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Por serem considerados bens culturais, os documentos arquivísticos de uma instituição servem como testemunho do presente, fonte de estudo e entendimento do passado. Daí a necessidade de ocorrer uma gestão documental para que cumpram seus objetivos, tanto na instituição quanto fora.
Acerca da gestão documental, assinale a alternativa CORRETA:
A A organização dos arquivos deve levar em conta principalmente os aspectos de redução de custos, em que sua manutenção deve ser o mais econômica possível.
B A gestão documental permitirá a avaliação, a correta organização e a guarda dentro de um espaço adequado, regulado por legislações e normas específicas, para facilitar o acesso às informações contidas nesses documentos.
C A gestão documental deve se atentar principalmente sobre os aspectos de custos, guarda e descarte, regulada por legislações e normas específicas.
D A organização dos documentos deve priorizar a centralização e a digitalização das informações, minimizando custos e espaços físicos da instituição.

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Ed

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Vamos analisar cada uma das alternativas para identificar a correta sobre a gestão documental: A) A organização dos arquivos deve levar em conta principalmente os aspectos de redução de custos, em que sua manutenção deve ser o mais econômica possível. - Embora a redução de custos seja importante, não é o principal foco da gestão documental. B) A gestão documental permitirá a avaliação, a correta organização e a guarda dentro de um espaço adequado, regulado por legislações e normas específicas, para facilitar o acesso às informações contidas nesses documentos. - Esta alternativa aborda a avaliação, organização e guarda de documentos, além de mencionar a importância de legislações e normas, o que é fundamental na gestão documental. C) A gestão documental deve se atentar principalmente sobre os aspectos de custos, guarda e descarte, regulada por legislações e normas específicas. - Embora mencione aspectos importantes, o foco em custos não é o principal na gestão documental. D) A organização dos documentos deve priorizar a centralização e a digitalização das informações, minimizando custos e espaços físicos da instituição. - A centralização e digitalização são relevantes, mas a minimização de custos não deve ser o único foco. A alternativa que melhor reflete os objetivos da gestão documental, considerando a avaliação, organização e a necessidade de seguir legislações e normas, é: B.

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A organização dos documentos agiliza o seu funcionamento cotidiano e proporciona o resgate da história institucional e social, bem como a preservação do patrimônio local. Além disso, no que tange aos fundamentos da organização de patrimônios arquivísticos, devem-se seguir critérios para ordenar o acervo. Com base no enunciado, analise as sentenças a seguir:
Assinale a alternativa CORRETA:
I- Deve-se estabelecer o critério de fundos, séries, subséries e grupos documentais.
II- Deve-se aplicar sempre a tabela de temporalidade documental, enquanto o código de classificação dos documentos é facultativo.
III- Deve-se armazenar os dossiês em pastas ou caixas-arquivo, devidamente identificados com a ordem preestabelecida (alfabético, cronológico, geográfico etc.).
A Somente a sentença III está correta.
B As sentenças I e II estão corretas.
C As sentenças I e III estão corretas.
D Somente a sentença I está correta.

O arranjo documental deve corresponder à estrutura e às funções desempenhadas pela instituição que o produziu, preservando a organicidade documental, princípio fundamental na Arquivologia e que facilita a elaboração de uma política de arranjo para o arquivo. Para tanto, são realizadas previamente duas operações imprescindíveis.
Assinale a alternativa CORRETA que apresenta a denominação dessas operações:
A Operação estrutural e operação física.
B Operação intelectual e operação de guarda.
C Operação intelectual e operação de organicidade.
D Operação intelectual e operação física.

Além do arranjo, outra forma de organização de documentos arquivísticos está relacionada à etapa de descrição, sendo um processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que podem ser produzidos (guias, inventários e catálogos). Acerca do enunciado, analise as sentenças a seguir:
Assinale a alternativa CORRETA:
I- Tanto o arranjo quanto a descrição são procedimentos arquivísticos aplicados em arquivos permanentes, porque são preservados pelo valor de temporalidade.
II- O arranjo e a descrição de arquivos são processos inseparáveis, que muitas vezes se confundem, visto que a descrição documental só poderá ser realizada a partir da organização do acervo arquivístico.
III- A descrição é feita nas unidades descritivas fixadas pelo arranjo documental, o que comprova a estreita interrelação entre o arranjo e a descrição.
A Somente a sentença III está correta.
B As sentenças II e III estão corretas.
C As sentenças I e II estão corretas.
D Somente a sentença I está correta.

Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificação ou organização mínima. Os instrumentos de pesquisa possuem como função principal disponibilizar documentos para a consulta. Nesse sentido, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
( ) O guia é um tipo de instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Deve ser, idealmente, elaborado com linguagem clara e acessível, uma vez que ele não se restringe somente aos pesquisadores e acadêmicos.
( ) O catálogo é um instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.
( ) O inventário é um instrumento de pesquisa que contém nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos, acompanhados das referências para sua localização.
( ) O índice é um instrumento de pesquisa que detém representações de conjuntos documentais ou parcelas do fundo (séries) com descrições sumárias ou analíticas, permitindo um prévio conhecimento do conteúdo dos documentos contemplados na classe.
A F - V - F - V.
B V - F - F - F.
C F - F - V - V.
D V - V - F - F.

Todos os profissionais que trabalham em arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam, seja para efetivamente executá-la ou para escolher os técnicos capazes de fazê-lo, orientando seu trabalho. Diante disso, analise as sentenças a seguir:
Assinale a alternativa CORRETA:
I- Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle de infestações, higienização do ambiente e dos documentos, melhorando as condições do acervo.
II- Pequenos reparos e acondicionamentos simples devem ser realizados apenas pelos especialistas.
III- Em geral, os limites devem ser obedecidos, pois há documentos que, por mais que necessitem de limpeza, não podem ser manipulados durante um procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito mais nocivo a sua integridade, que é o item mais importante a preservar do que a eliminação da sujidade.
A Somente a sentença II está correta.
B Somente a sentença III está correta.
C As sentenças I e III estão corretas.
D As sentenças II e III estão corretas.

Um dos padrões mais conhecidos e utilizados mundialmente e relacionados à descrição arquivística é a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G), que estabelece diretrizes para a descrição de documentos e que está organizada em sete áreas de informação descritiva.
Assinale a alternativa CORRETA que apresenta as sete áreas de informação da ISAD-G:
A) Área de localização; área de unicidade; área de conteúdo e estrutura; área de condições de disseminação; área de autores ou entidades; área de notas; área de controle da descrição.
B) Área de identificação; área de forma e legibilidade; área de conteúdo; área de condições de disseminação; área de fontes relacionadas; área de autores ou entidades; área de padronização.
C) Área de identificação; área de contextualização; área de conteúdo e estrutura; área de condições de acesso e de uso; área de fontes relacionadas; área de notas; área de controle da descrição.
D) Área de identificação; área de série; área de conteúdo e legibilidade; área de condições de disseminação; área de fontes intrínsecas; área de autores ou entidades; área de padronização.

Desde o início dos anos 2000 temos visto melhorias em ferramentas e sistemas tecnológicos de arquivos, bibliotecas e museus. Essas melhorias são dadas pela adoção de padrões e normas universais para tratamento da informação. Assinale a alternativa CORRETA que apresenta a denominação do padrão utilizado nos documentos brasileiros: A ) Norma Brasileira de Difusão Arquivística (NOBRADE). B ) Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). C ) Norma Brasileira de Diretrizes Arquivísticas (NOBRADE). D ) Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE).

A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G) padroniza a descrição documental em fundos como um todo e em suas partes. Nesse cenário, existe um conjunto de regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relação hierárquica entre as descrições. Diante disso, associe os itens, utilizando o código a seguir:
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
I- Descrição do geral ao particular.
II- Informação relevante para o nível de descrição.
III- Relação entre descrições.
A I - III - II.
B III - II - I.
C II - I - III.
D I - II - III.

Grande parte dos documentos de arquivos é formada por papel, material que sofre degradação ao longo do tempo, devido a manuseio, temperatura, formas de acondicionamento, entre vários outros fatores, tornando necessárias medidas de prevenção para reduzir a ação de desgaste. Entretanto, existem diferenças entre os processos de conservar e de preservar os documentos de um arquivo.
Acerca do exposto, associe os itens, utilizando o código a seguir:
I- Conservação.
II- Preservação.
III- Degradação.
A II - III - I.
B III - II - I.
C II - I - III.
D I - III - II.