Couto (1996) analisa alguns fatores que influenciam e podem determinar um layout do espaço para o evento. Para evitar imprevistos com o espaço no dia do evento, é importante que durante o processo de planejamento, o organizador visite o espaço e tenha acesso a informações que o ajudarão a projetar o ambiente de forma que ele seja funcional, econômico, seguro, higiênico e com boa aparência.