Descreva como será fisicamente o setor de documentos da empresa: espaço físico, equipamento, sistemas de arquivo, aclimatização, etc?

Localização é a área que contém toda a informação e localização do documento, é muito importante estar limpa e organizada pois será onde estará guardado todos os documentos.  Ser acessível e com capacidade para expansão  

O espaço físico deve ser limpo, arejado e bem   estruturado pois guardam   documentos importantes.  

A estrutura física do setor deve ser um local bem arejado, limpo e bem estruturado pois são guardados documentos importantes.

Iluminação ampla

Higienização:  limpo e bem cuidado

Disposição:  Arranjo físico adequado.  

Segurança: protegido contra roubo e incêndio.

Materiais necessários para arquivamento e manutenção de arquivos são os mobiliários, acessórios, levantamentos de dados, análise de dados coletados.  Planejamento, é muito importante pois ele determina a metodologia de arquivamento bem   como gerencia o capital intelectual da instituição visando a geração de tutoria aos futuros profissionais e a padronização da ação.

O organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma organização.  Mostra a hierarquia da organização como os departamentos, coordenadores, supervisores e diretores. O objetivo do organograma é mostrar a relação entre subordinados e superiores.  Facilitar a analise organizacional, traçar planejamentos e organizações práticas do departamentos e setores.

Equipamentos: Os equipamentos devem ser bem limpos e bem guardados.  

Arquivos: Fundamental que analise todos os arquivos, eles devem estar conservados e organizados para que possa ser realizado um levantamento de dados.   

A climatização: Os materiais devem   es estar guardados em instalações com critério mínimo de segurança documental com uma temperatura de 22º C.