RESUMO: “MODELOS DE TOMADA DE DECISÃO E SUA RELAÇÃO COM A INFORMAÇÃO ORGÂNICA” O uso de modelos no processo decisório organizacional oferece diversas vantagens: simplifica a visualização geral das variáveis e suas amplitudes sem alterar a essência, auxilia na identificação e compreensão de possíveis relações entre os elementos, serve como base para estabelecer e aprimorar parâmetros. Em outras palavras, tal uso, com sua crescente e indiscutível relevância para a sociedade contemporânea, permite aos gestores compreender a estrutura organizacional e as relações complexas envolvidas neste âmbito. Entende-se que existem modelos mais ou menos pertinentes a uma determinada situação; a seguir, destaca-se o racional, o processual, o anárquico e o político. O modelo racional é o mais sistematizado e estruturado entre todos, pois pressupõe regras e procedimentos pré-definidos, que devem ser seguidos no intuito de atingir os resultados desejáveis. Predomina em estruturas organizacionais altamente burocráticas, onde as diretrizes da organização são definidas através de regras formais, isto é, sua ação é procedimental e intencionalmente racional. Trata-se de um método sistematizado com etapas bem definidas, o que garante não só um fácil entendimento, mas também uma ampla aplicação. O processo decisório racional organiza-se da seguinte forma: i) [Detecção do problema] Coleta de informações para que se identifique disfunções organizacionais que comprometem a consecução das metas da empresa. ii) [Início do fluxo do processo decisório] Análise criteriosa dos dados para estabelecimento de correlações entre as informações levantadas e as variáveis presentes no ambiente, de forma a atribuir sua relevância na solução do problema; após esta etapa, é feita a identificação de possíveis alternativas, seguida da escolha pela considerada “melhor” segundo um mecanismo pré-definido que lhe assegure legitimidade. iii) [Monitoramento da decisão] Análise e acompanhamento dos resultados obtidos (positivos e negativos) da escolha implantada. Há consenso na literatura quanto ao entendimento de que tomar uma decisão totalmente racional não é possível, pois o responsável por esta ação não tem condições de possuir conhecimento sobre todas as variáveis influenciadoras do processo; assim, aplica-se o conceito de “racionalidade limitada”, que consiste em simplificar o problema e assimilar apenas o que julga importante, ou seja, dar enfoque e supervalorizar os aspectos mais relevantes ou mais visíveis. O modelo processual concentra-se nas fases, nas atividades e na dinâmica dos comportamentos decisórios. É aplicado em casos em que os objetivos são claros, mas as técnicas para atingi-los são incertos, o que gera um processo marcado por muitas interrupções e repetições. Este modelo apresenta semelhanças com relação ao modelo racional: o que os difere é a condição de flexibilidade – o processual permite que os gestores realizem ajustes quando necessário. Este possui um grande número de elementos: três fases decisórias principais, três rotinas de apoio às decisões e seis grupos de fatores dinâmicos – todos detalhados abaixo. i) [Fases decisórias] Identificação (reconhecimento da necessidade de tomada de decisão e compreensão das questões implicadas), Desenvolvimento (busca e rotina de criação de soluções), Seleção (avaliação das alternativas e escolha de uma delas). ii) [Rotinas de apoio] Controle (planejamento e determinação dos limites do espaço de decisão), Comunicação (reunião e distribuição da informação), Política (importância estratégica, assume a forma de barganha, persuasão ou cooptação). iii) [Grupos de fatores dinâmicos] Interrupções (intervenções), adiantamento de prazos, feedback (relatório de resultados das ações), ciclos de compreensão, ciclos de fracasso (quando não foi possível chegar a uma decisão). O modelo anárquico é caracterizado por objetivos e procedimentos ambíguos – os problemas e soluções não apresentam coerência em relação às situações vivenciadas, é um modelo regido pelo acaso, o que gera falta de entendimento e insegurança em seus colaboradores. As decisões são tomadas de três maneiras: resolução (tomada de decisão após analisar o problema por determinado tempo), inadvertência (escolha adotada de forma rápida e incidentalmente) e fuga (abandono do processo de decisão, não há resolução do problema). O modelo político tem a presença de atores que ocupam diferentes posições e exercem diferentes graus de influência, de modo que as decisões não resultam em uma escolha racional, mas sim do poder que cada indivíduo possui no âmbito organizacional. Este modelo é foco de disputas internas, pois, com frequência, os objetivos pessoais ultrapassam os organizacionais; o que se sobressai são as preferências individuais de quem tem o poder de decisão. As ações decorrentes se constituem no resultado de uma constante negociação entre os indivíduos, cujo processo é possível porque estes ocupam posições que lhe atribuem algum tipo de influência. O conceito de “informação orgânica” pode ser descrito como uma informação produzida internamente a uma determinada organização, isto é, gerada em decorrência do cumprimento das funções organizacionais pelos próprios colaboradores. Assim, trata-se de um recurso importante para os processos organizacionais, inclusive o decisório – é insumo para que os gestores desempenhem suas atividades e tomem suas decisões com maior segurança. Seja na forma de diretivas, orçamentos, normas, relatórios, balanços financeiros ou contratos, considera-se um recurso informacional estratégico (acessível somente pela própria empresa) presente em todos os níveis organizacionais. É possível estabelecer uma relação entre informação orgânica e os quatro modelos explicados anteriormente. Quanto ao modelo racional, todas as fases exigem informações que podem ser obtidas internamente em diferentes setores da organização. No modelo processual, por sua vez, a busca da informação acontece de forma mais intensa, pois esta expande com o tempo e se repete em muitos ciclos – a maleabilidade do modelo permite novas coletas de dados a fim de possibilitar a formulação de melhores alternativas; pode-se afirmar que tal modelo privilegia o uso da informação orgânica. No modelo anárquico não há uma busca sistematizada por informações, entretanto, esta ocorre de maneira inconsciente por parte dos decisores. Quanto ao modelo político, a coleta de informações é seletiva e orientada, isto é, seu uso é controlado e dirigido de forma que as que contrariarem as expectativas são ignoradas ou reinterpretadas; observa-se que os dados mais utilizados são de cunho estratégico e há uma preocupação em satisfazer todas as partes envolvidas no processo decisório. Assim, conclui-se que todos os modelos de tomada de decisão propostos dependem de informações e, por tal razão, apresentam algum tipo de similaridade – todos utilizam este recurso para identificar os pontos fortes da organização, diminuir os riscos e reconhecer oportunidades no momento da decisão. Contudo, nota-se que nenhum modelo apresenta a informação orgânica como recurso principal do processo decisório. Neste contexto, os autores propõem um “modelo orgânico de tomada de decisão” que utiliza este recurso como insumo básico para sua aplicação. Tal modelo divide-se em três fases, descritas a seguir e sintetizadas na figura abaixo. i) [1ª fase] Tem por finalidade identificar os fluxos informacionais e documentais da organização, além dos produtores de informação orgânica; devido à atualização da dinâmica organizacional, essa fase deve ser realizada periodicamente. ii) [2ª fase] Visa a disseminação, o acesso e o uso das informações orgânicas; consiste no processo de sistematização dos dados para possibilitar fácil acesso e uso seguro deles por parte dos gestores no momento da tomada de decisão. iii) [3ª fase] Envolve a conservação das informações objetivando contribuir para a formação da memória organizacional.