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Há empresas que têm enorme dificuldade no momento do fechamento de projetos, pois, conforme vão terminando as atividades, a equipe vai se desmobili...

Há empresas que têm enorme dificuldade no momento do fechamento de projetos, pois, conforme vão terminando as atividades, a equipe vai se desmobilizando e esquece que essa é uma parte fundamental do processo de gestão. Essa desmobilização ocasiona a perda de informações importantes para ações futuras. A empresa BlackFire, localizada em Porto Alegre (RS), que atua no ramo de tecnologia para empresas alimentícias, tem enfrentado esse problema. Na busca de melhorar essa fase dos projetos, os sócios contrataram você como consultor para auxiliar no processo de fechamento e para que indique possíveis melhorias. Sendo assim, responda: a) Qual metodologia você utilizaria para que as informações não acabem se perdendo? b) Que possíveis medidas você sugeriria para que o processo de fechamento de projeto agregue valor à empresa?

Respostas

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a) Para evitar a perda de informações importantes no fechamento de projetos, uma metodologia que pode ser utilizada é a criação de um documento de encerramento de projeto, que deve conter todas as informações relevantes do projeto, como objetivos, resultados alcançados, lições aprendidas, problemas enfrentados e soluções encontradas. Esse documento deve ser elaborado pela equipe do projeto e revisado pelo gerente de projetos, garantindo que todas as informações importantes sejam registradas. b) Algumas medidas que podem ser sugeridas para que o processo de fechamento de projeto agregue valor à empresa são: - Realizar uma reunião de encerramento de projeto com a equipe e os stakeholders, para apresentar os resultados alcançados e discutir as lições aprendidas; - Utilizar as informações registradas no documento de encerramento de projeto para melhorar processos e procedimentos futuros; - Realizar uma avaliação do projeto, identificando pontos fortes e fracos, para que possam ser aprimorados em projetos futuros; - Compartilhar as informações do projeto com outras equipes da empresa, para que possam aprender com as experiências e evitar erros semelhantes em projetos futuros.

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