Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
FERRAMENTAS DA CONTROLADORIA Professor: Me. Nilson Facci DIREÇÃO Reitor Wilson de Matos Silva Vice-Reitor Wilson de Matos Silva Filho Pró-Reitor de Administração Wilson de Matos Silva Filho Pró-Reitor de EAD William Victor Kendrick de Matos Silva Presidente da Mantenedora Cláudio Ferdinandi NEAD - NÚCLEO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA NEAD - Núcleo de Educação a Distância Av. Guedner, 1610, Bloco 4 - Jardim Aclimação - Cep 87050-900 Maringá - Paraná | unicesumar.edu.br | 0800 600 6360 As imagens utilizadas neste livro foram obtidas a partir do site shutterstock.com Diretoria Executiva Pedagógica Janes Fidelis Tomelin Diretoria Operacional de Ensino Kátia Coelho Diretoria de Planejamento de Ensino Fabrício Lazilha Head de Projetos Educacionais Camilla Barreto Rodrigues Cochia Caetano Head de Produção de Conteúdos Celso Luiz Braga de Souza Filho Gerência de Produção de Conteúdos Diogo Ribeiro Garcia Gerência de Projetos Especiais Daniel Fuverki Hey Supervisão do Núcleo de Produção de Materiais Nádila de Almeida Toledo Projeto Gráfico Thayla Guimarães Designer Educacional Marcus Vinicius Almeida Editoração Flávia Thaís Pedroso C397 CENTRO UNIVERSITÁRIO DE MARINGÁ. Núcleo de Educação a Distância; FACCI, Nilson. Conceitos de Controladoria. Nilson Facci. Maringá-Pr.: UniCesumar, 2017. 46 p. “Pós-graduação Universo - EaD”. 1. Controladoria 2.Administração 3. EaD. I. Título. CDD - 22 ed. 650 CIP - NBR 12899 - AACR/2 01 02 03 sumário 06| GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS 17| BALANCED SCORECARD 30| ORÇAMENTO EMPRESARIAL OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM • Entender os conceitos básicos sobre posicionamento estratégico da empresa. Explicitar a relação entre a gestão de custos com o posicionamento estratégico. • Apresentar a definição, os objetivos e as fases de implantação do BSC. • Diferenciar as quatro perspectivas do BSC, de acordo com Norton e Kaplan: Financeira, Cliente, Processos Internos e Aprendizado/Crescimento. Analisar o Orçamento Empresarial como uma ferramenta gerencial que propicia suporte ao planejamento e controle da empresa. PLANO DE ESTUDO A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade: • Gestão Estratégica de Custos • Balanced Scorecard • Orçamento Empresarial FERRAMENTAS DA CONTROLADORIA INTRODUÇÃO introdução As mudanças ocorridas ao longo dos anos tornaram o ambiente corporativo mais competitivo. O mundo dos negócios está se transformando cada vez mais rapidamente, influenciado pela velocidade com que as informações são transmitidas e assimiladas pelo mercado. Neste contexto de economia globalizada e integrada, as empresas sentem cada vez mais a necessidade de se adaptar para continuarem competitivas. Neste mercado competitivo, novos desafios surgem constantemente para as empresas, que buscam por um posicionamento estratégico ideal, no qual consiga alinhar suas potencialidades organizacionais de acordo com as necessidades do mercado em que atua. Em virtude da necessidade cada vez mais presente da tomada de decisões corretas pelos gestores das empresas e, desta forma alcançar seus objetivos, torna-se evidente, de uma forma significativa, a importância do controller. Esse profissional tem um papel fundamental, pois cabe a ele otimizar os recursos da empresa para a obtenção de uma eficácia operacional. Para isso, o controller deve utilizar algumas ferramentas de que dispõe para auxiliar a gestão da empresa, pois é por meio das ferramentas da controladoria, que as informações sobre os processos internos e o ambiente externo podem ser obtidas, com características de precisão, tempestividade e veracidade que são indispensáveis para a tomada de decisões eficazes. Neste estudo vamos dar ênfase a três destas ferramentas: a Gestão Estratégica de Custos, o Balanced Scorecard e o Plano Orçamentário. Na primeira aula, vamos explicitar a relação entre a gestão de custos com o posicionamento estratégico da empresa, tendo como princípio a aplicação de técnicas que permitem aos gestores, simultaneamente, reforçar o posicionamento estratégico e reduzir seus custos. Nesta direção, vamos discorrer sobre o Método de Custeio ABC, que possibilita analisar os custos como um fator estratégico. O Balanced Scorecard será a ferramenta gerencial apresentada na segunda aula. Vamos discorrer sobre a definição, os objetivos e as fases de implantação do BSC, assim como as suas quatro perspectivas, de acordo com Norton e Kaplan: Financeira, Cliente, Processos Internos e Aprendizado/Crescimento. Por fim, na terceira aula, vamos analisar o Orçamento Empresarial como uma ferramenta gerencial que propicia suporte ao planejamento e controle das empresas. Pós-Universo 6 Segundo Porter (1999), a empresa pode obter uma vantagem competitiva a partir da diferenciação de seus produtos, criando produtos ou serviços que sejam percebidos pelos clientes como sendo algo único, ou a partir do baixo custo de produção, comparativamente aos custos dos seus concorrentes. A liderança de custos pode ser conseguida por meio de abordagens como as economias de escala ou um controle rígido dos custos. A gestão de custos, alinhada com o posicionamento estratégico da empresa, tem como princípio a aplicação de técnicas que permitem aos gestores, simultaneamente, reforçar o posicionamento estratégico e reduzir seus custos (COOPER; SLAGMULDER, 2003). atenção GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS Pós-Universo 7 Para Govindarajan e Shank (1997), é necessária uma mudança de paradigmas para que se possa realmente adotar uma Gestão Estratégica de Custos. O quadro 01 evidencia o que dever ser mudado de acordo com estes autores. Quadro 01: Paradigmas da tradicional contabilidade gerencial e a moderna gestão estratégica de custos. Paradigma da Contabilidade Gerencial Paradigma da Gestão Estratégica de Custos Qual a forma mais útil de analisar os custos? • Em termos de produtos, clientes e funções. • Com um grande enfoque interno. • O valor agregado é um conceito-chave. • Em termos dos vários estágios da cadeia de valor global, da qual a empresa é uma parte. • Com um grande enfoque externo. • O valor agregado é visto como um conceito perigosamente estreito. Qual o objetivo da análise de custos? Três objetivos se aplicam, indepen- dentemente do conceito estratégico: manutenção dos resultados, direcio- namento da atenção e resolução dos problemas. Embora os três objetivos estejam sempre presentes, o projeto de sistemas de gestão de custos muda muito, dependendo do posicionamento estratégico básico: ou sob uma estratégia de liderança de custos ou sob uma estratégia de diferenciação de produtos. Como devemos tentar compreender o comportamento dos custos? O custo é, primeiramente, uma função de volume de produção: custo variável, custo fixo, custo em degraus, custo misto. Custo é uma função das escolhas es- tratégicas sobre a estrutura de como competir e da habilidade administrati- va nas escolhas estratégicas: em termos de direcionadores de custos estruturais e direcionadores de custos de execução. Fonte: Perez Jr. Et al. (2005 apud Govindarajan; Shank, 1997) A gestão de custos, alinhada com o posicionamento estratégico da empresa, tem como princípio a aplicação de técnicas que permitem aos gestores, simultaneamente, reforçar o posicionamento estratégico e reduzir seus custos (COOPER; SLAGMULDER, 2003). Pós-Universo 8 Para se aprofundar sobre a utilização das informações da Contabilidade de Custos como ferramenta estratégica, veja as pesquisas publicadas nos Congressos de Custos, promovidos pela A Associação Brasileira de Custos - ABC – que agrupa profissionais e estudiosos que atuam na área de custos sob uma abordagem multidisciplinar. Ela tem como objetivo o desenvolvimento de conhecimentos e a aplicação de sistemas de gestão estratégica de custos, que contribuam para a melhoria da qualidade de produtos, flexibilidade de processos, redução de lead time e decustos, das organizações que desejam tornar-se competitivas em nível global. Acesso pelo site <http:// www.abcustos.org.br/>. saiba mais Para haver esta transição para uma gestão estratégica de custos, é necessário repensar os sistemas de custeio. Para atender a necessidade de se analisar os custos como um fator estratégico, foi desenvolvido o Custeio Baseado em Atividades, conhecido como Custeio ABC (Activity-BasedCosting). Segundo Padoveze (2006), o método de custeio ABC busca primeiramente atribuir custos às atividades da empresa para depois distribuí-los aos produtos, com base no uso das atividades que envolvem cada unidade. Esse custeio apóia-se no conceito de que produtos consomem atividades e atividades consomem recursos. Dessa forma, para implantação do método ABC, é preciso antes de tudo, identificar quais as atividades existentes nos departamentos de apoio e seus principais direcionadores de custos. Feito isto, será necessário identificar os produtos que consumiram tais atividades para encontrar o custo unitário de cada um. Para Filho e Amaral (1998), o custeio ABC surgiu diante da necessidade da gestão de custos para decisões a longo prazo: “ [...] a contabilidade de custos desenvolveu o sistema de custeio baseado em atividades, o qual se constituiu num dos suportes da gestão estratégica de custos. O ABC está inserido no campo da Contabilidade Estratégica e propõe- se a fornecer subsídios para decisões de longo prazo, ou seja, decisões que irão afetar o desempenho da empresa no longo prazo, podendo determinar sua sobrevivência (ou não) no mercado global. (FILHO; AMARAL, 1998). Pós-Universo 9 O custeio ABC irá proporcionar uma alternativa também para tomadas de decisões a longo prazo. Segundo Miranda et al. (2007), este método contribuirá para tomadas de decisões principalmente em setores onde os custos fixos são elevados, pois nesses ambientes, abordagens como o Custeio Variável perderão sua relevância. Apesar de aparentemente ser voltado para empresas industriais, sua fundamentação teórica também satisfaz a necessidade de informações das empresas prestadoras de serviços, onde os gastos fixos também tem uma significativa relevância. Segundo Peres Jr. et al. (2003), o custeio ABC permitirá: “ Identificar os processos e as atividades existentes nos setores produtivos, auxiliares ou administrativos de uma organização, seja qual for sua finalidade (industrial, prestadora de serviços, instituição financeira, entidade sem finalidade lucrativa etc); identificar, analisar e controlar os custos envolvidos nesses processos e atividades; atribuir os custos aos produtos, tendo como parâmetros a utilização dos direcionadores (ou geradores) de custos. (PERES Jr. et al. 2003, p. 227). Segundo pesquisas realizadas por Reckziegel et al. (2007), as empresas que adotaram o método ABC se mostraram satisfeitas, pois tiveram vantagens, como: maior exatidão no cálculo dos custos dos produtos; maior qualidade na informação; e eliminação das atividades que não agregavam valor aos produtos. Fonte: Reckziegel et al. (2007) fatos e dados Conforme Perez Jr. et al. (2003), o custeio baseado em atividades também pode contribuir com a identificação dos direcionadores de custos e atividades, colaborando com a melhoria dos processos e produtos. Pode, ainda, identificar os custos que não agregam valor aos produtos e aos processos, de forma a aumentar a lucratividade através da eliminação dos custos ou atividades desnecessárias. Pós-Universo 10 Direcionados às funções Apropriados aos produtos Direcionadores Direcionadores produtivas e auxiliares por meio de critérios e controles objetivos de custo de atividades CUSTOS INDIRETOS ATIVIDADES PRODUTIVAS PRODUTOS CUSTOS DIRETOS CENTRO DE CUSTOS PRODUTIVOS Figura 01: Quadro sinótico do custeio por atividades Fonte: Baseado em Perez Jr. et al. (2003) No sistema de custeio ABC a atribuição dos custos indiretos e de apoio são feitos em dois estágios. No primeiro estágio, denominado de “custeio das atividades”, os custos são direcionados às atividades. No segundo estágio, denominado de “custeio dos objetos”, os custos das atividades são atribuídos aos produtos, serviços e clientes. A figura 02 apresenta o esquema básico do ABC: Custos: O que gastamos? Atividades: Como gastamos? Produtos: Por que gastamos? Primeiro estágio: Custeio das atividades Segundo estágio: Custeio dos objetos Figura 02: Esquema Básico do ABC Fonte: Pamplona (1997) Pós-Universo 11 Um exemplo prático do Custeio ABC dado por Megliorini (2007) é de uma empresa que fabrica dois tipos de produtos denominados X e Y, os custos incorridos em determinado mês foram: Tabela 1: Custos do Período PRODUTOS TOTAL X Y CUSTOS DIRETOS MATÉRIA PRIMA R$ 80.000,00 R$ 100.000,00 R$ 180.000,00 MÃO DE OBRA R$ 15.000,00 R$ 20.000,00 R$ 35.000,00 TOTAL R$ 95.000,00 R$ 120.000,00 R$ 215.000,00 INDIRETOS DEPRECIAÇÃO R$ 150.000,00 ALUGUEL R$ 90.000,00 MÃO DE OBRA R$ 200.000,00 MATERIAIS DIVERSOS R$120.000,00 MANUTENÇÃO R$ 80.000,00 TOTAL R$ 640.000,00 CUSTO TOTAL R$ 855.000,00 Fonte: Baseado em Meglirioni (2007) Pós-Universo 12 Pode-se observar que os custos diretos foram apropriados diretamente aos produtos. Inicialmente, os custos indiretos foram alocados aos departamentos de acordo com dados da empresa, em seguida, serão distribuídos às atividades e posteriormente aos produtos. Os custos apropriados aos departamentos foram os seguintes: Tabela 2: Apropriação dos custos aos departamentos COMPRAS ALMOXARIFADO MONTAGEM PINTURA TOTAL DEPRECIAÇÃO R$ 20.000,00 R$ 15.000,00 R$ 85.000,00 R$ 30.000,00 R$ 150.000,00 ALUGUEL R$ 5.000,00 R$ 10.000,00 R$ 50.000,00 R$ 25.000,00 R$ 90.000,00 MÃO DE OBRA R$ 40.000,00 R$ 25.000,00 R$ 105.000,00 R$ 30.000,00 R$ 200.000,00 MATERIAS DIVERSOS R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 70.000,00 R$ 40.000,00 R$ 120.000,00 MANUTENÇÃO R$ - R$ - R$ 40.000,00 R$ 40.000,00 R$ 80.000,00 TOTAL R$ 70.000,00 R$ 55.000,00 R$ 350.000,00 R$ 165.000,00 R$ 640.000,00 Fonte: Baseado em Megliorini (2007) Para distribuir os custos dos departamentos, são relevantes as seguintes atividades: Quadro 02: atividades de cada setor DEPARTAMENTO ATIVIDADES COMPRAS COMPRAR MATERIAIS; DESENVOLVER FORNECEDORES ALMOXARIFADO RECEBER MATERIAIS; MOVIMENTAR MATERIAIS MONTAGEM PREPARAÇÃO DE MÁQUINAS; MONTAR CONJUNTOS PINTURA PREPARAÇÃO DE MÁQUINAS; PINTAR CONJUNTOS MONTADOS Fonte: Baseado em Megliorini (2007) Após a identificação de cada atividade, o próximo passo foi distribuir os custos de cada departamento as suas atividades, utilizando de rastreamento por direcionadores. Pós-Universo 13 Foram identificados os seguintes consumos de recursos para as atividades: Tabela 3: Consumo de Recursos por Atividade COMPRAS ALMOXARIFADO RECURSOS / ATIVIDADES COMPRAR MATERIAIS DESENVOLVER FORNECEDORES RECEBER MATERIAIS MOVIMENTAR MATERIAIS DEPRECIAÇÃO 0,9 0,1 0,3 0,7 ALUGUEL 0,5 0,5 0,8 0,2 MÃO DE OBRA 0,7 0,3 0,4 0,6 MATERIAIS DIVERSOS 0,6 0,4 0,5 0,5 MANUTENÇÃO 0 0 0 0 MONTAGEM PINTURA RECURSOS / ATIVIDADES PREPARAR MÁQUINAS MONTAR CONJUNTOS PREPARAR MÁQUINAS PINTAR CONJUNTOS DEPRECIAÇÃO 0,1 0,9 0,1 0,9 ALUGUEL 0 1 0 1 MÃO DE OBRA 0,5 0,5 0,5 0,5 MATERIAIS DIVERSOS 0,2 0,8 0,3 0,7 MANUTENÇÃO 0,2 0,8 0,2 0,8 Fonte: Baseado em Megliorini (2007). Os custos de cada departamento foram alocados em cada atividade, com base no consumo dos recursos por cada uma das atividades. Pós-Universo 14 Por exemplo: A depreciação da tabela 2 multiplicada pelo percentual de consumo da tabela 3, conforme demonstrado abaixo: R$ 20.000,00 x 90% = R$ 18.000,00. Tabela 4: Apropriação dos custos as atividade COMPRAS ALMOXARIFADO RECURSOS / ATIVIDADES COMPRAR MATERIAIS DESENVOLVER FORNECEDORES RECEBER MATERIAIS MOVIMENTAR MATERIAIS DEPRECIAÇÃO R$ 18.000,00 R$ 2.000,00 R$ 4.500,00 R$ 10.500,00 ALUGUEL R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 8.000,00R$ 2.000,00 MÃO DE OBRA R$ 28.000,00 R$ 12.000,00 R$ 10.000,00 R$ 15.000,00 MATERIAIS DIVERSOS R$ 3.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 MANUTENÇÃO R$ - R$ - R$ - R$ - TOTAL R$ 51.500,00 R$ 18.500,00 R$ 25.000,00 R$30.000,00 MONTAGEM PINTURA RECURSOS / ATIVIDADES PREPARAR MÁQUINAS MONTAR CONJUNTOS PREPARAR MÁQUINAS PINTAR CONJUNTOS DEPRECIAÇÃO R$ 8.500,00 R$ 76.500,00 R$ 3.000,00 R$27.000,00 ALUGUEL R$ - R$ 50.000,00 R$ - R$25.000,00 MÃO DE OBRA R$ 52.500,00 R$ 52.500,00 R$ 15.000,00 R$ 15.000,00 MATERIAIS DIVERSOS R$ 14.000,00 R$ 56.000,00 R$ 12.000,00 R$28.000,00 MANUTENÇÃO R$ 8.000,00 R$ 32.000,00 R$ 8.000,00 R$32.000,00 TOTAL R$ 83.000,00 R$267.000,00 R$ 38.000,00 R$127.000,00 Fonte:Megliorini (2007). Pós-Universo 15 Distribuídos os custos às atividades, o segundo estágio foi atribuí-los aos produtos, segundo os direcionadores, o consumo de cada atividade foi o seguinte: Tabela 5: Direcionadores para a distribuição dos custos aos produtos. DIRECIONADORES PRODUTO X PRODUTO Y TOTAL NÚMERO DE PEDIDOS E COMPRAS 130 70 200 NÚMERO DE FORNECEDORES 4 6 10 NÚMERO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS 50 30 80 NÚMERO DE REQUISIÇÕES DE MATERIAIS 30 18 48 TEMPO DE PRESTAÇÃO PARA A MONTAGEM (H) 15 10 25 TEMPO DE MONTAGEM (H) 40 330 750 TEMPO DE PREPARAÇÃO PARA PINTURA (H) 9 7 16 TEMPO DE PINTURA (H) 180 94 254 Fonte: Megliorini (2007) A tabela 6 possui os custos que foram alocados às atividades por meio de direcionadores, por exemplo, a atividade de comprar materiais e seu custo total foi de R$ 51.500,00 como mostra a tabela 4. Esse custo foi dividido por 200 que é o total de número de pedidos e compras (direcionador) e multiplicado por 130 que é a quantidade de pedidos e compras para o produto X, chegando ao custo de R$ 33.475,00 desta atividade para o produto X. Tabela 6: Valores dos custos apropriados aos produtos ATIVIDADE PRODUTO X PRODUTO Y TOTAL COMPRAR MATERIAIS R$ 33.475,00 R$ 18.025,00 R$ 51.500,00 DESENVOLVER FORNECEDORES R$ 7.400,00 R$ 11.100,00 R$ 18.500,00 RECEBER MATERIAIS R$ 15.625,00 R$ 9.375,00 R$ 25.000,00 MOVIMENTAR MATERIAIS R$ 18.750,00 R$ 11.250,00 R$ 30.000,00 PREPARAR MÁQUINAS PARA MONTAGEM R$ 49.800,00 R$ 33.200,00 R$ 83.000,00 MONTAR CONJUNTOS R$ 149.520,00 R$ 117.480,00 R$ 267.000,00 PREPARAR MÁQUINAS PARA PINTURA R$ 21.375,00 R$ 16.625,00 R$ 38.000,00 PINTAR CONJUNTOS R$ 80.000,00 R$ 47.000,00 R$ 127.000,00 TOTAL R$ 375.945,00 R$ 64.055,00 R$ 640.000,00 Fonte: Megliorini (2007) Pós-Universo 16 Com a soma dos custos diretos e indiretos: Tabela 7: Soma dos custos diretos e indiretos CUSTOS PRODUTO X PRODUTO Y TOTAL DIRETOS R$ 95.000,00 R$ 120.000,00 R$ 215.000,00 INDIRETOS R$ 375.945,00 R$ 264.055,00 R$ 640.000,00 TOTAL R$ 470.945,00 R$ 384.055,00 R$ 855.000,00 Fonte: Megliorini (2007) Com esse exemplo, é possível observar que, inicialmente, os custos foram alocados aos departamentos, as atividades e, logo em seguida, através de direcionadores foram alocados aos produtos. Levando em consideração essas etapas, pode-se entender porque o custeio ABC é considerado mais aproximado do real, pois diferente do custeio por absorção que se utiliza de rateios para alocar seus custos aos produtos, o custeio ABC, por alocar seus custos às atividades desempenhadas em cada setor, diminui a possibilidade de distorção na alocação dos custos indiretos aos produtos. “O sistema de custos de uma organização é, em grande parte, um sistema de avaliação de desempenho, que demonstra como e quanto os indivíduos e áreas contribuem para o resultado geral. Em vista disso, ele tem a capacidade de influenciar o comportamento das pessoas, de forma esperada, em direção às metas globais. De outra forma, a competitividade, isto é, o grau de sucesso com o qual uma organização atinge seus objetivos, depende fundamentalmente do comportamento das pessoas. Isso leva à conclusão de que é necessário que os sistemas de custos estejam alinhados à estratégia geral da organização, pois é por meio dela que os objetivos mais amplos serão atingidos (ou pelo menos buscados).” Fonte: SOUZA; DIEHL, 2009, p. 54. reflita Pós-Universo 17 Num ambiente de intensas mudanças sociais, econômicas e tecnológicas, nenhuma organização pode se dar ao luxo de permanecer indiferente e imóvel. Para sobreviver e crescer, ela precisa avaliar permanentemente as tendências do mercado e os resultados de seu negócio. Segundo Tavares (2005), uma contribuição bastante inovadora em relação aos objetivos empresariais e sua mensuração e que tem obtido popularidade crescente é o Balanced Scorecard (BSC), que procura combinar medidas financeiras de mensuração de resultados com medidas não financeiras. Essa proposta apoia-se no reconhecimento de que as medidas de desempenho podem focalizar o futuro e não apenas o registro do desempenho passado. De acordo com essa visão, Kaplan e Norton (1997) desenvolveram a metodologia do Balanced Scorecard (BSC) que essencialmente combina medidas e objetivos financeiros com medidas e objetivos não financeiros. BALANCED SCORECARD Pós-Universo 18 As medições essencialmente financeiras, segundo os autores, têm as seguintes limitações: • Não são consistentes com a realidade atual dos negócios – não levam em conta os ativos intangíveis. • São orientadas ao “passado” – não têm poder de prever o futuro. • Tendem a reforçar “silos” funcionais – preparadas em função de áreas funcionais (não levam em consideração relacionamentos). • Sacrificam o pensamento de longo prazo – podem cortar custos de iniciativas de longo prazo (por exemplo, pesquisa e desenvolvimento). • Não são relevantes para muitos dos níveis da organização – podem não ter relevância na tomada de decisão de muitos empregados. A inclusão de medidas não financeiras é oriunda da necessidade dos administradores de mensurar os resultados para que possam determinar quão efetivamente os produtos ou serviços satisfazem os clientes. Dessa forma, identifica as oportunidades de melhoria baseadas em informações sobre os ativos intangíveis da organização, tais como: inovação e qualidade de seus produtos ou serviços, satisfação de seus clientes, posicionamento competitivo, flexibilidade, dentre outros. Definição e Objetivos do BSC O Balanced Scorecard (BSC), criado por Robert Kaplan e David Norton, oferece aos executivos os instrumentos necessários para que atinjam o sucesso futuro. Hoje, as empresas competem em ambientes complexos. Por esta razão, é fundamental que exista uma perfeita compreensão de suas metas e dos métodos para atingi-las. O BSC traduz a missão e a estratégia das empresas num conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica. Mas como pode uma organização implementar uma estratégia sem que seus membros a conheçam? Além de servir como ferramenta gerencial, o BSC é uma excelente maneira de comunicar a estratégia. Por meio de relações causa-efeito, membros da organização tomam conhecimento das ações estratégicas e suas justificativas ficam claras ao se analisar o BSC. Pós-Universo 19 O Balanced Scorecard é mais do que um sistema de medidas táticas ou operacionais. Empresas inovadoras estão utilizando o BSC como um sistema de gestão estratégica para administrar a estratégia em longo prazo. Elas adotaram a filosofia do BSC para viabilizar os seguintes processos gerenciais críticos: 1. Esclarecer e traduzir a visão e estratégia. 2. Comunicar e associar objetivos a medidas estratégicas. 3. Planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas. 4. Melhorar o feedback e o aprendizado estratégico. O BSC, portanto, é uma ferramenta estratégica que orienta as ações das empresas, canalizando suas energias, habilidades e conhecimentos específicos na busca da realização de metas estratégicas e da lucratividade (OLIVEIRA et al., 2009).O Balanced Scorecard deve ser utilizado como um sistema de comunicação, informação e aprendizado, não como um sistema de controle (KAPLAN; NORTON, 1997). atenção Para Kaplan e Norton (1997), existem cinco princípios que devem ser usados por organizações que estejam verdadeiramente orientadas para a estratégia. Os resultados do uso da ferramenta são sempre um bom ajuste entre o trabalho das pessoas e o objetivo estratégico definido. Esses princípios estão evidenciados no Quadro 3. Quadro 03: Princípio do BSC de acordo com Kaplan e Norton Princípio Descrição Traduzir a estratégia em termos operacionais O Scorecard é utilizado para comunicar a estratégia de uma forma diferente das maneiras anteriormente utiliza- das. As pessoas não conseguem implementar a estratégia se não conseguirem descrevê-la. Esta descrição em termos operacionais é uma forma diferente de realizar um objeti- vo estratégico definido. Por exemplo, empresas distintas podem ter o objetivo de crescer 20% em um ano, mas a maneira como cada uma vai executar essa estratégia será completamente peculiar às suas formas de atuação. Pós-Universo 20 Princípio Descrição Aliar a organização à estratégia A comunicação é um problema dentro das organizações. Fazer propagar, nos diversos níveis hierárquicos, com suas peculiares diferenças de visões, é um princípio necessário para que sejam alcançados os objetivos estratégicos. Se as pessoas da organização estiverem realmente compro- metidas com a realização da proposta estratégica, então o resultado será de ações voltadas para os pontos apon- tados como prioritários dentro dos Scorecards de suas respectivas áreas. Transformar a estratégia em tarefa de todos O presidente de uma companhia não tem capacidade de executar sozinho uma estratégia. Para isso, ele precisa da atuação de toda a empresa, em forma de equipe, de maneira que a soma do trabalho de todos permita uma realização significativa para a consecução dos objetivos. A comunicação deve ser clara e fluir de cima para baixo, ou seja, do nível estratégico para o nível operacional. Converter a estratégia em processo contínuo Para muitas organizações, a estratégia é desenvolvida em torno do orçamento e do plano operacional. Segundo Kaplan e Norton (2000, p.24), 85% das equipes geren- ciais passam menos que uma hora por mês discutindo estratégias, o que justifica o fato de estratégias não serem implementadas, pois, afinal, elas sequer constam nas agendas dos executivos. Entendem que, transformar a es- tratégia em um processo contínuo, implica em três ações preliminares. A primeira busca conectar a estratégia ao processo orçamentário, a segunda enfatiza reuniões ge- renciais simples e, por último, o processo de aprendizado e adaptação da estratégia. Mobilizar a mudança por meio da liderança executiva Os princípios anteriores estavam voltados para ferramentas, que sozinhas são insuficientes para criar uma organização focada na estratégia. Um programa de BSC bem-sucedi- do não deve ter como ponto de partida um processo de mensuração, mas sim como um processo de mudança. A mudança se dará, ao longo do tempo, para uma nova postura gerencial, onde passe a existir um sistema gerencial estratégico ou, como aponta Drucker (1999), a estratégia converte a teoria do negócio em desempenho empresa- rial através das gerências. Fonte: Rocha (2002) Pós-Universo 21 Segundo Rocha (2002), esses princípios evidenciam que o objetivo principal do BSC é transformar a estratégia em realidade, executar a estratégia organizacional. Os indicadores de desempenho estabelecidos não visam apenas olhar para o passado, mas olhar para o presente e permitir a adequação das atividades, a cada momento de sua operacionalização. Perspectivas do BSC: Financeira, Cliente, Processos Internos, Aprendizado e Crescimento Kaplan e Norton (1997) desenvolveram a metodologia do BSC vinculada a quatro perspectivas básicas demonstradas na figura 03. FINANCEIRA Para sermos �nanceiramente bem sucedidos, como devemos ser vistos pelos nossos acionistas? Objetivos Medidas Metas Iniciativas CLIENTES Para alcançar nossa visão, como deveríamos ser vistos pelos nossos clientes? Objetivos Medidas Metas Iniciativas PROCESSOS INTERNOS Para satisfazer nossos acionistas e clientes, que processos sao necessários? Objetivos Medidas Metas Iniciativas PROCESSOS INTERNOS Para alcançar nossa visão, como deveremos sustentar nossa capacidade de mudar e melhorar? Objetivos Medidas Metas Iniciativas VISÃO, MISSÃO E ESTRATÉGIA Figura 03: Estrutura do BSC para tradução e mensuração da Estratégia da Organização Fonte: Kaplan e Norton (1997, p.10) Pós-Universo 22 Perspectiva Financeira Sob esta perspectiva é avaliado o desempenho da organização em gerar resultados que satisfaçam seus acionistas e garantam sua sobrevivência e crescimento. A partir desses indicadores de desempenho, a organização é orientada a definir seus objetivos financeiros alinhados com a sua estratégia empresarial, que servirão como balizadores para os objetivos e medições das outras três perspectivas. Medições típicas: evolução do faturamento, retorno do investimento, margem de lucro etc. Perspectiva dos Clientes Sem os clientes, as outras perspectivas não servem para nada, além disso, os clientes não aparecerão sem qualquer motivo para isso. Em função disso, o BSC força a organização a sair da zona de conforto e olhar para fora dela. Dessa forma, o desempenho da organização é avaliado com base na capacidade de construir um relacionamento duradouro e rentável com seus clientes. Os gerentes são orientados a identificar seus clientes, bem como os segmentos de mercado em que irão competir, além de definir seus objetivos e formas de medir o desempenho. Os gerentes são chamados também, a refletir sobre a competitividade de seus produtos, serviços, e sobre a segmentação e avaliação da rentabilidade de seus clientes. Kaplan e Norton (1997) definem um grupo de medidas essenciais dentro desta perspectiva, conforme evidenciado na figura 4. PARTICIPAÇÃO DE MERCADO RETENÇÃO DOS CLIENTES SATISFAÇÃO DO CLIENTE LUCRATIVIDADECAPTAÇÃO DOS CLIENTES Figura 4: Medidas do BSC na Perspectiva dos Clientes Fonte: Kaplan e Norton (1997, p.72) Pós-Universo 23 • Participação de Mercado: Reflete a proporção de negócios num determinado mercado (em termos de clientes, valores gastos ou volume unitário vendido). Geralmente associações comerciais ou industriais possuem valores do setor que podem ser comparados pela organização. • Captação de Clientes: Mede, em termos absolutos ou relativos, a intensidade com que uma empresa atrai ou conquista novos clientes ou negócios. Apesar de custar caro, pode ser uma atividade mais fácil do que reter o cliente. • Retenção de Clientes: Controla, em termos absolutos ou relativos, a intensidade com que uma empresa retém ou mantém relacionamentos contínuos com seus clientes. • Satisfação dos Clientes: Mede o nível de satisfação dos clientes de acordo com critérios específicos de desempenho. Parte do pressuposto que cliente satisfeito é menos sensível a preço, faz propaganda e permanece fiel à empresa. • Lucratividade dos Clientes: Mede o lucro líquido de cliente ou segmentos, depois de deduzidas as despesas específicas necessárias para sustentar esses clientes. Essa medida é a dimensão central desta perspectiva, sendo consequência das outras quatro medidas citadas anteriormente. Perspectiva dos Processos Internos A satisfação dos clientes é alcançada por meio das atividades operacionais da organização. Os objetivos e medições dessa perspectiva enfatizam o foco na manutenção e melhoria do desempenho dos processos que impactam a criação de valor para os clientes. A abordagem do Balanced Scorecard oferece os meios para olhar a organização como uma cadeia de processos integrados, e não um conjunto de departamentos isolados. Esta abordagem oferece excelentes oportunidadespara a inovação de métodos e melhoria da qualidade, agilidade, produtividade e custos. O maior desafio é identificar os processos centrais de negócio, aos quais deve-se buscar o melhor resultado possível, para que apresentem maior retorno em relação à execução estratégica (geração de valor para clientes e acionistas). Medições típicas: qualidade, produtividade, tempo de ciclo do produto, pontualidade, segurança e qualidade ambiental. Pós-Universo 24 Perspectiva do Aprendizado e Crescimento As expectativas dos clientes estão em constante mudança e as organizações são pressionadas a fazer melhorias contínuas. O sucesso em vencer este desafio está fortemente calcado na habilidade das pessoas em aprender e inovar, tanto individual quanto coletivamente. Sob esta perspectiva, é avaliada a capacidade da organização em desenvolver e motivar o seu capital intelectual e, consequentemente, inovar seus métodos, incorporar novas tecnologias e criar novos produtos e serviços. O seu enfoque é, nas pessoas, pois introduz no BSC o conceito do aprendizado estratégico visando ao desenvolvimento de competências organizacionais e o desenvolvimento dos colaboradores. Medições típicas: inovações, patentes, sugestões e clima organizacional. Kaplan e Norton (1997) ressaltam que toda medida selecionada deve fazer parte de uma cadeia de relações de causa e efeito que termina em objetivos financeiros e representa um tema estratégico para a empresa. Utilizando o BSC não como um conjunto de objetivos isolados, mas como um sistema de mensuração que objetiva um desempenho econômico desejado em longo prazo. Este inter-relacionamento é explicado na figura 5. Se desenvolver os colaboradores, então será possível ter colaboradores mais motivados Se tivermos colaboradores mais motivados, então será possível melhorar a eficiência interna Se melhorarmos a eficiência interna, então será possível ter qualidade nos processos. Se tivermos clientes satisfeitos, então será possível melhorar o faturamento. Se melhorarmos o faturamento, então será possível manter o valor para o acionista. Figura 5: Relação de causa e efeito das Perspectivas do BSC Fonte: Schneider e Moretto Neto (2006) Pós-Universo 25 O Balanced Scorecard Hall of Fame for ExecutingStrategy™ foi criado no ano 2000 para reconhecer publicamente as organizações ao redor do mundo que usam o método dos Professores Kaplan e Norton para executar com sucesso suas estratégias e alcançar os resultados de desempenho de ponta. O prêmio de renome mundial é o padrão ouro da gestão estratégica de desempenho. Mais de 190 organizações de uma ampla variedade de indústrias e geografias foram introduzidas no Balanced Scorecard Hall of Fame desde 2000. Fonte: <http://www.symnetics.com.br/acontece/117/balanced-scorecard- hall-of-fame-for-executing-strategyreg>. fatos e dados Fases para a Implantação do Balanced Scorecard Segundo Oliveira et al. (2009), as fases para a implantação do BSC são: a. Definição de uma grande estratégia A partir da missão da empresa, deve-se, literalmente, “colocar no papel” os objetivos de longo prazo da empresa, seja para o seu crescimento ou manutenção dentro do mercado. Os objetivos de longo prazo também são definidos a partir dos fatores críticos de sucesso e da matriz SWOT, como vimos na Unidade IV. b. Elaboração do mapa estratégico O mapa estratégico do BSC deve mostrar como a empresa pretende mobilizar seus ativos intangíveis (pessoas, cultura e informações), de forma que eles possam se concentrar em processos estratégicos de geração de valor e que isso possa ser concretamente percebido e apreciado pelos clientes. Seu objetivo é demonstrar o inter-relacionamento entre os objetivos das áreas operacionais da empresa e o resultado financeiro. A Figura 6 mostra esquematicamente como deve ser construído um mapa estratégico do BSC. Pós-Universo 26 OBJETIVO DA EMRPESA Rentabilidade PERSPECTIVA FINANCEIRA Crescimento da Receita PERSPECTIVA DO CLIENTE Qualidade do Produto Experiência de Compra PERSPECTIVA INTERNA PERSPECTIVA DE APRENDIZADO E CRESCIMENTO Fábricas Classe “A” Gestão de Planejamento de Linhas Habilidade de Relacionamento na Empresa Sistema de Compras/Planejamento de Mercadorias Figura 6: Mapa Estratégico Fonte: Padoveze, 2009, p. 126 O objetivo deve ser definido levando-se em consideração o que é crítico para o alcance da estratégia. Definido o objetivo, deve-se determinar um indicador de como ele será medido. O indicador será utilizado para avaliar se o nível de desempenho ou taxa de melhoria foi alcançada (Meta). Para que o objetivo seja alcançado, são necessárias ações ou iniciativas, relacionadas a projeto ou programas. Estas ações devem ser também explicitadas no mapa estratégico. No quadro abaixo, temos um exemplo de alinhamento da análise SWOT com as perspectivas do BSC. Quadro 04: Análise SWOT com as perspectivas do BSC AMBIENTE INTERNO Financeira Clientes Processos Internos Aprendizado e Crescimento AMBIENTE EXTERNO Pontos Fortes Pontos Fracos Pontos Fortes Pontos Fracos Pontos Fortes Pontos Fracos Pontos Fortes Pontos Fracos Oportunidades Desenvolvimento Crescimento D C D C D C Ameaças Manutenção Sobrevivência M S M S M S Fonte: Adaptado de Marinho (2006, p. 123) Pós-Universo 27 Esta relação entre a análise SWOT com as perspectivas do BSC possibilita um ponto de partida para a elaboração do mapa estratégico. c. Aplicação no dia a dia Segundo Oliveira et al. (2009), pela lógica do BSC, como os objetivos traçados no mapa estratégico da empresa estão ligados por uma relação de causa e efeito, o sucesso de cada uma das ações traçadas será medido por indicadores de desempenho e levará ao sucesso da estratégia. As organizações devem estar cientes que o BSC requer mudança e não existe uma solução padrão para todas as empresas, as medidas e ações empregadas devem ser adequadas à estratégia e visão do todo de cada organização. Segundo Garcia (2006, p. 6), os mapas estratégicos devem evidenciar os objetivos das quatro perspectivas de forma agrupada, definindo os objetivos de acordo com quatro aspectos fundamentais, conforme quadro 05 abaixo: Quadro 05: Aspectos fundamentais na elaboração do mapa estratégico Definir poucos objetivos A tendência das pessoas, em geral, é criar uma gama muito grande de objetivos. Isso, todavia, impede o foco e preju- dica a clareza da estratégia. Um mapa do BSC tipicamente não deve ter mais de 20 objetivos, o ideal é menos de 15. Escolher objetivos que podem ser medidos Não se pode melhorar o que não se pode medir. Não adianta, dessa forma, escolher objetivos que não têm como ser medidos ou que sua mensuração seja muito cara ou operacionalmente complexa. Não confundir objetivos com ações Conceitualmente, objetivos medem resultados, não se referem a movimentos ou coisas que devem ser feitas, isso são as ações, importantes no planejamento estraté- gico, mas não são objetivos. O mapa deve refletir a estratégia A leitura de um mapa deve deixar claramente explicita- da qual estratégia está sendo adotada pela instituição. Se um mapa parecer aplicável a qualquer empresa ele está estruturado de maneira errada ou, pior que isso, há um grave erro de estratégia na instituição. Em outras pala- vras, instituições com estratégias diferentes precisam ter mapas diferentes. Fonte: Garcia (2006, p. 6) Pós-Universo 28 Partindo dessa visão, a seguir termos dois exemplos de trabalhos que demonstram o uso do BSC na elaboração do planejamento estratégico de diferentes empresas. Em virtude da complexidade do mercado, em que a competitividade das empresas está intimamente relacionada à sua capacidade de adaptação às constantes mudanças econômicas e sociais na atualidade, faz-se necessário que a elaboração do planejamento estratégico utilize outras informações além das tradicionais mensurações econômicas e financeiras. Em virtude dessa necessidadesurge o BSC, que procura traduzir a estratégia em ações, por meio da utilização de medidas financeiras e não financeiras. Para isso, a construção do BSC deve ligar a missão e a estratégia de uma empresa a ações efetivas e medidas de mensuração dos resultados. O americano David Norton dá dicas e conselhos a seis empresas brasileiras que adotaram a mais badalada ferramenta de gestão da atualidade Gerdau O maior entusiasta do BSC na Gerdau é seu presidente, Jorge Gerdau Johannpeter. É ele quem geralmente fala sobre a experiência de uso do método pela empresa nos eventos relacionados ao tema. Gerdau dedica-se também a buscar soluções que possam ajudar os órgãos do setor público a se desenvolverem e fez a seguinte pergunta a Norton: “Há exemplos de uso do BSC no setor público? Quais os resultados revertidos para a população?” minicaso Pós-Universo 29 “ Há dezenas de boas histórias de uso do BSC no setor público, mas um dos meus favoritos é o da prefeitura de Charlotte, na Carolina do Norte. A organização da cidade é bem tradicional, com corpo de bombeiros, secretaria de transportes, rede escolar, aeroporto e polícia. O balanced scorecard foi usado para uni-los numa única missão: colaborar para a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos. O bombeiro continua apagando o fogo e o policial lutando contra o crime, mas agora eles têm objetivos estratégicos em comum. A polícia, por exemplo, passa a agir porque a violência do lugar está afastando negócios que podem colaborar para o desenvolvimento da cidade. Na prática, o que a prefeitura de Charlotte fez foi definir um mapa com cinco objetivos estratégicos. Cada uma das partes envolvidas definiu então seu próprio BSC baseado nas contribuições que elas poderiam dar. Uma vez por ano, o BSC da cidade é publicado no jornal local com um relatório do prefeito sobre o andamento do processo. Os resultados são fantásticos e, por isso, eles estão no nosso Hall of Fame.” Fonte: <http://exame.abril.com.br/negocios/noticias/os-conselhos-do-pai- do-balanced-scorecard-m0042901/>. Os conselhos do pai do balanced scorecard minicaso Foi enfocado também que a elaboração do BSC deve ser fruto de um planejamento de longo prazo, envolvendo os gerentes de cada departamento da empresa, juntamente com a alta administração. Foram utilizados exemplos práticos na elaboração do mapa estratégico, utilizando como base a análise SWOT e as perspectivas do BSC. “Nenhum vento sobra a favor de quem não sabe para onde ir” (Sêneca) reflita Pós-Universo 30 Para Padoveze (2009), na elaboração do Planejamento Estratégico a última etapa consiste no planejamento das ações de curto prazo, ou seja, as ações relacionadas à produção, vendas e demais processos operacionais a serem implementadas no próximo exercício. A este planejamento de curto prazo dá-se nome de orçamento. Frezatti (2009, p. 46) conceitua orçamento da seguinte forma: “ O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercícios... Contém as prioridades e a direção da entidade para um período e proporciona condições de avaliação do desempenho da entidade, suas áreas internas e seus gestores. ORÇAMENTO EMPRESARIAL Pós-Universo 31 A elaboração de um orçamento auxilia a gestão das empresas ao expressar, mesmo que de forma implícita, alguns propósitos, conforme evidenciado no quadro 06. Quando 06:Propósitos do Planejamento Orçamento como sistema de autorização O orçamento aprovado não deixa de ser um meio de li- beração de recursos para todos os setores da empresa, minimizando o processo de controle. Um meio para projeções e planejamento O conjunto das peças orçamentárias será utilizado para o processo de projeções e planejamento, permitindo, in- clusive, estudos para períodos posteriores. Um canal de comunicação e coordenação Incorporando os dados do cenário aprovado e das pre- missas orçamentárias, é instrumento para comunicar e coordenar os objetivos corporativos e setoriais. Um instrumento de motivação Na linha de que o orçamento é um sistema de autoriza- ção, ele permite um grau de liberdade de atuação dentro das linhas aprovadas, sendo instrumento importante para o processo motivacional dos gestores operacionais. Um instrumento de avaliação e controle Considerando também os aspectos de motivação e autorização, é lógica a utilização do orçamento como instrumento de avaliação de desempenho dos gestores e controle dos objetivos setoriais e corporativos. Uma fonte de informação para tomada de decisão Contendo os dados previstos e esperados, bem como os objetivos setoriais e corporativos, é uma ferramenta essen- cial para decisões diárias sobre os eventos econômicos de responsabilidades dos gestores operacionais. Fonte: Baseado em Padoveze (2009 p. 197) O orçamento deve ser orientado por objetivos específicos e que podem ser alcançados. Para isso, é necessário o envolvimento da alta cúpula diretiva das empresas assim como de todos os gestores setoriais. Essa participação integral facilita a difusão dos objetivos pretendidos pela empresa, fator essencial para a eficácia do plano orçamentário. O plano orçamentário deve ser orientativo, isto é, deve ser flexível para revisões quantitativas e financeiras, em virtude de possíveis correções que possam ser necessárias. Padoveze (2009, p. 199), também, orienta que a elaboração do plano orçamentário deve sempre estar fundamentada no conjunto de valores, princípios e regras que formam a cultura da empresa. O mesmo autor elenca as principais vantagens do Orçamento: Pós-Universo 32 • Compele os administradores a pensar à frente pela formalização de suas responsabilidades para planejamento. • Fornece expectativas definidas que representam a melhor estrutura para julgamento de desempenho subsequente. • Ajuda os administradores na coordenação de seus esforços, de tal forma que os objetivos da organização como um todo sejam confrontados com os objetivos de suas partes. O orçamento representa um mapa direcionador de esforços para atingir a missão da empresa. atenção Frezatti (2009) sugere uma sequência para a elaboração do orçamento, que pode ser visualizada na figura 07. Figura 07: Planos contidos no orçamento e sua sequência Fonte: Frezatti (2009 , p. 48). Pós-Universo 33 Os princípios gerais de planejamento e as diretrizes dizem respeito aos fatores que dão sustentabilidade ao orçamento e sem os quais o processo de gerenciamento da organização estaria sendo negativamente afetado. Frezatti (2009) cita os seguintes princípios: envolvimento da cúpula administrativa; clareza na definição das responsabilidades de cada elemento da organização (quem faz o quê); contabilidade por área de responsabilidade; definição dos objetivos de cada área; comunicação integral; expectativas realísticas, para evitar acomodação ou desmotivação por objetivos considerados inalcançáveis; cronograma em que a informação será oportuna; orçamento deve ser de aplicação flexível (o plano não deve dominar a organização); previsão de monitoração, acompanhamento e controle dos resultados e, previsão de reconhecimento do esforço individual e do grupo. Cenários Frezatti (2009) afirma que tanto o cenário quanto as premissas são importantes na elaboração do orçamento, devendo já estar definidos antes do início da montagem do orçamento em si, uma vez que estes contêm informações indispensáveis à sua elaboração. Padoveze (2009) entende que a construção de cenários empresariais parte da premissa de que os dados são estimados. Assim, torna-se possível identificar possíveis tendências, ao traduzir as variáveis macroeconômicas, como o PIB, taxa de juros e de câmbio, inflação e taxa de crescimento do setor, em dois ou três cenários mais prováveis (otimista, provável e pessimista) incorporando as probabilidades de concorrência de cada um. Em princípio, o cenário com maior grau de probabilidade de concorrência deveráser utilizado para a sequência dos processos de planejamentos operacionais e orçamentários. A definição de cenários políticos, econômicos e mercadológicos é de primordial importância na elaboração do orçamento para as empresas, sendo que neles encontram-se informações essenciais para a elaboração do mesmo. Pós-Universo 34 Premissas Para Padoveze (2009, p. 207), “as premissas decorrem do cenário escolhido”, ou seja, a partir da definição de cenários e com base neles, a empresa elabora suas premissas. A definição das premissas, segundo Frezatti (2009), decorre, também, do estudo dos processos operacionais da empresa, de acordo com sua estrutura organizacional, assim como da situação econômica e financeira conjuntural. Segundo Padoveze (2009), para a elaboração das premissas é considerado, portanto, o cenário mais provável, de acordo com as informações e dados coletados, que formam a percepção geral do futuro da empresa, delimitando o comportamento das vendas, produção, novos negócios e oportunidades, necessidade de investimentos e financiamentos, logística etc. Após a projeção de um cenário provável e das premissas operacionais, é possível a elaboração do Orçamento Operacional, que engloba o plano de marketing, de produção, de investimentos e o plano de recursos humanos. Plano de Marketing Para Frezatti (2009), esta fase está relacionada com a atividade comercial da organização. A principal função do orçamento de vendas é a determinação dos níveis de atividades futuras da empresa, pois é em função dele que os demais orçamentos parciais são desenvolvidos. Sendo o orçamento de vendas limitador de outros orçamentos, este servirá como base para a elaboração do orçamento de produção ou fabricação dos produtos a serem comercializados. A seguir, são apresentados os principais pontos a serem observados na elaboração do Plano de Marketing, de acordo com Padoveze (2009): • Identificação dos produtos a serem vendidos. • Determinação do critério de entendimento do que é produto para fins do orçamento de vendas (por versão especificada, modelo, linha de produto etc.) • Identificação dos mercados dos produtos (mercados interno e externo, regiões, filiais, clientes-chave etc.) Pós-Universo 35 • Determinação das quantidades a serem orçadas. • Determinação dos preços por produto e para cada mercado. • Determinação dos preços à vista e a prazo. • Incorporação da eventual mudança da política de crédito. • Determinação das quantidades de vendas à vista e a prazo. • Determinação dos aumentos previstos nas listas de preços, segundo as premissas orçamentárias. • Determinação das projeções das taxas das moedas estrangeiras para vendas ao mercado externo. • Incorporação das sazonalidades mensais conhecidas e/ou estimadas. • Inclusão das expectativas de vendas de acessórios, opcionais, produtos complementares e por produto. • Identificação dos impostos sobre vendas para cada produto e mercado. • Identificação dos créditos fiscais para cada produto e mercado. • Projeção de outras receitas acessórias, como variações cambiais após a venda, recuperações de despesas etc. • Projeção de inadimplências. Como o planejamento de marketing está intimamente relacionado com a área de produção, é importante também levar em consideração as limitações de quantidade a ser comercializada, em função dos investimentos realizados ou por realizar para produzir o volume de vendas pretendido. Pós-Universo 36 Plano de Suprimentos, Produção e Estocagem (PSPE) Após a elaboração da previsão de unidades a serem vendidas, deve-se elaborar o orçamento da produção, para coordenar as atividades de planejamento dos processos de suprimentos, produção e de estocagem. Devem ser considerados, também, os seguintes aspectos para uma coordenação efetiva entre a política de vendas, política de estoque e produção: • Sazonalidade de vendas = sazonalidade de produção. • Capacidade de Produção. • Logística de estocagem e abastecimento de MP e outros componentes. • Estabelecer os custos de produção de cada produto, considerando o consumo de materiais, mão de obra e demais custos indiretos de fabricação. • Orçamento dos custos indiretos de fabricação (CIF). • Considerar a possibilidade de terceirizações. A realização do orçamento de produção permite projetar o impacto das políticas de estoque que têm de ser visualizadas por diversos ângulos, tais como: 1. Vendas: Vultosos estoques são necessários para atender rapidamente as necessidades de vendas. 2. Produção: Estoques substanciais de matérias-primas são necessários para assegurar disponibilidade para atividades de fabricação, além de ser exigido um estoque elevado de produtos acabados para facilitar a obtenção de níveis estáveis de produção. 3. Compras: Compras em grandes quantidades minimizam os custos por unidade e as despesas gerais de aquisição. 4. Finanças: Estoques pequenos minimizam as exigências em termos de investimento (fluxos de caixa) e reduzem os custos de manutenção de estoques (armazenagem, obsolescência, riscos etc.). Pós-Universo 37 Como o impacto da política de estoque influencia de forma significativa diversas áreas da empresa, não é incomum que estas áreas, ao participar da elaboração do orçamento, tentem a enviesar o mesmo de acordo com suas necessidades. Como as necessidades de cada área, as vezes, são divergentes, cabe à controladoria agir para não deixar que estas arestas se tornem obstáculos para a obtenção dos resultados da empresa. Plano de Investimentos Como estamos abordando o orçamento como uma ferramenta para elaboração de cenários de curto prazo, isto é, operações que se realizarão no exercício social seguinte, trataremos do Plano de Investimentos dentro deste contexto. Esta explicação se faz necessária, pois, geralmente, quando é discutido sobre investimentos, geralmente tem-se a visão de aplicações que trarão retorno a longo prazo. Portanto, nesta etapa são explicitados os gastos que serão efetuados em movimentações (aquisições, vendas e baixas) referentes a ativos do permanente da organização, de acordo com as necessidades de produção especificados no Plano de suprimentos, produção e estocagem. Plano de Recursos Humanos Esta etapa está vinculada à valorização do fator humano no processo produtivo e, sobretudo, na gestão dos processos, qualquer que seja a atividade da organização. Pode ser focado nos seguintes aspectos: • Dados quantitativos, para a área de produção, administrativa e comercial, por cargo dentro de cada área. • Possibilitar a determinação dos valores. • Considerar as eventuais variações de ordenados e demais remunerações, decorrentes de aumentos por mérito, promoção, dissídios, prêmios por desempenho, participação no resultado. • Estabelecer política de formação e aperfeiçoamento da MOD. • Comparar o orçamento da MOD com o volume produzido. Pós-Universo 38 Plano Financeiro Segundo Frezatti (2009), nessa etapa é realizada da projeção das demonstrações financeiras, com a finalidade de verificar de forma global se orçamento é viável ou não, ao transformar os vários subplanos anteriores em um único indicador, o monetário. Padoveze (2009, p. 269) complementa dizendo que “ A projeção dos demonstrativos contábeis, encerrando o processo orçamentário anual, permite à alta administração da empresa fazer as análises financeiras e de retorno de investimento que justificarão ou não todo o plano orçamentário.” Os demonstrativos contábeis a serem projetados são a demonstração de resultados, o fluxo de caixa e o balanço patrimonial. Para a projeção desses demonstrativos são utilizadas todas as informações das etapas anteriores do orçamento. A partir delas são projetados os dados que “definirão” os fatos que contribuirão para o resultado da empresa, evidenciados na demonstração de resultado, assim como a movimentação financeira da entidade, visualizada no fluxo de caixa doperíodo. Os dados projetados também permitirão a visualização, ao final do período, da posição econômica e financeira da empresa, demonstrada no Balanço Patrimonial. Figura 08: Integração entre os demonstrativos contábeis projetados Fonte: Frezatti (2009, p. 79) Pós-Universo 39 A partir dos demonstrativos contábeis projetados podem ser calculados os indicadores econômicos e financeiros que permitem avaliar o retorno sobre os investimentos, a lucratividade das operações, a capacidade de pagamento da empresa, dentre outros. O sucesso do processo orçamentário está na integração, na sinergia e nas políticas, diretrizes, planos e metas que devem ser repassadas para os gestores de todos os departamentos ou setores da organização (LEITE et al. 2008). reflita atividades de estudo 1. Pode-se afirmar com relação ao Custeio ABC: I) Pode ser aplicado em empresas prestadoras de serviços. II) Sua aplicação prática só é possível para controle e gerenciamento dos gastos diretos com matérias-primas e mão de obra. III) É uma moderna metodologia para apropriação dos gastos indiretos de produção de bens e serviços, tendo como fundamento a análise das atividades desenvolvidas na empresa. IV) Não deve ser utilizado em empresas industriais nas quais os custos indiretos são parte substancial do total dos custos. Está correto o que se afirma, APENAS, em: a) I e III. b) II e III. c) I, II e IV. d) III e IV. e) IV. 2. Uma das fazes para a implantação do BSC é a elaboração do mapa estratégico. Assinale a alternativa que corresponda ao principal objetivo do mapa estratégico. a) Medir o nível de satisfação dos clientes de acordo com critérios específicos de desempenho. b) Avaliar o desempenho da organização em gerar resultados que satisfaçam seus acionistas e garantam sua sobrevivência e crescimento. c) Demonstrar o inter-relacionamento entre os objetivos das áreas operacionais da empresa e o resultado financeiro. d) Traduzir a missão e a estratégia das empresas num conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica. e) Nenhuma das alternativas anteriores. atividades de estudo 3. Frezatti (2009) sugere uma sequência para a elaboração do orçamento. Uma das etapas é a denominada Etapa Operacional, onde está incluído o Plano de suprimentos, produção e estocagem (PSPE), também denominado de Orçamento de Produção por outros autores. Neste contexto, julgue as afirmativas abaixo e assinale a alternativa que corresponda ao objetivo do Orçamento de Produção. a) Explicitar os gastos que serão efetuados em movimentações referentes a ativos do permanente da organização, de acordo com as necessidades de produção. b) Identificação dos produtos a serem vendidos. c) Determinação dos preços por produto e para cada mercado. d) Coordenar as atividades de planejamento dos processos de suprimentos, produção e de estocagem. e) Nenhuma das alternativas anteriores. resumo Para concluir este estudo, vamos relembrar os principais aspectos discutidos neste estudo. Apresentamos algumas ferramentas gerenciais utilizadas pela controladoria como meio de disponibilizar informações para a gestão das empresas. Sobre a Gestão Estratégica de Custos foi enfatizado a necessidade da empresa em alinhar seu controle e gestão de custos com a estratégia da empresa, no que diz respeito aos investimentos e os processos produtivos. Foi discorrido também a utilização do método de Custeio ABC como forma de contribuir com a identificação dos direcionadores de custos e atividades, colaborando com a melhoria dos processos e produtos, eliminando as atividades que não agregam valor. Estudar sobre o BSC permite evidenciar o relacionamento entre as informações financeiras e não financeiras das empresas e utilizá-las em conjunto para medir o desempenho da empresa. A partir das quatro perspectivas do BSC (financeira, cliente, processos internos e aprendizado e crescimento) pode-se potencializar a análise ambiental que foi orientada pela Matriz SWOT. Essas duas ferramentas em conjunto permitem aos gestores vincular as atividades da empresas com sua missão e, consequentemente, seu posicionamento estratégico. Por fim, já formulado o planejamento estratégico, surge orçamento como uma ferramenta para esmiuçar as metas e os objetivos de curto prazo da empresa. No Orçamento são definidos os recursos que serão utilizados, bem como os indicadores e o prazo em que as ações serão desenvolvidas. O uso destas ferramentas, portanto, estimulam tanto os gestores quanto os colaboradores das áreas operacionais a terem um objetivo em comum, ou seja, alcançar as metas estabelecidas para a empresa. material complementar A Estratégia em Ação – Balanced Scorecard Autores: KAPLAN, Robert S.; NORTAN, David P. Editora: Elsevier Ano: 1997 – 29ª reimpressão Sinopse: Os autores mostram como diversos executivos estão utilizando o Balanced Scorecard para orientar o desempenho atual e focalizar o desempenho do futuro. Entre as medidas destacam-se: desempenho financeiro; conhecimento do cliente e processos internos Medidas gerenciais na Era da Informação. Por que a empresa necessita de Balanced Scorecard. Esse livro remota a 1990, quando o Instituto Nolan Norton, a unidade de pesquisa da KPMG, patrocinou um estudo de um ano entre diversas empresas intitulado “MeasuringPerformance in theOrganizationofthe Future”. O estudo foi motivado pela crença de que os métodos existentes para avaliação do desempenho empresarial, em geral apoiados nos indicadores contábeis e financeiros, estavam se tornando obsoletos. referências COOPER, R.; SLAGMULDER, R. Inter-organizational costing, part 1. Cost Management. p. 14-21 Sep./Oct. 2003. FREZATTI, Fábio. Orçamento Empresarial: Planejamento e Controle. Ed. Atlas. São Paulo. 2009. 5ª ed. Revista e atualizada. PADOVEZE, Clóvis Luís. Controladoria Estratégica e Operacional. Ed. CengageLarning.São Paulo, 2009.2ª ed. Revista e atualizada PERZ Jr. J. H.; OLIVEIRA. L. M. de ; COSTS, R. G. Gestão Estratégica de Custos. Ed. Atlas, São Paulo, 2005 4ª ed. LEITE, Rita Mara; CHEROBIM, Ana Paula M. S.; SILVA, Helena de F. N.BUFREM, Leilah Santiago. Orçamento empresarial: levantamento da produção científica no período de 1995 a 2006. Revista Contabilidade e Finanças USP São Paulo • v. 19 • n. 47 • p. 56 - 72 • maio/agosto 2008. GARCIA, Mauricio. Gestão profissional em instituições privadas de educação superior: Um Guia de sobrevivência para mantenedores, acionistas, reitores, pró-reitores, diretores, coordenadores, gerentes e outros gestores institucionais. 1 ed. São Paulo: Hoper, 2006. KAPLAN, Robert S.; NORTAN, David P. A Estratégia em ação: Balanced Scorecard. Tradução Luiz Euclydes Trindade Franzão Filho, Rio de Janeiro: Elsevier, 1997 – 29ª reimpressão. OLIVEIRA, Luiz Martins de; PEREZ JR., José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria Estratégica. São Paulo. Editora Atlas, 2004, 2ª Edição PAMPLONA, Edson de O. Contribuição para a análise crítica do sistema de custos ABC através da avaliação de direcionadores de custos. Tese de Doutorado. EAESP/FGV, 1997. TAVARES, Mauro Calixta. Gestão Estratégica:, 2ª Edição Editora Atlas, São Paulo. 2005 MARINHO, Sidnei Vieira. Uma proposta de sistemática para operacionalização da estratégia utilizando o Balanced Scorecard. Tese apresentada ao Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa Catarina como requisito final para obtenção do título de Doutor em Engenharia de Produção. Florianópolis – SC, 2006. resolução de exercícios 1. a) I e III. 2. c) Demonstrar o inter-relacionamento entre os objetivos das áreas operacionais da empresa e o resultado financeiro. 3. d) Coordenar as atividades de planejamento dos processos de suprimentos, produção e de estocagem. GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS
Compartilhar