Por quantos anos devem ser arquivados os papeis de trabalho de uma auditoria?

4 – DIVISÃO E ARQUIVO DOS PAPÉIS DE TRABALHO

Os registros dos Papéis de Trabalho, para cada serviço, compreendem duas seções principais:

1. Arquivo Permanente, que contém informações úteis para um período de anos. Cada seção é parte necessária e integrante dos Papéis de Trabalho referentes a qualquer ano. Os arquivos Correntes são incompletos sem os Permanentes, visto que estes contêm trabalhos de auditoria e dados aplicáveis tanto ao ano corrente como a anos anteriores.
2. Arquivo Corrente, para cada período coberto pela auditoria;

4.1 – Arquivo Permanente

De modo geral, o arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesse para consulta sempre que se quiserem dados sobre o sistema, área ou unidade objeto da auditoria. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos Correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados somente no Permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo Permanente tornarão tais duplicações desnecessárias.

Os anexos juntados ao arquivo Permanente constituem parte integrante dos Papéis de Trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizados a cada exame. Material obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta Permanente separada, para fins de registro.

Como cada serviço tem características próprias, o conteúdo do arquivo Permanente pode, naturalmente, variar. Assim, apresentamos a seguir, exemplos de materiais geralmente nele incluído:

• Pontos de “pré-auditoria” a liquidar;
• Pontos de “pré-auditoria” liquidados;
• Organograma da área;
• Atas de reunião da diretoria;
• Atas importantes de reunião dos dirigentes locais;
• Memorando de procedimentos;
• Modelos de impressos e registros importantes;
• Fluxograma;
• Manuais;
• Dentre outros