Como cada uma das gerações se afirma em cima daquilo que a precedeu, as vantagens e alguns dos instrumentos de cada uma das primeiras três gerações...

Como cada uma das gerações se afirma em cima daquilo que a precedeu, as vantagens e alguns dos instrumentos de cada uma das primeiras três gerações fornecem o material fundamental para a quarta. Mas existe uma necessidade suplementar de uma nova dimensão, para o paradigma e a realização que nos permitirão passar para o Quadrante II, tornar-nos centrados nos princípios e administrar nossa própria vida conforme o que é verdadeiramente mais importante. A FERRAMENTA DO QUADRANTE II O objetivo da administração Quadrante II é conduzir a vida com eficácia — a partir de um centro em princípios sólidos e de um conhecimento da missão pessoal, com foco no importante, bem como no urgente, dentro de um quadro de manutenção do equilíbrio entre o aumento da produtividade e o aumento da nossa capacidade de produção. Este é um objetivo reconhecidamente ambicioso para as pessoas presas ao peso das coisas leves dos Quadrantes III e IV. Mas batalhar para conseguir isso causa um impacto fenomenal na eficácia pessoal. Um gerente Quadrante II deve observar seis critérios importantes. Coerência | A coerência indica que existe harmonia, unidade e integridade entre a visão e a missão, entre papéis e metas, entre prioridades e planos, entre desejos e disciplina. No planejamento, deve haver espaço para a sua missão pessoal, de modo que você possa constantemente voltar a ela. Também há necessidade de deixar espaço para seus papéis, e para as metas de curto e longo prazos. Equilíbrio | Seu instrumento deve ajudá-lo a manter o equilíbrio em sua vida, identificar os diversos papéis e mantê-los bem à sua frente, de modo que você não negligencie áreas importantes como saúde, família, aprimoramento profissional e desenvolvimento pessoal. Muita gente parece pensar que o sucesso em uma área pode compensar o fracasso em outras áreas da vida. Mas pode mesmo? Talvez, por um período limitado, em algumas áreas. Mas o sucesso profissional pode compensar um casamento arruinado, a saúde abalada ou a fraqueza de caráter? A verdadeira eficácia exige equilíbrio, e você precisa dos instrumentos para criar e manter este equilíbrio. Foco do Quadrante II | Você precisa de um instrumento que o encoraje, que o motive, que realmente o ajude a dedicar o tempo necessário ao Quadrante II, de forma que lide com a prevenção, em vez de dar prioridade às crises. Em minha opinião, a melhor maneira de fazer isso é organizar sua vida em uma base semanal. Você pode continuar a fazer adaptações e ter prioridades diárias, mas a energia fundamental vai para a organização da semana. A organização com base na semana possibilita um equilíbrio maior e um contexto mais amplo do que o planejamento diário. Parece haver um consenso cultural implícito de que a semana é uma unidade de tempo única, completa. O mundo dos negócios, da educação e muitas outras facetas da sociedade operam dentro do quadro dado pela semana, determinando certos dias para o trabalho e outros para o relaxamento e inspiração. A ética judaico-cristã básica guarda o Sabbath, um dia a cada sete, para propósitos enaltecedores. A maioria das pessoas pensa em termos de semanas. Mas a maior parte dos instrumentos de planejamento de terceira geração se concentra no planejamento diário. Apesar deles ajudarem a priorizar as atividades, basicamente apenas auxiliam a organizar as crises e as tarefas urgentes. O segredo não é priorizar a agenda, mas sim agendar as prioridades. E isso pode ser feito melhor no contexto da semana. Uma dimensão “humana” | Você também precisa de um instrumento que lide com as pessoas, não apenas de planos. Apesar de se poder pensar em termos de eficiência ao lidar com o tempo, uma pessoa centrada em princípios pensa em termos de eficiência ao lidar com gente. Há momentos nos quais a vida centrada em princípios, no Quadrante II, exige que se subordinem os planos às pessoas. Seu instrumento precisa refletir este valor, facilitando sua aplicação, em vez de gerar sentimentos de culpa quando o plano não está sendo cumprido. Flexibilidade | O instrumento de planejamento deve ser seu escravo, nunca seu senhor. Uma vez que ele deve trabalhar em seu benefício, precisa ser talhado conforme seu estilo, suas necessidades e seu modo específico de agir. Portátil | Seu instrumento também deve ser portátil, de forma que você possa carregá-lo a maior parte do tempo. Você pode querer revisar a sua missão pessoal quando estiver no ônibus. Ou desejar analisar o potencial de uma nova oportunidade, em comparação com algo anteriormente planejado. Seu instrumento for portátil, você o terá a seu lado, e as informações importantes estarão ao seu alcance. Uma vez que o Quadrante II é a base do gerenciamento pessoal eficaz, você precisa de um instrumento que o leve ao Quadrante II. Meu trabalho com o conceito de quarta geração levou à criação de um instrumento especificamente elaborado com os critérios relacionados acima. Mas a maioria dos instrumentos de terceira geração pode ser facilmente adaptada. Desde que os princípios sejam válidos, as práticas e aplicações específicas podem variar de um indivíduo para outro. TORNANDO-SE UM GERENTE PESSOAL DO QUADRANTE II Apesar de minha intenção aqui ser ensinar princípios de eficácia, não sua prática, acredito que você possa compreender melhor os princípios e a força da quarta geração se fizer a experiência concreta de organizar uma semana centrado nos princípios, com base no Quadrante II. A organização Quadrante II envolve quatro atividades-chave. Identificando papéis | A primeira tarefa é anotar seus papéis principais. Se você ainda não pensou seriamente nos papéis que desempenha na vida, pode anotar aquilo que vier à cabeça. Você tem um papel como indivíduo. Você pode querer relacionar um ou mais papéis como membro da família — marido ou esposa, pai ou mãe, filho ou filha, ou membro da família ampliada de avós, tios e primos. Precisará anotar seus papéis no trabalho, indicando as diferentes áreas nas quais deseja investir tempo e energia de maneira sistemática. Você pode desempenhar papéis na sua Igreja ou nas atividades da comunidade. Você não precisa se preocupar em definir os papéis que desempenhará pelo resto da vida — considere apenas a semana, e marque as áreas em que você se vê gastando mais tempo, nos próximos sete dias. Eis aqui dois exemplos do modo como as pessoas podem ver seus diversos papéis: 1. Indivíduo 1. Desenvolvimento Pessoal 2. Marido/Pai 2. Esposa 3. Gerente de Novos Produtos 3. Mãe 4. Gerente de Pesquisa 4. Corretora de Imóveis 5. Gerente de Depto. Pessoal 5. Professora — Escola Dominical 6. Gerente Administrativo 6. Diretora da Sinfônica 7. Diretor da United Way Estabelecendo metas | O passo seguinte é pensar em dois ou três resultados que você pretende conseguir em cada um dos papéis, nos próximos sete dias. Eles devem ser registrados como metas. (Ver esquema na página seguinte.) Pelo menos algumas dessas metas devem refletir atividades do Quadrante II. Essas metas de curto prazo, de preferência, precisam estar vinculadas às de longo prazo que você identificou ao elaborar sua missão pessoal. Mas, mesmo que você não tenha escrito sua missão, pode sentir, intuir o que é importante no momento em que medita sobre cada um dos papéis, e sobre as duas ou três metas para cada papel. Planejando | Agora, você pode olhar para a semana que tem pela frente, com as metas em mente e o tempo reservado para atingi-las. Por exemplo, se sua meta é elaborar a primeira versão da sua missão pessoal, você pode querer reservar um período de duas horas para trabalhar nisso. Domingo (ou qualquer outro dia da semana que seja especial para você, de acordo com sua fé ou suas condições) é frequentemente o momento ideal para planejar as atividades pessoalmente mais gratificantes, o que inclui a organização da semana. É um bom momento para relaxar, buscar inspiração, olhar para a sua vida no contexto dos princípios e valores. Se você estabelecer a meta de melhorar sua forma física por meio de exercícios, talvez seja bom reservar uma hora durante três ou quatro dias da semana, ou quem sabe todos os dias, para atingir esse objetivo. Existem algumas metas que você só conseguirá realizar durante as horas de trabalho, outras que dependerão da presença dos filhos em casa, no sábado. você consegue começar a ver algumas das vantagens de organizar a semana, em vez do dia? Tendo identificado seus papéis e estabelecido as metas, você pode registrar cada uma a um dia específico da semana, seja na condição de item prioritário ou, melhor ainda, como tarefa específica. Você pode também checar sua agenda mensal ou anual, para verificar os compromissos que assumiu anteriormente, e avaliar sua importância no contexto das suas metas