exercícios Infodoc

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Aluna:​ Fabiana Ribeiro dos Santos 
Matricula:​ 14/0183145 
Infodoc 
A tarefa consiste em procurar no eArq PARTE II subsidios para o SEU SIGAD!  
Vamos simular a seguinte situacao: 
Voce trabalha em uma organizacao que estah desenvolvendo um SIGAD proprio!  
Voce estah auxiliando um programador, um profissional de TI, a desenvolver esse SIGAD! 
Em um primeiro momento esse sigad tem uma restricao! Soh eh possivel instalar 02 normas de 
cada aspecto de funcionalidade (eArq PARTE II aspectos de funcionalidade de 1 a 08 
somente!!). 
A tarefa consiste em voce  ESCOLHER  duas normas por funcionalidade e justificar o por que de 
voce ter escolhido essas duas normas, ou seja, por exemplo, na Funcionalidade 6, CAPTURA, 
meu SIGAD tem que ter as normas x e y pois elas permitem.... 
Lembre­se de sempre justificar as suas escolhas se baseando no funcionalidade e ou 
necessidade. 
 
 Funcionalidade 1:  Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e 
manutenção dos documentos 
 
➢  1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD 
  
1º Requisito: 1.1.2 Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e 
subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação 
adotado. Por exemplo, quando se adotar o método decimal para codificação, cada classe 
pode ter no máximo dez subordinações, e assim sucessivamente. 
  
Justificativa: Para que seja possível a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos 
de acordo com o modelo de classificação adotado pela instituição para que seja 
desenvolvido o plano de classificação, pois vai ​possibilitar a gestão, acesso e a localização 
dos documentos, assim como a recuperação e segurança das informações. 
 
2º Requisito: 1.1.5 Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já 
existente no respectivo metadado. 
 
Justificativa: Para que não aconteça desencontro de informação, para que todos que forem 
acessar tenham a certeza de que o que está procurando é o que foi encontrado mesmo que 
seu nome tenha sido mudado, diminuindo assim tempo. 
➢ 1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento 
 
 3º Requisito: 1.2.1 Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de 
arquivamento somente nas classes autorizadas 
 
Justificativa: Para melhorar o fluxo de trabalho 
 
4º Requisito: 1.2.6 Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento 
herde, da classe em que foi classificada, alguns metadados predefinidos. Exemplos desta 
herança são prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade e destinação e restrição 
de acesso. 
 
Justificativa: para que não seja necessário uma nova classificação de todas as outras 
classes que forem adicionadas, para que não tenha um retrabalho. 
 
➢ 1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos 
 
 5º Requisito: 1.3.1 Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de 
encerramento do dossiê/processo. Essa data pode servir de parâmetro para aplicação dos 
prazos de guarda e destinação do dossiê/processo. 
  
 Justificativa: Para que possa ser aplicada a Tabela de Temporalidade 
 
 6º Requisito: 1.3.2 Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado por 
meio de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados 
 
 Justificativa: Para que se tenha a tramitação correta de cada processo, e que seja feita da 
forma correta e mais segura possível  
 
➢ 1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos 
 
 7º Requisito: 1.4.3 Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo 
digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos 
diferentes recebam a mesma numeração. 
  
 Justificativa: Para que não aconteça erros na criação e classificação. para garantir a 
originalidade e seguridade. 
 
 8º Requisito: 1.4.4 Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos 
integrantes de um processo digital. Este requisito tem por objetivo impedir a exclusão não 
autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumeração 
devem obedecer à legislação específica na devida esfera e âmbito de competência. 
 
 Justificativa: Para que haja perca de informação ou desmembramento da mesma. 
 
➢ 1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados 
 9º Requisito:  1.5.3 Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente, 
do dossiê/processo ao qual pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, 
procedência, classes e temporalidade 
  
 Justificativa: Para que não seja necessário classificar novamente e que seja possível aplicar 
a Tabela de Temporalidade e fazer uma Gestão mais eficaz 
 
 10º Requisito:  1.5.9 Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acréscimo de 
documentos, de um volume já encerrado.  
 
 Justificativa: Para não “misturar” documentos com seu tramite concluído com documentos 
ainda em vigência, para que não se perca documentação e nem “bagunce” toda a gestão 
documental. 
 
➢ 1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais 
e híbridos 
 
 11º Requisito: 1.6.3 Um SIGAD tem que permitir que um conjunto específico de metadados 
seja configurado para os documentos ou dossiês/processos convencionais e incluir 
informações sobre o local de arquivamento 
 
 Justificativa: Para que se tenha o acesso rápido e seguro 
 
12º Requisito: 1.6.4 Um SIGAD tem que dispor de mecanismos para acompanhar a 
movimentação do documento arquivístico convencional, de forma que fique evidente para o 
usuário a localização atual do documento.  
 
 Justificativa: Para que o usuário não fique perdido ou sem a informação. 
 
Funcionalidade 2: Tramitação e fluxo de trabalho 
 
➢ 2.1 Controle do fluxo de trabalho 
 
 13º Requisito: 2.1.3 O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função 
para avisar um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a 
ação necessária. 
 
 Justificativa: Para que participante fique ciente do que está chegando e não aconteça 
desvio de informação, e que as ações a serem tomadas sejam as corretas. 
 
 14º Requisito: 2.1.5 O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que 
fluxos de trabalho pré­programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente 
por usuário autorizado.  
 
 Justificativa: Para que seja dado prioridades de acordo com as necessidades de cada 
trabalho. 
➢ 2.2 Controle de versões e do status do documento 
 
  15º Requisito: 2.2.2 Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas versões de um 
documento que está tramitando. 
 
 Justificativa: Para garantir o acesso 
 
  16º Requisito: 2.2.4 Um SIGAD tem que manter o identificador único do documento, e o 
controle de versões tem que ser registrado em metadados específicos.  
  
  Justificativa: Para evitar a duplicidade de identificador em diferentes documentos e não 
dificultar ou impossibilitar o acesso