AULA-OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS

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CONCEITO E OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS.
Adriana Lopes de Almeida
Adriana Lopes de Almeida
 O que é um Processo?
Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. (Hammer e Champy, 1994)
Características básicas dos processo.
Características básicas dos processos
Fluxo de Valor: transformação de entradas e saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor;
Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer;
Eficiência: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer;
Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível;
Custo: recursos despendidos no processo.
O que é Mapeamento de Processos?
O Mapeamento de Processo é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de fazer a descoberta das informações, partes interessadas, capacidades, recursos que são necessários para entender os processos de negócio. 
Ajuda a empresa a enxergar os pontos fracos, os pontos de melhoria e os pontos fortes, além de melhorar a forma de entendimento sobre os processos da empresa e também os resultados dos negócios; auxilia no resultado positivo do produto final.
Benefícios do Mapeamento de Processos
Com o mapeamento dos processos a empresa irá: conhecer, analisar, melhorar e definir a sequência ideal de atividades que devem ser realizadas para que possa manter uma boa produtividade, assim como um padrão de qualidade na entrega de seus produtos.
 Agregar valor ao cliente - realizar ações que realmente importam para eles, que suprem suas necessidades.
Dessa forma, uma empresa deve eliminar ou minimizar seus esforços em atividades que não influenciam no poder de decisão de escolha do seu público-alvo. E uma excelente técnica para executar esses tipos de melhorias é o mapeamento de processos
Padronização de Processos
A padronização de processos é o ato de organizar e formalizar os processos. Dessa forma, estabelecendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores que fazem parte daquele processo.
Finalidade
Padronização de Processos
Indicar a meta e os procedimentos na execução das funções operacionais; 
Garantir que a realização das funções seja feita da maneira condensada; 
A padronização é o meio. O objetivo é entender, documentar, medir e avaliar.
Conceitos importantes
Procedimento operacional padrão (POP ou PDO): Documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance do resultado (meta);
Fluxograma: Diagrama que apresenta o fluxo ou sequência de um trabalho ou processo, através de uma simbologia própria. Maneira gráfica de se visualizar as etapas de um processo. 
Processos Críticos: São os processos considerados importantes, fundamentais para a realização de um objetivo. Caso esses processos não sejam executados da maneira devida, isso irá comprometer a qualidade do produto ou procedimento.
Como mapear e padronizar
os processos ?
1. Definição dos Processos a serem padronizados
Os processos a serem mapeados devem ser estabelecidos. 
Inicialmente, é interessante que apenas os processos críticos sejam mapeados.
2. Coleta de Dados
O objetivo desta etapa é coletar dados sobre os processos da empresa e analisá-los, visando seu total entendimento. Além disso, a partir da análise dos dados deve ser identificadas melhorias para os processos. A coleta de dados pode ser feita de diversas maneiras:
• Elaboração de questionários;
• Entrevistas com responsáveis;
• Envio de formulário;
• Verificação;
• Utilização de ferramentas da qualidade.
Diagrama da tartaruga
 
SIPOC
3. Elaboração do Macroprocesso
Macroprocesso: 
Apresenta os conjuntos de atividades em um nível menor de agregação, claramente definido, de forma que os processos representem uma sucessão clara e lógica de ações interdependentes que geram os resultados requeridos de forma sistêmica.
4. Definição do Padrão dos Documentos
Deve ser definidos os padrões dos documentos, o conteúdo destes, padrões de fonte, cabeçalho, espaçamento entre linhas, e quaisquer outros aspectos a serem observados para garantir que todos tenham as mesmas características para “padronizar o padrão”.
Elaboração da Norma Zero: Procedimento que conterá as instruções sobre o padrão dos documentos para que sirva de guia para a criação deles.
5. Procedimentação
A procedimentação visa transformar os dados e as melhorias em padrões a serem seguidos pelos funcionários e devem conter a melhor maneira de executar a tarefa.
Passos para procedimentação:
• Consenso entra melhor forma de executar as atividades;
• Elaborar fluxograma;
• Descrever o procedimento (dividir entre responsáveis);
• Revisar procedimentos.