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1 ADMINISTRAÇÃO GERAL Conceito de organização. Tipologia das organizações. A organização pública e privada. A empresa de sucesso. Administração. O conceito de administração. Visão global do processo gerencial. O perfil e as funções do dirigente. Planejamento. Direção, poder e autoridade. Controle e coordenação. As funções administrativas frente às novas tendências. Tendências da administração no Brasil e no mundo. História do pensamento administrativo. Taylor e a administração científica. Ford e a linha de montagem. Fayol e o processo administrativo. Max Weber e a burocracia. Relações humanas. O enfoque sistêmico. A escola contingencial. Escola estruturalista. Administração por objetivos. O modelo japonês. Administração participativa. Novos modelos de Administração. Aprendizagem organizacional. Visão de conjunto das funções da organização. Funções organizacionais. Administração superior. Marketing. Finanças. Recursos Humanos. Produção e Operações. P&D. Informática. Administração Publica: uma visão geral BÁSICA: CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria geral da administração. 6.ed. Rio ANDRADE, R.O.B de; AMBONI, N’erio. Teoria geral da Administração: das origens as perspectivas Contemporânea. 1ª. Ed. São Paulo: M. Books do Brasil, 2007. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 2.ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. MATIAS PEREIRA, J. – Finanças Públicas; a política orçamentária no Brasil – 2.edição- São Paulo – Ed. Atlas, 2003 MILESKI, H. S. (2003). O Controle da Gestão Pública. São Paulo: Ed. Revista dos Tribunais. SILVA, R.O . Teorias da Administração. 1ª.ed.São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. COMPLEMENTAR CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria geral da administração. 6.ed. Rio DUBRIN, Andrew. J. Princípios de administração. 4.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1998. HAMPTON, David R. Administração contemporânea. 3.ed. São Paulo: Makron Books. 1992. KWASNICKA, Eunice Lacava. Introdução à administração. 5.ed. São Paulo: Atlas, 2 DISCIPLINA: ADMINISTRAÇÃO GERAL Elaborada: Prof. Luiz Lira PROF: Sandson Azevedo - Apresentação do Professor e Alunos - Programa do Curso - Avaliação de Aprendizagem - Bibliografia Básica - Laboratórios - Biblioteca 3 1ª PARTE A ADMINISTRAÇÃO GERAL: Aspectos Importantes nas Organizações 1 - Por que Estudar Administração? 2 - Conceitos de Administração ==> Necessidades e Aspectos da Administração ==> Princípios da Administração 3 - As Funções da Administração 4 - Os Níveis da Administração 5 - Habilidades e Papéis Administrativos ==> Habilidades Administrativas ==> Papéis Administrativos de Mintzberg ==> Competência Administrativa 6 - Eficiência e Eficácia Organizacional 7 - A Atividade Administrativa ==> A Administração e o Gerenciamento ==> O Trabalho do Administrador ==> Diferenças entre Gerenciamento e Liderança ==> O Gerente do Futuro 8 - A Administração: Ciência, Arte ou Profissão? 9 - A Comunicação nas Organizações ==> Conceito e Tipos de Comunicação ==> As Funções e os Elementos da Comunicação ==> Melhoria dos Processos da Comunicação 4 ==> Percepção e Comunicação I - A ADMINISTRAÇÃO GERAL HOJE Como se desenrola o processo administrativo nos diversos tipos de organizações (públicas, privadas, não governamentais e outras). 1 – POR QUE ESTUDAR ADMINISTRAÇÃO? - Interesse em melhorar o modo como às organizações são administradas (interação entre todos os recursos dentro das organizações). - Evitar o desperdício de tempo na realização das operações (Ex.: Alfândegas, Setor Público). - Perdas financeiras (ações, investimentos de curto e longo prazo). - Falências (declínio). - A Administração era vista como resultante de um conjunto de funções, uma série de papéis, onde eram aplicadas, habilidades específicas ==> Linha funcional do Administrador, que está em mudança. - Administradores utilizam teorias administrativas para auxiliá-los no processo de tomada de decisão, baseadas no Planejamento, Organização, Controle, Comando e Coordenação. - Teoria administrativa: Produz o comportamento organizacional. - O que é uma Teoria? Um conjunto de conceitos e idéias que explica e prediz fenômenos sociais. Podem ser: (1) de configuração – aprendida de outros estudiosos, resultantes de experiências e (2) científicos – desenvolvidos através do método científico. 5 Integração entre o Conhecimento Teórico e o Prático em Administração ===> <=== Definições Integração Sistemática Experiência Fatos relevantes da Teoria e Prática Estudos de Casos Conceitos Participação em Técnicas eventos específicos Orientações Palestras e Seminários 2 – CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO Algumas definições procuraram vincular o conceito de administração às Escolas Clássicas: Funcionais, Relações Humanas, Tomada de Decisão, Sistêmica, Contingencial e etc. Dessas abordagens pôde-se extrair um conceito mais geral: “Administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz dos recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais”. (SILVA, Reinaldo O; 2001). O Quadro abaixo demonstra o pensamento básico desse conceito: Recursos Materiais – Recursos Financeiros Recursos Informacionais, Humanos e Tecnológicos (Fonte: Van Fleet & Peterson) TEORIA HABILIDADES Para Administrar PRÁTICA Atividades Administrativas Utilização Eficiente e Eficaz dos recursos Alcance das metas 6 � Necessidades e Aspectos da Administração Funções gerenciais em qualquer nível da organização (técnico ou político) Características dos Serviços da Administração . Complementares . Orientados para Atingir Metas Organizacionais . Relacionamento das Pessoas . Força Coordenada . Trabalho em Equipe. . Integração de Conhecimentos e Habilidades . Processo Administrativo Sistematizado . Esforço Criativo e Revitalizado . Dinâmica Organizacional . Intangibilidade � Princípios da Administração Um princípio é uma afirmativa básica ou uma verdade fundamental que provê entendimento e orientação ao pensamento e à prática na tomada de decisão. Os princípios da Administração são dinâmicos, gerais, relativos, inexatos e universais. Auxiliam as organizações a: orientar a eficiência, consolidar o pensamento no campo da Administração, melhorar a pesquisa em Administração e alcançar as metas sociais. HENRY FAYOL (1841 – 1925): Nascido em Constantinopla, de família burguesa da Franca, graduado em Engenharia de Minas (1860). Trabalhou a vida inteira na mesma empresa e estabeleceu em 1916, os 14 princípios gerais da administração. Divisão do trabalho, autoridade e responsabilidade, disciplina, unidade de comando, direção, subordinação do interesse individual ao interesse geral, remuneração, 7 centralização, hierarquia, ordem, equidade, estabilidade do pessoal no cargo, iniciativa, equipe. 3 – AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO As atividades básicas imputadas ao administrador para alcançar os resultados esperados pelas organizações correspondem ao Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e o Controle. 4 – NÍVEIS DA ADMINISTRAÇÃO Estratégico (Alta Administração): Direção da Organização estruturando as políticas e estratégias básicas. Tático (Média Administração): Gerência de Departamento ouSetor determinam que tipos de produtos e serviços vão ao mercado. Operacional (Administração Operacional): responsável pela produção de bens ou serviços (gerentes de vendas, chefes de seções , supervisores...). 5 – HABILIDADES E PAPÉIS ADMINISTRATIVOS Correspondem às destrezas específicas para transformar conhecimento em ação, que resulte no desempenho desejado para o alcance dos objetivos da organização. Segundo Robert L. Katz, existem 03 tipos de habilidades: Habilidades Técnicas: conhecimento, métodos técnicos e equipamentos para a realização de tarefas. Habilidades Humanas: É a capacidade para lidar com pessoas exercendo liderança. Habilidades Conceituais: É a capacidade de compreender as complexidades da organização de forma global ajustando o comportamento dos participantes. 8 Como ocorre a integração dos Níveis Administrativos X Habilidades Níveis Administrativos Habilidades Estratégico (Alta Administração) Conceituais: Intensas Humanas: Média Técnicas: Baixa Tático (Média Administração) Conceituais: Baixas Humanas: Intensas Técnicas: Média Administração Operacional Conceituais: Baixa Humanas: Média Técnicas: intensas � Papéis administrativos de Mintzberg Segundo Henry Mintzberg, papéis representam um conjunto de expectativas de comportamento de um indivíduo em situações especificas. As categorias de papéis administrativos são: Interpessoais: chefe, líder, ligação Informacionais: monitor, disseminador, interlocutor Papéis Decisionais: empreendedor, solucionador de conflitos, alocador de recursos e negociador � Competência Administrativa “É um conjunto de conhecimentos, habilidades, comportamentos e atitudes que uma pessoa necessita para ser eficaz num vasto campo de atividades administrativas, em vários tipos de organizações”. (Hellriegel & Jackson, 1999). Algumas competências para o sucesso gerencial extraídas da American Assembly of Collegiate Schools of Business (AACSB): liderança, objetividade, análise, flexibilidade, 9 comunicação escrita e verbal, impacto pessoal, resistência ao stress e tolerância na incerteza. 6 – EFICIÊNCIA E EFICÁCIA ORGANIZACIONAL Aquilo que é feito está relacionado com a eficiência (ação) e aquilo que é alcançado se refere à eficácia (resultado). Eficiência: É a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa, refere-se à relação entre as entradas e saídas no processo. É operar de modo que os recursos sejam mais adequadamente utilizados. Eficácia: A eficácia administrativa está relacionada ao uso dos recursos organizacionais de modo que resulte em alto desempenho de saídas e em altos níveis de satisfação entre as pessoas. É fazer as coisas certas, de modo certo, no tempo certo. 7 – A ATIVIDADE ADMINISTRATIVA � A Administração e o Gerenciamento “Podemos definir um gerente como alguém que se esforça para alcançar objetivos quantificáveis, relacionados às finalidades do subsistema e um administrador como aquele que se esforça para atingir objetivos não quantificáveis, independentemente do efeito final de sua consecução”. (Richard N. Farmer & William G. Ryan, 1969) Outras correntes apontam uma identidade entre administrador e gerente, bastando avaliá-los em função da tipologia organizacional. (Ex: Escolas, Hospitais, Indústrias farmacêuticas, petrolíferas, agrícolas, entre outras). � O Trabalho de um Administrador é influenciado por fatores como: - A natureza da organização, filosofia, objetivos e tamanho. - Tipo de estrutura (organograma) - Atividades e tarefas realizadas - Tecnologia e métodos de realização do trabalho - Natureza do pessoal empregado - Nível do trabalho administrativo na organização 10 O administrador vai atuar tendo como operações básicas: O estabelecimento de objetivos, a organização, as comunicações e a motivação, a avaliação e o desenvolvimento das pessoas. Abaixo ilustramos essas relações Conselho Diretivo ou equivalente Define Objetivo e formula políticas organizacionais Administração / Gerenciamento Implementação das decisões políticas e execução do trabalho Esclarecimento de objetivos Planejamento do trabalho Organização de atividades Direção de recursos Alcance dos objetivos estabelecidos dentro das orientações políticas 11 � Diferenças entre Gerenciamento e Liderança Liderança é um conceito mais amplo do que Gerenciamento. A diferença básica entre os dois conceitos reside no termo: Objetivos Organizacionais. Ocorre Liderança sempre que uma pessoa tenta influenciar o comportamento de um individuo ou grupo, sem necessariamente relacionar o motivo. Abaixo algumas dessas principais características: GERENTES LÍDERES Administram as atividades Inovam suas realizações Dão suporte às pessoas Desenvolvem as pessoas Confiam nos controles Inspiram confiança Perspectivas de curto prazo Perspectivas de longo prazo Aceitam a situação Desafiam a situação Perguntam quando e como Perguntam o que? e por que? Centram-se nos sistemas e estruturas Centram-se nas pessoas � O gerente do Futuro vai procurar a mudança, observar as realidades externas, promover treinamento, eliminar o medo, criar especialização, visão, negociação para solucionar problemas, valorizar as diferenças, administrar com participação, desenvolver o poder das equipes, buscar a qualidade, multifuncional idade de sua equipe. 8 – ADMINISTRAÇÃO: CIÊNCIA, ARTE OU PROFISSÃO? A Administração não é somente Arte, mas também Ciência que contém princípios definidos e conceitos, que dirigem a organização dentro de certos limites. O profissionalismo tem sido aceito numa perspectivas progressista e dinâmica. 12 9 – A COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES � Conceito e Tipos de Comunicação A comunicação é o processo de transmissão de informações e o respectivo entendimento do significado pelos envolvidos. Tipos: Verbal e não-verbal Verbal: escrita Não-verbal: inclui o Comportamento Cinésico (movimentos dos corpos); Proxemia (influência da proximidade e do espaço); Paralinguagem (forma como alguma coisa é dita, tom de voz, sonolência); Linguagem de Objeto (uso de coisas materiais, vestimenta, maquiagem...). A comunicação organizacional flui formalmente na direção vertical, horizontal e informal. � As Funções e os Elementos da Comunicação Funções: Informação, Motivação, Emoção e Controle Elementos: Transmissor, Codificação, Mensagem, Canal, Decodificação, Receptor e Ruído A Eficácia da Comunicação vai se dar por meio do que chamamos de Feedback. � Melhoria dos Processos de Comunicação A diferença entre comunicação eficaz e ineficaz, reside na avaliação de 04 aspectos do processo: diferenças de percepção, emoções, inconsistências entre a forma verbal e não- verbal e confiança entre as partes. � Percepção e Comunicação A percepção é o processo pelo qual a pessoa recebe, organiza e interpreta as informações advindas do ambiente. A percepção atua como uma rede ou um futuro 13 através do qual a informação passa antes de causar impacto nas decisões e ações individuais, conforme ilustramos abaixo: ==>Mensagem ==> <==Feedback <== Distorções da Percepção Estereótipos: Atributos de um grupo que são transferidos ao indivíduo. Efeito Halo: Formação de opinião pela maneira de vestir, corte de cabelo Percepção Seletiva: Destacam-se aspectos de pessoas ou situações pelas crenças, ou por um determinado ponto de vista. Projeção: Quando se designa atributos pessoais a outros indivíduos. Estudo de Caso: MicrosoftCorporation, página 39 - 05 questões para análise - 12 questões para discussão em sala de aula. BIBLIOGRAFIA BÁSICA SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teorias da Administração. 1ª ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. p.519 Percepção do transmissor Percepção do receptor 14 II – ORGANIZAÇÕES – CONCEITO E DESAFIOS As organizações são complexas. Elas afetam fortemente cada aspecto da existência humana: nascimento, crescimento, desenvolvimento, educação, trabalho, relacionamento social, saúde, e mesmo a morte. A Teoria da organização e a teoria da administração são conceitos proximamente relacionados. A teoria da organização não é uma coleção de fatos, é o modo de pensar sobre as organizações, tendo como subsídio padrões e regularidades no projeto organizacional e no comportamento. Uma definição próxima de uma realidade pode ser: “Uma organização é definida como duas ou mais pessoas trabalhando juntas cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um objetivo ou meta comum”. 1 – ASPECTOS IMPORTANTES - O componente humano - Divisão do trabalho - Habilidades e conhecimento - Coordenação e Controle dos processos administrativos em geral - Tipos de atividades - Atividades delimitadas entre os integrantes. - Orientadas para o alcance de resultados 2 – PRINCIPAIS DESAFIOS DAS ORGANIZAÇÕES - Administração num ambiente Global - Projeto estruturado de forma a reestruturar atividades - Melhoria constante da qualidade e competitividade - Reação às mudanças do ambiente - Ética e moral 15 3 – ORGANIZAÇÕES COMO SISTEMAS As organizações são sistemas abertos, elas precisam de objetivos claros, os quais vão determinar a natureza das entradas, a série das atividades para alcançar as saídas e a realização das metas organizacionais. O feedback sobre o desempenho do sistema, e os efeitos das operações sobre o ambiente, são medidos em termos de consecução dos objetivos e intenções. Ambiente Ssssssssass Entradas ==> Saídas ==> ╚╚ Feedback ╝╝ 4 – CARACTERÍSITICAS IMPORTANTES QUE ENFATIZAM A NATUREZA DAS ORGANIZAÇÕESEM SEU PROCESSO DINÂMICO COM UM SISTEMA ABERTO Interação com o Ambiente: Trocas importantes com o meio Sinergia: O resultado final é maior que a soma das partes envolvidas Equilíbrio Econômico: Balanceamento dos recursos internos e captação do meio ambiente Finalidade: Alcance dos mesmos resultados por meio de caminhos diversos 5 – PRINCIPAIS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONAIS (Hersey e Blanchard) – Humano/social, administrativo/estrutural, informacional/decisorial, econômico/tecnológico. .Matérias Primas .Informações .Recursos Financeiros Processo de Transformação Produtos e Serviços 16 6 – O AMBIENTE ORGANIZACIONAL As organizações, em lugar de administradores/gerentes, vão necessitar mais de facilitadores, orientadores/instrutores e mentores. Entretanto, utilizando-se de administradores, gerentes, coordenadores ou técnicos, as organizações terão de realizar atividades de planejamento, organização (estruturação), direção, controle e coordenação. O ambiente geral das organizações pode ser visto como constituído de forças indiretas do ambiente externo. As forças indiretas do ambiente externo podem afetar os administradores porque influenciam o clima onde a organização atua. Estas forças são o ambiente econômico, o ambiente tecnológico, o ambiente sócio-cultural, o ambiente político-legal e o ambiente internacional. 1 - O ambiente das tarefas é constituído por: Clientes, Competidores, Fornecedores, Reguladores e Parceiros estratégicos. 2 - O ambiente interno das organizações é formado por: Proprietários, Empregados, Administradores e Ambiente físico. As organizações modernas são moldadas por componentes do ambiente. Nenhuma organização pode ignorar o ambiente que se situa que contém oportunidades e ameaças. As oportunidades: mercados, recursos e outras condições externas que as organizações podem explorar para crescer e prosperar. As ameaças podem surgir de novos competidores que desafiam o nicho de mercado em que ela atua, outras ameaças são constituídas pelas condições legais ou políticas, mudanças demográficas. As organizações respondem às incertezas do meio através de um conjunto de realizações baseadas em: informação administrativa, mudança estratégica, fusão, aquisição, aliança, projeto organizacional, influência direta. 17 7 – ÉTICA E RESPONSABILIDADE SOCIAL ÉTICA – é uma necessidade em todos os níveis da organização de negócios, desde a alta administração até os segmentos operacionais. As características éticas que os Administradores e outros empregados enfrentam t6em crescido de significância nos últimos anos da década de 1990. Ética é um conjunto de valores e regras que definem a conduta como certa ou errada. A ética não é prescritiva, ou seja, nenhum conjunto de regras pode dizer como se comportar de modo moral ou ético em todas as situações. Os Códigos de conduta quando documentados, são escritos como políticas das empresas e servem de orientação geral de comportamento, entretanto as interpretações dessas orientações variam de um indivíduo para outro. Fatores que afetam a Ética Administrativa Organização: Políticas, Códigos de Conduta, Comportamento dos Supervisores, Comportamento dos Pares Administrador: Influência da Família, Valores Religiosos, Padrões e Necessidades Pessoais Ambiente Externo: Regulamentações Governamentais, Normas e Valores da Sociedade, Clima Ético da Organização. A RESPONSABILIDADE SOCIAL da organização ou responsabilidade social coletiva é a obrigação que uma organização tem de agir de maneira que sirva tanto os interesses próprios como interesses da sociedade. As organizações ainda não têm definida uma postura sobre a responsabilidade social, e estes contrates se resumem basicamente em 02 enfoques: - Visão Clássica: Afirma que a única responsabilidade da administração é conduzir os negócios com o máximo de lucro 18 - Visão Sócio-econômica: Assegura que qualquer organização deve se interessar pelo bem- estar social externo e não somente pelos lucros corporativos Graus de Responsabilidade Social (Estratégias) A Estratégia Obstrucionista é aquela que evita a responsabilidade social e prioriza as atividades econômicas da organização. A Estratégia Defensiva procura proteger a organização fazendo o mínimo legalmente requerido para satisfazer as expectativas sociais. A Estratégia Acomodativa é aquela que aceita as responsabilidades sociais e vai tentar satisfazer critérios legais econômicos fazendo o mínimo requerido. A Estratégia Proativa preenche todos os critérios de desempenho social, com iniciativas e lideranças no campo social. O Governo vai influenciar diretamente as práticas de responsabilidade social por meio de aspectos reguladores, mais notadamente através da tributação. O tamanho das organizações está relacionado à sua estrutura ou ao seu projeto organizacional, diferenciando-se umas as grandes das pequenas de acordo com os seguintes aspectos: GRANDES PEQUENAS Economia de escala Responsabilidade e Flexibilidade Alcance global Alcance regional Hierarquia Vertical Estrutura Plana Mecanísticas e Complexas Orgânicas e Simples Mercado estável Pesquisa e Nichos Homens na organização Empreendedores Estudo de Caso: Sears, páginas 82 e 83) 19 - 19 questões para revisão - 04 questões de aplicação prática A Evolução do Pensamento Administrativo As origens de alguns conceitos e práticas modernas de administração podem ser atribuídas a civilizações muito antigas. Salomão, um governante bíblico dirigiu a elaboração de acordos de comércio, administrou programas de constituiçãoe modelou tratados de paz no século X a.C. Entretanto, antes disso já havia a necessidade de alguma forma ou sistema para governar o povo. Muitos governantes antigos usaram seus fiéis servidores para executar seus desejos soberanos, conferindo a esses servidores a devida autoridade para atuar em nome do Chefe. De modo coletivo, os fiéis servidores se converteram então no Conselho ou junta consultiva dos chefes. Para administrar desenvolveram regras e tabus de conduta, usando o temor ao sobrenatural para garantir a adesão e obediência a estas regras. Este é o ponto de enfoque do estudo das civilizações antigas que influenciou o pensamento administrativo em sua linha temporal. ANO Localização e autores Eventos 5.000 a.C Suméria Controle Administrativo 4.000 a.C Egito Planejamento, organização e Controle. 2.600 a.C Egito Descentralização do poder 2.000 a. C Babilônia Estabelecimento do salário mínimo. Conceito de Controle e responsabilidade. 1.491 a.C Israel (Moisés) Utilização do princípio da organização por autoridade hierárquica. Princípio da exceção. 500 a.C China (Sun Tzu) Planejamento, organização e direção. 400 a.C Grécia (Sócrates) Enunciado da Universalidade da Administração. Habilidades Gerenciais 1.436 Arsenal de Veneza Fabricação e montagem de galeras de guerra, armas e equipamentos. 1.525 Roma ( Machiavel) Liderança e descrição de táticas políticas. Reconhecimento da necessidade de coesão. 1.776 Escócia (Adam Smith) Aplicação do princípio da especialização. Conceitos de controle e remuneração. 1.800 Inglaterra (Mathew Boulton) Padronização de princípios operativos. Planejamento, incentivos, bonificação, métodos de trabalho, seguro de vida. 20 1810 Escócia ( Robert Owen) Aplicações de práticas de pessoal. Treinamento dos operários. Planos de casas para os operários. 1832 Escócia (Charles Babbage) Ênfase no método científico. Especialização, divisão de trabalho, estudos dos tempos e movimentos, contabilidade de custos. 1855 EUA (Henry Poor) Princípios de organização, comunicação e informação aplicados às ferrovias americanas. 1856 EUA (Daniel McCallium) Uso do organograma para ilustrar a estrutura organizacional e sua aplicação na administração sistemática das ferrovias 1881 EUA ( Joseph Wharton) Funda o primeiro curso de Administração na Universidade da Pensilvânia 1886 EUA ( Henry Metcalfe; Henry Towne) A arte e a ciência da Administração. Filosofia da Administração 1900 EUA ( Frederick W. Taylor) Administração Cientifica. A Administração, como já visto antes, vem se desenvolvendo ao longo dos séculos, com enfoques diferenciados em função das épocas, das atividades e conseqüentes necessidades das organizações. a- Perspectiva Clássica: 1890 – 1919 b- perspectiva Humanística: 1920 – 1939 c- Perspectiva Quantitativa: 1940 – 1959 d- perspectiva moderna: 1960 – 1980 e- Perspectiva contemporânea/multifuncional: 1980 – anos 2000 21 As Teorias Administrativas na Linha do Tempo A grande maioria das pessoas nasce em um hospital, que é uma organização e, a partir daí, começam a se ampliar as relações com outros tipos de organizações: creche, escola, igreja, clube, cinema etc. Na vida adulta, o relacionamento é crescente, desde as associações de classe passando por academias de ginástica, jornais, revistas, partidos políticos, companhias aéreas, hotéis, restaurantes, bancos, aeroportos e, entre tantas outras, a Internet. Fatalmente, todos nós, iremos encerrar as nossas vidas aqui na terra dentro de um outro tipo de organização: cemitério ou crematório. Dedicar mais atenção aos relacionamentos com as pessoas nas mais variadas organizações que nos relacionamos, contribui para a refinar a nossa competência diagnostica e elaborar teses interessantes sobre a dinâmica organizacional e, como conseqüência, das prováveis formas como as pessoas são gerenciadas e como elas se sentem em seu "habitat" profissional. Essas observações fazem mais sentido na medida em que hoje existe unanimidade na afirmação de que "é a criatividade humana o maior fator de diferenciação das empresas nessa era de volatilidade do conhecimento". E a criatividade, como todos nós sabemos, só acontece em ambientes que estimulam o questionamento e a dúvida. Quando existe a certeza, a verdade e a excessiva obediência , jamais, em momento algum, poderá existir criatividade. Seguramente em ambientes burocratizados, enfadonhos e desestimuladores do crescimento e da dúvida, a criatividade não prospera. Pelo que tenho constatando nas centenas de eventos gerenciais que tenho coordenado nos últimos 25 anos, uma grande maioria de pessoas é instruída apenas no "como" cumprir com suas obrigações e tarefas, mas jamais sabem "o porquê" estão fazendo. Estou seguro em afirmar que "chefes" que se limitam e dar instruções apenas no "como" fazer e não no "porquê", possuem valores, crenças e convicções pessoais caracterizados pela mais completa falta de credibilidade e confiança na capacidade das pessoas. São verdadeiros "coveiros" organizacionais, pois efetivamente não contribuem para o desenvolvimento das pessoas, mas sim para o embotamento. Com isso, fazem 22 com que os seus chamados colaboradores adquiram comportamentos mecânicos e robotizados, desprovidos de senso crítico e da capacidade de inovar e mudar. E mesmo assim, ainda se quer falar em ambientes de trabalho propícios à criatividade. As teorias nos ajudam a entender processos essenciais. Segundo STONER (1999, p.22) teoria é um conjunto coerente de pressupostos elaborado para explicar as relações entre dois ou mais fatos observáveis. A teoria é aquela que embasa todas as nossas ações dentro da organização e sobre todos os seus stakeholders. Todas as teorias da administração são produto do ambiente, forças sociais, econômicas, políticas, tecnológicas e culturais. Situações de nosso dia-a- dia são bem claras das teorias administrativas, pois em cada situação vemos a relação com as teorias. É importante salientar, que não existe uma teoria, modelo ou padrão para os acontecimentos, e a teoria que é eficaz em um determinado lugar pode não ser eficaz em outro determinado local. Escola Clássica Desde a pré-história, existe algum tipo de organização. A medida que a humanidade foi evoluindo, houve a necessidade clara de se administrar este processo complexo em que foi se transformando a humanidade. O desenvolvimento de teorias de administração para se tornar o processo mais fácil data de anos recentes, nos séculos XVIII e XIX. Estas teorias foram criadas devido a necessidade de planejar, organizar, direcionar e controlar o processo administrativo. Administração Científica Esta teoria surgiu no início do século passado, da necessidade de aumentar a produtividade e preocupava-se principalmente com a organização das tarefas, com racionalização do trabalho. E consiste que os administradores podem determinar cientificamente a melhor maneira para realizar uma determina 23 atividades e/ou tarefa. Esta teoria trabalha para aumentar a eficiência da mão-de- obra. Desta maneira, Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt, Frank Gilbreth e Lillian Gilbreth criaram os princípios da administração científica. Frederick W. Taylor baseou seu sistema no estudo de tempos e movimentos, cronometrando os tempos e movimentos de operários siderúrgicos. Criou também o sistema de tarifas diferenciadas, onde o empresário remunerava seus funcionários por desempenho. A teoria de tempos e movimentos de Taylor aumentava a produtividade assustadoramente, tornando os processos mais eficientes e rápidos, desta maneira, trabalhadores e sindicatos começaram a se opor a esta teoria, pois com o aumento na produtividade e maior eficiência, acabariam os trabalhos disponíveis, causando assim demissões. Segundo STONER (1999, p.25) Taylor baseou sua filosofia em quatro pilares: O desenvolvimento de uma verdadeira ciênciada administração, de modo que pudesse ser determinado o melhor método para realizar cada tarefa; A seleção científica dos trabalhadores, de modo que cada um deles ficasse responsável pela tarefa para a qual fosse mais bem habilitado; educação e o desenvolvimento científico do trabalho; e, A cooperação íntima e amigável entre a administração e os trabalhadores. Segundo STONER (1999, p.25) Taylor afirmava que o sucesso desses princípios exigia uma completa revolução mental por parte da Administração e dos trabalhadores. Com isso a produção aumentaria, crescendo assim os lucros. Henry L. Gantt reconsiderou o sistema de incentivos criado pelo sistema Taylorista. Gantt excluiu o sistema de tarifas diferenciava, pois acreditava que tinha um impacto muito pequeno na motivação dos trabalhadores. A teoria de Gantt é utilizada hoje na Coca-Cola Company. Se os vendedores atingirem uma determinada cota de vendas, receberam uma bonificação. O supervisor de mercado recebe bonificações se cada vendedor sob sua supervisão atingir a meta. E por fim, o diretor recebe bonificações se cada supervisor sob sua direção atingir as metas. Este tipo de teoria, estimula para que todos alcancem os objetivos propostos. Gantt acrescentou outras duas ferramentas no seu sistema, onde ele avaliava publicamente cada operário, através de um gráfico de desempenho diário. Outra ferramenta utilizada foi o sistema de gráficos para a programação da produção. Frank B. Gilbreth e Lillian M. Gilbreth trabalharam com estudos de fadiga e de movimentos. Lillian abordou além de estudos de fadiga e movimentos, 24 o trabalho como meio de promoção do bem-estar individual de cada operário. Segundo Frank B. Gilbreth, fadiga e movimentos estão intimamente interligados, e cada movimento que fosse reduzido nos movimentos necessário para a produção, reduziria a fadiga. Os autores desenvolveram o plano de três posições. A teoria da administração científica é largamente utilizada em muitas empresas globais, entre elas McDonald's e Habbib's. As referidas empresas trabalham com linha de montagem de seus sanduíches. Estas empresas conseguiram mostrar que qualquer atividade pode ser realizada de uma maneira mais eficiente e racional, e que o desenvolvimento científico de seus funcionários tem forte influência sobre o processo. Este modelo tem suas limitações, pois tornam as pessoas bitoladas em um processo. O funcionário não sabe fazer outra coisa, senão aquilo que foi estabelecido pelo processo. Abordagem Comportamental A escola comportamental surgiu por volta do ano de 1940. Surgiu devido a ineficiência da administração científica em relação a produção e a harmonia no local de trabalho, se preocupava com as pessoas, com os grupos sociais e com a organização informal. Esta escola lida mais com o lado humano nas organizações, isto é, com as relações humanas dentro das organizações. Segundo STONER (1999, p.30) relações humanas é um termo freqüentemente usado para descrever o modo como os administradores interagem com seus subordinados. Dentro de uma organização podemos ter dois tipos de relações humanas: relações humanas eficazes e relações humanas ineficazes. O estudo das relações humanas datam entre início da década de 20 à início da década de 30. Esta teoria foi desenvolvida em estudos realizados na Western Electric Company, e passou a ser conhecida como as experiências de Hawthorne, pois este estudo foi desenvolvido numa fábrica da Western Electric Company, na cidade de Hawthorne. O referido estudo tinha como objetivo verificar a relação existente entre o nível de iluminação no local de trabalho e a produtividade dos operários. Durante o estudo foram trocadas várias variáveis além da iluminação para verificar a influência das variáveis na produtividade dos operários. Os resultados foram ambíguos. Elton Mayo e seus colegas da Haward Business School foram os pioneiros no uso do método 25 científico em seus estudos sobre as pessoas no ambiente de trabalho e concluíram que uma cadeia complexa havia interferido na produtividade dos operários. Abordagem de Relações Humanas Elton Mayo e seus colegas chegaram a conclusão de que não é somente uma variável que altera a produtividade dos operários, mais sim um conjunto de variáveis interligadas. Segundo STONER (1999, p.31) Elton Mayo e seus colegas concluíram que os empregados trabalhariam mais caso acreditassem que a administração estava preocupada com o seu bem-estar e que os supervisores prestavam atenção especial neles. Portanto, foi a partir deste estudo de Elton Mayo que se criou o conceito de homem social. Com esta abordagem das relações humanas, redescobre-se um antigo conceito de Robert Owen, que as pessoas são máquinas vitais que produzem dividendos, além de somente produtos. Portanto, esta teoria foca mais o lado humano do que o lado técnico. Até hoje é causa de debates e confusão, pois o modelo de Elton Mayo não conseguia descrever o homem no local de trabalho, e que o nível de satisfação não acompanha proporcionalmente o nível de produtividade. Depois que Elton Mayo e seus colegas desenvolveram a abordagem das relações humanas, surgiram alguns pesquisadores que utilizavam métodos sofisticados e ficaram conhecidos como cientistas do comportamento. Entre os cientistas do comportamento estão Argyris, Maslow, McGregor e Herzberg. Uma das mais famosas teorias de motivação foi desenvolvida por Abhram Maslow. Ele desenvolveu a teoria de que a satisfação dos desejos e necessidades motiva o ser humano a buscar o objetivo de auto-realização. A abordagem da hierarquia de necessidade de Maslow se baseia em quatro premissas: 1) Todos os seres humanos adquirem um conjunto semelhante de motivos através de dotação genérica e de interação social; 2) Alguns motivos são mais básicos ou fundamentais do que outros; 3) Os motivos mais básicos têm que ser satisfeitos primeiro, 4) A medida que os motivos mais básicos forem satisfeitos, surgirão os motivos mais avançados, Maslow propõe 26 uma hierarquia de motivos compartilhados por todos. Quando se fala em motivos, não se pode deixar de mencionar o constructo de Freud, envolvendo os três componentes mais básicos do indivíduo: O id, o ego e o superego. O id é o reino dos instintos, dos impulsos mais básicos do indivíduo. Como parte desses impulsos são anti-sociais, é necessário que haja um controlador para eles. Tal é a tarefa do ego. Frederick Herzberg desenvolveu uma teoria de dois fatores: fatores insatisfatórios e fatores satisfatórios. Para motivar a compra, os fatores de satisfação devem estar sempre presente. As empresas devem estar atentas para dois aspectos muito importante: devem evitar os fatores que causam insatisfação e identificar os fatores de satisfação ou motivadores dos consumidores. Muitas foram as contribuições que os cientistas comportamentais deram a administração, entre as contribuições estão: compreensão da motivação, comportamento de grupos, relações no trabalho e muitas outras. Alguns autores acreditam que este campo do comportamento não foi investigado com tanta profundidade e que se tem muito ainda em pesquisar. [...] finalmente, uma vez que essas necessidades fisiológicas, de segurança, sociais e de estima sejam satisfeitas, as pessoas começam a explorar e a estender as fronteiras do seu potencial - buscando auto-realização. Esse é o motivo pelo qual uma pessoa se empenha em atividades de auto melhoria, tais como fazer um curso de educação para adultos ou perseguir tenazmente as habilidades em busca da perfeição. SHETH (2001, p.147). Escola Quantitativa Esta escola trabalha com métodos quantitativos e conta com cientistas nas áreas de matemática e física. Esta escola foi desenvolvida pelos britânicos na segunda guerra mundial. Com os métodos quantitativos desenvolvidos nesta escola, foram possíveis grandes avanços tecnológicos. Os britânicos também utilizavam os métodos quantitativos para criarestratégias durante a segunda guerra mundial e eram formados por equipes de pesquisa operacional. Os americanos copiando o grande modelo britânico colocaram estes métodos nos primeiros computadores para efetuarem cálculos mais rápidos e precisos. Hoje existe uma vasta aplicação 27 nas empresas da pesquisa operacional criada pelos britânicos e cada vez mais esta ferramenta se torna visível no uso organizacional. Abordagem Sistêmica Segundo STONER (1999, p.33) a abordagem sistêmica vê a organização como um sistema unificado e propositado, compostos de partes inter-relacionados. Isso permite que as pessoas enxerguem a empresa como um todo e parte do ambiente externo. Segundo STONER (1999, p.33) a teoria dos sistemas nos diz que a atividade de qualquer segmento de uma organização afeta em graus variados a atividade de todos os outros segmentos.Entre eles estão os sistemas, subsistemas, sinergia, sistema aberto, sistema fechado. Abordagem Contingencial Esta abordagem foi criada por vários administradores e consultores que em campo procuram colocar em prática as teorias das escolas de administração. Descobriram então, que determinado método funciona bem em um ambiente e que o mesmo método não funciona bem em outro ambiente, portanto, concluíram que não existe um modelo padrão de abordagens que funcione bem em todos os ambientes. Portanto, segundo STONER (1999, p.35) a abordagem contingencial é a concepção que a técnica de administração que melhor contribui para o alcance dos objetivos organizacionais pode variar em situações ou circunstâncias diferentes. Verifica-se então que a abordagem contingencial é mais abrangente que a sistêmica, pois focaliza os pormenores das relações entre as partes. 28 Uma Nova Abordagem das Relações Humanas Esta nova abordagem das relações humanas surgiu por volta da década de 50 e se fortificou na década de 60, com diversos pensadores. Entre os pensadores estão Tom Burns e G. M. Stalker, que defendem que a nova abordagem das relações humanas está intimamente ligada à abordagem contingencial, porém, vai muito além, pois propõem um novo modelo de administração. Outros cientistas, entre eles W. Edwards Deming e Tom Peters elaboraram um conjunto de princípios de Administração, como o fez Fayol na sua teoria. Estes conceitos de Deming e Peters concentram-se nos princípios de qualidade. Esta nova abordagem das relações humanas ganhou formas quando em 1982 os consultores Thomas J. Peters e Robert H. Waterman publicaram estudos feitos em empresas, onde aplicaram a nova abordagem das relações humanas. Em seus trabalhos, os consultores explicam como as pessoas interagem nas organizações e suas pesquisas revelam que as pessoas são sociais, intuitivas e criativas. Os pesquisadores também citam regras de como tratar as pessoas com dignidade e respeito que merecem. Sendo assim, STONER (1999, p.36) conclui que a nova ênfase na administração, a partir das relações humanas, é um passo importante na evolução do pensamento sobre Administração. [...] esta nova abordagem é integrativa à teoria da Administração, combinando uma visão positiva da natureza humana com o estudo científico das organizações e visando a prescrever como os administradores eficazes devem agir na maioria das circunstâncias. STONER (1999, p.35). 29 Objetivos da Administração A Administração tem objetivos que são: proporcionar eficiência e eficácia com efetividade às empresas. Este termo efetividade é novo e diz que uma empresa deve ser eficiência ou eficaz sempre. A administração interpreta os objetivos da empresa e busca meios para alcançá-los através da ação administrativa, que compreende planejamento, organização, direção e controle. Princípios Gerais da Administração Segundo CHIAVENATO (1989, p.6) a administração não é uma ciência exata. Ela não pode se basear em leis rígidas. Portanto, a administração deve se basear em princípios flexíveis. Ainda segundo CHIAVENATO (1989, p.6) princípios são condições ou normas dentro das quais o processo administrativo deve ser aplicado e desenvolvido. Os princípios são: Princípio da divisão do trabalho e da especialização; Princípio da autoridade e responsabilidade; Princípio da hierarquia; Princípio da unidade de comando; Princípio da amplitude administrativa; Princípio da definição. 30 ANOS - PRINCIPAIS TEORIAS 1903 - Administração científica 1909 -Teoria da burocracia 1916 -Teoria clássica 1932 -Teoria das relações humanas 1947 -Teoria estruturalista 1951 -Teoria dos sistemas 1953 -Abordagem sociotécnica 1954 -Teoria neoclássica 1957 -Teoria comportamental 1962 -Desenvolvimento organizacional 1972 -Teoria da contingência Fonte: CHIAVENATTO, 1997: 13 a 15 Á medida que novos desafios vão surgindo a administração necessita se adaptar ou modificar suas abordagens e conceitos para que fique aplicável. O mundo empresarial deixou a forma burocrática e migrou para os sistemas pós-industriais. Mudanças importantes aconteceram durantes todos estes anos, entre elas, as mudanças rápidas e inesperadas, principalmente no campo do conhecimento, o crescimento no tamanho das empresas, pois se tornaram empresas complexas e globais e o mais importantes, a era do conhecimento, onde deve exigir dos administradores competência diversa e especializada. O mundo da Administração é incerto e desafiador, pois muitas são as mudanças e as transformações que ocorrem no ambiente, e todas estas mudanças e transformações são muito ambíguas e incertas. A Administração se defronta com problemas diferentes todos os dias, cada dia é um problema diferente a ser resolvido, e cada um com características próprias. A sociedade está ficando cada vez mais exigente, os clientes estão cada vez mais cônscios de seus direitos, a concorrência é acirrada e o mercado é competitivo, onde só sobrevivem as melhores empresas. Com a globalização econômica, a temática prioritária no campo empresarial passou a ser a competitividade. Pois saber competir em um universo é hoje questão de sobrevivência para as empresas, desde grandes empresas globais a empresas de 31 menor porte. Uma a uma, estão caindo as barreiras alfandegárias entre os países, tanto na Europa, América do Norte e América do Sul. Em um curto prazo, o comércio internacional será realmente uma terra sem fronteiras, facilitando o acesso da população aos bens fabricados. Nesse caminho, a necessidade de se impor em um mercado sem fronteiras fez com que as economias substituíssem o trabalho humano pela eficiência e perfeição da alta tecnologia, um exemplo é a automação. Hoje, a sociedade está passando por profundas mudanças que afetam todas as empresas e seu ambiente. Segundo CHIAVENATO (1997, p.20-5), estas mudanças são: Da sociedade industrial para a sociedade de informação; Da tecnologia simples para a alta tecnologia; Da economia nacional para a economia global; Do curto prazo para o longo prazo; Da democracia representativa para a democracia participativa; Das hierarquias para a comunicação lateral intensiva; Da opção dual para a opção múltipla; Da centralização para a descentralização; e, Da ajuda institucional para a auto-ajuda. FLEXIBILIZAÇÃO ORGANIZACIONAL A partir dos anos 80, as empresas brasileiras, de capital privado ou público, pressionadas não só pela necessidade de se manterem no mercado nacional e internacional e pelo sucesso da “onda” gerencial japonesa, como também pela “onda” neoliberal procuraram incorporar um novo modelo de gestão que agilizasse o processo de produção através das tecnologias da informação ( interação da eletrônica, da informática e das telecomunicações ) e que promovesse de maneira mais consciente o envolvimento do empregado no processo de trabalho. A este modelo de gestão da produção (interface da organização da produção com a organização do trabalho) chamamos de flexibilização organizacional,que propõe às empresas uma forma de gerenciamento diferente daqueles preconizados até então: da especialização do trabalhador (Taylorista) à qualificação versátil ( multifuncional); da automação rígida (processo mecânico); à automação flexível (processo automático); da 32 produção em massa (fordista) às demandas diversificadas do mercado (Pós-fordista); da gestão tecnoburocrática (monológica) a um gerenciamento mais participativo . A flexibilização organizacional seria um paradigma em gestão da produção que busca a diferenciação integrada da organização da produção e do trabalho sob a trajetória de inovação tecnológica em direção à democratização das relações sociais nos sistemas- empresa. Um dos grandes problemas que tem surgido nas empresas a partir da implantação desta nova tecnologia organizacional, quando adotam técnicas que substituem, a capacidade treinada da mão-de-obra existente, é a incapacidade treinada em gerenciar o impacto social (exclusão, instabilidade). � No Brasil a necessidade que as organizações privadas ou públicas têm de ser razoáveis com os preceitos da Constituição Federal, que, no caso específico deste estudo, estão fundamentados nos seguintes artigos: art.1º incisos II, III, IV e V; art.3º inciso I; art. 7º incisos XI e XXVII e art.11. Da análise desses artigos pode-se verificar até que ponto está existindo uma convivência democrática entre as empresas e se as mesmas desenvolvem o exercício de cidadania. O modelo fordista, que provoca o distanciamento entre o pensar (dirigentes e técnicos) e o agir (trabalhador operacional), não mais parece ter sentido sob as propostas do paradigma da flexibilização organizacional, pelo contrário, as novas práticas produtivas parecem enfatizar uma maior participação dos trabalhadores na tomada de decisões e no controle da qualidade. 33 2 ª PARTE A EVOLUÇÃO DA TEORIA ADMINISTRATIVA NA LINHA DO TEMPO A Teoria da Administração Científica é a ênfase nas tarefas. O nome Administração Científica é devido à tentativa de aplicação dos métodos da ciência aos problemas da administração, a fim de alcançar elevada eficiência industrial. Taylor no início sua preocupação era tentar eliminar o desperdício e das perdas sofridas pelas indústrias americanas e elevar os níveis de produtividade através de métodos e técnicas de engenharia. Ele utilizava técnicas que eram centradas do operário para a direção, através do estudo de tempos e movimentos, da fragmentação das tarefas e na especialização do trabalhador reestruturava a fabricação e com os conceitos de gratificações por produção incentivava operário a produzir mais. Só que não adiantava racionalizar o trabalho do operário se o supervisor, o chefe, o gerente, o diretor continuavam a trabalhar dentro do mesmo empirismo anterior. Fayol parte da proposição de que toda empresa pode ser dividida em seis grupos: Funções Técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa, Funções Comerciais, relacionadas com a compra, venda e permutação Funções Financeiras; relacionadas com a procura e gerência de capitais; Funções de Segurança; relacionadas com a proteção e preservação de bens; Funções Contábeis; relacionadas com os inventários, registros, balanços, custos e estatísticas; Funções Administrativas, relacionadas com a integração da cúpula das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa, pairando sempre acima delas. 34 DADOS HISTÓRICOS Frederick Winslow Taylor (1856-1915) engenheiro norte-americano, foi aprendiz, operário, mecânico e engenheiro-chefe. Ele é considerado o pai da administração científica, cujos princípios se baseavam na estrutura formal e nos processos de organização. Taylor entrou em contato com os problemas da administração em 1884, quando ele se tornou engenheiro-chefe da Midvale Steel Company. Ele reconheceu que, apesar da maneira superior e, muitas vezes, arrogante da administração em relação aos trabalhadores, em verdade eram essencialmente os trabalhadores que moviam as fábricas. Taylor observou os seguintes problemas: � A administração não tinha noção clara da divisão de suas responsabilidades com o trabalhador. � Havia malandragem em todos os postos de trabalho. � As decisões administrativas baseavam-se na intuição e no palpite. � Não havia integração entre os departamentos da empresa. � Os trabalhadores eram colocados em tarefas para a mão-de-obra. � Havia conflitos entre capatazes e operários a respeito da quantidade da produção. Depois de estudar o problema, Taylor formulou a primeira apresentação sistemática da administração científica. Seu objetivo principal era resolver o problema dos salários, porque ele verificou que, no sistema de pagamento por dia de trabalho os homens logo concluiriam que não haveria nenhuma vantagem. Eles diminuiriam a produção em virtude de seus desejos de evitar cortes. Conseqüentemente, ele argumentava que, se a administração soubesse quanto tempo um homem levaria para completar o seu trabalho, esta informação eliminaria a necessidade de cortes. Em outras palavras, se a administração pudesse estabelecer padrões de desempenhos fixos, o trabalhador seria forçado a fazer um “bom dia de trabalho” para receber salários razoáveis. Além disso, a exata determinação 35 científica da velocidade em que um trabalho poderia ser feito seria o meio de resolver o problema do salário. Taylor usou dois tempos básicos no tratamento desta questão. Estes métodos eram: um estudo do tempo-base e a introdução de padrões diferenciais. AS PRINCIPAIS CONTRIBUIÇÕES DE TAYLOR PARA ADMINISTRAÇÃO Em 1911, com base em sua experiência profissional, Taylor publicou o livro Princípios de Administração Científica, que enfatizava a necessidade de aumentar a produtividade. Dando grande importância à administração da produção, Taylor preocupou-se com a supervisão e a eficiência dos empresários. A melhoria da produtividade do trabalhador, segundo esse autor, permite a evolução dos salários. As principais contribuições de Taylor foram: · Constituição da Administração Científica como uma ciência em lugar do empirismo que antes era visto na Administração; · Técnicas científicas para a Seleção e treinamento do trabalhador; · Articulação do trabalho com a ciência; · Divisão do trabalho e das responsabilidades, ou seja, organização funcional. Segundo Reinaldo O. da Silva, a personalidade de Taylor pode ser examinada sob três aspectos: a) como experimentador e pesquisador; b) como autor e divulgador de seus experimentos; c) como formador de uma equipe e linha de pensamento. 36 Taylor conseguiu revolucionar os processos tradicionais dos métodos de trabalho através da aplicação de métodos científicos a muitas empresas norte-americanas. Muitos dos métodos de Taylor não eram em si originais. A originalidade estava na aplicação destes métodos com a visão do engenheiro, o que até então era considerado domínio do costume, da tradição, do personalismo e da política. Os estudos de Taylor foram iniciados com a publicação do livro Administração de Oficinas que, em essência, dizia o seguinte: � o objetivo de uma boa administração era pagar altos salários e ter baixos custos de produção; � a administração devia aplicar métodos científicos de pesquisa e experimento, a fim de formular princípios e estabelecer processos padronizados para o controle das operações de produção; � os empregados tinham de ser cientificamente colocados em postos em que os materiais e condições de trabalho fossem cientificamente selecionados, para que as normas pudessem ser cumpridas; � osempregados deviam ser cientificamente treinados para desenvolver uma atmosfera de cooperação para com os trabalhadores, de modo a garantir um ambiente que possibilitasse a aplicação dos outros aspectos mencionados. No livro Princípios da Administração Científica, Taylor identificou as seguintes características da administração cientifica: � ciência em lugar de empirismo; � harmonia em vez de discórdia; � cooperação, não-individualismo; � máxima produção e não-restrição de produção; � desenvolvimento de cada homem para a sua máxima eficiência e prosperidade. 37 Taylor criou uma revolução mental, com a definição de regras para a melhoria da eficiência da produção, e, como resultado de seus estudos, descreveu o que denominou de quatro princípios básicos da administração cientifica: 1. desenvolvimento de um método científico para o trabalho dos operários, o que substituiria o velho método da “regra do polegar” (empirismo no processo); 2. estabelecimento de processo cientifico de seleção e treinamento do operário, para evitar a escolha sem critério, e o auto-treinamento; 3. cooperação entre as gerencias e os operários, de modo a garantir que o trabalho fosse feito de acordo com os princípios científicos desenvolvidos; 4. divisão do trabalho dos operários em função da sua especialização, para a implementação da cooperação (eficiência) no processo de produção.Um dos mais importantes princípios da administração cientifica de Taylor é o principio da exceção, pelo qual a administração deveria se concentrar nas tarefas estratégicas e de grande importância, deixando as tarefas padronizadas para o pessoal operacional. APRECIAÇÃO CRÍTICA E VALIDADE DAS IDÉIAS, PRINCÍPIOS E CONCEPCOES O primeiro mérito de Taylor, reside no fato dele ter feito na administração “uma abordagem científica”. Esta abordagem está baseada em fatos comprovados, não em tradição, costumes, adivinhação ou opinião pessoal. O estudo do Tempo e Movimento de Taylor, onde é feita a subdivisão do trabalho nos elementos ou movimentos que o constituem, a fim de eliminar a ineficiência e o esforço inútil, até nos dias de hoje é uma prática adotada como metodologia administrativa. As ferramentas e procedimentos padronizados também são utilizados atualmente. A tarefa que Taylor determinou para cada operário, baseada em estudo de tempos, atualmente é aplicada como o que chamamos de “meta” de trabalho. Por 38 outro lado, o Trabalho Individualizado pregado por Taylor como forma de incentivo aos trabalhadores, é um conceito que atualmente não está muito em uso, pelo contrário, a Teoria Administrativa atual enfatiza o desenvolvimento das tarefas em grupo. Outro conceito de Taylor que atualmente é questionado é o do incentivo monetário que, apesar das críticas, ainda é muito utilizado pelas empresas. Taylor via o treinamento dos funcionários como uma responsabilidade da gerencia, o que, atualmente é um conceito muito utilizado pelos gerentes. A seleção científica pregoada por Taylor como a melhor forma de contratação de pessoas corretas para as funções a serem desempenhadas, foi um esboço do que se conhece atualmente na área da Psicologia Industrial e da Administração de Pessoal. Nos anos cinqüenta, os japoneses retomaram as idéias de Taylor para renovar sua industria e criaram o conceito de kaizen e de suas técnicas (especialmente a cronometragem de tarefas) revela que se trata nada mais nada menos do que de Taylorismo. Os resultados alcançados com a aplicação dessa técnica, bem como a subseqüente popularidade da guerra ao desperdício, fariam os princípios da administração científica desfrutar de grande interesse na virada do milênio. As principais críticas desenvolvidas contra as concepções de Taylor foram feitas pelos gerentes e sindicatos trabalhistas, que julgavam ameaçados seus privilégios e comodismos. Em 1915, Robert Hoxie publicou um relatório onde dizia que a administração científica lidava apenas com aspectos mecânicos, desconsiderando os aspectos humanos da produção. No entanto, Hoxie reconheceu que o Taylorismo oferecia à gerência, meios de alcançar eficiência na produção, tornando viável menores custos e aumento da produção, sem implicar esforço extra dos trabalhadores, ou maior carga horária ou condições inferiores de trabalho. Ele também considerou que os métodos de Taylor criavam possibilidades de benefícios reais e substanciais para o trabalho e para a sociedade, o que significa o reconhecimento dos seus aspectos positivos. As críticas ao sistema de Taylor podem ser resumidas em dois grupos: Mecanização – que desestimula a iniciativa pessoal do operário, tornando-o “parte da máquina”, não considerando os seus aspectos psicossociais; Esgotamento físico – resultado freqüente da ânsia do operário em realizar mais do que o previsto, para aumentar o seu pagamento; 39 Como conseqüência, este sistema tende a: 1. especializar demasiadamente a produção do operário, tornando-o apêndice da máquina; 2. destruir a iniciativa própria, e de algum modo o relacionamento interpessoal; 3. otimizar o trabalho em demasia, minimizando as aptidões dos operários. Muitas dessas restrições podem ser encontradas nos sistemas contemporâneos de realização do trabalho nas indústrias. Taylor não podia ir além do que propôs na época em que viveu. Convém não esquecer que o aspecto fundamental e relevante de teoria e estudos não era o “sistema” de trabalho, mas eram a “doutrina”, a filosofia e os princípios sobre os quais a “administração cientifica” que concebera haveria de se assentar e expandir. A forte oposição dos sindicatos trabalhistas, desenvolvida no decorrer da história, foi embasada em afirmações feitas por cientistas sociais que, desprovidos de informações, propalavam que administração cientifica tornaria impossível o alcance do ideal da democracia industrial. Outra crítica contundente à administração científica é a de que Taylor não expôs claramente as suas idéias, foi pouco sistemático e passou de um assunto a outro sem transição lógica. Neste ponto alguns defendem que Taylor era um homem prático, que não desenvolvia gosto pela escrita e nem possuía tempo para tal. Também existem outros que argumentam que a administração cientifica desenvolveu as suas teorias de motivação de maneira muito simplista, uma vez que era enfatizada nos incentivos salariais, à custa dos outros aspectos da motivação. Em relação às questões de abordagem científica da administração, e as técnicas do tempo e movimento, padronização, definição de metas, avaliação e feedback do trabalho, dinheiro como motivador, responsabilidade gerencial pelo treinamento, seleção cientifica, semana reduzida de trabalho e pausas para descanso, os pontos de vista de Taylor, não somente estavam essencialmente corretos, como foram bem aceitos pela administração. Com respeito às questões das relações entre a administração, mão-de-obra e trabalho individualizado é provável que Taylor estivesse apenas parcialmente correto. 40 PRINCÍPIOS GERAIS DE ADMINISTRAÇÃO PARA FAYOL Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência. Autoridade e Responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência, responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade. Ambos devem estar equilibrados entre si. Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos. Unidade de Comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior. É o princípio da autoridade única. Unidade de Direção: uma cabeça é um plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo. Subordinação de Interesses Individuais aos Interesses Gerais: os interesses gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares. Remuneração do Pessoal:deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição. Centralização: refere-se a concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização. Cadeia Escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo. É o princípio de comando. Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. É a ordem material e humana. Eqüidade: amabilidade e justiça para alcançar a lealdade do pessoal. 41 Estabilidade e duração (num cargo) do pessoal: a rotação tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa permanecer num cargo tanto melhor. Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar seu sucesso. Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização. ELEMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO ELEMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PARA URWICK - Investigação - Previsão - Planejamento - Organização - Coordenação - Comando - Controle ELEMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PARA GULICK -planejamento (planning), organização (organizing), assessoria (staffing), direção (directing), coordenação (coordinating), informação (reporting), orçamento (budgeting). Nos elementos da Administração (POSDCORD), Gulick aumentara o planejamento, organização, comando e coordenação mencionados por Fayol, porém, os elementos staffing, reporting e budgeting são aparentemente novos. Na realidade, a organização para Fayol implica a constituição de duplo organismo material e social da empresa, o que contém o staffing de Gulick. O reporting participa da previsão e do controle de Fayol, simultaneamente, porquanto a fase preliminar da previsão se assenta na pesquisa e documentação, e a fase do controle envolve a apresentação dos dados e relatórios para a autoridade superior. O budgeting, na concepção moderna, é um instrumento, tanto de planejamento e previsão, quanto de controle. 42 FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO Previsão: envolve avaliação do futuro e aprovisionamento em função dele. Unidade, continuidade, flexibilidade e previsão são os aspectos principais de um bom plano de ação. Organização: proporciona todas as coisas úteis ao funcionamento da empresa. Comando: leva a organização a funcionar. Seu objetivo é alcançar o máximo retorno de todas os empregados no interesse dos aspectos globais. Coordenação: harmoniza todas as atividades do negócio, facilitando seu negócio e seu sucesso. Ela sincroniza coisas e ações em suas proporções certas e adapta os meios aos fins. Controle: consiste na verificação para certificar se todas as coisas acorrem em conformidade com o plano adotado, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e erros no sentido de retificá-los e prevenir a ocorrência. TEORIA DA BUROCRACIA MAX WEBER Max Weber (1864-1920), sociólogo alemão, foi o criador da Sociologia da Burocracia. Foi professor das Universidades de Friburgo e de Heidelberg e ficou famoso pela teoria das estruturas de autoridade. Com a tradução de alguns de seus livros para a língua inglesa, por Talcott Parsons, tomou corpo nos Estados Unidos a Teoria da Burocracia em Administração. Sua obra é realmente muito vasta. Seu principal livro, para o propósito deste estudo, é "A Ética Protestante e o Espírito de Capitalismo", São Paulo, Livrada Pioneira Editora, 1967. 43 ORIGENS DA TEORIA DA BUROCRACIA A Teoria da Burocracia desenvolveu-se dentro da Administração ao redor dos anos 40, em função principalmente dos seguintes aspectos: a) A fragilidade e parcialidade tanto da Teoria Clássica como da Teoria das Relações Humanas, ambas oponentes e contraditórias entre si, mas sem possibilitarem uma abordagem global, integrada e envolvente dos problemas organizacionais. Ambas revelam dois pontos de vista extremistas e incompletos sobre a organização, gerando a necessidade de um enfoque mais amplo e completo, tanto da estrutura como dos participantes da organização. b) Tornou-se necessário um modelo de organização racional capaz de caracterizar todas as variáveis envolvidas, bem como o comportamento dos membros dela participantes, e aplicável não somente à fábrica, mas a todas as formas de organização humana e principalmente às empresas. c) O crescente tamanho e complexidade das empresas passou a exigir modelos organizacionais mais bem definidos. Alguns historiadores verificaram que a "indústria em grande escala depende da sua organização, da Administração e do grande número de pessoas com diferentes habilidades. Milhares de homens e mulheres devem ser colocados em diferentes setores de produção e em diferentes níveis hierárquicos: os engenheiros e administradores no alto da pirâmide e os operários na base. Devem executar tarefas específicas, devem ser dirigidos e controlados. Tanto a Teoria Clássica como a Teoria das Relações Humanas mostraram-se insuficientes para responder à nova situação, que se tomava mais complexa. d) O ressurgimento da Sociologia da Burocracia, a partir da descoberta dos trabalhos de Max Weber, o seu criador. Segundo essa teoria, um homem pode ser pago para agir e se comportar de certa maneira preestabelecida, a qual lhe deve ser explicada com exatidão, muito minuciosamente e em hipótese alguma permitindo que suas emoções interfiram no seu desempenho. A Sociologia da Burocracia propôs um modelo de organização e os 44 administradores não tardaram em tentar aplicá-lo na prática em suas empresas. A partir daí, surge a Teoria da Burocracia na Administração. ORIGENS DA BUROCRACIA A burocracia é uma forma de organização humana que se baseia na racionalidade, isto é, na adequação dos meios aos objetivos (fins) pretendidos, a fim de garantir a máxima eficiência possível no alcance desses objetivos. As origens da burocracia – como forma de organização humana – remontam à época da Antigüidade, quando o ser humano elaborou e registrou seus primeiros códigos de normalização das relações entre o Estado e as pessoas e entre as pessoas. Contudo, a burocracia – tal como existe hoje, teve sua origem nas mudanças religiosas verificadas após o Renascimento. Nesse sentido, salienta Max Weber que o moderno sistema de produção, eminentemente racional e capitalista, não se originou das mudanças tecnológicas nem das relações de propriedade, como afirmava Karl Marx, mas de um novo conjunto de normas sociais morais, às quais denominou "ética protestante": o trabalho duro e árduo, a poupança e o ascetismo que proporcionaram a reaplicação das rendas excedentes, em vez de seu dispêndio e consumo em símbolos materiais e improdutivos de vaidade e prestígio. Weber notou que o capitalismo, a organização burocrática e a ciência moderna constituem três formas de racionalidade que surgiram a partir dessas mudanças religiosas ocorridas inicialmente em países protestantes – como Inglaterra e Holanda – e não em países católicos. As semelhanças entre o protestantismo e o comportamento capitalista são impressionantes, porquanto essas três formas de racionalidade se apoiaram nas mudanças religiosas. 45 AUTORIDADE LEGAL, RACIONAL ou BUROCRÁTICA. Quando os subordinados aceitam as ordens dos superiores como justificadas, porque concordam com um conjunto de preceitos ou normas que consideram legítimos e dos quais deriva o comando. É o tipo de autoridade técnica, meritocrática e administrada. Baseia-se na promulgação. A idéia básica fundamenta-se no fato de que as leis podem ser promulgadas e regulamentadas livremente por procedimentos formais e corretos. O conjunto governante é eleito e exerce o comando de autoridade sobre seus comandados, seguindo certas normas e leis. A obediência não é devida a alguma pessoa em si, seja por suas qualidades pessoais excepcionais ou pela tradição, mas a um conjunto de regras e regulamentoslegais previamente estabelecidos. A legitimidade do poder racional e legal baseia-se em normas legais racionalmente definidas. Na dominação legal, a crença na justiça da lei é o sustentáculo da legitimação. O povo obedece às leis porque acredita que elas são decretadas por um procedimento escolhido tanto pelos governados como pelos governantes. Além disso, o governante é visto como uma pessoa que alcançou tal posição exclusivamente por procedimentos legais (como nomeação, eleições, concursos etc.) e é em virtude de sua posição alcançada que ele exerce o poder dentro dos limites fixados pelas regras e regulamentos sancionados legalmente. O aparato administrativo que corresponde à dominação legal é a burocracia. Tem seu fundamento nas leis e na ordem legal. A posição dos funcionários (burocratas) e suas relações com o governante, os governados e seus próprios colegas burocratas são estritamente definidas por regras impessoais e escritas, que delineiam de forma racional a hierarquia do aparato administrativo, os direitos e deveres inerentes a cada posição, os métodos de recrutamento e seleção etc. A burocracia é a organização típica da sociedade moderna democrática e das grandes empresas. A autoridade legal, por esse motivo, não abrange apenas a moderna estrutura do Estado, mas principalmente as organizações não-estatais, particularmente as grandes empresas. Através do - "contrato" ou instrumento representativo da relação de autoridade dentro da empresa capitalista, as relações de hierarquia nela passam a constituir esquemas de autoridade legal. Muito embora tenham existido administrações burocráticas no passado, somente com a emergência do Estado Moderno - o exemplo mais próximo do tipo legal de dominação - é que a burocracia passou a prevalecer em tão larga escala. Todavia, a burocratização não se limita à organização estatal, pois embora Weber tenha elaborado o conceito de burocracia a partir de sua sociologia política, ele usou o conceito de modo mais abrangente, englobando 46 as demais instituições sociais além da administração pública. Weber notou a proliferação de organizações de grande porte, tanto no domínio religioso (a Igreja) como no educacional (a Universidade) ou no econômico (as grandes empresas), que adotaram o tipo burocrático de organização, concentrando os meios de administração no topo da hierarquia e utilizando regras racionais e impessoais, visando à máxima eficiência. Weber identifica três fatores principais que favorecem o desenvolvimento da moderna burocracia: 1. O desenvolvimento de uma economia monetária: a moeda não apenas facilita, mas racionaliza as transações econômicas. Na burocracia, a moeda assume o lugar da remuneração em espécie para os funcionários, permitindo a centralização da autoridade e o fortalecimento da administração burocrática. 2. O crescimento quantitativo e qualitativo das tarefas administrativas do Estado Moderno: apenas um tipo burocrático de organização poderia arcar com a enorme complexidade e tamanho de tais tarefas. 3. A superioridade técnica - em termos de eficiência - do tipo burocrático de administração: que serviu como uma força autônoma interna para impor sua prevalência. “A razão decisiva da superioridade da organização burocrática sempre foi unicamente sua superioridade técnica sobre qualquer outra forma de organização”. 4. O desenvolvimento tecnológico fez com que as tarefas da administração tendessem ao aperfeiçoamento. Assim, os sistemas sociais cresceram em demasia, as grandes empresas passaram a produzir em massa, sufocando as pequenas. Além disso, nas grandes empresas há uma necessidade crescente de cada vez mais se obter um controle e uma maior previsibilidade do seu funcionamento. O modelo concebido com grande antecipação por Max Weber tem muita semelhança com as grandes organizações modernas, como a General Motors, a Philips, a Sears Roebuck, a Ford etc. 47 CARACTERÍSTICAS DA BUROCRACIA – SEGUNDO WEBER Segundo o conceito popular, a burocracia é visualizada geralmente como uma empresa ou organização onde o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo as soluções rápidas ou eficientes. O termo também é empregado com o sentido de apego dos funcionários aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo passou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema (disfunções) e não ao sistema em si mesmo. O conceito de burocracia para Max Weber é exatamente o contrário. A burocracia é a organização eficiente por excelência. E para conseguir essa eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. Segundo Max Weber, a burocracia tem as seguintes características principais: 1. CARÁTER LEGAL DAS NORMAS E REGULAMENTOS A burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito. Em outros termos, é uma organização baseada em uma espécie de legislação própria (como a Constituição para o Estado, os estatutos para a empresa privada etc.) que define antecipadamente como a organização burocrática deverá funcionar. Essas normas e regulamentos são escritos. Também são exaustivos porque procuram cobrir todas as áreas da organização, prever todas as ocorrências e enquadrá-las dentro de um esquema previamente definido capaz de regular tudo o que ocorra dentro da organização. As normas e regulamentos são racionais porque são coerentes com os objetivos visados. Neste sentido, a burocracia é uma estrutura social racionalmente organizada. As normas e regulamentos são legais porque conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e também os meios coercitivos capazes de impor a disciplina. As normas e regulamentos são escritos para assegurar uma interpretação sistemática e unívoca. Desta maneira, economizam esforços e possibilitam a padronização dentro da organização. 48 2. CARÁTER FORMAL DAS COMUNICAÇÕES A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. As regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito. Daí o caráter formal da burocracia: todas as ações e procedimentos são feitos para proporcionar comprovação e documentação adequadas. Além disso, a interpretação unívoca das comunicações também é assegurada. Como muitas vezes certos tipos de comunicações são feitos reiterada e constantemente, a burocracia lança mão de rotinas e de formulários para facilitar as comunicações e para rotinizar o preenchimento de sua formalização. 3. CARÁTER RACIONAL E DIVISÃO DO TRABALHO A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Essa divisão do trabalho atende a uma racionalidade, isto é, ela é adequada aos objetivos a serem atingidos: a eficiência da organização. Daí o aspecto racional da burocracia. Há uma divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder, estabelecendo as atribuições de cada participante, os meios de obrigatoriedade e as condições necessárias. Cada participante passa a ter o seu cargo específico, as suas funções específicas e a sua específica esfera de competência e de responsabilidade. Cada participante deve saber qual a sua tarefa, qual é a sua capacidade de comando sobre os outros e, sobretudo, quais são os limites de sua tarefa, direito e poder, para não ultrapassar esses limites, não interferir na competência alheia nem prejudicar a estrutura existente. Assim, as incumbências administrativas são altamente diferenciadas e especializadas e as atividades são distribuídas de acordo com os objetivos a serem atingidos. 4. IMPESSOALIDADE NAS RELAÇÕES Essa distribuição de atividades é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas. Daí o caráter impessoal da burocracia. A administração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas,
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