Sistematização da Informação

Prévia do material em texto

Sistematização da Informação- UNIDADE I	Comment by J P: São sistema de gerencia de dados, vão gerar as informações para que possa realizar o trabalho. Os dados não são os fator não são a realidade.
1. O que são dados? 
Os dados configuram-se como sendo um conjunto de evidências acerca de fatos que, isoladamente, fora de um contexto, não produzem significado ao observado e que podem ocorrer sem a participação ou a interação humana. Quando definimos dados se inclui a palavra coleção que remete à ideia de conjunto, o que se entende pela junção de várias evidências que darão origem aos dados. Onde vale destacar que um dado isolado não tem sentido, este precisa ter um propósito.	Comment by J P: É uma evidencia sobre um fato.	Comment by J P: Registrar um acontecimento é os dados que temos sobre o fato. O dado não é o fato.
 Nos últimos anos, iniciou-se, nas secretarias de escolas, faculdades e demais instituições de ensino, a implantação de sistemas informatizados e de gerenciamento com o objetivo de:
 • Diminuir o fluxo de uso de papel;
 • Diminuir a burocracia, passando a trabalhar com arquivos eletrônicos;
 • Promover uma maior agilidade;
 • Garantir um retorno mais rápido para as solicitações feitas;
 • Viabilizar rotinas, dentre outros
2. Conceito de informação – relações com o conhecimento
 A partir do momento em que você manipula, organiza, consolida, atribui um significado ou propósito aos dados estes geram as informações. A informação, a cada dia, vem sendo produzida com uma rapidez e quantidade significativas, assim sendo, saber identificar, usar e sistematizar a informação tornou-se uma necessidade eminente da sociedade e principalmente dos profissionais que lidam diariamente com esse tipo de produto
A informação pode ser definida de diferentes formas, por isso, ela pode ser:
 • Algo que reduz a incerteza em determinada situação;
 • Considerada como um quase sinônimo do termo fato;
 • Definida em termos de seus efeitos no receptor;
 • Um reforço do que já se conhece;
 • Aquilo que é permutado com o mundo exterior e não apenas recebido passivamente; 
 • A liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem;
 • A matéria-prima da qual se extrai o conhecimento.
Algumas características da informação, sejam estas: 
• Requer a definição de unidades de análise; 
• O consenso entre as pessoas responsáveis pelo processamento e o público da informação;
• Envolvimento intelectual humano de forma mais intensa e complexa do que o exigido para a geração de dado
Existem três classes de veículos para a transmissão de informações:
• Sinal: é a forma de signo que enfatiza a necessidade de que será seguido por algum tipo de ação e que requer algum tipo de reação do receptor
• Signo: é um indício físico da presença imediata da coisa ou evento que representa
• Símbolos: são um tipo especial de signo, representa um objeto, ideia ou evento, mas a intenção é causar o mesmo tipo de reação emocional, como se o que representam estivesse presente 
Características diferenciais entre dados, informação e conhecimento.
Aspectos- Estruturação, captura e transferência / Principal requisito para a sua geração / Natureza / Percepção de valor no contexto administrativo / Foco / Abordagens administrativas que os promovem
Dado- Fácil / Observação / Explícita / Baixa / Operação / Execução de transações de negócios e processamento de dados.
Informação- difícil / Interpretação pessoal / Predominantemente explícita / Média / Controle e gerenciamento / Gerenciamento de sistemas de informação
Conhecimento- Extremamente Difícil / Análise e interpretação / Predominantemente tácita / Grande/ Inovação e liderança / Gestão do conhecimento, aprendizagem organizacional.
3. Gestão da informação e do conhecimento
A história do homem e das civilizações está irremediavelmente atrelada aos fenômenos da linguagem, à escrita, à produção de informações e aos conhecimentos. Do gesto à fala; da língua aos códigos; da oralidade à escrita, todos os fenômenos humanos e culturais passam pela capacidade do homem de se expressar por símbolos e sinais, de cuja experiência e correlação nascem os processos de comunicação e de informação
Para se falar em gestão do conhecimento, é imprescindível entender e abordar as respectivas distinções entre dados, informação e conhecimento.
 • Dados são entendidos como valor sem significado e que servem para compor as informações (letras, figuras); são as representações originais e detalhadas de eventos no mundo físico. Para que os dados se tornem úteis na tomada de decisão eles precisam ser tratados, isto é, transformados em informações
 • A informação é o dado trabalhado com significado, sendo este organizado, processado e estruturado; são, portanto, dados trabalhados de modo que sejam úteis. Os profissionais que administram uma instituição, um setor, usam informações, não dados
• Conhecimento é a informação com valor agregado, serve para a tomada de decisões e se constrói a partir da reflexão dos indivíduos é o resultado da reflexão do entendimento dessas informações.
 A gestão da informação segue as seguintes etapas:
• Mapear; 
• Adquirir/capturar/criar; 
• Empacotar;
• Armazenar;
• Aplicar/compartilhar/transferir
• Inovar/evoluir/transformar.
UNIDADE II
Teoria Geral dos Sistemas
O conceito básico de sistemas de informação estabelece que todo sistema é um conjunto de elementos interdependentes em interação, vislumbrando alcançar metas e objetivos comuns.
Evolução da comunicação.
Arte rupestre / papiro / correio / telégrafo / jornal / rádio / telégrafo elétrico / telefone / televisão e internet.
Teoricamente vale destacar que existem dois tipos de sistemas: o aberto (é o que sofre influências do meio e que, com suas ações, influencia o meio) e o fechado (não sofre influências do meio nem o altera com as suas ações internas).
Todo sistema apresenta os seguintes componentes:
• Entrada de dados (input);
• Processamento;
• Saída das informações (output);
• Feedback (retorno/retroalimentação)
Elementos de qualquer sistema.
Dado- Elemento que representa evento ocorrido na empresa ou circunstâncias físicas, antes que tenham sido organizados ou arranjados de maneira que as pessoas possam entendê-los e usá-los. Informação- Dado configurado de forma adequada ao entendimento e à utilização pelo ser humano. Input- Ato e efeito de captura ou coleta de dados, sejam internos ou externos à organização para processamento no sistema. 
Processamento- Conversão, manipulação ou tratamento da matéria-prima que, entrando sob uma forma, assume outra diferente para ser compreensível pelo ser humano. 
Output- Saída e distribuição da informação processada a pessoas, órgãos ou atividades, onde serão usadas para a tomada de decisão. 
Feedback- Saídas que retornam para apropriação pelos membros da organização para auxílio na avaliação ou na correção de input.
Já com relação aos sistemas de informação, o ciclo de vida destes pode ser demonstrado por três fases, sejam estas:
 • Criação: é a fase que o sistema é desenvolvido. As funções e os objetivos propostos são estudados e levantam-se os elementos que irão compor o sistema. Os subsistemas são desenvolvidos, testados e, desde que atendam aos objetivos preestabelecidos, o sistema será implantado; 
• Evolução: o sistema sofre manutenção para que consiga acompanhar as necessidades do meio ambiente que o cerca. Empregam-se novas técnicas, novos módulos, tentando prolongar a vida do sistema; 
• Decadência: em determinado momento, as necessidades do meio ambiente evoluíram tanto e requerem cada vez mais do sistema que este já não suporta mais as alterações necessárias. Os responsáveis pelo sistema devem retardar a chegada a esse ponto e ao mesmo tempo estar atentos para a necessidade de criação de um novo sistema de substituição.
Evolução dos sistemas de informação
Os sistemas de informação são componentes relacionados entre si atuando conjuntamente para coletar, processar e prover informações aos sistemas e/ou aos processos de decisão, coordenando, controlando, analisando e visualizandoprocessos internos às organizações.
Rosini (2014) salienta outros conceitos:
 • Um sistema de informação pode ser definido como os procedimentos, os métodos, a organização, os elementos de software e hardware necessários para inserir e recuperar dados selecionados conforme sejam exigidos para a operação e a gestão de uma organização;
 • O sistema de informação é uma descrição para atividades de processamento de informações em apoio à administração; 
• O sistema de informação é uma função interna de apoio. Sua função primária é dar apoio às outras unidades da organização para que trabalhem de forma mais eficiente e efetiva. A não ser que a área de sistemas de informações também venda serviços de computação para usuários externos, ela não produz um produto final ou um produto com valor externo final. Assim sendo, é de vital importância que a gerência de informações entenda e conheça perfeitamente as necessidades de seus clientes internos e da empresa como um todo; 
• O propósito dos sistemas de informação é atuar como atividade “meio” servindo a decisores, e não como atividade “fim”; seu principal objetivo é que decisores possam extrair e obter o máximo das informações. Aliás, os sistemas de informação estão voltados ao desempenho das atividades nas organizações, suportado pelas tecnologias de informação, as quais objetivam melhorar o desempenho dos decisores fornecendo a informação certa na hora certa.
Evolução dos sistemas de informação baseados em Nolan (1973). 
Fases 
Iniciação- Inserção de computadores na organização. Inicia-se a aprendizagem. O foco está na assimilação e no conhecimento da tecnologia nova. 
Contágio- Efetivação da assimilação da nova tecnologia pela organização.
Controle- Amadurecimento da organização na utilização dos sistemas de informação.
Integração- Integração do sistema com os demais pertencentes à organização, gerando a padronização.
Administração de dados- A atenção está voltada para o tratamento que deve ser dispensado ao “dado”. 
Maturidade- A organização já está informatizada de acordo com suas necessidades, ocorrendo a implantação de sistemas necessários ao seu melhor desempenho.
Classificação dos sistemas de informação
Os sistemas surgiram a partir dos conceitos matemáticos e da linguagem de programação.
Recursos envolvidos nos sistemas de informação
Os sistemas, para existirem, precisam de equipamentos, sistemas, pessoas que os façam funcionar e que promovam tanto sua criação quanto sua evolução. Rosini (2014) coloca que são três elementos, sejam estes:
• Hardware – Equipamentos; 
• Softwares – As aplicações; e 
• Peopleware – Todos os indivíduos envolvidos no processo.
Vale destacar as diversas vantagens oriundas da inserção da informática, das tecnologias dentre as quais destacam-se as seguintes: 
• Disponibilidade de maior capacidade de armazenamento e de processamento dos documentos, por meio da utilização de bases de dados, repositórios, dentre outros; 
• Maior rapidez de atuação no tratamento, na busca e na disseminação das informações;
• Maior eficácia perante a documentação e o usuário; 
• Maior rendimento do sistema em seu funcionamento; 
• Ampliação do número de usuários, posto que ampliasse a interação e a interlocução com os mesmos, por meio de mecanismos que possibilitam a interação virtual com o usuário; 
• Otimiza as atividades de gerenciamento dos serviços e da circulação de materiais;
• Maior controle dos fluxos de circulação de materiais; dentre outros
Os sistemas de informação dependem dos seguintes fatores: 
• Da capacidade de armazenamento dos dados; 
• Da sua importância para a administração; 
• Da qualidade dos elementos, das pessoas, das tecnologias e dos equipamentos.
UNIDADE III
Conceitos, estrutura e funcionamento
O papel do (a) secretário (a) escolar é de fundamental importância para o bom desempenho das rotinas administrativas da escola. Portanto, saber sistematizar a informação é elemento nuclear para o seu fazer cotidiano, visto que o(a) secretário(a) escolar lida diariamente com inúmeros documentos, desde a expedição, o recebimento, o envio ou o arquivamento, conforme necessidade ou sistemática da escola.
Dentre as atividades que precisaram ser desempenhadas por este profissional destacamos as seguintes:
• Viabilizar a organização e o pleno funcionamento da secretaria escolar, embasado nas questões éticas e legais;
• Garantir a guarda, o zelo e o sigilo das informações, dos documentos da escola;
• Elaboração de documentações escolares conforme necessidade;
• Elaboração de levantamentos estatísticos de outra natureza quando necessário ao bom desempenho da escola;
• Atuação enquanto multiplicador de conhecimentos, fomentando a qualificação dos demais profissionais que atuam na secretaria escolar de modo a garantir a qualidade, a legalidade e os demais objetivos institucionais da secretaria escolar, já que o(a) secretário(a) escolar é também um gestor;
• Exercer a função de forma a garantir o desenvolvimento das atividades em consonância com as normas, as leis, os parâmetros e as diretrizes educacionais vigentes.
Legislação e normas
A atual estrutura e o funcionamento da educação no contexto brasileiro são embasadas na aprovação da Lei de Diretrizes e Bases da Educação (Lei no 9.394/96) que se vincula às diretrizes gerais da Constituição Federal de 1988 e às respectivas emendas constitucionais em vigor.
A educação no contexto brasileiro possui uma fundamentação legal que encontra embasamento na Constituição Federal de 1988, na Lei de Diretrizes e Bases da Educação de 1996, no Plano Nacional de Educação e nos Parâmetros e Diretrizes Curriculares Nacionais que expressam e regulamentam o direito/acesso à educação, sendo estes instrumentos essenciais para a garantia e a concretização do direito dos educandos.
A nossa Constituição de 1988 apresenta dez artigos destinados à educação brasileira, do artigo 205 ao artigo 214, especificamente. Nesses artigos, são descritas as informações sobre a estrutura, as características, os elementos assim como demais aspectos relacionados à educação brasileira.
LDB é a maior lei da educação no país, por isso mesmo denominada de a carta magna da educação, visto que está se situa imediatamente abaixo da Constituição Federal, definindo o alinhamento geral da educação brasileira. A Lei no 9.394/96 de 20 de dezembro de 1996, Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB, regulamenta desde os níveis e as modalidades de educação e ensino no Brasil até os recursos e os financiamentos investidos necessários.
A principal medida de política educacional decorrente da LDB é, sem dúvidas, a Lei no 10.172/2001, de 09 de janeiro de 2001, que aprovou o Plano Nacional de Educação – PNE, estabelece diretrizes e metas para os dez anos seguintes, em sintonia com a Declaração Mundial sobre Educação para todos.
Diretrizes Curriculares Nacionais – DCN, normatizadas pelo Conselho Nacional de Educação, que estabelecem a base nacional comum, responsável por orientar a organização, a articulação, o desenvolvimento e a avaliação das propostas pedagógicas de todas as redes de ensino brasileiras, e o Plano de Desenvolvimento da Educação – PDE, também instituído pelo MEC para ampliar qualitativamente a Educação Básica no país (BRASIL, 1996).
Informatização – bases de dados no contexto da educação
A sistematização da informação propicia a efetivação da organização da informação de forma a garantir melhores resultados, de forma a viabilizar o planejamento e organização dos documentos e informações produzidas. Potencializa a geração de fluxos e processos de forma a garantir a rastreabilidade dos documentos gerados.
À medida que a secretaria possui um sistema de informações, está o alimenta gerando uma base de dados que, dependendo da tecnologia aplicada, pode viabilizar a geração de diversos produtos sejam estes:
• Relatórios de matrículas;
• Relatórios de evasão;
• Relatórios com as informações da periodicidade da atualização da escrituração, o que facilita o monitoramento por parte da secretaria e da direçãoescolar quanto a validade destes documentos;
• Informações quanto ao prédio da instituição;
• Informações quanto ao material existente no prédio;
• Informações quanto ao equipamento;
• Informações sobre autorizações e reconhecimentos de curso, dentre tantas
outras.
UNIDADE IV
Administração da educação: concepções e teorias
A educação deve ser compreendida como um processo que engloba a assimilação de informações tendo em vista a geração de conhecimentos bem como a assimilação de conhecimentos sistematizados, onde cabe destacar que a escola é o locus do processo de ensino e aprendizagem.
Alguns aspectos acerca da gestão e da organização escolar que visam à racionalização e à sistematização dos recursos disponíveis na escola, sejam estes:
• Recursos humanos: pessoas que atuam no ambiente escolar nos diversos cargos e atividades;
• Recursos materiais: todo e qualquer objeto, instrumento, mobiliário, equipamento necessário para o bom funcionamento da instituição;
• Recursos financeiros: orçamento necessário para desenvolver e custear as ações, as folhas de pagamento e as demais despesas necessárias para que a escola possa funcionar;
• Recursos intelectuais: o capital humano e a sua expertise para o desenvolvimento e a construção das ações e das demais atividades.
Quem compõe o ambiente escolar, a comumente denominada “comunidade escolar”. Dentre outros profissionais, são eles:	Comment by J P: Estes sujeitos responsáveis pelo desenvolvimento da escola, cada um dentro de sua áreaou expertise.	Comment by J P: O objetivo primordial da comunidade escolar é ser, de fato, uma comunidade de ensino efetivo cujos processos de ensino e aprendizagem ocorram tendo em vista garantir a efetividade da aprendizageme “em acordo com os princípios de contínua renovação do conhecimento, criando-seum ambiente de contínuo desenvolvimento para alunos, professores, funcionários e,é claro, os gestores”	Comment by J P: O PPP - Projeto Político Pedagógico é elaborado de forma coletiva e tem como participantes os membrosda comunidade escolar, tendo em vista construir a identidade institucional da escola.
• Corpo docente;
• Coordenações pedagógicas;
• Direção escolar;
• Secretário(a) escolar;
• Bibliotecários(as);
• Assistentes administrativos;
• Auxiliares de serviços gerais;
• Equipe de vigilância e portaria;
• Demais funcionários;
• Alunos;
• Pais de alunos;
• Comunidade do entorno da escola.
A gestão escolar tem por objetivo a garantia da qualidade dos serviços ofertados à comunidade escolar. O secretário escolar, por sua vez, tem, dentre suas atribuições, contribuir para que seja possível a concretização das metas, dos objetivos e dos demais direcionamentos concernentes ao ambiente escolar. Já que, de acordo com a hierarquia administrativa escolar estabelecida, “o secretário vem logo depois do diretor, o secretário orienta e organiza todo o setor administrativo, assina documentos e responde pela escola em diversos assuntos.
Projeto Político Pedagógico (PPP): procedimentos e rotinas
Observe que, dentro das obrigações das instituições de ensino, existem algumas atividades que são obrigatórias e extremamente necessárias, dentre estas se destacam a elaboração e o cumprimento, a execução de uma proposta pedagógica, tendo em vista a LDB em seu artigo 14 de 1996, inciso I, e a Lei no 9.394 de 1996 que comumente é denominada de Projeto Político Pedagógico – PPP.
Esse projeto tem como elementos norteadores os seguintes aspectos:
• Ser construído a partir da realidade, explicitando seus desafios e problemas;
• Ser elaborado de forma participativa;
• Corresponder a uma articulação e organização plena e ampla de todos os aspectos educacionais;
• Explicitar o compromisso com a formação do cidadão, os meios e as condições para promovê-la;
• Ser continuamente revisado mediante processo contínuo de planejamento; e
• Corresponder a uma ação articulada de todos os envolvidos com a realidade
escolar.
O foco do PPP é a formação e a aprendizagem dos alunos tendo em vista garantir que estes possam se desenvolver a partir de um planejamento adequado e de qualidade condizente com a realidade escolar.
De acordo com o artigo 12 da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional - LDB, alguns aspectos são essenciais para a qualidade deste ambiente, o escolar, sejam estes:
• A elaboração e a execução de sua proposta pedagógica;
• A administração de seu pessoal e seus recursos materiais e financeiros;
• O cumprimento dos 200 dias letivos correspondentes a 800 horas-aula estabelecidas;
• O cumprimento do plano de trabalho de cada docente;
• A recuperação dos alunos de menor rendimento;
• A articulação com as famílias e a comunidade, e a criação de processos de integração da sociedade com a escola;
• A informação aos pais sobre a frequência e o rendimento dos alunos (BRASIL,1996).
O (a) secretário (a) escolar e a sistematização da informação
Algumas das atribuições desse profissional, sejam estas:
• Responsabilizar-se pelo funcionamento da secretaria escolar;
• Zelar pela guarda e pelo sigilo dos documentos escolares;
• Cumprir as determinações da direção escolar;
• Coordenar e fiscalizar o serviço da secretaria escolar, fazendo a distribuição equitativa dos trabalhos entre seus auxiliares e assistentes administrativos;
• Organizar o arquivo escolar;
• Manter em dia a escrituração, o arquivo, a correspondência escolar e o registro de resultados de avaliação de alunos;
• Manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da unidade
escolar, dentre outras atividades correlatas (ABUD, 2012, p. 4).
De acordo com o Manual de Secretária do Estado do Paraná (2006, p. 9), é “através do correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados:
• os direitos de um candidato à matrícula;
• a regularidade da vida escolar;
• o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;
• o acompanhamento pedagógico;
• os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão”.
Algumas das atribuições da secretaria escolar conforme o Manual de Secretária do Estado do Paraná (2006, p. 10):
• Assistir aos órgãos de administração, à direção, à equipe pedagógica, ao corpo docente, aos funcionários do estabelecimento de ensino e à clientela (pais e alunos);
• Proceder à matrícula escolar dos alunos;
• Controlar e guardar livros-registro de classe, livros de ponto e documentos pertinentes às rotinas da escola;
• Manter os registros atualizados dos prontuários dos alunos, dos professores e dos funcionários;
• Manter em dia o arquivo e os registros das fichas de avaliações e das fichas individuais dos alunos, por período letivo, de acordo com o Regimento Escolar;
• Fazer o controle das ocorrências diárias da escola: faltas de funcionários, professores e alunos;
• Representar o estabelecimento de ensino nas relações entre este e a comunidade escolar;
• Expedir e assinar documentos previamente solicitados: declarações, históricos escolares e outros;
• Encaminhar ao órgão competente os documentos de rotina e os outros que forem solicitados;
• Executar a redação e a gestão de correspondência;
• Organizar, preparar e agendar reuniões e assembleias;
• Elaborar atas de reuniões;
• Controlar as chamadas telefônicas recebidas e realizadas;
• Articular a comunicação interna, divulgar as informações pertinentes recebidas;
• Zelar pela guarda e pelo sigilo dos documentos escolares;
• Manter os quadros estatísticos da escola em dia;
• Manter atualizados e organizados os arquivos de legislação e da vida da escola;
• Manter afixado em edital os atos oficiais do estabelecimento de ensino.