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FICHARIO – AGENDA 2
Leia a lista de arquivos a seguir e responda, no fichário, onde e como você os armazenaria e quais deles você descartaria e por quê?
Para responder essa questão, consulte os dispositivos legais, as questões ligadas a conservação dos materiais, facilidade de acesso e frequência de uso, dentre outros aspectos relevantes.
Materiais
· Folder de divulgação de produto lançado há sete anos pela empresa. – Descarte, pois não vejo necessidade, a não ser que se queira manter para contribuir com a história da empresa, em um arquivo somente para essa finalidade.
· Livros técnicos sobre a área de atuação da empresa. – Guardar por tempo indeterminado, acredito que informações importantes devem permanecer devidamente arquivadas.
· Backup dos materiais desenvolvidos para o portfólio da empresa há 10 anos. – Guardar por 5 anos Art. 7° IN SRF n° 64/95.
· Fotos do evento de lançamento da campanha publicitária de aniversário de 10 anos da empresa. – Descarte ou se houver interesse por fazer parte da história da empresa, em um arquivo somente para essa finalidade.
 
· Manuais de funcionamento das máquinas usadas na empresa. – Manteria arquivado pelo tempo de vida útil do equipamento.
· Cópia microfilmada dos documentos trabalhistas dos empregados demitidos há cinco anos. – Guardar por 5 anos Art. 7° IN SRF n° 68/95
· Contratos com fornecedores que não prestam mais serviço para a empresa há três anos. – Guardar por 5 anos, de acordo com o Procon.
· Vídeo institucional do aniversário de um ano da empresa. - Indeterminado por fazer parte da história da empresa.
· Atas de reunião de presidência ao longo dos 15 anos de existência da empresa. – Não encontrei leis especificas relacionadas a ata, por esse motivo manteria arquivada por pelo menos 5 anos.
Sobre armazenamento: Esses documentos podem ser organizados eletronicamente para agilizar processos e ter mais segurança, podendo ser armazenados em mídias físicas como pendrive, HDs externos, servidores ou para mais segurança ainda em armazenamento em nuvem.
 Sobre Descarte: A trituração de papéis é uma forma eficiente de descarte de arquivo que pode ser utilizada em folhas tamanho A4 ou superior. Este processo é gratuito e certificado e resulta na obtenção de cerca de 10 a 12 tiras por folha, variáveis em tamanho, que são posteriormente encaminhadas para reciclagem.
Outra maneira de eliminar papéis no descarte de arquivo é pelo processo de fragmentação de documentos, que também pode ser utilizado em plásticos e mídias como CDs e DVDs. A fragmentação obtém apresentação final de resíduos em tiras de 12 mm.
Além destas maneiras, o descarte de arquivo também pode ser feito com segurança por meio da incineração ecológica, serviço exclusivo, que não envolve queima dos papéis, mas sim sua redução a fibras de celulose onde é impossível recuperar qualquer informação, sendo este o método mais indicado para documentos altamente sigilosos. Também é possível fazer a destruição completa de mídias, HDs e fitas magnéticas, existindo técnicas adequadas para a eliminação de cada um destes tipos de arquivo.
https://www.tributa.net/legislacao/guarda-de-documentos
https://www.aparascarvalho.com.br/descarte-arquivo-morto