o que é uma matriz RACI

 é um instrumento muito eficiente. Seu principal objetivo é a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto.

Sendo uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. Tais definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.

Quais tipos existem?

A atribuição de uma função tem a ver com quem faz o quê. Já a atribuição de responsabilidades se refere a quem decide o quê. O registro dessas informações pode estar dentro do seu software de gestão de projetos ou em uma planilha, como no exemplo a seguir.

Independentemente de onde ficam tais informações, é fundamental que estejam disponíveis para toda a equipe e acessíveis ao longo do projeto. Dois exemplos dessas matrizes são:

1 – Para pessoas e Atividades

Neste caso, são listadas, nas linhas, as fases de um projeto ou as atividades de uma organização. Já nas colunas, temos a relação da equipe de trabalho. Como pode ser observado neste exemplo, com a utilização da matriz de responsabilidades, não há como se ter dúvidas das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.

Como pode ser observado neste exemplo, com a utilização da Matriz de Responsabilidades não há como se ter dúvidas das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.

2 – Para funções e Fases do Projeto

No exemplo acima, temos dois grandes grupos de colunas, que são: Atividades e Responsabilidades. A coluna de Atividades é subdividida em Fase e Descrição da Fase, já a de Responsabilidades é subdividida entre as ações necessárias (Consulta, Execução, Apoio e Aprovação). Nas interseções, são mencionados os membros da equipe responsáveis por tais ações.

Como ela pode ser implementada?

Como dito anteriormente, a matriz de responsabilidades é também conhecida como Matriz RACI. Nela, cada letra está ligada a uma atribuição diferente:

• R: responsável por realizar a tarefa (entregável);
• A: indivíduo encarregado da aprovação da atividade, que responderá pela demanda. Também chamado de autoridade;
• C: pessoa que é consultada sobre o processo;
• I: aquele que deve ser informado sobre a tarefa, por meio de avisos sobre a conclusão de um fluxo de trabalho.

Agora que já temos essas informações, podemos dizer que a criação da matriz é rápida e simples. Para isso, é fundamental listar as etapas do projeto nas linhas e colocar os integrantes das equipes (ou as funções) nas colunas.

A partir daí, basta relacionar cada atividade a alguém específico, utilizando as letras para determinar as responsabilidades. Só é preciso observar alguns aspectos básicos, que ajudarão na implementação correta:

• estabelecer um limite de executores (R) para cada tarefa;
• para atividades mais complexas, o ideal é dividi-la em outras menores e mais simples de serem finalizadas — lembrando de atribuir os responsáveis por cada uma delas;
• cada processo deve ter apenas um prestador de contas (A);
• sempre ter um RACI para cada linha criada na matriz.

Vale ressaltar que as atribuições relacionadas na estrutura devem estar diretamente ligadas ao escopo do projeto. As equipes, por sua vez, precisam ser inseridas nos processos de discussão e nomeações das tarefas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e possíveis conflitos.

Quais benefícios podem ser alcançados com a sua utilização?

Ferramentas e metodologias são excelentes aliadas de um gestor de projetos. Elas auxiliam desde a gestão do tempo até questões mais complexas, envolvendo o desempenho das equipes, por exemplo.

Da mesma forma, o papel da matriz de responsabilidades é o de apoiar o gerenciamento dos projetos, mas ela vai além da definição das pessoas encarregadas por cada fluxo de trabalho. Entre as principais vantagens proporcionadas, podemos citar:

Formalização das responsabilidades

Quando não se tem uma formalização das responsabilidades, cria-se uma confusão a respeito de quem é o verdadeiro dono de determinada tarefa. Ou seja: não se sabe qual pessoa responderá pelos resultados alcançados — sejam eles positivos ou negativos.

A consequência disso é ter problemas para realizar avaliações individuais eficazes ou oferecer feedbacks precisos e relevantes para os colaboradores. A matriz de responsabilidades se torna a solução para essas questões, à medida que registra a distribuição das tarefas e responsabilidades de cada profissional dentro do projeto.

Entretanto, o ideal é avaliar quais são as competências de cada um, de forma que a designação ocorra de acordo com os pontos fortes. Assim, evita-se o risco de selecionar um profissional que não possui determinada habilidade para executar uma atividade.