Principais pontos de uma auditoria

Passo 1: Mapeando os processos

Os trabalhos da auditoria financeira devem começar com o mapeamento dos processos existentes no setor financeiro. Isso significa listar e identificar todas as práticas financeiras executadas pela empresa e que são de responsabilidade do departamento financeiro, o que inclui, por exemplo:

• A gestão do fluxo de caixa;

• O pagamento de fornecedores;

• A administração das contas a pagar e a receber;

• A cobrança de clientes inadimplentes;

• As conciliações e transferências bancárias.

O objetivo é condensar e esquematizar todos esses procedimentos em um mapa de tarefas. Essa medida faz com que o fluxo de todos os processos financeiros seja visualizado de forma clara.

Passo 2: Identificando os riscos

Com o mapeamento pronto, a segunda etapa é analisar cada uma das rotinas ali registradas. O objetivo é estudar como a ação está sendo executada e identificar quaisquer riscos que nela possam existir.

Por isso, deve ser realizada uma análise minuciosa da cada tarefa, buscando erros e inconsistências que não estejam de acordo com o recomendado pelas normas contábeis. Ao fazer essa identificação, é importante checar as atividades do fluxo de caixa e questionar o gestor da área sobre o nível de percepção que ele tem quanto ao risco das atividades do setor.

Passo 3: Identificando os controles internos

Após identificar quais são os riscos existentes e seu possível impacto nos processos financeiros, a próxima etapa é avaliar se a empresa possui um sistema de controle interno que possa minimizá-los.

Ou seja, aqui se verifica quais ferramentas estão sendo utilizadas para assegurar que suas atividades financeiras diárias não apresentem problemas e fluam de acordo com o previsto. Existem vários tipos de controles internos, cada um com suas peculiaridades e funções específicas, como:

• Relatórios financeiros;

• Contratos;

• Planilhas;

• Aprovações;

• Autenticações eletrônicas;

• Baixas;

• Conciliações;

• Revisões;

• Carimbos.

Como exemplo, analisemos uma rotina de pagamento de fornecedores. Após verificar como uma empresa paga seus fornecedores, identificamos que um dos riscos que existem nesse processo é o de efetuar um pagamento em duplicidade. A auditoria fará os seguintes questionamentos:

• Qual controle interno a empresa faz para minimizar esse risco?

• Ele está já está implantado?

Nesse caso específico, uma boa prática de controle interno seria um sistema de conciliação de pagamentos, seguido de um registro de caixa que demonstre, em uma forma de consulta clara, que o pagamento já foi efetuado.

Importa destacar que todos os controles internos do setor financeiro são voltados para a contabilidade. Também são consideradas como controles internos as ferramentas que auxiliam no dia a dia operacional do setor, como:

• Sistemas de proteção contra fraude;

• Prevenção de inadimplência;

• Rotinas e garantias contra roubos.

• Qualquer outra medida que ajude a assegurar segurança financeira.

Passo 4: Testando os controles internos

Sabendo quais são e como funcionam os controles internos da empresa, a auditoria terá agora a missão de testá-los na prática. O objetivo dessa etapa é verificar o nível de eficiência desses controles, descobrindo se eles conseguem minimizar os riscos identificados de forma satisfatória.

A partir de técnicas e de procedimentos específicos, a auditoria colocará cada um dos controles à prova, analisando se o processo está, de fato, sendo seguido como esperado e qual é o seu nível de segurança.

Se o auditor verificar que o controle interno não é eficiente ou não é, de fato, praticado, ele deve relacionar todos os problemas encontrados e verificar seu impacto, não só no setor financeiro, mas na empresa como um todo.

Passo 5: Analisando os resultados

Repetindo esse processo em todas as rotinas financeiras da empresa, a auditoria reúne as evidências e resultados obtidos. Nas avaliações positivas, o auditor informa em seu relatório que o processo é eficaz e recomenda a sua manutenção.

No entanto, ao constatar que determinada rotina está errada, é tarefa da auditoria apontar exatamente onde está o problema, informando como e porque ele está acontecendo. Ao final, o auditor conclui seu trabalho sugerindo as melhores práticas para solucioná-lo e como estas devem ser implementadas.

O que todo gestor deve ter em mente é que a intenção de uma auditoria financeira não é apenas apontar erros e culpados. Infelizmente, esse ainda é um pensamento comum, tendo em vista que geralmente só se realiza uma auditoria depois que falhas nas rotinas financeiras já causaram algum estrago.

A auditoria deve ser valorizada e encarada muito mais como uma ação preventiva, aplicável de forma periódica e contínua dentro de uma empresa. Seus resultados beneficiam a todos, pois:

• Garantem a sustentabilidade do negócio;

• Melhoram as margens de lucro;

• Diminuem o risco de erros;

• Fazem com que os colaboradores se sintam mais seguros.

4. Por que é tão importante realizar uma auditoria financeira?

Além do fato de que realizar uma auditoria financeira é tarefa vital para melhorar a forma como uma empresa administra seu dinheiro, ela também cumpre o papel de evitar e combater fraudes, esquemas e roubos dentro de uma organização.

Muitas vezes, pequenas perdas podem parecer irrisórias para o negócio, mas na somatória final acabam representando grandes prejuízos. Tanto no sentido financeiro quanto no de perda de credibilidade interna — quando esse tipo de comportamento não é devidamente repreendido e evitado.

A auditoria financeira será, então, essencial para que se torne possível identificar e verificar os riscos de distorção ocorridos na companhia. Isso independe da causa ser fraude ou erro administrativo ou gerencial.

Além disso, a auditoria permitirá uma maior compreensão da realidade financeira e da eficácia organizacional — o que garante melhorias no controle interno da entidade e, consequentemente, uma base sólida para planejamento e execução de práticas que corrigirão os erros e as deficiências identificadas pelo auditor financeiro.

Todo esse cuidado garante muito mais do que a redução de erros e a eliminação de riscos. A auditoria é, ainda, uma grande aliada estratégica para qualquer negócio que deseja ter um setor financeiro mais eficaz e, com isso, crescer de maneira segura e sem transtornos que envolvem complicações tributárias