Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Gestão de Projetos Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Prof. Ms. Edson Nunes Revisão Textual: Profa. Ms. Alessandra Fabiana Cavalcanti Conceitos Básicos • Introdução • Fases de um Projeto • Ciclo de Vida de Projetos • Tipologias de Projetos · Conhecer os conceitos básicos de projetos e de processos. OBJETIVO DE APRENDIZADO Conceitos Básicos Orientações de estudo Para que o conteúdo desta Disciplina seja bem aproveitado e haja uma maior aplicabilidade na sua formação acadêmica e atuação profissional, siga algumas recomendações básicas: Assim: Organize seus estudos de maneira que passem a fazer parte da sua rotina. Por exemplo, você poderá determinar um dia e horário fixos como o seu “momento do estudo”. Procure se alimentar e se hidratar quando for estudar, lembre-se de que uma alimentação saudável pode proporcionar melhor aproveitamento do estudo. No material de cada Unidade, há leituras indicadas. Entre elas: artigos científicos, livros, vídeos e sites para aprofundar os conhecimentos adquiridos ao longo da Unidade. Além disso, você também encontrará sugestões de conteúdo extra no item Material Complementar, que ampliarão sua interpretação e auxiliarão no pleno entendimento dos temas abordados. Após o contato com o conteúdo proposto, participe dos debates mediados em fóruns de discussão, pois irão auxiliar a verificar o quanto você absorveu de conhecimento, além de propiciar o contato com seus colegas e tutores, o que se apresenta como rico espaço de troca de ideias e aprendizagem. Organize seus estudos de maneira que passem a fazer parte Mantenha o foco! Evite se distrair com as redes sociais. Mantenha o foco! Evite se distrair com as redes sociais. Determine um horário fixo para estudar. Aproveite as indicações de Material Complementar. Procure se alimentar e se hidratar quando for estudar, lembre-se de que uma Não se esqueça de se alimentar e se manter hidratado. Aproveite as Conserve seu material e local de estudos sempre organizados. Procure manter contato com seus colegas e tutores para trocar ideias! Isso amplia a aprendizagem. Seja original! Nunca plagie trabalhos. UNIDADE Conceitos Básicos Introdução Inicialmente, você entrará em contato alguns conceitos básicos sobre projetos e processos, pois como veremos nesta unidade ambos estão intimamente ligados. Projeto É um processo coordenado com data de início e de fim, visando a alcançar um objetivo, uma meta, uma ideia, um serviço ou um objeto material com o maior êxito ou satisfação possível. Um projeto atende a um tema específico, objetivando um resultado pré-estabelecido e utilizando quantidades de recursos e de tempo definidos. O processo é um conjunto de atividades, que se desdobram em operações, de forma organizada e metodológica, ou seja, é o meio para o cumprimento de um projeto. A Figura1 a seguir exemplifica a relação entre projeto e processo: Projeto Processo Operações Atividades AtividadesAtividades Figura 1 – Figura 1: Relação entre projeto e processo Fonte: Elaborado pelo autor Como você pode observar na Figura 1, o projeto possui um processo que por sua vez é composto de operações e de atividades, a fim da efetivação do projeto. Importante! Cada projeto é único, sujeito a limitações de prazos, de custos e de recursos com o objetivo de atender às necessidades dos clientes. Importante! 8 9 Um exemplo prático da aplicação de um projeto seria a abertura de um empreendimento no Brasil, conforme Figura 2 a seguir: Pesquisar nome e endereço Encontrar um contador Elaborar Contrato Social Registrar na Junta Comercial Cadastrar e obter o CNPJ Fazer Inscrição Estadual Registrar na Previdência Social Autorização para Emissão de Nota Fiscal Figura 2: Passos para a abertura de uma empresa no Brasil Fonte: Elaborado pelo autor Importante! Por que a abertura de uma empresa se encaixa em um projeto e não em um processo? Por que a abertura de uma empresa atende a um objetivo, possuindo começo e fi m programados (neste caso, em média, 5 meses após ao início do processo de abertura de uma empresa). Trocando ideias... Após a abertura da empresa, ela possuirá operações em seus departamentos ou em seções de forma a reproduzir, permanentemente, um bem ou serviço, ou seja, pode-se considerar que a empresa terá um processo rotineiro e metódico com várias atividades para a elaboração de seu produto ou serviço. A Tabela 1 a seguir exemplifica as principais características de Projetos e Operações: Tabela 1 – Características de projetos e de operações Características Projeto Operação corrente Finalidade Criação Reproduzir (bem ou serviço) Duração Transitória Permanente Atividade Inovadora Repetitiva Equipe Multidisciplinar Funcional Gerenciar/Administrar Pessoas Processos Valoriza Diversidade Similaridade Procurar Eficácia Eficiência Sincronização Difícil Fácil Integração Vários grupos especializados Um grupo especializado Fonte: Adaptação de Valeriano (2015) 9 UNIDADE Conceitos Básicos Ainda debatendo sobre as características do projeto, Carvalho (2012) cita que a ação humana coordenada em forma de projeto visa a obter uma mudança no mundo real e para tanto é recomendável compreender as principais características do projeto que são a temporariedade, a exclusividade e a progressividade, a serem analisadas a seguir: • Temporariedade: esta característica está relacionada ao tempo correspon- dente para a conclusão do projeto que pode ser mensurado em dias, horas ou minutos. Embora pareça ser um tema simples, há dúvidas a respeito da temporariedade, pois existem projetos que podem se alongar por vários anos, não tendo que ser encerrado, necessariamente, em curto período de tempo. É de vital importância que os projetos tenham uma data de término, mesmo que o projeto passe por constantes atualizações e/ou renovações. Além disso, o produto não pode ser confundido com o projeto, por exemplo, um prédio que permanecerá estático, no mesmo local onde foi construído, mesmo depois que o projeto que o iniciou ser encerrado. • Exclusividade: uma vez estabelecido o que o projeto irá conter é de se esperar por todas as partes envolvidas um resultado específico, portanto os produtos ou serviços originários de um determinado projeto são exclusivos a ele, por exemplo, a partir da autorização de um projeto de obras públicas, o mesmo deve ser conduzido da maneira como foi descrito sob pena de responsabilidade do gestor público. • Progressividade: este princípio reza que o projeto não é finalizado em um único ato. Assim é razoável que para a realização do projeto final houve diversos encontros, reuniões, espaço e dedicação de forma coordenada e organizada. Como você verá, ainda nesta unidade de ensino, um projeto é dividido em fases, sendo que as equipes constantes em cada uma das fases se utilizam de meios e de recursos para a superação e o encerramento definitivo do projeto. Podem existir fases sendo realizadas em paralelo a outras como, por exemplo, quando a indústria automobilística decide lançar um novo modelo para o próximo ano e mediante a um planejamento correto várias equipes começam a trabalhar simultaneamente de modo a lançar o modelo conforme previsto. A progressividade está relacionada às fases do projeto e ao seu consequente desempenho, portanto é altamente recomendável que sejam criados sistemas de controle e de indicadores de desempenho em cada uma das fases, para que possam sofrer eventuais ajustes e a alta administração possa acompanhar o desenvolvimento do projeto. Em geral, um projeto responde a uma demanda ou a uma necessidade de mu- danças em um empreendimento, a fim de manter ou de aumentar sua competivi- dade em um mercado cada vez desafiador e com novas oportunidades de negócios. Vale a pena ressaltar que, em geral, um empreendimento possui um ou mais projetos simultâneos e esta característica deve ser cuidadosamente observada pelas pessoas que trabalhamcom gestão de projetos, pois exigem habilidades e técnicas específicas como negociação e comunicação para que os objetivos sejam atingidos. Torna-se necessária uma visão corporativa para garantir a coexistência pacífica, organizada e estruturada entre os diversos projetos das organizações. 10 11 A estes projetos simultâneos, juntamente com outras atividades agrupadas, de modo a facilitar o gerenciamento e atingir os objetivos estratégicos do negócio denominamos portfólio de projetos. A Figura 3 a seguir exemplifica a estruturação do portfólio de projetos: Portfólio Subportifólios Projetos Programas Programas Projetos Programas Projetos Projetos Projetos Projetos Figura 3: Estruturação do portfólio de projetos Fonte: Adaptado de (PMBOK, 2008) Note que na ilustração da estruturação do portfólio de projetos consta a palavra Programas. Um programa é um grupo de projetos relacionados, coordenados, integrados e gerenciados, a fim da obtenção de objetivos em comum. Pode não haver uma data definida de término, mas possui uma meta. Os programas de estágios e de trainees de várias empresas, o programa Bolsa Família, do Governo Federal, ou um conjunto de projetos orientados para a meta de faturamento de um empreendimento, são bons exemplos de programas. Ex pl or Fases de um Projeto Segundo Valeriano (2015), as fases do projeto são: • Iniciação: a partir de seus elementos básicos define-se um projeto a fim da obtenção de um resultado, nesta fase também são observadas as necessidades de recursos, as partes interessadas internas e externas do empreendimento e a necessária autorização para o estabelecimento e a execução do projeto. • Planejamento: é a atividade que tem como objetivo direcionar os rumos e fornecer sustentabilidade ao projeto, produzindo respostas consistentes a questões fundamentais como: o que fazer? (o resultado a obter); Como fazer?; Quem, onde e quando deverá fazer?; Com que recursos: humanos, materiais e financeiros?; Como aceitar o produto e demais critérios de execução?. • Plano: é o documento gerado do planejamento, geralmente o plano do pla- nejamento é alterado durante as fases de execução e de controle, devido às oscilações entre o que foi planejado e o que foi realizado, razão pela qual deve ser constantemente atualizado. 11 UNIDADE Conceitos Básicos Importante! Alguns autores consideram a fase do Plano como parte integrante da fase do planejamento, a partir de agora neste material didático, também consideraremos deste modo. O importante é você ter em mente que deve haver uma documentação referente ao planejamento a ser constantemente atualizada. Importante! • Execução: é o cumprimento das prescrições e dos requisitos dos planos. A execução é descentralizada e realizada pelos componentes dos diversos níveis funcionais e chefiadas pelo respectivo responsável que pode ser o gerente de cada projeto. • Monitoramento e Controle: processo que tem por objetivo alinhar o que foi planejado com o realizado. Dependendo dos resultados de monitoramento e controle há necessidade de alteração(ões) do planejamento, a fim de alinhamento com as possíveis restrições, limitações e objetivos do projeto. • Encerramento: ocorre quando o projeto cumpriu sua finalidade com a en- trega do produto ao cliente, ou encerrado por razões superiores quando, por exemplo, o projeto demonstrar sua inviabilidade ou não mais contribuir com os objetivos estratégicos. Importante! É recomendável que o projeto seja encerrado de maneira formal de modo que todas as partes interessadas e envolvidas sejam comunicadas, por meio de documentos expressos e amplamente divulgados do encerramento do projeto. Importante! O esquema a seguir exemplifica a relação do projeto e suas fases, conforme Figura 4: Iniciação Processo 1, processo 2, processo n.. Planejamento Processo 1, processo 2, processo n.. Execução Processo 1, processo 2, processo n.. Monitoramento e Controle Processo 1, processo 2, processo n.. Encerramento Processo 1, processo 2, processo n.. Pr oj et o Figura 4: Relação do projeto e suas fases Fonte: Elaborado pelo autor 12 13 Como vimos anteriormente, um projeto tem que ter um início e um fim programados, certo? Caso o tempo não seja devidamente administrado ao longo da iniciação e do encerramento do projeto, todo o esforço pode ser consumido pelo tempo. Para isto, utilizamos uma ferramenta muito conhecida denominada Cronograma, que você verá a seguir. De uma forma resumida cronograma é uma representação gráfica em que estão descritas as metas e os procedimentos a serem alcançados em um tempo futuro, ao longo da execução do projeto. No cronograma, também, são demonstradas as datas de execução, os recursos necessários e as suas disponibilidades. Elaborar um cronograma exige mais do que agrupar atividades e datas pré- fixadas, trata-se de criar um documento capaz de solucionar situações críticas ao longo do projeto, de acordo com o espaço de tempo requerido. Para tanto, há necessidade de identificação das fases mais complexas do projeto; além de dispensar maior atenção em termos de tempo e de recursos disponíveis. Segundo Carvalho (2012) existem alguns tipos de cronogramas: • Cronograma de barras (gráfico de Gantt): representação gráfica constituída de uma lista vertical no canto esquerdo do documento, na qual estão descritas as atividades ou outros elementos do projeto e no topo do documento, na horizontal, estão as datas e as durações previstas para as atividades listadas. O diagrama de Gantt é uma ferramenta tão onipresente nos gerenciamentos de projetos, que é muito raro se presenciar um acompanhamento de prazos sem que tal gráfico seja minimamente utilizado. Seu uso é tão generalizado, que frequentemente ele é chamado simplesmente de “cronograma”. Aprofunde o seu conhecimento no link: https://goo.gl/yzsJvR Ex pl or Figura 5 - Exemplo cronograma de barras (Gráfi co de Gantt) Fonte: PMTOOLBOX • Cronograma de marcos: documento gráfico composto de sumários os quais identificam os principais marcos (pontos) do desenvolvimento do projeto. 13 UNIDADE Conceitos Básicos Importante! Gráficos de marcos. Estes gráficos são semelhantes aos gráficos de barras, mas identificam somente o início ou o término agendado das principais entregas e das interfaces externas importantes. (WPM) Importante! Figura 6: Cronograma do Projetos - Exemplo Gráficos Fonte: WPM – Cronograma do Projeto 14 15 • Cronograma do projeto: documento gráfico que indica as principais datas nas quais deverão estar realizadas as tarefas planejadas, são os marcos ou os pontos de controle a serem alcançados. Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4 Tarefa 5 Tarefa 6 02/fev 07/fev 12/fev 17/fev 22/fev 27/fev Figura 7: Exemplo de cronograma do projeto • Cronograma limitado por recursos: também conhecida por corrente crítica, é representado graficamente pelas datas de início e de fim em que estão compreendidos os recursos esperados a serem alocados nesta fase. Toda a orientação do cronograma é a limitação do projeto pelos recursos, conforme figura 8 a seguir. Figura 8: Exemplo de cronograma limitado por recursos 15 UNIDADE Conceitos Básicos • Cronograma mestre: apresenta as principais atividades e marcos fundamen- tais para a execução com êxito do projeto em sua totalidade. É elaborado na fase de preparação do projeto, a fim de se transformar em cronogramas me- nores referentes a diversas atividades seguintes, conforme figura 9 a seguir: Figura 9: Exemplo de cronograma mestre Fonte: Acervo do Conteudista O tipo de cronograma a ser utilizado dependerá da fase em que se encontra o projeto, de sua complexidade e de suas restrições, o importante é ter em mente que, em geral, o fator tempo em um projeto é uma variável crítica. Uma indústria automobilística pode ter sérios prejuízos se um lançamento de um automóvel não se concretizar no tempo previsto, uma construtorapode incorrer em pesadas muitas por atrasos em seus projetos, a população sofre quando há atrasos em obras de infraestrutura, etc. Importante! Vimos a importância do cronograma no planejamento e nas fases de um projeto, é importante salientar que antes de se falar em quais recursos serão empregados para a realização do projeto é necessário saber qual o valor dos produtos resultantes do projeto, a fim de evitar desperdícios de tempo e de dinheiro. Trocando ideias... Ainda falando sobre o tempo, abordaremos a seguir outro assunto muito importante que é o ciclo de vida dos projetos. 16 17 Ciclo de Vida dos Projetos Segundo Carvalho (2012), o ciclo de vida do projeto está relacionado às fases do projeto e, conforme abordado anteriormente, as fases do projeto se interagem e se sobrepõem, conforme figura 10 a seguir: Grupos de processos de iniciação Grupos de processos de planejamento Grupos de processos de execução Grupos de processos de monitoramento e controle Grupos de processos de encerramento Nível de interação entre processos TEMPO TérminoInício Interação de grupos de processos em um projeto Figura 10: Gráfi co da interação entre os macroprocessos do ciclo de vida do projeto Observando o gráfico, vemos que a fase de Monitoramento e Controle está presente de forma efetiva em todas as fases, o que exige grandes esforços. Embora as fases de Iniciação e Encerramento tenham menor intensidade e tempo, elas apresentam grande relevância na gestão da qualidade do projeto. Finalmente, a fase de execução é a que demanda maior intensidade, porém, quando comparada à fase de planejamento, a diferença de intensidade e de esforço não é significativa. Ainda observando o gráfico, vemos que os modelos lineares, ou seja, aqueles que aguardam o término de uma atividade para início de outra, não têm muita aplicabilidade em situações reais. Por exemplo: se na iniciação de um determinado projeto há a informação de que parte da equipe irá participar de programas de capacitação para absorver novas tecnologias envolvidas, é possível então adiantar o planejamento e a execução de treinamento para minimizar os efeitos das curvas de aprendizagem e otimizar o tempo de execução do projeto. A respeito do ciclo de vida de projetos, vale a pena ressaltar alguns detalhes muito importantes: • existem vários modelos de ciclo de vida para diferentes tipos de projetos; • não existe somente uma única e melhor forma de defini-los, o recomendável é seguir as políticas das organizações; • cada indústria ou empreendimento, de acordo com seu segmento ou ramo de atividade pode ter uma prática comum; 17 UNIDADE Conceitos Básicos • cada fase podem se referir a marcos ou pontos de transferências de respon- sabilidades, mudanças de tecnologia, etc.; • ciclo de vida pode ser utilizado na definição de marcos de revisão técnica e/ ou de aprovações; • finalmente, conforme demonstrado, o ciclo de vida aceita sobreposição de fases, ou seja, não há necessidade do término efetivo da fase anterior para a inicialização da fase seguinte. Tipologias de Projetos Segundo Lima (2010), para a obtenção de bons resultados é necessária a aplicação de conhecimentos, de habilidades e de técnicas que sejam adequadas às atividades do projeto; além disso, é importante se utilizar de metodologias, de gestão de pessoas, bem como compreender quais os impactos que podem ocorrer durante o decorrer do processo e muita experiência nas áreas de aplicação do projeto. Para a aplicação das metodologias, da gestão de pessoas e da compreensão dos impactos na gestão de projeto é recomendável conhecer qual o tipo de projeto e a sua respectiva classificação, a fim de facilitar o gerenciamento, a avaliação e as implicações do projeto. Segundo Batalha (2007), existem algumas classificações encontradas sobre os diversos tipos de projeto, podendo haver alguma superposição parcial entre as classes: Projeto Original Criação de um novo produto totalmente diferente dos demais, como é o caso do forno de micro-ondas e o CD player, quando de seus desenvolvimentos; Projeto Adaptativo Uso de uma metodologia de solução já conhecida para projetar e desenvolver novos produtos. Nesse tipo de projeto utiliza-se a concepção de um produto já existente e adapta-se uma solução, como é o caso dos comandos de uma versão nova de um televisor ou de um celular; Projeto Variante Trata-se dos casos em que se modifica o tamanho ou o arranjo para criar um novo produto, podendo ser citado o caso de um projeto de um cilindro hidráulico, em que é requerido um curso maior para o êmbolo a partir de outro cilindro diferente do desejado. Os tipos de projetos, que em geral são utilizados na indústria, são os projetos adaptativos e os projetos variantes, ambos envolvendo estratégias conhecidas para obtenção de soluções novas de projetos. Em outras palavras, a percepção inicial da estrutura do projeto é conhecida e mapeada para as soluções dos problemas, como é o caso de projetos de casas populares e apartamentos padronizados que já se sabe, antecipadamente, qual a estrutura necessária como, por exemplo, a quantidade de mão de obra a ser contratada, a área a ser construída, materiais a serem empregados, etc. 18 19 Existem outras propostas de classificação que propõem como classificação os aspectos de complexidade e inovação. A complexidade é medida de acordo com o porte do projeto e pela frequência e quantidade de problemas envolvidos; enquanto a inovação é caracterizada pelo grau de estruturação do problema. Considerando estes dois fatores (complexidade e inovação) podem-se classificar quatro tipos de projetos: Projeto Incremental Consiste na modificação de componentes ou partes do produto, mantendo o conceito original. É uma concepção estruturada como no exemplo dado das casas populares e apartamentos padronizados; Projeto Complexo Projetos de grande porte que envolvem uma grande quantidade de recursos e um sistema de informação extremamente complicado, como no caso da construção de um Estádio de Futebol; Projeto Criativo Projetos com baixo grau de estruturação e com problemas tecnológicos relativamente simples, como nos casos em que o design do produto é o fator mais relevante; Projeto Intensivo Projetos que envolvem situações novas e complexas como é o caso do projeto de estruturação das Olímpiadas de 2016 no Brasil. Outra estrutura de classificação leva em consideração as modalidades de ativida- des que estão no projeto de um produto: seleção, configuração e parametrização. • Seleção: envolve a escolha de um ou mais itens de um catálogo, aparentemente é uma tarefa simples, porém se o catálogo apresentar várias possibilidades e parâmetros a tarefa pode ficar muito complexa. • Configuração: é semelhante ao projeto de seleção; a diferença consiste nos componentes do produto que já estão projetados, como no caso do brinquedo LEGO. O problema do projeto está em arranjar os componentes de forma compatível com as propriedades e as características desejadas no produto final. • Parametrização: consiste na definição de valores para variáveis previamente selecionadas (parâmetros) de modo a atender a um objetivo previamente definido, um exemplo é a determinação do diâmetro e da altura de um tanque que deve conter 10m3. Existem infinitas soluções para este problema que deverá levar em conta outras restrições como, por exemplo, o espaço que o tanque deverá ocupar. O link do Project Management Knowledge Base (PMKB), a seguir, traz um breve resumo do tema “Tipologias e uma proposta de classifi cação de projetos” disponível em: https://goo.gl/g5WcBA Ex pl or Estes conceitos permitem a você realizar diversas considerações em relação aos tipos de projetos e com isto melhorar a seleção dos métodos, das técnicas e das ferramentas para auxiliar no projeto. Até a próxima unidade! 19 UNIDADE Conceitos Básicos Material Complementar Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade: LivrosIntrodução à engenharia de produção BATALHA, M.O. Introdução à engenharia de produção. São Paulo: Elsevier, 2007. Gestão de Projetos CARVALHO, F. C. A. Gestão de Projetos. 1. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2012. (e-book) Gestão de Projetos LIMA, R. J. B. Gestão de Projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2010. (e-book). A guide to the Project management body of Knowledge: PMBOK® guides PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A guide to the Project management body of Knowledge: PMBOK® guides. Pennsylvania: PMI, 2008. Moderno Gerenciamento de Projetos VALERIANO, D. 2 ed. Moderno Gerenciamento de Projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015. (e-book) 20 21 Referências CARVALHO, M. M.; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em Gestão de Projetos: Construindo Competências para Gerenciar Projetos. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2011. DO VALLE, A. B. et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2012. KANABAR, V.; WARBURTON, R. D. Gestão de Projetos. São Paulo: Saraiva, 2012. 21
Compartilhar