Qual o ciclo de vida de um projeto?

As fases do ciclo de vida de projetos são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos — conforme aspectos específicos da organização, do setor ou da tecnologia empregada. No entanto, é possível mapear os projetos por fases genéricas, comuns a todos os ciclos de vida. Confira:

1. Início do projeto

O início do projeto representa uma fase preliminar de melhor identificação da necessidade em questão. Nesse momento, o problema a ser “atacado” é melhor estruturado para que a elaboração do projeto seja mais assertiva. É nesta etapa que a missão e os objetivos do projeto são definidos.

2. Organização e preparação

A etapa de organização e preparação envolve a definição de uma metodologia de gestão de projetos a ser utilizada. Na prática, isso significa escolher as melhores estratégias tendo em vista os recursos mobilizados e os objetivos que devem ser perseguidos.

Dessa maneira, é importante realizar os seguintes encaminhamentos:

• previsão de recursos;
• dimensionamento de custos;
• quadro de pessoal disponibilizado para o projeto;
• definição de competências;
• elaboração de um cronograma.

3. Execução do trabalho do projeto

A essa altura, todo o planejamento das etapas anteriores é colocado em prática. Com isso, qualquer equívoco no momento de planejar as ações ficará exposto — o que demanda um constante esforço de monitoramento.

Também é importante destacar que a maior parte dos recursos mobilizados — orçamento, quadro de pessoal e esforços empregados por atividade — será consumida aqui.

4. Encerramento do projeto

O encerramento de uma fase acontece com a entrega do produto do trabalho desenvolvido até o momento. Se o projeto em questão fosse uma casa, por exemplo, poderíamos ter a seguinte disposição de etapas vinculadas à conclusão dos seguintes serviços:

1. fundação da casa;
2. pilares e paredes;
3. telhado e cobertura;
4. revestimento;
5. instalações elétricas e hidráulicas;
6. pintura e cerâmica.

No ciclo de vida de um projeto, cada uma dessas entregas — as quais representam o encerramento de uma fase — precisa ser aceita e avaliada pelo cliente ou por quem dará continuidade aos trabalhos no momento seguinte.

No entanto, é importante lembrar que nem sempre as fases do projeto são sequencialmente seguidas à risca. Para um melhor entendimento, veja no gráfico abaixo a sobreposição de fases do projeto.

Assim, é preciso dedicar um momento para refletir sobre o que já foi feito para avaliar o êxito do trabalho. Dessa maneira, o final de cada fase serve para diagnosticar e corrigir erros que colocam em risco o sucesso das ações empregadas.

Estamos falando de algo determinante para a continuidade do projeto, uma vez que as falhas percebidas poderão representar até mesmo a completa inviabilidade das ações em curso. Em outras palavras: não haveria desvio de rota possível frente ao tamanho dos erros cometidos.

Esse é um caso extremo, é claro. Com o devido monitoramento das atividades — tanto de planejamento quanto de execução —, vários problemas poderão ser percebidos antes do agravamento de situações indesejadas.

Uma iniciação sólida definirá um projeto para o sucesso e estabelecerá as bases para todos os outros estágios do seu ciclo de vida. Durante essa fase, os PMs primeiro medem a viabilidade e o valor de um projeto para determinar se vale a pena prosseguir. Depois que um projeto recebe luz verde, os membros da equipe serão informados sobre o objetivo do projeto e as metas atribuídas durante a Fase de Iniciação.

Planejamento

A fase de planejamento concentra-se na construção de um plano para atingir as metas do projeto, dentro do prazo e do orçamento. Este roteiro será usado para orientar a equipe na execução do projeto. É nessa fase que o escopo é definido e um sólido plano de gerenciamento de projetos será desenvolvido. O plano envolve a identificação de custos, recursos disponíveis, possíveis opções de financiamento e riscos, além de estabelecer um prazo realista. Além disso, também deve incluir medidas de desempenho ou linhas de base para medir o progresso e determinar se o projeto está no caminho certo.

Execução

A execução é o estágio mais comumente associado ao gerenciamento de projetos real. Os PMs devem esperar atividades intensivas durante esse período, desde a alocação de recursos e a criação de entregas, até a criação de atualizações de desenvolvimento, análises de status e relatórios de desempenho. Os gerentes de projeto devem organizar uma reunião inicial para marcar oficialmente o início da fase de execução, iniciar a equipe no caminho certo e garantir que tudo esteja devidamente preparado para que os membros da equipe comecem a executar suas tarefas.

Fecho

A fase final do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é a fase de fechamento, que requer uma série de tarefas e atividades essenciais , como entregar o projeto finalizado ao cliente, comunicar sua conclusão às partes interessadas, liberar recursos e rescindir contratados contratados especificamente para o projeto. projeto. Durante o estágio de encerramento, os MPs também realizam uma reunião post-mortem para avaliar o que deu errado, destacar sucessos e aprender que melhorias podem ser feitas para projetos futuros. Usar esta reunião para reconhecer e apreciar membros valiosos da equipe é uma prática recomendada que pode ajudar a construir a credibilidade e a marca de um PM.