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A respeito de protocolo, julgue o item a seguir. Protocolo e arquivo corrente realizam atividades diferentes, mas devem funcionar de forma integrada.

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Arquivologia - PROTOCOLO
57 pág.

Arquivologia - PROTOCOLO

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A afirmação está correta. Protocolo e arquivo corrente têm funções distintas: o protocolo registra e controla a entrada e saída de documentos, enquanto o arquivo corrente é responsável pelo armazenamento e uso dos documentos em uso ativo. No entanto, para garantir a eficiência na gestão documental, ambos devem funcionar de forma integrada, permitindo o controle, a organização e o acesso adequado aos documentos durante seu ciclo de vida.

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Acerca da administração e da organização de arquivos correntes, assinale a alternativa correta.
a) A função primordial dos arquivos é restringir o acesso às informações contidas nos documentos.
b) A atividade de empréstimo e consulta não consiste em uma atividade nobre do arquivo.
c) O protocolo consiste em receber, separar e distribuir as correspondências.
d) O protocolo não é o único responsável pela abertura de processos.
e) O protocolo é uma característica do arquivo permanente.

A correta definição de protocolo na terminologia arquivística engloba o serviço encarregado de:
A) recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
B) recebimento, registro e tramitação de expedientes.
C) recebimento, registro e classificação de expedientes.
D) recebimento, expedição de documentos e posterior arquivo.
E) recebimento, registro, expedição de documentos e posterior arquivo.

Julgue o item.

As atividades de protocolo desenvolvem-se nas fases do arquivo corrente, do arquivo intermediário e do arquivo permanente.

Julgue o item, referente a protocolo.

Denomina-se registro e autuação o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle.

O procedimento de reunir documentos para a formação de processos é chamado de
a) recebimento.
b) expedição.
c) autuação.
d) transferência.
e) composição.

No setor de protocolo, quando o destinatário de um documento público é externo à instituição, procede-se à(ao):
a) Tradução do documento.
b) Destruição do documento.
c) Arquivamento do documento.
d) Devolução do documento.
e) Expedição do documento.

O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação, e pode ser
a) centralizado ou descentralizado.
b) corrente ou permanente.
c) direto ou indireto.
d) analógico ou digital.
e) público ou privado.

Com relação à centralização do protocolo, assinale a alternativa correta.
a) A centralização do arquivo permite um treinamento menos eficiente do pessoal que trabalha no setor.
b) A centralização do arquivo não contribui com a padronização de normas e procedimentos.
c) A centralização rígida é aconselhável em todas as organizações.
d) Por sistema centralizado de protocolo entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, mas também todas as atividades de controle de documentos de uso corrente em um único órgão.
e) A centralização do arquivo causa um aumento dos custos operacionais.

A tramitação dos documentos é a trajetória que o documento cursa desde a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido. No seu curso, quando ocorre o devido registro dos documentos e, se preciso, autuados, já foi feita a identificação da área responsável por aquele assunto, a quem deverá ser entregue. A separação dos documentos de acordo com o destinatário é chamada de:
A) Autuação.
B) Classificação.
C) Recebimento.
D) Registro.

A respeito de protocolo, julgue o item a seguir.

Correspondências de caráter sigiloso e particular recebidas pelo protocolo devem ser devolvidas ao remetente.

Julgue o item.

No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deverá adotar uma rotina especial, já que estes só podem ser abertos pelo destinatário. O protocolo controla o recebimento e a distribuição (entrega), seja por meio de um livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.

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