anotações 3

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Cópia, minuta e original são metadados de status do documento.
Segundo o e-ARQ Brasil, o status é
Indicação do grau de formalização do documento:
minuta - versão preliminar do documento;
original – primeiro documento completo e efetivo;
cópia – resultado da reprodução do documento. 
Forma: Estágio de preparação. Exemplos: Rascunho ou Minuta, Original e Cópia.
Verificar a devida frequência de eliminação de documentos de uma série documental é atividade que ocorre na análise tipológica de documentos.
Quando uma instituição encerra suas atividades o seu fundo de arquivo é fechado, logo não pode mais receber documentos.
Mas há uma exceção, se um órgão estava produzindo um documento antes da instituição fechar e só o concluiu depois disso, é possível adicionar o documento ao fundo. Mesmo ele fechado.
As divisões ou as unidades internas de uma instituição não são suficientes para a constituição de um fundo de arquivo.
Segundo Terry Cook, são 5 critérios para ser identificado um fundo:
Identidade jurídica: denominação legal e existência jurídica;
Mandato oficial: mandato definido, estável e consistente;
Posição hierárquica definida: posição hierárquica definida no documento de criação;
Alto grau de autonomia;
Organograma.
A instituição precisa ter existência jurídica própria para produzir um fundo de arquivo.
Ter existência jurídica própria é um dos critérios para se delimitar um fundo de arquivo. De acordo com Michel Duchein, para compor um fundo de arquivo, a instituição, seja ela pública ou privada, deve possuir um nome e uma existência jurídica própria.
Na organização de documentos, um processo consiste em um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial.
A aquisição é uma função arquivística que abrange os procedimentos de transferência e recolhimento.
Para Belloto, a aquisição é a passagem dos documentos pelas três idades (corrente, intermediário e permanente), da produção a tramitação e ao recolhimento permanente.
 A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente
A afirmação de que os documentos de arquivo são inerentemente verdadeiros relaciona-se à imparcialidade 
Autenticidade: Doc's dever ser criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.
auto, exposição de motivos e precatório são tipos documentais
Exceções que fogem a esse "esquema" que o pessoal inventa: Ofício expedido, ofício recebido, exposição de motivo, relatório Financeiro... todos são espécies. 
O processo de avaliação, de acordo com a literatura da área, é precedido pela classificação dos documentos, isto é, não se avaliam documentos que não estão organizados.
A Classificação antecede a avaliação de documentos, pois aquela é uma atividade do setor de protocolo e esta é um processo de análise dos documentos, que definirá os prazos de guarda e sua destinação final.
Os arquivos intermediários São formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.
O uso das novas tecnologias no trabalho arquivístico deve ser normatizado nacional e internacionalmente.
A mudança de suporte do papel para o meio eletrônico garante economia de espaço físico sem exigir tratamento prévio da documentação, pois o documento digitalizado ocupa pouco espaço de armazenamento virtual.
( errado --> A mudança de suporte, por vezes, demanda tratamento prévio. Imaginem um documento extremamente fragilizado, o qual demandará passar por uma etapa de recuperação antes de ir à digitalização, por exemplo.)
A mudança de suporte não prescinde prévio tratamento dos documentos.
As políticas de acesso aos documentos de arquivo são operacionalizadas com instrumentos de descrição, como inventários, guias e catálogos.
A política de acesso está relacionada à função "difusão/acesso"
A Política Nacional de Arquivos brasileira, formulada pelo Conselho Nacional de Arquivos, garante a preservação do acervo arquivístico nacional.
( errado --> a mera formulação não garante a efetiva aplicação)
A fim de evitar distorções na execução das políticas públicas de arquivo, é vedada a descentralização do Arquivo Nacional.
( errado --> Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.)
A devida implantação das normas legais sobre políticas de acesso aos documentos de arquivo em níveis federal, estadual ou municipal exige respaldo em políticas arquivísticas institucionais.
( errado --> é ao contrário. A legislação (federal, estadual ou municipal) sempre prevalece sobre todas as normas internas e, assim, as normas internas devem ser baseadas na legislação vigente. )
Uma vez que cada instituição possui uma realidade arquivística específica, não é possível padronizar normas para uso de sistemas informatizados de gestão de documentos.
( errado --> Será possível padronizar normas para uso de sistemas informatizados de gestão de documentos aplicável a diversos órgõas e realidades )
Especificamente, o e-Arq Brasil é o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Nele encontramos os requisitos mínimos para um SIGAD, que é um Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, o que contradiz a impossibilidade de padronização levantada pela questão.
Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como filmográfico.
A gestão da informação arquivística de uma instituição pertencente à administração pública está limitada à manutenção dos documentos da instituição que serão enviados ao Arquivo Nacional.
( errado)
VÃO PARA O ARQUIVO NACIONAL APENAS DOCUMENTOS PERMANENTES.
lei nº 8.159/91, art. 3º: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
As diretrizes constantes da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) são de cumprimento obrigatório, isto é, devem ser seguidas por todos os órgãos e todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), como, por exemplo, a Defensoria Pública da União.
( errado --> A NOBRADE traz recomendações e não obrigações)
CONARQ e SINAR: Todas as esferas, todos os poderes;
SIGA e Arquivo Nacional: restrito ao Poder Executivo Federal.
Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
( errado --> Os arquivos permanentes não tem natureza sigilosa, são de acesso ao público em geral.
Os arquivos do Poder Judiciário podem, por adesão, fazer parte do Sistema Nacional de Arquivos.
( errado --> não necessitam de adesão, pois ja fazem parte do SINAR)
SINAR E CONARQ= TODO MUNDO
SIGA E ARQUIVO NACIONAL = SÓ EXECUTIVO FEDERAL 
Com relação ao grau de sigilo, os documentos podem ser classificados como ostensivos, reservados, secretos ou ultrassecretos.
( errado --> se tem sigilo não pode ser ostensivo. O grau de sigilo varia entre reservado, secreto e ultra)
Informação sigilosa é aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público.
Um dos objetivos do diagnóstico minimalista é a elaboração de instrumentos de gestão arquivística, como o plano ou o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos.
A preparação de instrumentos de gestão arquivística, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, é um dos objetivos do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista.
 Maximalista - diagnóstico feito a partir de uma visão geral e da instituição.
 Minimalista - diagnóstico feito a partir de uma visão mais específica da instituição/ setores de trabalho.
Diagnóstico minimalista: este tipo de diagnóstico levanta informações para o
projeto arquivístico considerando a instituição em uma visão específica – seus departamentos, seus clientes, seus
serviços, seus materiais, etc. Estuda os processos ao nívelde realização das
atividades, como pagamentos, gestão de pessoas, vendas, projetos, etc.
Diagnóstico maximalista: este tipo de diagnóstico levanta informações para o
projeto arquivístico considerando a instituição em uma visão geral e completa – sua história, seu ambiente de atuação, sua
missão, as leis que regem sua atuação. Estuda a instituição como um todo,
considerando seus objetivos organizacionais e as ações para alcança-los.
A legislação pertinente prevê a microfilmagem como única tecnologia autorizada para a realização de substituição de documentos de arquivo.
( errado --> Têm a Microfilmagem, digitalização e Blockchain.)
 Microfilmes originais deverão ser armazenados em local distinto daquele em que serão depositadas as cópias deles.
Documentos cujas informações sejam classificadas em grau reservado terão seu prazo de desclassificação contado a partir do ato de classificação.
( errado --> contagem iniciada a partir da data de produção)
Deverão ser publicados nos sítios oficiais de um órgão ou entidade o plano de classificação e a tabela de temporalidade dessas instituições.
O microfilme é um modo de difusão do acervo.
As atribuições do Sistema Nacional de Arquivos incluem subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e estabelecendo prioridades relativas à política nacional de arquivos públicos e privados.
( errado 00: VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;)
O Conselho Nacional de Arquivos elabora a política nacional de arquivos e estabelece as diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos.
Caso o acesso à informação envolva a reprodução de documentos, os custos devem ser ressarcidos pelo cidadão à União.
Art. 16. Negado o acesso à informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União
Os documentos considerados de valor permanente no Governo do Distrito Federal devem ser recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal.
Nota: os arquivos do Poder Executivo Federal são recolhidos ao Arquivo Nacional.
Compete ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, por proposta do Conselho Nacional de Arquivos, declarar arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas como de interesse público e social.
SINAR = Órgão central é CONARQ.
SIGA = Órgão central é o Arquivo Nacional.
Sempre associar SINAR AO CONARQ ( ABRANGE GERAL)
SIGA E ARQIVO NACIONAL ( SÓ EXECUTIVO)
É atribuição do diretor-geral do Arquivo Nacional presidir o Conselho Nacional de Arquivos.
Art. 3 São membros conselheiros do CONARQ:
 I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
A eliminação de documentos acumulados por instituições públicas deverá ser realizada mediante autorização da secretaria de justiça, no âmbito federal, ou de seu similar, nos estados.
( errado) 
Art. 9 - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
No caso do âmbito federal, deve ser autorizada pela Arquivo Nacional. No caso dos estados, deve ser autorizada pelo Arquivo Público Estadual do mesmo. E assim também o vale para os municípios.
Apenas os documentos arquivísticos permanentes são considerados patrimônio cultural brasileiro.
Os arquivos privados identificados pelo Estado como de interesse público e social não podem ser transferidos para o exterior.
Art. 13. Arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser ALIENADOS com dispersão ou perda da unidade documental, nem TRANSFERIDOS para o exterior;
---> Corrente: descentralizado, arquivos setoriais, próximo do usuário direto, frequência na utilização;
 
---> Intermediário: Centralizado, arquivo central, local distante, armazena grande quantidade por baixo custo, racionalização, baixa utilização;
Em instituições públicas, é permitida a guarda de arquivos intermediários em locais distantes de onde foram produzidos, se houver essa necessidade em razão do volume crescente de documentos físicos.
( certo --> repare que não falou descentralizado)
documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
m documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários.
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
( não são somente fisicas)
O protocolo não tem a função de recolhimento de documento de valor permanente.
A gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo federal competem ao Arquivo Nacional
A transferência de documentos para a fase intermediária é abrangida pelo metadado destinação prevista.
Ordenar intelectual e fisicamente o acervo é atividade da função arquivística denominada criação.
( errado --> é função da classifciação)
Na expedição de documentos é opcional o envio de cópias ao setor de arquivamento.
( errado)
O envio de cópias ao setor de arquivamento é atividade obrigatória.
Recomenda-se que, ao serem distribuídos pelo protocolo às unidades destinatárias, documentos físicos sejam acompanhados por duas vias de guias de encaminhamento.
A classificação das correspondências é atribuição do protocolo.
A tabela de temporalidade, instrumento produzido pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD), determinam os prazos que os documentos ficarão nas fases correntes e intermediárias, além de definirem se os documentos serão eliminados ou guardados permanentemente após o cumprimento dos prazos.
O código de classificação de documentos estabelece critérios para a microfilmagem de documentos e para o recolhimento de documentos.
( errado) --> A tabela de temporalidade estabelece critérios para a microfilmagem e para o recolhimento de documentos de arquivo.)
Tabela de temporalidade: prazo de manutenção em cada ciclo de vida
Plano de destinação: o que será feito após o prazo na tabela de temporalidade
Os métodos de classificação de documentos de arquivos podem ser de três tipos: funcional, organizacional e por assuntos.
É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises ou pareceres.
Autuação; 
⇨ Incluir documento a um processo
⇨ atividade exclusiva do protocolo
⇨ É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises, pareceres, informações, despachos ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
Os instrumentos de classificação e temporalidade relativos às atividades finalísticas podem ser aplicados assim que estejam aprovados pela Comissão de Avaliação de Documentos da instituição do Poder Executivo federal a que se referem.
( errado --> não basta ser aprovado só pela comissão, mas também pelo chefe do poder do órgão)
Operação de fundos é típica do arquivo permanente!!
Fundo de arquivo é todo documento de qualquer natureza advindo das funções ou atividades de qualquer corpo administrativo.
Tanto o plano de classificação como a tabela de temporalidade podem passar por alterações e/ou revisões.
A avaliação de uma massa documental acumulada, devido a suas características, é operacionalizada pelo plano de destinação
Massa documental- Plano de destinação
A tabela de temporalidade, instrumento de aplicação das decisões tomadas no processo de avaliação, é fundamentada na teoria dos valores.
A questão trata da Tabela de Temporalidade, que é o instrumento produzido pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD). Esse instrumento determinapor quanto tempo cada documento deve ficar em cada fase do ciclo documental, além de decidir se esses documentos serão eliminados ou guardados permanentemente.
A elaboração de padrões de documentos é uma atividade compreendida na função criação.
PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS - elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
O fluxo dos documentos entre os setores de trabalho onde ocorre a tomada de decisão faz parte da movimentação de documentos.
( errado)
Para os setores > Movimentação > Distribuição e redistribuição
Entre os setores > Controle da movimentação > Tramitação
A elaboração de instrumentos de pesquisa, como inventários e guia geral de fundos, constitui um dos procedimentos básicos para a implementação de um programa de gestão de documentos.
( errado --> A Gestão Documental é realizada na fase dos arquivos Corrente e Intermediário.Os instrumentos de Pesquisa são elaborados na fase PERMANENTE.
Lembrando que as fases da Gestão de Documentos é a famosa PUAD
Produção;
Utilização;
Avaliação e
Destinação.
A ordenação padrão para os documentos de arquivo é a cronológica, podendo outra ser adotada quando mais bem atender a busca pelos documentos.
O modo como o usuário consulta os documentos de arquivo gera indicações acerca da melhor forma de organizá-los. Não ocorrendo tal orientação, o modo-padrão de ordená-los é cronologicamente.
O sistema mais simples é o alfabético.
O sistema padrão é o cronológico.
Uma vez RECOLHIDO para o arquivo permanente, o documento não poderá retornar ao arquivo corrente.
Os arquivos permanentes raramente são consultados, logo, não é necessário que eles estejam juntos ao orgão produtor. Já os arquivos correntes, que são frequentemente consultados, precisam estar em fácil acesso.
A desclassificação é a destruição de documentos julgados como destituídos de valor.
( errado --> DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO)
Atividades dos artigos correntes :
1-Macete : DECEPA.
Destinação (5) → antes de destinar é necessário avaliar
Expedição (2)
Consultoria (4)
Empréstimo (4)
Protocolo (1)
Arquivamento (3)
E o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
( Atenção para o final: física ou jurídica, publica ou privada)
A estratégia de Preservação Digital que “consiste em preservar, junto ao objeto digital, toda a informação necessária e suficiente para permitir o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores” é conhecida como encapsulamento 
O registro dos metadados de documentos de arquivo tem como objetivo fornecer informações necessárias para apoiar o acesso aos documentos 
A que se refere o conceito que consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação? Classificação de documentos
Os arquivos que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos são conhecidos como arquivos centrais
a regra de alfabetação principal é a que considera o último sobrenome e depois o prenome.
(A) A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrera depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD).
Os julgamentos do processo de avaliação são finais e irrevogáveis.
O arquivo permanente visa atender ao pesquisador, mas o arranjo deve ser baseado na forma administrativa.
O plano de classificação é uma estrutura hierárquica e lógica, que vai do geral (classes) ao específico (subdivisões).
O plano de destinação é um instrumento de avaliação aplicado nos arquivos correntes.
( errado --> Na verdade o instrumento de avaliação aplicado nos arquivos corrente é a tabela de temporalidade que nela consta sua destinação e prazos de guarda do documento. )
A tabela de temporalidade é o instrumento que, quando aplicado, permite a constituição dos arquivos corrente, intermediário e permanente.
Como os prazos de guarda são nas fases corrente e intermediária, e uma das possíveis destinações pode ser o recolhimento à guarda permanente, podemos concluir que a tabela de temporalidade rege os documentos nessas fases, controlando sua construção e funcionamento. 
A indicação de necessidade de reformatação de suportes é feita na tabela de temporalidade. 
Se for necessário elaborar um instrumento mais abrangente e com linguagem adequada para atingir o grande público, a opção será feita pelo instrumento denominado guia.
O objetivo da norma brasileira de descrição arquivística (NOBRADE) consiste na padronização da descrição no Brasil, e na busca da elaboração de instrumentos que otimizem a localização dos documentos.
A condição necessária para a implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos é a digitalização ou microfilmagem dos documentos.
( errado --> Quando se fala sobre SIGAD, a pesar do sistema ser informatizado, ele pode ser usado para coordenar e gerenciar documentos físicos. Um exemplo seria usar o SIGAD para controlar onde esses documentos físicos estão armazenados ou quais são os seus atuais estados de tramitação... um controle e gerenciamento de documentos no geral. 
Logo, não é necessário que os documentos estejam em meio digital ou microfilmados. )
A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui a eliminação dos documentos de arquivo.
( errado --> No programa de gestão de documentos, a listagem de eliminação de documentos é elaborada na fase de destinação de documentos)
Política Pública de Arquivo > Legislação Arquivística > Controle do Processo de Implementação 
Para a descrição de documentos nas fases corrente e intermediária, pode-se utilizar a NOBRADE como instrumento de trabalho.
Descrição é PREFERENCIALMENTE na fase permanente, ou seja, PODE nas outras fases. 
O local onde está armazenada a documentação descrita chama-se depósito documental.
Uma unidade de arquivamento é o documento tomado com base para as atividades de classificação, arranjo, armazenamento e notação. Em outras palavras, é o documento em sua menor divisão, que será considerado para a realização dessas atividades.