Sistema de Controle Interno - SCI (2)

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CONCEITO DE CONTROLE EM ADMINISTRAÇÃO
A palavra controle tem muitas conotações e seu significado depende da função
ou área em que é aplicada. Na administração a essência do controle reside na
verificação de se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados
desejados. Quando se fala em resultados desejados, parte-se do princípio de que
estes resultados foram previstos e precisam ser controlados. Assim, o controle
pressupõe a existência de objetivos e de planos, pois não se pode controlar sem
planos que definam o que deve ser feito. O controle verifica se a execução está
de acordo com o que foi planejado. Quanto mais completos, definidos e
coordenados forem os planos e maiores os períodos para os quais foram feitos,
mais complexo será o controle.
Máximas sobre controle: “Não se controla o que não se conhece, e não se
conhece o que não se mede”.
“Sem controle não há gestão, só embromação”.
Existem ainda várias conotações para a palavra controle, a saber:
1- Conferir ou verificar;
2- Regular;
3- Comparar com um padrão;
4- Exercer autoridade sobre alguém (dirigir ou comandar)
5- Frear ou Cercear.
Para um dos precursores da Administração - Henri Fayol - os elementos da
administração, são:
1- Prever: visualizar o futuro e traçar o programa de ação.
2- Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa.
3- Comandar: dirigir e orientar o pessoal.
4- Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos.
5- Controlar: verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas.
Mnemônico = POC3
CONCEITO CLÁSSICO DE CONTROLE INTERNO - NBC TA 265 e NBC
TA 315
O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e
medidas coordenadas, aplicadas em uma empresa, a fim de proteger seus bens,
conferir a exatidão e fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência e
eficácia operacional e estimular a obediência às diretrizes administrativas
estabelecidas. Essa definição é possivelmente mais ampla que o sentido algumas
vezes atribuído ao termo. Ela reconhece que um sistema de controle interno se
estende além daqueles assuntos relacionados diretamente com as funções dos
departamentos de contabilidade e finanças. Esse sistema poderia incluir controle
orçamentário, custo-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises
estatísticas e sua divulgação, um programa de treinamento com o objetivo de
auxiliar o pessoal a conhecer suas responsabilidades, bem como uma equipe de
auditoria interna, destinada a fornecer maior garantia à administração quanto à
adequacidade dos procedimentos programados. Ele abrange, normalmente,
atividades em outras áreas, como, por, exemplo, estudos de tempos e
movimentos, que são trabalhos de engenharia, bem como de controle de
qualidade, através de um sistema de inspeção, o qual é fundamentalmente uma
função de produção.
Importante: Esse sistema de controles internos fornece sempre à segurança
razoável, nunca absoluta.
OBJETIVOS BÁSICOS DO “SCI”
● SALVAGUARDAR OS ATIVOS
● CONFERIR A EXATIDÃO E FIDELIDADE DOS DADOS
CONTÁBEIS
● PROMOVER A EFICIÊNCIA E EFICÁCIA OPERACIONAL
● ESTIMULAR A OBEDIÊNCIA ÀS DIRETRIZES
ADMINISTRATIVAS ESTABELECIDAS.
Os dois primeiros objetivos são CONTÁBEIS, e os dois últimos
ADMINISTRATIVOS.
As normas de auditoria geralmente aceitas, referentes ao trabalho no campo
estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno da empresa
auditada, a fim de determinar a NATUREZA, ÉPOCA E EXTENSÃO dos
procedimentos de auditoria.
Avaliação do Sistema de Controle Interno versus Volume de Testes
Y (Nota)
8 *
7 *
6 *
5 *
4 *
3 *
2 *
1 *
0 *
====1====2====3====4====5====6====7====8====9====10=====X
Volume de Testes
Obs: Quanto maior a nota menos testes você faz. Quanto menor a nota mais
testes você faz.
São exemplos de controles contábeis:
a) sistemas de conferência, aprovação e autorização
b) segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis
não podem custodiar ativos da empresa)
c) controles físicos sobre ativos
d) auditoria interna
São exemplos de controles administrativos:
a) análises estatísticas de lucratividade de produtos
b) controle de qualidade
c) treinamento de pessoal, recrutamento e seleção de pessoal
d) estudos de tempos e movimentos
e) análise de variações entre valores orçados e os incorridos
O objetivo principal do auditor externo ou independente é emitir uma opinião
sobre as demonstrações contábeis auditadas. Logo, o auditor deve somente
avaliar os controles relacionados com essas demonstrações, que são no caso, os
controles contábeis. Evidentemente, se algum controle administrativo tiver
influência nos relatórios da contabilidade, o auditor deve considerar também a
possibilidade de avaliá-lo
São exemplos de controles físicos sobre ativos:
a) local fechado para o Caixa
b) guarda de títulos em cofre
c) fábrica deve ser totalmente cercada e na saída os funcionários ou terceiros
com embrulhos e carros devem ser revistados
Segregação de funções:
A segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não
pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas
funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno.
Princípio da contraposição de interesses ou conflito de interesses.
Os registros contábeis compreendem o razão geral e os registros inicial,
intermediário e final. O acesso a esses registros representa as pessoas que os
preparam ou manuseiam informações que servem de base para sua elaboração,
em circunstâncias que lhe permitam modificar os dados desses registros. Por
exemplo, caso o funcionário tivesse acesso aos ativos e registros contábeis, ele
poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo contabilmente para despesa, o que
levaria a ocultar permanentemente essa transação. Conluio, uma trama entre um
funcionário que tenha a guarda e outro que tenha o registro.
Ativos e Passivos Ocultos ou Fictícios
1- Ativo Fictício é aquele ativo que só existe na contabilidade da empresa. Não
existe fisicamente.
2- Passivo Fictício é aquele passivo que já foi quitado ou não existe mais,
porém, consta na contabilidade da entidade.
1- Ativo Oculto é o contrário de ativo fictício. Ele existe fisicamente, mas não
foi registrado na contabilidade da entidade.
2- Passivo Oculto é o contrário de passivo fictício, ou seja, é o passivo que não
foi registrado na contabilidade da entidade, embora exista.
Reservas Ocultas
É óbvio que as reservas ocultas não são expressas no balanço das empresas. Tais
reservas correspondem a problemas de subavaliações deliberadas de ativos e
superavaliações também deliberadas de passivos, com redução forçada do
patrimônio líquido no balanço. Essa diferença ocorre também em virtude de
muitas vezes a Contabilidade não retratar devidamente o patrimônio das
empresas. Uma das causas do aparecimento de reservas ocultas é a não correção
monetária de certos ativos quando há inflação razoável.
Limitações do sistema de controle interno:
a) conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa
b) funcionários mal instruídos e treinados com relação às normas internas da
empresa
c) funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias
d) risco assumido pela administração da entidade (Consiste no
descumprimento de determinados procedimentos de controle interno,
quando, por julgamento da própria administração, a realização de tais
procedimentos gera para a organização gastos com o consumo de
recursos materiais, humanos,tecnológicos ou financeiros em proporções
maiores que os benefícios alcançados em virtude da adoção desses
procedimentos. Uma empresa locadora de veículo, por exemplo, pode
concluir que, em determinada região onde atua, as despesas com perdas
decorrentes de sinistros e furtos são inferiores aos custos dos prêmios de
seguro pagos às companhias seguradoras. Dessa forma, em decorrência
do baixo risco existente, a locadora de veículos decide assumir o risco,
deixando de celebrar contratos de seguros para os veículos que serão
locados para uso nas condições citadas).
Devido aos pontos relatados, mesmo no caso de a empresa ter um excelente
sistema de controle interno, o auditor externo deve executar procedimentos de
auditoria. Obs: Voltar ao gráfico para explicar.
Deficiências de controle interno - NBC TA 265
Deficiência de controle interno ocorre quando o controle é planejado,
implementado ou operado de tal forma que não consegue prevenir, ou detectar e
corrigir tempestivamente, distorções nas demonstrações contábeis; ou falta um
controle necessário para prevenir, ou detectar e corrigir tempestivamente,
distorções nas demonstrações contábeis. Obs: O controle não é bom ou falta um
controle.
Custos do Controle X Benefícios
O custo do controle interno não deve exceder aos benefícios que dele se espera
obter. Isso quer dizer que os controles mais sofisticados (normalmente mais
onerosos) devem ser estabelecidos para transações de valores relevantes,
enquanto os controles menos rígidos devem ser implantados para as transações
menos importantes. Exemplificando, uma empresa poderia estabelecer os
seguintes procedimentos para a área de compras:
V A L O R PROCEDIMENTO
Até 1 Salário Mínimo Não necessita de licitação
De 2 a 10 Salários Mínimos Licitação por tomada de preços
Acima de 11 Salários Mínimos Licitação c/mínimo de 3 forne
dores.
Lembrar: Um modelo de corrupção para driblar controles. O caso da analogia
com as faixas de navegação.
Classificação e Fases do Controle
Fases do Controle:
a) Quando do Planejamento
b) Quando da Execução
c) Quando da Apuração dos Resultados
Como decorrência dessas três fases do controle, surge uma Classificação quanto
ao Tempo, também dividida em três, a saber:
a) Controle antecedente ou a priori (antes do serviço) - Ex; Manual de
Definição de Responsabilidades.
b) Controle concomitante (durante o serviço) - Ex: Bloqueios no momento
do processamento do sistema.
c) Controle subsequente ou a posteriori ( depois do serviço) - Registro dos
Fatos Contábeis. Relatórios de exceção ou anormalidades.
Com referência à duração do controle importa saber que às vezes ele é contínuo,
alcançando todo o tempo, enquanto que às vezes o controle é exercido em datas
marcadas ou de improviso; daí a seguinte classificação quanto à Duração:
a) Controle Permanente (Execução Constante)
b) Controle Temporário (Execução Variável)
Por último, temos a classificação do controle quanto ao Processo, isto é, quanto
a forma de exercê-lo. Então, quanto ao Processo o controle por ser:
a) Controle Contábil (por meio dos registros contábeis)
b) Controle Extracontábil (por meio não contábeis)
Os Cinco Componentes do Controle Interno
1) Ambiente de Controle;
2) Processo de Avaliação de Riscos da Entidade;
3) Sistema de Informações;
4) Atividades de Controle;
5) Monitoramento de Controles
A Avaliação do Controle Interno Compreende:
a) Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer;
b) Verificar se o sistema de controles detectaria de imediato esses erros ou
irregularidades;
c) Analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existência
de erros ou irregularidades, a fim de determinar a natureza, época, e
extensão dos procedimentos de auditoria;
d) Emitir Relatório-Comentário dando sugestões/recomendações para o
aprimoramento do controle interno da empresa.
JULGAMENTO PELO AUDITOR DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Fatores a serem considerados pelo Auditor para julgamento e determinação se
um controle individualmente ou em combinação com outros é relevante para o
planejamento da auditoria:
a) Materialidade de Auditoria;
b) Riscos envolvidos;
c) Tamanho da entidade;
d) Natureza do negócio;
e) Exigências legais envolvidas;
f) Complexidade e diversidade das operações da entidade.
Conceito de Materialidade no Contexto de Auditoria
Significa o valor ou valores fixados pelo auditor, inferiores ao considerado
relevante para as demonstrações contábeis como um todo, para adequadamente
reduzir a um nível baixo a probabilidade de que as distorções não corrigidas e
não detectadas em conjunto excedam a materialidade para as demonstrações
contábeis como um todo.
Ex: Lucro Líquido = R$ 5 milhões - 1% = R$ 50 mil - Distorção Relevante para
as demonstrações contábeis como um todo.
LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
As informações sobre o sistema de controle interno são obtidas das seguintes
fontes:
a) Leitura de manuais internos de organização e procedimentos;
b) Conversa com funcionários da empresa (entrevistas);
c) Inspeção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos
etc) até o registro no razão geral.
As informações obtidas sobre o controle interno são registradas pelos auditores
da seguinte forma:
a) Memorandos narrativos;
b) Questionários padronizados;
c) Fluxogramas
Normalmente, as empresas de auditoria preparam questionários-padrões de
controle interno para serem preenchidos pelos auditores. Esses questionários
funcionam como um guia, no sentido de evitar que o auditor omita a avaliação
de uma parte importante das operações da empresa e, também, servem para
padronizar a forma de descrição do sistema.
Questionário de Controle Interno - Geral
1) Os relatórios internos preparados e as demonstrações contábeis são:
a) Informativos?
b) Emitidos em tempo hábil?
c) Realmente utilizados e por quem de direito?
2) As rotinas em vigor são eficientes e eficazes?
3) As atribuições e responsabilidades dos funcionários, seções, divisões,
departamento, gerências e/ou filiais estão claramente definidas nos manuais
internos de organização?
4) Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa (venda, compra,
recebimentos, pagamentos, salários, registros contábeis etc) estão também
definidos nos manuais internos de organização?
5) A empresa utiliza um manual de contabilidade (estrutura das contas, quando
cada conta deve ser debitada ou creditada, modelos padronizados das
demonstrações contábeis e relatórios gerenciais internos e as práticas contábeis
utilizadas) a fim de permitir o registro ordenado e consistente de suas
transações?
6) A empresa usa um sistema orçamentário (receitas, despesas, compras de
matérias-primas e bens do imobilizado etc)?
7) Os valores incorridos são comparados com os orçados, sendo analisadas as
variações anormais e/ou justificadas?
8) As transações e os controles estão sujeitos a uma verificação periódica por
parte de um setor de auditoria interna?
9) O sistema de arquivo de papéis e documentos é adequado? Existem “backup”
das mídias digitais?
10) Os seguros são efetuados pelo mais baixo custo?
11) É praxe na empresa efetuar o seguro de fidelidade?
12) As coberturas de seguros são suficientes: a) adequadas; b) superavaliadas; c)
subavaliadas.
13) Existe uma política de crédito definida e está em vigor?
14) As diferenças entre inventários físicos e contábeis são investigadas e
justificadas?
15) A empresa efetua inventários rotativos ou somente no final do período?
Questionário de Controle Interno - Pagamentos Diversos
1) Existe segurança de que somente as compras efetivamente recebidas e de
acordo com seus instrumentos formalizadores são liberadas para
pagamento? Considere:
a) É dada evidência no verso da nota fiscal de que o bem foi recebido
ou de que o serviço foi prestado?
b) Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo é habilitar notas
fiscaispara pagamento?
c) Esse setor, antes de liberar a nota fiscal para pagamento, confere o
documento fiscal (incluindo somas, multiplicações etc) com ordem
de compra ou contrato e inspeciona evidência do recebimento dos
bens ou da prestação dos serviços?
2) Os controles internos asseguram que os documentos sejam pagos na época
devida? Considere:
a) Os vouchers de lançamentos contábeis são emitidos em sequência
numérica?
b) A área financeira controla a sequência numérica dos vouchers?
3) Existem controles adequados na guarda, preparo e assinatura de cheques?
Considere:
a) Os talonários de cheques são mantidos em lugar seguro (cofre, por
exemplo)?
b) Os talonários de cheques são acessíveis apenas às pessoas que os utilizam
no curso normal de suas funções?
c) Os cheques são emitidos somente para os documentos habilitados para
pagamento pelo setor de contas a pagar?
d) Todos os cheques são nominativos?
e) Os cheques são assinados por dois funcionários categorizados?
f) Os documentos comprobatórios dos pagamentos (ordem de compra, nota
fiscal, fatura, evidência do recebimento do bem ou da prestação do
serviço etc) acompanham os cheques quando de sua assinatura?
g) Ambos signatários examinam a documentação comprobatória dos
pagamentos antes de assinarem os cheques?
h) Os signatários cancelam todos os documentos comprobatórios
(rubricando-os, por exemplo) quando da assinatura do cheque, a fim de
evitar sua reapresentação?
4) Os controles internos asseguram que os pagamentos sejam contabilizados em
seu período de competência? Considere:
a) Todo o processo de pagamento é enviado para a contabilidade?
b) A contabilidade exerce controle sobre a sequência numérica dos cheques?
Questionários sobre Outros Assuntos da Empresariais
Outros assuntos poderiam ser incluídos em um questionário de controle interno.
Como exemplo, citamos os seguintes:
a) controles físicos sobre ativos;
b) segregação das funções de registro contábil e acesso aos ativos;
c) segurança na elaboração dos registros contábeis;
d) sistema de conferência de cálculos e conceitos na avaliação (valoração de
ativos e passivos);
e) controles sobre os registros contábeis processados pelo computador.
Nesse caso, o auditor independente poderia utilizar o trabalho de um
especialista em computador, para avaliar o ambiente e os controles
internos do computador, relacionados com a entrada de dados,
processamento dos dados e saída dos dados.
Desfalques temporários e permanentes
Para um funcionário praticar um desfalque, ele tem de ter acesso aos ativos da
empresa. Os desfalques podem ser temporários ou permanentes. O desfalque
temporário ocorre quando um funcionário se apossa de um bem da empresa e
não altera os registros da contabilidade ( transferindo o ativo roubado para
despesa).
O desfalque permanente ocorre quando um funcionário desvia um bem da
empresa e modifica os registros contábeis, de forma que os ativos existentes
concordem com os valores registrados na contabilidade. Para que suceda esse
tipo de desfalque, é necessário que o funcionário tenha acesso aos ativos e aos
registros contábeis. Obs: Total ausência de segregação de funções.