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Coletânea dos Trabalhos Apresentados Sobre Arquiteturas Organizacionais Disciplina: Projetos de Arquiteturas Organizacionais da Produção Prof.: Maria Cecília Turma: (P) - 1° semestre de 2010 Grupo I – Estrutura Simples – 06/04/2010 Universidade Federal de Minas Gerais Engenharia de Produção Projeto de Arquiteturas Organizacionais da Produção Turma: P Professora: Maria Cecília Pereira Alunos: Bernardo Furtado Fernando Fontes 2009019649 Luiz Fernando Marques 2009019932 Paulo Vitor Rafael Torres Tema: Estrutura Simples 1) Introdução A partir de uma análise do conceito e das características principais relacionadas à estrutura organizacional tida como estrutura simples, que nos foi fornecida primeiramente em sala de aula, pretendemos identificar pontos que se assemelham e se diferem de tal modelo de estrutura em uma empresa visitada. Um aprofundamento sobre a teoria de tal estrutura é feito, com uma análise um pouco mais específica de seus critérios essenciais, que a caracterizam e a colocam como estrutura pouco complexa. Os pontos principais sobre ela são abordados, bem como os problemas encontrados em empresas que possuem tal estrutura organizacional. Assim, definimos uma empresa a ser visitada, que poderia ser facilmente enquadrada no modelo proposto pela estrutura simples. Um levantamento de informações básicas sobre a empresa foi feito, para definirmos suas características principais. Após isso, houve um aprofundamento em relação a características mais específicas da empresa, bem como o pensamento estratégico e mecanismos de coordenação. Após reunirmos todas as informações necessárias, fizemos uma comparação, identificando e aproximando pontos entre a teoria de estrutura simples e o modelo de organização encontrado na empresa, e reconhecendo alguns problemas vividos por esta empresa ligados à forma de organização implantada por ela. A empresa escolhida foi uma fábrica chamada Mito Social LTDA e é uma confecção de pequeno porte de artigos de vestuário, localizada na cidade de Belo Horizonte. 2)Teoria A estrutura organizacional é responsável por projetar e organizar os relacionamentos dos níveis hierárquicos e o fluxo das informações essenciais de uma Organização. A estrutura simples é um modelo caracterizado pela falta de complexidade em todos os seus aspectos. É comum a ausência de elementos formais e a dependência de uma única figura como centro de referência para as tomadas de decisão, ou seja, o poder é centralizado, o que facilita e dinamiza a resolução de problemas e o fluxo de informações, mas dificulta a formulação de um plano estratégico adequado, uma vez que o centro de referência está muito envolvido nos problemas operacionais. Em algumas ocasiões apresenta base familiar que se confunde com o cenário interno da empresa e a divisão de trabalho é não rigorosa, já que os funcionários preocupam-se em realizar não apenas uma atividade específica, mas qualquer atividade de necessidade momentânea da empresa. Nesse tipo de estrutura, torna-se essencial a inovação e a qualidade dos produtos, uma vez que a concorrência com outras estruturas simples e com estruturas mais elaboradas se faz presente diariamente, além de as atividades serem imprevisíveis. O ambiente da empresa que adota uma estrutura simples é dinâmico e a estrutura, física e organizacional, é pequena ou praticamente ausente, facilitando, mais uma vez, qualquer tomada de decisão. Nesse tipo de estrutura é inexistente a padronização de processos. Um processo padronizado é um método efetivo e organizado de produzir sem perdas. A padronização almeja o desempenho máximo dos colaboradores em suas atividades ou operações através da repetição dos movimentos e das operações. A inconstância das operações ou falta de padronização escondem as falhas e leva ao desperdício. Figura retirada do livro de Mintzberg que ilustra a estrutura simples: grande amplitude de controle na cúpula estratégica, nenhuma nas unidades de assessoria e linha intermediária. Como exemplo de estruturas simples pode-se citar: • Empresas jovens. Como estão em processo de incorporação necessitam de um poder centralizado para ter mais controle de todas as atividades exercidas. • Varejo. Pelo próprio propósito da atividade, não necessita de uma estrutura mais elaborada. • Empresas em crise. São forçadas à centralização de poder, devido à facilidade nas tomadas de decisão, não importando a estrutura que está sendo usada. Como toda estrutura organizacional, podem ser citadas vantagens e problemas em relação à estrutura simples. Os principais problemas dessa estrutura, que se caracteriza por ser a menos complexa de todas giram em torno de a organização ser muito dependente do principal executivo já que ele é o centro de tomada de decisões, tanto estratégicas quanto operacionais. Como conseqüência disso a reposição desse “tomador de decisões” dentro da organização se torna muito difícil, caso ele não possa comparecer a certas ocasiões, caracterizando uma vulnerabilidade desse tipo de estrutura organizacional. Essa centralização leva a um conflito na resolução de problemas operacionais e estratégicos pois o principal executivo não se foca em nenhum dos dois tipos de problemas mesmo que os operacionais tenham a prioridade na maioria das vezes nesse tipo de estrutura. Alem disso o ambiente de uma empresa que se caracteriza por ser a mais simples se mostra desestimulante na maioria das vezes para os trabalhadores. Apesar de ser uma estrutura mais caracterizada pelos problemas a estrutura simples também possui muitas vantagens principalmente quando é aplicada em empresas jovens e/ou em crise. Especificamente no caso de empresas jovens a flexibilidade de tarefas é uma característica interessante para o inicio das atividades. Como a estrutura possui na maioria das vezes poucos integrantes há uma grande proximidade entre a cúpula e o nível operacional o que pode facilitar na coordenação do trabalho e no dialogo entre chefe e empregado. Como conseqüência da simplicidade da estrutura a tomada de decisões é feita de forma rápida. 3) Estudo de Caso Foi realizado um estudo sobre a empresa Mito Social LTDA, com o intuito de analisar e definir a sua estrutura organizacional, além de tentar exemplificar o modelo de estrutura simples. A empresa Mito Social LTDA é uma confecção de pequeno porte de artigos de vestuário, localizada na cidade de Belo Horizonte, precisamente na Rua Goitacazes 1637, Barro Preto, onde estão sediadas tanto a sua fábrica quanto a sua loja. A empresa é afiliada à ASCOBAP (Associação Comercial do Barro Preto), e conta com os serviços de quatro pessoas, sendo uma delas o dono e as outras três ajudantes responsáveis por várias funções dentro da organização. Sua produção visa o mercado interno da própria região, atendendo estudantes e profissionais que freqüentam as imediações, além de destinar boa parcela de sua oferta a pessoas de outros estados federais, ou do interior de Minas Gerais, que vem à cidade pela fama do Barro Preto como Pólo da Moda e encontram peças de qualidade com preços geralmente bem acessíveis. Tem como fornecedores de matéria-prima grandes fábricas de tecido, onde compram em grandes quantidades, e devido ao volume utilizado, compram os aviamentos (fechos, botões, linhas, etc.) em lojas especializadas da região. A concorrência vem de empresas semelhantes localizadas no Barro Preto que apresentam padrão de preço e de qualidade semelhante, variando apenas no design das peças, mas conta também com a presença cada vez mais forte de fábricas paulistas de porte muito maior, que oferecem produtos de qualidade inferior, mas com custos extremamente reduzidos. Observamos fortestraços de uma estrutura organizacional simples, caracterizada como uma típica empresa de base familiar (trabalham na empresa o dono, sua esposa, sua sogra e sua cunhada). A fábrica e a loja, que ocupam dois ambientes na mesma casa, estão localizadas no andar térreo da residência da família. O dono acumula diversas funções dentro da organização, passando pelo design das peças, que são criadas sem o auxílio de nenhum instrumento mecânico ou digital, pela administração de todas as contas, compra e venda de matéria-prima e das peças prontas, controle e organização do estoque, além de supervisionar a confecção e todos os demais processos da empresa. As funcionárias são responsáveis pela produção. A empresa conta com quatro máquinas de costura, e após o design das peças realizado pelo dono, elas, sob a supervisão dele, devem produzir a quantidade devida. Como a empresa não conta com profissional especializado ou assessoria de outra empresa, toda a limpeza da fábrica e da loja são também de responsabilidade das costureiras, que se revezam para garantir um ambiente limpo e organizado. Além destas funções estabelecidas, elas cumprem qualquer outra necessidade como substituição do dono na loja, entre outros. A organização tem como característica um planejamento estratégico praticamente inexistente, onde grande parte das decisões são tomadas de forma imediatista, respondendo a demandas identificadas no setor operacional. Observamos como mecanismo de coordenação uma fusão entre a supervisão direto exercida pelo dono e um ajustamento mútuo entre as funcionárias que organizam suas tarefas como a produção, limpeza e outros, de modo a conseguirem cumprir todas as suas ocupações. Algumas peças, produzidas na fábrica, que obtém maior aceitação de mercado e maior demanda, são encaminhadas para grandes fábricas localizadas fora do Barro Preto que as produzem em escala maior a fim de atender às necessidades. Além disso, a empresa conta com os serviços de uma empresa de contabilidade que é a única assessoria contratada por eles. Após explicitar as características da empresa e de sua estrutura, identificamos alguns problemas gerados pelo modelo organizacional em questão. Como a maioria das empresas que se enquadram na estrutura simples, a Mito Social LTDA é extremamente dependente do seu dono, que é a peça chave da organização. A sua ausência gera paralisação completa da empresa. Devido à grande necessidade de envolvimento do dono na operação, a empresa apresenta um planejamento reduzido, quase inexistente, onde ele não consegue visualizar oportunidades de crescimento, quando consegue não tem condições de investir, e em alguns momentos perde o foco no seu verdadeiro mercado alvo. Além das dificuldades já expostas, a concorrência com as fábricas de São Paulo, muito maiores, com estruturas mais organizadas, com capacidade de produção em escala muito maior e preços muito inferiores vem reduzindo a clientela que atualmente prefere viajar a São Paulo para pagar preços menores mesmo que perca na qualidade. 4) Considerações Finais Após uma análise sobre a estrutura simples e uma apresentação sobre a empresa Mito Social, podemos delinear um paralelo entre o modelo teórico e a estrutura observada nesta fabrica de vestuários. Esse quadro pode ilustra muito bem essa comparação: Estrutura Simples Mito Social Coordenação Sup. Direta - Dono Adão Parte Chave da Org. Dono Adão Especialização Não existe divisão de tarefas Padronização Nula Planejamento Inexistente Perspectiva de mudança/crescimento Muito vaga Com todos esses dados e as devidas comparações já realizadas, podemos perceber facilmente uma aproximação entre a estrutura encontrada nesta empresa e o modelo estudado anteriormente. Em alguns pontos também ficam claros que há um distanciamento entre elas. O fato de que a Mito Social apresenta uma ausência completa de planejamento a coloca como uma exceção dentro deste modelo, já que isso não é uma característica encontrada em estruturas simples. Assim, a flexibilidade desta empresa está comprometida, ou seja, para que ela esteja preparada para a mudança diante do mercado seria necessário um mínimo de planejamento. Nossa conclusão geral a respeito de tal estudo sobre a Mito Social é que tal empresa apresenta uma estrutura similar à estrutura simples estudada em sala de aula. Algumas mudanças são observadas, o que não a classifica como empresa com outra organização, essas mudanças são algumas adaptações que ocorreram naturalmente dentro da empresa para que esta tenha garanta um pleno funcionamento. Concluímos também que este modelo é adequado para a Mito Social, já que garante respostas rápidas e que burocracias neste caso não são necessárias. 5)Bibliografia • http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/padronizacao-do- processo/30426/ • http://www.cgu.unicamp.br/carreira/pcvs/estrutura_organizacional.pdf • www.juliobattisti.com.br • Mintzberg, H. (1995). Criando Organizações Eficazes: estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas. Grupo II – Estrutura Simples – 08/04/2010 Introdução Uma estrutura organizacional deve ser entendida como a forma com uma empresa se articula para realizar suas atividades. Não existe estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existindo apenas aquela que em determinado momento da empresa se adequa melhor a situação, levando-se em consideração a estratégia adotada, o ambiente onde se deseja atuar e a tecnologia disponível. Portanto, uma empresa pode mudar sua estrutura ao longo do tempo de acordo com seu desenvolvimento ou objetivos. O objetivo deste trabalho é analisar um tipo específico de estrutura organizacional, a Estrutura Simples, e realizar o estudo de caso de uma empresa que teoricamente se enquadra neste tipo de estrutura comparando a realidade observada com os conceitos teóricos estudados. Para o estudo de caso, escolhemos a Pitangas Cantina e Restaurante Ltda., empresa familiar de pequeno porte localizada no Instituto de Ciências Exatas da UFMG. A empresa atua no mercado há mais de 30 anos e possui uma estrutura enxuta e de aparente fragilidade, uma análise mais cuidadosa será feita ao longo do presente trabalho. A Estrutura Simples é a forma organizacional mais primária existente, geralmente caracterizada por uma ausência de estruturas formais definidas e por centralização do poder nas mãos de um líder. Porém, ela é tão importante quanto às outras estruturas porque é muito comum no mercado por abranger empresas familiares, em início de atividades, de pequeno porte, em crise ou em processo de inovação. Teoria A Estrutura Simples é a forma mais tradicional de coordenação formal. Segundo Mintzberg, ela se caracteriza por “pequena ou nenhuma tecnoestrutura, poucos assessores de apoio, reduzida divisão de trabalho, pequena hierarquia administrativa e pouca formalização de comportamento”. Esta estrutura é a mais simples, sendo comum em grande parte das empresas familiares e de pequena dimensão. Geralmente, é constituída por apenas dois níveis hierárquicos: o gestor-proprietário, e os empregados que a ele reportam diretamente A coordenação na Estrutura Simples é feita por supervisão direta. É muito comum que o poder na Estrutura Simples seja centralizado na figura de um líder forte e carismático que coordena por supervisão direta. Há uma pequena cúpula estratégica, na qual se concentra a maioria do poder de tomada de decisões. A cúpula tende a ser formada por muito poucas pessoas e ter uma grande amplitude de controle sobre todas as atividades da organização. Ela é a única responsável pela formulação estratégica, ou seja, a estratégia não emerge dos outros setores produtivos e a colocação da empresa reflete apenas a visão dos principais executivos. A linha intermediária entre a cúpula estratégica e o núcleooperacional é insignificante e o sistema técnico não é sofisticado. A comunicação flui informalmente, com pouca ou nenhuma barreira entre os setores funcionais. Isso permite que a cúpula esteja informada do andamento de todas as atividades e apresente respostas rápidas aos problemas. Para pequenas organizações, a informalidade na comunicação é extremamente eficiente. O trabalho do núcleo operacional tem pouca especialização, as operações podem ser realizadas por quaisquer responsáveis e as funções são intercambiáveis. A dinamicidade do ambiente, característica das empresas que adotam a Estrutura Simples, dificulta que a coordenação seja feita através da formalização e padronização dos processos. É justamente a centralização da tomada de decisões que garante uma maior adaptabilidade a ambientes extremamente hostis. A insignificância de intermediários entre o núcleo operacional e o de controle, a baixa burocratização e o fluxo eficiente de informações possibilitam respostas rápidas às mudanças do ambiente. Empresas que atravessam momentos de crise costumam, por esses motivos, adotar uma maior centralização. A Estrutura simples é comumente adotada por organizações novas, que não tiveram tempo de elaborar uma Arquitetura organizacional mais sofisticada. Apesar de muitas empresas passarem através da Estrutura Simples em seus primeiros anos, pequenas organizações tendem a adotá-la permanentemente. Um exemplo clássico de organização que usa a Estrutura simples é aquela administrada pelo proprietário. A ele cabe todo o empreendedorismo e as inovações, além da gestão do negócio. Uma das maiores dificuldades da cúpula é a separação dos problemas operacionais dos de natureza estratégica. Um maior afastamento dos problemas operacionais, propiciado por um nível intermediário maior, possibilita ao gestor uma visão estratégica mais ampla. E um nível intermediário desligado de obrigações de formulação estratégica pode focar suas atenções nas rotinas operacionais e realizar a supervisão de forma mais eficiente. Essa concentração de funções na cúpula estratégica pode ser prejudicial. Apesar de ser uma forma de arquitetura organizacional eficiente para pequenas e novas empresas, empresas familiares e em ambientes de muito dinamismo e hostilidade, a Estrutura Simples peca para organizações maiores e fora dessas condições. Organizações maiores costumam exigir estruturas mais elaboradas. Estudo de caso Empresa: Pitangas Cantina e Restaurante Ltda. Local: Instituto de Ciências Exatas – ICEX. Composição: A empresa consiste hoje de 24 funcionários e um espaço físico de aproximadamente 150m², onde se encontra: estoque, cantina, cozinha e caixa. Histórico: Fundada em 1973, a empresa obtinha 11 cantinas prestando serviços alimentícios dentro do campus da UFMG. Hoje eles são apenas uma unidade. De acordo com Maurício Lourenço, fundador da empresa, a diminuição do número de filiais se deve a um ambiente fiscal hostil e dificuldades na gestão e logística que o grande número de cantinas demandava. Desde então, esse tem sido o pensamento dos responsáveis pela organização: ser grande em qualidade e não tamanho. Organograma: Com um pequeno contato com o ambiente empresarial é fácil observar que a estrutura organizacional é caracterizada como simples, por Mintzberg. Ainda com um caráter familiar, o organograma é dividido em: cúpula, apoio, tecnoestrutura e operacional. A ausência do setor gerencial é suprimida pela ação da cúpula. A cúpula, formada por quatro membros da família criadora da empresa, supervisiona todas as ações de forma direta e detém autonomia em todas as decisões. Assim, medidas administrativas, burocráticas e quaisquer atividades externas só ocorrerão com o aval e partir de iniciativas da mesma. Esse sistema com poder centralizado possibilita maior agilidade nas decisões que normalmente são realizadas para eventos de curto prazo. O serviço de apoio são a contabilidade e um advogado. Estes são serviços terceirizados que auxiliam a cúpula nas decisões jurídicas e tributárias que afetam toda a associação. Muitos dos problemas enfrentados por eles são de caráter jurídico como, fiscalização sanitária, lei do seguro desemprego, vínculos empregatícios e declaração do imposto de renda. Já a tecnoestrutura, no caso estudado, é representada por uma única nutricionista com conhecimento para trazer qualidade no produto e no serviço prestado. Com informações sobre o cardápio, formas de manusear os alimentos e atitudes higiênicas necessárias em todos os setores do Pitangas Ltda. A tecnoestrutura existente é considerada um diferencial pelos donos pois não é considerada importante por muitos outros que também atuam na área alimentícia. O setor operacional é o que exige o maior número de pessoas. Todas elas apresentam um vínculo empregatício e suas responsabilidades são atividades rotineiras: atendimento no balcão, confecção dos salgados, limpeza e controle do estoque. Essas atividades foram mecanizadas e padronizadas pela cúpula e tendem a ser desgastantes. Por isso, a empresa funciona em dois turnos com empregados distintos. Dinâmica do ambiente e logística: A parte operacional (com exceção da cozinha), ou seja, os serviços de atendimento ao cliente, limpeza, estoque e caixa são executados por todos os funcionários encarregados das obrigações operacionais. Essa forma de rodízio das atividades foi a maneira encontrada para capacitar todos os empregados às funções, não tornando nenhuma atividade dependente de alguém, e evitando a repetição maçante de certas tarefas pela mesma pessoa. Para controle desse formato de divisão de trabalho, foi empregado um sistema de escalas. Além disso, o controle do estoque é feito por meio de uma planilha preenchida manualmente. Pode-se dizer que a única parte em que realmente há especialização do trabalho é na cozinha. Na cozinha não há rodízio e todas as cozinheiras são indispensáveis. Essa especialização com certeza se deve ao maior grau de habilidade exigida na área. Todo esse processo de alternância nas funções e escalas é dividido em dois turnos, em que cada turno é formado por diferentes indivíduos, e gerenciado pela cúpula. O gerenciamento realizado pela cúpula é feito de forma direta. Existe um sistema de vídeo interno para que todos sejam supervisionados. Mesmo assim, eles apresentam um grande problema com a postura dos funcionários. Muitos deles não realizam os serviços corretamente e vêem o trabalho como temporário e sem valor. Como solução, há um regimento de normas e punições ao qual todos estão submetidos e um treinamento feito antes da contratação (terceirizado). O advogado também apóia no momento das demissões e advertências para que tudo seja feito de forma legal e com o menor custo. “A lei trabalhista no Brasil protege ao máximo o trabalhador deixando muitas vezes uma empresa pequena a mercê da boa vontade do empregado”, diz uma das gerentes. As leis são novamente um problema quando o assunto é fiscalização. É consenso entre os hierárquicos que a vigilância sanitária feita pela universidade e pela prefeitura é muito rigorosa e os tributos são excessivamente altos. Atualmente, este seria um empecilho para o crescimento da cantina e uma das razões da crise sofrida em meados dos anos noventa. Conclusão: O fato de a empresa apresentar uma estrutura simples não significa que ela seja desorganizada. Muito pelo contrário, os serviços são muito bem planejados e padronizados com um bom nível de excelência. A desvantagem se encontra na parte estratégica. A centralização do poder no âmbito familiar e a maior ênfase da cúpula em supervisão, não permite uma previsão estratégica a longo prazo. As decisões estratégicas são, então, tomadas de forma intuitiva e imediata. Isso impossibilita, mesmo que a expansão não seja um objetivo, o aumento da receita líquida e da qualidadecomo um todo. Bibliografia MINTZBERG, H. (1995). Criando Organizações Eficazes: estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas. ROBBINS, S. P. (1990) Organization Theory: structure designs and applications. New Jersey: Prentice-Hall. Grupo III – Burocracia Mecanizada – 15/04/2010 Integrantes: Carolina Houri de Almeida 2009019533 Julia Couto 2009019720 Laura Luttembarck Barreto Vianna 2009019819 Lívia Rezende Cançado 2009019843 Maiúra Araújo 2009019967 Turma: P Introdução Segundo Mintzberg, temos cinco tipo de configurações organizacionais: Estrutura simples, Burocracia mecanizada, Burocracia profissional, Adhocracia e Forma divisionada. Nosso trabalho se concentra na Burocracia mecanizada, forma de organização que funciona bem em grandes organizações e em ambientes estáveis. Temos como principais características a produção em escala, a tecnoestrutura como parte-chave da organização, a descentralização horizontal limitada e obsessão pelo controle. Para exemplificar escolhemos o Mc Donald’s, por se tratar de uma típica burocracia mecanizada. O Mc Donald’s é uma das maiores e mais conhecidas empresas do mundo e, para manter sua tradição de serviços rápidos e de qualidade, conta com uma série de ferramentas de padronização e otimização. Profissionais especializados vistam os restaurantes para manter tudo dentro dos padrões exigidos e existe até uma Universidade do Hambúrguer, onde buscam sempre novas formas de aperfeiçoar o processo. Para um estudo de caso mais detalhado escolhemos o Mc Donald’s da Savassi, que é o maior em vendas em Belo Horizonte, além de funcionar como centro de treinamento. Durante a visita técnica, pudemos ver de perto as características antes estudadas na burocracia mecanizada, que estão em sua maioria presentes nessa organização. Nesse trabalho apresentaremos mais sobre a teoria de burocracia mecanizada, assim como informações sobre o Mc Donald’s no Brasil e uma detalhada descrição da nossa visita técnica. A burocracia mecanizada pode ser ilustrada pela seguinte figura: Figura 1- burocracia mecanizada Essa estrutura possui uma hierarquia de autoridade claramente definida. Primeiro vem a cúpula, na qual o poder está relativamente concentrado. Depois a linha intermediária, que está acima do nível operacional e é diferenciada das unidades funcionais. E por último, o grande núcleo operacional. A tecnoestrutura e as acessorias também possuem uma presença clara nessa estrutura. A cúpula é responsável pela elaboração das estratégias e pela tomada de decisões. O processo de elaboração de estratégias é assunto de cima para baixo, com ênfase no planejamento para a ação. Assim também a tomada de decisão segue a cadeia formal de autoridade. Por isso a função da cúpula ser tão importante para a estrutura. Já a linha intermediária possui três tarefas primordiais: é responsável pela solução de conflitos entre trabalhadores; exerce papel de interligação com a tecnoestrutura, a fim de incorporar seus padrões no núcleo operacional; e dá suporte ao fluxo vertical na estrutura, ou seja, faz o fluxo de informação hierarquia acima e implementa o planejamento para a ação hierarquia abaixo. A linha intermediária é amplamente desenvolvida, sendo a especialização horizontal e vertical. E por último o núcleo operacional. Ele possui tarefas rotineiras, simples e repetitivas, o que requer poucas habilidades e treinamento, e leva a uma alta especialização e divisão do trabalho. Como conseqüência disso, a substituição do núcleo operacional é flexível. As tarefas são definidas e especializadas tanto vertical quanto horizontalmente, efeito do principal mecanismo de coordenação da burocracia mecanizada: a padronização dos processos de trabalho. A tecnoestrutura aparece como a parte chave da organização. Isso acontece porque ela é responsável pela padronização, um dos elementos chaves desse tipo de estrutura. A burocracia mecanizada é vista pela maioria dos autores como a mais racional das organizações e possivelmente a mais eficiente e superior entre elas. Por outro lado, ela é vista também como a “preparação da escravidão da raça humana”. De fato, a maquinalização do núcleo operacional e o conjunto de tarefas simples e repetitivas, levaram a críticas e problemas a essa organização. A eficiência da burocracia mecanizada é constantemente reconhecida por diversos autores. Essas organizações passaram a ser conhecidas como máquinas que operam suavemente os fluxuogramas. As tarefas tediosas e a quase nenhuma perspectiva de crescer no trabalho, faz crescer as buropatologias, ou seja, as tendências disfuncionais em uma burocracia. A insatisfação com o trabalho cria diversas formas de resistência como o absenteísmo, greves, desempenho inferior no trabalho e o tratamento a clientes com indiferença, gerando então um maior controle nas tarefas e criando ainda mais buropatoligias. Como conseqüência, os preços se elevam e o produto é desvalorizado. Atualmente, os maiores níveis educacionais fazem crescer ainda mais o desejo de auto-realização das pessoas e a previdência social dá assistência aos desempregados tornando ainda mais difícil a relação do trabalhador com a burocracia mecanizada. Outro problema da burocracia mecanizada é lentidão em que as informações chegam à cúpula estratégica, o que as tornam pouco confiáveis. Em um momento de instabilidade, a necessidade de informações rápidas e precisas é indispensável e, na falta disso, o planejamento das estratégias a serem tomadas pela cúpula ficam pouco eficientes o que prejudica o funcionamento da organização até em seus níveis operacionais. A estrutura administrativa da burocracia mecanizada é mal determinada para a utilização do ajustamento mútuo, processo de comunicação informal. Sendo assim, baseia-se em uma comunicação formal com uma estrutura de poder definida, podendo surgir conflitos que impeçam a cooperação no centro administrativo. Sendo assim, podemos concluir que a burocracia mecanizada possui problemas humanos no núcleo operacional, problemas de coordenação e problemas de adaptação mas sua existência estará garantida enquanto houver demanda de padronização de serviços com a participação humana. As burocracias mecanizadas normalmente surgem em ambientes simples e estáveis, que possuem fácil controle externo, pois elas precisam controlar a incerteza ambiental através de seus processos padronizados. São facilmente encontradas em organizações maduras, com grande volume de trabalho operacional passível de padronização. Por isso essa estrutura é muito comum em empresas de produção em massa. Alguns exemplos de empresas características da burocracia mecanizada são: grandes montadoras, correios, franquias, agência de seguros e siderúrgicas. Estudo de caso: McDonald’s A história do MCDONALD’S começou em 1937 quando os irmãos Richard (Dick) e Maurice McDonald abriram um restaurante no sistema Drive-In na cidade de Arcádia, na Califórnia. Setenta anos depois, a rede Mcdonalds é a mais conhecida e maior rede de alimentação rápida do mundo, presente em 118 países. No Brasil o Mcdonalds está presente em quase 140 cidades brasileiras. Segundo estudos da GV Consult, a rede Mcdonalds tem 48 mil colaboradores em todo o país, além de outros 30 mil funcionários indiretos. As atividades do McDonald’s se relacionam com as mais diversas áreas da economia. Da instalação de um restaurante da rede, por exemplo, até o produto final oferecido ao cliente, centenas de empregos são criadas, direto e indiretamente além de gerar grande movimentação de capital noslocais em que a rede se situa. É preciso comprar hambúrgueres, pães, bebidas, sorvetes e entre outros produtos essenciais para a montagem das refeições. Esses itens, por sua vez, encadeiam outra série de processos que possuem uma grande dimensão geográfica. A padronização e os rígidos controles de qualidade e segurança alimentar do cardápio Mcdonalds são reconhecidos internacionalmente. Os ingredientes são rigorosamente selecionados, o atendimento, a limpeza das instalações e os cuidados com a montagem dos ambientes são concebidos para oferecer ao cliente uma refeição rápida, saborosa e padronizada. E para garantir a qualidade desse produto final, a escolha dos fornecedores é uma importante estratégia na cadeia produtiva. Os fornecedores passam por uma rígida seleção, bem como um controle minucioso de toda a cadeia de produção e distribuição dos alimentos. Esse padrão de qualidade fez com que em 1999 fosse criada a Cidade do Alimento, projeto pioneiro da América Latina, instalado em Osasco (SP), que reúne os três principais fornecedores – Marfrig (processadora de carne), FSB Foods(fábrica de pães) e Martin-Brower (operadora logística) – em um único complexo de 160 mil metros quadrados. Com um projeto de R$7 milhões, a Universidade do Hambúrguer é outro grande investimento da rede. Na universidade são oferecidos cursos, seminários, treinamentos e palestras com o intuito estimular o aperfeiçoamento profissional de seus funcionários. A universidade também é utilizada como uma espécie de laboratório da rede. Uma simulação de restaurante, com todos os equipamentos utilizados na rede, é montada e usado para cursos de equipamentos e testes e análise sensorial de produtos e máquinas. A organização Mcdonalds além de sua missão de “servir comida de qualidade, proporcionando sempre uma experiência extraordinária”, também se preocupa com a responsabilidade socioambiental dos locais em que se instala. A política dos 3 R’s ( reduzir, reaproveitar e reciclar) adotada em toda sua cadeia produtiva, a preferência por produtos reciclados, e os projetos “Coleta Seletiva” e “Patrulha da Limpeza”, são exemplos dessa preocupação com a Gestão Ambiental. Já no cenário social o Mcdonalds desenvolveu o Programa do Bom Vizinho que buscar promover ações de caráter social nas comunidades em que estão instaladas. E o Instituto Ronald Macdonald, uma instituição sem fins lucrativos para tratamento de crianças e adolescentes com câncer, são outros exemplos dessa responsabilidade social. Com os 562 restaurantes instalados em 21 Estados e no Distrito Federal e um faturamento, que no ano de 2007 chegou a R$ 2,61 bilhões, o Mcdonalds busca alçar vôos ainda maiores. Seu objetivo (visão) é “duplicar o valor da companhia ampliando a liderança em cada um dos mercados.”, e dessa forma aumentar sua fatia em todo o mercado de alimentação fora de casa, que hoje é de 4,36%. • Durante nossa visita ao McDonald’s da Savassi, fomos atendidas por uma gerente de operações e seu coach, que nos orientou e tirou todas as nossas dúvidas sobre a estrutura da empresa. De acordo com as informações que nos foram passadas, elaboramos um organograma da loja, que foi apresentado nos slides. Pelo que pudemos perceber, o mais alto cargo que tem algum tipo de contato com os funcionários, mesmo os gerentes de loja, são os gerentes de mercado, que são um grupo de argentinos que controlam as lojas de certas regiões. Eles visitam as lojas ocasionalmente. Abaixo deles, está o consultor, que também é responsável por várias lojas. Ele vai a cada uma normalmente uma vez por semana, e mantém contato com a gerente de loja por e-mail. O gerente de loja não mantém contato com os funcionários, somente com os gerentes. Abaixo, o gerente de operações, que já possui o controle e dá ordens aos funcionários. Depois, um gerente para cada turno, três, no caso, já que a loja funciona 24 horas, e em cada turno, dois gerentes de qualidade, um supervisionando o atendimento, e o outro, a produção. Na tecnoestrutura, encontramos o coach, que é responsável pela otimização do processo, em busca do ganho de tempo e movimento. O coach em questão era responsável por 42 lojas em diversos estados do Brasil, e faz visitas semanalmente a elas. Fazendo parte do apoio, os técnicos de manutenção, sempre presentes, e os seguranças. E por último, o núcleo operacional. Por ser uma estrutura muito burocrática e verticalizada, há pouca ou nenhuma autonomia dos gerentes. Há a constante necessidade de reportar todo e qualquer problema aos superiores. Por esse motivo, pelo consultor antigamente ser muito procurado, elaboraram um ‘‘Manual de Crise’’. Neste, há um passo a passo de soluções de problemas recorrentes, para que o próprio gerente tenha a autonomia de resolvê-los, sem a necessidade de recorrer ao consultor. Com relação ao núcleo operacional, há um planejamento mensal dos funcionários, onde cada um passa por todas as áreas da loja, desde produção, atendimento à limpeza, em no máximo três meses. Depois disso, o funcionário passa a ser um “técnico do alimento”. Com isso, criou-se a possibilidade do rodízio dos trabalhadores. Como a atividade realizada é muito pequena e repetitiva, os funcionários se cansavam e muitas vezes pediam demissão. O rodízio caracteriza uma multitarefa, o que melhorou essa situação. Todos os produtos usados pelo McDonalds já chegam à loja embalados, e prontos para a produção. Grande parte destes chega da Cidade do alimento, centro de distribuição e estoque. Com relação à produção, o processo é extremamente padronizado e cronometrado. As máquinas são programadas para fritar um hambúrguer, ou encher um refil de refrigerante em tempos pré-determinados. O tempo em que cada produto deve ficar pronto, que pode esperar, a quantidade de alfaces em um hambúrguer, é tudo pré-programado. Tudo deve ser feito de acordo com o padrão pré-estabelecido, e qualquer desvio nele resulta no descarte do produto. A fiscalização é constante, todas as máquinas são inspecionadas regularmente, e há um técnico à disposição a todo o momento na loja. De acordo com a demanda, também existem diferentes módulos de produção, que regulam a capacidade. Por exemplo, no módulo 1, uma pessoa se encarrega da produção e faz até 4 carnes por minuto. Já no módulo 4, quatro pessoas trabalham e produzem até 900 carnes em um intervalo de tempo de 10 minutos. Há também um contínuo processo de otimização, realizado pelo coach, citado anteriormente. O atendimento feito no menor tempo possível é um objetivo claro da empresa. Todo o layout é padronizado, a localização de tudo é pensada a fim de tornar o processo mais rápido e de manuseio mais fácil e simples. O consultor faz um planejamento anual de vendas e lucros – de nome 3IQ – onde são estabelecidas metas a serem batidas pelos gerentes. Conclusão Depois de analisar a estrutura do Mc Donald’s, o ambiente em que atua, os objetivos, entre outras coisas, vimos claramente que a burocracia mecanizada é o tipo de estrutura organizacional mais adequado para essa organização. É essa estrutura que permite a padronização do produto, a rapidez no atendimento, e com certeza foi essencial no processo que tornou o Mc Donald’s uma das empresas mais conhecidas em todo mundo. Mas, como todo o tipo de estrutura organizacional, também tem suas desvantagens, como treinamento reduzido, trabalho maçante e repetitivo, inflexibilidade da organização, falta de autonomia dos níveis mais baixos e outros. O restaurante visitado tenta amenizar alguns desses problemas, como por exemplo, o trabalho maçante, com projetos que trazem bônus e brindes aos operários, além de rodízio de tarefas. Segundo a gerencia, esse tipo de iniciativa diminui muito a rotatividade dos trabalhadores. Apesarde se tratar de uma organização de muito sucesso, ainda existe muito há melhorar na organização, principalmente em termos de desperdício, projetos sociais e ambientais, e até mesmo em otimização e qualidade. Bibliografia: http://www.portaladm.adm.br/glossario/glosgerpro.htm http://www.fadepe.com.br/restrito/conteudo/estmudorg_apontamentos_mintzber g2.pdf meusite.mackenzie.com.br/.../MCO-06%20- %20ORGANIZACOES%20EM%20CINCO%20CONFIGURACOE.. http://pt.shvoong.com/business-management/management/1688844-imagens-da- organiza%C3%A7%C3%A3o-vantagens-desvantagens/ http://www.signuseditora.com.br/ba/pdf/02/02%20-%20Mc%20Donalds.pdf http://www.universidadedohamburguer.com.br http://www.mundodomarketing.com.br/7,9143,raio-x-do-marketing-em-30-anos- de-mcdonald-s.htm http://www.tribunatp.com.br/modules/news/article.php?storyid=3870 “A Tribuna” http://pt.wikipedia.org/wiki/McDonald's http://www.amomuitotudoisso.com.br MINTZBERG, H. (1995). Criando Organizações eficazes: estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas. Grupo IV – Burocracia Mecanizada – 20/04/2010 SALVO EM PDF Grupo V – Burocracia Profissional – 04/05/2010 Universidade Federal de Minas Gerais Curso de Engenharia de Produção Projeto de Arquiteturas Organizacionais da Produção – Turma P Profa. Dra. Maria Cecília Pereira Bernardo Garcia Pinto Coelho - 2009019444 Guilherme de Castro Martino - 2009019690 Ludmila Iracema Dutra - 2007040845 Luiz Flávio Caldeira Florenzano - 2005016262 Nathália Silveira Gesualdi F. Neto - 2009020027 Introdução A disciplina ‘Projeto de Arquiteturas Organizacionais da Produção’ visa a estudar as incertezas, variabilidades e interdependências nas atividades de produção, além da abordagem de projeto organizacional baseada na informação, nos critérios de grupamento, nos mecanismos de coordenação, nas relações laterais e na gestão da mudança. Nesse contexto desempenhamos um estudo sobre burocracia profissional, baseado na leitura de autores como Mintzberg (1995, cap. 10), entre outros, bem como na explanação da teoria em classe, o qual resultou no trabalho relatado a seguir. O grupo visitou um escritório de advocacia, Guimarães & Vieira de Mello Advogados, cuja estrutura organizacional predominante é a da burocracia profissional. Foram realizadas entrevistas com funcionários do escritório durante a visita. Posteriormente, foi feita uma análise com foco nos seguintes aspectos: apresentação da empresa; estrutura da empresa; desdobramento da estrutura organizacional (sendo que esta se desdobra em Núcleo Operacional, Cúpula, Linha Intermediária, Apoio, Tecnoestrutura); definição de estratégias e tecnologia da informação. Esses aspectos foram definidos segundo priorização feita pelo grupo para melhor entendimento da situação real comparada à teórica. O presente relatório tem como objetivo discorrer sobre a teoria, discutir o estudo de caso e apresentar as considerações finais do grupo. Burocracia Profissional Mintzberg (1979) introduziu seu modelo de estruturas organizacionais que se tornou muito popular nos países anglo-saxônicos, como forma de descrever e analisar as organizações nos contextos em que estão inseridas (apud DRAGO, 1998). A burocracia profissional é uma estrutura comum a ambientes complexos e/ou estáveis, como universidades, hospitais de clínicas, escritórios de advocacia, empresas de consultorias, entre outros. Segundo Mintzberg (1995), uma de suas principais características é possuir o núcleo operacional como parte chave da organização. Na burocracia profissional, a coordenação apóia-se na padronização de habilidades e conhecimentos, e o núcleo operacional apresenta- se dessa forma extremamente especialista. O trabalho operacional é complexo e padronizado, sendo controlado diretamente pelo indivíduo que o executa. Os profissionais do núcleo operacional se encontram próximos aos clientes e apresentam notável autonomia (BILHIM, 2004). Em termos gerais, o fator que limita a autonomia desse profissional é sua área de formação e atuação. Sendo assim, a autoridade hierárquica perde espaço para a autoridade fundamentada na perícia, ou seja, autoridade de competência que se baseia no profissionalismo. O poder do profissional deriva então da complexidade de seu trabalho, que o impede de ser supervisionado ou padronizado por gerentes. A estrutura, tal como é, baseada na autonomia e nas habilidades do núcleo operacional, garante uma motivação e responsabilidade maior dos profissionais em questão. Para operar a organização então produz bens e serviços padronizados. O aparato técnico utilizado pelos profissionais é relativamente simples, porém a tecnologia pode ser considerada sofisticada. O profissional dessa estrutura tem função de diagnosticar as necessidades dos clientes (processo de rotulação) e executar um “programa” para satisfazê-las. Os resultados de um trabalho profissional não podem ser facilmente medidos; tal fato acaba por si em dificultar a formalização do processo (MOURA, 1999). Sendo assim, os “padrões” referidos no texto são em geral originados fora da estrutura da organização, muitas vezes em instituições de ensino profissional. Já o conceito de doutrinação nada mais é do que a exposição da ideologia da organização – é o processo pelo qual as normas organizacionais são adquiridas. A estrutura dessas organizações é essencialmente burocrática (MINTZBERG e QUINN, 2001), entretanto há descentralização na dimensão vertical e horizontal, sendo certo que a maior parte do poder sobre o trabalho encontra-se na base da estrutura, ou seja, no núcleo operacional que recebe auxílio de outras unidades de apoio. Tais unidades de apoio firmam uma hierarquia paralela, na qual a assessoria de apoio é extremamente importante, pois dá suporte aos profissionais do núcleo operacional (TEIXEIRA, 1998). A tecnoestrutura e a linha intermediária não são altamente elaboradas. Segundo Mintzberg (1995), elas se apresentam extremamente enxutas e, algumas vezes, inexistentes. Nesse tipo de estrutura, os profissionais, agindo em uma democracia, buscam o controle coletivo sobre decisões administrativas que possam afetá-los. A noção de estratégia como um modelo único para toda a organização perde força. Começa-se a pensar em termos de estratégia pessoal para cada profissional, a qual, por sua vez, é influenciada pelas associações profissionais (MORGAN, 1996). Segundo o estudo de Moura (1997), o administrador, em tal estrutura, conserva seu poder enquanto os profissionais percebem-no servindo eficazmente a seus interesses. A democracia de fato existe, entretanto, somente entre os profissionais. Outras partes da estrutura (o apoio, por exemplo) são controladas de perto formando uma hierarquia administrativa paralela. Um aspecto negativo notório dessa estrutura é o fato de que ela não está preparada para lidar com profissionais incompetentes ou inescrupulosos, que possam prejudicar os resultados da organização. Como não há controle do trabalho, não há nenhuma forma de conter as deficiências que os profissionais preferem omitir. Muitas vezes também o profissional ignora as necessidades do cliente e faz aquilo que ele julga ser conveniente. A burocracia profissional é normalmente uma estrutura inflexível, bem adequada para produzir seus resultados padronizados, mas inadequada para se adaptar à produção de novos resultados. Isso acontece, pois, em geral, os profissionais são resistentes a mudanças ou inovações, temendo, assim, uma diminuição de seu poder. Os novos problemas são analisados a partir de velhas “rotulações”, porém novos problemas exigem novas formas de pensar sobre eles. Contrastando rapidamente com a estrutura da burocracia mecanizada, a profissionaldemonstra ter o poder pela perícia, enquanto a outra firma o poder do cargo. O núcleo operacional da profissional é especialista, tendo contato direto com o cliente; já o da segunda é especializado, sem o contato direto. Em linhas gerais, uma se baseia na padronização por habilidades; a outra se baseia na padronização dos processos. Estudo de caso: Guimarães & Vieira de Mello Advogados Presente há seis anos no mercado, a Guimarães & Vieira de Mello Advogados (doravante GVM) foi fundada pelos dois advogados que dão nome para o escritório (Marcello A.I Viera de Mello e Leonardo Guimarães). Apesar de ter sua sede em Belo Horizonte, a empresa atua em várias outras cidades do interior do estado, além de São Paulo, Brasília, assim como em outros países, contando com o auxílio de parceiros que representam a GVM nesses locais. No escritório trabalham vinte pessoas, das quais seis estagiários, seis advogados, seis funcionários de apoio (ligados à hierarquia paralela) e os dois sócios fundadores, que também advogam e atendem clientes. A GVM atua no mercado de forma muito ampla, defendendo causas nas seguintes áreas do Direito: Societário, Mercado de Capitais, Fusões e Aquisições; Consultivo Cível e Comercial/Contratos; Bancos/Operações Financeiras; Direito Internacional; Contencioso Cível e Comercial/Arbitragem; Consultivo e Contencioso Tributário; Propriedade Intelectual/Internet/E-Commerce; Direito Administrativo e Regulatório (licitações, concessões, PPPs); Direito Ambiental; Consultivo e Contencioso Trabalhista/Seguridade Social/Direito Desportivo; Imobiliário; Econômico e Concorrencial; e Direito de Família e Sucessões. Entre as áreas mencionadas, o escritório apresenta maiores destaques na parte Consultivo Cível e Comercial/Contratos. Para conseguir atender às demandas dos clientes em cada uma das áreas listadas, a empresa precisa possuir material humano com as habilidades necessárias para tal. A estratégia utilizada pela GVM para contornar a situação está na seleção dos seus profissionais do núcleo operacional, que estão ligados com a atividade fim do escritório. Essa seleção é feita em diversas etapas. A primeira é a indicação de um advogado por uma fonte conhecida, que constitui a principal porta de entrada para a empresa, já que os sócios contêm grande confiança em suas fontes, que atribuem muito potencial aos candidatos. A segunda é a especialização do candidato; por atuar em várias esferas do Direito, buscam-se advogados que tenham conhecimento em áreas distintas. Caso haja alguma área debilitada pela ausência de profissionais nela especialistas, o processo seletivo é focado para suprir essa demanda. Por exemplo, é identificado que o setor ambiental está precisando de um profissional habilitado; então os sócios buscam candidatos especialistas nessa área, e não aqueles especialistas em outras áreas, como Direito Internacional. A terceira é composta por três fases às quais os candidatos são submetidos: prova escrita, resolução de casos e entrevista. Todas elas são realizadas pelos funcionários da GVM, em especial os sócios, que elaboram as provas e entrevistam os candidatos. Uma curiosidade está na seleção dos estagiários: há uma preferência por estudantes da UFMG, uma vez que os sócios sentem maior afinidade com o perfil de estudante de tal universidade por terem se graduado tnela. Ao ingressar no quadro de funcionários, esses profissionais não recebem nenhum tipo de treinamento, mas, sim, uma doutrinação com o Estatuto Interno da empresa, que lista procedimentos, condutas e posturas esperadas pela GVM para cada membro. Todos esses processos listados são especiais para a seleção de advogados e estagiários. Já a seleção dos funcionários de apoio é feita por uma consultoria de RH, caracterizando uma assessoria de apoio. O núcleo operacional (advogados e estagiários) apresenta divisões por áreas do Direito. Cada uma possui um coordenador, que é quase sempre um dos sócios, representando uma linha intermediária muito pequena, o que corresponde a uma característica clássica da burocracia profissional. Dentro do núcleo, ainda, pudemos perceber uma pequena hierarquização gerada pelo plano de carreira da empresa, que identifica os advogados em: advogado júnior, advogado pleno e advogado sênior. Esse plano foi criado para determinar o salário e a participação nos lucros de cada um, porém a promoção para cada etapa da carreira na empresa é feita pelo desempenho individual na resolução de casos, contribuição nos lucros, prospecção de clientes e tempo de casa, o que acaba por hierarquizar os profissionais pelo peso que cada um exerce para a empresa. A avaliação do desempenho dos advogados é feita semestralmente em reunião com os sócios, na qual são tratados os resultados dos últimos meses. Em reuniões semanais, há uma conversa coletiva sobre as posturas individuais. Igualmente são feitos repasses sobre os casos em andamento e discussões sobre pontos da estratégia da empresa, mas, apesar de todos opinarem, as tomadas de decisão estão concentradas nas mãos dos sócios. Os advogados, além de manterem contato direto com os clientes, elaboram artigos para o Informativo Jurídico, que é feito para o público externo como marketing para seus stakeholders. A GVM ainda auxilia no crescimento profissional dos seus funcionários por meio do Programa Interno de Incentivo à Qualificação, que promove uma ajuda de custo a seus profissionais em cursos de formação conforme cada área do direito, dependendo, contudo, das condições do Banco de Recursos da firma. A cúpula, composta pelos dois sócios, prospecta novos clientes de acordo com as necessidades e concentra quase todas as decisões da empresa. Ela traça as estratégias e metas anuais revelando uma visão de curto/ médio prazo para a empresa, sendo a maioria delas focada no faturamento, na visibilidade e no crescimento da organização. Além da reunião semanal com os outros advogados, os sócios realizam reuniões mensais com o setor administrativo quando tratam das questões gerenciais do escritório e um pouco de estratégia, ainda concentrando as tomadas de decisão. A cúpula exerce uma liderança muito grande no núcleo operacional na GVM, uma vez que os seus membros fazem parte do núcleo operacional. Dessa forma os sócios estão muito próximos do trabalho realizado pelos outros advogados e estagiários, podendo opinar sobre seus desempenhos. Na assessoria de apoio encontramos na GVM alguns instrumentos. A Gerência Administrativa é um deles, já que cuida das atividades rotineiras da empresa, analisa a viabilidade econômica para auxiliar a tomada de decisão e é responsável pela análise da contabilidade do escritório. O apoio ainda conta com algumas empresas terceirizadas, como: consultoria em RH (seleção), consultoria em informática (manutenção de equipamentos e website e desenvolvimento de soluções informatizadas), assessoria em comunicação (elabora e diagrama os informativos e campanhas de marketing/publicidade e desenvolve a papelaria da GVM). Pelo que pudemos perceber, a tecnoestrutura não existe ou não está definida na firma, uma vez que as parcerias que poderiam ser confundidas como parte dela, na verdade, funcionam apenas como representações da GVM, não caracterizando propriamente tal estrutura. A empresa utiliza ainda algumas ferramentas de tecnologia da informação para auxiliar sua comunicação e gerenciamento, como planilhas (Excel) e grupos de e-mails. Além disso, a GVM investe para desenvolver um banco de dados digital para gestão de documentos, a fim de substituir grande parte de seu arquivo físico de processos. Somam-se a isso o já comentado Informativo Jurídico bem como o website. Conclusão Diante do exposto no presente trabalho, podemos perceber que o escritório foco deste estudo de caso reflete as características apresentadas, muitas vezes, na teoria para esse tipo de organização(burocracia profissional). Dessas características, podemos avaliar e destacar a padronização de habilidades, apresentada a partir do fato de que a formação de todos os integrantes do núcleo operacional é, tecnicamente, a mesma. Indiretamente, a indicação do candidato por parte dos advogados do núcleo operacional e a divulgação das vagas de estágio na UFMG contribuem para a seleção do núcleo operacional ao definir o perfil de profissional desejado. Como descrito no parágrafo anterior, o núcleo operacional é, de fato, a parte chave da organização. Os especialistas, que atuam em áreas distintas, possuem o contato direto com os clientes, estabelecendo uma relação de confiança com eles, executando a atividade fim do escritório. Não obstante, eles acabam possuindo uma autonomia limitada pela existência de coordenadores de área e da cúpula. É importante ressaltar a existência de um plano de carreira e salários definidos (foco na meritocracia), que cria uma certa hierarquia no núcleo operacional e tenta contornar problemas de controle no escritório. No que tange o aspecto de doutrinação, notamos a existência do “Estatuto Interno”, que regulamenta e padroniza algumas das operações de rotina – a saber, vestimentas, formato de envio de e-mails, publicações etc. – bem como dissemina a cultura organizacional do escritório. Constatamos a presença de uma assessoria de apoio, nitidamente definida e extremamente hierarquizada. Em contrapartida, não observamos a existência de uma tecnoestrutura, uma vez que os “parceiros” atuam apenas como uma representação do escritório de advocacia em questão. Percebemos, ainda, que a inovação, muitas vezes, é limitada pela cúpula (sócios) e pela existência do “Estatuto Interno”. A estratégia, por sua vez, é de curto prazo e definida pela cúpula, que estabelece metas e indicadores assim como a resolução da criação de novas bases. O fato da empresa ser de caráter privado, justifica a existência de algumas discrepâncias (por exemplo, a centralização do poder pela cúpula) entre o modelo teórico e a situação real. Bibliografia BILHIM, J. Teoria Organizacional. 3 ed. Lisboa: ISCSP, 2004, p. 137-162 DRAGO, W. A. Mintzberg´s ‘Pentagon’ and organisation positioning. Management Research News, v. 21, n. 4-5, 1998, p. 30-40. DUARTE, N. F. S. Mintzberg e o desenho organizacional. Instituto Politécnico de Coimbra, 2006. MINTZBERG, H. The structuring of organizations: a synthesis of the research. Englewood Cliffs, N. J.: Prentice-Hall, 1979. MINTZBERG, Henry. Criando Organizações Eficazes: estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas, 1995. MINTZBERG, H.; QUINN, J. B. O processo de estratégia. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. MORGAN, Gareth. Imagens da Organização. São Paulo: Atlas, 1996. MOURA, R. Estruturas e Funcionamento Organizacional. Dirigir, 1999, n. 60, p. 32-38. MOURA, R. Qualificações Competências e Culturas Organizacionais. Dirigir, 1997, n. 47, p. 25- 30. TEIXEIRA, S. Gestão das Organizações. 3 ed. McGraw Hill: Alfragide, 1998, p Grupo VI – Burocracia Profissional – 06/05/2010 SALVO EM PDF Grupo VII – Forma Divisionada – 18/05/2010 Estudo de caso: Uma comparação entre a literatura acerca da Forma Divisionada e a maneira pela qual o grupo V&M do Brasil se estrutura Fernando Boëchat André Maciel Philippe Soares Marcelo Brant Rômulo Silva Leandro Resende Introdução Desde os primórdios da Revolução Industrial no final do século XVIII, e principalmente, ao longo do século XX viu-se uma gradual saturação dos mercados pelos produtos advindos da produção em massa. Tal movimento foi acompanhado por um aumento da instabilidade da demanda e pela menor previsibilidade dos mercados, assim como o aumento da concorrência intercapitalista entre as empresas. Diante de um cenário de intenso dinamismo dos mercados e alta competição, as organizações passaram a se preocupar cada vez mais com a eficiência de suas operações. Diante disso, viram a necessidade de se adaptar às mudanças e ao novo contexto vigente revisando seus modelos de gestão e estruturas organizacionais, objetivando a manutenção e/ou melhoria de sua competitividade. Assim, passaram a reconhecer a configuração organizacional como uma variável relevante e com grande influência em sua capacidade competitiva, refletindo em sua eficácia junto ao mercado. Destarte, a atenção que antes era voltada apenas para o ambiente externo à empresa, ou seja, seu negócio, seu ramo e o mercado no qual se encontra, passou a ter em vista também o ambiente interno. Este consiste na maneira como a organização se estrutura, ou seja, a sua arquitetura: seu sistema técnico, seus processos, sistemas de informação e decisão, a organização do trabalho e seu capital humano. Dessa maneira, visto que a configuração da organização determinará a eficiência de como a esta atuará junto ao seu ambiente, o estudo da arquitetura organizacional emerge como uma questão de grande importância para a otimização dos fatores internos à organização levando-se em consideração os fatores externos, ou seja, as caracteristicas do ambiente que circunda a empresa. Dito isso, o presente trabalho tem por objetivo a comparação, por meio de um estudo de caso, da literatura acerca da configuração organizacional, especificamente, da configuração Divisionalizada e de como o Grupo Vallourec & Mannesman se estrutura. Para tanto, o trabalho se organizará em quatro partes. Sendo a primeira consistindo em uma introdução ao tema. A segunda em uma revisão da literatura acerca das configurações organizacionais, baseada, principalmente, em MINTZBERG (2003). A terceira na discussão do estudo de caso e por final, a quarta parte apresentando as considerações finais. Revisão da literatura Segundo MINTZBERG (2003) a estrutura de uma organização pode ser simplesmente definida como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é dividido em tarefas e atividades distintas e de como a coordenação dessas tarefas é realizada. Em relação às formas pelas quais as organizações coordenam seu trabalho, Mintzberg apresenta cinco mecanismos de coordenação: i) Ajuste mútuo: coordenação do trabalho pelo simples processo da comunicação informal; ii) Supervisão direta: indivíduo tendo a responsabilidade pelo trabalho dos outros, dando instruções, planejando, monitorando e avaliando suas ações; iii) Padronização dos processos de trabalho: as maneiras de execução do trabalho a ser feito são mapeadas, especificadas ou programadas previamente; iv) Padronização dos resultados do trabalho: neste caso, o foco consiste em definir o escopo, as dimensões ou desempenho dos resultados do trabalho, enquanto o modo de execução do mesmo não é predeterminado; v) Padronização das habilidades dos trabalhadores: neste tipo o foco se concentra em quem executa o trabalho. Ao adquirirem determinadas habilidades para a realização de determinadas tarefas, o trabalhador, de forma indireta, controla e coordena o trabalho. Em seguida, o autor introduz o conceito de parâmetros delineadores da estrutura, ou seja, os parâmetros que de fato efetivam tal divisão do trabalho e coordenação na organização. Tais parâmetros estão relacionados em grande medida com: a complexidade (quanto mais complexa a organização, maiores os esforços exigidos para a coordenação e controle das atividades), a formalização (normas e procedimentos) e centralização (relacionado à tomada de decisão). Na mesma linha, o autor aponta também para os fatores situacionais, dentre os quais estão a dimensão e idade da organização, o tipo de ambiente no qual opera, o sistema técnico utilizado e os relacionamentos de poder dentro e fora da organização. A combinação desses dois conceitos apresentados, então, é que resulta nas configurações organizacionais: O autor define, então, cinco configuraçõesbásicas: i) Estrutura Simples; ii) Burocracia Mecanizada; iii) Burocracia Profissional; iv) Forma Divisionada; e v) Adhocracia; cada qual caracterizada por determinados parâmetros delineadores e fatores situacionais. A que nos interessa no caso da empresa sob análise é a configuração Forma Divisionada e, por conseguinte, será a única que descreveremos suas características mais detalhadamente: • Forma Divisionalizada: essa estrutura organizacional prioriza a divisão das atividades de acordo com cada produto, serviço, grupo de produtos, projetos, programas, negócios ou centro de lucro. As vantagens dessa estrutura são: a flexibilidade, pois cada unidade (divisão) pode se adaptar melhor de acordo com seu ambiente; e a descentralização na tomada de decisão, que passa a ocorrer em um nível intermediário da cadeia hierárquica, mais interado com seu próprio contexto mercadológico, portanto mais próximo do cliente. Entre as principais desvantagens destacam-se: a perda na economia de escala nos departamentos funcionais, em função que cada divisão terá semelhantes funções; e menor especialização das competências uma vez que as linhas de produtos possuem menor integração e padronização. Seu principal mecanismo de coordenação é a padronização de resultados, enquanto que sua parte-chave é sua linha intermediária. É comumente utilizada no setor privado da economia industrial. Quanto às partes básicas que compõem a organização, Mintzberg aponta cinco tipos: i) Núcleo Operacional: refere-se ao núcleo ou local onde os trabalhadores (operadores) executam seus trabalhos, visando à produção de bens e/ou serviços. ii) Cúpula estratégica: onde ficam localizadas as pessoas com responsabilidade geral pela organização. O principal trabalho de quem opera neste núcleo é assegurar que a empresa cumpra com seus objetivos e atenda as necessidades de todos os seus stakeholders. iii) Linha intermediária: consiste no nível gerencial que conecta os interesses e as necessidades do núcleo operacional com a cúpula estratégica e vice-versa. A principal característica do trabalho deste setor é operacionalizar os fluxos de Figura 1 – Determinantes das configurações de acordo com MINTZBERG (2003) metas vindas de cima, fazendo com que os funcionários abaixo da linha trabalhem em torno do prol estratégico maior da organização. iv) Tecnoestrutura: setor onde estão os analistas e seus assessores de apoio, cujas atividades são desenvolver técnicas analíticas para que o trabalho da outras pessoas da organização seja padronizado e especificado, além de oferecer suporte para andamento da organização, sem influir diretamente em sua gestão estratégica. iv) Assessoria de apoio: núcleo onde se localizam diversas atividades especializadas que dão suporte as atividades operacionais e estratégicas da organização. O trabalho das pessoas desse núcleo é atuar como suporte e apoio para que as demais pessoas da organização desempenhem suas atividades, não agregando valor direto no fluxo de produto e informação. Discussões do estudo de caso realizado na V&M do Brasil – Grupo Vallourec Apresentação da empresa Para a validação da teoria estudada sobre a forma divisionada, foi escolhida a empresa V&M do Brasil. A V&M do Brasil surgiu em 1958, é uma sociedade anônima de capital fechado, controlada pela francesa VALLOUREC & MANNESMANN TUBES (V&M TUBES). A V&M TUBES surgiu em 1997, por meio de uma joint- venture mundial formada entre a francesa VALLOUREC e a alemã MANNESMANN- RÖHRENWERKE. Em 2000, o grupo frances Vallourec adquiriu o controle total da V&M do Brasil e 2005 da joint venture V&M. Apesar de ter mais de 100 anos de experiência no mercado, apenas no ano de 1967 que a empresa começa sua exepansão com aquisições e construção de novas plantas. Em 1986, o que até então era uma holding e industria simultaneamente, passa a ser apenas uma holding. O comglomerado tem crescido acompanhando o aumento das necessidades globais de seus produtos, porém, transfere negócios que não são considerados dentro do foco do grupo, mantendo plantas numa faixa ampla de produtos, mas muitas delas realizam produtos e serviços semelhantes, mas com foco no atendimento das necessidades locais (um exemplo disso é a existência de diversos centros de P&D espalhados pelo mundo, afim de atender as necessidades do mercado local, consequentemente aumentando o conhecimento técnico do grupo). Figura 2 - Organograma do Grupo Vallourec Atualmente, o grupo é lider mundial no fornecimento de tubos sem costura, para os seguintes setores: petrolífero; geração de energia; mecânico; petroquímico; automotivo dentre outros. É dividida em quatro divisões e empresas de venda (esquema listado na figura 1). As empresas da divisão nacional são a V&M do Brasil e suas subsidiárias, V&M Florestal, V&M Mineração, TSA e a uma nova usina integrada que está sendo construida em Jeceaba – MG, a VSB. Arquitetura Organizacional O grupo possui divisões com características diferentes, em geral focadas as necessidades locais, haja vista a grande quantidade de empresas semelhantes na produção, porém em locais diferentes. Para compreender o fluxo decisório e responsivo do grupo, até chegar nos níveis operacionais, partiremos da cúpula central e chegaremos, em particular, a base da V&M do Brasil. Conforme verifica- se na figrua 2, a cúpula possui uma estrutura pequena quando comparada com toda a estrutura subordinada ( 43 subsidiárias divididas em 4 divisões e companhias de venda). Assim, comparada com a Figura 3 - Estrutura Hierárquica do Gupo em Relação a divisão V&M do Brasil amplitude horizontal, a empresa possui uma estrutura pouco verticalizada, tendo no topo o corpo administrativo e de supervisão, com suas respectivas tecnoestruturas, tendo abaixo o comitê executivo, composto dos chefes das divisões e os membros do corpo administrativo. Todos os grupos até então citados, são compostos por especialistas de profunda formação teórica e vasta experiência profissional. Chama a atenção, ao verificar-se na composição dos quadros de apoio nas decisões, a presença de membros atuantes em outros grupos de porte semelhante ao grupo Vallourec nos setores automotivos, em indústria de oleo e gás, dentre outros. Tal interação sugere que grupos empresariais tomam decisões em conjunto para melhor atender a seus interesses. Atribuições de Tarefas e mecanismos de controle Segundo o esquema da figura 3, observa-se que a medida que no sentido descendente da cadeia hierárquica, as atribuições migram do carater estratégico para o prático (nível tático), no sentido ascendente há a obtenção de dados para analise de resultados. Figura 4 - As atribuições em diferentes níveis, dentro da cadeia adminstrativa direta Com relação ao estabeleciemto de metas, e controle de indicadores, pode-se dizer que o acompanhamento da cupula se da muito por intermédio da diretoria, que aplica as principais metas através do SIG (tabela 1), que repassa resultados através de relatórios, e através de padrões gerenciais estabelecidos para todo o grupo, como o Cap Tem Safe. Considerações finais: O confronto da teoria estudada com a divisão estrutural adotada pela V&M do Brasil nos leva a diversas observações que, em grande parte, vão de acordo com o embasamento teórico obtido previamente, antes da visita à empresa. Mesmo assim, a V&M do Brasil conserva peculiaridades naturais à qualquer empresa, uma vez que o modelo de divisionamento estudado é adaptado de acordo com as necessidades das organizações, seu vínculo com o escritório central e de suas estruturas orgânicas, crescentes e cada vez mais inseridas em mercados e situações de competitividademutante. A V&M do Brasil tem como estrutura interna predominante a burocracia mecanizada e tem subsidiárias que atuam tanto para suprir a demanda da empresa-mãe por matéria prima quanto para atender parte do mercado, vendendo parte de seus produtos intermediários – carvão e minério de ferro, principalmente. Desta forma, podemos qualificar todo este sistema (V&M do Brasil e suas subsidiárias V&M Florestal e Mineiração) como divisionado da forma de produto secundário pois, quando consideramos a relação das subsidiárias com a empresa mãe, identificamos a autonomia bem restrita aos interesses da V&M do Brasil, nunca esquecendo que o core principal da operações das duas empresas é fornecer saídas para o elo seguinte da cadeia – a empresa principal V&M do Brasil. Em relação ao trânsito de informações e divisão de funções, há alto grau de formalidade no primeiro e alta especificidade de tarefas e funções para todos os gestores da linha intermediária, além de pressões dos gestores do escritório central para acompanhar e atingir os resultados pré-determinados em conjunto ao início de cada período considerado no planejamento estratégico. A relação da V&M do Brasil com seu comando gestor na França se mostra madura, sendo que em alguns momentos, especialmente nos de crise, a operação da área de Óleo e Gás da V&M do Brasil sustenta, com seus resultados, toda as operações da Vallourec pelo mundo. Há autonomia na V&M do Brasil para desenvolvimento de novos produtos mas, em alguns casos, o comando da V&M tubes consegue enxergar potencial para atendimento de certas demandas não atendidas por outras empresas do grupo, fazendo com que seja absorvida pela V&M do Brasil por necessidade do grupo. Da mesma forma, se há alguma demanda para a V&M do Brasil que não possa Tabela 1- Ferramentas e Grupos de indicadores ser absorvida, é estudada uma forma de absorvê-la internamente em outra unidade de negócio da V&M no mundo, conservando a clientela. É possível perceber que as divisões da V&M Tubes trabalham muito bem de forma independente mas, quando preciso, sabem “jogar pelo bem da equipe” muito bem, no famoso princípio de ajuda mútua quando necessário. A teoria fala que “quanto mais distantes as subsidiárias, mais necessitam de poder para adaptar produtos e técnicas mercadológicas às condições locais, ou seja, o atrativo é maior para a divisão pura” (Mintzberg, 1995, Pág 225). Mesmo assim, ter uma rede de unidades espalhadas pelo mundo e um escritório central controlando os acontecimentos em diversas partes do globo, orquestrando as ações das unidades, se mostra uma grande vantagem competitiva no segmento, e este modelo funciona com ótima eficácia na V&M do Brasil. Em relação aos problemas relacionados à forma divisionada, alguns estão presentes na estrutura da V&M do Brasil: estrutura muito formalizada, às vezes até engessada e indicadores de desempenho que privilegiam resultados financeiros em detrimento de outros aspectos também relevantes (ambiental, social). Isto mostra que o modelo de divisionamento adotado pela V&M Tubes funciona, mesmo assim ainda está em evolução. Bibliografia V&M DO BRASIL.Balanço Social e Ambiental 2008 da Vallourec & Mannesmann. Disponível em : < http://www.vmtubes.com.br>. Acesso em: 30 de abr.2010 VALLOUREC GROUP. Anual report 2008. Disponível em :< http://www.vallourec.com/uk/news/publications.asp>.Acesso em: 30 de abr.2010 MINTZBERG, H., 1995, Criando Organizações Eficazes, Editora Atlas, São Paulo. MINTZBERG, Henry. Estrutura e Dinâmica das organizações. Lisboa: Publcações Dom Quixote, 1995.. MINTZBERG, Henry. The struturing of organizations. Englewood Cliffs. Prentice-Hall, 1979b. Grupo VIII – Forma Divisionada – 20/05/2010 Universidade Federal de Minas Gerais Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Produção EPD042 - Projeto de Arquiteturas Organizacionais da Produção Professora: Maria Cecília Pereira Turma: P Integrantes: Bruno Nogueira Dorigo – 2009019495 Caio Almeida Reis – 2009019509 Flávio Lúcio Moreira Bicalho Filho – 2009019657 Gabriel Melo de Azevedo Cruz – 2009019673 Lucas Queiroz Dumont – 2009019894 1.Introdução A teoria de Mintzberg sobre as estruturas organizacionais descreve cinco diferentes formas de organização: Estrutura simples; Burocracia mecanizada; Burocracia profissional; Forma divisionada; Adhocracia. Esse artigo tem como objetivo destrinchar o conceito de Forma divisionada, bem como realizar um estudo de caso em uma organização que utiliza essa configuração. “A forma divisionada difere das anteriores em um aspecto importante: ela não constitui uma estrutura completa desde a cúpula estratégica até o núcleo operacional, mas antes uma estrutura sobreposta a outras”. (Mintzberg). A mais importante característica da forma divisionalizada é a independência que existe para cada divisão. Nessa configuração, as divisões possuem autonomia para organizar suas próprias estruturas e decidir a forma que irão trabalhar para alcançar o objetivo proposto. Dessa forma, o resultado é a única resposta que as mesmas devem dar à cúpula e é a única forma de padronização exigida. Para fazer o estudo de casos, escolhemos a empresa XP Investimentos, que possui quatro divisões: XP Corretora, XP Educação, XP Seguros, XP Gestão de recursos. O estudo de caso visa a comparar a teoria a respeito das estruturas organizacionais com a real organização de uma empresa. Na realização do estudo, o grupo visitou uma filial da XP, situada no bairro Belvedere, e tentou visualizar na realidade os conceitos estudados. 2.Teoria A Forma Divisionalizada é um dos tipos de organização sugeridos por Mintzberg em seus estudos a respeito das estruturas organizacionais. É uma forma intermediária entre uma organização integrada e entidades quase autônomas, acopladas por meio de uma estrutura central administrativa. Essas entidades, geralmente denominadas divisões, são unidades na linha intermediária e reportam-se ao centro da administração (escritório central). Essa forma difere das outras configurações por não constituir uma estrutura completa, que envolva desde a cúpula estratégica até o núcleo operacional. Isso se deve ao fato de cada divisão da organização possuir sua própria estrutura. O foco, então, é no relacionamento entre o escritório central e as gerências das entidades. A troca de informações, porém, deve ser restrita, uma vez que o conhecimento detalhado pode causar intervenções nas decisões das unidades, o que frustraria a finalidade da divisionalização: a autonomia de cada divisão. Por outro lado, alguma informação sobre as operações é necessária, para os gerentes do escritório geral saberem quando e como intervir se preciso. O fator situacional que incentiva uma organização a utilizar a forma divisionalizada é a diversidade de mercados, o que incentiva a criação de unidades responsáveis por cada mercado específico e que detêm o controle sobre as operações relacionadas. Essa disposição leva a uma descentralização do escritório central, já que cada divisão possui poder para tomar suas próprias decisões. A autonomia das unidades, porém, não é total, uma vez que delegando todo seu poder para as unidades o centro de administração tornar-se-ia obsoleto, e deixaria de existir. Dessa forma, há algum controle sobre elas, que concilia a liberdade de ação de cada divisão e os resultados esperados. Esse controle é realizado na forma de uma padronização de resultados, sendo o parâmetro chave o sistema de controle do desempenho. Além dessa monitoração, o escritório central retém alguns outros poderes: A administração da carteira estratégica, vendendo, estabelecendo, adquirindo e fechando divisões; o delineamento do sistema de controle de resultados; a alocação de gerentes a cada divisão e a
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