, ou seja, é o conjunto de dispositivos eletrônicos.
Software – É a parte lógica do computador, isto é, são sequências de instruções a serem seguidas e/ou executadas, na manipulação, redirecionamento ou modificação de um dado/informação. Software e hardware permitem o bom funcionamento do computador.
Bancos de Dados – Uma coleção de arquivos relacionados, tabelas, relações etc. que armazenam dados e associações entre eles. É uma coleção organizada de dados e informação.
Redes – Um sistema de conexão (com ou sem fio) que permite o compartilhamento de recursos por diferentes computadores.
Procedimentos – Um conjunto de instruções sobre como combinar os componentes dos sistemas de informação a fim de processar informações e gerar saída desejada. Abrangem as estratégias, políticas, os métodos e as regras para se usar um sistema de informação baseado em computador.
Pessoas – Conjunto de profissionais que trabalham com sistemas de informação, interagem com ele ou utilizam as suas saídas.
Benefícios do uso dos Sistemas de Informação
Para as empresas, o uso de sistemas de informação é uma vantagem competitiva à medida que:
Figura 7 - Uso de sistemas de informação
Fonte: geralt/Pixabay
· Melhora os serviços, diminui erros, aumenta a precisão;
· Gera aperfeiçoamento, melhor eficiência, maior produtividade, maiores oportunidades;
· Há administração mais eficiente, automatização de tarefas rotineiras, custos reduzidos, maior e melhor controle sobre as operações, melhores tomadas de decisões.
Tecnologia da Informação - TI
É o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. Desempenha uma ou mais tarefas de processamento das informações do SI, tal como coletar, transmitir, armazenar, recuperar, manipular e exibir dados.
Dentro das empresas, a tecnologia da informação contempla a infraestrutura de TI e todos os outros sistemas de informação: banco de dados compartilhados; redes de comunicação; ferramentas de apoio à decisão; notebooks e comunicação sem fio; tecnologias de voz sobre IP (VoIP); fibra ótica; comunicaçãopor satélite; centrais telefônicas inteligentes.
Atenção!
O principal benefício que a TI traz para as organizações é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores.
A tecnologia aperfeiçoa ou adiciona eficiência a uma tarefa. A tecnologia é um facilitador, um componente, apesar de não criar diretamente a satisfação.
As funções e aplicações de sistemas de informação nas organizações
Princípios da Teoria de Sistema
Como os sistemas lidam com as descontinuidades? Uma das formas foi dada por pesquisadores da cibernética, que formularam o chamado
Princípio da “Caixa Preta”.
Input
Transformação
Output
Como a organização não tem condições no momento para saber o que está ocorrendo na “caixa preta”, ela procura introduzir o input certo e obter o output desejado. Aqui percebe-se a importância do controle, tanto em sistemas quanto em atividades.
Funções de sistemas de informação nas organizações
Vamos começar mostrando os papéis vitais que os sistemas de informação podem desempenhar para uma empresa. São eles:
Figura 8 - Funções dos sistemas de informação
Fonte: rawpixel.com/Freepik
· Suporte de seus processos e operações;
· Suporte na tomada de decisões de seus funcionários e gerentes;
· Suporte em suas estratégias em busca de vantagens competitivas.
Aplicações de sistemas de informação nas organizações
Uma visão tradicional de sistemas de informação sustenta que as organizações os empregam para controlar e monitorar os processos que agregam e, por conseguinte, assegurar a eficácia e eficiência.
Uma visão mais contemporânea, contudo, sustenta que os sistemas de informação estão, com frequência, tão interligados ao processo de adição de valor que melhor seria considerá-los parte do próprio processo.
Atividade Proposta
Correlacione as colunas:
Dado
Informação
Conhecimento
Expectativa de crescimento nos próximos 10 anos
3000
Número de leitos
Verificar
Sistema de Gestão Empresarial
Atualmente todos os funcionários de qualquer nível na estrutura organizacional têm a obrigação de decidir. Portanto, não se fala mais em sistema disso ou sistema daquilo, se diz simplesmente Sistema de Gestão Empresarial, objetivando dar à empresa um caráter único, que implica integração, conjunto e harmonia.
Nesse nível, são tomadas as pequenas decisões de rotina para problemas bem definidos que precisam de ações imediatas: atribuir tarefas a funcionários, registrar o número de horas trabalhadas ou fazer um pedido de compra. As atividades operacionais são estruturadas e de curto prazo por natureza.
O principal propósito de sistemas nesse nível (de um Sistema de Gestão Empresarial) é responder questões de rotina:
Quantas unidades de medicamento há no estoque
O que aconteceu com o pagamento do Dr. Rafael
Qual o tamanho da folha de pagamento este mês
Sistemas no nível do conhecimento
No nível do conhecimento as informações dão suporte aos knowledge workers e data workers de uma organização.
· Knowledge workers – seu trabalho consiste principalmente em criar nova informação e conhecimento.
· Data workers - seu trabalho consiste principalmente em processar em vez de criar nova informação e conhecimento.
Objetivo dos sistemas no nível do Conhecimento
O propósito dos sistemas no nível do conhecimento é ajudar a empresa a integrar novos conhecimentos nos negócios e auxiliar a organização a controlar o fluxo de papéis, isto é, as informações desse nível auxiliam os profissionais a encontrar ou desenvolver novos conhecimentos para a organização e integrá-los ao conhecimento existente.
Sistemas no nível de administração
Figura 9 - Administração
Fonte: Free-Photos/Pixabay
No nível de administração, as informações auxiliam a tomada de decisões táticas, que lidam em geral com atividades como o planejamento, organização e controle a curto prazo.
Esses sistemas são projetados para fornecer relatórios periódicos em vez de informações instantâneas sobre as operações.
Objetivo dos relatórios de sistema no nível de administração
Os relatórios periódicos obtidos nesse nível, respondem questões “O que/ Qual (...) se”.
Ex. 1: Qual seria o impacto nos cronogramas de produção se dobrássemos as vendas no mês de Maio?
Ex. 2: O que poderia acontecer ao nosso retorno de investimento se o cronograma da clínica fosse atrasado por quatro meses?
O volume e a intensidade do fluxo de informação variam de acordo com o ambiente em que ele se destina. Dentro das organizações típicas eles se caracterizam em Operacional, Tático e Estratégico.
Objetivo dos relatórios de sistema no nível de administração
Decisões de planejamento estratégico
Decisões de planejamento tático
Decisões deplanejamento operacional
Nível Estratégico
Neste nível são tomadas decisões estratégicas complexas e exigem informação bastante variada. Lidam com situações que podem mudar significativamente a maneira como os negócios são realizados, como a produção de uma nova linha de produtos ou serviços.
Estão incluídas nela a definição dos objetivos e a elaboração de políticas gerais da organização. Geralmente essas decisões possuem um horizonte de tempo de longa duração.
Os objetivos estratégicos são globais e amplos, de longo prazo e referem-se à alta administração.
Nível Tático
Os objetivos táticos são comumente de médio prazo e aplicados na administração operacional.
Nível Operacional
Os objetivos operacionais são específicos e de curto prazo, voltados para a execução do cotidiano.
Necessidade de hardware e software na organização hospitalar
Em uma organização hospitalar, dependendo do seu porte e de quais especialidades desenvolve, são encontrados um grande número de setores.
Figura 10 - Utilização hospitalar
Fonte: Science in HD/Unsplash
Cada um desses setores pode, e deve, estar conectado através de um grande sistema de informação. O sistema estará responsável por registrar as atividades dos centros cirúrgicos, ambulatórios, farmácia, suprimentos, emergência, administração e todos os demais setores dessa organização hospitalar que possam gerar e fornecer informações, em tempo real ou não, sobre seus pacientes, insumos, agendas médicas, produção etc.
Graças à evolução e aos avanços da tecnologia de diagnósticos e da Biotecnologia que hoje possuem equipamentos cada vez mais precisos e menos invasivos, esses equipamentos também podem estar conectados em uma linha de produção, aos computadores do sistema de informação agregando seus resultados e imagens de forma automática.
Todas essas informações são utilizadas no desenvolvimento das ações operacionais e administrativas do hospital.
Todo esse processo é suportado por uma rede local em que estações de trabalho, servidores de banco de dados e servidores de aplicação executam programas construídos com as especificidades de cada área. São operados pelos profissionais de cada área ou então interfaceado com equipamentos de exames e diagnósticos.
Pode prover acesso remoto através de mecanismos de comunicação como, por exemplo, a Internet. Isso pode permitir que o médico conheça sua agenda ou a direção acompanhe as intercorrências ou o médico ou o próprio paciente tenha acesso ao seu prontuário. Pode-se também permitir a simples consulta às bibliotecas médicas no ciberespaço.
Nesse contexto, Rosenberg (1987) já citava: “A introdução da Informática permite um melhoramento no desempenho da empresa hospitalar, a qual passa a dispor de informações rápidas e precisas, podendo crescer de modo racional e equilibrado com mecanismos seguros de controle”.
Ainda nessa mesma linha, Zenone (2007) comenta: “a aplicação da tecnologia na gestão dos relacionamentos na área da saúde pode trazer benefícios como: segurança na troca de informações entre profissionais da área da saúde, permitindo agilidade no processo de acompanhamento de pacientes, agilidade nos processos administrativos, além de registro e arquivamento de todos os procedimentos e diagnósticos de cada paciente, levando em consideração a identificação do perfil, acompanhamento da evolução de um tratamento, eanálise de uma determinada ação”.
Introdução
Em tempos que exigem tomadas de decisão rápidas e acertadas, se encontram diminuídos os espaços para erros, demandam correções de rota para os negócios – devido à mudança do perfil do consumidor – e novos produtos com novas tecnologias etc. Nesse contexto, os sistemas de informação assumem papel estratégico nas organizações.
Eles se tornam recursos indispensáveis no registro dos dados das organizações, no tratamento desses dados, transformando-os em informação para apoio à gestão e na consolidação de tais informações, gerando conhecimento para a inovação e para antecipação frente à concorrência.
Os impactos gerados pela adoção das Tecnologias da Informação nos negócios tornam necessários profissionais com competências e conhecimentos para a atuação estratégica em sua adoção, evidenciando seu potencial tecnológico, aumentando a produtividade e a lucratividade das organizações. Para qualquer gestor, conhecer os recursos de tecnologia da informação e suas características se torna um diferencial na carreira profissional.
Objetivos
· Compreender o processo de tomada de decisão;
· Conhecer os principais indicadores de avaliação de desempenho hospitalar.
O processo decisório e suas etapas
· Aceito a proposta de compra daquela tomografia?
· Qual a roupa que usarei hoje para trabalhar?
· Vou de carro ou de táxi?
Qualquer pessoa, na sua vida pessoal ou profissional, é obrigada a tomar decisões das mais simples a mais complexa.
Decidir é o que qualquer ser humano faz dezenas, centenas ou milhares de vezes por dia, desde acordar até dormir.
No caso de um gestor, esse número é muitas vezes aumentado, tendo em vista que as pessoas precisam de suas respostas e seus julgamentos para continuarem suas tarefas.
Processo decisório de Bazerman
Definir o problema: é a parte mais importante da decisão, pois a visão holística do problema permite ao administrador compreendê-lo completamente. Alguns erros prováveis, decorrentes de falha, nesse item podem ser: definir o problema, em função de uma solução que aparenta resolvê-lo; ou se ater a um detalhe, não enxergando o todo; ou, ainda, diagnosticar o problema baseado em sintomas.
Identificar os critérios: equivale ao que, efetivamente, o tomador de decisões deve buscar com a sua resposta. Na maioria das vezes, objetiva-se otimizar nossas decisões a fim de alcançar o maior número possível de benefícios. Exemplo: comprar uma ambulância para resgate de acidentados que permita espaço para a equipe se movimentar durante o transporte e seja veloz consumindo o mínimo de combustível.
Pondere os critérios: entre os itens que o comprador da ambulância listou, ele deverá estabelecer um grau de importância para cada um, de forma racional. Talvez a velocidade seja mais importante do que o consumo de combustível, mas não mais importante que o espaço disponível para a equipe se movimentar, enquanto presta os primeiros socorros a caminho do hospital.
Gerar alternativas: é interessante que sejam estudadas alternativas a fim de serem comparadas; porém, não se deve esquecer que o “ótimo” é inimigo do “bom”, e não podemos perder nosso tempo buscando um número infinito de alternativas.
Classificar cada alternativa segundo cada critério: que peso deve ser atribuído ao item conforto da equipe, à economia de combustível, e à velocidade (ainda no exemplo da ambulância)? Nesse momento, devemos ter a visão de um prazo mais longo para podermos decidir. É o item em que a decisão começa a tomar corpo. Lembre-se: alternativas de pesos devem ser atribuídas aos critérios.
Identificar a solução ótima: resume-se em multiplicar cada critério pelo peso que lhe foi atribuído em cada alternativa e somar o total dos resultados encontrados. Fazendo isso para cada alternativa de composição de ponderações, teremos uma base numérica para tomada da decisão.
Análise do processo decisório de Bazerman
Essa sequência é um dos modelos possíveis de tomada de decisões racionais. Não podemos esquecer que muitas decisões podem ser obtidas analisando alternativas inovadoras, como, por exemplo, terceirizar a etapa de remoção em vez de comprar a ambulância ou adquirir essa ambulância em conjunto com outras instituições de saúde locais com as quais seriam rateados os investimentos e os custos.
Mas pode haver restrições ao seu processo de tomada de decisões racionais, e elas precisam ser conhecidas para que você não venha a ter surpresas futuras. Sempre que você toma uma decisão racional, é utilizado um conjunto de premissas nas quais se baseou para saber como uma decisão deve ser tomada. No entanto, pode acontecer de você não dispor de todas as informações essenciais.
Os limitadores e as alternativas relacionados ao processo decisório
O tempo que lhe dão para decidir e os limitadores financeiros podem interferir na sua decisão, que será tomada em cima de uma quantidade deficiente de informações ou de qualidade duvidosa, o que o conduzirá a usar frases do tipo “eu acho...”, “eu acredito...”, “estimo...”, “usando o bom senso...”, as quais devem ser evitadas pelos administradores. Os fatos, as informações e as evidências são as bases mais seguras para a tomada de decisões.
Por outro lado, com a quantidade de informações que é gerada diariamente no mundo, fica impossível alguém armazenar todas em mente, por mais privilegiada que essa seja. Tendo em vista a capacidade de armazenamento em nossa memória útil, muito do que precisamos para decidir não estará na nossa memória principal. De forma similar, mesmo com toda a evolução tecnológica, a memória dos computadores não é suficiente, pois ainda utilizamos tanto as unidades de armazenamento auxiliares (pen drive, DVD, HD) para guardarmos nossas informações.
Equívocos mais comuns em um processo decisório
Tomar decisões de forma solitária aumenta o risco de cometermos erros. Não que seja proibido decidir isoladamente, mas a colaboração traz uma série de benefícios – apenas para citar um, a consideração de mais de um ponto de vista.
A intuição e o “sexto sentido” podem servir de bases para a tomada de decisões, mas nem sempre precisas.
Já faço assim há mais de 30 anos e sempre deu certo pode ser a decretação do suicídio de uma organização, tendo em vista que o cenário onde ela opera se modifica, os concorrentes proliferam, os clientes se tornam mais exigentes e fornecedores não permanecem os mesmos.
Estratégias para a melhoria do processo decisório
No décimo capítulo do seu livro, Bazerman propõe cinco estratégias que podem ser aplicadas na melhoria da tomada de decisões:
I. Adquirir experiência e conhecimento técnico;
II. Reduzir o viés de seu julgamento;
III. Adotar o ponto de vista do agente externo;
IV. Usar modelos lineares;
V. Ajustar previsões intuitivas.
Possíveis interferências negativas no processo decisório
Adquirir experiências e conhecimentos técnicos através de feedback recebidos nem sempre representa a melhor opção, tendo em vista a defasagem que pode existir entre o período da decisão e o do feedback. Além disso, vários outros fatores podem interferir e deixar dúvidas, tais como:
· Esse resultado é fruto da alteração do procedimento A, B ou C?
· Qual seria o resultado se tivéssemos optado pela solução B e não a E?
Pode ocorrer ainda de alguma mudança do ambiente não permitir a comparação entre os resultados obtidos anteriormente com aqueles alcançados nas novas condições.
Opções para a obtenção de melhorias no processo decisório
A estratégia de livrar-se dos atuais vieses de julgamento pode ser descrita de forma resumida assim:
a. descongelar seus pensamentos e comportamentos arraigados em relação às decisões;
b. promover mudanças em si;
c. congelar as novas práticas, revendo, frequentemente, seus conceitos em relação aos treinamentos.
Outra opção é a utilização de especialistas externos não comprometidos sentimentalmente com a estrutura atual de decisão.
Os diferentes estilos de liderança e o que as caracteriza
Em um trabalho publicado pela Harvard Business Review, “How to Choose a Leadership Pattern”, em 1973, os autores RobertTannembaum e W. H. Schimdt apresentaram um gráfico dividido em sete etapas que demonstrava a variação entre a liderança totalmente centrada no chefe e a liderança centrada no subordinado.
Figura 3 - Variação entre as lideranças
Fonte: Robert Tannembaum e W. H. Schimdt
A liderança centrada no subordinado
A técnica da liderança centrada no subordinado (o chefe define os limites e os subordinados agem dentro destes limites) apresenta algumas vantagens:
a. Quanto mais elementos contribuem com informações e opiniões, mais completa é a informação resultante;
b. Quanto mais gente participa, mais abrangente pode ser o resultado.
Tendo participado do processo de decisão, as pessoas passam a ter mais comprometimento com os resultados e ajudam a identificar possíveis obstáculos, principalmente os que trabalham em contato com os clientes da empresa; participando de tomadas de decisões, os colaboradores crescem e se desenvolvem.
Análise do ambiente
Tente recordar-se do primeiro dia que você foi trabalhar em um novo emprego.
Como você se vestiu?
Qual era o horário do início do expediente e que horas você chegou?
No primeiro dia de trabalho, já contou piadas, falou alto, voltou do almoço atrasado?
Você, na realidade, estava analisando o ambiente para decidir se continuaria a acordar tão cedo, como poderia se vestir dali para frente, se o horário da volta do almoço era “flexível”.
A liderança centrada no subordinado
Figura 5 - SWOT
Fonte: elaborado pelo autor
No ambiente externo operacional, se estuda a matriz SWOT (ou FOFA), que estabelece forças e fraquezas (com relação ao mercado, onde estão os clientes e concorrentes) – sobre as quais podemos ter domínio e interferir – e ameaças e oportunidades – fatores externos que não podem ser influenciados por nós, mas aos quais podemos nos adaptar.
Exemplos práticos de processo decisório
Você identifica que, apesar de ter uma equipe de médicos e enfermeiros a tocarem seu hospital de forma primorosa, sua equipe da recepção maltrata os pacientes. Nesse caso, promova um treinamento intensivo da equipe da recepção e estimule as equipes técnicas a manterem e aprimorarem o atendimento aos pacientes.
Por outro lado, se você é informado que um grande evento será promovido nas ruas de seu bairro, dificultando o acesso dos pacientes e reduzindo seu faturamento, você poderá procurar os organizadores e fechar um contrato para que seu hospital seja a base de atendimento do evento e aumentar seu faturamento.
Bases do processo decisório
No âmbito interno, já que suas decisões serão convertidas em mudanças, é bom que se conheça a estrutura informal da organização, além daquela que aparece no organograma, pois é ela que pode apoiar ou destruir suas intenções.
Conhecer a base de poder (estrutura) que prevalece na empresa é fundamental; sem esse conhecimento poderemos converter oportunidades em ameaça (pessoal).
Conhecer a capacidade tecnológica que existe na organização nos aponta para caminhos mais seguros para decidir. E identificar aspectos culturais dela evita que se entre em conflito com a estrutura, que é muito forte.
Processos organizacionais
Testemunho do professor (Mauro Cesar Cantarino):
Certa vez, quando prestava consultoria a um hospital, fui conhecer como funcionava o processo de rouparia e lavanderia e pude constatar, logo na primeira frase, da responsável pela rouparia, que algo deveria ser feito.
Ela disse: “Pela manhã, eu atendo as requisições entregues pelas enfermeiras”. Então, interrompi-a e perguntei: “Pela manhã, por quê? A noite é diferente?”. “Sim” respondeu ela e complementou: “A menina da noite prefere trabalhar com um caderno”.
O protocolo na área de saúde
A falta de padronização é quase uma garantia de que as informações chegarão incompletas ou erradas para quem decide.
PROCESSOS no jargão da Saúde:
Chamam-se PROTOCOLO. É quase garantido que quem já trabalha na área entende isso muito bem.
Mas mesmo a esses é interessante repassarmos algumas informações a fim de igualarmos nossos conhecimentos e verificarmos como a organização do processo pode ser fundamental para a tomada de decisões.
A definição do processo
A definição do processo pode ser simplificada, se considerarmos que é uma sequência de ações que começam no pedido de um cliente e terminam quando o produto, um bem, é entregue ou um serviço é prestado para esse cliente.
Segundo Rummler e Brache (1994, p. 56-58), “Uma organização é tão efetiva quanto seus processos”, e mais: “Os cargos devem ser projetados de modo que as pessoas possam dar sua melhor contribuição às saídas dos processos”. E complementam os autores: “A automação é perda de dinheiro se calcificar um processo ilógico”.
São os processos que estabelecem os indicadores de desempenhos desejados. São neles que vemos onde poderemos melhorar.
Exemplo de participação em um processo
Testemunho do professor (Mauro Cesar Cantarino):
Certa vez, acompanhava um processo de eleição interna de uma organização. Foi anunciado três dias antes do início que o processo não seria mais automatizado e que teria que ser com urnas de lona; pensou-se em transferir as eleições através de editais e anúncios em vários jornais.
Pude dar minha contribuição mostrando, através de um fluxo de média complexidade, que a única ação que sofreria modificação seria alterar “Presidente libera máquina para que o eleitor vote” para “Mesário entrega cédula para que o eleitor vote”, e o restante permanecia exatamente igual.
Devemos lembrar que esse cliente (da organização) não era de um determinado médico ou de uma determinada fisioterapeuta, mas sim da clínica ou do hospital. Ou seja, qualquer profissional que venha a atendê-lo deve fazê-lo com o mesmo padrão de qualidade definido pela instituição.
E como manter o padrão de atendimento se “no turno da manhã” trabalha-se de uma forma e “à noite” é diferente?
Para criarmos um manual que padronize os procedimentos em geral precisamos previamente desenhar (ou mapear) os processos, o que nos dará uma garantia de uma descrição fiel daqueles.
Os fluxos de processos devem contemplar todos os passos, ações e desvios que ocorrem no trajeto entre setores, do início ao fim.
Devolver medicamentos vencidos para o fornecedor; colocar um funcionário de férias; fazer a admissão de um paciente para cirurgia; remover um paciente para realizar exame externo; fechar uma fatura após a alta; etc. Todos os exemplos devem obedecer a uma sequência de ações até serem completados. Qualquer desvio não previsto pode ser uma não conformidade, que precisa ser analisada e serve para que se melhore o fluxo.
Atividade Proposta
Correlacione as colunas estabelecendo a associação correta entre cada elemento da matriz SWOT – forças, fraqueza, ameaças e oportunidades – e os exemplos dados aqui na aula.
Forças
Fraquezas
Ameaças
Oportunidades
Evento que será promovido nas ruas de seu bairro, dificultando o acesso dos pacientes e reduzindo seu faturamento.
Equipe da Recepção que maltrata os pacientes.
Procurar os organizadores e fechar um contrato para que seu hospital seja a base de atendimento do evento.
Equipe de médicos e enfermeiros que tocam seu hospital de forma primorosa.
Verificar
Conceito de administrar
Administrar é obter resultados através das pessoas.
Assim, devemos considerar que os cargos atuais, como são registrados, precisam ser modificados, por exemplo, de gerente de vendas para gerente das pessoas, de encarregado da oficina para encarregado dos mecânicos que trabalham na oficina, de gerente da engenharia para gerente dos engenheiros.
Muitos gerentes passam boa parte do seu dia buscando onde estão seus funcionários, e alguns desses, por sua vez, se escondendo para não trabalharem.
Conclusão: a empresa não produz, e o gerente não consegue pensar no futuro, na evolução do setor e no crescimento dos seus funcionários.
Competências do gestor
Por isso, propomos a você – que já é chefe, gerente, supervisor ou que esteja em qualquer outro cargo de comando – que implemente em seu local de trabalho o sugerido, e depois nos relate os resultados. Relate a técnica deestado de autocontrole dos membros de sua equipe, que consiste em cinco pontos a seguir.
Definir atribuições da função em todos os detalhes – o que cada funcionário deve fazer na função que está exercendo. Exemplo: “Aqui na clínica, a recepcionista é responsável também por varrer o chão, antes e depois do expediente, servir cafezinho para os pacientes e, no final do mês, fazer o faturamento”.
Treinar o funcionário – em todas as tarefas que ele tem que executar.
Fornecer todas as ferramentas – as quais ele precisará para exercer suas funções. O médico não consegue operar sem o bisturi, a recepcionista não consegue registrar a chegada do paciente sem o terminal do computador etc.
Definir padrões de aceitação do trabalho – para que o funcionário saiba se autoavaliar e quando acertou e errou, passando a corrigir o que não estiver conforme, melhorando seu desempenho.
Apontar quem deve receber o relato – deve conter o resultado do trabalho realizado no período para finalizar os trabalhos.
Adaptabilidade
Agindo dessa forma, o gerente se desvencilha de tarefas de disciplinador e passa a poder pensar mais nas melhorias de condições de trabalho e aumento de produtividade do setor.
Analisando definições de Charles Darwin, que estudou a evolução da espécie humana, encontramos que:
Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”; e também “Na história da humanidade (e dos animais também) aqueles que aprenderam a colaborar e improvisar foram os que prevaleceram.
Definição do norte pelo gestor aos seus comandados
Mentor – quando deverá compreender seus colaboradores como pessoas, com os quais precisa estabelecer uma comunicação eficaz, avaliar seus desempenhos e orientá-los no que devem melhorar, delegando tarefas novas para testá-los em novas funções.
Facilitador – como sabe montar equipes, promove a gestão participativa de decisões e administra conflitos.
Monitor – quando atuar como administrador de informações, evitando a sobrecarga delas, e gerenciar os processos essenciais.
Coordenador – no momento de gerenciar projetos, planejar e redistribuir tarefas formando equipes multifuncionais.
Diretor – caso já tenha alcançado esse posto, definir missão, visão, objetivos e metas planejando e organizando.
Produtor – ao promover a produtividade dos setores através de técnicas de melhoria da qualidade, administrando o ambiente e o estresse proveniente de demandas concorrentes.
Negociador – por se mostrar responsável pela construção e manutenção de uma base de poder, estimulando a formação de redes de relacionamento (network), negociando acordos e compromissos e sabendo expor suas ideias.
Inovador – no momento em que promove a mudança, estimula o pensamento criativo e atua como gestor das mudanças.
Assim, aquele que estiver no comando deve estimular seus colaboradores a se adaptarem, a comporem equipes, a inovarem, a mudarem, e para tal deverá desenvolver algumas competências que consideramos interessantes.
Indicadores de avaliação de desempenho hospitalar
Com a elevação da competitividade nos dias atuais, tornou-se imprescindível proporcionar o mais alto nível de qualidade como um fator de sobrevivência das empresas, portanto os profissionais da área de saúde têm percebido que somente cuidando da qualidade de seus serviços vão garantir um salto de patamar em longo prazo. Os indicadores hospitalares são mais uma arma para as instituições de saúde que se preocupam em aprimorar o seu desempenho junto aos clientes.
Definição de indicador hospitalar
Os indicadores hospitalares são usados para ajudar a descrever a situação atual de um determinado fenômeno ou problema, servindo também para comparações, verificar mudanças ou tendências e avaliar a execução das ações planejadas durante um período de tempo, em termos de qualidade e quantidade. O indicador é uma unidade de medida de uma atividade, e não uma medida direta de qualidade.
Através dos indicadores é possível identificar ou dirigir a atenção para assuntos específicos de resultados, dentro de uma organização de saúde, que devem ser motivo de uma revisão.
Tipos de indicadores
Os principais indicadores, segundo Takashina (2005), são:
Indicadores estratégicos
Informam o “quanto” a organização se encontra na direção da consecução de sua visão. Refletem o desempenho em relação aos fatores críticos para o êxito.
Indicadores de produtividade (eficiência)
Medem a proporção de recursos consumidos em relação às saídas do processo.
Indicadores de qualidade (eficácia)
Focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço.
Indicadores de efetividade (impacto)
Focam as consequências nos produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa.
Indicadores de capacidade
Medem a capacidade de resposta de um processo através da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.
Atenção!
Os indicadores são decorrentes da gestão estratégica (valores, missão, visão de futuro, fatores críticos para êxito e metas estratégicas), da gestão operacional (macroprocessos e processos) e das partes interessadas (clientes, servidores, sociedade, fornecedores etc.).
Tipos de indicadores hospitalares
Na área hospitalar, o Ministério da Saúde, por meio da Portaria nº 312, de 02 de maio de 2002, estabeleceu a “Padronização da Nomenclatura no Censo Hospitalar”; assim, os indicadores hospitalares consistem em:
Média de pacientes-dia
Relação entre o número de pacientes-dia e o número de dias, em determinado período. Representa o número médio de pacientes em um hospital.
Média de permanência
Relação entre o total de pacientes-dia e o total de pacientes que tiveram saída do hospital em determinado período, incluindo os óbitos. Representa o tempo médio em dias que os pacientes ficaram internados no hospital.
Taxa de ocupação hospitalar
Relação percentual entre o número de pacientes-dia e o número de leitos-dia em determinado período, porém se considerando para o cálculo dos leitos-dia no denominador os leitos instalados e constantes do cadastro do hospital, incluindo os leitos bloqueados e excluindo os leitos extras.
Taxa de ocupação operacional
Relação percentual entre o número de pacientes-dia e o número de leitos-dia em determinado período.
Taxa de ocupação planejada
Relação percentual entre o número de pacientes-dia e o número de leitos-dia em determinado período, porém se considerando para o cálculo dos leitos-dia no denominador todos os leitos planejados no hospital, inclusive os não instalados ou desativados.
Taxa de mortalidade hospitalar
Relação percentual entre o número de óbitos ocorridos em pacientes internados e o número de pacientes que tiveram saída do hospital, em determinado período. Mede a proporção dos pacientes que morreram durante a internação hospitalar.
Taxa de mortalidade institucional
Relação percentual entre o número de óbitos ocorridos em pacientes após 24 horas de internação e o número de pacientes que tiveram saída do hospital, em determinado período. Mede a mortalidade ocorrida até 24 horas após a internação hospitalar.
Indicadores apresentados por Couto e Pedrosa
Couto e Pedrosa (2003) apresentam uma forma de obtenção de alguns dos principais indicadores na área hospitalar. Para visualizá-la, clique no pdf.
Além de aspectos relacionados com a área hospitalar, os indicadores também podem medir a condição e o desenvolvimento das cidades, dos estados e dos países. A comparação entre esses números mostra a quantidade de bem-estar e saúde da população de cada local.
Montagem de indicadores (como criar)
A montagem desenvolve-se de acordo com as seguintes fases:
Figura 9 - Montagem de indicadores
Fonte: katemangostar/Freepik
· Item de controle;
· Fórmula (maneira de cálculo);
· Tipo (taxa, coeficiente, índice, percentual, número absoluto, fato);
· Fonte de informação (local de onde será colhida a informação);
· Método (retrospectivo, prospectivo, transversal);
· Amostra;
· Responsável (pela elaboração);
· Frequência (número de vezes que será medido em determinado período);
· Objetivo/meta (motivo,valor, tempo, prazo do item que se quer medir).
Para conhecer cada um dos nove atributos necessários aos indicadores e entender um pouco mais sobre cada um deles clique no pdf.
Introdução
Nesta última aula da disciplina, esperamos que o contexto sobre TI tenha sido compreendido. Além disso, é importante saber como usá-la para apoiar sua instituição de saúde a decidir mais assertiva e eficientemente. Assim, iremos sugerir como selecionar essa valiosa ferramenta caso venha a adquiri-la. Por fim, abordaremos as noções básicas de como gerenciar esse setor.
Objetivos
· Entender a lógica de funcionamento de um sistema de informações hospitalar (SIH);
· Compreender a importância de checar se seu SIH está atendendo à organização ou se a organização trabalha desnecessariamente para o sistema.
A importância de se ter uma noção sobre a concepção do projeto de um sistema de informação
Ainda é bastante comum encontrarmos pessoas que sabem utilizar os sistemas informatizados em suas empresas, porém sem qualquer noção de como o projeto foi construído e, assim, ficam sem ter como sugerir melhorias no banco de dados da sua organização.
O conteúdo exposto, de forma simples e direta, visa eliminar essa falta.
A partir de agora, veja algumas características próprias dos sistemas de informação atuais.
Características do sistema de informação
Sistema abrangente:
Figura 1 - Sistema abrangente
Fonte: teravector/Freepik
Um sistema de informações hospitalares (SIH) deve ser abrangente o suficiente para atender todos os tipos de demandas que surgirem, desde registro da internação do paciente até o fechamento da conta. Desde o credenciamento junto a um plano de saúde, até a recuperação de uma glosa.
Apoio aos processos organizacionais:
Lembramos que a construção de um sistema de informações, somente, não garante que a organização consiga ser bem gerenciada. O SIH funciona como base tecnológica de apoio aos processos organizacionais da instituição de saúde.
Sistema único:
Nos primórdios da informatização, a área da Saúde, como todas as demais, construía seus sistemas a fim de atender aos controles dos setores e, assim, tínhamos os sistemas da Farmácia, do Faturamento, da Internação, do Agendamento, etc. Porém, nos dias atuais, já devemos entender que o sistema deve ser um só, voltado para atender às demandas dos diversos clientes que lidam com a instituição de saúde, sem levar em consideração a estrutura organizacional da instituição.
Banco de dados (BD)
Para que servem os bancos de dados?
Figura 2 - Banco de dados
Fonte: Brett Sayles/Pexels
Os bancos de dados servem para armazenar as informações de forma estruturada para que o seu acesso seja mais rápido. Eles são distribuídos de forma que possam compor grupos de informações correlatas e/ou afins, em tabelas, que podemos comparar com folhas de papel de uma admissão de paciente.
Na comparação, a primeira folha conterá os dados cadastrais, a segunda poderá ser de encaminhamento para consulta, ou uma de encaminhamento de exames, ou ainda, uma outra, de encaminhamento para tratamento.
Se uma consulta ocorre e, em seguida, é requerido um exame, no prontuário do paciente teremos: uma folha com dados cadastrais, noutra a folha da consulta e, na terceira, encaminhamento para exame.
Funcionamento das tabelas de alimentação do BD
Por exemplo, independente do serviço requerido por um paciente quando é atendido num hospital, seus dados pessoais são cadastrados e alimentam as tabelas do banco de dados, começando a de Dados Pessoais, que conterá (entre outras):
· Matrícula;
· Nome completo;
· Data de nascimento;
· Nacionalidade;
· CPF;
· RG;
· Endereço;
· Telefones;
· Sexo;
· Data da consulta;
· Hora da chegada;
· Matrícula de quem registrou a chegada;
· Matrícula do médico que irá atendê-lo;
· A queixa apresentada.
As tabelas exemplificam o que foi descrito.
1. Podemos observar que a linha de Matrícula, da tabela DADOS PESSOAIS, se liga ao campo de mesmo nome na tabela CONSULTA, formando o primeiro relacionamento de tabelas dentro banco de dados. 2. De forma idêntica, sai outra linha ligando o CRM do médico, da tabela CONSULTA, que vai se relacionar com o CRM do médico na tabela MÉDICOS.
Assim, se quisermos saber o número de celular do médico que atendeu um determinado paciente, basta digitar a matrícula (ou o nome, ou RG do paciente), verificar em CONSULTA, o CRM do médico, ir em MÉDICOS e localizar seu número.
Figura 3 - Tabelas de alimentação do BD
Fonte: elaborado pelo autor
Todo esse processo ocorre em fração de segundos e a informação aparece na tela do terminal.A quantidade de tabelas que podem compor um banco de dados é, teoricamente, infinita.Continuando no exemplo, se o paciente tiver que fazer exames laboratoriais, nova tabela (EXAMES LAB), receberá dados que podem ser, por exemplo:
· Matrícula do paciente
· CRM do médico solicitante
· Tipos de exames
· Data da solicitação
· Motivo da solicitação, etc.
E o mesmo registro da tabela receberá informações, tais como: data do exame, horário da coleta, matrícula do técnico que coletou o material etc.
Atenção!
Os dados armazenados no banco devem ser imputados uma só vez, e fazer parte de uma só tabela, pois não deve haver redundância. Devem ser seguros, consistentes, confiáveis, íntegros.
O Data Base Administrator (DBA)
A função do DBA é definir o que cada login, identificação de cada usuário do sistema pode fazer, com relação a cada campo.
Exemplo: A telefonista do hospital, no seu terminal, pode acessar os telefones de um médico para ligar, se alguém solicitar, porém não estará autorizada a saber seu endereço, ou a placa do seu carro, nem tampouco a idade dos filhos do doutor.
As restrições podem ser impostas pelo DBA também, sobre formas de atuação – inclusão, alteração, exclusão – de dados.
Exemplo: O funcionário Álvaro, que trabalha na Recepção, pode incluir um novo paciente, porém, não poderá excluí-lo após o cadastramento. Poderá alterar campos da residência, telefone e quando o paciente informar que se mudou.
Modelo de construção de um BD
O modelo que iremos apresentar é uma forma que visa à compreensão daqueles que não possuem os conhecimentos de Informática e não representa, em nenhuma hipótese, uma solução ideal para todos.
Um princípio básico é esquecer a estrutura da organização, e raciocine, somente, com o agrupamento de dados.
Em um exemplo hipotético do desenho, poderemos criar algumas tabelas que farão parte do BD, para controlar materiais, sejam eles da Farmácia, da Nutrição, da Manutenção Predial, de Manutenção de Equipamentos Hospitalares, de Almoxarifado, de Material de Escritório, entre outros.
Independentemente da localização de cada um, da sua utilidade, ou da sua perecibilidade, todos estes materiais têm alguns dados em comum, que podemos elencar da maneira a seguir:
DADOS CADASTRAIS
Nessa tabela serão armazenados os dados comuns a todos os tipos de itens, tais como:
· código do item;
· grupo e subgrupo;
· nome completo;
· nome abreviado;
· data da última compra;
· valor da última compra;
· local de armazenamento;
· ponto de reposição;
· lote econômico de compras;
· estoque de segurança.
Nessa tabela, provavelmente, só deverão ser incluídos dados relativos aos medicamentos, aos alimentos, alguns materiais médicos, pois tijolos da manutenção predial, ou peças de reposição de móveis hospitalares, não têm data de validade e nem controle de lote.
Exemplos para construção de tabelas
Se analisarmos as altas de pacientes, a tabela (ALTA), que já necessitará de informações da tabela DADOS PESSOAIS, poderá ter como “satélites” outras tabelas menores que atenderão suas necessidades específicas.Vamos exemplificar.
· Seja qual for o tipo de alta que o paciente tiver, a tabela ALTA MÉDICA conterá a matrícula, a data da alta, o horário da emissão da alta, a data efetiva e o horário da alta, o CRM do médico que emitiu a alta, etc.
· Porém, ALTA À REVELIA (ou por evasão) deve conter a data da evasão e, talvez, o número do registro do fato na delegacia policial.
· No caso de ALTA POR TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA, outra tabelapoderá ser criada, a fim de armazenar somente meio de transporte, nome do acompanhante, placa do veículo que transportou, destino final.
Obs.: Como podemos ver, a tabela específica de ALTA À REVELIA precisa conter dados diferentes da ALTA POR TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA.
Exemplos para construção de tabelas
Veja de um exemplo hipotético para Banco de Dados:
Figura 4 - Exemplo hipotético para Banco de Dados
Fonte: elaborado pelo autor
Checklist do sistema
Existem alguns pontos que você deve observar para constatar se o seu Sistema de Informações Hospitalares (SIH) trabalha para a organização, ou se a organização é que trabalha em função do Sistema.
Figura 5 - Checklist
Fonte: Tumisu/Pixabay
A prática de verificação desses pontos serve a quem já possui os sistemas instalados na sua organização, ou em funcionamento, ou até para aqueles que buscam informatizar suas instalações.
Para a visualização do checklist do sistema completo, clique no pdf.
Se você tiver alguma experiência com qualquer dos tópicos que forem lidos nesse checklist, ou qualquer outro que se relacione com o tema da aula, seria interessante compartilhá-la. Divulgue-a no próximo fórum!
Ferramentas de TI
A Tecnologia da Informação (TI) veio reunir uma série de recursos antes dispersos, que serviriam para gerar as informações necessárias à tomada de decisões. Não há uma definição perfeita para o termo, o que acreditamos se deva ao fato de que essa convergência de produtos, que passou a existir, misturou uma série conceitos.
Se analisarmos um telefone celular dos dias atuais, além de servir para falar, serve também para:
· Fotografar
· Filmar
· Gravar som
· Acessar a Internet
· Servir de agenda
· Anotar pedidos de clientes etc.
Ferramentas tradicionais de TI
Como podemos ver, o que o usuário faz hoje com um único aparelho – no exemplo da tela anterior – no passado, teria de carregar uma máquina fotográfica, uma filmadora, um gravador de som, um computador, uma agenda de papel, ou eletrônica, e um bloco de pedidos ou um coletor de dados.
Figura 6 - Celular
Fonte: Startup Stock Photos/Pexels
Haja braços e malas para tanta coisa.
Mas se analisarmos os índios, eles já usavam suas TIs, quando se comunicavam por fumaça ou tambor, sendo que fumaça (fogo) só servia para cozinhar, e o tambor, para ser tocado em cerimônias.
Na medida em que a incorporação de novas funções passou a fazer parte das máquinas e dos programas, o processo de TI evoluiu, e muito.
A evolução dos sistemas de informação
Mas mesmo com a evolução dos sistemas de informação, não são todas as pessoas que utilizam essas tecnologias. Veja o esquema abaixo:
USO DA TECNOLOGIA
Na área da saúde, a maioria dos equipamentos de exames que são produzidos já incorporam periféricos que armazenam dados, ou até, eles mesmos são periféricos de equipamentos que constituem o núcleo central da TI na organização.
A imagem de um paciente num leito de uma UTI, cheio de fios e tubos acoplados a uma série de equipamentos, isso já representa uma estação de trabalho da TI.
RESISTÊNCIA À TECNOLOGIA
Por outro lado, ainda existem médicos que resistem à utilização de qualquer equipamento disponível.
Suas ferramentas de trabalho ainda são a ficha cartonada do paciente, e o gaveteiro tradicional onde elas são armazenadas. E, por vezes, somem, quando mal arquivadas.
Mas se nenhuma melhoria é admitida pelo médico, essas fichas fazem parte da TI da clínica.
Com a miniaturização e o barateamento do custo dos equipamentos, além da absorção de várias funções num só equipamento, passou a ocorrer como nas fábricas e no comércio. A velocidade do tráfego de informações aumentou muito, também, dentro das organizações de saúde. Hoje, várias medições são feitas no leito e, no mesmo instante, podem ser acessadas pela equipe, mesmo que esta esteja distante do paciente. As não conformidades, quando acontecem, podem ser alertadas de forma proativa, fazendo com que as ações ocorram de forma mais dinâmica.
Mas mesmo com a evolução dos sistemas de informação, não são todas as pessoas que utilizam essas tecnologias. Veja o esquema abaixo:
REDES SEM FIO
Acrescente-se a tudo isso a evolução das redes sem fio, que operam através de antenas internas espalhadas pelo hospital ou clínica. Esta facilidade possibilitou uma redução de tempo muito grande, que existia entre o desenho do projeto e o início do funcionamento, em função de obras civis e puxadas de cabos que tanto incomodavam os pacientes e, por vezes, interditavam algumas instalações. Essa funcionalidade tende a se tornar ainda mais utilizada, à medida que os equipamentos evoluírem.
CARTÕES COM CHIP
Os cartões com chips – que podem armazenar todo o histórico da saúde do paciente, desde consultas, prescrições, alergias, alertas, tratamentos, até cirurgias – se usados, poderiam permitir uma visão holística do médico sobre o paciente. Com a evolução, uma central que teria um grande banco de dados com esses históricos, acessáveis de qualquer terminal ligado à Internet, desde que o cliente fizesse o seu login e digitasse a sua senha para o médico.
Ferramentas (softwares) de TI
Vejamos, agora, alguns softwares que podem compor a gama de ferramentas disponibilizadas pela TI:
Workflow – permite que você programe sua organização da forma como quiser que ela funcione, obedecendo ao mapeamento dos processos. A lógica de programação dessa ferramenta baseia-se em quatro passos:
1. Definição do formulário (apresentado na tela do computador) a ser usado para dar início ao processo;
2. Definição de quem poderá usar o mapeamento dos processos no dia a dia;
3. Programar todos os desvios de fluxo;
4. Estabelecer prazos para a realização das tarefas críticas.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) – é um precursor do Workflow. Foi introduzido pela necessidade de se escanear os documentos que entravam na organização a fim de que as cópias servissem de backup em caso de acidente. Depois, percebeu-se que, caso tivesse acoplado a um índice, o mesmo poderia ser acessado de dentro de um Workflow.
Exemplo: Uma nota fiscal de medicamentos chega à farmácia, é conferida e assinada pelo responsável. Então, a nota é escaneada, indexada e arquivada fisicamente. Assim, tanto a Escrituração Fiscal, o Contas a Pagar, a Tesouraria e a Contabilidade a acessam no terminal, evitando seu trânsito pela empresa e os riscos de extravio.
Data Warehouse (Armazém de Dados) – permite o armazenamento eletrônico, similar ao Arquivo Permanente (ex-Arquivo Morto) do papel, guarda todas as informações que não são de uso imediato da empresa, por exemplo, pasta do prontuário de paciente que não vem à clínica há mais de quatro anos.
Uma vez implementado, permitirá à instituição promover pesquisas sobre o seu universo de pacientes, de forma muito mais rápida e usando diversas opções de pesquisa, o que é quase impossível manualmente.
Business Intelligence (Inteligência do Negócio) – permite, resumidamente, explorar informações no nível desejado.
Exemplo: No relatório gerencial, aparece que um determinado médico atendeu 48 pacientes no Ambulatório. Clicando sobre este número, podemos saber quantos do sexo masculino e do sexo feminino. Sobre os do sexo feminino, podemos conhecer sua distribuição por faixa etária, e assim por diante.
Data mining – permite o processamento de grandes volumes de dados e deles extrair possíveis correlações.
A Medicina ainda não utiliza os recursos do Data mining, porém, em um caso ocorrido no Rio de Janeiro, há poucos anos, o uso dessa ferramenta poderia ter salvo algumas vidas. O uso dessa ferramenta evidenciaria que em determinado hospital público, os óbitos apresentavam um pico de ocorrências nos plantões de domingo de uma determinada equipe. No caso, sem o Data mining, isso só foi detectado por denúncias em jornais.
Espera-se que a implementação da Medicina Baseada em Evidências venha alavancar o uso dessa poderosa ferramenta na área.
Atenção!
É importante que você entenda as definições a seguir antes de prosseguir:
Figura 7 - Ferramentas (softwares) de TI
Fonte: elaborado pelo autor
Entendendomelhor o Data Mining
Analise a figura. Ela deverá ajudá-lo na compreensão do conteúdo sobre a ferramenta do Data mining que você acabou de visualizar:
Figura 8 - Data Mining
Fonte: elaborado pelo autor
A mão de obra de TI na área da saúde
As organizações que compõem o segmento da Saúde utilizam mão de obra intensiva – são os profissionais com horários fixos, os plantonistas, os prestadores de serviços externos. Eles geram uma dificuldade extra para a área de Pessoal, tendo em vista a enorme quantidade de obrigações legais e trabalhistas a serem cumpridas.
Caso ainda tenhamos que inserir, neste cenário, os profissionais de Tecnologia da Informação, a complexidade aumentará exponencialmente, pois são profissionais estranhos ao meio, oriundos de culturas diferentes.
Essa situação gera um potencial de conflitos perigosamente grande, pois percebendo salários diferenciados, podem passar a ser um novo paradigma para reivindicações salariais das outras classes de profissionais.
Seleção de um sistema de informações
Esse preâmbulo mostra um motivo forte para evitarmos tal situação. Acrescente-se o fato de que, para montar uma equipe que desenvolva um sistema próprio, a empresa terá que contar com técnicos de reserva, para o caso de um desligamento dos profissionais nos vários níveis.
Em contrapartida, as empresas que criaram e mantêm sistemas de uso genérico na área da Saúde possuem equipes especializadas em atualizá-los frente às novas normas e leis que surgem a todo o momento. Um exemplo recente foi a implementação das guias padronizadas dos convênios (TISS - Troca de Informação em Saúde Suplementar), todos atualizados a tempo de hospitais e clínicas cumprirem suas obrigações.
Dessa forma, visualize atentamente a proposta, a seguir, de um roteiro básico que lhe capacitará a uma seleção mais assertiva por um dos sistemas de informações ofertados no mercado.
Atenção!
O assunto não se esgota nessa sequência, tendo em vista que cada instituição possui cenários, culturas, princípios e normas que devem ser respeitados já na seleção, evitando problemas futuros.
Roteiro para seleção de um sistema de informações
Esse é um roteiro básico para padronizar os estudos frente às diversas opções apresentadas.
1 - Defina as necessidades:
Esse é um momento que deve anteceder qualquer tentativa de seleção de sistema. É a hora de repassar todas as produções de relatórios, de estatísticas e avaliar se são realmente necessários para a sobrevivência da empresa.
Não se espante e nem se impressione se várias informações que são produzidas por um dos setores e enviadas para outros setores não sirvam para nada no setor que recebe. Ou ainda, que são produzidos para atender à uma regulamentação que já tenha sido revogada há um bom tempo.
Caso isto esteja ocorrendo, elimine as tarefas que não agregam valor à sua instituição. Lembre-se sempre de que a missão da instituição é atender aos pacientes que a procuram e não produzir informações inúteis. Ou seja, purifique seu ambiente, para saber exatamente o que sua instituição efetivamente necessita.
2 - Edital:
Esse é um momento que deve anteceder qualquer tentativa de seleção de sistema. É a hora de repassar todas as produções de relatórios, de estatísticas e avaliar se são realmente necessários para a sobrevivência da empresa.
Não se espante e nem se impressione se várias informações que são produzidas por um dos setores e enviadas para outros setores não sirvam para nada no setor que recebe. Ou ainda, que são produzidos para atender à uma regulamentação que já tenha sido revogada há um bom tempo.
Caso isto esteja ocorrendo, elimine as tarefas que não agregam valor à sua instituição.
Lembre-se sempre de que a missão da instituição é atender aos pacientes que a procuram e não produzir informações inúteis. Ou seja, purifique seu ambiente, para saber exatamente o que sua instituição efetivamente necessita.
3 - Indicações de Fornecedores:
São várias as fontes de indicações que podemos utilizar para selecionar os competidores que irão disputar o fornecimento do software.
O número ideal deve levar em conta o tempo que você tem disponível para encerrar essa seleção.
4 - Convite para fornecedores:
Faça um convite formal, enviando o edital que você produziu para que eles se preparem para apresentar as suas propostas e demonstrem as facilidades de cada sistema.
5 - Procure ouvir:
Lembre-se de que o fornecedor do software já o instalou em dezenas ou centenas de clientes, e já adquiriu uma vasta experiência sobre o mercado. Logo, ele tem muito a apresentar.
Obs: A recomendação é que você não permita citações ou comparações com os demais concorrentes. Restrinja a apresentação aos recursos e facilidades que o sistema dele pode trazer como benefício para a sua instituição.
6 - Referências:
Exija uma lista de clientes atuais e os possíveis ex-clientes do sistema. Faça uma pesquisa telefônica e procure obter a autorização para visitar as instalações.
7 - A visita:
Durante sua visita ao cliente do fornecedor, busque entrevistar não só o responsável pela Informática, que poderá não responder corretamente sobre o funcionamento do sistema. Imagine o quão difícil seria ele confessar que recomendou algo erroneamente à empresa fornecedora e só percebeu esse equívoco depois de tudo instalado.
Obs: Por isso, você deverá buscar uma opinião de um ou dois setores usuários que, normalmente, não teriam esse tipo de compromisso.
8 - Distância do Suporte:
A distância dos técnicos que darão suporte ao sistema poderá ser decisiva para a formação da sua opinião. Suponha um software desenvolvido em um estado da região Sudeste, representado por uma empresa da região Sul e seu hospital funciona na região Norte.
Não se esqueça de que, após a implementação do sistema, seu hospital passa a ficar dependente da disponibilidade do mesmo, em alguns casos, 24 horas por dia e durante 7 dias na semana, incluindo sábados, domingos e feriados.
Obs: Verifique se o fornecedor utiliza algum software de suporte à distância, que permite que ele veja na tela dele, em tempo real, como você está operando o sistema.
9 - Custo total a longo prazo:
Depois dos diversos critérios técnicos anteriores, faça as contas e compare.
Ninguém compra uma licença de uso de software para trocá-lo pouco tempo depois. Assim, você deve buscar o custo total ao final de um prazo maior.
Obs: Some o custo inicial de instalação e o custo da manutenção projetado para, pelo menos, 36 meses. Essa ação poderá levá-lo a evitar surpresas indesejáveis.
10 - Instalação:
Nas visitas que você fez nas instalações dos outros clientes, procure saber qual o grau de atendimento do fornecedor, que foi dado na ocasião da instalação do sistema.
Entregaram documentação?
Treinaram a equipe de operadores?
Treinaram a equipe de suporte para prestar os primeiros socorros com rapidez?
11 - Manutenção mensal (contrato):
Esse contrato não pode deixar de ser assinado. É ele que garantirá a você, e à sua organização, a assistência quando alguma falha ocorrer e que receberão todas as atualizações oriundas de mudanças eventuais em alguma norma ou da criação de uma nova norma.
12 - Cronograma de implantação:
Estabeleça um cronograma físico e um financeiro com seu fornecedor e o acompanhe firmemente. Evite desvios e, caso aconteçam, busque programar ações corretivas para que os prazos e custos não saiam do controle.
Roteiro para seleção de um sistema de informações
Como em toda área operacional, rotinas (protocolos) devem ser geradas a fim de estabelecermos um procedimento padrão para quem as opera.
Figura 9 - Usuários
Fonte: pressphoto/Freepik
E na área da TI não poderia ser diferente. Além disso, a complexidade aumentou a partir do momento em que o próprio usuário, que não está mais ao alcance dos olhos do gestor, opera e interage com esses sistemas.
Você verá agora uma lista de recomendações básicas que poderão ser aplicadas de imediato, caso ainda não tenham sido solicitadas na sua organização. Trata-se de um norte para os caminhos à sua frente!
1. Documentação dos processos e dos sistemas
Oprimeiro ponto a ser observado pelo gestor da área de TI, em nossa lista de recomendações, é a verificação da existência das documentações relativas aos processos, aos sistemas, ao uso, e aos primeiros socorros, caso aconteça algum problema.
Obs: A existência dessa documentação permitirá que identifiquemos pontos que podem melhorar e localizar os motivos que propiciaram a ocorrência de um erro.
2. Treinamento dos operadores e usuários
Verifique se os responsáveis pela operação dos sistemas foram treinados e se estão atualizados com as novas versões.
3. Rodízio dos operadores
Não permita que os sistemas tenham “donos”, pois no caso de ocorrer uma ausência provisória ou definitiva deste “proprietário” do sistema, a empresa terá problemas.
Obs: Recomendamos que sejam feitos rodízios periódicos, tanto na TI quanto nos setores, fazendo com que todos saibam operar todos os sistemas e, assim, aumentar a confiabilidade da TI.
4. Medir satisfação dos clientes (usuários)
Lembre-se do que ensina a Qualidade: nem sempre o cliente que não reclama é cliente satisfeito. Ele pode estar sem opção e, aí, ele não é cliente, é refém. E buscará uma outra opção sem aviso prévio, assim que ela se apresentar.
Obs: Provoque seu cliente, usuário dos sistemas da TI, a opinarem. E busque atendê-los o mais rápido possível.
5. Analise a criticidade do seu sistema
Neste tópico você tomará as seguintes decisões:
· É necessário ter outro servidor rodando em paralelo ao principal?
· Que rotinas nunca podem sair do ar?
· Se em cada servidor você deve ter discos espelhados (cópias em tempo real), qual o tempo que seu nobreak (bateria de reserva) deverá sustentar o sistema até a entrada no ar, do gerador?
6. Crie um plano de contingências
Na área médica, isto já é uma rotina. “Se meu colega não aparecer para me substituir, devo permanecer no posto, e não posso ir embora”, é a regra que todos praticam.
Na retaguarda, também, devemos nos preparar para tal.
Exemplos:
· Se houver uma greve de transportes, o que fazer?
· E se houver um apagão na cidade, o que fazer?
· E se a impressora do faturamento falhar?
7. Segurança
Esse tópico, por si só, já daria para encher um curso inteiro sem a pretensão de esgotá-lo. Portanto, vamos trabalhar somente com os tópicos primários que, muitas das vezes, já são negligenciados.
Conheça os tópicos primários por meio dos ícones.
Backup – deve ser realizado periodicamente para que você possa garantir que, em caso de perda de dados, estes possam ser recuperados a partir da última versão do backup.
Nem todos os arquivos precisam ser copiados, portanto, é necessário que se faça uma seleção daqueles fundamentais e que se construa uma sistemática para aqueles a serem atualizados diariamente, aqueles a serem atualizados semanalmente, e assim por diante.
Os arquivos e bancos de dados corporativos precisam estar gravados no servidor, pois é dele que devem ser extraídas as cópias de segurança.
Obs: Arquivos armazenados nas máquinas de computadores pessoais, tecnicamente, são considerados perdidos, por não estarem sendo submetidos aos procedimentos de backup. Recomenda-se que as cópias sejam realizadas com alternância de tipos de mídias. Por exemplo: numa data, gravar em DVD, em outra em HD removível, eliminando assim a possibilidade de surpresas.
Testes de recuperação – devem ser realizados com frequência para verificar se o que está sendo copiado com o backup nos permite dar continuidade ao trabalho em caso de uma recuperação.
Há registros de falhas na gravação de backup e que só foram constatadas no momento em que não foi possível ler os dados da cópia de segurança.
Obs.: Busque um computador que pode ter seus discos completamente apagados e baixe suas cópias para ver se todos os programas e arquivos estão acessáveis e se os resultados correspondem aos originais.
· Tabela de rodízio de mídias
· Firewall
· Antivírus
· Senhas de acesso
· Timeout