TAD - Módulo I - Elaborar, organizar e controlar documentos da organização -Atividade 1 UC02

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SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL
ESCOLA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL SENAC RS
EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
Ana Paula Dias de Carvalho Brum
Curso: Técnico em Administração
Polo: Volta Redonda
TAD - Módulo I - Elaborar, organizar e controlar documentos da organização - UC02.
Atividade 1:
MÉTODO PARA GERENCIAR E CONTROLAR O FLUXO DE DOCUMENTOS.
Planilhas de controle de entrada e saída do expediente da empresa.
 Arquivamento alfabético numérico - arquivamento por nome de cada funcionário e ano e mês.
Tipo de arquivo: Arquivo ativo - mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
 Justificativa: Este método permite otimizar o arquivamento, tanto no sentido da organização com eficácia quanto no tempo necessário gasto pelo colaborador responsável por este controle, caso o mesmo necessite filtrar e extrair dados de um funcionário específico.
Folhas de Pagamento, décimo terceiro salário e férias.
Arquivamento numérico - arquivamento por número de matrícula ou ID de cada colaborador.
Tipo de arquivo: Arquivo inativo - guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
Justificativa: Este tipo de arquivamento permite a criação de subpastas dentro de uma matriz individual de cada colaborador, otimizando o arquivamento, visto 	que dessa maneira é possível inserir infinitas informações no mesmo. Esse sistema se aplica em empresas com grande número e fluxo de funcionários, como empresas multi nacionais, por exemplo, onde o RH trabalha com grande demanda de controle e informações. Esses documentos são importantes para a empresa em caso de direitos trabalhista e servem como “provas” para eventuais processos contra a instituição.
Controle de distribuição de EPI’s e uniformes da empresa. 
Arquivamento Específico ou por assunto e Alfabético - Uma pasta para EPI e outra para uniformes, com subpastas organizadas por ordem alfabética conforme o nome do colaborador.
Tipo de arquivo: Arquivo inativo – pode ser usado por um longo período.
Justificativa: Organiza de maneira eficiente o material facilitando a logística e a dispensação de forma individual.
Pastas dos colaboradores com ficha- registro e documentos pessoais.
Arquivamento alfabético - o elemento principal levado em consideração nesse esquema é o nome. Esse método é um dos mais usados nas empresas por apresentar o benefício de ser muito simples e rápido.
Tipo de arquivo: Inativo – esses documentos têm valor permanente para a empresa e são de menor frequência de uso.
Justificativa: Esse método facilita a procura e a organização dos documentos pelo nome de cada funcionário da empresa, assim podendo ser requisitado de forma rápida e prática.