Cite 03 (três) funções do Patrocinador do Projeto.
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Jorge Neto
- Propósito: espera-se que o patrocinador esclareça o propósito do projeto, base para que ele seja planejado. O patrocinador não precisa definir escopo, isto é uma atividade do time do projeto, liderado pelo gerente do projeto. Esta definição de escopo precisa estar totalmente alinhada com o propósito declarado, que é formalizado no plano de projeto através dos objetivos, metas, entregas principais, expectativas, entre outros elementos de planejamento.
- Fronteiras: uma lista de fronteiras pode ser recebida do patrocinador. Elas delimitam o projeto no sentido “não queremos ir por aqui”. Estas fronteiras podem ser demonstradas como restrições, escopo, estratégias de recursos humanos, aquisições, entre outros elementos de planejamento. Se não for espontânea, o gerente de projeto deve extrair algumas destas informações com o patrocinador, já nos primeiros contatos.
- Premissas: o patrocinador ajuda a estabelecer premissas do projeto, especialmente para direções não claras. Isto é muito importante para que o gerente de projeto possa dar continuidade ao planejamento do projeto. Isto pode exigir habilidade do gerente do projeto em questionar as direções do projeto e junto com o patrocinador estabelecer pressupostos de planejamento e documenta-los.
- Ambiente: O patrocinador ajuda o gerente de projeto e a equipe a entender o ambiente do projeto. Forças, interesses, possíveis conflitos e como navegar na organização para conseguir que as coisas sejam feitas é um dos papeis nobres de mentoring que o patrocinador deve prover ao gerente de projeto. Quem será afetado pelo projeto, quem tem interesse e quem é contra o projeto, como lidar com os perfis e em que momentos, enfim, quão mais complexo e controverso for o projeto, mais este apoio será necessário.
- Definição de sucesso: talvez a definição mais importante junto ao patrocinador: o que será considerado para declarar este projeto como um sucesso. Por incrível que pareça é a pergunta menos feita ao patrocinador, mas talvez a mais importante para o gerente de projeto como líder. Cuidado para respostas do tipo “entregar o projeto no prazo, no escopo e no custo esperado”. Isto é intrínseco da atividade de projeto, mas não é suficiente para entender a motivação e mesmo o sucesso do projeto. Isto irá influenciar seus objetivos, metas, escopo e controle do projeto até seu encerramento.
- Decisões importantes: o gerente de projeto precisa com alguma frequência compartilhar algumas decisões, durante o planejamento ou mesmo durante a execução. Isto é bom para o projeto e também para o próprio gerente de projeto que compartilha também a responsabilidade pelo projeto e envolve o patrocinador no mesmo.
- Aprovar e re-aprovar: o patrocinador deve aprovar o projeto em vários momentos. Isto é muito importante para a governança do projeto, ajuda o gerente do projeto a compartilhar a responsabilidade do mesmo, e garante o alinhamento estratégico do mesmo. Organizações mais maduras têm estas fases claramente definidas em seus processos, muitas vezes conhecidos como Gates.
- Avaliar a saúde: o Patrocinador deve avaliar periodicamente a saúde do projeto. Pode ser sistematizado e planejado no plano de comunicação do projeto ou pode ser mais informal, dependendo de cada organização. Mesmo que o patrocinador esteja bastante presente no projeto, é importante ter alguns pontos formais para avaliar a situação (desempenho e projeção), preferencialmente com indicadores baseados na linha de base do projeto. Em algumas organizações, em função do volume de projetos, o patrocinador avalia periodicamente a situação de todo o portfólio que patrocina. O importante é que seja feita esta avaliação com a periodicidade adequada.
- Escalação: o patrocinador é a pessoa que o gerente de projeto recorre quando não tem mais ferramentas para resolver questões organizacionais do projeto. Questões como criar mais velocidade em processos de liberação que circulam em outras áreas da empresa, a liberação de uma pessoa de outra diretoria para o seu projeto, enfim, ações que você não está conseguindo realizar sozinho. Logicamente você tentou antes! A primeira ação poderá ser pedir aconselhamento, a segunda pode ser pedir providências diretas do próprio patrocinador. Lembre-se: é obrigação dele conseguir recursos organizacionais para o projeto, use isto, sem esquecer que toda organização tem seus desafios e dificuldades em fazer tudo que se deseja. Aceite a possibilidade de que o patrocinador não consiga exatamente o que você quer e aproveite para realinhar o projeto com ele. Ao escalar, caracterize claramente o que você está fazendo “Estou escalando esta questão para você, preciso de sua intervenção neste assunto, …”.
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