Control de Procesos Administrativos, Tarea 6

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UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS
ESCUELA DE NEGOCIOS
Licenciatura en Administración de Empresas
TEMA:
Tarea 6
Control de las Actividades Operativas en los Procesos Administrativos
ASIGNATURA: 
CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
FACILITADOR: 
Beronico Rollins, M.A.
Santo Domingo
República Dominicana
02 de Septiembre 2022
INTRODUCCIÓN
Un cuadro de mando es una de las herramientas clave de la empresa para observar el funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa. Dicho de otra forma, sirve para llevar a cabo un seguimiento de los indicadores operacionales claves para la empresa, de tal manera que se pueda llevar un control de los mismos de manera rápida y sencilla.
Este cuadro se caracteriza por tener una visión cortoplacista y por analizar una a una las áreas de la empresa, lo que hace que sea una buena herramienta para ayudar a la toma de decisiones rápidas y urgentes. Gracias a la comparación mes a mes de los datos se pueden tomar decisiones a tiempo, de tal manera que la empresa que lo emplea pasa a ser proactiva y a anticiparse a cualquier tipo de problema que ésta tenga. Si bien es cierto que éste es de menor importancia dentro de una empresa que el cuadro de mando integral, eso no es motivo para que las compañías puedan beneficiarse de lo que puede aportar, por lo que se deberían ver cómo dos métodos complementarios y no como sustitutivos.
En el siguiente trabajo profundizaremos este tema por medio de la selección de una empresa del entorno y conformar un equipo de para desempeñar el rol de control de mando operativo y asignar sus funciones orientadas a evaluar el rendimiento de las operaciones en la empresa seleccionada, así como aplicar un análisis de desviaciones en un presupuesto de ventas de una empresa y describir el proceso que llevado a cabo. Muestra las evidencias.
Objetivos Específicos
· Seleccionar una empresa del entorno y conformar un equipo de para desempeñar el rol de control de mando operativo y asignar sus funciones orientadas a evaluar el rendimiento de las operaciones en la empresa seleccionada.
· Aplicar un análisis de desviaciones en un presupuesto de ventas de una empresa y describir el proceso llevado a cabo. Muestra las evidencias.
CONTENIDO
1. A partir de los conocimientos adquiridos en la unidad, selecciona una empresa de tu entorno y conforma un equipo de trabajo (Que bien pueden ser tus compañeros de trabajo o compañeros de estudio, u otras personas) para desempeñar el rol de control de mando operativo y asigna sus funciones orientadas a evaluar el rendimiento de las operaciones en la empresa seleccionada.
León G, equipos para oficinas es una empresa que vende (como su nombre lo indica), muebles y equipos para oficinas que son importados sin ensamblar pero entregados al cliente final ya ensamblados. Es una pequeña empresa que está compuesta de unos 29 empleados.
	
Área
	
Responsable
	
Procedimiento
	Indicador
Resultado Esperado
	Indicador
Resultado Obtenido
	
Observaciones
	Administrativo
	Samara Martínez
	Mantener el control de todos los ingresos y egresos y mantenerlos ordenados.
	
	
	
	
	
	Desarrollar estrategias que permitan obtener productos de calidad a través de una cotización adecuada que permitan realizar una buena inversión en productos de calidad.
	
	
	
	
	
	Elaborar planes para desarrollar actividades y dirección a cada uno de los involucrados de la empresa.
	
	
	
	
	
	Establecer estrategias, planes, objetivos y metas para la empresa.
	
	
	Las estrategias solo son realizadas por el equipo de ventas por lo que las actividades administrativas solo se limitan a ser realizadas sin ningún control específico.
	
	
	Controlar las actividades contables y financieras
	
	
	La gerente mantiene una relación independiente de contabilidad salvo situaciones extremas en que se necesite intervenir, por lo que esto afecta el rendimiento de la empresa.
	
	
	Conocer las operaciones de la empresa de manera general.
	
	
	
	RRHH
	Marlem Gutierrez
	Realizar el reclutamiento y selección de personal de forma eficiente y pertinente. 
	
	
	
	
	
	Registrar los nuevos empleados y mantener la plataforma de novedades actualizada.
	
	
	
	
	
	Gestionar de forma eficiente los salarios y compensaciones
	
	
	Los empleados no suelen recibir compensaciones extras por su trabajo salvo situaciones legales como bonificaciones, doble sueldo, licencias, etc.
	
	
	Identificar las oportunidades de capacitación de los empleados y crear un plan de capacitación acorde a las mismas.
	
	
	Los empleados que no cumplen con las metas u objetivos son despedidos arbitrariamente y no se les brinda la oportunidad de capacitación para mejorar.
	
	
	Mantener el buen ambiente laboral y fomentar las buenas relaciones entre los empleados.
	
	
	Al no recibir compensaciones que mejoren la calidad de vida de los empleados, estos trabajan inconformes lo que hace que se dificulte las buenas relaciones en la empresa.
	
	
	Procurar la seguridad de los trabajadores promoviendo las buenas prácticas de seguridad y facilitando los equipos necesarios.
	
	
	
	
	
	Procurar la correcta evaluación del personal, capacitando a los que no obtengan buenos resultados y compensando a los que tengan un rendimiento aceptable u óptimo.
	
	
	
	Financiero
	Marlin Santana
	Registro de las facturas tanto de compras como de las ventas de la empresa
	
	
	
	
	
	Elaboración de los estados financieros de la empresa.
	
	
	
	
	
	Elaboración y registro de las declaraciones mensuales de la DGII.
	
	
	
	
	
	Retenciones a empleados y nómina
	
	
	
	
	
	Pagos a proveedores
	
	
	Existe morosidad frecuente en el pago de las obligaciones de la empresa.
	
	
	Realización de presupuesto y control
	
	
	El presupuesto tiene fugas que no permite que se cumpla a cabalidad y se incurren en gatos innecesarios que alteran el equilibrio financiero de la empresa.
	Ventas
	Paola Díaz
	Coordinar y ejecutar la investigación de mercados, la estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, políticas de precios, desarrollo de productos y las actividades de relaciones públicas.
	
	
	
	
	
	Asesorar respecto a la necesidad de publicidad y desarrollar los temas y las presentaciones de publicidad.
	
	
	
	
	
	Implementar herramientas para aumentar la productividad del equipo.
	
	
	
	
	
	Establecer metas medibles y alcanzables pero que reten al personal.
	
	
	
	
	
	Buscar mejorar constantemente la atención al cliente.
	
	
	
	
	
	Diseñar ofertas comerciales.
	
	
	
	Administración de Materiales
	Carla López
	Es el responsable de velar por la calidad del producto y de que se ensamble de manera adecuada.
	
	
	
	
	
	Mantener un control de los materiales a usarse y el orden del inventario.
	
	
	Los inventarios que son realizados arrojan errores de localización y faltas que indican negligencia en el almacenamiento de algunos productos, como por ejemplo cajas delicadas apiladas sin control y regulación.
	
	
	Manejar la logística (entrega) de forma eficiente.
	
	
	
	Sistemas
	Roberto Pons
	Realizar el aseo y mantenimiento del sistema y equipos oportunamente.
	
	
	
	
	
	Manejo del sistema.
	
	
	
	
	
	Administrar de forma segura la base de datos, usuarios, contraseñas, sistemas y demás que son utilizados en la empresa.
	
	
	
	Servicios Generales
	Rosa Cortéz
	Mantener limpia la empresa.
	
	
	
	
	
	Atención con respeto y amabilidad a los clientes tanto internos como externos.
	
	
	
	
	
	Brindar bebidas a los clientes que visitan la empresa siempre que se le solicite.
	
	
	
	
	
	Ordenar servicio de comidas empresariales y servirlas de forma eficaz y con delicadeza.
	
	
	
	Recepción
	Cintia Acevedo
	Manejo de los archivos y base de datos de clientes de forma eficaz pudiendo responder a cualquier solicitud de búsqueda rápidamente.
	
	
	
	
	
	Recibimiento de clientes y mensajería de forma indiscriminada, es decir, con amabilidad y atención de calidad.
	
	
	
	
	
	Encargada del archivo y registro de la documentación de la empresa, llevando registro y archivandode forma correcta.
	
	
	
	
	
	Manejo de central telefónica con eficiencia y rapidez, filtrando y canalizando cada llamada y enviándola a su destino.
	
	
	
	
	
	Manejo de agenda del presidente recordando todas las actividades con tiempo previo y añorando todas las informaciones importantes.
	
	
	
	Staff
	Paúl Montero (Auditora)
	Crítico, creativo y propositivo, con una formación ética e intelectual que se fundamenta en técnicas contables, financieras, tributarias y de auditoría, aplicando principios, políticas, normas y legalidad vigente.
	
	
	
	
	Carlos Blanco (Abogada)
	Revisar, redactar y negociar todos los contratos comerciales de la empresa. Además de tramitar algún tipo de licencia que la empresa necesite para operar.
	
	
	
	Leyenda
Realizado
Deficiente
No realizado
2. Con los conocimientos adquiridos en la unidad, aplica un análisis de desviaciones en un presupuesto de ventas de una empresa. Describe el proceso que llevarás a cabo. Muestra las evidencias.
	Concepto
	2021
	Unidades
	400.00
	Precio de Venta
	3,025.00
	Total
	1,210,000.00
Presupuesto de ventas
2021
Proyectado
	Concepto
	2021
	Unidades
	320.00
	Precio de Venta
	3,025.00
	Total
	968,000.00
Real 
En este caso las desviaciones fueron calculadas mediante la diferencia entre las ventas proyectadas según lo presupuestado y las ventas reales para el año 2021 lo que indica una desviación de 242,000.00 que representa un 20 % menor de las ventas esperadas.
CONCLUSIÓN
Es muy importante para cualquier empresa o negocio conocer lo que sucede en tiempo real. Disponer de esta visión global y real facilita la toma de decisiones, permitiendo a la empresa adelantarse a la competencia, actuar de forma ágil ante incidencias, detectar las tendencias del mercado y orientarse hacia el cliente. 
Utilizar un cuadro de mando para monitorizar todos los parámetros de la empresa y disponer de una imagen real de lo que ocurre dentro y fuera de la misma es la herramienta ideal para directivos y gerentes. Con el cuadro de mando se conocerá cuál es la salud de la empresa y su evolución desde un punto de vista general. 
Las empresas deben utilizar un cuadro de mando integrado ya que permite diseñar estrategias para conseguir unos objetivos relacionados entre sí, cuantificables a través de unos indicadores y relacionados con acciones empresariales que involucran a toda la organización. 
Con el uso de un cuadro de mando la empresa dispone de información real de la situación de la empresa lo que le otorga una mayor capacidad de reacción ante desviaciones u otro tipo de problemas. El cuadro de mando marcará desviaciones de los objetivos a nivel global. Una vez detectadas, habrá que profundizar para encontrar las causas de dicha desviación. 
Un cuadro de mando ofrece una visión global y detallada de la marcha del negocio, recogiendo distintos aspectos que son fundamentales para el buen desarrollo de la empresa, no solo centrándose en variables financieras. Esta visión global está basada en datos en tiempo real por lo que muestra una situación fidedigna de la empresa en ese momento. 
BIBLIOGRAFÍA
LEON G. (s,f). LEON G. Equipos para Oficinas. Recuperado el 03 de Septiembre de 2022 de https://leongmuebles.com.do/index.php/conocenos/
Ambit. (2020 ¿Qué es y para qué sirve un cuadro de mando?: Recuperado el 03 de Septiembre del 2022 de https://www.ambit-bst.com/blog/qu%C3%A9-es-y-para-qu%C3%A9-sirve-un-cuadro-de-mando
Gráfico de Desviaciones
Ventas	Ventas Proyectadas	Ventas Reales	1210000	968000	
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